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MANUAL - SISTEMA DE

GESTIN DE CLUBES
DIRECTOR DE CLUB

MCA
MINISTRIO DE CONQUISTADORES Y AVENTUREROS
DIVISIN SUDAMERICANA

Verso 11.9.7
1
1 - LOGIN 6
2 ATUALIZACIN DE REGISTRO 7
3 SISTEMA DE GESTIN DE CLUBES (SGC) 7
4 - Mdulo CONTACTOS 10
C104 - Sub-Mdulo Contactos 10

5 - Mdulo HERRAMIENTAS 10
C083 - Sub-Mdulo Newsletter 10

6 Mdulo GESTIN 14
C093 Sub-Mdulo Cumpleaos 14

7 - Mdulo INSCRIPCIONES 15
7.1 Inscripciones en eventos com los pagos antecipado 15
C017 Sub-mdulo Pagos 15
C014 - Sub-Mdulo Inscripcin 17

7.2 Inscripciones en Eventos com pre-inscripcin 19


C014 - Sub-Mdulo Inscripcin 19

7.3 Seguro Excursin 23


C014 - Sub-Mdulo Inscripcin 23

8 - Mdulo PATRIMONIO 27
C111 - Sub-Mdulo Prtamo 27
C109 - Sub-Mdulo Patrimonio 28

9 Mdulo INFORMES 31
C091 Sub-Mdulo Informe Online 31

10 Mdulo Secretaria 33
C121 - Sub-Mdulo Agenda 34
C012 Sub-Mdulo Clases 36
C108 Sub-Mdulo Documentos 38
C011 Sub-Mdulo Especialidades 41
C007 Sub-Mdulo Miembros 43
C020 Sub-Mdulo Miembros-Unidades 48
C008 Sub-Mdulo Transferencia 49
C021 Sub-Mdulo Unidades 51

11 Seguro Anual 52
2
C132 Sub-Mdulo Seguro anual 52

12 Mdulo Tesorera 55
C078 Sub-Mdulo A Pagar 55
C079 Sub-Mdulo A Recibir 58
C080 Sub-Mdulo Balance General 61

13 Mdulo ADICIONALES 62
13.1 Submdulo Cambiar mi clave 62
13.2 Submdulo Cambiar mi registro 63
13.3 Submdulo Datos de mi club 63
13.4 Submdulo Proveedores oficiales 63
13.5 Submdulo Pgina inicial 64
13.6 Submdulo Salir del Sistema 64

14 EQUIPO DE SOPORTE 65

3
Presentacin

Este es el SISTEMA DE GESTIN DE CLUBES de la Divisin Sudamericana de


la Iglesia Adventista del Sptimo Da, una herramienta online exclusivamente
para los clubes de Conquistadores y Aventureros.

El proyecto comenz en 2006 con el de facilitar el registro online para el


Campor de Conquistadores. Inicialmente, el trabajo para el proyecto fue a
travs de un equipo de voluntarios dirigidos por el analista Rodrigo Dias
Dorval, un regional de la Asociacin del Mato Grosso do Sul - UCOB. En 2007,
se propusieron otros voluntarios de la Asociacin del Mato Grossense - UCOB
para ampliar el proyecto, con las ideas de nuevas posibilidades para los clubes
de Conquistadores, como gestin de unidades, gestin de clases y
especialidades.

Desde 2009, la entonces Misin Sergipe-Alagoas - UNEB tambin implement la


herramienta, y contrat RDORVAL SOLUCIONES TECNOLGICAS para dar
apoyo y continuar con el desarrollo del entonces proyecto voluntario,
transformndose en un producto comercial. Ese mismo ao, se adopt para
toda la Unin Nordeste Brasilea, para cumplir con todos los campos de la
Unin, de manera integrada. Este ao, esta herramienta se abre para otros
segmentos del Ministerio de Conquistadores y Aventureros, y se expande
completamente como instrumento de gestin, y la mejora de las herramientas
para la inscripcin online, la posibilidad del pago y tarjeta de crdito, adems
de los informes de miembros.

En 2010, la Unin Centro-Oeste Brasilea comenz a utilizar la herramienta en


todo su territorio, y se hicieron varios cambios, ya que hasta ese momento
haba desarrollado su propia herramienta. La Unin comprendi que podran
colaborar, pasar todo el cdigo fuente y el conocimiento de estos sistemas
locales para el equipo de desarrollo y para el SISTEMA DE GESTIN DE
CLUBES, una herramienta que se ha utilizado anteriormente solo en la UNEB.

La herramienta crece, y desde 2012, la UNOB, USEB, y UNB pasan a formar


parte del proyecto. En 2013, la USB se une al grupo, y tambin colabora en el
desarrollo de nuevas caractersticas, a partir de un sistema desarrollado
internamente dentro de su territorio en el sur de Brasil.

En 2014, la herramienta se pone a prueba durante las inscripciones del IV


Campor Sudamericano en Barretos-SP, y despus del evento, se adopt como
la herramienta oficial del Ministerio de Conquistadores y Aventureros de la
Divisin Sudamericana, con su implantacin definitiva final en otros pases de
Sudamrica que forman parte de su territorio.

Su desarrollo desde el principio est en PHP y la base de datos MySQL, y ahora


cuenta con un equipo de programadores y analistas especializados, que
conocen la realidad de la obra de estos ministerios de la IASD.

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En cuanto soporte, la herramienta se basa en la asistencia a travs de correo
electrnico, online y chat para los usuarios, a dems de una central telefnica,
y los telfonos internos (VOIP) como contacto directo con las Uniones,
Asociaciones y Misiones. Adems, el equipo ofrece un manual completo y
detallado, y una base de datos de preguntas y respuestas.

El personal de apoyo y desarrollo adopta la poltica de responder a todo por


gravedad de error, con los plazos para la resolucin de errores y caractersticas.

En constante evolucin, a medida que lee este manual, se est preparando una
nueva versin del SISTEMA DE GESTIN DE CLUBES, as como una versin
actualizada de cada manual. Y las ventajas de este diseo no se detiene all:

1 La gestin de informacin, de contenidos y gestin de la configuracin


se realiza mediante el propio Campo, si est entrenado adecuadamente,
tiene plena libertad de utilizar la herramienta para administrar sus clubes;
2 - Herramienta de mejora continua, a travs de sugerencias de todos los
involucrados, y aprobadas por la Divisin Sudamericana;
3 Disponibilidad del equipo de entrenamiento, para capacitar al personal
in situ (secretarias, regionales y directores departamentales);
4 - Mantenimiento y monitoreo constante del SISTEMA DE GESTIN DE
CLUBES, as como el Backup, disponibilidad, seguridad y rendimiento.

Sea muy bienvenido a esta herramienta que le puede dar la posibilidad de tener
un control total de su Club de Conquistadores y/o Aventureros.

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1 - LOGIN

Esta es la pantalla de entrada del SISTEMA DE GESTIN DE CLUBES.

Su Usuario Donde usted escribe el nombre de usuario. Ej: javier.venancio

Su Clave - Usted debe poner al menos 06 dgitos (solo nmeros). Ej: 853476.
Recuerde que para mejor seguridad de los datos de la contrasea son
encriptados y no pueden ser secuenciales (123456) o iniciar con el nmero cero
(0).

NOTA: El login y contrasea sern otorgados por la Asociacin/Misin.

Perdiste tu clave? Cuando se olvide de la contrasea, utilice este link


(resaltado en rojo) para recibir en su correo electrnico otro link para
restablecer tu contrasea..

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2 ATUALIZACIN DE REGISTRO

Esta pantalla es para actualizar su registro, que estar abierta solo en su primer
acceso para poner todos sus datos actualizados Despus del primer acceso a
esta pantalla no se mostrar ms en el prximo login, sino aparecer la pantalla
inicial del SISTEMA DE GESTIN DE CLUBES.

3 SISTEMA DE GESTIN DE CLUBES (SGC)

7
En la pantalla principal, en la parte superior izquierda usted visualiza sus datos
y a la derecha las opciones "Inicio" (que vuelven a la pgina de inicio cada vez
que hace clic) y "Salir" (cuando termina su acceso al SISTEMA DE GESTIN DE
CLUBES).

A la izquierda estn los "Mdulos". En el medio los mensajes que estarn en


su "Bandeja de entrada". Entre estos puede haber informaciones importantes
de su campo, por eso la importancia de leer su bandeja de correos con
regularidad. Tambin se pueden ver los temas del "Frum" y las opciones de
soporte por chat, correo electrnico (Helpdesk), los manuales y las
preguntas frecuentes. Ms abajo estn los principales downloads disponibles
de su campo local, su Unin y de la Divisin Sudamericana.

Para participar en el Foro, simplemente haga clic en Nuevo tema y crear una
nueva pregunta.

Recuerde que el foro no es una herramienta de apoyo, sino de interaccin entre


usted y los dems oficiales, regionales, secretarios de todas las
Asociaciones/Misiones de la Unin.

Una vez que haga clic en Nuevo tema y aparecer el mensaje siguiente:
"Antes de crear un tema, utilice la bsqueda por tema, solo si no lo encuentra,
abra uno nuevo".

Haga clic en "OK" y realice la bsqueda del tema con el que desea interactuar
en el Frum.

Si el resultado de la bsqueda de "No hay registros", puede crear un nuevo


tema haciendo clic en Nuevo tema, de lo contrario interacte sobre el tema
que aparece si est relacionado con el de su inters. Atencin a la informacin
al crear su pregunta:

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En el ltimo mdulo de "Adicionales" aparecern los submdulos siguientes:
cambiar mi contrasea, cambiar mi registro, Datos de mi club, pgina inicial y
salir del sistema. Cuyas funciones son las siguientes:

Cambiar mi contrasea Como su nombre indica, sirve para cambiar su


Contrasea.

Cambiar mi registro Tambin como su nombre indica, sirve para modificar


los datos de su registro personal.

Datos de mi club Es la informacin general de su Club, que contiene datos


como el nmero de asegurados, nmero de miembros, liderazgo, etc.

Proveedores oficiales Es la informacin general de proveedores de la


divisin.

Pgina inicial Esta opcin muestra la pantalla de inicio, muestra avisos


importantes y las ltimas noticias del campo.

Salir del sistema Sale del SISTEMA DE GESTIN DE CLUB.

Para ponerse en contacto con su Asociacin, usted recibir su nombre de


usuario y contrasea, y los accesos personalizados.

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4 - Mdulo CONTACTOS

C104 - Sub-Mdulo Contactos


En este sub-mdulo usted tendr acceso a todos los directores registrados en
toda Divisin Sudamericana!

En la primera pantalla, como normalizada, aparecer los contactos de director


de su Asociacin/Misin. Para investigar um director de otros campos,
seleccionar el campo y la funcin que desea investigar, y clic en Buscar:

5 - Mdulo HERRAMIENTAS

C083 - Sub-Mdulo Newsletter


Para el envo de Newsletter es necesario crear una o ms listas, y se pueden
enviar a listas ilimitadas.

De forma predeterminada, una vez que se hace clic en el sub-mdulo, aparece


el siguiente mensaje:

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Lea y haga clic en Ok.

Para el envo de correos electrnicos clic Crear Lista:

Puedes realizar un filtrado en las opciones Por unidad, Por funcin (Puede
seleccionar todo) y Por nombre y haga clic en Filtrar datos, el resultado
de la bsqueda aparecer en la lista abajo.

El sistema busca todos los miembros que poseen email registrados (por eso la
importancia de los registros de miembros sean lo ms completos posible),
despus de realizar el filtro clic en Incluir lista:

Espere el mensaje de confirmacin y haga clic en Cerrar:

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Tenga en cuenta que la lista creada aparece en la pantalla principal del mdulo.
Despus de todo este proceso clic en Enviar emails:

Aparecer la pantalla para configuracin y personalizacin de su email:

Llene el ttulo del email, escriba su mensaje y escoja la opcin se desea o no


recibir la confirmacin de lectura.

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El ms interesante de esta herramienta es que tiene cmo usted personalizar
los emails que sern enviados para cada persona con los datos de ella! Para
eso, usted debe usar las hastags, que llamamos de campos de fusin. Mire el
ejemplo abajo de cmo utilizar correctamente esos campos:

Cuando el miembro recibir ese mensaje, en el lugar de las palabras con


hastags l va a recibir la informacin contenida en ella, O sea, va a visualizar
el mensaje as: Hola Usurio de Prueba! Nosotros estamos contentes con su
participacin de director en nuestro Club de Teste.

IMPORTANTE! Observe que en los campos de fusin no son usados acentos y


ni puntajes junto con a palabra.
Exemplo:
#funcin#! -> Incorrecto;
#funcin# -> Incorrecto;
#funcion# -> Cierto.

Despus de completar el ttulo y la configuracin de correo electrnico y elegir


si desea o no recibir una confirmacin de lectura:

Recuerde que si hace clic en "Recibir confirmacion de lectura" cada persona que
lea el e-mail se enviar otro correo electrnico de retorno para usted!

Por ltimo, haga clic en Enviar y espere hasta que ha disparado todos los e-
mails (no salen de la pantalla mientras aparece el mensaje al final, al igual que
la imagen de abajo):

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Posteriormente usted puede consultar todos los mensajes enviados, y los
destinatarios de cada mensaje clicando en el botn Historial en la pantalla
inicial de este sub-mdulo.

6 Mdulo GESTIN

C093 Sub-Mdulo Cumpleaos


En este informe hay el control de cumpleaos conforme los registros de su
Club.

A travs de las opciones de filtros es posible visualizar el listado por mes, y


exportar esos datos como quiera. Basta seleccionar el mes que desea investigar
y clicar en Filtrar Datos.

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7 - Mdulo INSCRIPCIONES
En este mdulo de INSCRIPCIONES es posible inscribir el Club para los eventos
registrados por la Divisin, Unin o Campo Local. Quede ATENTO en cuanto a la
interrogacin de las fechas lmites de pagos e inscripciones, pues despus de
las fechas, el sistema bloquea automticamente el acceso al evento.

Tenemos dos posibilidades de inscripciones: con Pago anticipado o por


Pre-inscripcin. La institucin organizadora del evento es quien define cual
tipo de inscripcin usar para el evento y avisa los director para realizar las
inscripciones.

Vamos a ensear ahora, como hacer inscripcin en cualquier tipo de evento:

7.1 Inscripciones en eventos com los pagos antecipado


En eventos con pago anticipado, antes de registrar los participantes del evento,
debe ser realizado el pago en el sub-mdulo Pagos

C017 Sub-mdulo Pagos


Acesse INSCRIPCIONES -> C017 Pagos:

Despus clic en el icone de Pago.

Aparecer otra pantalla siendo que usted debe clicar en el botn Generar
Pagado (lado derecho en el superior de la pantalla), Observe que si ya haya
generado un pago anteriormente su pago estar disponible para visualizacin.

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Tras clicar en esa opcin, abrir una pantalla para usted generar el recibo en el
caso de pago del evento. En esta pantalla usted podr colocar la cantidad de
personas que desean inscribir en el evento llenando el campo de Cantidad de
cupos que desea comprar y entonces clicar en la opcin Grabar.

Automticamente el Sistema ir a generar la orden para pago de las


inscripciones, ms abajo en la pantalla tiene botn Pagar para efectuar el
pago; Enviar link para enviar el link de pago por email a la alguien; y el botn
Imprimir para imprimir la orden de pago.

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Notas importantes acerca de los pagos:
1. Si la forma de pago es a travs de PAYPAL estad atentos como el e-mail
de la institucin organizadora del evento. Cualquier informacin de
diferencia, la Asociacin / Misin debe contactarse con urgencia!
2. Slo es posible inscribir los nombres si se liquida la cantidad del pago
(excepto en los casos de inscripciones libres).
3. Si el pago vencer y no sea pagado, la posibilidad de nuevos pagos
quedar bloqueada, siendo necesario entrar en contacto con su
Asociacin/Misin para lo desbloqueo.
4. Cualquier adulteracin en los pagos ser punida con rigor, y las
respectivas inscripciones pagadas sern invalidadas y sin derecho la
devolucin de dinero (el sistema monitorea pagos fuera de los patrones
establecidos del evento, como fecha de vencimiento y valores).

C014 - Sub-Mdulo Inscripcin


Tras la confirmacin de pago (usted recibir una confirmacin en su email)
usted debe entrar nuevamente en el Sistema de Gestin de Clubes para
inscribir los participantes.

Para realizar la inscripcin usted debe ir en INSCRIPCIONES -> C014


Inscripcin:

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Aparecer la lista de eventos disponibles. En el lado derecho aparecer un icono
localizado en la columna Inscripciones en el lado derecho en la lnea del
evento.

Despus de clicar en Inscripciones la pantalla MIEMBROS INSCRITOS EN El


EVENTO ser abierta y bastar slo el usurio clicar en la opcin Inscribir y
abrir una ventana pop-up para lo registro del participante.

En la pantalla de INSCRIPCIN DE EVENTOS usted seleccionar en Miembro


(nombre de la persona que ir a participar del evento) y el Tipo de Inscripcin
(si ella es libre o pagante).

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Acordando que los miembros debern estar registrados en el sistema por el
mdulo SECRETARA -> C007 Miembros (tem 10 de este manual).
Cuando insertar un participante en el evento, quede atento a las reglas de
edades, exenciones y cargos, pues todo eso el sistema valida en el momiento
del registro. Otro detalle es acerca de la fecha de nacimiento, que debe estar
correctamente registrada para el proceso funcionar correctamente.

Despus de seleccionar el miembro y el tipo de inscripcin clic en Inscribir.

Aguarde la confirmacin de la siguiente mensaje:

Despus de concluir la inscripcin la cantidad de personas que usted pag,


quede tranquilo. Aqu los miembros de su club estarn inscritos.

IMPORTANTE! Podr ser hecha las alteraciones en los nombres hasta la fecha
lmite de actualizacin del evento, configurada por la Institucin organizadora
del evento. Hasta esta fecha es posible excluir una persona e incluir otra en el
lugar. Funcionalidades como alterar los datos de miembros o excluir miembros
quedan bloqueadas en caso de miembros que estn inscritos en eventos activo,
se desea alterar hacer alteraciones en un miembro, es preciso primero lo
excluyes del evento.

7.2 Inscripciones en Eventos com pre-inscripcin


En eventos con pre-inscripcin, primero usted tendr que registrar los nombres
de las personas que usted desea llevar, slo entonces, podr generar lo pago.

C014 - Sub-Mdulo Inscripcin


Para realizar la inscripcin usted debe ir en INSCRIPCIONES -> C014
Inscripcin:

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Aparecer la lista de eventos disponibles. En el lado derecho aparecer la
cantidad de inscritos en el evento, para registrar, basta slo clicar en el icono
localizado en la columna Inscripciones:

Despus de clicar en Inscripciones la pantalla MIEMBROS INSCRITOS EN El


EVENTO ser abierta y bastar slo el usurio clicar en la opcin Inscribir y
abrir una ventana pop-up para registro del participante.

En la pantalla INSCRIPCIN DE EVENTOS usted seleciona el Miembro


(nombre de la persona que ir a participar del evento) y clic en Inscribir:

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Acordando que los miembros debern estar registrados en el sistema por el
mdulo SECRETARA -> C007 Miembros (tem 10 de este manual).

Cuando insertar un participante en el evento, quede atento a las reglas de


edades, exenciones y cargos, pues todo eso el sistema valida en el momiento
del registro. Otro detalle es acerca de la fecha de nacimiento, que debe estar
correctamente regsitrada para el proceso funcionar correctamente.

Despus de la inscripcin, aguarde la confirmacin de la siguiente mensaje:

Usted har ese proceso hasta que sea llenada todas las vacantes que su club
desea llevar o que recibi.

Entonces ahora, usted ir a finalizar y generar el pago. Para esto, basta clicar
en la opcin de Finalizar en la pantalla principal de inscripcin de miembros:

Va a abrir lo resumo de inscritos con la opcin de Emitir para generar lo pago:

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Entonces, abrir el modo de pago. Si fuera por va PAYPAL aparecer la pantalla
con las opciones: Pagar para efectuar el pago; Enviar link para enviar el link
de pago a la alguien; y Imprimir para imprimir la orden de pago.

Ahora es slo realizar el pago que los inscritos estarn confirmados en el


evento!

IMPORTANTE! Slo ser insertado las vacantes para su club si el pago fue
realizado y confirmado en el sistema!
Podr ser hecha las alteraciones en los nombres hasta la fecha lmite de
actualizacin del evento, configurada por la Institucin organizadora del evento.
Hasta esta fecha es posible intercambiar una persona y colocar otra en el lugar.

Funcionalidades como alterar los datos de miembros o excluir miembros quedan


bloqueadas en caso de miembros que estn inscritos en eventos activo, se
desea hacer alteraciones en un miembro, es preciso primero, intercambiarlo del
evento.

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Notas importantes acerca de los pagos:
1. Si la forma de pago es a travs de PAYPAL estad atentos como el e-mail
de la institucin organizadora del evento. Cualquier informacin de
diferencia, la Asociacin / Misin debe contactarse con urgencia!
2. Slo es posible inscribir los nombres si se liquida la cantidad del pago
(excepto en los casos de inscripciones libres).
3. Si el pago vencer y no sea pagado, la posibilidad de nuevos pagos
quedar bloqueada, siendo necesario entrar en contacto con su
Asociacin/Misin para lo desbloqueo.
4. Cualquier adulteracin en los pagos ser punida con rigor, y las
respectivas inscripciones pagadas sern invalidadas y sin derecho la
devolucin de dinero (el sistema monitorea pagos fuera de los patrones
establecidos del evento, como fecha de vencimiento y valores).

7.3 Seguro Excursin


En el sistema existe la posibilidad de comprar el seguro excursin para el
evento. Basta la Institucin Organizadora del evento configurar el seguro
excursin en el sistema. Con eso, cuando los directores sean inscribir los
nombres de los miembros que van al evento, abrir una pantalla de incluir el
seguro excursin para los miembros que no son adeptos en el seguro anual.

La instruccin siguiente sirve slo para eventos con Pago Anticipado (iten
7.1 de este manual). En eventos con pre-inscripcin el valor del seguro
excursin vendr junto con el valor de la inscripcin.

C014 - Sub-Mdulo Inscripcin


Para realizar la inscripcin usted debe ir en INSCRIPCIONES -> C014
Inscripcin:

Aparecer la lista de eventos disponibles. En el lado derecho aparecer la


cantidad de inscritos en el evento, para registrar, basta slo clicar en el icono
localizado en la columna Inscripciones:

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Despus de clicar en Inscripciones la pantalla MIEMBROS INSCRITOS EN El
EVENTO ser abierta y bastar slo el usurio clicar en la opcin Inscribir y
abrir una ventana pop-up para registro del participante.

En la pantalla INSCRIPCIN DE EVENTOS usted ver la opcin de Efectuar


seguro excursin para los miembros que no entran en el seguro anual:

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Al clicar para efectuar el seguro excursin aparecer la opcin para seleccionar
el miembro y el botn Inscribir:

Aguarde el mensaje de confirmacin:

Inscriba los nombres hasta aparecer el mensaje de que no hay ms miembros


disponibles para hacer el seguro excursin:

Aparecer la pantalla para confirmacin de la compraventa del seguro


excursin. Confirme los datos y clic en Emitir:

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Ser generado el pago que fue configurado por la Institucin Organizadora del
evento:

*IMPORTANTE! Ese pago es SLO para el seguro excursin! NO incluye el


pago de el seguro anual y tambin no incluye el valor de las inscripciones para
el evento.

Despus de realizar el seguro excursin de los miembros que no tiene cobertura


en el seguro anual, el nombre de ellos aparecer en el listado para hacer la
inscripcin en el evento:

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8 - Mdulo PATRIMONIO

C111 - Sub-Mdulo Prtamo


En este sub-mdulo de prstamos usted puede registrar los bienes de su Club
que fueron prestados. Y as, ir a aparecer todos sus bienes prestados con el
nombre de la persona que cogi, la fecha que cogi, la fecha prevista para
entrega, y las opciones de entregue y no devuelto para usted clicar as que
llegar la fecha prevista para entrega.

Para realizar un prstamo es muy simple, basta ir en la opcin Preste (al lado
derecho en la parte de cima de la pantalla):

En la pantalla de alta de prstamo, seleccionar el tem que fue previamente


registrado en el sub-mdulo C109 - Patrimonio (Ex: Bandera Nacional), en el
campo prestado en seleccionar la fecha por el cual el tem fue prestado, en el

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campo devolver en seleccionar la fecha de devolucin, en observaciones llene
para cul o quin fue ese prestado ese tem y clic en Grabar:

Tras registro en la pantalla de gestin de prstamos usted puede visualizar la


descripcin del que fue prestado tambin la fecha de prstamo y devolucin
pudiendo ver los datos del tem prestado:

Si el tem de prstamo ya haya sido devuelto con antecedencia usted puede


realizar la devolucin de l clicando en la flecha azul del referido tem (en la
columna devuelto).

Si acaso el tem no fue devuelto en el plazo clicar en la x rojo.

C109 - Sub-Mdulo Patrimonio


En este sub-mdulo de control de patrimonio usted puede registrar los bienes
de su Club.

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Para registrar es simple, basta ir en la opcin Nuevo (al lado derecho en la
parte de cima de la pantalla).

Despus de clicar en Nuevo abrir una pantalla para registro del tem, basta
slo llenar todos los campos y clicar en Grabar.

Despus de grabar aparecer la opcin para incluir una imagen del tem:

29
Acordando que la imagen tiene que tener dimensin 500 x 500 pxeles.

Clic en Cargar una foto y abrir una ventana, clic en Seleccionar


Archivo:

Seleccione la foto e clic en Cargar una Foto:

Aguarde cargar la imagen, clic en Grabar:

Por fin, clic en la opcin Cerrar para volver al tem registrado:

Confirme las alteraciones clicando en Grabar:

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Cada tem dado de alta, se puede ver las funcionalidades para Ver, Alterar y
Borrar (que significa inactivar el patrimonio) adems de las opciones para
filtros de los tens activo y inactivo.

Al excluir un patrimonio, es solicitado que usted justifique el motivo, y l


SIEMPRE quedar en el histrico del club como un tem inactivo, juntamente
con la descripcin del motivo.

Describa el motivo por el cual est excluyendo el patrimonio y clic en Grabar:

9 Mdulo INFORMES

C091 Sub-Mdulo Informe Online


En el Sistema de Gestin de Clubes usted tiene la opcin de visualizar y llenar
todos los informes de su Campo local, acordando que solamente los informes
que estn dentro del plazo podrn ser llenados. Los informes que estn fuera
del plazo sern slo visualizados.

Para llenar o visualizar basta encontrar en el listado de informes la opcin de


que desea y clicar en el icono de la columna Llenar.

31
Despus de clicar en la opcin Llenar una ventana pop-up ser abierta, y usted
podr llenar su informe conforme la respuesta adecuada.

Despus de clicar en la respuesta deseada aparecer otra pantalla para


confirmacin de su respuesta, con las observaciones (caso necesario) y las
opciones adicionales que la Asociacin/Misin insert:

Coloque las opciones adicionales (si haya) y clic en Confirmar:

32
IMPORTANTE! Cuando se trata de archivo, el sistema acepta slo los
formatos: doc, docx, xls, xlsx, pdf, ppt, pptx, jpg, jpeg y zip. Y el archivo tiene
que ser ms pequeo que 2MB de tamao.

Despus de llenar, usted puede visualizar el informe llenado en la opcin


Completados:

Conforme las reglas establecidas en su Asociacin/Misin, los requisitos


llenados por usted podrn ser validados por su regional, y slo entonces sus
puntos sern debidamente computados.

10 Mdulo Secretaria
Este Mdulo es el corazn de toda el Sistema de Gestin de Clubes, no hay
como iniciar el uso de la herramienta sin antes alimentar los datos de los
miembros y datos clubes dentro de sus sub-mdulos. La gran ventaja es de
poder consultar los datos de los miembros a cualquier momento, adems de
exportar las informaciones registradas y an poder insertar, alterar, excluir y
filtrar los miembros activos y inactivo.

En todo el Sistema, donde haya listado de usurio con la opcin Ver ser
posible visualizar Datos Completos, adems de la Ficha Mdica, del histrico de
Especialidades, Clases, Eventos, Transferencias (se haya), Accesos e Histrico
de clubes, cargos y unidades.

33
C121 - Sub-Mdulo Agenda

A partir de ahora usted tiene la disposicin el sub-mdulo Agenda para


registrar los eventos y actividade de su club. Adems de permitir el control de
esa agenda, el mdulo permite registrar un recordatorio en cada tem, para ser
enviado en la fecha deseada en el email dado de alta.

Usted puede investigar por el mes y ao que desea visualizar y clicar en


Buscar para aparecer los eventos, adems de la posibilidad de visualizar lo
Calendario Completo:

Para registrar un tem en la Agenda, seleccionar el Mes, el Ao y haga la


Bsqueda. Despus seleccione el da deseado:

34
Llene las opciones y clic en Grabar:

La parte ms interesante de ese mdulo es que usted puede recibir un


recordatorio de esta fecha que usted est dando de alta! Basta seleccionar la
opcin Le gustara recibir un recordatorio por correo electrnico esta
actividad? . Al seleccionar la opcin, automticamente abrir los campos para
configurar el recordatorio con la fecha, email y texto del alerta:

Despus de llenar todos los campos deseados, clic en Grabar.

Aparecer la fecha en suya agenda:

35
C012 Sub-Mdulo Clases
Acessando ese mdulo, usted podr visualizar las clases de cada miembro.

Para eso, basta clicar en la opcin Ver en el registro del miembro y as,
acesar todo histrico del miembro. Todas las reas poseen clases disponibles.

Es importante resaltar que usted NO consigue registrar clases para S, para


eso, usted deber pedir a su campo local o para el suyo regional. Adems de
eso, solamente el campo local puede registrar las clases de liderazgo.

36
Clicando en el botn Informes al lado del botn Nuevo, ese botn exhibe
el informe de cada clase, la cantidad de miembros y la lista completa de
miembros que poseen esos tens en suyos perfiles:

Para registrar una nueva clase es simple, clic en Nuevo en la pantalla de


gestin de clases:

Abrir una pantalla para llenar, basta llenar todos los campos y Grabar. Es
posible tambin, registrar una determinada clase para varios miembros,
clicando en la opcin Haga clic aqu destacado en anaranjado, abajo del
campo de clase.

Abrir una nueva pantalla para que usted pueda seleccionar la cantidad de
miembros a realizar la clase, seleccionar, llene los campos Instructor y
Conclusin, y clic en Grabar.

37
Listo! Clase registrada para varios miembros!

C108 Sub-Mdulo Documentos


En este sub-mdulo es posible crear plantillas de cartas, documentos,
autorizaciones y otros tipos de documentos que su Club necesita.

Para registrar un documento clic en Nuevo.

38
Al abrir lo registro de Documentos, teclee y formatee el texto como desear.
Pero atencin! Evite copiar y pegar textos del Microsoft Word o direto de la
Internet por ejemplo, debido diferencias de formato, puede haber conflictos y
no salir la plantilla del modo que desea.

Para registrar una plantilla de documento, hay dos opciones: Correo directo y
Limitado.

Correo directo = Permite crear un documento para cada miembro registro en su


club (miembros registrados en el mdulo Secretara -> C007 Miembros),
como autorizaciones de salida, entrada, reuniones, etc...

Limitado = Si usted dejarlo como restricto slo usted ir a visualizar el


documento. Su regional y su campo NO visualizarn. Si acaso quisiera que su
documento sea visto por lo campo y por el regional, esa opcin no debe ser
seleccionada.

Vamos a los ejemplos!

Para registrar un documento para todos los miembros (estilo correo directo)
selecione la opcin Correo Directo. Enseguida use las palabras-plantilla que

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inician y terminan con hastags para insertar los datos de los miembros
registrados y activos de su club:

Observe que no usamos letras maysculas, acentos o puntajes junto con las
hashtags. Por tanto:

#Direccin#, -> INCORRECTO


#direccin# -> INCORRECTO
#Direccion#! -> INCORRECTO
#direccion# -> CIERTO!

Despus de ajustar simplemente haga clic en Grabar.

Aparecer la pantalla con el ID y nombre del documento, el autor, la opcin


Emitir, si el documento es restricto o no, y se es dinmico o no, las opciones
Alterar y Borrar. Para generar el documento, clic en Emitir:

Ser hecho el download del documento en su ordenador, dependiendo del


navegador que usted usa (Google Chrome, Mozila Firefox, Internet Explorer,
Safari, etc.), ir a exhibir una ventana para confirmar el download:

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Al abrir el documento, observe que las opciones donde haba hastags fueron
sustituidas por las informaciones del miembro:

E sair uma folha para cada membro do clube cadastrado no sistema, no


mdulo Secretaria -> C007 Miembros.

C011 Sub-Mdulo Especialidades


Acessando ese mdulo, usted podr visualizar las especialidades de cada
miembro.

Para eso, basta clica en la opcin Ver en el registro del miembro y as, acesar
todo histrico del miembro. Todas las reas poseen especialidades disponibles.

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Es importante resaltar que usted NO consigue registrar especialidades para S,
para eso, usted deber pedir a su campo local o para el suyo regional. Adems
de eso, solamente el campo local puede registrar las especialidades avanzadas.

Clicando en el botn Informes al lado del botn Nuevo, ese botn exhibe el
informe de cada especialidade, la cantidad de miembros y la lista completa de
miembros que poseen esos tens en suyos perfiles:

Para registrar una nueva especialidad es simple! Clic en Nuevo en la pantalla


de gestin de especialidades:

Abrir una pantalla para llenar, basta llenar todos los campos y Grabar. Es
posible tambin, registrar una determinada especialidad para varios miembros,
clicando en la opcin Haga clic aqu destacado en anaranjado, abajo del
campo de especialidad.

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Abrir una nueva pantalla para que usted pueda seleccionar la cantidad de
miembros a realizar la especialidad, seleccionar, llene los campos Instructor y
Conclusin, y clic en Grabar.

Listo! Especialidad registrada para varios miembros!

C007 Sub-Mdulo Miembros


Este sub-mdulo es el corazn del mdulo Secretara. En l es posible
registrar miembros, inactivar/reactivar miembros, incluir ficha mdica, retirar
informes y alterar cualquier dato del miembro.

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Si usted sea director o secretario de un club que ya exista en el sistema,
siempre, antes de registrar un miembro, verifique si l ya tiene registro como
inactivo. Para eso utilice los filtros de bsqueda, investigue pelo Estatus
Deshabilitados y clic en Filtrar Datos:

Aparecer el nombre de los miembros inactivo en rojo. Para activar clic en el


icono de correcto llamado Inactivar:

Usted an puede seleccionar ms de un miembro y clicar en el botn Habilitar


seleccionados o Desactivar seleccionados.

Aparecer un mensaje de confirmacin. Lea atentamente y clic en Ok:

Para registrar un NUEVO miembro clic en la opcin Nuevo, en la pantalla de


Lista de Miembros activos:

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Enseguida abrir una pantalla para registro de usurio del Club, llene todos los
campos con bastante atencin.

Observe que si el miembro del club an no posee CPF, podr dejar el campo
vaco, pues no es un campo obligatorio, este es un campo que debe ser llenado
slo por brasileos.

Es importante que llene los campos donde constan email y telfono de los
responsables para un posible contacto. Ponga las informaciones y clic en la
opcin Grabar.

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Despus de lo registro del miembro, la ficha mdica debe ser debidamente
llenada:

Con esa funcionalidad disponible, es posible que en algunos eventos de su


Asociacin/Misin (o eventos de Unin o Divisin) exijan estos datos
actualizados como requisitos de inscripcin de eventos.

La ficha mdica queda siempre agregada y visible al perfil del miembro,


permitiendo la consulta rpida de forma fcil. Y destacado en rojo, siempre la
ltima actualizacin que fue realizada en la ficha mdica.

Usted debe tener atencin al llenar la ficha mdica, pues algunas


interrogaciones slo sern necesarias llene si el miembro tuvo aquel tipo de
enfermedad. Despus de llenar todos los datos, usted debe confirmar la
veracidad de las informaciones y clicar en Confirmar:

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Listo! Registro completo!

Usted tambin tiene la opcin de insertar foto en el registro del miembro, desde
que sea en el formato JPG. Para esto, clic en Ver en el registro del miembro:

Abrir una ventana con todos los datos del usurio y la opcin para Cargar una
Foto:

Una vez seleccionada la foto y enviada, la opcin de recortar el rea de la foto


ser presentada:

Clic en cualquier parte de la foto (lado izquierdo) y un cuadrado ir a aparecer


(ser posible visualizar el resultado). Clic en Grabar y por fin, clic en Cerrar.

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C020 Sub-Mdulo Miembros-Unidades
Los Conquistadores y Aventureros trabajan con la idea de unidades. En este
sub-mdulo es posible alocar cada miembro en una unidad:

Acordando que las UNIDADES deben estar previamente registradas en el sub-


mdulo C021 - Unidades.

Para registrar un miembro en una unidad basta clicar en Nuevo.

Aparecer una pantalla donde usted debe seleccionar el miembro y la unidad la


cual pertenece. Por fin, clic en Grabar.

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Cuando el miembro salir de una unidad y sea para otra unidad del mismo club,
ser necesario borrar el miembro de la unidad antigua y lo incluya en la unidad
nueva.

Para borrar un miembro de una unidad, basta clicar en la opcin Borrar (X


rojo).

C008 Sub-Mdulo Transferencia


En este sub-mdulo es posible transferir y recibir miembros de otros clubes de
cualquier club de la Divisin Sudamericana.

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Para hacer la transferencia clic en la opcin Transferir:

Abrir una nueva pantalla con los nombres de los miembros. Seleccione el
miembro que ser transferido. Seleccione la opcin Campo
(Asociacin/Misin) para donde l va, seleccione el campo ser habilitado la
opcin Club de destino y coloque el motivo de la transferencia. Despus de
llenar clic en Grabar.

Listo! Miembro transferido!

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La solicitud quedar pendiente en Miembros enviados hasta que el otro club
endoso a transferencia:

Mientras el otro club no aceptar, usted tiene la opcin de visualizar el registro


del miembro, por el icono Ver. Y an, tiene la opcin de excluir la transferencia
por el icono Cancelar.

As que el otro club aceptar el miembro, esas opciones sern deshabilitadas de


suyo club.

C021 Sub-Mdulo Unidades


La unidades usadas en el sub-mdulo C020 - Miembros-Unidades son
registradas en este sub-mdulo:

Para registrar una unidad clic en Nuevo (lado derecho en la parte superior de
la pantalla):

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De entre las opciones del registro, estn: Nombre, Histrico de la unidad y
Extras (significado del nombre y etc.), pero slo el nombre de la unidad es un
campo obligatorio llenar, tras llenar clic en Grabar.

Listo! Unidad registrada!

Usted visualizar las unidades registradas dentro de su Club, con los


respectivos nmeros de miembros dentro de la unidad y con las opciones de
alterar y excluir unidades (slo podr excluir si no hubiera miembros dentro de
la unidad).

11 Seguro Anual

C132 Sub-Mdulo Seguro anual


En este sub-mdulo usted podr contratar el seguro anual de los miembros de
su club durante el ao!

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Para contratar el seguro, basta clicar en Nuevo:

Seleccione el plan e clic en Avanzar:

Aparecer la pantalla con los trminos del seguro, las informaciones adicionales
y la opcin de colocar la cantidad a ser contratada para el seguro. Confiera las
informaciones clic en Grabar para generar la remesa y finalizar lo seguro:

Si el club ya tiene seguro anual finalizado (que hizo el seguro hasta 15 de abril)
ya puede incluir los nombres de sus miembros en el seguro. En el mdulo
Seguro anual ir exhibir todas las remisiones que el club hizo, y del lado
derecho la opcin gestionar. Haga clic en Gestionar:

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Despus, haga clic en Incluir asegurado:

Y por fin, seleccione el nombre y haga clic en Grabar:

Hace lo mismo para todos los miembros.

IMPORTANTE! Ahora las funciones que NO tiene cobertura en el SEGURO


ANUAL son:

Club de Conquistadores: Las funciones de Apoyo, Padres, Nios de 0 a 9


aos, Pastor Distrital y Familia Pastoral no tiene derecho;

Club de Aventureros: Las funciones de Apoyo, Nios de 0 a 2 aos, Nios


de 3 a 5 aos, Nios de 10 a 15 aos, Pastor Distrital y Familia Pastoral
no tiene derecho;

Acordando que estarn asegurados, con el Seguro ANUAL, slo los nombres
inscriptos en el sub-mdulo C132 - Seguro Anual.

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Pero atencin! En este sub-mdulo NO ser generado ninguna orden de pago!
El pago de ese seguro cada Asociacin/Misin decidir la manera que ser
cobrado de los clubes. Por tanto, realice el seguro en el sub-mdulo C132
Seguro Anual y entre en conctato con su Asociacin/Misin para realizar el
pago.

Quede atento a nuestros comunicados enviados por el sistema! Pues en esos


comunicados podrn haber informaciones adicionales relacionadas al Seguro!
Esos comunicados estarn siempre en la pgina inicial, en el espacio Mensajes
para usted. Clic en el link que informa la cantidad de mensajes que existe en
su caja de Mensajes:

Y despus clic en LEER aviso:

12 Mdulo Tesorera
En este mdulo el usurio puede controlar el cajero de su Club, a travs del
registro de cuentas a pagar y a recibir. Este mdulo puede ser ampliamente
usado para gestionar mensualidades, excursiones, campamentos, deudas y
donaciones, etc... El balance general exhibe los datos de recetas y gastos de
forma diferenciada, adems del saldo y saldo acumulado (saldo anterior al
periodo exhibido).

C078 Sub-Mdulo A Pagar


Las cuentas por pagar son todos los gastos de su club que fueron pagados o
estn abiertos.

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Para registrar una nueva cuenta, clic en Nuevo:

Abrir la pantalla donde es necesario llenar las informaciones de la cuenta:

Cuenta: Tipo de Cuenta a pagar;


Miembro: si quiera vincular ese tem a uno miembro;
Fecha de vencimiento;
Fecha de pago (si an no fue pagado, deje en blanco);
Descripcin: Descripcin del tem a ser pagado;
Valor;
Y observacin.

Despus de llenar todos los campos clic en Grabar:

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Si existir algn tipo de cuenta a pagar para registrar para varios miembros,
como reembolso, por ejemplo. Abajo de la opcin Miembro existe un link
destacado en anaranjado. Esta es la opcin para registrar una cuenta vinculada
a la varios miembros. Basta clicar en Haga clic aqu:

Abrir la pantalla para registro de la cuenta con las mismas opciones, sin
embargo con la opcin de seleccionar ms de un miembro para aquella cuenta:

Basta llenar todas las informaciones y clicar en Grabar.

Despus del registro, usted visualizar las cuentas a pagar con las opciones
Estatus; Descripcin; Miembro (si hubiera vinculada a algn miembro);
Vencido en; Pagado en; Valor; Ver; Alterar y Borrar.

Usted puede seleccionar varias cuentas y las marcas cmo pagadas, todas de
un golpe. Basta seleccionar las cuentas y clicar en el botn Definir como
Pagado:

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Acordando que la fecha de pago ser vinculada al da en que se marc como
pagado, por tanto, el da de hoy.

Usted an puede seleccionar varias cuentas y excluirlas, todas de un golpe.


Basta seleccionar las cuentas y clicar en el botn Borrar seleccionados:

Acordando que sern excluidas inmediatamente y el valor no constar ms en


suya Tesorera!

C079 Sub-Mdulo A Recibir


Cuentas a recibir son todas las recetas de su Club que fueron recibidas
(mensualidades, donaciones, etc.), o estn en abierto.

Para registrar una nueva cuenta, clic en Nuevo:

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Abrir la pantalla donde es necesario llenar las informaciones de la cuenta:

Cuenta: Tipo de Cuenta a recebir;


Miembro: si quiera vincular ese tem a uno miembro;
Fecha de vencimiento;
Fecha de pago (si an no fue pagado, deje en blanco);
Descripcin: Descripcin del tem a recibir;
Valor;
Y observacin.

Despus de llenar todos los campos clic en Grabar:

Si existir algn tipo de cuenta a recibir para registrar para varios miembros,
como mensualidad, por ejemplo. Abajo de la opcin Miembro existe un link

59
destacado en anaranjado. Esta es la opcin para registrar una cuenta vinculada
a la varios miembros. Basta clicar en Haga clic aqu:

Abrir la pantalla para registrar de la cuenta con las mismas opciones, sin
embargo con la opcin de seleccionar ms de un miembro para aquella cuenta:

Basta llenar todas las informaciones y clicar en Grabar.

Despus del registro, usted visualizar las cuentas a recibir con las opciones
Estatus; Descripcin; Miembro (si hubiera vinculada a algn miembro);
Vencido en; Pagado en; Valor; Ver; Alterar y Borrar.

Usted puede seleccionar varias cuentas y las marcas cmo pagadas, todas de
un golpe. Basta seleccionar las cuentas y clicar en el botn Definir como
Pagado:

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Acordando que la fecha de pago ser vinculada al da en que se marc como
pagado, por tanto, el da de hoy.

Usted an puede seleccionar varias cuentas y excluirlas, todas de un golpe.


Basta seleccionar las cuentas y clicar en el botn Borrar seleccionados:

Acordando que sern excluidas inmediatamente y el valor no constar ms en


suya Tesorera!

C080 Sub-Mdulo Balance General


Con todas las cuentas A Pagar y A Recibir registradas correctamente, es
posible tener un balance de las finanzas de su Club listo, de forma organizada.

En el Balance general aparecern todas las cuentas pagadas en la columna


gastos y recibidas en la columna receta, excepto aquellas que an estn fuera
del periodo de vencimiento o que no fueron pagadas.
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En este Balance general tambin el usurio puede visualizar en la columna ver
el tipo de cuenta pagada o recibida por el Club y an saber el saldo acumulado
(saldo anterior al periodo investigado), saldo del periodo y saldo, adems de
filtrar (al lado izquierdo en la parte superior de la pantalla) los datos de todas
las cuentas pagadas y tambin recibidas dentro de un determinado periodo.

13 Mdulo ADICIONALES
13.1 Submdulo Cambiar mi clave
Cambia solamente la contrasea.

Despus de insertado la nueva contrasea haga clic en Grabar.

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13.2 Submdulo Cambiar mi registro
Cambia solamente el registro.

Despus de cambiar, haga clic en Actualizar:

13.3 Submdulo Datos de mi club


Son los datos generales del Club.

13.4 Submdulo Proveedores oficiales


Pantalla de proveedores oficiales.

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13.5 Submdulo Pgina inicial
Vuelve a la pgina principal.

13.6 Submdulo Salir del Sistema


Salir del sistema.

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14 EQUIPO DE SOPORTE

Av. Eduardo Elias Zahran 374 - Sala 02


Campo Grande, MS - Brasil| CEP 79050-000
Canales de atencin:
Telfono 1: +55 (67) 3211-6006
Telfono 2: +55 (67) 3204-0007
Celular 1: +55 (67) 8161-4192 VIVO
Celular 2: +55 (67) 9940-4516 - VIVO
Voip 1: (*5) 0201578
Voip 2: (*5) 0652509
contato@rdorval.com
www.rdorval.com

SERVICIO Y SOPORTE
Lais Jara Gasparetto
Analista de Soporte

DESARROLLO
Uines Freire
Renn Maldonado
Analistas de Sistemas y Desarrollo

GESTIN Y FORMACIN
Rodrigo Dias Dorval
Analista de Sistemas

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