PROPUESTA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS BASADA EN

LA ISO 9001:2015 PARA LA BODEGA DE SERVICIOS GENERALES DE

UNICATÓLICA

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 PROPUESTA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS BASADA EN
LA ISO 9001:2015 PARA LA BODEGA DE SERVICIOS GENERALES DE
UNICATÓLICA

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MARIA CAMILA CARDENAS BENAVIDES
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FACULTAD DE CIENCIAS BASICAS E INGENIERIA
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 Nota de aceptación:

Aprobado por el Comité de Grado en

cumplimiento de los requisitos exigidos por
la Fundación Universitaria Lumen Gentium
para optar al título de:

Jurado

Jurado

Santiago de Cali, día del mes de año

 DEDICATORIA

A mis padres…

Algunos logros merecen dedicarlos por eso en este espacio cada autor puede
expresar sus sentimientos, emociones y pensamientos ante las personas a quien
quiere dedicarle el fin de esta etapa académica.

4
 AGRADECIMIENTOS

Esta sección es para agradecer a organizaciones o personas que contribuyen al

trabajo deben aparecer los nombres completos, los cargos y su aporte al trabajo.

5
Tabla de contenido

1. GLOSARIO

2. RESUMEN

3. INTRODUCCIÓN

1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA...................................................

2 JUSTIFICACIÓN

2.1 ALCANCE..........................................................................................

2.2 LIMITACIONES..................................................................................

2.3 IMPACTO SOCIAL.............................................................................

2.4 IMPACTO AMBIENTAL.....................................................................

2.5 IMPACTO ECONÓMICO....................................................................

3 OBJETIVOS

3.1 GENERAL..........................................................................................

3.2 ESPECÍFICOS....................................................................................

4 ESTADO DEL ARTE

6
4.1 PROPUESTA CONTROL INTERNO A LOS INVENTARIOS
BASADOS EN LAS NORMAS INTERVENCIONES DE CONTABILIDAD...........

4.2 PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIÓN DE

INVENTARIOS MEDIANTE LA LOGÍSTICA 4.0 PARA PYMES EN
COLOMBIA31

4.3 PLAN DE MEJORAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA GESTIÓN

LOGÍSTICA DEL ALMACENAMIENTO EN LA ORGANIZACIÓN HERVAL
LTDA 32

4.4 LOGÍSTICA EN EL SECTOR METALMECÁNICO. DOS

QUEBRADAS: UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA...................................

4.5 DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE

INVENTARIOS Y ASIGNACIÓN DE ESPACIOS PARA LA EMPRESA
PLASTIEMPAQUES B.H. LTDA..........................................................................

4.6 ADMINISTRACIÓN DEL INVENTARIO: ELEMENTO CLAVE

PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LAS UTILIDADES EN LAS EMPRESAS............

5 MARCO REFERENCIAL

5.1 MARCO TEÓRICO.............................................................................

5.1.1 Control interno:.................................................................................

5.1.2 Gestión de inventarios:....................................................................

5.1.3 Sistema de inventario:.....................................................................

5.1.4 Sistema de identificación de inventarios:......................................

5.1.5 Teoría del Ciclo PHVA:.....................................................................

7
5.1.6 Metodología 5s:................................................................................

5.2 MARCO CONCEPTUAL....................................................................

5.2.1 Inventarios:.......................................................................................

5.2.2 Tipos de sistemas de Inventario:....................................................

5.2.3 Sistemas de procesamiento de transacciones de

inventario: 39

5.2.4 Tipos de sistemas de identificación de inventarios:.....................

5.2. MARCO CONTEXTUAL.....................................................................

5.3. MARCO LEGAL.................................................................................

5.3.4. Normas ISO.......................................................................................

5.4.1.1. ISO 9001............................................................................................

5.4.1.2. ISO 15489-1.......................................................................................

5.4.1.3. ISO/TR 15489-2.................................................................................

6. METODOLOGÍA

6.2. TIPO DE ESTUDIO............................................................................

6.2.4. Estudio descriptivo..........................................................................

6.2.5. Investigación de campo...................................................................

6.2.6. Investigación documental................................................................

6.3. MÉTODO DE INVESTIGACIÓN.........................................................

8
6.3.4. Investigación cualitativa..................................................................

6.3.5. Investigación cuantitativa................................................................

6.4. FUENTES Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN...................................

7. DESARROLLO PRIMER OBJETIVO

7.1. INVESTIGACIÓN DE CAMPO........................................................................

7.2. ENTREVISTA CON EL AUDITOR INTERNO MARLON PEREZ..................

7.3. SELECCIÓN DEL MODELO A SEGUIR........................................................

7.4. ENTREVISTA CON LOS COLABORADORES DE LA BODEGA.................

7.4.1. Capítulo 4: Contexto de la organización.................................................

7.4.2. Capítulo 5: Liderazgo................................................................................

7.4.3. Capítulo 6: Planificación...........................................................................

7.4.4. Capítulo 7: Apoyo......................................................................................

7.4.5. Capítulo 8: Operación...............................................................................

7.4.6. Capítulo 9: Evaluación del desempeño...................................................

7.4.6. Capítulo 10: Mejora...................................................................................

7.3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ACTUAL.......................................

7.3.1. Oportunidades de mejora dentro del proceso.........................................

7.3. PROPUESTA DEL DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO.......................

9
8. DESARROLLO SEGUNDO OBJETIVO

9. DESARROLLO TERCER OBJETIVO

10. CONCLUSIONES

11. RECOMENDACIONES

12. BIBLIOGRAFÍA

13. ANEXOS

14. CHEQUEO ANTES DE ENTREGAR A JURADOS

pág.

10
 LISTA DE CUADROS

pág.

Esta lista se debe generar de forma automática

11
 LISTA DE FIGURAS
pág.

Figura 1.Análisis DOFA..........................................................................................17

Figura 2. Análisis PESTEL.....................................................................................18
Figura 3. Estado inicial de la bodega.....................................................................23
Figura 4. Espina de pescado..................................................................................26
Figura 5. Teoría del ciclo PHVA.............................................................................37
Figura 6. Metodología 5s........................................................................................38
Figura 7.Ecuación del sistema de inventario periódico..........................................39
Figura 8. Funcionamiento de los sensores de visión.............................................41
Figura 9. Funcionamiento del Reconocimiento óptico de caracteres.....................42
Figura 10.Terminal de radiofrecuencia en picking..................................................43
Figura 11.Código de barras....................................................................................43
Figura 12. Unicatólica sede Pance, vista satelital..................................................44
Figura 13.Fases del proyecto.................................................................................51
Figura 14.Estado inicial de la bodega....................................................................52
Figura 15.Estado inicial del KARDEX.....................................................................53
Figura 16.Ciclo PHVA según ISO 9001:2015.........................................................55
Figura 17. Capítulo 4 NTC ISO: 9001:2015...........................................................56
Figura 18. Capítulo 5 de la NTC ISO 9001:2015....................................................59
Figura 19.Capítulo 6 NTC ISO: 9001:2015............................................................62
Figura 20.Capítulo 7 de la NTC ISO 9001:2015.....................................................64
Figura 21. Pasos para la implementación de la Información documentada...........65
Figura 22.Estado inicial de los documentos de la bodega.....................................66
Figura 23. Capítulo 8 de la norma ISO 9001:2015.................................................69
Figura 24.Capítulo 9 de la NTC ISO 9001:2015.....................................................73
Figura 25.Capítulo 10 de la NTC ISO 9001:2015...................................................76

12
 LISTA DE TABLAS
pág.

Tabla 1. Explicación de las subcausas del diagrama del problema central 26

Tabla 2. Lista de chequeo Capítulo 4. 55
Tabla 3.Cumplimiento con el capítulo 4 NTC ISO: 9001:2015 56
Tabla 4.Lista de chequeo capítulo 5 NTC ISO: 9001:2015 58
Tabla 5.Cumplimiento con el capítulo 5 NTC ISO: 9001:2015 59
Tabla 6.Lista de chequeo capítulo 6 NTC ISO: 9001:2015 61
Tabla 7.Cumplimiento con el capítulo 6 NTC ISO: 9001:2015 62
Tabla 8.Lista de chequeo capítulo 7 NTC ISO: 9001:2015 65
Tabla 9.Cumplimiento con el capítulo 7 NTC ISO: 9001:2015 66
Tabla 10.Lista de chequeo capítulo 8 NTC ISO: 9001:2015 68
Tabla 11.Lista de chequeo capítulo 8 NTC ISO: 9001:2015 69
Tabla 12.Lista de chequeo capítulo 8 NTC ISO: 9001:2015 70
Tabla 13.Cumplimiento con el capítulo 8 NTC ISO: 9001:2015 70
Tabla 14.Capítulo 9 de la norma ISO 9001:2015 72
Tabla 15.Cumplimiento con el capítulo 9 NTC ISO: 9001:2015 73
Tabla 16.Capítulo 10 de la norma ISO 9001:2015 75
Tabla 17.Cumplimiento con el capítulo 10 NTC ISO: 9001:2015 76
Tabla 18. Comparación entre el proceso actual y la propuesta realizada 78

13
 LISTA DE ANEXOS
pág.

ANEXO A. Diagrama de flujo del proceso actual en la bodega de servicios

generale de UNICATÓLICA............................................................................82
ANEXO B.Propuesta de diagrama de flujo para el proceso en la bodega de
servicios generale de UNICATÓLICA.............................................................83

14
 GLOSARIO

Empresas prestadoras de servicios:

Inventario:

Un inventario sea cual sea la naturaleza de lo que contiene, consiste en un listado

ordenado y valorado de productos de la empresa. El inventario, por tanto,
ayuda a la empresa al aprovisionamiento de sus almacenes y bienes
ayudando al proceso comercial o productivo, y favoreciendo con todo ello
la puesta a disposición del producto al cliente. (Fernández, 2017)

Stock:

Es una acumulación de material y/o de producto final almacenado para su

posterior venta al cliente. La gestión de stock debe ser óptima para que el
aprovisionamiento sea efectivo, las inversiones en stock inmovilizan unos
recursos económicos durante un cierto tiempo, por lo que en todo momento
se debe tener en cuenta que la rotación de dichos productos debe ser
efectiva (Coalla, 2017).

Cultura organizacional:

La cultura organizacional permite entender que los trabajadores que forman parte
de una organización son personas que construyen historias que están
argumentadas desde los significados que elaboran con el otro, que se
constituyen en sistemas simbólicos y relatos compartidos que afectan no
solo sus actos mecánicos sino sus representaciones y conductas.
(Belalcázar, 2010).

15
Trazabilidad:

Según el comité de seguridad alimentaria (AECOC), se entiende como trazabilidad

aquellos procedimiento preestablecidos y autosuficientes que permiten
conocer el histórico, la ubicación y trayectoria de un producto o lote de
producto s a lo largo de la cadena de suministro en un momento dado, a
través de herramientas determinadas. (Cepeda, 2010)

Auditoría:

“Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias

objetivas y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que
se cumplen los criterios de auditoría”. (Morales, 2020)

Calidad:

Conjunto de propiedades y características de un producto o servicio que le

confiere una aptitud para satisfacer unas necesidades expresadas o
implícitas (aptitud para el uso o consumo) o, expresado de otra manera, la
calidad se basaría en la adecuación a unas especificaciones impuestas
para un uso o consumo determinado. (Juran, Gryna, & Bingham, 2005)

Análisis DOFA:

Es una herramienta de gran utilidad para entender y tomar decisiones en toda

clase de situaciones en negocios y empresas. DOFA es el acrónimo de
Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. Los encabezados de
la matriz proveen un buen marco de referencia para revisar la estrategia,
posición y dirección de una empresa, propuesta de negocios, o idea.
(Chapman, 2004)

16
Análisis PESTEL:

Es una herramienta de gran utilidad para comprender el crecimiento o declive de

un mercado, y, en consecuencia, la posición, potencial y dirección de un
negocio. Es una herramienta de medición de negocios. PESTEL está
compuesto por las iniciales de factores Políticos, Económicos, Sociales y
Tecnológicos, Ecológicos (o Ambientales) y Legales. utilizados para evaluar
el mercado en el que se encuentra un negocio o unidad. (Chapman, 2004)

17
Figura 1. Análisis PESTEL

Fuente: Tomado de
 RESUMEN

A mediados del 2022, la bodega de servicios generales de Unicatólica, ubicada en

la sede Pance, fue objeto de una auditoría interna de calidad. Durante este
proceso, se revelaron falencias significativas en el proceso de administración y
control de inventarios de dicha bodega. El informe resultante de esta auditoría
señala múltiples áreas de mejora que requieren atención inmediata y una
implementación efectiva.

Por lo tanto, se propone un sistema de gestión de calidad, basado en la ISO

9001:2015 destinado a mejorar la organización y control de la bodega. Este
proceso comprendió un diagnóstico detallado del estado actual de la bodega,
profundizando la investigación con entrevistas al personal relacionado. También,
se llevó a cabo una investigación sobre las normativas que rigen los procesos de
inventarios y se estableció una rubrica asociada a los aspectos que debe cumplir
la bodega basados en esas normativas. Es fundamental destacar que esta
propuesta se enfoca exclusivamente en la gestión de las cantidades físicas de los
insumos, excluyendo consideraciones relacionadas con los costos, siguiendo las
recomendaciones del auditor interno de calidad, con quien se llevaron a cabo
múltiples reuniones para discutir y validar la propuesta. Como parte del plan de
acción, se planea llevar a cabo la sistematización de los artículos mediante un
Kardex realizado en Excel, específicamente adaptada para cumplir con los
requisitos del sistema de gestión propuesto. En síntesis, la propuesta basada en la
norma ISO 9001 y la sistematización de los artículos apunta a mejorar
significativamente la eficiencia en la gestión de inventarios y, por ende, la calidad
en la prestación de servicios en la bodega de Unicatólica, lo que subraya la
importancia de la adaptación y mejora continua de los procesos de gestión.

Palabras clave: Auditoría interna, inventarios, sistema de gestión, mejora continua,

Norma ISO 9001:2015
 ABSTRACT

In mid-2022, Unicatolica general services warehouse, located at the Pance

headquarters, was the subject of an internal quality audit. During this process,
significant shortcomings were revealed in the inventory management and control
process of said warehouse. The report resulting from this audit points out multiple
areas of improvement that require immediate attention and effective
implementation.

Therefore, a quality management system is proposed, based on ISO 9001:2015,

aimed at improving the organization and control of the winery. This process
included a detailed diagnosis of the current state of the winery, deepening the
investigation with interviews with related personnel. Also, an investigation was
carried out on the regulations that govern inventory processes and a rubric was
established associated with the aspects that the winery must comply with based on
these regulations. It is essential to highlight that this proposal focuses exclusively
on the management of the physical quantities of the inputs, excluding
considerations related to costs, following the recommendations of the internal
quality auditor, with whom multiple meetings were held to discuss and validate the
proposal. As part of the action plan, it is planned to carry out the systematization of
the articles through a Kardex carried out in Excel, specifically adapted to meet the
requirements of the proposed management system. In summary, the proposal
based on the ISO 9001 standard and the systematization of the items aims to
significantly improve efficiency in inventory management and, therefore, the quality
in the provision of services in the Unicatólica warehouse, which underlines the
importance of adaptation and continuous improvement of management processes.

Keywords: Internal audit, inventories, management system, continuous

improvement, ISO 9001:2015 Standard

20
 INTRODUCCIÓN

El manejo y control del inventario comenzó en la antigüedad, cuando los pueblos,

debido a las épocas de escasez, deciden almacenar grandes cantidades de
alimentos, para hacer frente a ellas. Hoy en día, las empresas buscan contar con
una buena gestión y administración de sus inventarios debido a que este tema
afecta la competitividad empresarial en los mercados donde existe una variedad
de productos y referencias que satisfacen necesidades similares. Por esta razón,
es necesario “tener claro con qué se cuenta, cuáles son los más solicitados,
identificar aquellos que ya no pueden venderse, los averiados, entre otros”.
(Arguello, Olivarez, Caterin, & Menjura, 2019)

En la actualidad, la mayoría de las PYMES, cuentan con problemas en la gestión y

administración de los inventarios. Un estudio realizado a las PYMES en la ciudad
de Villavicencio, Colombia arrojó como resultado que un “43% de las empresas
dedicadas a la comercialización de artículos no cuenta con manuales de
procedimiento, que describan lo relacionado con la custodia, registro y control de
los inventarios” (Arguello, Olivarez, Caterin, & Menjura, 2019). Además, ese
mismo estudio reveló que un 44% de las Pymes en Villavicencio no cuentan con
un manual de segregación de funciones que direccione a cada miembro de la
organización. También, se demostró que las empresas “aún no están 100%
comprometidas con la importancia de las políticas para la recepción
almacenamiento y la conservación del inventario”. (Arguello, Olivarez,
Caterin, & Menjura, 2019). Uno de los muchos problemas que puede causar cada
una de las situaciones mencionadas anteriormente, es la deficiencia en el
procedimiento de administración y control de los Inventarios.

21
En Unicatólica, se presenta una situación similar a la descrita en el párrafo
anterior. En la bodega de servicios generales de la sede Pance de esta institución,
se encuentra una bodega pequeña con una variedad artículos, los cuales se
encuentran distribuidos de una forma incorrecta. además, se presentan
problemas con la gestión documental.

Lo anterior se da, debido a que existe poco conocimiento del método de control
actual del inventario, ausencia en la codificación de los artículos y falta de
estandarización en el proceso, generando en la organización, pérdida en la
productividad de los trabajadores, deficiencia en los controles que se le realizan a
los pedidos; demoras en los procesos de compra y desproporción en la
planificación del reabastecimiento de insumos.

A manera de conclusión, es importante realizar un análisis sobre el procedimiento

de administración y control de los Inventarios que se lleva en la bodega de
servicios generales de Unicatólica en la sede Pance, pues esto genera
consecuencias no sólo en la trazabilidad y verificación de los artículos sino en la
gestión documental que se lleva a cabo dentro de la bodega.

22
 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La fundación Universitaria católica Lumen Gentium (Unicatólica), es una

organización prestadora del servicio de educación superior, fundada en el año
1996 por el arzobispo Isaías Duarte Cancino, tiene tres sedes y cuatro centros de
formación en todo el departamento del Valle del Cauca. En esta reconocida
universidad, se cuenta con procesos de compra e inventarios debido a la solicitud
de materiales por parte de: los docentes, personal administrativo y de oficios
varios, jardineros, visitantes, por lo que se debe mantener un stock en la bodega
para lograr satisfacer la demanda solicitada.

Actualmente, Unicatólica, se encuentra en proceso de certificación de alta Calidad,

“expedida por el Ministerio de Educación Nacional a todas las instituciones de
educación superior que logran la excelencia académica exigida tanto en sus
programas académicos como en su labor educativa” (Rivera, 2021). Por lo
anterior, en la bodega de servicios generales, sede Pance, se llevó a cabo una
auditoría interna, donde se evaluó el proceso de gestión de infraestructura física y
servicios complementarios, enfocándose en el procedimiento de tratamiento de
inventarios, con el objetivo de validar el cumplimiento de los controles frente a la
gestión, administración y custodia de inventarios.

La auditoría interna realizada por el señor Marlon Pérez , demostró que en la

bodega de servicios generales existe como problema central la deficiencia en el
proceso de administración y control de los inventarios, debido a que no se cumple
con un colaborador designado oficialmente para la recepción del inventario,
además no se cuenta con un formato o archivo para el reporte y control de
insumos y/o mercancías parciales, también hace falta un formato para reportar las
novedades que se presentan con las devoluciones, Por otro lado, el formato que
se utiliza en Excel como Kardex mercancías no se encuentra estandarizado; los
muebles y/o estanterías destinadas para la ubicación de los inventarios, no
cuentan con stickers para identificar la posición en la que se encuentra el artículo.

23
1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Qué acciones se puede tomar para mejorar la eficiencia en el proceso de

administración y control de inventarios de la bodega de servicios generales de
Unicatólica?

SISTEMATIZACIÓN

- ¿De qué manera se puede conocer el método de control actual de

inventario que se lleva en la bodega de servicios generales?

- ¿Cómo se pueden implementar prácticas efectivas de gestión

documental en una organización para optimizar la eficiencia en el
manejo de la información?

- ¿Cómo se puede validar el registro eficiente de la información que se

diligencia en el Kardex que se utiliza en la bodega de servicios
generales de Unicatólica?

24
 2 JUSTIFICACIÓN

2.1 ALCANCE

Este sistema de gestión inicia a partir de un estudio de campo en la bodega de

servicios generales de la sede Pance. Durante la primer visitase analizó el
proceso, los formatos, las entradas y salidas de mercancía, y se entrevistó a las
personas encargadas de esta. Toda la información brindada fue utilizada como
insumo para proponer un sistema de gestión de inventarios basado en la ISO
9001: 2015 Igualmente, este proyecto busca generar como entregable una
herramienta en Excel enfocada en el manejo y control de cantidades del inventario
de la bodega de UNICATÓLICA de la sede Pance.

2.2 LIMITACIONES

"Este proyecto tiene como objetivo proponer un sistema de gestión basado en la

norma ISO 9001:2015, enfocado exclusivamente en la sede Pance de Unicatólica.
En este enfoque, se considerarán únicamente las cantidades físicas de los
insumos, y no se abordará los costos asociados con estos materiales. Además, se
aclara que este proyecto se limitará a la propuesta en sí, y no se llevará a cabo
ninguna capacitación de personal. Es importante destacar que, en las reuniones
sostenidas con las personas involucradas en el proceso, es posible que no se
haya proporcionado información sensible. Por esta razón, esta información no será
tomada en cuenta en el desarrollo de este trabajo."

25
 2.3. IMPACTO SOCIAL

Esta propuesta de un sistema gestión basado en la ISO 9001 puede tener un

impacto social significativo al fomentar una cultura organizacional positiva. Esto se
traduce directamente a conductas más adecuadas, un mayor orden, un mejor
ambiente laboral y aumento en la productividad, lo que a su vez logra mejorar la
imagen y reputación de la institución, cumpliendo de esta forma las necesidades
presentadas por sus stakeholders.

2.3[2.2] IMPACTO AMBIENTAL

Dentro de los principales objetivos de este proyecto se encuentra el sistematizar el

proceso de inventarios de la bodega de UNICATÓLICA. Por lo cual, se reducirá
considerablemente el uso de papel, pues actualmente muchos de los formatos
establecidos se diligencian de forma manual. Esto permitiría contribuir con la
reducción progresiva de la contaminación y deforestación ambiental.

2.4[2.3] IMPACTO ECONÓMICO

Según Durán (2012), “Los inventarios constituyen el nexo entre la producción y la

venta de un producto y representa una inversión considerable para la empresa, lo
cual debe ser controlado cuidadosamente por ser el activo corriente de menor
liquidez”, por esta razón, la realización de la siguiente propuesta podría traer
beneficios económicos para la institución, debido a que se tendría un manejo y
control de los insumos dentro de la bodega, lo que permitiría:

- Conocer de manera eficiente las unidades disponibles para uso y traslado a

otras sedes.

- Planear el reabastecimiento de insumos.

- Evitar sobre inventarios y mercancía agotada.

- Conocer la rotación de los productos

26
 3 OBJETIVOS

3.1 GENERAL

Desarrollar una guía basada en la ISO 9001:20215 para el mejoramiento del

sistema de gestión de calidad de la bodega de servicios generales – Sede Pance
de Unicatólica.

3.2 ESPECÍFICOS

- Diagnosticar el estado actual en cuanto a los procedimientos existentes

para el tratamiento de inventarios de la bodega de servicios de
Unicatólica.

- Elaborar un plan que incluya los pasos específicos que se deben seguir
para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:20215

- Validar el plan de implementación desarrollado para el procedimiento

de gestión, administración y custodia de los inventarios
 4 ESTADO DEL ARTE

Para la elaboración del estado de arte se tuvo en cuenta investigaciones

anteriores sobre el manejo y control de inventarios y el desarrollo de sistemas de
gestión en estos, logrando obtener así más información para el desarrollo del
presente trabajo de grado.

4.1 PROPUESTA CONTROL INTERNO A LOS INVENTARIOS BASADOS EN

LAS NORMAS INTERVENCIONES DE CONTABILIDAD

En cuanto a el control interno de los inventarios basados en las normas

internacionales de contabilidad, uno de los autores consultados, (Jackeline del
pilar hurtado, 2017) plantea una metodología de control, conservación y manejo de
los inventarios en las empresas, la misma que permitirá aplicar procedimiento que
mitiguen los riesgos contables que se generan en la contabilización de las
existencias es decir de los inventarios. La metodología propuesta tiene como
finalidad principal el de proporcionar a las empresas un modelo estándar de
control de los inventarios mediante la aplicación de procedimientos como la
medición del costo, reconocimiento del gasto, identificación de las deficiencias,
diseñando procedimientos de mejorar al adquisidor, ingreso, empoderamiento,
toma física y salida de la mercadería.

Ampliar con resultados

28
4.2 PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS
MEDIANTE LA LOGÍSTICA 4.0 PARA PYMES EN COLOMBIA

Con relación al control inventarios, En Colombia el proceso logístico de

almacenamiento en las pequeñas y medianas empresas (PYMES) representa casi
un tercio de los gastos totales del país, proceso donde se han identificado varios
problemas asociados a esta práctica, como lo son la organización de la
mercancía, la clasificación, el conteo y el registro de la información al realizar
procesos manuales donde aumentan los tiempos de operación y la inexactitud en
estos datos. Por esta razón (ANGIE JULIET LARA BARRERA, 2020) Propone un
modelo de gestión de inventarios que permita ejecutar el proceso logístico de
manera organizada, eficiente y eficaz aplicada a los centros de almacenamiento
de las empresas PYMES en Colombia implementando herramientas tecnológicas
de la industria 4.0.

4.3 PLAN DE MEJORAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA DEL

ALMACENAMIENTO EN LA ORGANIZACIÓN HERVAL LTDA

Según Brigette, el principal objetivo para dar solución al déficit en la gestión de

logística de almacenamiento de la organización HERVAL Ltda. (Hurtado Brigette,
2011) es caracterizar el proceso logístico del almacenamiento y presentar un plan
de mejoramiento, usar prácticas de almacenamiento estándar de la industria;
describir el estado actual del área del almacén, identificar las fortalezas y
debilidades de la empresa objeto de estudio y, en última instancia, desarrollar un
plan de mejora del almacén que sirva para optimizar la gestión del espacio y los
materiales utilizados por la empresa.

29
4.4 LOGÍSTICA EN EL SECTOR METALMECÁNICO. DOS QUEBRADAS:
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA.

Las Prácticas de almacenamiento en los artículos metalmecánicos para la

industria y comercializadoras de autopartes en las ciudades de Pereira y
Dosquebradas, tienen como objetivo principal describir las prácticas de
almacenamiento usadas con mayor frecuencia en el sector metalmecánico de
autopartes, en la industria y comercializadoras más representativas (RAMÍREZ,
2011) ; esta investigación les permitió lograr su objetivo al describir cuales son los
sistemas de almacenamiento más implementados por las industrias y
distribuidoras de autopartes, para así, poder identificar cuáles son los diferentes
factores que afectan el almacenamiento de los productos y a su vez describir los
indicadores de gestión de almacenamiento de uso común en las industrias y
comercializadoras más representativas del sector.

4.5 DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS Y

ASIGNACIÓN DE ESPACIOS PARA LA EMPRESA PLASTIEMPAQUES
B.H. LTDA

(Arteaga & Corredor, 2015) realizaron un diagnóstico general de manejo de

inventarios para la empresa PLASTIEMPAQUES B.H. LTDA, con el fin de
desarrollar un sistema de gestión de inventarios y asignación de espacios para
esta. La metodología utilizada fue la clasificación ABC de materias primas y
productos terminado, pues esta tiene como objetivo optimizar el control y
distribución de estos dentro de la bodega, posteriormente presentó pruebas de
normalidad y gráficos de tendencia basados en el análisis de los productos tipo A,
evidenciando la estacionalidad de la demanda y la poca variabilidad en los datos,
por lo que se determinó el Algoritmo de Silver-Meal como el modelo más
adecuado para cubrir las necesidades de la empresa.

30
4.6 ADMINISTRACIÓN DEL INVENTARIO: ELEMENTO CLAVE PARA LA
OPTIMIZACIÓN DE LAS UTILIDADES EN LAS EMPRESAS

(Yosmary Duran, 2012) siendo una de las autoras consultadas, presenta en su

trabajo de investigación una metodología de análisis documental, cuyo propósito
es analizar las técnicas de administración de inventario como elemento clave para
la optimización de las utilidades en las empresas, debido a que, en la práctica
empresarial, muchos gerentes cometen el error de no reconocer la importancia de
llevar a cabo una eficiente administración del inventario. Por ello, desarrollo en su
trabajo cuatro apartados: los fundamentos teóricos de la administración del
inventario en las empresas; revisión de investigaciones en el ámbito de la
administración de inventario; factores a considerar en la administración del
inventario; y por último, las recomendaciones para la administración del inventario.
La autora concluyó, que a medida que se logre conocer y manejar un mayor
número de técnicas en la administración del inventario, la probabilidad de éxitos,
ganancias, operatividad, supervivencia, crecimiento y competitividad en las
empresas se incrementará; por consiguiente, se optimizarán las utilidades

31
 5 MARCO REFERENCIAL

5.1 MARCO TEÓRICO

5.1.1 Control interno:

"El control interno debe ser una parte fundamental de la gestión y planificación
táctica de una organización. Esto incluye la asignación de tareas y
responsabilidades, así como la implementación de medidas para proteger activos
y elementos críticos que impulsan la eficiencia y efectividad en la información y los
resultados."(Magaña, Prats, & Álvarez, 2021)

5.1.2 Gestión de inventarios:

"La gestión de inventarios es clave en la estrategia de cualquier organización, ya

sea de servicios o producción. Incluye tareas como registro, rotación, clasificación
y selección de modelos basados en métodos de control."(López, 2023)

5.1.3 Sistema de inventario:

"Se trata de un conjunto de políticas y medidas de control empleados para

supervisar la cantidad de artículos en existencia, establecer los niveles óptimos a
mantener, determinar cuándo reabastecer los productos y definir el tamaño
adecuado de los pedidos”. (Parada, 2006)

5.1.4 Sistema de identificación de inventarios:

"En varios campos, incluyendo la cadena de suministro, servicios y fabricación,

hay sistemas para identificar productos de forma manual y automática. Estos
sistemas suelen constar de un portador de información, un lector y un sistema de
información." (Espinal, López, & Montoya., 2010).
5.1.5 Teoría del Ciclo PHVA:

Conocido como ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), ciclo Deming
o ciclo PDCA (Plan, Do, Check-Act, en inglés), el cual es considerado el
método más conocido de mejora continua en el que se basan muchas otras
herramientas útiles para la optimización de los diferentes recursos en la
empresa, humanos, económicos y materiales. (Cruz, 2021).

Figura 2. Teoría del ciclo PHVA

Fuente: Tomado de (Borroto, 2020)

33
5.2 MARCO CONCEPTUAL

5.2.1 Inventarios:

"El inventario incluye recursos utilizados en una organización, siendo una

inversión económica que también respalda las operaciones en caso de situaciones
inesperadas." (Parada, 2006).

5.2.2 Tipos de sistemas de Inventario:

5.2.2.1. Sistema de Inventario Periódico:

El sistema periódico obliga a las entidades a determinar el inventario final de la

entidad a través de un conteo físico realizado al menos anualmente,
generalmente al final del periodo contable. (Fuertes, 2015):

Figura 3.Ecuación del sistema de inventario periódico.

Fuente: Tomado de (Fuertes, 2015)

5.2.2.2. Sistemas de Inventario Continuo:

"El sistema de contabilización en tiempo real requiere ajustes constantes en el

valor de los inventarios en cada transacción. Al comparar esto con el inventario
físico al final del período, se pueden identificar el inventario faltante.” (Fuertes,
2015)

34
5.2.3[5.2.2] Sistemas de procesamiento de transacciones de inventario:

En estos sistemas se proveen puntos de control que son ubicaciones físicas de

transferencia de articulo de inventario. En estos puntos de control se documenta y
registra la transferencia del artículo de forma manual o automática. Parte de la
información que debe documentarse es el número del artículo, la cantidad, la
ubicación y el estado del artículo. (Parada, 2006)

5.2.4[5.2.3] Tipos de sistemas de identificación de inventarios:

5.2.4.1. Sistemas de visión:

“Utilizan cámaras de videos o imágenes fotoeléctricas conectadas a software que

permiten la identificación de productos a través de sus características, formas o
especificaciones”. (Cervera, 2003)

Figura 4. Funcionamiento de los sensores de visión

Fuente: Tomado de (COGNEX, 2023)

35
 5.2.4.2. Reconocimiento óptico de caracteres:

“Se encuentran compuestos por formas impresas sobre los productos y son
reconocidos por haz de luces que son traducidos por algoritmos computacionales,
para obtener la información contenida”. (Espinal, López, & Montoya., 2010)

Figura 5. Funcionamiento del Reconocimiento óptico de caracteres

Fuente: Tomado de (Toshibacenter Digicopy, 2023)

36
 5.2.4.3. Sistemas de radiofrecuencia o RFID:

“Utilizan el principio de ondas de radio para identificar los productos con

capacidades de almacenamiento de información variable y actualizable a través de
la cadena de suministro”. (GS1, Bar Code Types, GS1 International., 2008)

Figura 6.Terminal de radiofrecuencia en picking

Fuente: Tomado de (SOYCO LOGISTICS, 2023)

5.2.4.4. Código de barras:

“Es un sistema compuesto de líneas y espacios que sirve para la captura de

información de los productos” (GS1, Importancia de la logística y cadena de
abastecimiento en la competitivida, 2008)

Figura 7.Código de barras

Fuente: Tomado de (barcode, 2023)

Creo que esta imgane no aplica???

37
 5.2. MARCO CONTEXTUAL

El presente trabajo se desarrolla en el departamento del Valle del Cauca en la

ciudad de Santiago de Cali, en la bodega de servicios generales de la sede Pance
de UNICATÓLICA que se encuentra ubicada en la Cra 122#12-459. Como los
datos que sustentan esta investigación se tiene la auditoría interna realizada por el
departamento de calidad que dio resultados de no conformidad.

Figura 8. Unicatólica sede Pance, vista satelital.

Fuente: Elaboración propia, 2023.

38
5.3. MARCO LEGAL

5.3.4. Normas ISO

5.4.1.1. ISO 9001

La ISO 9001 es una norma internacional que se aplica a los sistemas de gestión
de calidad (SGC) y que se centra en todos los elementos de administración de
calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que
le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios. (Yañez,
2008)

CREO QUE DEBE EXISTIR UNA NORMA EN COLOMBIA ASOCIADA A LOS

INVENTARIOS, DEBEMOS BUSCAR Y CITAR EN EL TEXTOCOMO ES UNA
ENTIDAD ACADAMICA INDIDAGAR SI CAMBNIAN LA REGLAMENTACION

39
 6. METODOLOGÍA

6.2. TIPO DE ESTUDIO

En relación con la metodología adoptada para la presente propuesta, se ha

configurado un enfoque que comprende distintos tipos de estudios con el fin de
lograr una comprensión profunda y exhaustiva del fenómeno bajo investigación,
así como para ofrecer soluciones precisas.

6.2.4. Estudio descriptivo

En primer lugar, se ha implementado un enfoque descriptivo que busca capturar y

analizar las características intrínsecas del fenómeno en estudio, de manera que se
obtenga una interpretación acertada y viable para su abordaje. Este enfoque
descriptivo ha sido fundamental en las etapas de diagnóstico y recopilación de
información, proporcionando una base sólida para la posterior formulación de un
sistema de gestión óptimo y adecuado para la bodega en cuestión.

6.2.5. Investigación de campo

Asimismo, en la presente investigación se ha incorporado una investigación de

campo, mediante la cual se llevó a cabo una evaluación directa y personal del
estado de la bodega de la institución UNICATÓLICA. Esta aproximación permite
obtener datos empíricos y observaciones in- situ, lo que enriquece la credibilidad y
confiabilidad de los resultados obtenidos, al tiempo que facilita una comprensión
más completa de las condiciones reales que rodean al fenómeno objeto de
estudio.

40
6.2.6. Investigación documental

Para garantizar la integridad académica y evitar cualquier forma de copia o plagio,

se ha llevado a cabo una investigación documental. Esta modalidad de
investigación implica la revisión y análisis de documentos previamente publicados,
relacionados con el tema de investigación, con el propósito de obtener una visión
amplia y fundamentada de las diversas perspectivas y enfoques existentes en la
literatura científica y especializada.

6.3. MÉTODO DE INVESTIGACIÓN

La presente investigación utiliza una aproximación metodológica mixta, lo que

significa que se están aplicando tanto métodos cualitativos como cuantitativos
para abordar el problema de investigación de manera integral. Esta combinación
de enfoques permite obtener una perspectiva más completa y profunda del
fenómeno estudiado, al tiempo que permite corroborar y complementar los
hallazgos entre ambas metodologías.

6.3.4. Investigación cualitativa

En la fase cualitativa de la investigación, se está utilizando la observación

participante y las entrevistas para conocer de manera adecuada el contexto y
comprender las experiencias, percepciones y opiniones de las personas
involucradas en todo el proceso de la bodega de servicios generales.

6.3.5. Investigación cuantitativa

En la fase cuantitativa, se está empleando análisis estadísticos para obtener datos

cuantificables y objetivos. Este método permite recopilar datos numéricos que
ayudan a identificar patrones, tendencias y relaciones cuantificables dentro del
fenómeno estudiado.

41
6.4. FUENTES Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN

A continuación, se detallan las actividades llevadas a cabo en cada objetivo:

Objetivo 1: Diagnóstico

Para alcanzar el primer objetivo, que se centra en el diagnóstico de la situación

inicial de la bodega, se llevaron a cabo diversas acciones:

- Observación del estado actual de la bodega, con el fin de identificar

aspectos clave que requerían ser abordados.

- Investigación y documentación de las normativas vigentes que rigen los

procesos de inventario

- Elaboración de una lista de chequeo basada en los requisitos

establecidos por la norma ISO 9001, la cual se completó por medio de una
encuesta de conocimiento.

- Análisis del informe de auditoría interna realizada a mediados del año

2022.

Objetivo 2: Desarrollo de una herramienta

Con relación al segundo objetivo, que implica el desarrollo de una herramienta

específica, se planificaron diversas acciones para lograrlo:

- Elaboración de un cuadro comparativo entre las funcionalidades

ofrecidas por Microsoft Excel y la hoja de cálculo de Google, con el
propósito de evaluar cuál de ellas se adecuaba mejor a las necesidades
del proyecto.

42
 - Investigación sobre la codificación de los artículos, a fin de establecer
un sistema eficiente y consistente para su identificación en la herramienta a
desarrollar. ¿EN SERIO VAMOS A CODIFICAR ARTICULOS?

- Realización del cuadro comparativo entre las metodologías ABC,

Kanban y Zonas fijas (TAMBIEN PODRÍA SER SISTEMADE
ETIQUETADO Y CODIGO DE BARRAS, DEPENDIENDO DE EL PUNTO
ANTERIOR), con el objetivo de seleccionar la más adecuada para el
enfoque de la herramienta.

falta mencionar la creación de los formatos, las hojas de ruta y los procedimiento
como sistema de gestión, de lo contrario, parece que solo hacemos el Excel????
Pero el titulo dice sistema de gestión!!!

LA HERRAMIENTA LE AYUDA AL SISTEMA DE GESTION, NO ES EL SISTEMA

DE GESTION!!!

Objetivo 3: Validación de la herramienta

La validación de la herramienta constituye el tercer objetivo del proyecto, y para su

consecución se propusieron dos alternativas:

- Realización de una prueba piloto en un entorno controlado, con el

propósito de evaluar el desempeño y la efectividad del sistema de gestión y
la herramienta en condiciones reales.

- Ejecución de un juicio de expertos, solicitando la opinión y

retroalimentación de especialistas en el campo quienes proporcionarían una
evaluación crítica y objetiva de la herramienta desarrollada.

43
Para una mejor compresión se plasmó todo lo mencionado con anterioridad en el
Figura 13, el cual presenta de manera concreta y visual los conceptos claves y las
relaciones entre esto:

Figura 9.Fases del proyecto.

Fuente: Tomado de elaboración propia, 2023.

7. DESARROLLO PRIMER OBJETIVO

Primero, se presenta el diagnóstico inicial de la bodega de servicios generales de

la sede Pance de UNICATÓLICA, Además, se muestra los diagramas de flujo del
proceso actual y la propuesta que se realiza por parte de las estudiantes, según la

44
investigación realizada. Finalmente, se encuentra la lista de chequeo con los ítems
que la universidad cumple, cumple parcialmente y no cumple.

7.1. INVESTIGACIÓN DE CAMPO.

Inicialmente, en noviembre del año 2022 se visitó la bodega de servicios generales

de UNICATÓLICA en la sede Pance, se dialogó con los empleados a cargo y se
realizó una inspección visual donde se encontró un almacén pequeño con una
variedad de artículos, tales como productos de aseo, cafetería, jardinería, material
eléctrico y de ferretería, observar la figura 3.

Figura 10.Estado inicial de la bodega

Fuente: Elaboración propia,2022.

Faltaría el organigrama de la bodega …

Como funciona el proceso actualmente

Como se llevan a cabo el pedido, la recepción y el traslado de los elementos….

Se tendrían que identificar falencias y oportunidades de mejora y por que lo necesario de este trabajo….

45
 7.2. ENTREVISTA CON EL AUDITOR INTERNO.

Durante la visita de diagnóstico, la persona encargada de la bodega manifestó que

se llevo a cabo una auditoria interna que permitió establecer….. Por lo rtanto, era
necesario Se realizórealizar una reunión con el Ing. Marlon Perez que fue la
persona que se encargó de realizar la auditoría interna de la universidaden
UNICATOLICA, para conocer con mayor detalle los resultados que se encontraron
en este proceso. En este espacio, se establecieron los siguientes aspectos:

averiguó que por el momento1. En la actualidad, no hay un formato para registrar

las devoluciones que se realizan a los proveedores o que realizan las
dependencias de la universidad.

Además,2. los archivos de Excel (Kardex) no se encuentran estandarizados, esto

quiere decir que en las hojas de cálculo se cambia la secuencia de las tablas, se
omiten campos, falta información en algunos de sus productos evidenciando
registros incompletos. En la figura xxxx, xxxxxxxx

Figura 11.Estado inicial del KARDEX

Fuente: Tomado de (Perez, 2022)

46
 7.3. SELECCIÓN DEL MODELO A SEGUIR.

Con base a la reunión que se tuvo conA partir de los hallazgos encontrados por la
el auditoria internao, se llegó a la conclusiónse establecio que se debe realizar una
investigación teniendo en cuenta la norma ISO 9001: 2015 que se basa en la
teoría del ciclo PHVA.

Según (Juan Alberto Salazar-Garces, 2020), “El ciclo de Deming” o también

llamado Ciclo PHVA (planificar, hacer, Verificar y actuar) constituye una

herramienta imprescindible para la calidad y el mejoramiento continuo.

La teoría de Deming se considera como una transformación en la gestión

y se enfoca en el mejoramiento de la productividad y competitividad de

las organizaciones.”

En la figura 4, se visualiza la forma en que se desarrolla la teoría del Ciclo PHVA,

según los ítems de la norma ISO 9001.2015.

47
Figura 12.Ciclo PHVA según ISO 9001:2015

Fuente: Elaboración propia según la (Noma Tecnica Colombiana ISO 9001:2015,

2015)

7.4. ENTREVISTA CON LOS COLABORADORES DE LA BODEGA.

Se realizaron preguntas al personal que labora en la bodega de Unicatólica, con el

fin de conocer el control que se les realizaban a los documentos, tipos de formatos
que se llevan, la periodicidad con la que se diligenciaron los formatos, el estado en
que se encontraban archivados. Para esto, se realizó una validación de los
capítulos auditables de la norma ISO 9001: 2015 los cuales comienzan en el
capítulo 4 y termina en el capítulo 10, con el fin de conocer con que ítems la
bodega de servicios generales de Unicatólica, cumple, cumple parcialmente o no
cumple. Las preguntas y las respuestas se detallan a continuación:

48
 7.4.1. Capítulo 4: Contexto de la organización

“Tener en cuenta el contexto en una organización, implica realizar un análisis

previo y profundo del entorno que nos rodea, así como de una serie de
variables que podemos clasificar en tres grupos: variables controlables por
parte de la empresa; variables internas de la empresa que pueden suponer
un límite a la hora de desarrollar su actividad; variables del macroentorno
no controlables” (Noma Tecnica Colombiana ISO 9001:2015, 2015).

En la figura 6, se puede observar los epígrafes que comprenden al capítulo 4 de la

ISO 9001:2015

Figura 13. Capítulo 4 NTC ISO: 9001:2015

4 .1 . C o n o cim ie n to d e la o rg a n iza ció n y d e su co n te xto

4 .2 . C o m p re n sió n d e la s n e ce sid a d e s y e xp e cta ti va s d e la s

p a rte s in te re sa d a s

4 .3 . D e te rm in a ció n d e l a lca n ce d e l siste m a d e g e sti ó n d e la

ca lid a d

4 .4 . Siste m a d e g e sti ó n d e la ca lid a d y su s p ro ce so s

Fuente: Elaboración propia según la (Noma Tecnica Colombiana ISO 9001:2015, 2015)

Para evaluar este capítulo se realizaron las preguntas que se pueden observar en
la Tabla 2:

49
Tabla 1. Lista de chequeo Capítulo 4.

Fuente:
Adaptado de (Tangarife & Tenorio, 2022)

50
Con base a la información anterior, se analizó que la bodega de servicios
generales tiene un cumplimiento del 25% en el capítulo 4 de la NTC ISO
90001:2015, esto se puede observar en la tabla 3.

Tabla 2.Cumplimiento con el capítulo 4 NTC ISO: 9001:2015

Fuente: Adaptado de (Tangarife & Tenorio, 2022)

51
 7.4.2. Capítulo 5: Liderazgo

Para comprender mejor este capítulo de la norma ISO 9001:2015, se puede

observar la figura 9.

Figura 14. Capítulo 5 de la NTC ISO 9001:2015

5 .1 . Lid e ra zgo y co m p ro m iso

5 .2 . P o líti ca

5 .3 . R o le s, re sp o n sa b ilid a d e s y au to rid a d e s e n la
o rg an iza ció n

Fuente: Elaboración propia según la (Noma Tecnica Colombiana ISO 9001:2015, 2015)

Con base en la imagen anterior, la ISO 9001:2015 establece:

La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al enfoque

al cliente asegurándose de que: a) se determinan, se comprenden y se
cumplen de forma consistente los requisitos del cliente, los legales y
reglamentarios aplicables; b) se determinan y se tratan los riesgos y
oportunidades que pueden afectar a la conformidad de los productos y los
servicios y a la capacidad de aumentar la satisfacción del cliente; c) se
mantiene el enfoque en aumentar la satisfacción del cliente. (Noma Tecnica
Colombiana ISO 9001:2015, 2015)

52
Para evaluar este capítulo se realizaron las preguntas que se pueden observar en
la tabla 4:

Tabla 3.Lista de chequeo capítulo 5 NTC ISO: 9001:2015

Fuente: Adaptado de (Tangarife & Tenorio, 2022)

Teniendo en cuenta la figura 10, se analizó que la bodega de servicios generales

tiene un cumplimiento del 16,67% en el capítulo 5 de la NTC ISO 90001:2015,
esto se puede observar en la tabla 4.

Tabla 4.Cumplimiento con el capítulo 5 NTC ISO: 9001:2015

53
 Fu
ente: Adaptado de (Tangarife & Tenorio, 2022)

7.4.3. Capítulo 6: Planificación

La norma ISO 9001:2015 establece, al planificar el sistema de gestión de la

calidad, la organización debe considerar las cuestiones referidas en el
apartado 4.1 Compresión de la organización y su contexto, además los
requisitos referidos en el apartado 4.2 Compresión de la necesidades y
expectativas de las partes interesadas, con esto se deben determinar los
riesgos y oportunidades que es necesario abordar con el fin de: a) asegurar
que el sistema de gestión de la calidad pueda lograr sus resultados
previstos; b) aumentar los efectos deseables; e) prevenir o reducir efectos
no deseados; d) lograr la mejora. (Noma Tecnica Colombiana ISO
9001:2015, 2015)

Este capítulo está conformado por los epígrafes que se observan en la figura 8.

54
Figura 15.Capítulo 6 NTC ISO: 9001:2015

6 .1 . A ccio n e s p a ra a b o rd a r rie sg o s y o p o rtu n id a d e s

6 .2 O b je ti vo s d e la ca lid a d y p la n ifi ca ció n p a ra lo g ra rlo s

6 .3 P la n ifi ca ció n d e lo s ca m b io s

Fuente: Elaboración propia según la (Noma Tecnica Colombiana ISO 9001:2015, 2015)

Para evaluar este capítulo se realizaron las preguntas que se pueden observar en
la tabla 6:

55
Tabla 5.Lista de chequeo capítulo 6 NTC ISO: 9001:2015

F
uente: Adaptado de (Tangarife & Tenorio, 2022)

Con base a la información anterior, se analizó que la bodega de servicios

generales tiene un cumplimiento del 33,33% en el capítulo 6 de la NTC ISO
90001:2015, esto se puede observar en la tabla 7.

56
Tabla 6.Cumplimiento con el capítulo 6 NTC ISO: 9001:2015

Fuente: Adaptado de (Tangarife & Tenorio, 2022)

7.4.4. Capítulo 7: Apoyo

Este capítulo, hace parte del HACER en el ciclo Deming, se encuentra dividido en
5 subíndices, los cuales son: recursos, competencia, toma de conciencia,
comunicación, información documentada, esto se puede observar en la figura 9

Figura 16.Capítulo 7 de la NTC ISO 9001:2015

7 .1 R e cu rso s

7 .2 C o m p e te n cia

7 .3 T o m a d e co n cie n cia

7 .4 C o m u n ica ció n

7 .5 In fo rm a ció n d o cu m e n ta d a

Fuente: Elaboración propia según la (Noma Tecnica Colombiana ISO 9001:2015, 2015)

57
En el capítulo 7.5 Información documentada, informa que se debe tener la
información suficiente que permita cumplir con los objetivos de calidad y mejora de
los procesos, como se puede observar en la siguiente figura 10

Figura 17. Pasos para la implementación de la Información documentada.

Fuente: Tomado
de (Aliados en tecnología y calidad S.A.S, 2023)

58
La anterior imagenEn la implementación, se explica detalladamente los pasos que
se deben tener en cuenta para implementar la información documentada, además
se debe tener en cuenta que la actualización de la norma permite:

Escanear los documentos, estar en cualquier formato, se puede proteger con

accesos de sólo lectura, contraseñas sólo para el personal que deba
acceder a una versión determinada de un documento, codificación de los
formatos necesarios, actualizar a la última versión, controlar los duplicados
de los formatos. (Noma Tecnica Colombiana ISO 9001:2015, 2015)

Teniendo en cuenta el capítulo 7.5. Información documentada de la NTC ISO

9001:2015, se encontró que la mayor parte de los formatos o planillas son
diligenciados a mano, tienen tachones y enmendaduras, esto se puede observar
en la figura 11. Además, no se registra la información continuamente sobre los
pedidos que realizan las dependencias de la universidad.

Figura 18.Estado inicial de los documentos de la bodega

Fuente: Elaboración propia, 2022

Para evaluar este capítulo se realizaron las preguntas que se pueden observar en
la tabla 8.

Tabla 7.Lista de chequeo capítulo 7 NTC ISO: 9001:2015

59
Fuente: Adaptado de (Tangarife & Tenorio, 2022)

Con base a la información anterior, se analizó que la bodega de servicios

generales tiene un cumplimiento del 20, 00% en el capítulo 7 de la NTC ISO
90001:2015, esto se puede observar en la tabla 9.

Tabla 8.Cumplimiento con el capítulo 7 NTC ISO: 9001:2015

60
Fuente: Adaptado de (Tangarife & Tenorio, 2022)

7.4.5. Capítulo 8: Operación

Este capítulo, se enfoca en el HACER del ciclo PHVA, para comprender mejor lo
que las organizaciones den hacer en este punto se debe observar la figura 14 que
se muestra a continuación:

61
Figura 19. Capítulo 8 de la norma ISO 9001:2015

8 .1 . P la n ifi ca ció n y co n tro l o p e ra cio n a l

8 .2 . R e q u isito s p a ra lo s p ro d u cto s y se rv icio s

8 .3 . D ise ñ o y d e sa rro llo d e lo s p ro d u cto s y se rv icio s

8 .4 . C o n tro l d e lo s p ro ce so s, p ro d u cto s y se rv icio s su m in istra d o s e x te rn a m e n te

8 .5 . P ro d u cció n y p ro v isió n d e l se rv icio

8 .6 . Lib e ra c ió n d e lo s p ro d u c to s y se rv icio s

8 .7 . C o n tro l d e la s sa lid a s n o co n fo rm e s

Fuente: Adoptado de (Gehisy Hernández, 2016)

En este capítulo, se encuentran los problemas mencionados por el auditor Marlon

Pérez (errores con el KARDEX), esto se describe detalladamente en el capítulo
7.4. Entrevista con el auditor Marlon Pérez de este documento.

Para evaluar este capítulo se realizaron las preguntas que se pueden observar en
la tabla 10.

Tabla 9.Lista de chequeo capítulo 8 NTC ISO: 9001:2015

62
Fuente: Adaptado de (Tangarife & Tenorio, 2022)

Tabla 10.Lista de chequeo capítulo 8 NTC ISO: 9001:2015

63
Fuente: Adaptado de (Tangarife & Tenorio, 2022)

Tabla 11.Lista de chequeo capítulo 8 NTC ISO: 9001:2015

64
Fuente: Adaptado de (Tangarife & Tenorio, 2022)

Con base a la información anterior, se analizó que la bodega de servicios

generales tiene un cumplimiento del 35,71% en el capítulo 8 de la NTC ISO
90001:2015, esto se puede observar en la tabla 13.

Tabla 12.Cumplimiento con el capítulo 8 NTC ISO: 9001:2015

Fuente: Adaptado de (Tangarife & Tenorio, 2022)

65
 7.4.6. Capítulo 9: Evaluación del desempeño

Con este capítulo se empieza la verificación del ciclo PHVA. En este capítulo se
pueden aplicar las mediciones que sean necesarias para evaluar el SGC,
seguimiento de los procesos por medio de KPI ´s de desempeño, análisis de cada
uno de los indicadores, realizar auditorías internas y todo se debe revisar por los
analistas, supervisores, coordinadores, jefes de áreas y por la alta dirección.

A continuación, se muestra los epígrafes que comprende al capítulo 9 de ISO

9001:2015.

Figura 20.Capítulo 9 de la NTC ISO 9001:2015

9 .1 S e g u im ie n to , m e d ició n , a n á lisis y e va lu a ció n

9 .2 A u d ito ría in te rn a

9 .3 R e visió n p o r la d ire cció n

Fuente: Elaboración propia según la (Noma Tecnica Colombiana ISO 9001:2015, 2015)

Para evaluar este capítulo se realizaron las preguntas que se pueden observar en
la tabla 14.

66
Tabla 13.Capítulo 9 de la norma ISO 9001:2015

Fuente: Adaptado de (Tangarife & Tenorio, 2022)

67
Con base a la información anterior, se analizó que la bodega de servicios
generales tiene un cumplimiento del 66,67% en el capítulo 9 de la NTC ISO
90001:2015, esto se puede observar en la tabla 15.

Tabla 14.Cumplimiento con el capítulo 9 NTC ISO: 9001:2015

Fuente: Adaptado de (Tangarife & Tenorio, 2022)

7.4.6. Capítulo 10: Mejora

Con este capítulo se empieza el actuar del ciclo PHVA. En este ítem se deben
conocer las oportunidades de mejora que se encuentran dentro de los procesos.
La organización debe implementar acciones correctivas con el fin de cumplir con
las necesidades del cliente y mejorar la satisfacción del de este mismo. Además,
se deben mejorar continuamente los procesos dentro de la organización que es la
razón de ser de la metodología del Ciclo Deming o PHVA.

A continuación, se muestra los epígrafes que comprende al capítulo 10 de ISO

9001:2015.

68
Figura 21.Capítulo 10 de la NTC ISO 9001:2015

1 0 .1 G e n e ra lid a d e s

1 0 .2 N o co n fo rm id a d y a cció n co rre cti va

1 0 .3 M e jo ra co n ti n u a

Fuente: Elaboración propia según la (Noma Tecnica Colombiana ISO 9001:2015, 2015)

Para evaluar este capítulo se realizaron las preguntas que se pueden observar en
la tabla 16.

69
Tabla 15.Capítulo 10 de la norma ISO 9001:2015

Fuente: Adaptado de (Tangarife & Tenorio, 2022)

70
Con base a la información anterior, se analizó que la bodega de servicios
generales tiene un cumplimiento del 66,67% en el capítulo 10 de la NTC ISO
90001:2015, esto se puede observar en la tabla 17.

Tabla 16.Cumplimiento con el capítulo 10 NTC ISO: 9001:2015

Fuente: Adaptado de (Tangarife & Tenorio, 2022)

tabla final del porcentaje única y hablar que de acuerdo que los inidcadores esta
por debajo del 40%, el iunforme de auditoria y el proceso de alta calidad, es
neceario el proceso de mejora -………

7.3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ACTUAL.

Se realizó un flujograma del proceso actual que se lleva a cabo en la bodega de

servicios generales de Unicatólica, con el fin de representar gráficamente las
actividades que son llevadas a cabo en esta área y poder analizar con mayor
detalle la situación que se presenta. (ver anexo A).

7.3.1. Oportunidades de mejora dentro del proceso

En el anexo A se observó, que en la actividad recepción del proveedor el

personal, según el auditor interno de UNICATÓLICA, los colaboradores de la
bodega deberían recibir los artículos comprados por medio del uso de los
siguientes formatos: Formato de solicitud de bienes productos y servicios, orden
71
de compra correo institucional de donde se autoriza la compra, remisión del
proveedor.

Sin embargo, el personal sólo hace uso de la remisión del proveedor, formato
donde se señalan los artículos que el proveedor le ha entregado al auxiliar. Esto
genera un riesgo alto en la trazabilidad y verificación de los insumos, puesto que,
al no contar con los soportes generados internamente, se puede generar
inconsistencia entre lo comprado y lo que realmente le está llegando a la
universidad.

Por otro lado, en el anexo A se puede observar que la creación de la orden de

compra, en el sistema se realiza después de haber almacenado los artículos en la
bodega, esto trae como consecuencia que el proveedor pueda desorientar a los
auxiliares que se encuentran en la bodega sobre la cantidad de artículos que
realmente se solicitaron.

7.3. PROPUESTA DEL DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO.

Se realizó una propuesta para mejorar el proceso gestión de infraestructura física

y servicios complementarios, teniendo en cuenta las oportunidades de mejora que
se encontraron en la actividad recepción del proveedor, creación de la orden de
compra después de haber almacenado los artículos, actividades que se deben
realizar por si se realiza una devolución por parte de las dependencias de la
universidad o de la universidad al proveedor en caso de ser necesario.

Lo descrito anteriormente se puede observar en el anexo B. Por otro lado, se

realizó un cuadro comparativo para mostrar visualmente los cambios que se
propusieron (ver tabla 18).

72
Tabla 17. Comparación entre el proceso actual y la propuesta realizada

Fuente: Elaboración propia, 2023

Teniendo en cuenta el cursograma anterior, se pueden observar los cambios

realizados en el proceso gestión de infraestructura física y servicios

73
complementarios, (revisar las actividades resaltadas en color azul) donde se
puede analizar lo siguiente:

 En primer lugar, en el proceso actual se tiene como actividad #1 realizar la

solicitud de requerimientos de insumo mientras que en la propuesta este
ítem corresponde al diligenciamiento de “requerimientos de bienes,
productos y servicios”. Esto se realiza con el objetivo de llevar una
trazabilidad respecto a la cantidad de artículos que se están solicitando y
con esto mismo conocer el consumo, rotación y variabilidad.

 En segundo lugar, se puede observar en la actividad #5 del proceso actual

se realiza la compra con los proveedores seleccionados sin diligenciar
algún documento y que este pueda quedar como soporte por si se presenta
alguna novedad en las compras que se están realizando, por esto se
propone autorizar la compra de los artículos vía correo institucional.

 En tercer lugar, se propone elaborar la orden de compra en el sistema

antes de haber almacenado los artículos como se está realizando
actualmente. Esto se realiza porque fue una oportunidad de mejora que se
encontró al momento de realizar el flujograma del proceso actual (anexo A).

 Como cuarto punto, se tiene en el proceso actual en la actividad 7 y 8, se

firma la remisión por parte del auxiliar de la bodega y del jefe
inmediato sin haber verificado la cantidad y calidad de los artículos que
están siendo entregados, Por esta razón, se propone verificar la
mercancía física conforme a la remisión y la orden de compra, después
de este procedimiento se puede firmar y sellar los documentos entregados
por los proveedores.

 Se propone, registrar las entradas en el KARDEX antes de almacenar

los artículos recepcionados, con el fin de llevar un control sobre los
artículos que se encuentran dentro de la bodega.

74
 Por último, se propone registrar las devoluciones en el formato
correspondiente, además se deben registrar en el KARDEX para llevar
una trazabilidad. Actualmente, se envían sólo por correo electrónico.

8. DESARROLLO SEGUNDO OBJETIVO

9. DESARROLLO TERCER OBJETIVO

75
 10. CONCLUSIONES

En esta sección deberás realizar las conclusiones, para ello debes tener en cuenta
los objetivos específicos que fueron planteados, como mínimo presenta 3 por cada
uno de ellos.

Cada conclusión es un párrafo que se redacta en pasado y hace referencia a un

resultado importante del capitulo que estas concluyendo, debe ser específico y
contundente.

Ejemplo de redacción

La falta de documentación de los procedimientos y tareas en la plana ocasionan

errores que traen consigo pérdidas significativas como: fallas o daños de los
equipos, incremento del riesgo de accidentes de trabajo y/o desarrollar
enfermedades laborales, además no puede medirse ni gestionar el impacto
ambiental de la empresa.

Se diagnosticó la situación actual de la organización frente a las frente a las

normatividades actuales correspondientes que integran el SG-SST, teniendo como
resultado 6.96% de 100% según el Decreto 1072 de 2015 y 13% en la evaluación
inicial de la Res 0312 de 2019.

76
 11. RECOMENDACIONES

En este espacio debes de brindar recomendaciones dirigidas a la empresa, a la

universidad y/o a alguien que este interesado en seguir con tu proyecto, deben ser
claras y precisas.

77
 12. BIBLIOGRAFÍA

En esta sección van las referencias que usaste, se recomienda realizarlas con un
gestor de citas y de acuerdo a las indicaciones del documento.

78
 13. ANEXOS

ANEXO A. Diagrama de flujo del proceso actual en la bodega de servicios generale de UNICATÓLICA.

Fuente: Elaboración propia, 2023

79
ANEXO B.Propuesta de diagrama de flujo para el proceso en la bodega de servicios generale de
UNICATÓLICA.

Fuente: Elaboración propia, 2023

80
 RECOMENDACIONES DEL CRAI-BIBLIOTECA PARA EL USO DE ESTA
PLANTILLA

La biblioteca tiene unos parámetros que debes cumplir en tu trabajo de grado, el

formato a usar es Icontec y las citas deben estar en formato APA 7 edición.

● No use mayúsculas sostenidas en los párrafos del documento. Si quiere

destacar una palabra o frase use negrilla.

● En el desarrollo del trabajo no debe utilizar letras para hacer subdivisiones

o listados, en este caso use viñetas.

● Se debe evitar títulos o subtítulos solos al final de la página o renglones

sueltos, para ello se usa insertar salto de página.

● Todos los títulos deben ir en un en un párrafo independiente.

● Todo capítulo, a su vez, puede subdividirse en otros niveles y sólo se

enumera hasta el cuarto nivel.

TÍTULOS DE PRIMER NIVEL (CAPÍTULOS DEL TRABAJO DE GRADO)

Se usan para identificar un nuevo capitulo del trabajo de grado, no debes crear
más de los que ya se establecieron en esta plantilla.

● El título de cada capítulo debe estar centrado, numerado y comenzar en

una hoja independiente.

● Para un título de capitulo nuevo: Inserte una página,

81
● En estilos de título, debes usar “Titulo 1”.

TÍTULOS DE SEGUNDO NIVEL

Se usan para identificar y organizar secciones que van en las partes internas de
un capítulo.

● En estilo de títulos usa “titulo 2”

● No deben quedar sin contenido en una página, es decir si el titulo queda al final

de una página, deberá ir en la siguiente.

Títulos de tercer nivel

Se usan para ordenar los subcapítulos, para esta plantilla no se usarán más
divisiones del trabajo, es decir solo usaras hasta el titulo 3

● Se escriben con mayúscula inicial y el resto en minúscula respetando los

nombres propios y siglas.

● Se usa estilo de estilo “Titulo 3”.

TÍTULOS DE FIGURAS Y TABLAS

En este trabajo de grado las imágenes, diagramas, fotografías, dibujos, etc. Serán
considerados Figuras)

Tablas y cuadros permiten una mejor visualización de los datos, de comunicar su

contenido, de calcularlos de manera estadística, de almacenarlos de cierto modo

82
que puedan ser visualizados o por decoración, es decir los datos que llaman la
atención pueden ser expuestos de esta manera, serán considerados tablas

Se debe crear lista de figuras y lista de tablas:

NORMAS PARA CITACIÓN

Todo texto científico o académico debe mostrar de forma sistemática las fuentes
que se usaron en su elaboración de tal forma que se cumplan dos objetivos
primordiales: respectar los derechos de autor y permitir que los lectores lleguen a
la misma fuente a la que tuvo acceso el autor, para confirmar, refutar o ampliar lo
que dice el texto.

EJEMPLOS DE CITACIONES BIBLIOGRÁFICAS

Existen gestores bibliográficos compatibles con Microsoft Word que permiten

agilizar el proceso de construcción y generación de citas y bibliografías. Entre los
más conocidos se destacan Mendeley, Zotero, EndNote y Refworks

Al momento de agregar las citas tenga en cuenta que pueden ser directas o
indirectas:

83
CITA DIRECTA (TEXTUAL)

Una cita es directa o textual cuando se extrae al pie de la letra un fragmento de:

● un documento escrito por otro autor (o propio previamente publicado),

● un material de un artículo de prueba,

● así como información verbal.

Este tipo de cita puede ser corta o extensa dependiendo de la cantidad de texto
que se va a agregar a su documento y su clasificación de corta o extensa debe ser
considerada de acuerdo a la norma seleccionada APA, ICONTEC o IEEE ya que
cada una tiene sus propias condiciones.

CITA INDIRECTA – PARAFRASEAR

La cita indirecta es aquella que expresa las ideas de un autor, pero explicadas con
las palabras de la persona que escribe el documento.

BIBLIOGRAFÍA O REFERENCIAS

Es el listado de las fuentes documentales (libros, artículos, videos, audios, etc.)

consultadas por el investigador y que agregó a su documento para sustentar sus
ideas. Su inclusión es obligatoria.

Para ICONTEC use el termino BIBLIOGRAFÍA y para APA e IEEE use

REFERENCIAS.

14. CHEQUEO ANTES DE ENTREGAR A JURADOS

84
No Detalle Cumple No cumple

1 Utiliza plantilla de trabajos de grado Biblioteca

UNICATOLICA

https://www.unicatolica.edu.co/biblioteca/

2 Configuración de papel en mi documento es tamaño carta

márgenes 3,3,4,2

3 Configuración estilos word Normal 1, Titulo 1, Titulo 2,

Titulo 3, Titulo 4, Epígrafe y Bibliografía

4 Al activar

se verifica que entre títulos y párrafo no hay espacios

adicionales

(Los espacios deben de estar programados no se deben

de dar con enter)

5 El documento tiene el siguiente orden de contenido y que

no están títulos en blanco sin contenido.

ORDEN ICONTEC

1 Cubierta

2 Portada

85
 3 Nota de aceptación

4 Dedicatoria (Si no hay elimine título)

5 Agradecimientos (Si no hay elimine título)

6 Contenido

7 Listas

8 Glosario (Opcional, si no hay elimine título)

9 Resumen

10 Introducción

11 Desarrollo de capítulos

12 Conclusiones

13 Recomendaciones

14 Referencias

15 Anexos (Si no hay elimine título)

6 En la cubierta y la portada los nombres de los autores se

ordenan alfabéticamente por apellidos, no llevan el ID.

JUAN CRUZ CONCHA

XIOMARA ZAPATA CONTRERAS

7 En la portada después de los nombres de los autores, va

especificado para que se presenta el documento proyecto
presentado para optar al título de Tecnólogo en Logística.

86
 O proyecto presentado para optar al título de Ingeniero
Industrial.

8 Los gráficos todos tienen título y fuente y están con Arial 9,

alineación izquierda (estilo epígrafe) y solo tendrán
mayúsculas en el resto del título si hay siglas o la Inicial de
un apellido o nombre propio

9 Las tablas todas tienen título y fuente y están con Arial 9,

alineación izquierda (estilo epígrafe) y solo tendrán

mayúsculas en el resto del título si hay siglas o la Inicial de

un

apellido o nombre propio

10 Toda foto o imagen tiene un título en la parte superior y

este se

encuentra rotulado y numerado automáticamente ( Se

utiliza los

comando Referencias, Insertar título)

11 Las ilustraciones o fotos, cada una tiene título y fuente,

están

con Arial 9, alineación izquierda (estilo epígrafe) y solo

tendrán

mayúsculas en el resto del título si hay siglas o la inicial de

un

87
 apellido o nombre propio.

12 Toda foto, imagen, ilustración, cuadro o Tabla tiene en la

parte

inferior una Fuente indicada en una de estas formas:

Fuente: Los autores …. o

Fuente: Elaboración propia

Cuando es creación de los autores

Fuente: (Morales, 2015, p. 12) … Forma APA 6

Toda cita de imágenes de internet debe aparecer en la

bibliografía. Observe el formato de bibliografía de la

imagen

anterior:

Accesorios-carpinteria. (2016). correas-monofasico.jpg

[Imagen

JPEG, 125 × 125 píxeles]. Recuperado a partir de

http://accesorios-carpinteria.com/c/21333-

medium_default/correas-monofasico.jpg

13 Todas las citas directas tienen una de estas formas

Texto en cursiva (Apellido, Año, p. 2).

Texto en cursiva (Autor, Año, p. 104).

88
 Texto en cursiva (Apellido, Año, pp. 3-7).

Texto en cursiva (Apellido, Año, p. 3-7).

Texto en cursiva (Apellido, Año, párr. 4).

Texto en cursiva (Autor, Año, párr. 4-10).

Texto en cursiva (Apellido y Apellido, Año, p. 104).

Observe que antes del número de página o párrafo hay

espacio,

al final del paréntesis hay punto y al inicio no hay.

La primera letra después del inicio de paréntesis va en

mayúscula.

PARA VERIFICAR ESTE PUNTO DEBE AVANZAR

PAGINA

POR PAGINA EN SU DOCUMENTO

14 Verifique que la tabla de contenido es de 2 niveles y está

alineada a la izquierda,

89
15 Active el visor de “Panel de Navegación”, Utilice los
comandos: vista, panel de navegación, debe aparecer el
panel al lado izquierdo, solo con los títulos numerados, sin
espacios entre títulos. OBSERVE LA ILUSTRACIÓN
ANTERIOR

16 Todos los títulos de Nivel 1 están en mayúsculas

sostenidas

17 Todos los títulos de Nivel 2 están en mayúsculas

sostenidas

18 Todos los títulos de Nivel 3 están con mayúscula inicial y

solo tendrán mayúsculas en el resto del título si hay siglas
o la Inicial de un apellido o nombre propio

90
19 Todos los títulos de Nivel 4 están con mayúscula inicial y
solo tendrán mayúsculas si hay siglas o la Inicial de un
apellido o nombre propio

20 Ningún título en el panel de navegación termina con punto

(eliminar puntos finales)

21 En la numeración se cuenta desde la primera página, pero

se hace visible a partir de la introducción

22 Ningún título está en negrilla

23 El interlineado del trabajo es el mismo para todos los

párrafos 1 -1.5

24 Todos los títulos de primer nivel inician en una página

nueva después de un salto de pagina

91