INF IMP MDO Taxonomia Activos

PROCEDIMIENTO TAXONOMÍA DE ACTIVOS
Código Fecha de última actualización de Versión

PMTO-01 Junio de 2014 01
1. OBJETIVOS
Describir las actividades necesarias para codificar, describir, y documentar la información,

estructural, funcional y administrativa de los activos e instalaciones. Además de:
 Definir los pasos para la actualización de la información de los activos.

 Definir las reglas para identificar activos padres y activos hijos.
 Definir las relaciones jerárquicas entre activos padres y activos hijos
 Definir las asociaciones de repuestos, documentación técnica, información
adicional a activos.
2. ALCANCE
Aplica a todos los activos e instalaciones de la Organización.
3. RESPONSABLES
Ingeniero de Mantenimiento: Responsable de dar los lineamientos y validarlos con el

personal que interviene en el software de mantenimiento, también es el encargado
de actualizar y realizar las modificaciones aprobadas por el grupo de trabajo y/o la
organización.
4. DEFINICIONES Y CONDICONES GENERALES
4.1 DEFINICIONES
 Compañía: Es una unidad económico-social, integrada por elementos humanos,

materiales y técnicos, que tiene el objetivo de obtener utilidades a través de su
participación en el mercado de bienes y servicios.
 Centro de operación: Es una división que realiza la compañía cuando tiene varios
productos o presta diferentes servicios.
 Área operativa: es un conjunto de operaciones necesarias para la prestación de

un servicio (por ejemplo; operaciones taller, operación transporte al cliente final).
 Sistema / activo padre: Una vez definidas las áreas operativas, estas se dividen a
su vez en sistemas o activos padres, estos son activos complejos compuestos de
varios activos hijos.
ACTUALIZÓ APROBO
CARGO: Ingeniero Mantenimiento –
CARGO: Gerente General
Coordinador SGI
FECHA: Junio de 2014 FECHA: Junio de 2014

 Activo hijo: Es un activo de un nivel inferior que cumple con una función
secundaria dentro del activo padre.
Tabla 1. Ejemplo de activos hijo
ACTIVO PADRE / ZONA DE

ELEMENTO COMENTARIO EXPLICACIÓN
MAQUINA
 Es un elemento único identificable.
 Se puede seguir subdividiendo en
activos y/o repuestos.
Motor Activo hijo  El costo del motor es significativo con
respecto al costo total del vehículo.
 Se pueden medir varias variables de
desgaste en el motor.
Es un subsistema tangible del vehículo, que
agrupa activos y/o repuestos, por la
interacción que existe entre esto para
Sistema de
Zona de máquina cumplir un fin específico. (Agrupa los
frenos
diferentes tipos de frenos que tiene el
vehículo, freno de mano, freno de servicio,
freno telma).
Se define como activos hijos, por las
siguientes razones:
 Debido a que los vehículos funcionan
casi continuamente, el desgaste de las
llantas es mayor, esto hace que la
compañía intervenga las llantas,
reencauchándolas, lo que hace llevar un
Puede tratarse como control de estas.
Llantas componente o como  El costo de las llantas en el tiempo es
activo hijo. considerable con respecto al costo del
vehículo (activo padre)
 Si se desinstalan del activo padre se
pueden usar en otro vehículo de iguales
condiciones
 Pueden hacerse mediciones de variables
de desgaste (huella llanta y la presión de
aire).
agrupa activos y/o repuestos, por la
Puerta Zona de maquina
cumplir un fin específico. (agrupa las
puertas delanteras y las trasera y cada uno
de sus repuestos)
Sistema
Zona de maquina agrupa activos y/o repuestos, por la
eléctrico

ACTIVO PADRE / ZONA DE

ELEMENTO COMENTARIO EXPLICACIÓN
MAQUINA
cumplir un fin específico. (Agrupa todos los
sensores, cableado, luminarias, entre otras)
 Se puede seguir subdividiendo en

componentes.
Radiador Activo Hijo
 El costo del radiador es significativo con
respecto al costo total del vehículo.
 Zona de maquina: es un agrupador conceptual de activos padres y/o activos hijos.

Las zonas de maquina son definidos para agrupar activos que cumplen una
función específica dentro de un sistema o del activo padre.
 Activo: Recurso físico manejado por una organización, del que se espera obtener
beneficios, ya sea económicos o de otra índole. En este texto, puede entenderse
como los activos, instalaciones y sistemas del vehículo.
 Activo fijo: Son los bienes que una empresa utiliza continuamente en el desarrollo
de su operación o prestación de servicio y que no espera venderse.
 Jerarquía: Es el nivel especifico en que se descompone una instalación o

compañía
 CMMS: (Computerized Maintenance Management System) Sistema de información

para mantenimiento por computador. Son software que permiten administrar,
sistematizar y automatizar procesos de la gestión de mantenimiento.
 Despiece: Definición de las piezas o partes de un activo
 Consecutivo: Es un número que se incrementa de unidad en unidad.
 Formato: Es un documento donde se registra información.
 Campo: Corresponde a el sitio donde se registra la información en un formato y/o

software.
 Componente: Parte de un activo al cual se le puede realizar labores de

mantenimiento
 Clases de activos: son familias o grupos de activos que cumplen con

características funcionales similares.
 Ficha técnica: es un documento que contiene la descripción de las características

técnicas de un activo

 Prioridad: identificar el nivel de importancia de un activo para la organización,

basándose en un análisis de riesgo o en otros análisis.
 Unidades de medidas: Es un patrón que expresar una cantidad estandarizada de

una determinada magnitud física
 Atributo: son una serie de datos de especificaciones de diseño y funcionamiento

de cada clase de activo, que hacen parte integral de la ficha del activo y
pueden ser datos tanto cualitativos como cuantitativos.
 Asocio: Es la relación que se crea entre dos activos, entre activos y herramientas,
entre activos y oficios, entre otros.
 Taxonomía de activos: es un método a través del cual se ordenan los activos en un

sistema de clasificación compuesto por una jerarquía, áreas operativas, sistemas
activos y componentes de forma anidada. También determina las relaciones de
parentesco entre los activos y su ubicación o importancia en una empresa. El
objetivo de la Taxonomía es organizar al árbol de activos de una organización en
un sistema de clasificación. La taxonomía de activos, se encarga de asignar un
código y una clase agrupadora de activos similares.
Tabla 2. Ejemplo clase-atributo activo
Clase Atributo Características Unidades

Cilindraje 3000 Cm3
No Cilindros 4 UN
Motor
No Válvulas 16 UN
Combustible GAS Ad
Longitud Total 7958 mm
Voladizo
Carrocería
Trasero 2610 mm
Anchura 2500 mm

Compañia
1. Area 2. Area
Operativa Operativa
11. Sistema / 12. Sistema / 21. Sistema /

Activo Activo Activo
111 Activo 121 Activo 122 Activo 211 Activo

Hijo Hijo Hijo Hijo
1111. 1211 1221

Repuesto Repuesto Repuesto
1112 1212
Repuesto Repuesto
Figura 1. Ejemplo de taxonomía
4.2 Definición de entradas y salidas

En la siguiente tabla se describen las entradas y salidas del proceso de taxonomía
de activos.
Tabla 3. Definición de entradas y salidas
ENTRADAS SALIDAS
 Documentos con información 
Instructivo de codificación y descripción
contable, administrativa y de compra de activos e instalaciones
del activo ó instalación Activos y componentes ingresados en el

 Acta de recepción técnica del CMMS. (Computerized Maintenance
activo/vehículo Management System).
 Documentos técnicos del activo ó  Activos e instalaciones con
instalación descripciones y codificación definida
 Planos del activo ó instalación Activos, componentes e instalaciones

con información técnica en CMMS.
 Contratos de servicio (Computerized Maintenance
 Diseños de ingeniería y construcción Management System).
 Planos mecánicos, eléctricos y de  Activos e instalaciones con
instrumentación activo ó instalación jerarquización definida.
 Fotografías del activo o instalación  Clases de activo e instalaciones con
codificación definida
 Catálogos de proveedores
 Listas de clases y atributos de activos e

ENTRADAS SALIDAS
 Lista de repuestos y materiales del instalaciones.
activo  Formato de atributos por clase de activo
 Lista herramientas requeridas para ó instalación.
activos e instalaciones  Listado de repuestos y materiales del
activo.
 Activos con asociación de activos,
herramientas, oficios, entre otros
registrados en CMMS. (Computerized
Maintenance Management System).
 Activos con asociación de clases en
CMMS. (Computerized Maintenance
Management System).
 Activos y componentes con asociación
de repuestos y materiales en CMMS.
 Activos e instalaciones con asociación
de manuales, planos y catálogos en
CMMS. (Computerized Maintenance
Management System).
 Herramientas de activos con
codificación y registrados en CMMS.
 Activos, componentes e instalaciones
con identificación o marcación física
5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
5.1. LINEAMIENTOS
 Todo activo e instalación sujeto a mantenimiento debe tener un código de

identificación.
 Todos los activos e instalaciones nuevos se entregan a mantenimiento con la

información en medio magnético e impreso y debe contener los siguientes
elementos:
 Manuales de operación
 Manuales de servicio
 Manuales de mantenimiento
 Planos eléctricos
 Planos mecánicos
 Planos de instrumentación

 Todos los activos padre deben estar identificados físicamente con el código
asignado de acuerdo al sistema de codificación al igual que los activos hijos que
sea posible identificar.
 Todos los activos deben ser controlados y monitoreados, asegurando que los
activos nuevos sea creado y de igual forma los activos dados de baja sean
registrados en el sistema.
 Cualquier persona ó área que esté involucrada en cualquier cambio o

modificación de un activo, debe reportar estos cambios y solicitar la autorización
al responsable (ingeniero de mantenimiento).
 Todos los activos nuevos deben recibirse formalmente y dejar sentado la recepción
mediante un acta.
El procedimiento de taxonomía consiste en la codificación de los activos,

recopilación de la información técnica de dichos activos (ficha técnica), definir los
atributos y los asocios necesarios para la administración de los activos.
Taxonomía
Jerarquización Codificación Ficha técnica Atributos Asocios
Información Información
general Técnica
Información
administrativa Repuestos
Información
tecnica Herramientas
Figura 2. Proceso Taxonomía


5.2 JERARQUIZACION DE ACTIVOS
Un aspecto importante en el manejo de activos, es la clasificación de los activos en

jerarquías.
El proceso de jerarquización de los activos y procesos de la compañía permite tener

una mejor visualización de la distribución y función de los activos, determinando el
camino para lograr la codificación correcta de los mismos.
Una jerarquía de activos es la relación de cada uno de estos activos o componentes

entre sí, en forma de niveles de un árbol, diagrama o cadena. Las relaciones son
usualmente referidas, mediante asignaciones padre – hijo de los elementos del
catálogo de activos.
Figura 3. Ejemplo de jerarquización de activos
La jerarquización no es usualmente obligatoria, pero si genera grandes beneficios

para la empresa cuando es realizada. Algunos de estos beneficios son:

 Permite revisar los costos desde el nivel en el que fueron registrados, hasta el nivel
en el que la orden de trabajo fue creada, o incluso a niveles superiores (proceso,
área o ubicación).
 Permite una forma fácil de búsqueda de los activos y visualizar su interacción y
ubicación dentro del vehículo o de la compañía. Esto es de especial ayuda para
los planeadores ya que por ejemplo, si una solicitud de trabajo se realiza a un
nivel equivocado, la solicitud de trabajo puede ser corregida fácilmente y para
generar la orden de trabajo en el nivel adecuado.
 Permite definir el impacto de las fallas de activos de niveles inferiores, sobre
sistemas completos.
 Permite visualizar los movimientos de activos hijos.
 Permite visualizar las hojas de vida o históricos de trabajo a varios niveles dentro
de la jerarquía.
5.3 SISTEMA DE CODIFICACIÓN
Para tener un control de los activos/vehículos es necesario crear un método para

codificarlos y así poderlos identificar y diferenciarlos unos de otros
Para la gestión de activos, definir un sistema de codificación es muy importante por

varias razones:
 Estandarizar la forma en la que se identifican los activos para hablar un lenguaje

común.
 Minimizar la posibilidad de que se duplique la información de activos e
instalaciones.
 Asignar toda la información técnica, funcional, estructural y administrativa de un
activo a un único código de identificación
 Disminuir el tiempo requerido para la identificación y planeación del trabajo
sobre los activos.
A nivel mundial se han definido varios sistemas de codificación para designar los
procesos, sistemas y activos, estos sistemas tienen tres partes en común.
 Definición de clases de activo, y atributos por clase de activo.

 Definición de códigos de activos e instalaciones
 Definición de jerarquías de activos.
Estos sistemas de codificación deben cumplir con varias características que permitan
desarrollar bases de datos para la administración de las intervenciones de
mantenimiento:
 Deben ser fácil de aplicar


 Deben ser fácil de administrar

 Deben cubrir todos los tipos de activos.
Para la definición del código de un activo, se debe tener en cuenta:
 El código debe estar basado en la funcionalidad del activo, mas no en la

información estructural o la ubicación dentro del vehículo. Esto garantiza que si el
activo es cambiado de vehículo su código puede mantenerse sin problema.
 El código del activo no debe incluir información de la ficha técnica, puesto que
para ello existen otros campos en las mismas donde esta información es
identificada.
 El código del activo no debe incluir información del nivel en la jerarquía en el que
se encuentra.
 El código del activo no debe incluir la información del proceso o sistema del que
hace parte.
A continuación se especifica el método de codificación para cada uno de los

campos.
5.3.1 Compañía
El código de la empresa se define con un código alfanumérico de 2 caracteres,
que corresponden a las dos primeras letras de la localización o compañía.
Descripción de compañía: La descripción o nombre de la compañía debe ser la

razón social con la que está registrada legalmente
Tabla 4. Ejemplo de compañías
Código
Descripción Compañía Descripción Empresa
Compañía
C3 Masivo de Occidente Cuenca 03 Masivo de Occidente
5.3.2 Proceso – Área Operativa

Para registrar un proceso – área operativa se debe definir un código y una
descripción. El código del área operativa se define usando las tres primeras letras
de la descripción del proceso y la codificación cumple con las mismas reglas
usadas para la definición del código de clase de activo.
Para Masivo de Occidente este campo siempre será Cuenca 3
Tabla 5. Ejemplo de área operativa
Código Área Descripción Área


Operativa Operativa
C03 Cuenca 03
5.3.3 Clases de Activos

Las clases de activo son grupos de activos que cumplen con características
funcionales similares.
Las clases de activo se pueden agrupar a diferentes niveles. Para la definición de

las clases se debe escoger el nivel más general posible, es decir normalmente al
nivel 1 o máximo al nivel 2.
Las clases de activo son identificadas mediante un código y una descripción. Los
códigos deben ser únicos, es decir no pueden repetirse para clases de activo
diferentes.
El código de las clases de activo es identificado por las tres primeras letras de la
clase de activo.
Tabla 6. Ejemplo de clases de activo
Código Descripción
clase activo clase activo
MOT Motor
CAR Carrocería
CHA Chasis
COM Compresor
ELE Elevador
LUB Lubricación
TAL Taller
PAT Patios
BUS Bus
5.3.4 Activos
El sistema de codificación de activos e instalaciones está constituido por el código

de la clase de activo (Tres caracteres) más un consecutivo. A continuación se
muestra un ejemplo:
Tabla 7. Ejemplo de codificación de activo
Código de clase de activo Consecutivo


MOT 001
Para este fin deben tenerse algunas consideraciones:
 No deben existir separadores entre las clases de activo y los consecutivos tales
como guiones, puntos, líneas bajas, slash (/), entre otros.
 Los códigos de activos siempre se escriben en mayúsculas.
Descripción de Activos
La descripción de un activo se realiza de tal forma que se especifique claramente

los activos o instalaciones de tal forma que un mantenedor u operador pueda
identificar fácilmente el activo que se está describiendo.
En la descripción de los activos no se debe usar conjunciones y artículos como

con, de, la, para, lo, el, etc, entre los elementos que constituyen la descripción. No
debe usarse la marca o referencia del mismo sino hacer referencia a su función.
En la estructura de la descripción de activos se especifican tres elementos

adicionales a la clase de activos:
 Función, producto o servicio: Este criterio, específica que hace el activo, por
ejemplo, transportar personas, transmitir potencial, entre otras.
 Ubicación: La ubicación de los activos en el vehículo viene defienda de

fábrica, si la ubicación quedara en la descripción del activo esta deber ser
corta y ayudara a las personas a ubicar el activo.
 Consecutivo de activos: En algunos casos en la misma ubicación puede existir

más de un activo que cumple la misma función, en este caso es necesario
numerar los activos en la descripción para poder identificarlos mejor.
Normalmente se numeran fijando un punto de referencia y contando
ascendentemente de acuerdo a su ubicación, la cantidad de activos que
cumplen la misma función. Esta numeración es independiente del consecutivo
del código del activo.
Tabla 8. Ejemplo de descripción de activos padre.
BUS001 Bus alimentador 001

COM001 Compresor
Tabla 9. Ejemplo de descripción de activos hijo.
Código Descripción Activo Padre

MOT001 Motor Bus alimentador 001
CHA001 Chasis Bus alimentador 001
5.3.5 Zona de máquina

El código de la zona de maquina es de cuatro caracteres, formado por las dos
letras iniciales de las dos primeras palabras de la descripción de la zona de
maquinas
Tabla 10. Ejemplo de zonas de máquina
Código Descripción Zona Maquinas

INYE Sistema inyección
REFR Sistema refrigeración
LUBR Sistema lubricación
ADMI Sistema admisión
Un tema que genera a menudo confusión es que en ocasiones, las zonas de

máquina tienen la misma descripción que una clase de activo o un componente.
Esto puede suceder y es completamente normal, pero cabe aclarar que aunque
la descripción sea igual son conceptos diferentes en cada caso.
5.3.6 Prioridad
Para el registro de la prioridad, se debe definir un código y una descripción. El

código del sistema se define usando las tres primeras letras de la descripción de la
prioridad.
Tabla 11. Ejemplo de prioridades

ALT Alta
MED Media
BAJ Baja

5.3.7 Unidades de medidas

Para el registrar de las unidades se requiere un código y una descripción. Para la
definición del código se usa los estándares universales de unidades.
Tabla 12. Ejemplo de unidades de medida
Descripción
Código
unidad
M Metro
Kg Kilogramo
S Segundo
A Ampere
K Kelvin
Km Kilómetros
5.3.8 Repuestos
La codificación de los repuestos es de tipo alfanumérico, compuesta de siete (7)
caracteres, el primer carácter corresponde a la letra inicial del activo padre al que
pertenece y los dos caracteres seguidos corresponden a las dos primeras letras de
la zona de maquina (MIN, CFR, CPU) y los siguientes caracteres corresponden a un
número consecutivo y/o aleatorio propio de cada repuesto. (Ver procedimiento
de repuestos)
Tabla 13. Ejemplo codificación repuestos
MLU0001 Aceite sintético motor MOBIL 1 ESP
MLU0002 Filtro aceite motor
MAD0003 Filtro aire
CTR0004 Aceite caja velocidad SAE 75W80
CTR0005 Aceite diferencial SAE 85W140
MIN0006 Filtro tamiz GAS
MIN0007 Filtro GAS
Liquido hidráulico frenos NHTSA
CFR0008 116DOT4

5.4 FICHA TÉCNICA
Taxonomía
Ficha técnica
Información
general
Información
administrativa
Información
tecnica
Figura 4. Ficha Técnica
La ficha técnica contiene información técnica, administrativa y general del activo;

normalmente esta información ayuda a identificar las capacidades de diseño y de
operación de los activos. La información consignada en las fichas técnica facilita la
realización de pedidos futuros de activos con las mismas especificaciones.
Todos los activos e instalaciones poseen información de tres tipos

 Estructural.
 Funcional.
 Administrativa.
Esta información es registrada en los formatos de fichas técnicas de activos, y es

consignada en el software de mantenimiento.
Los siguientes son unos de los campos de la ficha técnica que son importantes en la
administración de las intervenciones de los activos.
Tabla 14. Campos ficha técnica
Campo Descripción

Nombre o descripción Identifica del activo, se debe tener cuidado al crear la

activos descripción para no crear descripciones iguales.
Define parte del código del activo
Clase de activo Agrupa activos con características funcionales
similares, para poder definir los atributos.
Atributos Especifica las características de diseño
En la siguiente tabla se muestran los campos de la ficha técnica definidos

anteriormente para el activo Motor del vehículo.
Figura 5. Motor
Tabla 15. Ejemplo campos ficha técnica

Nombre del Campo Asignación del Campo
Nombre o descripción activos Motor
Clase de activo Motor
Motor de
Tipo: combustión
interna
Velocidad
Atributos (rpm): 1500 rpm
Torque: 350 Nm
Tipo
combustible: Gas Natural
El manejo de las clases y atributos de activo permite obtener información de la placa

de características y datos adicionales de cada activo, rápidamente, desde la misma
fuente y sin necesidad de desplazarse hasta la localización física del activo.

5.4.1 Compañía
En este grupo de campos se define los primeros niveles de la jerarquización del
activo. Las compañías requieren de la siguiente información para ser registradas.
 Código de compañía.
 Descripción de compañía:
 Empresa: La empresa es la denominación con la que se conoce al conjunto de
compañías que forman un grupo empresarial
 Otros datos: NIT/RUC/RFC: Es el número de identificación tributaria o fiscal. Este
código es asignado por cada gobierno en cada país.
 Dirección
 Teléfonos
 Fax
 E-mail
 Apartado aéreo
 País
 Ciudad
5.4.2 Proceso – Área operativa

Un proceso se define como el conjunto de operaciones necesarias para la
prestación de un servicio.
Dentro de la compañía, pueden existir uno o varios procesos. Normalmente la

forma más sencilla de identificar estos procesos es identificar los servicios que la
compañía vende u ofrece. Adicionalmente a estos procesos “principales”,
también es necesario identificar otros procesos de apoyo, no relacionados con los
servicios que la compañía vende u ofrece, pero que son necesarios para poder
ofrecer dichos servicios. Los procesos – áreas operativas se registran en una tabla
predefinida y es un dato obligatorio para crear una ficha técnica de activo.
5.4.3 Sistema / activo padre

Cuando se está registrando la ficha técnica de un activo hijo, en el campo Activo
padre se puede establecer directamente la relación padre – hijo, registrando el
código del activo padre. Para realizar esta asociación, la ficha de activo padre ya
debe hacer sido registrada previamente.
5.4.4 Otras identificaciones de los activos

Adicionalmente del código del activo, existen códigos alternos, en el formato
FMTO-02.01 Ficha técnica de activos tales como:
 Número de activo fijo: Para el área contable de la compañía, los activos

tienen una connotación diferente que para mantenimiento, por lo tanto, se
tiene un control diferente e independiente sobre ellos, el área contable
genera su propio sistema de codificación para los activos fijos (vehículos).

Para permitir ligar la información de la ficha técnica de un activo, con su

contraparte contable, se permite que se ingrese el código de activo fijo.
Cabe aclarar que no hay una equivalencia biunívoca entre la información

contable y técnica, ya que desde el punto de vista contable, normalmente,
los activos hijos de una instalación no son considerados como activos fijos
independientes, sólo el activo padre. Por ejemplo, para contabilidad un
vehículo con todos sus activos hijos es un único activo fijo, pero para
mantenimiento, el vehículo, el motor, el chasis, la carrocería, el elevador
(PMR), entre otros, son activos independientes, que están relacionados entre sí
por asociaciones jerárquicas. De otro lado, para contabilidad elementos
como: sillas, mesas, escritorios, entre otros son considerados como activos fijos,
pero para mantenimiento, estos no son considerados como activos.
 Código alterno / Alias: En algunos casos activos pueden tener

denominaciones paralelas al código de activo, para nuestro caso, los activos
desde su arranque en circulación ya poseen un código: La placa. Existen otros
casos muy particulares donde esto ocurre y el código alterno, permite realizar
búsquedas o filtros tanto por el código del activo como por el código alterno.
5.4.5 Datos funcionales

Están referidos a cualquier información que identifique las funciones de los activos,
es decir, aquellos datos que especifican las razones por las cuales fueron
comprados, en otras palabras lo que hacen, o las operaciones que cumplen, entre
ellos están:
 Prioridad: La prioridad de un activo define una forma de identificar el nivel de

importancia de un activo para la organización.
 Color / Forma: El color o la forma hace referencia a estos dos atributos de un

activo, que permite una mejor identificación de las fichas de activos y tener
más opciones de búsqueda. Este es un campo tipo texto, que no viene de una
tabla preestablecida y no es obligatorio para la creación de la ficha técnica
del activo.
 Función: La función principal hace referencia a la razón por la cual el activo fue
comprado y describe lo que hace. La función principal de un activo se registra
usando un verbo en infinitivo, un objeto y al menos un parámetro de
funcionamiento.
Tabla 16. Ejemplo de funciones
Descripción función
Activo
Parámetro
Verbo Objeto
funcionamiento

A máximo 60
VEHICULO/BUS Transportar Personas
km/h
MOTOR Transmitir Torque 350 Nm
 Estado: El estado se refiere a una de las posibles condiciones de funcionamiento

de un activo, en un momento especifico del tiempo. Estas condiciones son las
siguientes.
Tabla 17. Estado activo
A (Activo) I (Inactivo) R (Retirado)
Se presenta cuando un
activo se encuentra Se presenta cuando un
instalado, operando y activo está instalado, pero
El activo es dado de
produciendo los bienes ó no se encuentra operativo
baja por la compañía y
servicios para los que fue por diferentes razones, sin
se supone que no se va
comprado o en otras embargo, tomando ciertas
a usar más en el futuro.
palabras, cuando está acciones, se puede
cumpliendo sus funciones reactivar.
correctamente
 Tiempo de trabajo requerido por día: Este campo identifica el número de horas
que se espera un activo esté disponible para su uso.
5.4.6 Datos estructurales

Son datos relacionados con los que los activos son a diferencia de los datos
funcionales, los estructurales muestran los datos de diseño del activo, su ubicación
y sus características constructivas.
 Ubicación: Este campo identifica en que vehículo se encuentra instalado el

activo
 Fabricante, marca, modelo, serie y referencia: Son atributos relacionados con la

empresa que construyó el activo y los códigos internos que usa esta empresa
para identificar el activo.
 Fecha de fabricación: Es la fecha en la que se terminó la construcción del

activo.

 Largo, alto, ancho y peso: Son atributos dimensionales que permiten, tener una
idea clara del tamaño del activo. Cada uno de los atributos tiene a su vez la
unidad de medida en la que se está especificado el atributo.
 Capacidad máxima: Este dato indica cual es la capacidad máxima de

transportar personas según sus diseñadores. Ejemplos de estos son pasajeros
sentados, pasajeros de pie, o la capacidad de peso que tiene el vehículo.
 Capacidad actual: Este dato indica el número de personas que el activo

puede transportar en las condiciones actuales. Se debe especificar en las
mismas unidades de la capacidad máxima.
5.4.7 Datos Administrativos
 Proveedor: Indica la empresa que vendió el activo. No se muestra en este

procedimiento la información requerida para crear un proveedor. Para mayor
referencia, consultar el procedimiento de gestión de compras.
 País de compra: Indica el país de donde proviene el activo. Los países se

registran en una tabla predefinida y no es un dato obligatorio para crear una
ficha técnica de activo.
 Centro de costos: Es la entidad organizacional financiera más pequeña donde

el presupuesto y las actividades de costos toman lugar en la compaña. Un
centro de costos permite generar o “cargar” costos a un activo, sistema o
proceso y adicionalmente permite tener control y trazabilidad de esos costos.
Para registrar un centro de costos se debe definir:
 Responsable: Define la persona responsable ante la gerencia ó directivos por el

activo. Este responsable es el gerente de operaciones.
 Número de pedido: Indica el número del documento (orden de compra u

orden de pedido) que respalda la adquisición del activo.
 Fecha de pedido: Indica la fecha del documento (orden de compra u orden de

pedido) que respalda la adquisición del activo.
 Fecha de instalación: Indica la fecha en la que los vehículos fueron entregados

por el proveedor.
 Fecha de retiro: Este campo sólo se diligencia cundo un activo es retirado ó

dado de baja. Este campo debe permanecer vacío mientras el activo este en
estado “Activo” ó “Inactivo”.
 Valor de compra: Indica el valor por el que fue comprado el activo.


 Valor actual: Indica el valor del activo a la fecha actual. Proviene de un estudio
realizado por compañías expertas en avalúos y no de un cálculo de
depreciación.
5.4.8 Garantías
En la ficha técnica de activo se registra el código de la garantía. No se muestra en
este procedimiento la información requerida para crear una garantía. Para mayor
referencia, consultar el procedimiento de gestión de compras.
5.4.9 Catálogo de activos
Un catálogo de activos está definido como el registro sistemático de toda la

información, de todos los activos que la compañía posee ó sobre los cuales tiene
responsabilidad, usando un sistema de codificación para su identificación.
En otras palabras es el inventario detallado de todos los activos que la compañía

interviene o podría intervenir.
La información para construir este catálogo (ver entradas del proceso) es variada
e incluyen, planos, manuales del fabricante, órdenes de compra, órdenes de
trabajo, fotos, videos e información de campo.
Estos catálogos son construidos usando cualquiera de las fuentes anteriormente

nombradas como referencia y comprobando la información en campo. La
información de campo es registrada en formatos preestablecidos de fichas
técnicas y posteriormente es registrada en el software de mantenimiento
5.4.10 Priorización de activos
En la mayoría de los casos, las fichas técnicas de los activos cuentan con un
campo para registrar la información de la prioridad. Esta prioridad normalmente
está determinada para determinar qué tan importante es el activo para la
empresa.
Normalmente estos escalafones son usados para identificar donde se deben

enfocar los esfuerzos y recursos para aplicar y mantener una estrategia de
confiabilidad.
Se debe tener cuidado de no confundir la prioridad de los activos con la de las

intervenciones ya que se puede presentar que tengamos activos calificados como
“prioridad alta” y que pueda tener intervenciones de “prioridad baja” y viceversa.
5.5 ATRIBUTOS

Taxonomía
Atributos
Figura 6. Atributos
Los atributos son propiedades, especificaciones o características de un elemento, que

cuantifican o describen sus parámetros de funcionamiento o sus características
constructivas y pueden ser datos cuantitativos y/o cualitativos.
Esta información no se puede registrar directamente en la ficha técnica del activo ya

que para poder lograr algo como eso, la ficha del activo debería comprender todos
los posibles atributos de todas las clases de activo de las industrias, lo cual es imposible
de conseguir.
Para asociar los atributos a un activo se realiza mediante una relación heredada de
información: De la siguiente forma: Ficha técnica – Clase de activo – Atributos, como se
explica mejor mediante el siguiente esquema:
Figura. 7. Relación entre ficha técnica y clases de activo
Como se mencionó anteriormente, las clases son agrupaciones de activos con

características funcionales similares. Cuando la clase de activo se relaciona la ficha del
activo, se heredan todos los atributos que tenga asociada la clase previamente.
El proceso de asociar los atributos a la las clases de activo usualmente no es

obligatorio, pero trae muchas ventajas al hacerlo.

 Información centralizada, disponible y fácilmente consultable

 Posibilidad de hacer búsquedas de activos por atributos.
 Disminución del tiempo de búsqueda de la información de los activos. (No es
necesario desplazarse físicamente al activo).
Es importante una vez identificadas y registradas todas las clases de activo, definir los
atributos que se quieren tener registrados para cada una de estas clases. Los atributos
que se determinen para una clase, son un estándar o plantilla y son los datos que se
deben recopilar y registrar para cada activo que pertenezca a cada clase.
5.6 ASOCIOS
Taxonomía
Asocios
Información
Técnica
Repuestos
Herramientas
Figura 8. Asocios
5.6.1 Asocio de activos hijos – activos padres

Se usan para identificar donde se encuentra instalado un activo hijo dentro de un
activo padre.
Para realizar el asocio entre activos padre y activos hijo existe el formato FMTO-
04.01Asocio activo / activo
5.6.2 Asocios de información técnica a activos


Normalmente los activos son entregados con información técnica tal como
manuales de operación, manuales de mantenimiento, manuales de partes,
manuales de servicio e instalación, planos entre otros. Es importante administrar de
una forma adecuada esta información de la misma forma que identificar a que
activos pertenece.
En algunos casos también se cuenta con información tales como documentos de

garantías, fotos, videos y otra información relevante que está dispersa entre las
personas que interactúan de una u otra forma con el activo.
El asocio de esta información a los activos permite que se pueda ubicar

rápidamente toda la documentación en medios físicos ó electrónicos.
Los activos poseen grandes cantidades de información técnica importante que

debe relacionarse a la ficha técnica para facilitar su búsqueda y hacer consultas
rápidamente.
La gestión de la información de los activos no es del alcance de este

procedimiento, pero como un lineamiento de la compañía debe solicitarse que
todos los activos sean entregados con toda la información técnica mínima:
 Planos eléctricos
 P & ID (Información de procesos e identificación de instrumentación
 Información de lazos de control
 Manuales de operación y servicio
 Manuales de mantenimiento
 Manuales de partes
Toda esta información debe ser organizada, clasificada, inventariada, codificada,

descrita y registrada en el Infomante.
Una vez el proceso de registro se ha realizado, se debe proceder a asociar la

información técnica con los activos para lo cual se usa el formato FMTO-06.01
Asocio información técnica / activo.
5.6.3 Asociación de repuestos a activos. Lista de partes de activos (Bill of material) o

despiece de activos.
Se usan para identificar donde se encuentra instalado un repuesto dentro de un

activo.
Una lista de partes de activos ó asocio de repuestos a activos, es el mínimo nivel de

la jerarquía de un activo y lista:

 Todos los repuestos (ó al menos los más importantes) que tiene instalado un
activo.
 Marca, fabricante, modelo y otros datos de los repuestos instalados en el
activo.
 Cantidad de repuestos instalada.
 La ubicación de los repuestos dentro del activo.
Hay que determinar el detalle en el que debe ser este asocio de repuestos a
activos, a mayor grado de detalle, se genera un mayor conocimiento de los
activos y una mayor información de entrada para la definición de mejores políticas
de inventarios.
La principal ventaja de tener la información de despieces de los activos se logra al

momento de planear las órdenes de trabajo, ya que provee al planeador de
mantenimiento la información de los repuestos y la ubicación de los mismo en el
activo, disminuyendo así el tiempo requerido para identificar los repuestos
requeridos para la ejecución de una intervención.
El asocio de repuestos a activos también conocido como listado de partes de

activo ó BOM, (por sus siglas en inglés, Bill of Material), es una lista de repuestos
completa instalados en un activo, que incluye la localización del repuesto dentro
del activo.
Realizar este proceso trae ventajas tales como:
 Entrada de información al proceso de inventarios de repuestos, conocimiento

de la cantidad de repuestos comunes entre activos.
 Entrada de información al proceso de inventarios para la homologación de los
repuestos.
 Facilidad al momento de planear los repuestos en las órdenes de trabajo, ya
que provee al planeador de mantenimiento una lista exacta de las partes de
cada activo y su ubicación, disminuyendo así el tiempo requerido para
identificar los repuestos necesarios para la ejecución de una intervención.
Para la identificación inicial de los repuestos instalados en los activos se debe

contar con la información de los manuales de partes, planos, información histórica
de consumo de repuestos, experiencia de los mantenedores y en algunos casos
asesoría del fabricante.
La información de los repuestos instalados en los activos, es información basica y

debe ser procesada, puesto que normalmente los manuales de partes de los
activos y los planos, tienen la información de los repuestos codificada con un
sistema de codificación y descripción diferente al de la empresa donde el activo
está instalado, algunas veces hasta en idiomas diferentes, esto ocasiona que se
deba validar y homologar esta información contra la información registrada en el

sistema de inventario de la empresa, ERP o CMMS (Computerized Maintenance

Management System)
Cuando los activos son nuevos, es probable que la información de los artículos o
repuestos no esté ingresada en el sistema de inventario de la empresa, ERP o
CMMS (Computerized Maintenance Management System) en este caso se deben
seguir los procedimientos del área de inventarios para codificar, describir y registrar
los repuestos en el inventario, así mismo como definir si se debe mantener
inventario de algunos de los repuestos del activo y cuanta cantidad.
Para identificar la ubicación de un repuesto en un activo se usa la zona de

máquina, cuya definición, método de codificación y descripción fue explicado
anteriormente.
Para registrar el asocio de repuestos a activos se usa el formato FMTO-05.01 Asocios

repuestos / activos Formato de asocio de repuestos a activos.
Para registrar el asocio de repuestos a un activo se requiere:
 Código del repuesto.
 Código de la zona de máquina.
 Cantidad: Se refiere a la cantidad de repuestos que están instalados en la zona

de máquina específica.
 Unidad: Se refiere al código de la unidad de medida de la cantidad de

repuestos instalados.
 Referencia: Es una denominación que el fabricante del repuesto internamente

le da al repuesto que está instalado en el activo.
 Fabricante: Es el fabricante del repuesto instalado en el activo. Se debe tener

cuidado con no confundirlo con el fabricante del activo.
 Número de parte: Los proveedores o fabricantes del activo algunas veces

asignan un número de parte a los repuestos instalados en el activo, con el fin de
que la empresa que compra el activo pueda solicitar las partes con un numero
estandarizado y se agilice el proceso de compra de repuestos. Esta información
es de especial importancia para el departamento de compras al momento de
hacer requisiciones o pedidos de repuestos.
5.7 Recepción técnica de los activos


Todos los activos cuando fueron o son comprados deben ser recibidos por personal
técnico idóneo que verifique las condiciones en las que el activo es entregado.
La información que incluye el acta varía usualmente incluye la siguiente información:
 Resultados de la inspección visual de recepción

 Información técnica con la que fue entregado
 Lista de partes que se entregan con el activo.
 Certificaciones de aduana
 Factura o contratos de adquisición.
 Acuerdos de servicio
 Garantías
 Catálogos de fabricantes de repuestos.
El acta de recepción de componente, activo e instalación debe ser entregada al

responsable de activos del área de mantenimiento, quien la usara para hacer el
proceso de codificación, descripción y registro de la información del activo.
5.8 Identificación física de los activos
El responsable de los activos debe determinar qué tipo de elemento va utilizar para
marcarlos físicamente. Para tal efecto es indispensable colocar el código del activo
asignado con sistema de codificación. En algunos casos es recomendable usar
también la descripción.
Para permitir al usuario y colaborador de mantenimiento, referirse con precisión al

activo que se desea operar y mantener respectivamente, la identificación debe
cumplir con:
• Ser legible, difícil de borrar o de desprender y perdurable (pintura, estampado,

placas soldadas y etiquetas).
• Quedar en un lugar visible al usuario.
• No deteriorar el activo
5.9 Actualización de la información de los activos
5.9.1 Consideraciones generales
Hay varias condiciones en las que la información de un activo puede cambiar,

como por ejemplo cuando es trasladado de compañía, de cuenca, cuando se
rediseñan o repotencian los activos, o cuando se instalan nuevos activos hijos o
trasladan los existentes.

Cambios
información
Traslado Traslado Rediseño / Activos Retiro

compañía cuenca repotenciación nuevos activos
Figura 9. Cambios en información
5.9.1.1 Rediseño o Repotenciación de activo.
Cuando un activo se rediseña, repotencia, sus características cambian y la

información debe actualizarse en la ficha de características de activo.
Ejemplos de lo anterior, pueden ser cuando los cilindros de un motor se rectifican,

su potencia aumenta. El activo continúa siendo el mismo, pero se debe corregir el
valor de la potencia en la ficha de características de ese activo.
Normalmente, las modificaciones y repotenciaciones son diseñadas, planeadas y

ejecutadas por los departamentos de ingeniería de las compañías ó en algunos
casos por el departamento de mantenimiento. Se debe establecer mecanismos
para que realice un control de rediseños y se reporten las circunstancias en que
originan un cambio en las características de los activos. Para ello existe el formato
FMTO-08.01 Actualización de información de activo, que debe diligenciar
cualquier área que genere un cambio sobre un activo.
5.9.1.2 Traslados de activos entre compañías.
Cuando la unidad requiera trasladar activos a otra compañía del grupo por
eventos como: estandarización de activos, retiro, prestar servicio en una compañía
temporalmente, entre otros. Es necesario cumplir con lo siguiente:
 Inhabilitar la generación de órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo.
 En la compañía de origen se debe realizar un proceso de cambio de

compañía a la compañía destino
 Notificar al almacén para cambio correspondiente en los niveles de inventario

(Ver gestión de inventarios).
 Notificar al almacén sobre el traslado de refacciones o materiales a la unidad.


El cambio también debe reportarse en el FMTO-08.01.
5.9.1.3 Cambio de estado
Los activos de las compañías pueden pasar de estados activos a inactivos o

retirados (Dados de baja) cuando suceden una o varias de las siguientes razones
como:
 Daño que no es posible o rentable reparar

 Cambio de tecnología
 Cumplimiento de vida útil estimada
Cuando esto sucede se debe reportar en el FMTO-08.01 y adicionalmente
 Cambiar el activo de estado Activo a Retirado.

 Inhabilitar la generación de órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo.
 Notificar al área de contabilidad para retirar el activo fijo (Si este se comporta
como tal)
5.9.1.4 Cambio de asocio de activos hijos – padre
Cuando un activo hijo debe ser reemplazado por situaciones como:
 Daño que no es posible o rentable reparar

 Cambio de tecnología
 Cumplimiento de vida útil estimada
 Condiciones medidas mediante monitoreo de condición que son anormales.
Se debe reportar en el FMTO-08.01 y adicionalmente:
 Desasociar del activo padre, el activo hijo actual

 Asociar el activo hijo nuevo al activo padre.
5.9.1.5 Cambio de asocio de activos repuestos – activo
Cuando un repuesto asociado a un activo falla y el instalado no tiene las mismas

características por situaciones como:
 Cambios de referencias
 Cambios de tecnologías
 Cambios de proveedores
 Rediseños

Se debe reportar en el FMTO-08.01 y adicionalmente:
 Realizar el proceso de homologación del nuevo repuesto

 Asociar la nueva referencia de repuesto al activo
5.9.1.6 Cambio de estado de garantías.
Las garantías de los activos pierden vigencia y tienen fechas de vencimiento, esta
información debe ser reportar en el FMTO-08.01 y actualizada en el maestro de
garantías, para que los activos siempre tengan la información de la garantía al día.
6. REGISTROS GENERADOS
CÓDIGO NOMBRE DE REGISTRO VERSIÓN
FMTO-01 Formato inventario de equipos 01

FMTO-02 Formato de ficha de activos 01
FMTO-03 Formato ficha de características de activo 01
FMTO-04 Formato ficha de asocio activo/activo 01
FMTO-05 Formato ficha de asocio repuestos a activos 01
FMTO-06 Formato ficha de asocio información técnica a activos 01
FMTO-07 Formato de atributos por clase de activo 01
FMTO-08 Formato ficha de actualización de información de activo 01
7. CAMBIOS Y MODIFICACIONES
FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÒN DEL CAMBIO (Qué y Por qué?)
APROBACIÓN
01 Junio de 2014 Creación de documento
8. ANEXOS
8.5. FLUJOGRAMAS

8.5.1. FLUJOGRAMA TAXONOMIA



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PROCEDIMIENTO TAXONOMÍA DE ACTIVOS

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Describir las actividades necesarias para codificar, describir, y documentar la información,

 Definir los pasos para la actualización de la información de los activos.

Aplica a todos los activos e instalaciones de la Organización.

Ingeniero de Mantenimiento: Responsable de dar los lineamientos y validarlos con el

4. DEFINICIONES Y CONDICONES GENERALES

 Compañía: Es una unidad económico-social, integrada por elementos humanos,

 Área operativa: es un conjunto de operaciones necesarias para la prestación de

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Tabla 1. Ejemplo de activos hijo

ACTIVO PADRE / ZONA DE

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ACTIVO PADRE / ZONA DE

 Se puede seguir subdividiendo en

 Zona de maquina: es un agrupador conceptual de activos padres y/o activos hijos.

 Jerarquía: Es el nivel especifico en que se descompone una instalación o

 CMMS: (Computerized Maintenance Management System) Sistema de información

 Despiece: Definición de las piezas o partes de un activo

 Consecutivo: Es un número que se incrementa de unidad en unidad.

 Formato: Es un documento donde se registra información.

 Campo: Corresponde a el sitio donde se registra la información en un formato y/o

 Componente: Parte de un activo al cual se le puede realizar labores de

 Clases de activos: son familias o grupos de activos que cumplen con

 Ficha técnica: es un documento que contiene la descripción de las características

Código Fecha de última actualización de Versión

 Prioridad: identificar el nivel de importancia de un activo para la organización,

 Unidades de medidas: Es un patrón que expresar una cantidad estandarizada de

 Atributo: son una serie de datos de especificaciones de diseño y funcionamiento

 Taxonomía de activos: es un método a través del cual se ordenan los activos en un

Tabla 2. Ejemplo clase-atributo activo

Clase Atributo Características Unidades

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11. Sistema / 12. Sistema / 21. Sistema /

111 Activo 121 Activo 122 Activo 211 Activo

1111. 1211 1221

Figura 1. Ejemplo de taxonomía

4.2 Definición de entradas y salidas

Tabla 3. Definición de entradas y salidas

Código Fecha de última actualización de Versión

 Todo activo e instalación sujeto a mantenimiento debe tener un código de

 Todos los activos e instalaciones nuevos se entregan a mantenimiento con la

Código Fecha de última actualización de Versión

 Cualquier persona ó área que esté involucrada en cualquier cambio o

El procedimiento de taxonomía consiste en la codificación de los activos,

Jerarquización Codificación Ficha técnica Atributos Asocios

Figura 2. Proceso Taxonomía

Código Fecha de última actualización de Versión

5.2 JERARQUIZACION DE ACTIVOS

Un aspecto importante en el manejo de activos, es la clasificación de los activos en

El proceso de jerarquización de los activos y procesos de la compañía permite tener

Una jerarquía de activos es la relación de cada uno de estos activos o componentes

Figura 3. Ejemplo de jerarquización de activos

La jerarquización no es usualmente obligatoria, pero si genera grandes beneficios

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5.3 SISTEMA DE CODIFICACIÓN

Para tener un control de los activos/vehículos es necesario crear un método para

Para la gestión de activos, definir un sistema de codificación es muy importante por

 Estandarizar la forma en la que se identifican los activos para hablar un lenguaje

 Definición de clases de activo, y atributos por clase de activo.

 Deben ser fácil de aplicar

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