- Su naturaleza, El prorrateo departamental de los gastos de producción, desde el punto de vista
contable, consiste en la práctica de una serie de asientos a fin de aplicar a cada departamento su costo respectivo, para lo cual se carga a la cuenta de Gastos de Producción de cada Departamento con crédito a la cuenta de control Gastos de Producción de cada Departamento con crédito a la cuenta de control Gastos de Producción, lo que equivale a decir que en el fondo se trata de cargos y créditos a las cuentas representativas de los Gastos de Producción. Es, pues, un análisis por departamentos del contenido de los de los costos indirectos, lo cual implica mayor trabajo y gastos.
El problema central del prorrateo consiste en elegir, entre diversas alternativas, las bases más equitativas. El prorrateo de los gastos no es de recomendarse en todas las circunstancia. En mucha de ellas resulta inútil y costoso, tal como acontece cuando los tiempos de producción de un departamento a otro son iguales, así como también cuando los costos de cada departamento se igualan, y no muestran diferencias apreciables. En estos casos, el coeficiente único sustituye con ventaja al laborioso proceso del prorrateo para obtener varios coeficientes departamentales casi iguales entre sí; pero no debe desatenderse la finalidad del prorrateo desde el punto de vista económico, que trata de investigar qué departamentos justifican su costo y en cuáles pueden considerarse excesivo e indebido. Este análisis influye sobre la técnica de la producción en un grado tal, que bien puede modificarla por medio de la sustitución parcial o total de los procedimientos de fabricación.
En método para acumular y prorratear los gastos de producción a los departamentos consta de varias etapas: a) departamentalización; b) acumulación departamental; c) prorrateo primario; d) prorrateo secundario; e) comparación entre los gastos reales departamentales y los gastos predeterminados departamentales. Pasamos a referirnos a cada uno de ellas.
2. Departamentos de producción y de servicio. Por departamento o centro de producción debe
entenderse una sección en la cual se ejecuta una operación continua. Puede estar constituida por una máquina o una serie de máquinas que efectúan idéntico trabajo; o bien por un grupo de trabajadores que desarrollan labor similar.
Los gastos de producción se originan en los diversos departamentos de una industria. El primer paso, pues, que debe darse para su control, consiste en hacer una departamentalización adecuada de la misma, punto al que ya nos habíamos referido en el capítulo V, párrafo 5. Los departamentos de cualquier organización productiva pueden clasificarse en los siguientes grupos:
1) Departamentos de Producción 2) Departamentos de Servicio; a. De servicio de producción; b. De servicio general.
3. Acumulación departamental. Después de haber establecido la división departamental de la
industria, el siguiente paso es acumular los gastos que corresponden a cada departamento. Para ello debe contarse con un catálogo de cuentas en que cada subcuenta identifiqué plenamente su contenido y el departamento que afecta. El siguiente cuadro da una idea d esta clasificación; el número indica la naturaleza de la subcuenta, y l inicial, el departamento al cual corresponde. Bases del prorrateo primario Gastos sujetos al prorrateo 1.- Espacio ocupado Para los gastos conexos en los cuales el espacio sea el factor preponderante tales como: renta del edificio, su depreciación; las reparaciones y el seguro del edificio; las contribuciones del mismo 2.- Valor del equipo de fábrica Para los gastos conexos en que se destaque la inversión del equipo, tales como: la depreciación de la maquinaria; las reparaciones, seguro y contribuciones sobre la misma. 3.- Número de trabajadores Para aquellos gastos en que el factor hombre influya directamente, tales como; superintendencia y servicio médico.
4.- Importe de salarios Para el prorrateo del seguro social
5. Kilovatios hora consumidos Para el prorrateo de la fuerza
6. Número de lámparas Para el prorrateo de los gastos de alumbrado
7.- Aplicación directa: Para todos los gastos que puedan ser aplicados directamente al departamento que los causa tales como el trabajo indirecto, los materiales indirectos y las reparaciones específicas 8.- Horas de trabajo Cuando el trabajo indirecto se prorratea, se utiliza la base horas trabajadas en cada departamento. También para el prorrateo de los gastos de la planta en general.
4. Prorrateo primario. Los gastos de producción son, en su mayor pate, de carácter conjunto, es decir, se presentan simultáneamente en diversos departamentos. La presencia de unos gastos trae la imprescindible necesidad de otros. Así por ejemplo, la maquinaria y equipos traen consigo los gastos conexos: de espacio, de reparaciones, de accesorios y lubricantes, de seguros, de contribuciones, de depreciación y de fuerza. Los costos conjuntos engendran el problema de encontrar la base más adecuada para su aplicación a cada departamento, para lo cual debe procederse a hacer un análisis o investigación de las condiciones existentes en cada industria, previo estudio de cada partida, y previa acumulación de todos los datos hasta formar un juicio lo más exacto que sea posible, para elegir la base, a fin de asignar a cada departamento la parte que le corresponda. 5. Hoja de Prorrateo. El prorrateo primario, como lo hemos dejado explicado, consiste en aplicar a cada departamento la parte de gastos indirectos que le corresponde. Para esto se utiliza la Hoja de Trabajo de Prorrateo, que simplifica y aclara los conceptos y permite tener a la vista y comprobar fácilmente las operaciones numéricas, dado que en un espacio reducido se tiene su análisis.
6.- Prorrateo secundario. Teoría del prorrateo de los gastos de los departamentos de servicio a los departamentos productivos. Después de haber acumulado los gastos en los departamentos productivos y en los departamentos de servicio, de acuerdo con las bases que antes hemos expuesto, en el párrafo 4), nos queda el problema de prorratear los costos de los departamentos de servicio a los departamentos productivos. El costo de operación de cada departamento de servicio debe ser prorrateado a los departamentos de producción en proporción al beneficio recibido de aquellos. La distribución es un tanto complicada en virtud de que los departamentos de servicio generalmente proporcionan tanto a los departamentos de producción como a los de servicio de la producción, y puede llegarse a una distribución artificiosa y complicada comparada al juego del gato con su cola.
7. Base y método del prorrateo secundario. Acumulados los gastos en cada departamento, el problema queda entonces reducido a determinar en qué proporción los departamentos productivos han aprovechado los servicios de los departamentos de servicio, para lo cual hay que utilizar nuevamente bases estimadas. Las más frecuentemente usadas son las siguientes
Bases del prorrateo secundario Servicio o Departamento
Espacio ocupado por cada departamento Servicio de edificio servicio Horas de trabajo en cada departamento Servicio de herramienta servido Número de trabajadores en cada Servicio de personal departamento servido Número de horas de trabajo en cada Servicio de costos departamento servido Kilovatios hora estimados para cada Servicio de fuerza departamento servido Número de vales o cantidad de materiales o sus Servicio de almacenes valores requeridos por cada departamento servicio Horas de trabajo directo de cada departamento Servicio mecánico servicio 8. Comparación entre los gastos reales departamentales y los gastos predeterminados departamentales. Al llegar a la etapa anterior, si la contabilidad se lleva a base costos reales, se tendría que calcular el coeficiente real de gastos de producción correspondiente al mes en cuestión, para poder aplicarse a las hojas de costo respectivas, lo cual significaría una espera a que el mes termine y además el tipo indispensable para desarrollar los cálculos, lo cual no permitiría conocer los costos de producción en la medida en que los productos se fueran terminando.
