CONCEPTO
ALMACENAMIENTO
El almacenamiento de documento en las
organizaciones de estar organizado y producidos a
partir de sus actividades, a fin, de proporcionar un
uso, acceso y disponibilidad del mismo, para
lograrlo, es necesario ejecutar todos los
diagnósticos que concierne como parte de la
gestión documental
IMPORTANCIA
Los diagnósticos que se realizan a los archivos que
maneja una organización son de gran importancia
para la gestión documental porque permiten
detectar las posibles fallas e irregularidades en los
documentos correspondientes y evitar así
problemas futuros a nivel legal.
PASO #5
Muestreo documental: El muestreo documental
sirve para realizar una evaluación que permita
identificar los métodos, principios y procesos
archivísticos de la organización, igualmente verificar
el nivel de seguridad que tiene la manipulación de la
información.
El diagnostico de una gestión documental consiste
en una inspección detallada y precisa de todos los
archivos que maneja la organización, esta labor se
realiza para examinar y comprobar que se encuentre
en buen estado los archivos correspondientes, así
como también que se mantengan organizados en su
respectivo orden de categorización y, en caso de
presentarse alguna irregularidad, solventarlo de
forma inmediata.
EVALUACIÓN EN
LA GESTION
DOCUMENTAL
PASO #4
Emplear métodos basados en la normativa legal:
todas las estrategias que se pretendan llevar a cabo
durante el diagnóstico deben acatar la normativa
legal correspondiente por las instituciones
gubernamentales.
.
PASO #1
Comunicarse directamente con todos los
miembros involucrados en la gestión documental:
no es un proceso que se realiza individualmente,
sino que debe llevarse a cabo en conjunto, por
ende, es indispensable que se discuta con todos los
miembros encargados de ejecutar dicha labor
PASO #2
Revisar y analizar todo los relacionado a la
información organizacional: los primero que se
tiene que hacer es tener conocimiento de todos y
cada uno de los aspectos que componen a la
organización, revisar el organigrama, la división
gerencial o las categorías documentales
PASO #3
Evaluación de los documentos: después de haber
desarrollado el organigrama empresarial, sigue
identificar los distintos archivos que se generan en
la organización.