Practica Informe Auditoria Intena Del ICE

2022-08-05
0036-006-2022
Sr. Harold Narváez Sequeira

Dirección de Control y seguimiento de Proyectos (PMO)
Gerencia General
Sra. Jacqueline Morales Monge

Dirección Sostenibilidad, Estrategia e Innovación
Gerencia de Telecomunicaciones
Estimados señor y señora:
Asunto: Remisión del Informe de Auditoría AFIN/28/GF/FINANCIERO/2021 sobre la

Gestión de costos en proyectos ICE (Versión Pública).
Para su conocimiento se remite el informe público de auditoría citado en el asunto

preparado por la Auditoría Interna, en el cual se expone el resultado del estudio y cuyo
objetivo general consistió en “Verificar que los costos estimados de los proyectos de
infraestructura planificados en el ICE, mantienen simetría con los costos reales, y que la
recopilación de datos relativos a los costos de desarrollo asignados, proporcionan
información íntegra, confiable, correcta y oportuna para el análisis de la relación costo –
beneficio, con el fin de identificar oportunidades de mejora que coadyuven al
fortalecimiento y optimización de la gestión de costos de los proyectos, mediante los
criterios que los rigen y buenas prácticas existentes, durante el periodo comprendido de
enero 2018 a junio 2021”.
En principio, la información que contienen los informes de Auditoría, una vez

comunicados, es de naturaleza pública, y por ende de libre acceso por mandato
constitucional, salvo que se encuentre dentro de alguna de las excepciones al derecho
de libre acceso, entre ellas la otorgada al ICE y sus Empresas en el artículo 35 de la Ley
8660, facultad ejercida en el caso de este informe mediante acto administrativo
debidamente sustentado técnica y jurídicamente por el Consejo Directivo; ante solicitud
de resguardo gestionada por la Gerencia de Telecomunicaciones. Por lo tanto, no es esta
Auditoría quien declara como confidencial parte de la información contenida en el
“Informe de Control Interno AFIN/28/GF/FINANCIERO/2021”, únicamente le corresponde
resguardar dicha condición frente a terceros no autorizados legalmente para que,
prevalezca el deber de resguardo y no desnaturalizar el objetivo legal de la aplicación de
tal excepción al principio de publicidad.
Teléfonos (506) 2000-7638

aquirosv@ice.go.cr
ANA GABRIELA QUIROS
VARGAS (FIRMA)
Firmado Digitalmente
Fecha: 05/08/2022 15:04:17 CST
Localización: Costa Rica
2022-08-05
0036-006-2022
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Mediante carta 0012-636-2022 con fecha 20 de julio de 2022, la Secretaría Consejo

Directivo comunica el acuerdo emitido por el Consejo Directivo en el Artículo 1, Capítulo
III, del Acta en firme de la Sesión 6532 del 19 de julio de 2022, donde se declara
confidencial por el plazo de dos años y seis meses, la siguiente información contenida en
el Informe de Control Interno AFIN/28/GF/FINANCIERO/2021:
“1. Declarar confidencial, por el plazo de dos años y seis meses, del Informe de
Auditoría Interna AFIN/28/GF/Financiero/2021, los datos de inversión y de
oportunidades de mercado, imputación, liquidación y capitalización de costos de
proyectos estratégicos del ICE, los resultados de costos estimados versus costos
reales y sus desviaciones, la información de la cual podría desprenderse cómo
están organizados los principales negocios de telecomunicaciones del ICE, así
como el Anexo 1 que muestra datos de costos planificados y reales y las
desviaciones calculadas y el Anexo 2 que contiene detalle de los costos no
capitalizados en proyectos, por lo que está prohibida su reproducción,
diseminación y otro uso, por parte de terceros (personas o entidades), en aras de
garantizar intereses estratégicos, comerciales y de competencia de la Institución.”
Por lo indicado, y considerando los fundamentos expuestos en el informe técnico sobre

declaratoria de confidencialidad (Anexo 1 de la carta 9182-552-2022) y criterio legal 257-
302-2022 para efectos del informe versión pública, se limitó el acceso a los siguientes
aspectos:
- Los datos de inversión y de oportunidades de mercado, imputación, liquidación y

capitalización de costos de proyectos estratégicos del ICE, específicamente los
Apartados 1.3 y 2.3.
- Anexo 1 que muestra datos de costos planificados y reales y las desviaciones
calculadas.
- Anexo 2 que contiene el detalle de los costos no capitalizados en proyectos.
Dado lo anterior, con excepción de lo indicado en el acuerdo del Consejo Directivo antes
mencionado, toda la demás información del “Informe de Control Interno
AFIN/28/GF/FINANCIERO/2021 referido a la Gestión de costos en proyectos ICE” es de
naturaleza pública, por lo que se procede con la emisión de esta versión ajustada, con la
información derivada del estudio que no tiene restricción de acceso.
Teléfonos (506) 2000-7638

aquirosv@ice.go.cr
2022-08-05
0036-006-2022
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En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Control Interno y del Art. 45 del

Reglamento de Operación y Funcionamiento de la Auditoría Interna del ICE y de las
Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, se le se les comunicó
la versión completa del informe, con los hallazgos, conclusiones y recomendaciones
derivadas del estudio mediante carta 0036-007-2022 del 05 de agosto de 2022, para que
en virtud de su competencia y autoridad se logre la exitosa implementación de las
oportunidades de mejora determinada.
Atentamente,
Auditoría Interna
Auditoría Financiera
Ana Gabriela Quirós Vargas

Auditora Coordinadora
AGQV/LCR/ysc
:
Sr. Luis Diego Abarca Fernández, Gerente, Gerencia de Telecomunicaciones
Sr. Rafael Ángel Fallas Campos, Director, División Riesgo Empresarial, Gerencia General.
Archivo de Gestión
C: GPA/Comunicación/Saliente-2022.
Teléfonos (506) 2000-7638

aquirosv@ice.go.cr
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD
AUDITORÍA INTERNA
AUDITORÍA FINANCIERA
INFORME № AFIN/28/GF/FINANCIERO/2021
INFORME DE AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO SOBRE

LA GESTION DE COSTOS EN PROYECTOS DEL
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD (ICE)
(VERSIÓN PÚBLICA)
(Esta versión del Informe no contiene información declarada como confidencial

mediante acuerdo emitido por el Consejo Directivo en el artículo 1 del Capítulo
III del acta en firme de la Sesión 6532 del 19 de julio de 2022, por el plazo de dos
años y seis meses)
JULIO, 2022
CONTENIDO
PÁGINA
RESUMEN EJECUTIVO ...........................................................................................1

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ........................................................................4
1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................7
1.1. Generalidades .................................................................................................7
1.1.1. Criterios de Auditoría .....................................................................................10
1.2. Objetivos del estudio .....................................................................................12
1.2.1 Objetivo general.............................................................................................12
1.2.2 Objetivos específicos .....................................................................................12
1.3. Naturaleza y alcance .....................................................................................12
1.4. Limitaciones ...................................................................................................12
1.5. Metodología aplicada .....................................................................................12
1.6. Salvaguardas .................................................................................................15
1.7. Presentación previa de resultados.................................................................19
2. RESULTADOS OBTENIDOS ........................................................................20
2.1 Debilidades en la planificación de costos en los proyectos de infraestructura
en el ICE .......................................................................................................20
2.1.1 Proyectos de infraestructura de Telecomunicaciones ...................................21
2.1.2 Proyectos de infraestructura de Electricidad .................................................25
2.2 Debilidades en la metodología de imputación (asignación) y distribución de
costos en los proyectos en el ICE .................................................................26
2.3 Debilidades de control en la gestión de liquidación y capitalización de los
proyectos de infraestructura ..........................................................................28
2.4 Debilidades en el proceso de seguimiento y control de la gestión de costos en
los proyectos de la Gerencia de Telecomunicaciones ..................................28
3. CONCLUSIONES ..........................................................................................32
4. RECOMENDACIONES .................................................................................33
4.1. Definir, oficializar e implementar la normativa correspondiente para fortalecer
la planificación y control del proceso de estimación de costos en los proyectos
de infraestructura en el ICE (Relevancia Normal, Categorización Alta) ........33
4.2. Documentar e implementar la gestión metodológica referente a la imputación
o asignación de los costos financieros - contables (directos e indirectos)
asociados con los proyectos de obras de infraestructura en el ICE (Relevancia
Normal, Categorización Alta) ........................................................................33
4.3. Analizar y documentar la viabilidad de implementación de una herramienta
automatizada, que atienda las necesidades de preparación de información
requeridas para llevar a cabo el proceso de capitalización de obras de
infraestructura en el ICE (Relevancia Normal, Categorización Alta) .............34
4.4. Emitir un lineamiento mediante el cual se instruya a las PMO de las Gerencias
la obligatoriedad de la utilización del módulo auxiliar PS como la herramienta
de planificación y control de los costos de los proyectos ICE (Relevancia
Normal, Categorización Media) .....................................................................34
4.5. Definir e implementar un plan de acción que considere las medidas de control
necesarias que permitan el cumplimiento de la normativa interna oficial de la
Institución emitida por el área rectora en administración de proyectos (PMO)
(Relevancia Normal, Categorización Media) .................................................35
4.6. Fortalecer la implementación de indicadores que permitan mejorar el
seguimiento y control de la gestión de costos de los proyectos, así como la
liquidación y capitalización de las obras en curso a los activos operativos en
la Gerencia de Telecomunicaciones (Relevancia Normal, Categorización Alta)
......................................................................................................................35
5. ANEXOS........................................................................................................37
5.1. ANEXO 1: Detalle de proyectos ICE, comparativo costo real vs costo plan y
sus deviaciones, según módulo auxiliar PS al 9/03/2021. ............................37
5.2. ANEXO 2: Detalle de costos no capitalizados en proyectos (Cuenta
5120071601 - Erogaciones Costos no Capitalizables en Proyectos) ............37
5.3. ANEXO 3: Detalle de reportes utilizados o consultados ................................38
Auditoría Interna
INFORME № AFIN/28/GF/FINANCIERO/2021
AUDITORÍA INTERNA
INFORME DE AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO SOBRE
LA GESTIÓN DE COSTOS EN PROYECTOS ICE
RESUMEN EJECUTIVO
El estudio se efectúa con fundamento en las competencias que les confieren a las
Auditorías Internas del Sector Público, el artículo 22 de la Ley General de Control Interno,
el Capítulo VII Funcionamiento de la Auditoría Interna, su Reglamento de Organización y
Funcionamiento y en cumplimiento del Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna
correspondiente al 2021.
El estudio tiene como objetivo verificar que los costos planificados (estimados) de los
proyectos de inversión en infraestructura de Electricidad y Telecomunicaciones en el ICE,
mantienen simetría razonable con los costos reales, y que la recopilación de datos
relativos a los costos de desarrollo asignados en el módulo auxiliar PS del sistema ERP,
proporcionan información íntegra, confiable, correcta y oportuna para el análisis integral
de la rentabilidad del proyecto, con el fin de identificar oportunidades de mejora que
coadyuven al fortalecimiento y optimización de la gestión de costos de los proyectos,
mediante los criterios que los rigen y buenas prácticas existentes, durante el periodo
comprendido de enero 2018 a junio 2021.
El desarrollo de proyectos de infraestructura en el ICE atiende múltiples objetivos y

acciones vinculadas a su estrategia, planes de desarrollo nacional y de inversión pública
del país. En los últimos años, se han desarrollo obras las cuales han presentado
debilidades en la etapa de planificación de los proyectos, según los estudios ejecutados
por esta auditoría, ocasionando atrasos en su entrega, así como incrementos en los
costos del proyecto fuera de los rangos tolerables admitidos. El presente estudio se ha
considerado de riesgo alto, y por ello necesario para verificar el cumplimiento del marco
normativo y de buenas prácticas de gestión de proyectos que permitan concretar las
inversiones propuestas, así como evaluar las causas principales que provocan las
desviaciones de costos con respecto a lo planificado.
El alcance comprende el análisis de los procedimientos y metodologías que aplica

actualmente el ICE para la asignación o imputación, liquidación, control y seguimiento de
los costos de los proyectos, mediante una selección de proyectos de infraestructura
finalizados, pendientes de capitalizar o capitalizados durante el año 2020 del Negocio de
Electricidad y Telecomunicaciones, ampliándose la revisión a junio 2021, en lo que
respecta al seguimiento y control de las obras en curso efectuado por parte del Área de
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Auditoría Interna
Activos del Proceso Contabilidad de la Dirección presupuestaria Contable (actual

Dirección Contaduría).
Para el logro del objetivo planteado, se aplican los siguientes procedimientos:
a) Verificar si la Administración realiza un seguimiento y control efectivo sobre las

posibles desviaciones entre los costos estimados del proyecto vs los costos reales
a fin de garantizar un equilibrio en la rentabilidad del proyecto y que la
infraestructura en desarrollo cumpla con los principios de eficiencia en términos de
costos y sustentabilidad.
b) Determinar si en el módulo auxiliar PS del sistema ERP, la recopilación sistemática

de datos relativos a los costos de desarrollo asignados a los proyectos de
Electricidad y Telecomunicaciones, es efectiva y proporciona información íntegra,
confiable, correcta y oportuna para el análisis integral de rentabilidad del proyecto.
Con base en la verificación efectuada, se concluye que:
a) La gestión de costos en el ICE no garantiza que los costos planificados (estimados)

de los proyectos de inversión en infraestructura de Electricidad y
Telecomunicaciones, mantengan simetría razonable con los costos reales
imputados en el módulo auxiliar PS debido a que en ambos negocios la
planificación de costos (costos plan) de los proyectos no se refleja en el sistema
oficial de planificación de los recursos ERP.
b) La recopilación de datos relativos a los costos de desarrollo asignados en el

módulo auxiliar PS del sistema ERP, no proporcionan información íntegra,
confiable, correcta y oportuna para el análisis integral de la rentabilidad del
proyecto, esto por cuanto se identifican situaciones que deben ser subsanadas,
tales como:
 Debilidades en la planificación de la gestión de costos en los proyectos de

infraestructura del ICE.
 Debilidades en la metodología de imputación (asignación) y distribución de
costos en los proyectos ICE.
 Debilidades de control en la gestión de liquidación y capitalización de los
proyectos de obras de infraestructura.
 Debilidades en el proceso de seguimiento y control de la gestión de costos en
los proyectos de la Gerencia de Telecomunicaciones.
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Auditoría Interna
Con el fin coadyuvar con la mitigación de los riesgos a los que está expuesto la Institución,
el fortalecimiento y optimización del proceso de planificación, seguimiento y control de la
gestión de costos en los proyectos de infraestructura de la Institución, y en apego a las
Normas de Control Interno, normativa institucional y mejoras prácticas, se emiten las
siguientes recomendaciones.
 Definir, oficializar e implementar la normativa correspondiente para fortalecer la

planificación y control del proceso de estimación de costos en los proyectos de
infraestructura en el ICE (Relevancia Normal, Categorización Alta)
 Documentar e implementar la gestión metodológica referente a la imputación o

asignación de los costos financieros-contables (directos e indirectos) asociados con
los proyectos de infraestructura en el ICE (Relevancia Normal, Categorización Alta)
 Analizar y documentar la viabilidad de implementación de una solución informática,

que atienda las necesidades de información requeridas para llevar a cabo el
proceso de capitalización de obras de infraestructura en el ICE (Relevancia Normal,
Categorización Alta)
 Emitir un lineamiento mediante el cual se instruya a las PMO de las Gerencias la

obligatoriedad de la utilización del módulo auxiliar PS como la herramienta de
planificación y control de los costos de los proyectos ICE (Relevancia Normal,
Categorización media)
 Definir e implementar las medidas de control interno tanto preventivas como

correctivas, expuestas por la Gerencia de Finanzas para mejorar el proceso de
liquidación y capitalización de las obras en curso a los activos operativos
(Relevancia Normal, Categorización Alta)
 Fortalecer la implementación de indicadores que permitan mejorar el seguimiento

y control de la gestión de costos de los proyectos, así como la liquidación y
capitalización de las obras en curso a los activos operativos en la Gerencia de
Telecomunicaciones (Relevancia Normal, Categorización Alta)
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Auditoría Interna
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
AA: Módulo de Activos Fijos del ERP.
API: Modelo para la Administración de Proyectos Integral
Área Activos: Área de Activos del Proceso Contabilidad de la Dirección Presupuestaria

Contable de la Gerencia de Finanzas (ahora Dirección de Contaduría). En adelante Área
de Activos del Proceso Contabilidad.
AuC: Abreviatura de “Activos en Curso o en construcción” (UMA). Son obras o activos

en curso a los activos que produce y administra el ICE y que todavía no se encuentran
en operación. Estos activos tienen dos niveles en su tiempo de vida que son relevantes
para su contabilización: La fase "en curso" y la vida útil. En general y dependiendo de la
fase en la que se encuentra un activo fijo en curso debe mostrarse por separado en los
balances. Por esta razón, el activo fijo se trata como un objeto separado o un registro
maestro de activo fijo durante la fase "en curso". La transición entre estas dos fases se
llama "capitalización del activo fijo en curso".
Capitalización: reconocimiento de un costo como parte del importe en libros de un activo.
Centro de Costos (CECO): Es la unidad organizativa, o áreas de responsabilidad dentro

de una sociedad CO, que representa un emplazamiento claramente delimitado donde se
producen costes por su propia administración o estar sujetos a gastos distribuidos desde
otros sectores. Se puede crear el sector organizativo partiendo de puntos de vista
funcionales, relativos a liquidaciones, relativos a actividades y/o relativos a la
responsabilidad.
CO: Módulo Controlling. Proviene del término en inglés "Controlling", es el módulo

financiero de ERP que se encarga de la gestión y control de los costos y de la
planificación a nivel contable de la empresa.
Componente: son esfuerzos que son administrados a través del portafolio, estos
componentes pueden ser llamados como: Estudios, Programas o Proyectos, los que para
ser incorporados al Portafolio respectivo deberán ser previamente seleccionados a partir
de la utilización o aplicación de los instrumentos descritos en el presente documento.
Costos directos: son aquellos que están directamente relacionados con la prestación
de un servicio final.
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Auditoría Interna
Costos indirectos: son aquellos que no están directamente asociados a la puesta en

marcha del proyecto y, por tanto, son asignables, mediante otro tipo de mecanismos de
costeo.
CS: Módulo Servicio al Cliente del ERP.
ERP: Sistema de Planeación de Recursos Empresariales, por sus siglas en inglés

“Enterprise Resource Planning”. En el caso del ICE, se adquirió el software ERP de la
marca SAP, que contiene los módulos relacionados con Finanzas, Cadena de
Abastecimiento, Capital Humano y Gestión de Proyectos.
ETM: Módulo Gestión de Equipo del ERP.
FM: Módulo Presupuesto de Efectivo del ERP.
GL: Módulo Contabilidad del ERP
Guía del PMBOK: Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos, emitida por
el Project Management Institute. Sexta edición, 2017.
ICE: Instituto Costarricense de Electricidad.
Integridad de la información: es mantener con exactitud la información, tal cual fue

generada, sin ser manipulada ni alterada por personas o procesos no autorizados, para
salvaguardar su precisión y completitud.
MM PUR: Módulo Compras del ERP.
MM IM: Módulo Inventarios del ERP.
MM EWM: Módulo Inventarios con localización del ERP.
MM–IM/EWM: Módulo de almacenes e inventarios del ERP.
Ower BI: Módulo que permite a las empresas tomar decisiones en base al análisis de la
información "explorada" de diversas fuentes de datos (Business intelligence).
PEP: Define tareas y asigna recursos a dichas tareas. Cada tarea viene asociada a
costos y horas de trabajo dedicadas, de aquí la importancia de que los elementos PEP
estén asociados con los módulos de SAP, de Controlling, Finanzas y Planificación de la
Producción.
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Auditoría Interna
OPE: Oficina de Proyectos Estratégica.

OPT: Oficina de Proyectos Táctica.
OPO: Oficina de Proyectos Operativa.
PP: Módulo Planeación y Control de la Producción.
PPM: Módulo Gestión de Portafolio de Proyectos.
Proyectos (obras) de infraestructura: Ambos términos se refieren a inversiones en

infraestructuras (activos) en general. En el ICE es equivalente a los proyectos de
inversión.
Proyecto de inversión: Son proyectos cuyo objetivo es generar rentabilidad económica

– financiera, de tal forma que se asegure la recuperación de la inversión o recursos, en
teoría escasos, para aumentar la riqueza de los accionistas, de la empresa o los
beneficios del Estado.
PS: por sus siglas en inglés, Project System, módulo auxiliar del ERP de SAP en el que
se planifican y controlan los proyectos, y se realizan las mismas funcionalidades básicas
de cualquier programa de control de proyectos, mediante una estructuración.
Puesto de trabajo: Es la unidad organizativa en la que se realiza una operación. Un
puesto de trabajo o recurso especifica exactamente un centro de coste y varias clases de
actividad o bien un proceso empresarial.
SAP: Empresa proveedora de software de aplicaciones licenciamiento y servicios, cuya

metodología de implementación es aplicada en el ICE. Es el nombre comercial del
software ERP adquirido por el ICE.
SegPro: Las siglas corresponden a Seguimiento de Proyectos, el cual es un sistema

desarrollado por Ingeniería y Construcción (IC) para el seguimiento y control de los
proyectos.
UMA: Unidad Medible del Activo.
WBS: Por sus siglas en inglés Work breakdown structure / Estructura de Desglose del
Trabajo (EDT).
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Auditoría Interna
1. INTRODUCCIÓN
1.1. Generalidades
La gestión de portafolios, programas y proyectos a nivel del ICE se compone de cinco

procesos que permiten la culminación de las etapas y fases que comprenden el ciclo de
vida de los mismos:
Cuadro 1
Procesos del ciclo de vida del proyecto
Proceso Descripción
Mediante este proceso se da inicio formal de un componente o fase, definiendo el alcance
Inicio inicial, los objetivos y principales requisitos que se deben cumplir a fin de darlo por
aceptado.
Planificación Define la estrategia de implementación y cumplimiento de las variables parametrizables
de un componente o fase.
Este proceso permite ejecutar el trabajo de un componente, asegurando que se cumplan
Ejecución todos los objetivos definidos y que la información sea distribuida a todas las partes
interesadas según lo previsto para la gestión de las comunicaciones.
Este proceso es necesario para la buena marcha de un componente o fase mediante las
actividades de supervisión, inspección, análisis y corrección a través de la identificación
Seguimiento y de aquellos aspectos del componente que requieran realizar cambios preventivos o
control correctivos y así estar mejor preparados para desviaciones que podrían presentarse
durante la implementación.
Permite asegurar el cierre formal del componente o fase obteniendo la aceptación del
cliente o usuario final y consiguiendo que se concluyan todas las actividades
Cierre comprometidas en el mismo, realizando la documentación de las lecciones aprendidas y
el archivo físico y electrónico de toda la información relacionada a los entregables.
Fuente: Elaboración propia, con base en el Procedimiento para la gestión de Proyectos (20.00.001.2005)
El modelo para la Administración de Proyectos Integral (API) es el compendio de los

siguientes documentos normativos:
 75.00.001.2015 Procedimiento para la Gobernanza del Portafolio Corporativo

75.00.002.2015 Procedimiento para la Gestión de Programas
 75.00.003.2015 Lineamiento para la Selección y Clasificación de Componentes
 20.00.001.2005 Procedimiento para la Gestión de Proyectos (GP)
La oficina de proyectos (OP) es el área de trabajo encargada de definir o mantener

estándares en materia de portafolio, programas o proyectos. Su alcance y funciones se
asignan a otras dependencias o funcionarios de la Institución. Debe participar
activamente en los diferentes ciclos de vida gestión del portafolio, programas o proyectos
como apoyo a la dependencia a la que pertenece.
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Auditoría Interna
En el Grupo ICE se tienen tres tipos de oficinas de proyectos, las cuales son:
 Oficina de Proyectos Estratégica (OPE): encargada de mejorar la gestión de

componentes desde una perspectiva estratégica del Grupo ICE, se encuentra en
ubicada en la División Estrategia adscrita a la Presidencia Ejecutiva.
 Oficina de Proyectos Táctica (OPT): encargada de alinear y dar sustento a la

operacionalización de la estrategia del Grupo ICE. Aplica a nivel de las Gerencias
ICE y Gerencias de las Empresas del Grupo ICE.
 Oficina de Proyectos Operativa (OPO): le corresponde lograr los objetivos

planificados en términos de los proyectos. Aplica a nivel de las dependencias
internas de las Gerencias ICE y Gerencias de las Empresas del Grupo ICE.
Según la estructura organizacional aprobada por el Consejo Directivo mediante artículo

1 del Capítulo II de la Sesión 6452 del 03 de junio del 2021, se crea la Dirección de
Control y Seguimiento de Proyectos (PMO), la cual sería la responsable de verificar y
validar que los proyectos cuenten con objetivos definidos, alcance e impacto, a la vez que
se monitorea el progreso, desempeño y éxito alcanzado.
En la Institución la gestión correspondiente a los proyectos y el registro de sus costos se

efectúa desde el año 2018 en el módulo auxiliar del ERP-SAP denominado Project
System (PS). EL ERP se basa en los procesos de negocio y a través de los mismos
genera los datos transaccionales. Para el caso de gestión de proyectos se identifican
los siguientes procesos:
 Formalización: La creación de un proyecto, con sus respectivas autorizaciones y

datos maestros.
 Planificación: Hace referencia a la planificación general o detallada de los
recursos. Para tal efecto, primero se debe definir toda la estructura del proyecto.
 Implementación: Se realiza la ejecución del proyecto, registrando el consumo de
los recursos.
 Cierre: Liquidación mensual y final del proyecto.
En el módulo auxiliar PS del ERP, se planifican y controlan los proyectos, tales como:
 La EDT/WBS o elementos de la estructura de desglose del trabajo del proyecto

(llamada en el módulo auxiliar PS con el nombre de "PEP").
 Planificación de tiempos.
 Planificación de recursos.
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Auditoría Interna
 Planificación de metas.
 Control de valores reales (tiempos, recursos y metas).
El elemento PEP es el plan de la estructura del proyecto. Es la base para todas las tareas
de planificación posteriores en el proyecto. La atención se centra en la planificación, el
análisis, la descripción, control y seguimiento de costos, fechas básicas, y el presupuesto.
Sin embargo, los costos, las fechas y los pagos suelen planificarse mediante actividades
(Grafo/Actividad) que se asignan a los elementos PEP, los cuales son considerados en
el ambiente SAP como objetos de costos, es decir pueden imputar o liquidar los costos.
El módulo auxiliar PS está específicamente diseñado para la gestión de proyectos de
manera completamente integrada, por ello la asignación y distribución de costos conlleva
varios procesos entre diferentes módulos del sistema ERP, de ahí que dicho proceso, se
efectúa principalmente desde otros módulos del ERP, tales como: IM/EWM, CO, ETM,
PP, CS y MMPUR, con la excepción de la notificación de puestos de trabajo cuya
imputación de costos se realiza desde el módulo auxiliar PS. En la Imagen 1, se muestra
un diagrama del módulo auxiliar PS, con los diferentes subprocesos y sus interacciones
con otros módulos del ERP.
Imagen 1
Modelo conceptual de proyectos empleando el módulo auxiliar PS y
sus diferentes interrelaciones con el ERP
Fuente: Oficina Técnica Centro Servicio Construcción de Ingeniería y Construcción.
La norma de liquidación en el módulo auxiliar PS, define el porcentaje de los costos que
debe liquidar un emisor y los receptores en los que se efectúa la liquidación.
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Auditoría Interna
Posterior a la construcción del proyecto/obra, se inicia el proceso de recepción de los

activos. El encargado en el Área Técnica del Negocio y/o División constructora notifica al
encargado del Área Técnica Negocio y/o División responsable de la operación del activo
(receptora) la disponibilidad de los activos y proceder a realizar:
 Cierre técnico de los elementos PEP u órdenes de inversión creadas para llevar el
registro de los costos de construcción del activo, con el objetivo que no se imputen
más costos.
 Cierre de planilla en el centro de costos del proyecto.
 Cierre financiero, que consiste en realizar las últimas liquidaciones de costos
acumulados a los elementos PEP u obra inversión de CS al activo en curso creado
en SAP para llevar los costos de obras en construcción.
El encargado en el Área Financiera del Negocio y/o División que realiza la construcción,
en función de la información recibida en el acta de aceptación en el Área Técnica del
Negocio y/o División receptora, debe completar el “Formulario de creación del dato
maestro de activos finales” para enviar a solicitar por correo al Área Activos Fijos del
Proceso Contabilidad, de la Dirección Presupuestaria Contable, de la Gerencia Finanzas
(en adelante Área de Activos del Proceso Contabilidad) la creación de los activos en
operación ya sea adquisiciones o mejoras a los activos existentes. A su vez, debe enviar
la solicitud de capitalización en el mes siguiente de finalizado el cierre técnico de los
elementos PEP u orden de inversión de CS/PM, con el fin de reconocer el activo en la
fecha real en la cual se dispuso el activo en su lugar y funcionamiento.
1.1.1. Criterios de Auditoría
Se aplicaron los siguientes criterios de auditoría:
a) Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, emitida el 04 de setiembre del 2002.
b) Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), emitidas

por la Contraloría General de la República el 06 de febrero de 2009 y vigente a
partir del 26 de enero del 2010.
c) Lineamientos técnicos y metodológicos para la planificación, programación

presupuestaria, seguimiento y la evaluación estratégica en el Sector Público en
Costa Rica 2020. Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica
(MIDEPLAN).
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Auditoría Interna
d) Guía metodológica general para la identificación, formulación y evaluación de

proyectos de inversión pública. Ministerio de Planificación Nacional y Política
Económica (MIDEPLAN). Febrero 2010.
e) Modelo API (Modelo para la Administración de Proyectos Integral):

 (Código 75.00.001.2015) Procedimiento para la Gobernanza del
Portafolio Corporativo, actualizado el 10/12/2018.
 (Código 75.00.002.2015) Procedimiento para la Gestión de
Programas, actualizado el 25/09/2019.
 (Código 75.00.003.2015) Lineamiento para la Selección y
Clasificación de Componentes, actualizado el 10/12/2018.
 (Código 20.00.001.2005) Procedimiento para la gestión de
Proyectos (GP), actualizado el 10/01/2019.
f) Política para la Gestión del Portafolio y sus componentes Grupo ICE. (Código
38.00.002.2010 MC), actualizado el 14/04/2018.
g) Modelo Planificación Integrada “Seguimiento y Evaluación 2020 Formulación

2021” ICE, mayo 2021.
h) Instructivo corporativo para la evaluación financiera de proyectos de inversión

(código 28.00.002.2014) versión 3.
i) Lineamientos de Registro y control obras en planeamiento y construcción ICE,

2018.
j) Lineamiento Registro, Control y Capitalizaciones de Obras de Gestión Financiera

de Ingeniería y Construcción ICE, julio 2019.
k) Carta 6000-1431-2020 del 20 de agosto del 2020 (Métricas asociadas a las metas
y a los indicadores para el seguimiento y control de los Proyectos del Portafolio
Sector de Telecomunicaciones).
Lo anterior sin perjuicio de la normativa supletoria que aplique según el caso, los criterios
relevantes como estándares de aceptación general de la materia que se trate, las mejores
prácticas reconocidas en los ámbitos técnicos particulares y las normas del ordenamiento
de control y fiscalización superior de la hacienda pública que resulten aplicables.
En el caso de la gestión de proyectos, se consultó la Guía de los fundamentos para la

dirección de proyectos (Guía del PMBOK) / Project Management Institute. Sexta edición,
2017.
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Auditoría Interna
1.2. Objetivos del estudio
1.2.1 Objetivo general
Verificar que los costos planificados (estimados) de los proyectos de inversión en

infraestructura de Electricidad y Telecomunicaciones en el ICE, mantienen simetría
razonable con los costos reales, y que la recopilación de datos relativos a los costos de
desarrollo asignados en el módulo auxiliar PS del sistema ERP, proporcionan información
íntegra, confiable, correcta y oportuna para el análisis integral de la rentabilidad del
proyecto, con el fin de identificar oportunidades de mejora que coadyuven al
fortalecimiento y optimización de la gestión de costos de los proyectos, mediante los
criterios que los rigen y buenas prácticas existentes, durante el periodo comprendido de
enero 2018 a junio 2021.
1.2.2 Objetivos específicos
a) Verificar si la Administración realiza un seguimiento y control efectivo sobre las

posibles desviaciones entre los costos estimados del proyecto vs los costos reales
a fin de garantizar un equilibrio en la rentabilidad del proyecto y que la
infraestructura en desarrollo cumpla con los principios de eficiencia en términos de
costos y sustentabilidad.
b) Determinar si en el módulo auxiliar PS del sistema ERP, la recopilación sistemática

de datos relativos a los costos de desarrollo asignados a los proyectos de
Electricidad y Telecomunicaciones, es efectiva y proporciona información íntegra,
confiable, correcta y oportuna para el análisis integral de rentabilidad del proyecto.
1.3. Naturaleza y alcance
(Apartado declarado confidencial)
1.4. Limitaciones
Durante el desarrollo del estudio no se presentaron limitaciones que imposibilitaran cubrir

los objetivos y el alcance definido.
1.5. Metodología aplicada
Se aplican los siguientes procedimientos de auditoría:
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Auditoría Interna
a) Indagación sobre las funciones y actividades de las dependencias o áreas

involucradas en el seguimiento y control, análisis de reportes, aspectos generales
de los proyectos, proceso de imputación y liquidación de los costos en el módulo
auxiliar PS, AA y GL, mediante consultas vía correo institucional y Microsoft
Teams, reuniones y sesiones efectuadas durante el período comprendido de
marzo a junio/2021, con las siguientes dependencias:
 Dirección de Control y Seguimiento de Proyectos (PMO), adscrita a División

de Riesgo Empresarial de la Gerencia General.
 Oficina de Proyectos Estratégica (OPE) adscrita a la División de Estrategia
de la Presidencia Ejecutiva.
 Oficina de Portafolio y Administración de Proyectos (PMO) de la Gerencia
de Telecomunicaciones.
 Oficina Técnica Centro Servicio Construcción de Ingeniería y Construcción
 Directores de los Proyectos de Telecomunicaciones: TP-17-007 SOL y TP-
17-002 MAIP Etapa 1.
 Directores de los Proyectos de Electricidad: EN-17-006 ST Tejona, EN-19-
005 Activos Proy. Liberia-Papagayo-Nuevo Colón, EN-17-008 ST Anonos,
EP-17-003 LT Tarbaca-El Este, EP-17-003 Anillo Sur y EN-19-009 ST
Santa Rita.
 Encargados del registro de las capitalizaciones Obras–
Telecomunicaciones y Electricidad, funcionarios del Área de Activos del
Proceso Contabilidad, así como del área de Gestión de Finanzas de la
Gestión Operativa de la Unidad de Infraestructura y Gestión Financiero
Contable de Ingeniería y Construcción.
b) Revisión de normativa interna emitida por el ICE relacionada con el proceso de

gestión de costos. Para ello se consulta a la Administración y también la página
web Gestión de Servicios de Información (GEDI)
http://gedi.infocom.ice/ServiciosNormativa.html.
c) Procedimientos sustantivos relacionados con las siguientes actividades:
- Comparación de los costos reales versus el costo plan (a nivel del módulo
auxiliar PS) e indagación de las desviaciones presentadas.
- Verificación de la composición de los costos reales incorporados en el módulo

auxiliar PS (desagregación por objeto, elemento PEP y clase o categoría de
costo).
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Auditoría Interna
- Comparación de los costos reales incorporados en el módulo auxiliar PS con

los costos estimados desde diferentes fuentes (Estudio de factibilidad, plan de
gestión y presupuesto).
- Revisión del proceso de liquidación de los PEP en el módulo auxiliar PS,

versus imputación a cuentas de activo en curso (AuC) y activo fijo (activo
operativo) en caso de que el proyecto se encuentre capitalizado.
- Identificación de los controles que se han utilizado para monitorear las

desviaciones entre los costos reales de los proyectos vs los costos planificados
en el caso del Negocio de Telecomunicaciones. Para ello, se participa en
sesiones con la PMO para conocer la aplicación de dichos controles y se revisa
los informes elaborados sobre indicadores efectuado por esa Oficina, así como
también los informes de cierre de los proyectos finalizados.
- Revisión de las actividades de seguimiento y control ejecutadas por el área de

Activos del Proceso Contabilidad de la Dirección Presupuestaria Contable en
relación con las obras en curso de la Gerencia de Telecomunicaciones, con
corte al 30 de junio de 2021.
- Análisis de liquidaciones de costos mediante la selección de proyectos

finalizados en el 2020, tales como: TP-17-002 Moder Capa Anillo de la Red
IP I Etapa, TP-17-007 SOL cobro línea CVG, EN-17-006 ST Tejona, Amp.3,
EN-17-008 ST Anonos y EN-17-009 ST Santa Rita, Amp.3.
Dicho análisis comprende la liquidación de los elementos PEP hacia los AuC
y los activos operativos mediante la generación de reportes diversos y cruces
de información correspondiente en los módulos auxiliares PS, AA y GL, tales
como los siguientes: Reporte CJI3, CNSETTLRULE, S_ALR_87011990,
S_ALR_87011994, S-ALR_87012060, AW01N, AS03 y FAGLL03A. En el
Anexo 3 se detallan algunos de los reportes utilizados.
Las actividades de la auditoría en torno al presente estudio fueron realizadas de

conformidad con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna y en
cumplimiento de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público. Los
procedimientos anteriores proporcionaron evidencia suficiente, pertinente y competente
para cubrir los objetivos propuestos y respaldar los resultados alcanzados.
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Auditoría Interna
1.6. Salvaguardas
Como resultado de la ejecución del estudio AFIN/28/GF/FINANCIERO/2021 sobre la

Gestión de costos en proyectos ICE, con corte a junio 2021, se emitió un informe de
control interno, que se condujo mediante las siguientes salvaguardas:
 Evidencia de Auditoría: Toda la información documentada que se incluye en este

informe de auditoría, está debidamente respalda y ha sido sujeta a un proceso
sistemático de verificación y validación de fuentes, a una fecha dada, de conformidad
con lo previsto en las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector
Público, aprobadas por la Contraloría General de la República (CGR) mediante
resolución N.º R-DC-119-2009 de las 13 horas del 16 de diciembre de 2009; las
Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, aprobadas por la CGR en
resolución N.º R-DC-64-2014 de las 14 horas del 11 de agosto de 2014; y el
Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del ICE,
aprobado por el Consejo Directivo en sesión N.º 6154 del 2 de noviembre de 2015,
publicado en el Alcance N.º 24 a La Gaceta N.º 35 del 19 de febrero de 2016.
 Deber de resguardo de la información confidencial: La Política Corporativa de

Confidencialidad de la Información, aprobada por el Consejo Directivo en el artículo 3
del Capítulo II del acta firme de la Sesión 6490 del 7 de diciembre de 2021, y publicada
en La Gaceta Nº 13 del 21 de enero de 2022 indica en el apartado “4.
Responsabilidades” para la Secretaría del Consejo Directivo, Presidencia Ejecutiva,
Gerencia General, Gerencias ICE y los niveles jerárquicos inmediatos inferiores a la
Presidencia Ejecutiva, Gerencia General ICE, las Gerencias del ICE:
“Identificar si el tipo de información que solicita un tercero, es de naturaleza

confidencial conforme lo prevé el artículo 35 de la Ley N° 8660 u otras
disposiciones constitucionales o legales; en caso de ser así, tomar las
precauciones necesarias y cumplir con el procedimiento que corresponda para
garantizar su protección.” (Lo subrayado no corresponde al original)
 Deber de la Administración de aportar la información solicitada y de identificar aquella

calificada como confidencial: La Administración Pública tiene el deber de entregar
información cierta y actualizada para no obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las
potestades de la Auditoría Interna, de conformidad con lo establecido en los artículos
24, 25 y 33 de la Ley General de Control Interno, Ley No. 8292. Además, tiene el
deber de identificar la información calificada como previamente como confidencial, a
la luz de lo dispuesto en el artículo 35 de la Ley de Fortalecimiento y Modernización
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Auditoría Interna
de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones, Ley Nº 8660 del 8 de

agosto de 2008, a fin de que la Auditoría Interna tenga presente el alcance de la
protección de los datos accedidos y la resguarde del conocimiento de terceros no
habilitados, más allá de la comunicación oficial del producto de la Auditoría y durante
todo el plazo que la Ley o la Administración habilitada haya definido expresamente
mediante esa declaración previa de confidencialidad.
 Solicitud de identificación de información previamente declarada confidencial:

Considerando el deber de resguardo de la Auditoría y en especial ante información
previamente declarada e identificada como confidencial, durante el desarrollo de todo
el proceso de auditoría, se solicitó a la Administración la identificación previa de la
naturaleza de la información entregada como insumo para efectos de las labores de
fiscalización. La Administración IDENTIFICÓ y ALERTÓ la existencia y entrega de
información declarada previamente como confidencial.
 Deber de advertencia de la Auditoría sobre información previamente declarada como

confidencial: De conformidad con el criterio DFOE-CIU-0360 del 20 de octubre del
2021, emitido por la CGR, el deber de advertencia de la Auditoría Interna se considera
excepcional y para su implementación es necesario cotejar lo siguiente:
i. La información a la que accedió la Auditoría Interna tenía previamente la

declaración de confidencialidad por parte del jerarca habilitado legalmente.
ii. Los datos confidenciales efectivamente son evidenciados directamente en los
papeles de trabajo, los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones que
se efectúan mediante el informe de auditoría o de manera lógica pueden ser
derivados a partir de la simple lectura de dichos documentos.
iii. Si efectivamente se tuvo acceso a la información declarada debidamente
confidencial durante el proceso de control pero dichos datos no trascienden ni
directa o indirectamente en los productos que genera la Auditoría Interna, este
órgano únicamente mantiene el deber de resguardar la información accedida
por todo el tiempo en que persista la declaración efectuada por el titular
habilitado legalmente, más no tiene por qué advertir que sus derivaciones
tengan el riesgo de evidenciar secretos comerciales, industriales o económicos.
En este caso particular, siguiendo el principio de transparencia y de interés
general de la fiscalización, el informe es público, manteniéndose la restricción
de acceso únicamente de aquellos datos confidenciales accedidos que no se
evidencian directa o indirectamente en papeles de trabajo y el propio informe.
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Auditoría Interna
La confidencialidad no se presume, sino que esta condición nace, a partir de un acto

administrativo previo, debidamente sustentado técnica y jurídicamente, conforme a
los parámetros legalmente determinados, por lo tanto, la advertencia surge de una
condición de confidencialidad previamente determinada.
 Resolución de la Auditoría Interna sobre si trascendió información confidencial en el

contenido del informe, conforme al artículo 35 de la Ley N° 8660 y otras disposiciones
constitucionales o legales: Una vez realizado el análisis de las derivaciones
efectuadas por la Auditoría, los hallazgos, conclusiones y recomendaciones
comunicados, esta Auditoría Interna advierte que información declarada previamente
como confidencial si trascendió al informe de auditoría, con el objetivo de que, en su
condición de titular determine, por su propia cuenta, si las derivaciones efectuadas
por la Auditoría también deben ser declaradas confidenciales por considerar que
exponen datos secretos, a fin de que proceda sin demora con los trámites
correspondientes lo que incluye aportar los insumos requeridos a fin de que el Jerarca
efectúe, de considerarlo técnica y jurídicamente posible, una declaración de
confidencialidad por la trascendencia de datos previamente declarados como secretos
y que por motivos estratégicos, comerciales y de competencia no resulte conveniente
su divulgación ante terceros no habilitados legalmente. La información confidencial
trascendida al informe es la siguiente:
- Los datos de inversión y de oportunidades de mercado, imputación, liquidación y

capitalización de costos de proyectos estratégicos del ICE, específicamente el
Apartado 1.3 y 2.3).
- Anexo 1 que muestra datos de costos planificados y reales y las desviaciones
calculadas.
- Anexo 2 que contiene el detalle de los costos no capitalizados en proyectos.
 Potestad de declarar los productos de auditoría como confidenciales: De conformidad

con lo criterios N.º 00050 (DFOE-IFR-0003) del 6 de enero de 2020 y N.º 16145
(DFOE-CIU-0360) del 20 de octubre de 2021 emitidos por la CGR, las auditorías
internas no tienen norma legal habilitante que las autorice a declarar sus productos
como confidenciales y únicamente les corresponde el deber de resguardar la
información que, previamente, ha sido declarada como confidencial por la
administración activa, o bien advertir de tal circunstancia, en los casos en que estime
que las derivaciones contenidas en el informe exponen de manera directa o indirecta
información confidencial.
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Auditoría Interna
 Deber de la Administración y del Jerarca ante la advertencia de la Auditoría: Con la

comunicación previa del producto de auditoría y la advertencia realizada por el órgano
auditor, el jerarca debe priorizar la advertencia sobre la trascendencia de información
previamente decretada como confidencial en los productos que emite la Auditoría
Interna, y actuar de conformidad con la potestad legalmente delegada, lo cual no
puede ser ejecutado en contra del ejercicio de control que realiza el órgano auditor.
Sólo el Jerarca institucional tiene la facultad de declarar confidencial parte de la
información de los productos de auditoría mediante acto formal, fundamentado
jurídica y técnicamente, de acuerdo con los parámetros y objetivos pretendidos en la
Ley habilitante y en la Política Corporativa de Confidencialidad de la Información del
Grupo ICE (Versión 4), aprobada por el Consejo Directivo del ICE en el artículo 3 del
Capítulo II del acta firme de la Sesión 6490 del 7 de diciembre de 2021, y publicada
en La Gaceta Nº 13 del 21 de enero de 2022. Considérese que la declaración de
confidencialidad, como todo acto administrativo debe contener requisitos de forma y
fondo que acrediten su validez, siendo indispensable que la Administración auditada
exponga la fundamentación técnica y jurídica pertinente en una etapa preparatoria
con el fin de brindar los elementos e insumos esenciales para sustentar el acto que
por Ley sólo puede emitir el órgano superior jerárquico.
 Presunciones de confidencialidad sobre la información contenida en los productos de

auditoría: Conforme a lo establecido en el artículo 7 de la Ley N.° 8422 y el artículo
35 de la Ley N.° 8660, el Jerarca habilitado legalmente únicamente podría declarar un
producto de la Auditoría Interna como confidencial cuando el propio Auditor Interno
así lo advierta puesto que se trasciende directa o indirectamente datos previamente
declarados y resguardados como secreto comercial, económico o industrial, no
pudiendo extenderse esta potestad como un control contrario a la independencia
funcional y de criterio que respaldan la actividad del órgano auditor.
 Proceso de comunicación de los informes de auditoría que trascienden información

previamente declarada confidencial: La advertencia realizada por el órgano auditor no
debe ser la base para que el proceso de comunicación de resultados se suspenda o
se trunque intempestivamente y de forma indefinida o discrecional para la
Administración. De conformidad con el criterio DFOE-CIU-0360 del 20 de octubre del
2021, emitido por la CGR, el proceso de auditoría, por su finalidad, no puede ni debe
ser interrumpido, limitado o condicionado en razón del manejo y resguardo de la
información confidencial, potestad que por sí debe ser ejercida oportunamente y de
manera justificada técnica y jurídicamente por el jerarca institucional, de acuerdo a lo
pretendido por el orden legal. Cualquier actuación administrativa que tienda a ello,
eventualmente se consideraría un incumplimiento de deberes y un debilitamiento al
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Auditoría Interna
sistema de control interno lo que acarrearía las consecuencias planteadas en el

artículo 39 de la Ley N.° 8292.
Por lo tanto, y a fin de no condicionar la atención inmediata de las recomendaciones de

la Auditoría Interna, en razón del manejo y resguardo de la información confidencial se le
solicita enviar en el plazo máximo de 10 días hábiles a partir de la fecha de comunicación
oficial del informe, el Plan de Acción, salvo que existan discrepancias, todo lo anterior de
conformidad con lo establecido en el inciso a) del artículo 36 de la Ley General de Control
Interno. El deber legal del jerarca y de los titulares subordinados de analizar e implantar
de inmediato, las observaciones, recomendaciones formuladas por la auditoría interna,
se establece en el inciso c) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno, deber
irrestricto e incondicional que se reitera en las Normas Generales de Auditoría para el
Sector Público en el canon 206.
1.7. Presentación previa de resultados
Los resultados del estudio fueron remitidos por correo el 05 de enero de 2022 y expuestos
y comentados en reunión virtual celebrada el 14 de enero de 2022 mediante la
herramienta Microsoft Teams. Los funcionarios participantes fueron los siguientes:
Por parte de la Administración estuvieron presentes los señores:
- Sr. Rafael Ángel Fallas Campos, Director de División Riesgo Empresarial,

Gerencia General.
- Sr. Harold Narváez Sequeira, Coordinador PMO, Gerencia General.
- Sr. Juan Carlos Salas Hidalgo, PMO, Gerencia General
- Sra. Jacqueline Morales Monge, Dirección Sostenibilidad, Estrategia e Innovación,
Gerencia de Telecomunicaciones.
- Sra. Eime Moya Jiménez, Dirección Gobernanza y Cumplimiento, Gerencia de
Telecomunicaciones
Por parte de la Auditoría Interna:
- Sra. Ana Gabriela Quirós Vargas, Auditora Líder.

- Sra. Ana Virginia Bustamante Chinchilla, Auditora Fiscalizadora.
- Sra. Luzmilda Cambronero Rodríguez, Auditora Encargada.
En los casos procedentes, los comentarios de la Administración fueron incorporados en

el presente informe.
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Auditoría Interna
Esta Auditoría agradece la colaboración brindada por la Oficina de Portafolio y

Administración de Proyectos (PMO) de la Gerencia de Telecomunicaciones y Oficina
Técnica Centro Servicio Construcción de Ingeniería y Construcción de la Gerencia de
Electricidad, encargados del proceso de capitalización de los activos en curso y
funcionarios de Área Activos fijos del Proceso Contabilidad, Directores de los Proyectos,
área de Gestión de Finanzas de la Gestión Operativa de la Unidad de Infraestructura y
Gestión Financiera Contable de Ingeniería y Construcción, las cuales facilitaron el
desarrollo y ejecución de la auditoría.
2. RESULTADOS OBTENIDOS
La información contenida en este apartado ha sido declarada de carácter parcialmente

confidencial mediante acuerdo emitido por el Consejo Directivo en el en el artículo 1 del
Capítulo III del acta en firme de la Sesión 6532 del 19 de julio de 2022, por el plazo de
dos años y seis meses. La versión completa del informe, con los hallazgos, conclusiones
y recomendaciones derivadas del estudio de control interno
AFIN/28/GF/FINANCIERO/2021 sobre la Gestión de costos en proyectos ICE fue
comunicada mediante carta 0036-007-2022 del 05/08/2022.
2.1 Debilidades en la planificación de costos en los proyectos de infraestructura
en el ICE
Con el fin de verificar que los costos reales de los proyectos de infraestructura de
Electricidad y Telecomunicaciones, mantienen simetría razonable con los costos
planificados en el ICE, el 09 de marzo de 2021 se generó en el módulo auxiliar de PS el
reporte S_ALR_87100190, el cual contiene los costos reales acumulados del proyecto vs
los costos plan (costos estimados), así como las desviaciones presentadas a nivel
Institucional.
Ahora bien, debido a que el reporte supra citado no brinda información exacta sobre el
indicador de desempeño de costos (costo real vs costos plan y su desviación) para los
proyectos que están aún en ejecución; en el Anexo 1 se presenta el detalle de proyectos
ICE, donde se compara el costo real vs costo plan y sus deviaciones para aquellos
proyectos que se encuentran en estado finalizados, cuyos costos plan es cero o exceden
los costos reales.
Al efectuar un análisis de los datos presentados en el reporte, se determina que los costos
reales de los proyectos ascienden a USD 394.4 millones mientras que los costos plan a
USD 126,7 millones, presentando una diferencia total absoluta de USD 267,7 millones,
situación ocasionada debido a que en la Gerencia de Telecomunicaciones y Gerencia de
Electricidad la planificación de costos de los proyectos no se refleja en el módulo PS del
sistema ERP (costos plan), sistema oficial de planificación de los recursos.
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Auditoría Interna
2.1.1 Proyectos de infraestructura de Telecomunicaciones
En el caso de la Gerencia de Telecomunicaciones, en los costos plan de los proyectos

no se contemplan: mano de obra interna y costos indirectos. Adicionalmente, a nivel del
módulo auxiliar PS la información por proyecto no es incorporada en su totalidad, por lo
general lo ingresado corresponden únicamente a los costos presupuestarios por compra
de equipo, materiales, repuestos y servicios contratados, los cuales fueron definidos a
nivel del plan de gestión del proyecto.
Sobre el tema, el experto de proceso designado a nivel del módulo auxiliar PS de la

Oficina de Proyecto PMO-Telecomunicaciones agrega que el dato de costos estimados
no es exacto o certero, ya que no refleja todos los costos asociados con la ejecución del
proyecto; inclusive ni siquiera a nivel de estudio de factibilidad o plan de gestión, pues
únicamente se reflejan los costos plan de materiales por reservas, compra de equipos y
algunas tarifas plan de mano de obra o maquinaria, esto por cuanto está referido al
presupuesto y no al costo con todo su alcance.
De acuerdo con la “Guía metodológica general para la identificación, formulación y

evaluación de proyectos de inversión pública” de MIDEPLAN, en relación con los costos
del proyecto menciona lo siguiente:
“2.1.1. Costos del proyecto
El estudio de costos tiene por objetivo la determinación y asignación de

costos totales de cada uno de los rubros vinculados al proyecto en la
inversión y operación, durante la vida útil del proyecto. Asimismo, es la
cuantificación y la determinación de los diferentes costos, que se perciban
con la operación del proyecto en el período de vida útil.” (El destacado no
es del original)
Por otra parte, el Instructivo corporativo para la evaluación financiera de proyectos de

inversión (código 28.00.002.2014), como parte de la definición de “viabilidad financiera”,
establece que ésta es aquella que:
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Auditoría Interna
“permite determinar, mediante la comparación de los beneficios y los

costos estimados de un proyecto de inversión, si es rentable, desde
el punto de vista financiero, la inversión que demanda su implementación.
(El destacado no es del original)
También el Procedimiento para la Gestión de Proyectos (GP) Código 20.00.001.2005, en

cuanto al apartado 6.4 relativo al proceso de seguimiento y control del proyecto, señala
lo siguiente:
6.4 PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Este proceso

compuesto por dos palabras, lo que quiere expresar es que el
“seguimiento” corresponde a recolectar información (principalmente del
cronograma, presupuesto y del esfuerzo) para generar alertas en donde
se requiere de mayor atención con base en lo planificado, (…). (el
destacado no es del original)
La Guía del PMBOK, establece cuatro procesos relevantes en la Gestión de los Costos
del Proyecto:
“7.1 Planificar la Gestión de los Costos—Es el proceso de definir cómo
se han de estimar, presupuestar, gestionar, monitorear y controlar los
costos del proyecto.
7.2 Estimar los Costos—Es el proceso de desarrollar una aproximación
de los recursos monetarios necesarios para completar el trabajo del
proyecto.
7.3 Determinar el Presupuesto—Es el proceso que consiste en sumar los
costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo
para establecer una línea base de costos autorizada.
7.4 Controlar los Costos—Es el proceso de monitorear el estado del
proyecto para actualizar los costos del proyecto.”
Si bien estos procesos son ejecutados en el ICE, en relación a los ítems “7.1 Planificar la
Gestión de los Costos”, se ha evidenciado de acuerdo con los resultados del presente
estudio de auditoría, que el ICE carece de un plan de gestión de costos formal que permita
ejecutar una adecuada planificación, presupuestación, estimación y control de costos,
principalmente en el Negocio de Telecomunicaciones.
A su vez, la Guía supra referida, enfatiza lo siguiente:
“7.2 Estimar los Costos
Estimar los Costos es el proceso de desarrollar una aproximación del

costo de los recursos necesarios para completar el trabajo del
proyecto. El beneficio clave de este proceso es que determina los
recursos monetarios requeridos para el proyecto. Este proceso se lleva
a cabo periódicamente a lo largo del proyecto, según sea necesario.
(…)
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Auditoría Interna
Se estiman los costos para todos los recursos que se van a asignar
al proyecto. Estos incluyen, entre otros, el personal, los materiales, el
equipamiento, los servicios y las instalaciones, así como otras
categorías especiales, tales como el factor de inflación, el costo de
financiación o el costo de contingencia. Las estimaciones de costos
se pueden presentar a nivel de actividad o en forma resumida.” (El
destacado no es del original)
7.2.3.1 Estimaciones de Costos
“Las estimaciones de costos incluyen evaluaciones cuantitativas de

los costos probables que se requieren para completar el trabajo del
proyecto, así como los montos de contingencia para tener en cuenta
los riesgos identificados y una reserva de gestión para cubrir trabajo
no planificado. Las estimaciones de costos pueden presentarse de
manera resumida o detallada. Se estiman los costos para todos los
recursos aplicados a la estimación de costos. Esto incluye, entre
otros, el trabajo directo, los materiales, el equipamiento, los servicios, las
instalaciones, la tecnología de la información y determinadas categorías
especiales, tales como el costo de la financiación (incluidos los cargos de
intereses), una provisión para inflación, las tasas de cambio de divisas, o
una reserva para contingencias de costo. Si se incluyen los costos
indirectos en el proyecto, éstos se pueden incluir en el nivel de actividad
o en niveles superiores.” (El destacado no es del original)
Según las consultas realizadas con la Administración (PMO de la GT y directores de los

proyectos de la GT) y lo determinado por esta auditoría, el no contar con una planificación
de todos los costos ICE en los proyectos, se debe a lo siguiente:
a) A nivel de la GT, la práctica de planificar e incorporar la totalidad de los costos

estimados de los proyectos para efectos del estudio de factibilidad y en algunos
casos del plan de gestión, no se ha considerado como parte de la gestión de costos
en los proyectos. A la fecha se estiman, los rubros asociados principalmente con
partidas de presupuesto, omitiendo los costos incrementales.
b) Proyectos mal delimitados en el alcance o bien la estimación de los tiempos para

la ejecución de los trabajos no fue realista, según lo observado en los informes de
cierre de proyectos de Telecomunicaciones.
c) No hay suficiente detalle de los costos planificados que permita hacer una
desagregación de los costos a nivel del módulo auxiliar PS. El detalle se hace de
forma general o mensual a nivel del plan de gestión.
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Auditoría Interna
d) No se dispone de una metodología o guía para llevar a cabo el proceso de

planificación de los costos estimados, tanto de los costos directos por mano de
obra interna ICE y costos indirectos que son atribuibles a las obras de los
proyectos tanto de Electricidad como de Telecomunicaciones.
e) No se dispone de un plan de gestión de costos a nivel del ICE mediante el cual se

proporcione una guía y dirección sobre cómo se gestionarán los costos del
proyecto a lo largo de su ciclo vida, considerando las buenas prácticas en dirección
de proyectos (PMBOK).
f) En las sesiones llevadas a cabo con los directores de los proyectos

Telecomunicaciones, funcionarios de la PMO de la Gerencia de
Telecomunicaciones y gestión financiera del Área de Gestión Operativa de la
Unidad de Infraestructura (UI), se ha enfatizado a esta Auditoría en relación con la
temática de costos lo siguiente:
 El sistema ERP permite la trazabilidad completa de los costos de los proyectos,

su identificación e imputación desde el origen, su liquidación y capitalización
hacia el activo fijo, sin embargo, para llevar a cabo estos dos últimos procesos
se requieren de la generación de varios reportes, validación y cruces de
información proveniente de los módulos auxiliares AA y GL y originados en
atención a los requerimientos de componetización de la NIC 16 Propiedad,
Planta y Equipo, así como a medidas de control para asegurar la calidad de la
información en el auxiliar de activos fijos.
 El módulo auxiliar PS permite una correcta imputación de los costos de los

proyectos, no obstante, se requiere mejorar la planificación de recursos en los
proyectos de Telecomunicaciones, particularmente en lo que se refiere costos
directos por mano de obra interna ICE y costos indirectos (costos por
supervisión administrativa y de apoyo a la gestión, entre otros costos)
atribuibles a la ejecución de las obras en los proyectos, ya que al final estos
costos no consumen presupuesto, pero si son imputados al proyecto.
Al respecto, la coordinadora del Área de Activos del Proceso Contabilidad

mediante correo del 16 de julio de 2021 señala que hace varios meses se elevó
una propuesta al CEC (Centro Excelencia Corporativo), administrador del ERP,
para que los proyectos se lleven por medio del auxiliar PS, porque a nivel de
ordenes se pierde la trazabilidad de los datos.
Las situaciones señaladas, tiene un impacto alto en la gestión de proyectos de

Telecomunicaciones debido a lo siguiente:
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Auditoría Interna
 El seguimiento y control de los costos reales vs los costos plan, se ve limitado al

no disponer en el módulo auxiliar PS de información de costos que permita generar
alertas por diferencias con base en lo planificado, tal y como lo menciona el
Procedimiento para la Gestión de Proyectos (GP) Código 20.00.001.2005.
 Mayor exposición al riesgo financiero por incrementos en los costos del proyecto
fuera de los rangos tolerables admitidos, esta situación para el caso de los
proyectos a nivel de la Gerencia de Telecomunicaciones.
 En el caso de proyectos de Telecomunicaciones no se logra obtener una medición

correcta de los costos del proyecto, al no contar con la información de todos los
costos planificados para la ejecución de los proyectos.
 Subestimación del gasto por depreciación. Véase proceso de seguimiento y

control del rubro de Obras en curso (Activos en curso) en el ítem 2.3.2 del apartado
2.3.
 Rechazo de costos para efectos tarifarios por parte del ente Regulador (ARESEP
o SUTEL), lo cual deteriora la sostenibilidad financiera del ICE, al tener que pasar
a gastos, aquellos costos que no fueron adecuadamente planificados y que
podrían haberse capitalizado a la infraestructura y ser considerados para el ajuste
de tarifas. Ver Cuadro 7 sobre costos no capitalizados de proyectos.
Al respecto, la coordinadora del área de Activos del Proceso Contabilidad, señala
que estos costos se pasan a gastos en cumplimiento con lo dispuesto en la NIC
16, sin embargo, no son reconocidos para efectos tarifarios en la revisión
efectuada por el ente Regulador.
2.1.2 Proyectos de infraestructura de Electricidad
En relación con los proyectos de infraestructura de Electricidad los costos plan no se

reflejan en el módulo PS del sistema ERP, tal y como se presenta en los párrafos
introductores del presente resultado y el Anexo 1, no obstante, se gestiona la planificación
de los costos en otras herramientas complementarias a este sistema, tales como: plan
de gestión, SegPro e informes de costos para realizar el seguimiento y control de los
mismos.
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Auditoría Interna
2.2 Debilidades en la metodología de imputación (asignación) y distribución de

costos en los proyectos en el ICE
De acuerdo con la información obtenida, se determina que:
 El módulo auxiliar PS está específicamente diseñado para la gestión de proyectos

de manera integrada con otros módulos del ERP, y por ello la asignación y
distribución de costos se realiza desde otros módulos del ERP, tales como:
IM/EWM, CO, PP, ETM, CS y MMPUR, con la excepción de la notificación de
puestos de trabajo cuya imputación de costos se realiza desde el módulo auxiliar
PS.
 La Institución no dispone de una metodología u otro documento similar, mediante

el cual se detallen las actividades y reglas para el registro de los costos directos e
indirectos en forma clara y precisa para realizar la asignación de los costos directos
e indirectos a los proyectos ICE.
 A nivel de la página del GEDI, se encuentra vigente a partir del 13 de setiembre

de 2005 el documento “24.00.010.2005 Metodología de aplicación de gastos
administrativos”, el cual fue emitido por la Sugerencia de Gestión Administrativa
(en aquel entonces), que establece que la “metodología de aplicación de gastos
administrativos de la Institución, que cumpla con los requerimientos de cada
Sistema o UEN, a fin de obtener para los servicios que cada uno de ellos brinda
costos más reales y oportunos”.
De acuerdo con la Guía del PMBOK, una metodología “es un sistema de prácticas,
técnicas, procedimientos y normas utilizado por quienes trabajan en una disciplina”.
También la guía en el Apartado 2 “El entorno en el que operan los proyectos”, señala
sobre la gestión metodológica, lo siguiente:
“2.1 Descripción General
Los proyectos existen y operan en entornos que pueden influir en ellos.

Estas influencias pueden tener un impacto favorable o desfavorable en el
proyecto. Dos categorías principales de influencias son los factores
ambientales de la empresa (EEFs) y los activos de los procesos de la
organización (OPAs).
(…)
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Auditoría Interna
2.3 Activos de los Procesos de la Organización
Los activos de los procesos de la organización (OPAs) son los planes, los
procesos, las políticas, los procedimientos y las bases de conocimiento
específicos de la organización ejecutora y utilizados por la misma. Estos
activos influyen en la dirección del proyecto. Los OPAs incluyen cualquier
objeto, práctica o conocimiento de alguna o de todas las organizaciones
ejecutoras que participan en el proyecto y que pueden usarse para
ejecutar o gobernar el proyecto. Los OPAs también incluyen las lecciones
aprendidas procedentes de proyectos anteriores y la información histórica
de la organización. (…) Los mismos pueden agruparse en dos categorías:
 Procesos, políticas y procedimientos; y

 Bases de conocimiento de la organización
Por lo general, los activos de la primera categoría no se actualizan como parte del
trabajo del proyecto. Los procesos, políticas y procedimientos normalmente son
establecidos por la oficina de dirección de proyectos (PMO) u otra función fuera del
proyecto. (El subrayado no es del original)
Con base en lo expuesto por funcionarios del ICE relacionados con la gestión de costos
en los proyectos, se determina que la ausencia de un procedimiento o documento similar,
se deben principalmente a las siguientes causas:
 La normativa del modelo API y el Instructivo corporativo para la evaluación

financiera de proyectos de inversión (código 28.00.002.2014), es suficiente para
guiar el proceso de imputación y distribución de costos a nivel institucional.
 El módulo PS como módulo auxiliar de proyectos permite conocer la trazabilidad

de los costos imputados o asignados a los proyectos, esto mediante su
parametrización en el ERP y la acumulación de los costos en los elementos PEP.
 Se cuenta con perfiles predefinidos dependiendo de la creación del proyecto, por

ejemplo, si es un proyecto de inversión que nace desde el portafolio viene
predefinido con el perfil de inversión; si es un proyecto que se crea en el módulo
SD tiene el perfil de ventas, esto en ERP permite el control, así como disminuir la
posibilidad de que se comentan errores por parte de los usuarios.
 Anteriormente a la implementación del ERP, el proceso era muy diferente, pues

los costos directos e indirectos se acumulaban de forma predefinida en una
estructura de obras en curso a nivel contable (anteriores cuentas 151 a 155), por
ello previamente al proceso de capitalización se tenía que hacer la distribución
respectiva a las obras. Hoy en día se tiene el módulo auxiliar (PS) con estructuras
de PEP, las cuales se liquidan mensualmente a los AuC mediante UMAS
separadas en activos fijos.
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Auditoría Interna
Los efectos derivados de la ausencia de metodología para la imputación de los costos

directos e indirectos en el sistema ERP, pueden generar diferencias o inconsistencias en
los registros y repercutir en la integridad y exactitud de la información financiera, riesgo
que se incrementa al depender del conocimiento y experiencia de los funcionarios
involucrados en el proceso.
Ante consulta sobre el tema, el Coordinador de la Oficina de Proyectos Estratégica (OPE)

de la División de Estrategia señala que, en el Instructivo para la evaluación financiera de
proyectos de inversión vigente, se menciona la forma de proceder para incluir dichos
costos a nivel de estimaciones en las evaluaciones financieras, específicamente en los
apartados 7.5 y el 7.10. Así mismo, indica que en el lineamiento del Modelo Planificación
Integrada “Seguimiento y Evaluación, Formulación", en apartado 1.4 inciso a)
"instrumentos Planificación Integrada" se agrega un instrumento llamado Matriz del
Portafolio (MAPO), se adicionaron unos campos para que al menos a nivel de portafolio,
los componentes reporten los costos del periodo, acumulados y proyectados, pero que a
hoy esta es la normativa existente.
Finalmente, comenta que, en la actualización de la normativa que se está llevando a

cabo, se detalla el proceder correcto para estos casos.
2.3 Debilidades de control en la gestión de liquidación y capitalización de los

proyectos de infraestructura
(Resultado declarado confidencial)
2.4 Debilidades en el proceso de seguimiento y control de la gestión de costos en

los proyectos de la Gerencia de Telecomunicaciones
Para el seguimiento y control de los Proyectos del Portafolio de Telecomunicaciones1, se

cuenta con una serie de indicadores, los cuales son agrupados acorde a su clasificación:
tiempo, alcance, calidad, costo, presupuesto, riesgos y metodología; y también
dependiendo de la naturaleza del proyecto se incluye una arista de operación, contrato,
tecnológica y comercial; lo que permite un análisis integral del proyecto.
En cuanto al control de la gestión de costos en los proyectos de telecomunicaciones, se

determina que específicamente se realiza lo siguiente:
1Los indicadores fueron oficializados mediante nota 6000-1431-2020, emitida el 20 de agosto 2020 por la Gerencia de
Telecomunicaciones.
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Auditoría Interna
a) Revisión del indicador: "Distribución porcentual del costo real por clase de costo (al
corte)"
Para medir el indicador de distribución porcentual, se genera el reporte de costos

reales acumulados (CJI3) en el módulo auxiliar PS y con base en dicho reporte se
obtiene los costos reales, los cuales se descomponen manualmente aplicando una
fórmula en excel para categorizar dichos costos de la siguiente manera: materiales y
equipo, mano de obra, costos indirectos y otros. Esta categorización de costos no ha
sido validada por la PMO de la GT con el equipo de proyecto ni las áreas financieras
y técnicas.
b) Se efectúa un seguimiento a las desviaciones de los costos plan (base

presupuestaria) con respecto a los costos reales, con base en cinco indicadores
establecidos para tales efectos.
c) Monitoreo periódico de los costos imputados al proyecto por parte del equipo de
proyectos.
d) Monitoreo en cuanto asegurar que se efectúa la liquidación de los costos acumulados

en los elementos PEP y órdenes a los AuC (activos en curso).
Asimismo, se determina con base en lo indicado anteriormente que, se carece de un

indicador, el cual mediante la comparación entre el costo plan y el costo real, permita
detectar las desviaciones entre los costos base estimados y el resultado real del proyecto.
En cuanto al seguimiento y control del proyecto, el Procedimiento para la gestión de

proyectos Código 20.00.001.2005, señala lo siguiente:
6.4 PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Este proceso

compuesto por dos palabras, lo que quiere expresar es que el
“seguimiento” corresponde a recolectar información (principalmente del
cronograma, presupuesto y del esfuerzo) para generar alertas en donde
se requiere de mayor atención con base en lo planificado, por otro
lado, el “control” corresponde a las acciones correctivas
requeridas. (El destacado no es del original)
Asimismo, la Guía del PMBOK señala en el apartado 7.4.2 Controlar los Costos:
Herramientas y Técnicas, lo siguiente:
“7.4.2.2 Análisis de Datos
Las técnicas de análisis de datos que pueden utilizarse para controlar los
costos incluyen, entre otras:
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Auditoría Interna
Análisis de variación. (…) Las variaciones que se analizan más a

menudo son las relativas al costo y al cronograma. Para proyectos que
no realizan un análisis del valor ganado, se pueden realizar análisis
de variaciones similares mediante la comparación entre el costo
planificado y el costo real para detectar las desviaciones entre la
línea base de costos y el desempeño real del proyecto. Se puede
realizar un análisis más detallado para determinar la causa y el grado de
desviación con respecto a la línea base del cronograma, así como la
necesidad de acciones correctivas o preventivas.” (El destacado no es
del original)
Lo indicado anteriormente se debe principalmente a que no existe una adecuada

planificación de la gestión de costos para estimar los costos de los proyectos, por lo tanto,
no se dispone a nivel del módulo auxiliar PS del insumo requerido para generar alertas
en cuanto a los costos reales con respecto a lo planificado. Asimismo, se presenta
porque la Gerencia de Telecomunicaciones no se ha alineado con la normativa interna
oficial de la Institución en cuanto a la gestión de proyectos emitida por el área rectora en
esa materia.
Lo mencionado anteriormente afecta la gestión de costos de los proyectos debido a lo

siguiente:
 No se dispone de información de costos que permita generar alertas en donde se
requiere de mayor atención con base en lo planificado, tal y como lo menciona el
Procedimiento para la Gestión de Proyectos (GP) Código 20.00.001.2005.
 El seguimiento y control de los costos reales vs los costos estimados se ve limitado

al no contar con dicha información a nivel del módulo auxiliar PS.
 Mayor exposición al riesgo financiero por incrementos en los costos del proyecto
fuera de los rangos tolerables admitidos.
En relación con las situaciones señaladas en los apartados 2.1 a 2.4, se evidencia que
los principales riesgos (impacto y causa) a los que está expuesto el ICE, asociados con
la gestión de costos en los proyectos son los siguientes:
a) Riesgos Estratégicos: Incumplimiento de objetivos y acciones vinculadas a la

Estrategia 4.0, planes de desarrollo nacional y de inversión pública del país, por
cuanto no se efectúa un adecuado proceso de seguimiento y control de la gestión de
costos en la Institución, lo que podría impactar el objetivo de “Garantizar la
Sostenibilidad Financiera de la Institución”.
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Auditoría Interna
b) Riesgos operativos (procesos, recurso humano y legal)
 Inconsistencias en las cuentas de obras en curso y de activos operativos, debido

a la falta de oportunidad en la liquidación y capitalización de dichas obras,
generada por la existencia de procesos manuales y complejos.
 Imposibilidad de generar alertas en donde se requiere de mayor atención con
base en lo planificado, ya que no se dispone de información exacta e integra
relacionada con los costos estimados (costos plan).
 Atraso en la planificación y ejecución de las inversiones requeridas.
 Débil proceso de toma de decisiones relacionada con la evaluación financiera
de los proyectos (viabilidad), debido a que se realiza con base en costos
estimados (planificados) que no reflejan todos los costos asociados con la
ejecución del proyecto.
 Debilidades en el seguimiento y control de los proyectos, debido a la ausencia
de indicadores de costos que incorporen todos los costos necesarios para la
ejecución del proyecto y permitan cuantificar su impacto a nivel de eficacia y
eficiencia.
 Incrementos en los gastos de operación (Costos no capitalizables en proyectos),
debido a ajustes contables por cuanto inicialmente se consideran
incorrectamente como costos atribuibles al proyecto.
 Incremento de los costos finales del activo y por ende de las tarifas de los
servicios brindados, debido a debilidades en la planificación e incorrecta
asignación e imputación de costos.
 Incrementos en los costos del proyecto fuera de los rangos tolerables admitidos,
debido a que no se cuentan con indicadores para monitorear adecuadamente
el desempeño del proyecto.
 Subvaluación del gasto por depreciación, por cuanto no se capitalizan las obras
en curso de forma oportuna e íntegra.
 Ajustes a los estados financieros auditados, debido a la falta de integridad,
exactitud y oportunidad en el registro de la información de costos en los
proyectos.
 Sobreestimación de la rentabilidad proyectada de los proyectos, al no
considerar todos los costos asociados con la ejecución del proyecto.
 Riesgo legal por incumplimiento de normativa (NIIF - Normas Internacionales de
Información Financiera), en el registro (imputación) y asignación de los costos
a las obras en los proyectos.
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Auditoría Interna
c) Riesgos financieros: Riesgo cambiario que expone al ICE a pérdidas por

fluctuaciones en el tipo de cambio, debido a atrasos en el proceso de liquidación y
capitalización de obras en curso (en moneda extranjera) al activo operativo.
3. CONCLUSIONES
Con base en la verificación efectuada, se concluye que:
a) La gestión de costos en el ICE no garantiza que los costos planificados (estimados)

de los proyectos de inversión en infraestructura de Electricidad y
Telecomunicaciones, mantengan simetría razonable con los costos reales
imputados en el módulo auxiliar PS debido a que en ambos negocios la
planificación de costos (costos plan) de los proyectos no se refleja en el sistema
oficial de planificación de los recursos ERP.
b) La recopilación de datos relativos a los costos de desarrollo asignados en el

módulo auxiliar PS del sistema ERP, no proporcionan información íntegra,
confiable, correcta y oportuna para el análisis integral de la rentabilidad del
proyecto, esto por cuanto se identifican situaciones que deben ser subsanadas,
tales como:
 Debilidades en la planificación de la gestión de costos en los proyectos de

infraestructura del ICE.
 Proceso de imputación (asignación) y distribución de costos en los proyectos en
el ICE requiere mejoras a nivel metodológico.
 Necesidad de mejora el proceso de liquidación y capitalización de los proyectos
de infraestructura para garantizar una correcta y oportuna imputación de los
costos a los activos operativos.
 Proceso de seguimiento y control de la gestión de costos en la Gerencia de
Telecomunicaciones, requiere de mejoras que aseguren un monitoreo eficaz y
eficiente entre el desempeño planificado y el real.
c) Durante la evaluación de riesgos del universo auditable, se determinó un nivel de

riesgo agregado en el proceso de 18,16 - Alto. Luego del servicio de auditoría y
con la implementación de las recomendaciones formuladas por parte de la
Administración se podría disminuir un 11% el nivel de riesgo agregado, obteniendo
16,10 - Medio. La oportuna y efectiva implementación de las recomendaciones
permite disminuir los riesgos asociados al proceso de planificación, imputación,
distribución, liquidación y capitalización de costos en la gestión de proyectos de
infraestructura del ICE, fortalecer su Sistema de Control Interno y potenciar el logro
de los objetivos del negocio y de la Institución.
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Auditoría Interna
4. RECOMENDACIONES
Sr. Harold Narváez Sequeira

Dirección de PMO
Gerencia General
4.1. Definir, oficializar e implementar la normativa correspondiente para fortalecer
la planificación y control del proceso de estimación de costos en los proyectos
de infraestructura en el ICE (Relevancia Normal, Categorización Alta)
De acuerdo con los resultados obtenidos en el apartado 2.1, se recomienda definir,

oficializar e implementar la normativa correspondiente que defina el proceso de
estimación de costos de un proyecto de infraestructura en el ICE, con el fin de mejorar su
exactitud, considere como mínimo lo siguiente:
a) Estimación de los recursos financieros para completar un proyecto dentro de un

alcance definido, mediante la cual se identifique y cuantifiquen los costos de todos
los recursos necesarios para iniciar y completar el proyecto (personal, materiales,
equipos y servicios, entre otros conceptos), para ello se debe contemplar los
costos que impliquen tanto una salida de efectivo (presupuestarios) como los
costos incrementables.
b) El detalle de la estimación de costos debe ser estandarizada e incorporada en el

apartado “plan de costos” del plan de gestión del proyecto.
c) Los costos determinados por la normativa financiera - contable, servirán como

línea base complementaria para el seguimiento y control de costos totales, en las
distintas fases del proyecto.
4.2. Documentar e implementar la gestión metodológica referente a la imputación

o asignación de los costos financieros - contables (directos e indirectos)
asociados con los proyectos de obras de infraestructura en el ICE (Relevancia
Normal, Categorización Alta)
De acuerdo con el resultado obtenido en el apartado 2.2, se recomienda documentar e

implementar a través de un procedimiento o instructivo la gestión metodológica referente
para la asignación (imputación) de los costos financieros-contables directos e indirectos
en los proyectos de obras de infraestructura en el ICE que considere como mínimo:
parámetros para efectos de la clasificación de los costos, procesos participantes,
diagrama de flujo del proceso y las reglas para llevar a cabo su distribución a las obras,
esto con el fin de garantizar un adecuado manejo y control de los costos y por ende de
los recursos públicos.
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Auditoría Interna
4.3. Analizar y documentar la viabilidad de implementación de una herramienta

automatizada, que atienda las necesidades de preparación de información
requeridas para llevar a cabo el proceso de capitalización de obras de
infraestructura en el ICE (Relevancia Normal, Categorización Alta)
En relación con el apartado 2.3.1 y 2.3.2, se recomienda analizar y documentar la

viabilidad de la implementación de una herramienta automatizada, que atienda las
necesidades de preparación de información requeridas para llevar a cabo el seguimiento
y control de obras de los proyectos, así como los insumos para el proceso de
capitalización en el sistema ERP, con el fin de garantizar su correcta y oportuna
imputación a los activos operativos, agilizar dicho proceso y eliminar las labores
manuales.
Para llevar a cabo el levantamiento de los requerimientos funcionales de la herramienta,

se debe contar con la participación de los expertos de proceso de cada módulo en el
ERP, las áreas técnicas y financieras de las Gerencias de Negocio y del Proceso de
Activos de la Dirección de Contaduría de la Gerencia de Finanzas.
Al respecto, a esta Auditoría se debe informar y documentar los siguientes productos:
a) Levantamiento de los requerimientos funcionales de la herramienta.

b) Estudio de alternativas de solución con su respectivo análisis costo-beneficio.
c) Selección o descarte de la implementación de la herramienta debidamente
justificada.
d) Cronograma que contemple las acciones a implementar de acuerdo con la
alternativa seleccionada.
4.4. Emitir un lineamiento mediante el cual se instruya a las PMO de las Gerencias
la obligatoriedad de la utilización del módulo auxiliar PS como la herramienta
de planificación y control de los costos de los proyectos ICE (Relevancia
Normal, Categorización Media)
En relación con los resultados obtenidos en el apartado 2.1 a 2.4, se recomienda emitir
un lineamiento mediante el cual se instruya a las Gerencias que el módulo auxiliar PS es
la herramienta oficial para llevar a cabo la planificación y control de los costos de los
proyectos ICE, de tal manera que la información de ese módulo, se utilice para la
elaboración de indicadores de control y seguimiento, tales como valor ganado u otros que
se implementen de acuerdo con la normativa interna y las mejores prácticas en
administración de proyectos.
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Auditoría Interna
Sra. Jacqueline Morales Monge

Dirección Sostenibilidad, Estrategia e Innovación
Gerencia de Telecomunicaciones
4.5. Definir e implementar un plan de acción que considere las medidas de control
necesarias que permitan el cumplimiento de la normativa interna oficial de la
Institución emitida por el área rectora en administración de proyectos (PMO)
(Relevancia Normal, Categorización Media)
Referente a los resultados del apartado 2.4, definir e implementar un plan de acción que
considere las medidas de control necesarias que permitan el cumplimiento de la
normativa interna oficial de la Institución emitida por el área rectora en administración de
proyectos (PMO), con el fin de estandarizar y alinear su gestión a las normas emitidas en
esa materia y asegurar la aplicación de mejores prácticas en los proyectos de
Telecomunicaciones.
4.6. Fortalecer la implementación de indicadores que permitan mejorar el

seguimiento y control de la gestión de costos de los proyectos, así como la
liquidación y capitalización de las obras en curso a los activos operativos en
la Gerencia de Telecomunicaciones (Relevancia Normal, Categorización Alta)
Referente a los resultados del apartado 2.4, se recomienda fortalecer la implementación

de indicadores que permitan mejorar el seguimiento y control de la gestión de costos de
los proyectos mediante la comparación entre el costo planificado y el costo real, detectar
las desviaciones entre la línea base de costos estimados y el desempeño real del
proyecto, así como determinar la causa y el grado de la desviación, con el fin de poder
establecer las acciones correctivas o preventivas según corresponda.
Adicionalmente, en relación con el apartado 2.3.2, se recomienda fortalecer la

implementación de indicadores que mejoren el control asociados con la liquidación y
capitalización de las obras en curso a los activos operativos, de manera que se garantice
la oportunidad y calidad de la información financiera del Negocio de Telecomunicaciones
y por ende de la Institución.
Nota:
Para los resultados del presente informe 2.1 “Debilidades en la planificación de costos en
los proyectos de infraestructura de Electricidad y Telecomunicaciones” y 2.2 “Debilidades
en la metodología de imputación (asignación) y distribución de costos en los proyectos
en el ICE”, esta Auditoría no emite recomendaciones, por cuanto en el estudio AUNT-07-
UE-ET-2019 Parte III Informe de control interno referido a Evolución Tecnológica e
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Auditoría Interna
Inversiones Telecomunicaciones (Red de Transporte) comunicado mediante carta 0020-

305-2020 del 18 de diciembre de 2020, se emitió la recomendación 4.5: “Establecer e
implementar medidas de control efectivas en torno a la planificación y seguimiento de los
costos de los proyectos para garantizar que los proyectos de inversión se gestionen
cumpliendo los principios de eficiencia y economía”, la cual se dio por finalizada en el
mes de diciembre de 2021.
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Auditoría Interna
5. ANEXOS
5.1. ANEXO 1: Detalle de proyectos ICE, comparativo costo real vs costo plan y sus
deviaciones, según módulo auxiliar PS al 9/03/2021.
(Declarado confidencial)
5.2. ANEXO 2: Detalle de costos no capitalizados en proyectos (Cuenta 5120071601 -

Erogaciones Costos no Capitalizables en Proyectos)
(Declarado confidencial)
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Auditoría Interna
5.3. ANEXO 3: Detalle de reportes utilizados o consultados
Módulo Reporte o
Nombre Descripción
auxiliar transacción ERP
Visualizar elemento Muestra los costos reales acumulados del
PS CJI3
PEP proyecto (histórico) por elemento PEP.
Sin descripción en Permite generar la norma de liquidación de
PS CNSETTLRULE
PS los elementos PEP.
Se obtiene un cuadro comparativo del costo
Plan/Real/Desviaci
real vs costo plan del proyecto, así como las
S_ALR_87011990 ón/proyecto y
PS desviaciones entre ambas fuentes y
responsable
responsable.
Resumen de Resume la estructura del proyecto por
PS CN41N estructura de elemento PEP, con su estatus y costo real
proyecto acumulado.
Resumen: Muestra un resumen de la definición del
PS CN42N Definiciones de proyecto: código, Cebe, fecha de inicio y
proyecto finalización y estatus.
Visualizar elemento Permite visualizar detalle de un elemento
PS CJ13
PEP PEP.
Patrimonio de Muestra el patrimonio acumulado por activos
AA S_ALR_87011994
activos fijos fijos.
Permite visualizar el desglose de las cargas
Comprobación de de inmovilizados que se producen a causa de
S-ALR_87012060 origen por clases de liquidaciones de medidas de inversión, por
AA coste clases de costes originales y objetos de
origen (órdenes y elementos PEP).
Sin descripción en Permite visualizar saldos cuenta libro mayor
AA AW01N
PS del activo fijo.
Visualización Este reporte muestra los valores de Activos
AA AS03
registro maestro AF Fijos.
Visualizar
GL FB03 Permite visualizar un documento.
documento
Visualización de Permite visualizar cuentas contables
GL FAGLB03
saldos individuales (Reporte diario general)
Navegador de Permite visualizar cuentas contables (Reporte
FAGLL03H partida individual de diario general histórico). Muestra información
GL
libro mayor de partidas abiertas (movimientos en curso).
Fuente: Elaboración propia con base en módulo auxiliar PS y del Centro de Excelencia del ICE.
Página 38 de 38

Practica Informe Auditoria Intena Del ICE

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2022-08-05

Sr. Harold Narváez Sequeira

Sra. Jacqueline Morales Monge

Estimados señor y señora:

Asunto: Remisión del Informe de Auditoría AFIN/28/GF/FINANCIERO/2021 sobre la

Para su conocimiento se remite el informe público de auditoría citado en el asunto

En principio, la información que contienen los informes de Auditoría, una vez

Teléfonos (506) 2000-7638

Mediante carta 0012-636-2022 con fecha 20 de julio de 2022, la Secretaría Consejo

Por lo indicado, y considerando los fundamentos expuestos en el informe técnico sobre

- Los datos de inversión y de oportunidades de mercado, imputación, liquidación y

Teléfonos (506) 2000-7638

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Control Interno y del Art. 45 del

Ana Gabriela Quirós Vargas

Teléfonos (506) 2000-7638

INFORME DE AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO SOBRE

(Esta versión del Informe no contiene información declarada como confidencial

RESUMEN EJECUTIVO ...........................................................................................1

El desarrollo de proyectos de infraestructura en el ICE atiende múltiples objetivos y

El alcance comprende el análisis de los procedimientos y metodologías que aplica

Activos del Proceso Contabilidad de la Dirección presupuestaria Contable (actual

Para el logro del objetivo planteado, se aplican los siguientes procedimientos:

a) Verificar si la Administración realiza un seguimiento y control efectivo sobre las

b) Determinar si en el módulo auxiliar PS del sistema ERP, la recopilación sistemática

Con base en la verificación efectuada, se concluye que:

a) La gestión de costos en el ICE no garantiza que los costos planificados (estimados)

b) La recopilación de datos relativos a los costos de desarrollo asignados en el

 Debilidades en la planificación de la gestión de costos en los proyectos de

 Definir, oficializar e implementar la normativa correspondiente para fortalecer la

 Documentar e implementar la gestión metodológica referente a la imputación o

 Analizar y documentar la viabilidad de implementación de una solución informática,

 Emitir un lineamiento mediante el cual se instruya a las PMO de las Gerencias la

 Definir e implementar las medidas de control interno tanto preventivas como

 Fortalecer la implementación de indicadores que permitan mejorar el seguimiento

AA: Módulo de Activos Fijos del ERP.

API: Modelo para la Administración de Proyectos Integral

Área Activos: Área de Activos del Proceso Contabilidad de la Dirección Presupuestaria

AuC: Abreviatura de “Activos en Curso o en construcción” (UMA). Son obras o activos

Capitalización: reconocimiento de un costo como parte del importe en libros de un activo.

Centro de Costos (CECO): Es la unidad organizativa, o áreas de responsabilidad dentro

CO: Módulo Controlling. Proviene del término en inglés "Controlling", es el módulo

Costos indirectos: son aquellos que no están directamente asociados a la puesta en

CS: Módulo Servicio al Cliente del ERP.

ERP: Sistema de Planeación de Recursos Empresariales, por sus siglas en inglés

ETM: Módulo Gestión de Equipo del ERP.

FM: Módulo Presupuesto de Efectivo del ERP.

GL: Módulo Contabilidad del ERP

ICE: Instituto Costarricense de Electricidad.

Integridad de la información: es mantener con exactitud la información, tal cual fue

MM PUR: Módulo Compras del ERP.

MM IM: Módulo Inventarios del ERP.

MM EWM: Módulo Inventarios con localización del ERP.

MM–IM/EWM: Módulo de almacenes e inventarios del ERP.

OPE: Oficina de Proyectos Estratégica.

PPM: Módulo Gestión de Portafolio de Proyectos.

Proyectos (obras) de infraestructura: Ambos términos se refieren a inversiones en

Proyecto de inversión: Son proyectos cuyo objetivo es generar rentabilidad económica

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