MANUAL DE PRODUCTO

GATEWAY CONTABLE (REGISTRO DE MEJORAS)

Tabla de Contenido

1. Introducción .................................................................................................... 3
2. Descripción General ....................................................................................... 3
3. Requisitos ....................................................................................................... 3
4. Acceso (Todos los roles) ............................................................................... 4
5. Modulo Registros Fiduciarios ....................................................................... 4
5.1. Marcación Permisos Registros Fiduciarios ............................................................ 5
5.2. Proceso Registro de Mejoras ...................................................................................... 8
5.2.1. Ingreso al Modulo ................................................................................ 9
5.2.2. Proceso Registro De Mejoras ............................................................ 10
6. Contáctenos .................................................................................................. 18

2 Manual Gateway contable (Registros Fiduciarios)

 1. Introducción

Por medio de este documento se busca mostrar el manual de la funcionalidad registros

fiduciarios. En este manual se evidenciará la funcionalidad que Alianza Fiduciaria ha puesto
a disposición de sus clientes para realizar los procesos de aplicación de forma automática,
iniciando con el registro de mejoras y/o legalización de anticipos.

2. Descripción General

El cliente deberá ingresar al portal de mi fiducia por medio de la siguiente ventana, la cual
se podrá consultar desde la página principal de alianza fiduciaria
https://www.alianza.com.co/ seleccionando el botón “Iniciar sesión Alianza en line@” que
se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. Para ingresar se deberá utilizar el
usuario y contraseña correspondiente.

3. Requisitos

● Debe ser cliente de Alianza Fiduciaria.

● Debe estar registrado en el portal Mi fiducia
● Si es administrador, debe tener los permisos otorgados por el negocio para está
funcionalidad
● Si es agente, su administrador debe otorgarle los permisos para acceso a la
funcionalidad

Luego de que el cliente haya ingresado el usuario y la contraseña correspondiente se

mostrará la siguiente pantalla en donde se debe seleccionar la pestaña “MI FIDUCIA” la
cual lo redireccionará a la página principal.

3 Manual Gateway contable (Registros Fiduciarios)

 4. Acceso (Todos los roles)

Todos los usuarios (Administrador Jurídico (NIT), Agente Jurídico(NIT), Administrador

Fideicomiso(FID)) pueden acceder al módulo de registros fiduciarios. El usuario debe tener
permisos para poder acceder, existen permisos por defecto que le son asignados a los
agentes jurídicos con la creación de su usuario desde el rol administrador, el administrador
Jurídico tiene acceso a todas las funcionalidades.

5. Modulo Registros Fiduciarios

Al iniciar sesión el usuario se deberá dirigir al menú Mi Fiducia, al dar clic en esta opción se
mostrará la pantalla principal del portal de Mi Fiducia, esta pantalla contiene:

● Administrar agentes: El administrador del portal puede crear usuarios y otorgar los
permisos correspondientes para utilizar el módulo de registros fiduciarios.
● Dashboard principal: Se encuentran los negocios que tiene relacionados el usuario
y en los cuales tiene participación
● Menú de todas las funcionalidades de mi fiducia.

PÁGINA PRINCIPAL DE MI FIDUCIA

4 Manual Gateway contable (Registros Fiduciarios)

 5.1. Marcación Permisos Registros Fiduciarios

El módulo solo es visible para el administrador jurídico con tipo de identificación NIT, el
usuario puede crear agentes para otorgarlo permisos requeridos o también podrá asignarlos
a los agentes existentes.

En el módulo de Administración de agentes se encuentra un filtro que permite utilizar

diferentes criterios de búsqueda para los agentes empresariales, adicionalmente se
muestra una tabla con el listado general de los agentes que están relacionados con el tipo
de identificación con el que se ingresó al portal de mi fiducia, para cada uno de los agentes
se pueden utilizar las opciones: editar datos, restablecer contraseña, bloquear usuario y el
botón “Crear nuevo agente”.

5 Manual Gateway contable (Registros Fiduciarios)

Para realizar la correcta habilitación de permisos y que el agente pueda operar la
funcionalidad de registros fiduciarios, el administrador deberá dirigirse a la opción rol
predeterminado y seleccionar el rol del usuario al cual desee activarle dicha opción.

Una vez en la tabla rol predeterminado debemos encender el botón instrucciones a los
negocios en los cuales se desea que el agente tenga permisos para operar la funcionalidad
de registros fiduciarios.

6 Manual Gateway contable (Registros Fiduciarios)

Para finalizar se debe dar clic en actualizar datos y de esta manera los cambios serán
guardados en el portal y así el agente ya podrá visualizar el módulo de registros fiduciarios.

7 Manual Gateway contable (Registros Fiduciarios)

 5.2. Proceso Registro de Mejoras

Esta opción le permite al usuario realizar el proceso de legalización de anticipos

directamente desde el portal mifiducia, optimizando tiempos en los reportes cargados y sin
necesidad de enviar documentos a las áreas involucradas de alianza.

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 5.2.1. Ingreso al Modulo

Desde la pagina principal del portal mifiducia debemos dirigirnos a la opción de registros
fiduciarios la cual encontraremos en el módulo de tramites.

Una vez realice los pasos anteriores el portal lo llevará directamente al módulo de
registros fiduciarios donde podrá iniciar con el proceso de registro de mejoras
correspondiente.

9 Manual Gateway contable (Registros Fiduciarios)

 5.2.2. Proceso Registro De Mejoras

Desde el modulo de registros fiduciarios se debe hacer clic en la opción crear registro y
seguido se debe seleccionar la opción legalización de anticipos.

10 Manual Gateway contable (Registros Fiduciarios)

Posteriormente deberá seleccionar el fideicomiso del cual desea realizar el proceso de
legalización de anticipos, el proyecto inmobiliario asociado, el Nit del tercero a consultar y
finalmente el periodo en el cual se va a registrar la mejora, una vez se tenga toda la
información requerida damos clic en la opción generar.

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El portal automáticamente generará el documento a diligenciar en formato Excel, dicho
formato traerá el reporte de las legalizaciones acumuladas del mes anterior (columna H) y
las legalizaciones del mes a reportar (columna I) donde se deberán ingresar los montos a
legalizar según la cuenta (únicamente se deben diligenciar los campos que se encuentran
en color verde en la columna I)

Una vez diligenciada la información correspondiente, se deberá guardar el archivo con el

nombre (máximo 25 caracteres y sin caracteres especiales) y en el lugar del computador
que se desee.

Posteriormente regresamos al portal y damos clic en el icono cargar Excel Registro De

Mejoras, el cual se encuentra al lado derecho y se puede identificar con un icono de color
azul.

Si por el contrario se desea anular el registro que se esta procesando se debe dar clic en
el icono de color rojo, de esta manera la legalización quedara anulada.

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Desde la opción cargar excel registro de mejoras se debe buscar o arrastrar el archivo
previamente diligenciado para poderlo cargar en el sistema y de esta manera poder
aplicar la legalización correspondiente.

13 Manual Gateway contable (Registros Fiduciarios)

Si el documento cargado en el portal corresponde al registro que se desea legalizar el
portal entregara un mensaje informando que la operación de cargue de documento ha
sido exitosa.

14 Manual Gateway contable (Registros Fiduciarios)

Para que el documento sea cargado en el sistema se debe dar clic en el botón cargar
registro de mejoras.

El portal mostrara un mensaje indicando que la carga del documento se ha generado de

manera exitosa.

15 Manual Gateway contable (Registros Fiduciarios)

Adicionalmente se mostrará un resumen de la legalización que se desea registrar, si todo
se encuentra correcto se debe dar clic en el botón aplicar.

De esta manera el registro de la mejora quedara cargado en el sistema de manera

exitosa.

16 Manual Gateway contable (Registros Fiduciarios)

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 6. Requisitos mínimos para usar el portal

Requisitos mínimos para usar el portal de registros fiduciarios.Se requiere que el cliente
posea:
Requisitos técnicos.

• Computador con sistema operativo Windows 10 o superior, o computador con

sistema operativo macOS Catalina o superior.
• Antivirus actualizado.
• Navegador Google Chrome.
• Conexión a Internet establece de mínimo 10 MEGAS o superior.
• Para el Excel requiere de forma obligatoria tener Office licenciado e instalado en
un equipo Windows.

7. Contáctenos

Si tiene alguna inquietud o requiere soporte de la herramienta comuníquese a la línea de

atención al cliente de Alianza: Bogotá (1) 6447700, Barranquilla (5) 3852525, Bucaramanga
(7) 6576458, Cali (2) 5240659, Cartagena (5) 6932606, Manizales (6) 8850438, Medellín
(4) 5402000, Pereira (6) 3160320.

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