2023

Instituto Politécnico Nacional

Unidad de Aprendizaje: Auditoría de Calidad
Asesor: C. P. Naikary Rioja Noguerón
Alumnos:
Ana Carolina Garcia Robledo
Darinel González Cortés
Ricardo Tarin Marrón
Pedro Antonio Rivas Flores

Unidad Temática II. Procesos de Auditoría

Actividad 4 Reporte de Hallazgos
Contenido
Unidad Temática II. Procesos de Auditoria............................................................................................3
Actividad 4 Reporte de hallazgos...........................................................................................................3
Introducción...........................................................................................................................................3
1. Hallazgos y justificación de la auditoria...........................................................................4
1.1 COMPRAS.............................................................................................................................4
2 Informe final de auditoría proceso gestión de compras.......................................................6
3 Hallazgos encontrados..................................................................................................................8
3.1 Hallazgos encontrados...........................................................................................................8
4 Conclusiones...................................................................................................................................9
5. Justificación......................................................................................................................................10
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS...................................................................................................12
Unidad Temática II. Procesos de Auditoria
Actividad 4 Reporte de hallazgos.

Introducción
Los Hallazgos de auditoría detectan posibles debilidades del sistema de gestión
calidad, lo que se debe de tomar en cuenta para mejorar y reforzar los procedimientos
de cada eslabón en el SGC, la dirección de la empresa debe de tener en cuenta estos
hallazgos para fortalecer los procesos operacionales, financieros y comerciales, para
poder cumplir con la finalidad de tener un sistema de gestión de calidad sólido que es
satisfacer y dar confianza en el servicio y productos a los clientes de compañía.
El haber realizado una auditoría de calidad da a la dirección y demás miembros del
sistema de calidad tener una visión real de los procedimientos realizados en la
empresa y permiten plantear mejoras especificas en las áreas donde se detectó una
debilidad.
Este reporte es la pauta clave para comenzar a plantear los puntos de mejora en el
SGC y decisiones a tomar de la dirección para cumplir con las especificaciones del
sistema de calidad, de esta base el auditor se guiará para determinar el plan de mejor y
los compromisos por cada gestor que deberá cumplir.
 1. Hallazgos y justificación de la auditoria

LA NORIA SA DE CV
DEPARTAMENTO DE COMPRAS

1.1 COMPRAS
1.1.1 Procesos de compras

La Noria, S. A. tiene definido y mantiene al día el procedimiento Compras que asegura

que el producto o servicio adquirido cumple los requisitos especificados.

Así mismo, en el mismo procedimiento, se establece el proceso y los criterios de

evaluación, reevaluación y selección de proveedores en función de su capacidad para
suministrar productos y servicios conformes.

Se mantiene registros de las evaluaciones de proveedores, el seguimiento de éstos y

las acciones tomadas.

1.1.2 Información de compras

El pedido se hará según lo establecido en el Procedimiento “Compras”.

Entre la información definida en los documentos o procesos de compras destaca:

 Requisitos para la aprobación del producto, procedimiento, procesos o equipos,

si es necesario.
 Requisitos para la calificación del personal, si es necesario.
 Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.
1.1.3 Verificación de las mercancías compradas

En el procedimiento “Compras” se definen las actividades de inspección y otras

actividades para asegurar que el producto o servicio comprado cumple con los
requisitos necesarios.

En aquellos casos en los que se presenten anomalías en la recepción de los elementos

o servicios, se tomarán las medidas para apartar aquellos que presenten deficiencias
hasta la solución de estos. Para ello, dichas anomalías serán tratadas conforme al
procedimiento “No Conformidades”.

1.2 Producción y prestación del servicio

La producción y prestación de servicios por parte La Noria, S. A. son ejecutadas bajo

las condiciones controladas según los procedimientos:

 Gestión de Almacenes
 Gestión de Transportes
 Ejecución y Control de Montajes, Mantenimiento y Desmontajes.
1.3 Control de los dispositivos de seguimiento y medición

La Noria, S. A. controla y verifica las herramientas, máquinas, y equipos que puedan

afectar a la calidad del producto o al ambiente de trabajo a través de lo indicado en el
procedimiento “Gestión Infraestructura”.
 2 Informe final de auditoría proceso gestión de compras
INFORME DE AUDITORÍA PROCESO GESTIÓN DE COMPRAS
Elaborado por: Lic. Esperanza Carmona
Cargo: Auditor Líder
Fecha: 08/09/2023

Firma:
___________________________

1. Resumen Ejecutivo

a) Desarrollo del programa de auditoría.

La auditoría aplicada al departamento de compras de La Noria SA de CV se llevó

acabo de conformidad con el programa de auditoría presentado a la alta dirección
de la compañía. Realizándose diversas sesiones de trabajo y análisis de campo y
escritorio con el personal de Compras, Ventas, Almacén, Logística, Proveedores
por ser los más significativos.

La auditoría se desarrolló en un ambiente de confianza y tranquilidad fluyendo

positivamente el trabajo del auditor en colaboración con el equipo auditor.

b) Opinión del auditor

El objetivo principal de la auditoria se cumple al momento de que la misma ha

sido concluida satisfactoriamente en favor de la compañía. Se puede resumir que
las conformidades son mayores que las no conformidades, por lo que el auditor
certificador emite su opinión favorable.

c) Resultados de la Auditoría.

Conformidades No Conformidades
- Se realiza un exhaustivo proceso de - Se detectan omisiones en la
selección de proveedores para integración de expedientes legales
ingresar a la lista de proveedores de proveedores comerciales.
autorizados para celebrar
operaciones comerciales.
- El proceso de compras se - Se detecta omisión en evaluación de
documenta en todas sus etapas. proveedores en el sistema de
- Se cotiza al menos con dos gestión de calidad y satisfacción del
proveedores autorizados cualquier cliente final con la calidad de las
requerimiento de materia prima materias primas que se utilizan en la
superior a 1000 USD antes de emitir elaboración de muebles.
la orden de compra.
- Las órdenes de compra están
sistematizadas pero aprobadas
previamente por la gerencia de
compras mediante clave electrónica,
por lo que no existe riesgos de
malas prácticas en el manejo de
compras.
- Las requisiciones de mercancías se
autorizan por sistema electrónico
con notificación vía correo al
proveedor electo para realizar la
compra.
- Se encuentra archivo físico y digital
de órdenes y requisición de compras
al interior de la oficina de la
compañía.
- Existe una sana separación entre los
departamentos de compras y ventas.
Así como con el Almacén.
- La evaluación de inventarios es
periódica y apegada a la norma de
calidad establecida en su manual.
d) Valoración y Conclusión:
- Las fianzas se solicitan en compras
a partir de los 30,000 USD y no a
partir de 20,000 USD como lo señala
su manual de gestión.
- Se encontraron contratos vencidos
con proveedores que actualmente
mantienen relaciones comerciales
con la compañía.
- Existe evidencia de retrasos en
pagos a los proveedores,
sobrepasando los días de crédito
acordados en contratos.
- Existe fuga de materias primas de
almacén detectadas en evaluación
de inventarios y documentadas por
responsables de almacén.

- De las Unidades auditadas se puede concluir la sistemática de la medición de

indicadores, un alto porcentaje de cumplimiento.
- De los indicadores que no alcanzan el objetivo, seis están asociados a
compromisos de calidad en el sistema de gestión.

e) Recomendaciones:

Se sugiere a la gerencia de calidad de La Noria SA de CV apegarse al Plan de

Mejora Continua resultado de la evaluación realizada.
 3 Hallazgos encontrados
3.1 Hallazgos encontrados

 Hallazgo: Falta de documentación de los proveedores de su alta y registro,

se hizo una revisión de una muestra de proveedores y algunos de ellos no se
tiene el acta constitutiva.

 Hallazgo: De la evaluación del proveedor una vez realizado el servicio o

entregado el bien, no se tiene una retroalimentación por parte del usuario
final, por lo cual se recurre a uso de proveedores que anteriormente no han
cumplido con los criterios o requisitos de la compra.

 Hallazgo: Para compras mayores a 20,000 USD es necesario solicitar una

fianza, lo cual se está realizando con el proceso anterior que el monto era de
30,000 USD.

 Hallazgo: Se encontraron contratos vencidos sin modificatorios de

renovación.

 Hallazgo: El personal de Almacén lleva todo el control del Inventario.

 Hallazgo: Se detectó que el personal de compras no respeta los días de

crédito que se les otorga por parte de los proveedores.
4 Conclusiones

De acuerdo con el interés por conocer la situación actual de la empresa “la Noria
S.A. de C.V., en cuanto a calidad se refiere, y el de poder implementar un sistema
de calidad basado en la norma ISO 9001, se realizó una auditoria en cada una de
las áreas que conforman la empresa. La principal finalidad de aplicar dicha auditoria
de calidad fue la de comprobar que la empresa cuenta con los requisitos que
conforman la norma entes mencionada.
Una vez realizada la auditoria, utilizando como medio de evaluación las listas de
verificación y cuestionarios, podemos concluir que la empresa denominada “la Noria
S.A. de C.V. cuenta, en general con un buen Sistema de Gestión de Calidad. Sin
embargo, a continuación, se presenta un resumen de los seis hallazgos de no
conformidad arrojada por la auditoria:

 Falta de documentación de los proveedores de su alta y registro, se hizo una

revisión de una muestra de proveedores y algunos de ellos no se tiene el
acta constitutiva.

 De la evaluación del proveedor una vez realizado el servicio o entregado el

bien, no se tiene una retroalimentación por parte del usuario final, por lo cual
se recurre a uso de proveedores que anteriormente no han cumplido con los
criterios o requisitos de la compra.

 Para compras mayores a 20,000 USD es necesario solicitar una fianza, lo

cual se está realizando con el proceso anterior que el monto era de 30,000
USD.

 Se encontraron contratos vencidos sin modificatorios de renovación.

 El personal de Almacén lleva todo el control del Inventario.

 Se detectó que el personal de compras no respeta los días de crédito que se

les otorga por parte de los proveedores.
 5. Justificación.

La finalidad de las auditorias de calidad es el encontrar puntos débiles en un sistema

de calidad para después reforzarlos y mejorarlos y de esta forma cumplir con la
satisfacción del cliente. De acuerdo con los hallazgos encontrados durante la auditoria
de Calidad que se realizó al a empresa “La Noria S.A. de C.V. siguiendo los
procedimientos que marca el sistema de calidad implementado en la empresa, se
recomienda tomar las siguientes acciones para mejorar los puntos débiles y buscar
siempre la mejora continua.

Recomendaciones:

 Realizar una campaña de actualización de expedientes de proveedores, para

asegurar que todos los proveedores activos cuenten con su documentación
completa, con esta campaña de actualización pueden llegar a detectarse otras
deficiencias en este procedimiento que se pueden mejorar y tener un mejor
control de la documentación. Al realizar esta actividad se propone una mejora al
proceso, la cual consiste en digitalizar toda la documentación de los proveedores
y tenerlos resguardados en la base de datos de la compañía, así de esta forma
se puede tener la información a la mano y actualizada.
 Realizar entrevistas de satisfacción a los usuarios finales de servicios y
productos de los proveedores dados de alta, sugerimos implementar una
aplicación tecnológica de encuestas donde los usuarios puedan dar sus
calificaciones y comentarios una vez que se tuvo el servicio y ligar esta
información con la mejora de la actualización de expedientes, esto conlleva que
los compradores cuando empiecen a cotizar puedan revisar no solo precios si no
también calidad al momento.
 Se recomienda realizar una capacitación con los compradores para actualización
de niveles de aprobaciones y requisitos legales al momento de realizar una
compra.
 Recomendado segregar las actividades y control de inventario, así como realizar
un inventario periódicamente involucrando áreas contables no solo personal de
almacén.
 En el caso de los términos de pago hacia los proveedores, es recomendable
realizar una rotación de compradores para evitar conflictos de interés, así como
sacar una muestra de que compradores caen más seguido en estos supuestos
para realizar una investigación más profunda sobre conflictos de interés.
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

De, A., Página, M. C., Caballero, J. L., & Calidad, R. (s/f). MANUAL DE GESTION DE

LA CALIDAD. Biblus.us.es. Recuperado el 6 de septiembre de 2023, de

https://biblus.us.es/bibing/proyectos/abreproy/30246/fichero/1.Manual+de+calida

d.pdf

Manual de Calidad. (s/f). Enae.es. Recuperado el 6 de septiembre de 2023, de

https://www.enae.es/sites/default/files/sites/default/files/imagenes-editor/

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(S/f). Edu.co. Recuperado el 8 de septiembre de 2023, de

https://www2.utp.edu.co/cms-utp/data/bin/UTP/web/uploads/media/controlinterno

/documentos/Formulacion-Plan-de-mejora.pdf

(S/f) eqm consulting. Recuperado el 8 de septiembre de 2023 , de

https://eqmconsulting.com/resumen-de-la-iso-9001/

Moreno-Luzón, Peris, González (2007). “Gestión de la Calidad y Diseño de

Organizaciones”. Prentice Hall. Madrid, España