Ensayo capítulo 8 y 9

Los Sistemas de Información en la empresa actual

Sandra Sieber, Josep Valor y Valentin Porta

Santiago de los Caballeros

República Dominicana

26 de Febrero de 2013

Resumen

Un sistema de información engloba la infraestructura, la organización, el personal

y todos los componentes necesarios para la recopilación, procesamiento,
almacenamiento, transmisión, visualización y organización de la información.
Decidir sobre la adopción de una determinada tecnología es una ardua tarea.
Aunque las TIC son cada vez más una parte sustancial del presupuesto anual de
una empresa, y los proyectos comprometen los recursos de la empresa durante
varios años, estas decisiones se suelen tomar en condiciones de relativa
incertidumbre. Esto se debe al menos a dos razones: la rapidez de las
innovaciones tecnológicas y el hecho que los sistemas de información suelen
afectar a varias áreas de la empresa, lo que dificulta estimar el beneficio de una
determinada decisión. Se evalúa el tiempo que los agentes de la organización
dedican al proyecto, incluyendo el coste de oportunidad de empleados en
formación.

Palabras claves:

 Costes  Cambio

 Departamento TIC  Inversión

 Innovación  Retorno
  Control  Competitividad

 Gestión  Mercados

 Optimización  Medición

 Aspectos psicológicos  Presupuesto

INTRODUCCIÓN

Lorena Reyes

Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, han surgido y se han

transformado en oportunidades y fortalecimiento para las empresas, ya que se convierten
en más competitivas, y se pueden integrar a diferentes departamentos de una
organización. Han ido evolucionando con el tiempo, y es una tendencia que proporciona
más seguridad, mayor toma de decisiones, menos pérdida de tiempo y más ahorro para la
institución, por consiguiente es una herramienta que cambia la manera de cómo se
realizan las cosas, brindando mayores beneficios tanto a las áreas operativas como
administrativas y promoviendo un mejor manejo de los sistemas de información.

La importancia de tomar la mejor decisión antes de invertir es siempre una de las tareas
más difíciles dentro de una empresa, ya que esto conlleva a muchos análisis,
elaboración de presupuestos, investigaciones sobre el área a invertir etc. Por esto es
necesario contar con sistemas tecnológicos ya que estas herramientas nos minimizan los
procesos y nos ayudan a tomar la decisión más idónea para dicho proyecto, en muchas
empresas son considerados como un adquisición inútil sin tomar en cuenta el grado de
ayuda que representan este tipo de sistemas convirtiéndose así en más eficiente por el
uso de estas herramienta y logrando un alto rendimiento con mayores y mejores
resultados.
Nidia Burgos

Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) aplicadas a

los Sistemas de Información (SI) se han transformado en notables puntos para la
competitividad de las empresas, puesto que se encuentran en todos los
departamentos y áreas de la organización como un proceso en conjunto e
importante de la misma.

La decisión de invertir es siempre una de las más difíciles dentro de una

organización. La adquisición de nuevos activos, especialmente Tecnológicos, se
consideran, en muchas organización como gastos, porque su retorno en la
inversión no es cuantificable mucho menos inmediata.

Es evidente que dentro de una empresa, el sistema con el que esta es respaldada,
y el mantenimiento e importancia que se le brinda al mismo, muestra una imagen
corporativa de la organización que le permite a sus usuarios directos e indirectos
obtener todo tipo de información actualizada en el momento oportuno,
permitiéndole a la empresa un peldaño más para llegar a ser competitivo.

Silvio Guzmán

Las tecnologías de información han surgido como nuevas herramientas que

transforman la manera tradicional de hacer las cosas, facilitando la automatización
en actividades tanto operativas como administrativas en las organizaciones y
mejorando el manejo de información.

Atendiendo a la relevancia que han tomado las tecnologías de información, el

presente ensayo tiene como objetivo la eficiencia y efectividad de la toma de
decisiones al momento de realizar inversiones en tecnologías de la información y
el nivel adecuado de medición y coste en cada empresa.

La toma de decisiones es una actividad fundamental en las organizaciones

actuales. Es la base para la supervivencia y buen funcionamiento de las
empresas. Comprender el proceso de toma de decisiones y las tecnologías de
información que pueden servir de apoyo ha dicho proceso, es entonces algo vital
para la alta dirección.

Para realizar buenas decisiones en relación a la inversión en tecnología debemos

tener en cuenta ciertos criterios que veremos a continuación que nos permitirán
analizar los diferentes aspectos que pueden influir en la toma de decisión.

La implementación y sostenimiento de un sistema de información representan

para la empresa una inversión de tiempo y dinero que en consecuencia debe
proporcionar la eficiencia de los servicios prestados y el valor añadido al negocio.

Es necesario analizar una serie de soluciones diseñadas para mejorar la

administración, capacidad, escalabilidad, confiabilidad y disponibilidad durante
todo el ciclo de vida de su ambiente de TIC.
Capítulo 8: LA TOMA DE DECISIONES DE INVERSION EN TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

Tomar decisiones de inversión en TIC:

La decisión de invertir es siempre una de las más críticas dentro de la estrategia

empresarial ya que los mismos encierran los recursos de la empresa por varios
años. Las razones por las cuales existe cierta incertidumbre a la hora de invertir en
TIC son debido a la rapidez de las innovaciones tecnológicas ya que el mismo
afecta varias áreas de la empresa al momento de su implementación y a la
perplejidad del retorno de inversión.

Al momento de tomar alguna decisión de inversión, se debe tener pendiente varios

factores que se relacionen con, la estructura organizativa o con los servicios
adicionales que se debería contratar para la utilización de un TIC para que la
implementación de estos tenga éxito.

Existen tres criterios a tomar en cuenta para llevar a cabo un análisis detallado
para las tomas de decisiones de inversiones.
1) Criterio de calidad técnica del sistema.

a. En este se evalúa la calidad de un sistema en cinco dimensiones

cualitativas: fiabilidad, este calcula la capacidad que posee el
sistema informático para dar servicio a un usuario de forma
interrumpida; rendimiento, evalúa la velocidad de respuesta de un
sistema operativo ante la demanda de una tarea determinada.;
escalabilidad, se refiere a la capacidad del sistema para adaptarse
a una demanda creciente de servicios; seguridad, se refiere a un
conjunto de técnicas que tienen por objetivo salvaguardar la
integridad de los datos almacenados en un ordenador, facilitando su
consulta o modificación en función de una serie de permisos y
restricciones; marca, en este ámbito resulta servir como garante de
continuidad y soporte de una solución tecnológica.

2) Criterios económicos.

a. El coste total de propiedad o Total cost of Ownership (sus traducción

en Ingles). Este criterio toma en consideración el coste total de
propiedad de la implementación de una solución tecnológica, aquí se
establecen los criterios necesarios para valorar y comparar distintas
alternativas tecnológicas tomando en cuenta los costes asociados a
una determinada inversión donde se incluyen licencias,
mantenimiento y reparaciones estimadas, el tiempo que se amortiza
la inversión, las medidas de normalización para que las
comparaciones se puedan realizar sobre bases iguales. No podemos
dejar a un lado aquellos costes que suelen estar ocultos en la
organización, estos son: costes de personal de la empresa, de
capital, personal externo, mantenimiento, soporte, gastos de
explotación, recurrentes no de explotación, repercusión de los costes
 indirectos, costes asociados al usuario final e implicaciones de
negocio del tiempo de no disponibilidad.

3) Criterios de costes de cambio o LOCK IN.

a. Este tipo de costes por lo regular es inevitable ya que, el cambio de

una tecnología que ya se está utilizando a una más moderna, es algo
que se debe asumir a medida que van pasando los años, puesto que
de lo contrario la organización quedaría en épocas arcaicas y
nuestra competencia puede adueñarse del escenario,

Aspectos psicológicos en la toma de decisiones.

Existen varios factores subjetivos que se encuentran en la mente del decisor o

responsable de TIC los cuales son de igual importancia a tomar en cuenta en el
momento antes, durante y después de tomar decisiones, porque, orienta de
manera adecuada las propuestas de inversión, las preguntas lógicas que se deben
realizar y al final decidir si conviene o no la inversión propuesta.

Los sesgos más usuales son:

1) Problemas de agencia: ¨este estudia como un agente toma decisiones por

cuenta de un principal que le ha delegado la responsabilidad de la decisión.

2) Comportamiento de manada: esto se refiere a ¨hacer lo que hacen los

demás¨.

Capítulo 9: MEDICIÓN Y CONTROL DE COSTES

El coste de estructura a menudo visto en la empresa es como consecuencia del
papel de soporte que el departamento de tecnologías de la información y
comunicaciones presta al funcionamiento de esta.

Las empresas organizadas con un buen modelo de control y gestión de costes

ayudarán al responsable de las TIC a responder a las presiones que las áreas de
la empresa suelen ejercer sobre su departamento para conseguir servicios,
redefiniendo a su vez las relaciones interdepartamentales existentes.

El nivel adecuado de costes en cada empresa

En la actualidad, las empresas en busca de mejorar sus resultados económicos

afectan el presupuesto del departamento de sistema y tecnología de la
información en la mayoría de los casos, reduciendo los costes de servicios
centrales y de las áreas de soporte.

Al realizar esta reducción las actividades de innovación y de mejora en las

empresas pierden una oportunidad para conseguir precisamente lo que se
perseguía con el recorte presupuestario, aumentar la eficiencia de la empresa.

Existen cuatro ámbitos diferenciados a considerar hacer de la medición de costes:

1. Optimización de los costes totales.

2. Demostrar la eficiencia de los servicios.
 3. Aportar valor añadido al negocio.
4. Ayudar a la creación de nuevas capacidades.

Es necesario conocer a profundidad los costes en los que incurre el departamento

TIC, los servicios que ofrece, quienes son los usuarios y demandantes de estos
servicios y como se puede valorar globalmente el servicio prestado, así como
tener una valoración adicional en términos de su impacto en el posicionamiento
competitivo de la empresa para poder responder adecuadamente las preguntas
formuladas para cada uno de los ámbitos.

Lo ideal es que cada empresa encuentre el modelo de asignación de coste más

adecuada a su modelo de gestión, ya sea por decreto, compartidos o factura por el
servicio recibido por un proveedor externo, pero en cualquiera de los casos
debiera ser evidente que la definición de los servicios y la medición de los
consumos de los mismo por parte de las áreas funcionales permite el
establecimiento de relaciones cliente-proveedor a nivel interno, forzando a las
diferentes áreas a tomar conciencia del coste real de la provisión de los servicios.

Modelo de control y gestión de costes del departamento SI

Existen ciertas características que se tienen que cumplir para un modelo

adecuado de gestión y control de coste. Entre ellas:

 Justo
 Entendible
 Estable y replicable
 Validado y aceptado
 Realista
  Comparable
 Flexible

De tenerse presente estas características generales durante el proceso de

definición del modelo de control y gestión, el cual consta de tres grandes etapas:

1. Identificación de los costes de TIC y capacidad de medirlos: Es el

primer paso adecuado para un control del gasto TIC. Consiste en definir
qué elementos o actividades consideran como propios del departamento
TIC, de donde se obtiene la información sobre sus costes y que proporción
de dichos costes se debe imputar a cada periodo.

Elementos o actividades que deben formar parte del coste del

departamento de tecnología de la información y comunicación:

 La gestión estratégica.
 La innovación en TIC.
 La compra y el mantenimiento del sistema central.
 La compra y mantenimiento de los equipos de microinformática.
 La instalación y el mantenimiento de la red de datos y voz.
 El desarrollo, adaptación y mantenimiento de aplicaciones.
 La compra y el mantenimiento de licencias de software.
 El despliegue e instalación de equipos informáticos.
 La formación de los usuarios en el uso de los productos y servicios.

2. Clasificación de forma que proporcionen información de interés para

su gestión: Es necesario estructurar la información de manera que sea útil
para la gestión del departamento y para el control de los costes. Si
estructuramos correctamente la información de costes, debemos clasificarla
 y asignarla, lo cual se refiere a la información de partida. La clasificaciones
de los costes han estado orientadas en conocer el impacto de la actividad
productiva en el incremento de los costes:

A) Clasificación por naturaleza del recurso: Consiste en la

discriminación entre gasto interno, externo e inversión.
B) Clasificación por proyecto: Permite conocer los costes asociados a
cada proyecto y facilita una mejor gestión de los mismos por parte de los
responsables del departamento TIC.
C) Clasificación por área interna de TIC que gestiona el presupuesto:
Accede evaluar los responsables de cada área.
D) Clasificación por la recurrencia o no de los costes: Permite a la
dirección de la empresa identificar de forma inmediata los gastos
mínimos habituales del mantenimiento.
E) Clasificación por entorno informático: Facilita el conocimiento del
coste por entorno, la eficiencia de cada entorno y la comparación de los
costes con estándares de mercado.
F) Clasificación por actividad del proceso: Es la más completa, ya que
permite conocer el coste de las actividades que lleva a cabo el
departamento, y por tanto en qué proceso se centra el esfuerzo de las
TIC.

3. Asignación a los responsables de los mismos o a sus usuarios

finales: Este proceso es la parte final de identificación, medición y
clasificación de los costes. Consiste en una nueva distribución y
clasificación de los mismos al beneficiario de los servicios que suministra el
área de tecnología de la información y comunicación, a través de una serie
de criterios predefinidos y aceptados por toda la organización, para poder
llegar al modelo deseado. Los departamentos que se denominan
beneficiarios de las actividades realizadas por el departamento TIC suelen
 llamarse en la nomenclatura habitual de análisis de costes “objeto de
costes”, estos son los responsables últimos de los mismos.

Se deben establecer métricas de reparto una vez definido los objetos de coste, se
le debe asignar la parte proporcional del coste del departamento mediante las
métricas y criterios de reparto preestablecidos, denominados drives en le
nomenclatura habitual.

Implicaciones para la dirección

Es esencial si la empresa desea ejercer algún tipo de control sobre los

responsables de los departamentos usuarios sobre los costes del departamento
TIC. El tradicional control presupuestario consistente en seguir un presupuesto
agregado y asegurarse que el departamento tecnología de la información y
comunicación no gasta más de lo asignado a principio de ejercicio tiene dos
defectos fundamentales:

1. Los usuarios no se siente responsables de los costes de sus demandas al

departamento TIV.
2. Es imposible saber si sería deseable aumentar o disminuir el presupuesto
para conseguir un servicio distinto ofrecido.

La dirección tienen como tarea poner los medios para que exista en la empresa un
sistema de contabilidad de costes que permita conocer con el detalle adecuado los
costes del departamento TIC, que servicios presta y que departamentos de la
organización son los beneficiarios de dichos servicios.

CONCLUSIÓN

Lorena Reyes

Los sistemas de información, la tecnología y la comunicación son herramientas

altamente efectivas para el mejoramiento continuo de una empresa, ofreciendo
mejores oportunidades dentro de esta. De acuerdo con el aprovechamiento de
oportunidades en una empresas estas dependerán de cómo se conviertan en
fortaleza, para tomar una mejor decisión enfocados en el cumplimiento de las
metas e ir innovando los procesos de manera en que se convierta más ágiles y
eficientes.

Es de gran importancia evaluar los costos relacionados a tecnología de la

información y comunicación para identificar las áreas donde es necesario
rediseñar y minimizar los procesos. Por tal razón que analizar el uso de
estándares, mejorar los procesos en comparación con los de otros ya
realizados, nos garantiza una mejor toma de decisión para hacer inversiones
idóneas, con la ayuda de la tecnología tomando en cuenta estos criterios: calidad
técnica del sistema, fiabilidad, rendimiento, escalabilidad, seguridad, marca, y
criterios económicos

Cabe resalta que la mayoría de las grandes empresas, cuentan con este tipo de
herramientas, y aquellas que no han acudido a ella se les exhorta que deben ser
un poco flexible de acuerdo al uso de innovaciones y tecnologías de información,
ya que se incurre a un alto costo de adquisición, pero los resultados son
garantizados y eficaces aumento la productividad y mejores resultados de la
organización.

Nidia Burgos

La toma de decisión de inversión en tecnologías de la información y

comunicaciones debe tomar en cuenta varios puntos de quien decide y que se va
a decidir, como son los criterios de: calidad técnica del sistema, el cual envuelve
los puntos clave de fiabilidad, rendimiento, escalabilidad, seguridad, marca,
criterios económicos, es decir, si esta inversión tomara en cuenta el retorno de la
inversión y que cantidad se deberá invertir en el mismo o los costes a incurrir. Un
punto muy importante para los decisores es el de costes de cambio o lock in,
donde es crucial la decisión que se toma en cuenta cuando se determina el
cambio de los sistemas de información y/o comunicación en la organización.

Es indudable que la mayoría de las grandes empresas de hoy en día invierten en

este tipo de activo, y aquellas que no lo hacen se le sugiere ponerse al día con
estas innovaciones, que a pesar del costo que se incurre no solo por adquirir un
ERP sino también por el mantenimiento que debe realizárseles periódicamente
para el buen funcionamiento del mismo.

Por lo que concluimos que al momento de tomar una decisión de inversión en TIC,
se debe realizar un estudio a fondo sobre que realmente se necesita, si en
realidad la empresa cuenta con el respaldo económico suficiente para adquirir y
mantener el mismo y si los futuros usuarios del sistema está lo suficientemente
capacitado para manejar el mismo, de no estarlo se debe invertir en una buena
capacitación para el mismo.

Silvio Guzmán

Las tecnología de la información y comunicación son herramientas poderosas para

extender las oportunidades en las organizaciones. La manera en la que ellas
creen oportunidades y proporcionen servicios dependerá de las decisiones tomada
por la alta dirección enfocada al cumplimiento de los objetivos de la empresa,
tratando de identificar la manera de transformar los procesos para hacerlos más
eficientes.

Es necesario y esencial evaluar los costes relacionados a tecnología de la

información y comunicaciones para identificar las áreas del negocio donde es
necesario reducirlos. Por tal razón que analizar el uso de estándares, mejorar sus
prácticas en comparación con otros ambientes similares ya implementados, lo
cual le proporciona un sólido punto de partida para poder hacer las inversiones
adecuadas en tecnología informática.

También hacer una planeación estratégica tomando en cuenta las necesidades

presentes y futuras de la empresa. Así como una investigación preliminar y estudio
de factibilidad del proyecto que deseamos.
Para lograr que estas herramientas aporten de manera determinante al objetivo
organizacional, se habla de la necesidad de un plan de sistema que permite
armonizar las decisiones acerca de la administración y el uso de las tecnologías
de información con los comportamientos deseados y los objetivos de la
organización.

Bibliografía

Valor, J. Sieber, S. Porta, V. (2005). La toma de decisiones de inversión en

tecnologías y comunicaciones y mediciones y Control de coste (Mcgraw-Hill), Los
sistemas de información en la empresa actual (pp149-193). España