Informe Parametrización World Office

Katerine Muñoz Álzate

Paula Andrea Quintero Álzate

Sistemas de información Contable

Gilberto Antonio Flores Londoño- Docente ITM

Institución Tecnológico Metropolitano

09 Septiembre 2023
 INTRODUCCION

World Office Colombia SAS es una empresa Colombiana que forma parte del grupo
empresarial World Office con presencia en toda Latinoamérica. Cuenta con más de 25
años de experiencia en desarrollo y comercialización de software contable, financiero y de
gestión.

Posee sucursales propias en las principales capitales de Latinoamérica, y agentes

distribuidores en casi todas las ciudades, adicionalmente ha obtenido alianzas estratégicas
con las más prestigiosas universidades a nivel nacional e internacional.

Actualmente tenemos implementadas exitosamente más de 100.000 licencias en

empresas de todos los tamaños y sectores económicos en las principales ciudades de
Latinoamérica. Empresas comerciales, industriales, de servicios, cooperativas, del sector
salud etc. que utilizan nuestro software contable y financiero y dan excelentes referencias
de los beneficios obtenidos con World Office.

Nuestra compañía cuenta con un gran equipo de profesionales con experiencia y talento
en las áreas de investigación, desarrollo, capacitación, soporte y ventas; que guían y
acompañan a las empresas en todo el proceso de implementación del software.

World Office está posicionado como uno de los principales desarrolladores de software
contable, administrativo y de gestión. Esto se debe a la continua creación de nuevos
productos y aplicaciones orientadas a satisfacer las necesidades y requerimientos de los
usuarios y a exceder sus expectativas en todo lo relacionado con el desarrollo de
avanzadas soluciones informáticas.
Las versiones que manejamos son:

• Empresarial
• Pymes
• Punto de Venta
• Contador
• Propiedad Horizontal
• Comparar

World Office Colombia SAS

NIT 900.534.356-3
1. Primeros Pasos
Si acabas de realizar la compra del software Word Office a continuación te presentamos
una serie de parametrizaciones que debes seguir paso a paso para lograr una
implementación exitosa.
1. En WOnline Comienza Todo
Regístrate como administrador de WOnline e inscribe a todos tus colaboradores, para que
puedan acceder a la plataforma de usuarios de World Office en internet.
2. Instalación de World Office
• Descarga el instalador de World Office
• Descarga el Software de Conexión Remota para recibir atención personalizada.
• Agenda tu cita para instalar World Office el día y hora que mas te convenga.

2. Capacitación General
1. Seguridad General

• Ingreso al software (Administrador 1 y opciones de recuperación de contraseña)

• Navegación panel World Office, búsqueda y Estilos
• Creación de Usuarios
• Asignación de Permisos Generales a usuarios
• Asignación de Permisos Detallados a usuarios
• Bloqueo de documentos
• Generación de Backup (Manual y automático)
2. Configuración Inicial

• Cuentas Contables
• Asistente Inicial
• Centro de Costos
3. Terceros

• Creación, modificación y eliminación de terceros.

• Migración de terceros.
4. Inventarios: Productos y Servicios

• Creación, modificación y eliminación de productos y servicios

• Migración de inventarios
• Informes de Inventarios
• Ajustes de Inventario
 • Tallas y colores
• Seriales y lotes.
5. Activos fijos y diferidos

• Creación, modificación y eliminación de activos fijos

• Migración de Activos fijos
• Compra de Activos Fijos
• Creación y configuración de activos diferidos
6. Contabilizaciones

• Asignación de contabilizaciones a los productos y servicios

• Configuración de plantillas para contabilizaciones Automáticas en los documentos
• Modificación de plantillas para contabilizaciones Automáticas en los documentos
• Ejemplos en documentos
7. Saldos Iniciales

• Saldos de Inventarios
• Saldos de Activos Fijos
• Saldos de diferidos
• Saldos de cuentas de Balance
• Migración de Saldos Iniciales
8. Documentos de Compra

• Requisición
• Cotización
• Orden de compra
• Remisión de proveedores
• Devolución de remisión
• Compra remisionada
• Factura de compra de productos
• Devolución a proveedores
• Notas crédito y Notas Débito proveedores
• Comprobante de egreso
• Informes de compras
9. Documentos de Compra de servicios

• Factura de Compra con Gastos y Costos

• Configuración de retención en la fuente para independientes
10. Documentos de Venta

• Cotización
• Pedido
• Remisión
• Factura de venta
• Devolución de remisión
• Devolución de Mercancía Clientes
• Notas crédito y Notas débito clientes
• Recibo de caja
• Consignación bancaria
• Comisiones por ventas
• Comisiones por recaudos
• Informes de ventas
11. Diseñador de documentos personalizados para impresión

• Diseño de formato de factura de venta

12. Documentos de ajustes de inventario

• Entrada a Almacén
• Salida de Almacén
• Ajuste de Inventarios
13. Documentos de ajustes contables y procesos fin de mes

• Nota de contabilidad
• Diferidos: Causación y amortización
• Impuesto a las transacciones financieras (4x1000)
• Caja menor
• Ajustes menores de cartera
• Documento General
• Costo Promedio y Costo de ventas
• Depreciación
• Bloqueo de documentos
14. Herramientas y mantenimiento

• Creación de Empresa (Ejemplo)

• Restauración Backup (Con y sin Mov.)
15. Conciliación Bancaria

• Conciliación Bancaria Manual

• Conciliación Bancaria Automática
16. Impuestos

• Configuración y liquidación de retención en la fuente

• Configuración y liquidación de IVA
• Configuración y liquidación de Industria y Comercio
• Configuración y liquidación de retención de Industria y Comercio
• Configuración y liquidación del Impuesto al Consumo
• Configuración y Liquidación de Autorretención a Título de Renta y
Complementarios
3. configuración Nomina
Si deseas realizar la configuración en Nómina recuerda seguir los siguientes pasos (Word
Office te brinda una configuración inicial predeterminada, aunque podrás ajustar los
parámetros según tú necesidad):
1. Asistentes de Configuración

• Asistente de Configuración de Nómina: Permitirá crear empleados, los fondos,

configurar conceptos fijos y realizar la configuración básica de tu Nómina.
• Asistente de Configuración de Prestaciones: Podrás crear los contratos de los
empleados, además de establecer los parámetros para la liquidación de
prestaciones sociales.
2. Creación de Nóminas

• Creación de Nómina desde Novedades: El documento Novedades de Nómina te

permitirá crear la Nómina de tus empleados de forma automáticamente, solo
debes incluir las novedades de cada empleado tales como: Incapacidades,
comisiones, licencias, entre otros (no incluyas los conceptos de aportes o
prestaciones dado que estos se calculan automáticamente al contabilizar la
nómina).
• Causación de Nómina: El documento nómina realiza el cálculo de auxilio de
transporte, retención en la fuente, descuentos automáticos, cálculo de aportes
sociales, parafiscales, provisiones de prestaciones sociales, entre otros. Además
realizará la contabilización automática de estos movimientos.
3. Prestaciones Sociales

• Liquidación de Prestaciones Sociales: Proceso que te permitirá liquidar y

contabilizar de forma automática las diferentes prestaciones sociales como:
Cesantías, intereses a las cesantías, prima y vacaciones:
• 3.1 Cesantías
• 3.2 Intereses Cesantías
• 3.3 Prima de Servicios
• 3.4 Vacaciones
• 3.5 Liquidación Definitiva (Retiro o Desvinculación de empleados)

4. Informes

• Generación de Informes Básicos relacionados a la Nómina: World Office te

permitirá generar reportes donde podrás ver la liquidación de la nómina, imprimir
o enviar desprendibles de nómina; además de generar informes de control tales
como: Auditoría de fondo de solidaridad, retención en la fuente, resumen Aportes
y prestaciones sociales, entre otros.
• Generación de otros informes de Nómina: Podrás generar informes de personal por
tipo de contrato, cargo, liquidaciones generadas, fecha de retiro, como también
algunos más detallados como: Certificado de ingresos y retenciones, Control de
descuentos, certificados laborales, memorandos, entre otros.

5. PILA

• Configuración PILA
• Generación del archivo plano

4. Configurar Nómina Electrónica

• Si ya tienes tu Nómina de Empleados configurada y automatizada, a continuación,

podrás ver el procedimiento para realizar el envío de esta Nómina de manera
electrónica:

1. Generalidades

• Generalidades Nómina Electrónica: Aquí podrás conocer rápidamente el paso a

paso que debes seguir para implementar tu Nómina Electrónica con World Office,
además de conocer otras opciones disponibles.
2. Configuración y Habilitación

• Asocia un aplicativo y paquete de Documentos

• Regístrate y completa tu habilitación con DIAN

3. Validaciones y envíos electrónicos

• Valida tu información de Nómina a enviar y genera una vista previa en Excel.

• Envía tu Nómina Electrónica real a DIAN.
• Genera Documentos de Ajustes a Nóminas Electrónicas ya enviadas.
• Consulta el estado de tus documentos enviados electrónicamente.

4. Otras funcionalidades

• Consultar Aplicativos y Planes de Nómina Electrónica.

• Consultar TestSetId.
• Consultar o Modificar los conceptos de Nómina asociados con los conceptos de la
DIAN.
• Consultar los medios de pagos asignados a los empleados en esta nómina.