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Introduccin:

Quick books es un paquete de software de contabilidad creado y comercializado por Intuit.


Intuit fue fundado en 1983 por Scott Cook y Tom Proulx en Mountain View, California, USA.
Al inicio, se llamaba Quicken software y no tena la funcin de doble entrada de la contabilidad.
Se realizaba en la versin DOS. La compaa a travs de Quicken desarroll servicios
relacionados a las actividades para dueos de pequeos negocios, pero exista una brecha:
que no tena funcin de doble entrada (partida doble) de contabilidad.

Sin embargo, contadores profesionales no estaban satisfechos con esta versin. Debido a los
pobres controles de seguridad, ya que no haba la funcin de rastro de (auditora) de los datos
y no se realizaban las funciones de acuerdo con los estndares tradicionales de contabilidad.
Para resolver la brecha que haba con los contadores profesionales, se desarrollaron estas
funciones de contabilidad. Para el 2000, ya Intuit haba desarrollado las versiones Basic y Pro
del software.

En 2003, empez a ofertar versiones especficas a la industria de forma adicional, agregando:


los procesos del flujo de trabajo y los reportes designados para cada tipo de industria
dependiendo el tipo.

En Septiembre del 2005, Quick books ya tena 74% del mercado en Estados Unidos. Incluso
tienen en la empresa ms de 50,000 contadores, CPAS y consultores independientes de
negocios que son miembros del grupo de Pro Consultores del Programa de Quickbooks.
Ha desarrollado versiones disponibles para Canad, Gran Bretaa y Australia, que tienen los
distintos clculos de impuesto de las mismas.

Con el paso del tiempo hasta la actualidad se han creado y mejorado hasta evolucionar a
QuickBooks Accounting 2017, tiene varias versiones: Pro, Premier y Enterprise. Incluso, ya se
han informado en la pgina de Intuit que estn actualizando el software QuickBooks Accounting
para el 2018.

En este trabajo, trataremos ms sobre Quickbook Accounting 2017 versin Premier y sus
caractersticas funcionales y operativas.

Requerimientos del sistema.

Los requerimientos del sistema Premier son:


-Windows 7 SP1, 8.1 Actualizacin o Windows 10 (todos de 32 bit o 64bit)
-Windows Server 2008 R2 SP1, 2012 R2
-2.5GB de espacio en el disco (Puede ser necesario espacio adicional requerido para los
archivos de datos)
-2.4 GHZ Procesador.
-Nmina de sueldos y algunas otras caractersticas requieren acceso Internet. ( 1 Mbps
recomendado de velocidad).
-4 GB Ram (8GB recomendado)
-4x DVD-ROM lector
-Registro de producto requerido.
-Optimizado para un 1280x1024 resolucin de pantalla o superior.

Integracin con otros softwares:


-Microsoft Word y Excel integracin. Puedenser: Office 2010, 2013, 2016 o Office 365 (32 o 64
bit)
-Estimados de e-mail, facturas y otrosformularios con Microsoft Outlook 2010-2016, Microsoft
Outlook con Office 365, Gmail, Yahoo!, Outlook.
-Transferir datos de Quicken 2015-2017, Quickbook 2004-2017, Quickbooks Mac 2016 y
Microsoft Excel 2010, 2013, 2016, Office 365 (32 y 64 bit)

Requerimientos de navegacin internet.


-Internet explorer 11 (32bit)
Caractersticas funcionales y operativas del Quickbook Premier Accounting 2017:

Desde a principios de los noventa, Intuit, los creadores de QuickBooks han intentado aadir
funciones al programa invaluable para su uso en el entorno de la pequea empresa. En los
primeros das, QuickBooks fue esencialmente un registro de cheques automatizada. Hoy, los
usuarios de QuickBooks tienen la opcin de utilizar la nmina de QuickBooks, mercantiles
servicios, tienda en lnea de configuraciones y ms.

El Quickbooks Accounting Premier 2017 permite hasta 5 usuarios trabajar en Quickbooks al


mismo tiempo. Tambin, tiene ms reportes y caractersticas de industrias en especfico. Te
permite monitorear y rastrear hasta 14,700 tems.

El Quickbook sustenta su accionar en el enfoque americano. Su estructura:


-Cuentas Balances (Reales).
-Cuentas de Resultados.
-Cuentas que no se contabilizan (Como rdenes de compra y estimaciones).

La identidad para cada una de las clasificaciones bsicas de los grupos de cuenta utilizados en
el enfoque tradicional, no est referida de forma directa para toda la estructura en el
Quickbook: no est ni activo ni pasivo, denominado as de esa forma.

Tiene un enfoque diferente pero responde al modulo contable.

Quickbook Accounting Premier 2017, alguas caractersticas.

-Reportes automatizados te dejan saber que tus reportes estn a tiempo y son verificables
debido a la data provista, se pueden generar automticamente y se envan al correo cuando lo
programes as.

-Bsqueda inteligente: es una caracterstica autocompleta que te ayuda a buscar nombres,


nmeros de cuentas y montos de transacciones rpidos.

-Los reportes son ms fciles de ver y puedes ver mltiples a la vez en una sola pantalla.
-Seguimiento a las deudas, en la cual podrs ver tu estatus de deudas, imprimir o cerrar
rdenes de compra. Esto hace que sea ms fcil manejar los pagos.

-Manejar formularios en un simple paso, puede ser enviar formularios sendforms en un simple
click.

-Filtros en los reportes relacionados al tiempo en que quiera que se muestren los mismos.
-Determinar el desempeo de tu negocio, analizando las ganancias y prdidas, los ingresos y
gastos, y los clientes top instantneamente desde el Insight del Homepage.

-Crear recordatorios y notificaciones en una sola ventana a travs de: overdue tems, to-do
task, systemnotifications, and notes fromaccountants.

-Agregar notas importantes sobre clientes, proveedores y empleados.

-Ver, localizar e imprimir los cargos por tarifa de envi a travs de UPS, FedEx o USPS.
-Aadir mltiples atajos, personalizarlas plantillas de email para incluir informaciones de
clientes o el trabajo, ver correos importantes.

-Observar todas tus transacciones de ingresos en un solo lugar, incluyendo las facturas
vencidas, para as recordarle a tus clientes para pagar, mediante la funcin IncomeTracker.
-Revisar tus transacciones bancarias de distintos bancos y cuentas. Para as categorizarlas,
por igual permite reconciliar saldos.

-Localizar cheques.

-Facturar mltiples clientes.

-Monitorear tus facturas, deudas y otras importantes tareas en Calendar View.

-Acceder a tu inventario en un solo lugar con el Inventory Center.

-Aadir y guardar documentos en el Document Center.

-Acceder a plantillas de reporte de una industria en especfico creado por usuarios de


Quickbook Premier.

-Ver la informacin clave de los clientes con el CustomerSnapshot.

-Preparar una transaccin memorizada para deudas, facturas y estimados recurrentes.


-Crear facturas y formularios profesionales.

-Localizar ventas, impuestos por ventas y pagos de clientes.

-Enviar facturas y estimados a travs de Yahoo!, Gmail o Hotmail.

-Crear e imprimir depsitos.

-Fcil imprimir cheques, pagar deudas y localizar gastos.

-Importar tus contactos desde Excel o algn libro de direccin de correos.

-Permite a un usuario individual a tener control y dar permisos a informacin confidencial.

-Crear una copia de tu archivo de compaa para tu contador.

-Localizar en tu hoja de balance por clase: localizacin, departamento y centro de beneficios.

-Importar data de Excel, Quick


-Descargar transacciones de la tarjeta de crdito y del banco.
-Personalizar reportes de ventas y beneficio.
-Ejecutar Cost to Complete Job reporte.
-Localizar el tiempo y los gastos por empleado, proyecto, cliente o servicio.
-Documentar y localizar cambios en las rdenes.
-Pagar nmina de empleados e impuestos de nmina.
-Aceptar pagos de tarjeta de crdito a travs de quickbooks o un dispositivo mvil.
-Facturar clientes progresivamente por jobphase.
-Funcin de administracin multi-usuario.

Mejoras Adicionales:
Hay una serie de mejoras ms pequeas, algunas de las cuales pueden ser significativas
dependiendo de su situacin:
- El cono de Registro de depsitos muestra el nmero de depsitos disponibles.
- Una banderita muestra los cargos de la tarjeta de crdito.
- Si se elimina un usuario, el nombre del usuario eliminado seguir apareciendo en el
reporte de auditora.
- El nombre de su empresa se imprimir en el reporte de resumen de depsitos.
- Puede copiar y pegar lneas de detalle en las horas semanales.
- Ms funciones se pueden utilizar en el modo multiusuario.
- Unidad de medida, centro de Inventario.
- Estimado de Oficina Postal (jobcosting), cambiar la orden de envio.
- Nivel de precio por tem, no slo porcentaje fijo.
- Nivel de deuda.
- Crear entradas reversas en el diario general.

Nmina de QuickBooks

Los dueos de negocios con empleados necesitan una empresa de la nmina. Antes de Intuit
saltando en el negocio de la nmina, las opciones para este tipo de servicio se limitaron a un
puado de competidores que signific precios ms altos para propietarios de pequeas
empresas. Hay tres niveles de servicios de nmina de QuickBooks. El servicio de nmina
bsica permite acceder a tablas de impuestos de nmina actualizada y las formas necesarias
para su estado. Presentacin de estos impuestos es responsabilidad exclusiva del dueo del
negocio. La nmina mayor genera los formularios de impuestos para usted y permite a los
usuarios E-File estas formas gratis. La nmina de asistencia es el servicio donde Intuit todas
las necesidades de la nmina, incluyendo la presentacin y pago mediante un dbito directo de
su cuenta de cheques de negocios.

Servicios de comerciante de QuickBooks

Aceptar tarjetas de crdito aumenta los ingresos de muchas pequeas empresas.


Es de suma importancia para un pequeo negocio tener la capacidad de aceptar tarjetas de
crdito. Antes servicios de QuickBooks en el cuadro, sin embargo, es increblemente caro
hacerlo. Las opciones haba un pequeo empresario estaban usando su banco o firmar un
contrato con un comerciante de la empresa de servicios. Ambos requieren el alquiler de
mquinas costosas tarjetas de crdito, cuotas mensuales y un porcentaje de las ventas.

Los servicios mercantes de QuickBooks, el lector magntico pequeo cuesta menos de $100 a
partir de octubre de 2010. Hay una cuota mensual que es mucho menos de los honorarios
requeridos por los principales bancos y empresas mercantiles. El porcentaje de las ventas es
aproximadamente la mitad que los bancos y otra empresas de carga. 2,4% a partir de octubre
de 2010.

Tiendas en lnea de QuickBooks

Tiendas en lnea son cada vez ms prominentes.


Para que un pequeo negocio tener una presencia en lnea se est convirtiendo en cada vez
ms importante. Nuevos clientes de QuickBooks reciben un sitio web gratuito para anunciar su
negocio en lnea. La opcin de tienda online se integra con los servicios existentes de la cuenta
de comerciante para proporcionar una manera de vender sus productos 24 horas al da y 7
das a la semana. A partir de octubre de 2010, el costo es de $9,95 por mes.

QuickBooks utiliza los servicios web de Homestead, Go Daddy, com, UltraCart, IA mdulos y
Software de PDG. Utilizando estos servicios a travs de QuickBooks da a un pequeo
empresario un generoso descuento en servicios ya sean usando y pagando.

Pagos en QuickBooks
QuckBooks Payroll es un software de nmina muy fcil de usar que se integra con versiones de
escritorio y en lnea de QuickBooks y ofrece muchas caractersticas excelentes de nmina e
impuestos como nminas ilimitadas cada mes, depsito directo gratis o cheques imprimibles,
clculos de impuestos automticos, declaracin de impuestos electrnicos, y soporte de
nmina de expertos gratuito. Adems de las capacidades de software de primera clase, Intuit
Online Payroll.

Las funciones de nmina de QuickBook tambin incluyen:

-Clculo de cheque automtico para 21 tipos de pago, incluido el salario, el pago por
enfermedad y las comisiones.
-Recordatorios por correo electrnico cuando es da de pago.
-Cheques de pago instantneos y depsito directo.
-Aplicacin iPhone para nmina mvil.
-Informes sobre el salario y las deducciones de los empleados.

Las caractersticas fiscales de QuickBook tambin incluyen:

-Clculos fiscales federales y estatales automticos, precisin garantizada.


-Recordatorios por correo electrnico para impuestos y seguro de desempleo.
-Sin pagos de impuestos hasta que vencen.
-Preparacin automtica de W-2 para todos los empleados.
-Presentacin electrnica W-2.
-Informes sobre obligaciones tributarias, salarios, sueldos y ms.

Facturacin en QuickBooks.

QuickBooks le permite crear formularios de venta de aspecto profesional de forma rpida y


sencilla. Estos servicios pueden realizar un seguimiento automtico de quin le debe dinero y
cundo debe pagarse para que pueda recibir el pago a tiempo. La informacin del cliente que
ha ingresado previamente est previamente completada, y los cargos totales se calculan
instantneamente, lo que le permite ahorrar tiempo y mejorar la precisin.

Adems de crear facturas, QuickBooks puede enviar facturas nicas o recurrentes a sus
clientes por correo electrnico para garantizar que su facturacin se entregue a tiempo. Las
facturas recurrentes pueden programarse para entregarse diariamente, semanalmente,
mensualmente o anualmente. Si prefiere las facturas en papel, QuickBooks puede imprimir una
copia en papel para que enve por correo tambin.

La personalizacin de su factura es bastante fcil.

-Puede cambiar el ttulo de la factura, agregar campos personalizados y un mensaje del cliente,
o imprimir un saldo hacia adelante y un resumen de la cuenta.

Si se debe incluir el logotipo de su empresa, el taln de devolucin, la direccin de devolucin y


la direccin de correo electrnico.
-Cmo colocar el diseo de papel normal, membrete y formularios enviados por correo
electrnico.
-Condiciones de pago de facturas (Net 15, 30, 60)
-La capacidad de aplicar crditos automticamente a las facturas.
-Qu datos de actividad desea imprimir, incluidas sus propias revisiones a los encabezados de
columna.
-Cmo se agrupa y subtotal la actividad.
-La capacidad de imprimir y / o enviar facturas por correo electrnico.

Todas las versiones que excluyen el inicio simple en lnea le permiten controlar:

-Automatizacin de creacin de factura; si desea que la factura sea recurrente o no


-Las fechas en que desea que las facturas se enven automticamente.
-Importacin automtica de datos de las estimaciones a las facturas.
-Todas las versiones de escritorio incluyen la capacidad de facturar grupos de clientes a la vez.
-Esta funcin, conocida como Batch Invoicing, no est incluida en ninguna de las versiones en
lnea.

Impresin de cheques en QuickBooks.

Imprimir cheques con QuickBooks es una gran manera de ahorrar tiempo y realizar un
seguimiento de sus gastos. El software facilita el llenado automtico de campos de informacin
en sus cheques, como las direcciones de los clientes y los nmeros de cuenta. Escribir un
cheque es tan fcil como completar un formulario en pantalla que se asemeja a un cheque real.
Cuando ingresa los nmeros, QuickBooks agregar automticamente el cheque a su registro,
haciendo que los gastos de seguimiento y la facturacin sean fciles. Adems, QuickBooks
tiene una funcin de recuperacin automtica para crear transacciones recurrentes.

QuickBooks incluso vende cheques para usar junto con su software. Si bien no tiene que
comprar cheques directamente de QuickBooks para usar sus capacidades de impresin de
cheques, al comprar directamente de QuickBooks no tendr que preocuparse de que sus
cheques sean incompatibles con el software.

Tipos de cheques QuickBooks:

QuickBooks tiene cuatro tipos diferentes de cheques que puede imprimir:

Cheques estndar: este tipo de cheque se usa con mayor frecuencia para pagar facturas a
proveedores que no necesitan ver los detalles del pago. Estos controles tambin son buenos
para las empresas que desean reducir los registros en papel y prefieren almacenar su
informacin electrnicamente con QuickBooks. Cada pgina contiene tres comprobaciones, por
lo que es ms rpido imprimir varias comprobaciones a la vez.

Cheques de vales: este tipo de cheque se usa comnmente para la nmina. Cada pgina viene
con un cheque en la parte superior de la pgina con dos talones desprendibles en la parte
inferior. De esta forma, se le puede dar un resguardo al empleado para que pueda ver detalles
sobre las ganancias y las deducciones, mientras que el segundo resguardo se puede guardar
para fines de mantenimiento de registros.

Comprobaciones de oficina y ausentes: son similares a los cheques estndar ya que vienen
con tres cheques por pgina. Cada pgina est perforada para que el cheque encaje en una
carpeta de verificacin de Office y Away. La carpeta proporciona un estuche porttil de aspecto
profesional si necesita escribir cheques a mano mientras est fuera de la oficina.

Cheques de cheques: estos cheques estn hechos para uso personal y son los ms pequeos
entre los diferentes tipos de cheques. Cada pgina tiene tres cheques con un pequeo taln
para imprimir detalles de pago.
Tips para imprimir cheques con QuickBooks.

Compre cheques que garanticen que funcionan con QuickBooks para que la informacin del
cheque se alinee correctamente cuando imprima los cheques.
Asegrese de que los cheques que usa tengan caractersticas de seguridad como:

Papel qumicamente reactivo, que ayuda a evitar el fraude de cheques.

El icono de candado, una marca de certificacin de la Asociacin de sistemas de pago de


cheques.

Una pantalla de seguridad de documento original en la parte posterior y una lnea de firma de
microimpresin que es demasiado pequea para fotocopiar claramente.

Use un Lder de formularios para una impresin ms sencilla y una alineacin mejorada de las
comprobaciones parciales de pginas. Un Lder de formularios es similar a una nota adhesiva y
se puede adjuntar a uno o dos cheques restantes en la pgina, lo que lo convierte en una
pgina de tamao completo que puede imprimirse como usted normalmente imprime cheques
de pgina completa.

Use papel y colores de alta calidad para reflejar una imagen profesional.

Alinea tus cheques para imprimir correctamente:

QuickBooks le permite realizar ajustes de alineacin tanto para impresoras de matriz de puntos
como para impresoras de inyeccin de tinta / lser.

Los cheques impresos desde la bandeja de papel alinean el texto mejor que los cheques
impresos a travs de la bandeja del alimentador. Los cheques que se imprimen a travs de la
bandeja del alimentador a menudo imprimen un texto ligeramente ms bajo que cuando se
imprime desde la bandeja de papel.

Intuit Marketplace

Intuit Marketplace ofrece miles de aplicaciones web y de escritorio que funcionan con
QuickBooks, lo que les permite compartir datos fcilmente y eliminar la doble entrada de datos.
Estas aplicaciones son una excelente manera de ahorrar tiempo y reducir los costos de su
negocio. Fueron creados por miembros de Intuit Developer Network, un grupo de expertos de
la industria que se han asociado con QuickBooks para resolver problemas comerciales nicos
para los clientes de QuickBooks.

Para encontrar aplicaciones que satisfagan sus necesidades especficas, puede buscar por
industria, funcin comercial o versin de QuickBooks. Tambin hay revisiones de los clientes,
encuestas y demostraciones para la mayora de las aplicaciones de software que lo ayudan a
decidir qu producto es el adecuado para usted. Si no puede encontrar una aplicacin que se
adapte a sus necesidades comerciales, Intuit tiene desarrolladores personalizados disponibles
para ayudarlo.

Intuit Marketplace se actualiza constantemente con nuevas aplicaciones para hacer que
trabajar con QuickBooks sea lo ms eficiente y efectivo posible. Aqu hay algunas aplicaciones
notables que encontramos especialmente tiles:
Data Transfer UtilityEsta aplicacin permite a los usuarios de QuickBooks transferir fcilmente
datos de transacciones de un archivo de QuickBooks a otro. Esto es ms til para transferir el
trabajo realizado fuera de la oficina a su archivo QuickBooks en la oficina principal. Los datos
se pueden transferir a travs de una conexin de red, correo electrnico o disco extrable.

Suite DreamFactory
Use DreamFactory Suite para ayudar a aumentar la productividad con su completo conjunto de
funciones. Puede usarlo para administrar proyectos, colaborar en documentos, realizar un
seguimiento de los gastos y crear cuadros de mando e informes interactivos de QuickBooks.

Small Business Scheduler


Hay muchos beneficios en el uso del Programador de Pequeas Empresas de Intuit. Le da a su
empresa la capacidad de administrar la programacin de todos a partir de un calendario, donde
usted y sus empleados pueden acceder y actualizar el calendario en lnea compartido desde
cualquier computadora. Tambin puede crear facturas directamente en QuickBooks a partir de
citas programadas y sincronizar su lista de clientes de QuickBooks.

ACCTivate!
ACCTivate! es una poderosa herramienta de control de inventario y administracin de negocios
para usuarios de QuickBooks. Las caractersticas de esta aplicacin incluyen gestin de
almacenes, CRM, compras, comercio electrnico, gestin de pedidos de venta, EDI, cdigo de
barras, ventas de rutas y servicio de campo.

Seguridad Online en QuickBooks.

Intuit ha implementado muchas caractersticas de seguridad para garantizar que sus datos en
lnea y su informacin que est almacenada en sus servidores remotos permanezcan seguros
y protegidos. Toda su informacin se almacena en el Data Center de Intuit.

QuickBooks Online es un producto VeriSign Secured . VeriSign es la autoridad de


certificacin de nivel de sockets seguros (SSL) lder. Esto incluye un inicio de sesin protegido
por contrasea, servidores protegidos con firewall y la misma tecnologa de cifrado (SSL de
128 bits) utilizada por las instituciones bancarias ms importantes del mundo. No venden,
alquilan ni comparten su informacin con terceros para su uso promocional.

QuickBooks Online tambin se basa en servidores redundantes y un programa de auto-


correccin de deteccin de errores para asegurarse de que est siempre disponible. Esto
significa que si, por alguna razn, un servidor se ve afectado o no est disponible, es muy
probable que su servicio no se vea afectado.

Adems, QuickBooks Online ofrece funciones exclusivas de Registro de actividad permanente


y Pista de auditora, que registran a cada usuario que inicia sesin en el servicio y cualquier
cambio realizado en cada transaccin financiera. El registro de actividades Always-On es un
registro completo de actividades, mientras que el Audit Trail es un historial fcil de leer de todos
los cambios en una transaccin especfica. Esto significa que no puede pasar nada en sus
registros sin que usted lo sepa, y siempre tendr un seguimiento en papel para rastrear todas
las transacciones hasta su origen.