Manual de Correspondencia

MANUAL DE CORRESPONDENCIA
MARZO 2006
Este manual se ha preparado por encargo de:
La Unidad Desarrollo de Personal de PETROPERÚ S.A. con la asesoría del Instituto para
el Desarrollo Empresarial y Administrativo IDEA y el apoyo de las señoras, Rosanna de
Prevost, Mirtha Torres y la señorita Julia Kanashiro. Asistentes de Gerencia de Oficina
Principal.
Enero 2006
ÍNDICE
Página
INTRODUCCIÓN 01
Instrucciones de uso 02
I. CLASES DE CORRESPONDENCIA
1. División de la correspondencia en función del remitente o destinatario 03

2. Clasificación de la correspondencia en razón de la naturaleza del
asunto 03
II. TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA
1. Despacho de la correspondencia 04
A. Forma de envío de la correspondencia interna 04
B. Forma de envío de la correspondencia externa 04
C. Forma de envío de la correspondencia confidencial o reservada 04
D. Correspondencia particular o personal 04
E. Documentos valorados 05
2. Recepción de correspondencia por Trámite Documentario 05
A. Correspondencia general que ingresa 05
III. INSTRUCCIONES, PRESENTACIÓN, PREPARACIÓN Y ESCRITURA DE 05

LA CORRESPONDENCIA
1. Aspectos que se deben considerar en la preparación de la 05

correspondencia
2. Correspondencia externa 06
3. Correspondencia interna 08
3.1. Memorandos 08
3.2. Circulares 09
3.3. Hoja de acción 09
3.4. Acta de reunión 09
3.5. Informe 09
3.6. Resolución de gerencia 10
4. Iniciales de revisión 10
5. Firmas autorizadas 10
5.1. Documentos internos 10
5.1.1. Hoja de acción 10
5.1.2. Memorando 10
5.1.3. Informe, resúmenes ejecutivos y similares 10
5.2. Documentos externos 10
5.2.1. Contratos, convenios y resoluciones 11
5.2.2. Cartas e informes 11
6. Sobres 11
7. Solicitud de aprobación de documento 11
MODELO DE: Carta (esquema) 12

Carta con más de una hoja (esquema) 13
Hoja con membrete de segunda hoja (esquema) 14
Carta (descripción) 15
Memorando (esquema) 17
Memorando segunda hoja (esquema) 18
Memorando que requiere respuesta (esquema) 19
Memorando (descripción) 20
Circular (esquema) 22
Circular (descripción) 23
Circular de interés general (esquema) 24
Circular de interés general (descripción) 25
Hoja de acción (esquema) 26
Hoja de acción (descripción) 27
Solicitud de despacho (esquema) 28
Solicitud de aprobación de documentos (esquema) 29
Sobre (esquema) 30
IV. FUNCIONES DE TRÁMITE DOCUMENTARIO
1. Funciones generales 31
2. Despacho de la correspondencia ingresada 32
V. DESPACHO DE DOCUMENTOS VALORADOS 32
VI. DOCUMENTOS ENVIADOS AL ARCHIVO CENTRAL 32
VII. PREFIJOS Y NUMERACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
1. Siglas de todas las dependencias 33

2. Numeración de la correspondencia 33
3. Correspondencia confidencial o reservada 33
4. Ejemplos de numeración de la correspondencia 34
ANEXOS:
• Anexo I 36
Característica de la redacción moderna
• Anexo II
Consejos para una buena redacción 37
1. Sugerencia de distribución de ideas 37
2. Uso del lenguaje directo y sencillo 38
3. Uso de las mayúsculas 39
4. Signos de puntuación 40
4.1. El punto 40
4.2. La coma 40
4.3. El punto y coma 41
4.4. Dos puntos 41
4.5. Puntos suspensivos 41
4.6. Signos auxiliares 42
5. Uso del gerundio 43

6. Dequeísmo 45
7. Uso correcto del adjetivo mismo/a 47
8. Coherencia y uso de conectores o palabras vinculantes 48
9. Cambios importantes en la acentuación 49
10. Simbología para el marcado de errores en textos 50
• Anexo III
Orden estructural sugerido 51
• Anexo IV
Códigos postales 52
• Anexo V
Siglas de la Empresa 53
• Bibliografía 55
INTRODUCCION
Como se sabe, la redacción comercial latinoamericana ha sido siempre bastante

frondosa, especialmente en la administración pública. Por tradición, se utilizan palabras
de introducción o frases de apertura que no están relacionadas con el tema del
documento, que suelen ser repeticiones sin sentido práctico; quizá su principal
intención es la de ser cortés y marcar distancia con la frialdad norteamericana y sajona
que escriben solo con las palabras necesarias, sin preámbulos ni grandes despedidas.
La globalización y la necesidad de movernos a ritmos exigentes nos llevan a cambiar,

también, nuestra redacción. Hoy, no se puede ni se debe redactar una carta, oficio o
memorando con parsimonia; las ideas deben ser trasladadas a palabras sencillas con
un mensaje claro y corto que, aunque directo, sea también cortés y no lleve mucho
tiempo escribir y menos aún leer.
Son estas consideraciones, junto con las normas dictadas por la Real Academia
Española de la Lengua lo que lleva a PETROPERU S.A. a realizar una revisión del
Manual de Correspondencia para modernizar la estructura y contenidos, adecuándolos
a la situación actual y ofrecerlo como una guía rápida y uniforme de aplicación en la
empresa en todo el ámbito nacional.
PETROPERU S.A. como empresa líder que está a la vanguardia del desarrollo del
país, ha decidido hacer cambios en la redacción de su correspondencia para lograr
objetivos concretos:
Comunicar con lenguaje sencillo, en forma breve y utilizando el menor

tiempo posible.
Escribir mensajes sencillos, fáciles de leer, donde el lector encuentre el

sentido desde las primeras líneas y se sienta motivado a actuar.
Redactar, leer y procesar documentos, administrando el tiempo con

eficacia.
Además de estandarizar la correspondencia y ahorrar tiempo a todas las personas que

participan en su manejo, este manual incluye instrucciones para evitar errores comunes
y algunas reglas de fácil interpretación. Estamos seguros de que brindará verdadera
ayuda y servirá para mejorar nuestra comunicación escrita.
Estamos en la era Internet, la red mundial y los procesos digitales. Las comunicaciones
globales nos obligan a ser más eficientes y eficaces en nuestros mensajes; esto implica
desterrar el lenguaje burocrático, buscando la manera de ser cada vez mejores
redactores.
1
INSTRUCCIONES DE USO
Este manual está destinado al puesto que cada quien ocupa dentro de la organización;
por lo que, si el usuario fuera cambiado, debe entregarlo a la persona que lo
reemplace.
Para contribuir con el cambio hacia una redacción simple y moderna, en este manual
mencionamos aspectos gramaticales y consejos de redacción. En los anexos I, II, III y
IV encontrará consejos para la buena redacción. Si usted lee el manual digital, hallará
palabras enlazadas a las páginas donde están las reglas o consejos. Al final de cada
una de estas páginas, verá la palabra REGRESAR enlazada al punto de partida.
Desde el índice, podrá también navegar por enlaces a las páginas numeradas.
Ubíquese sobre el número de página y, dependiendo de la versión del procesador de
texto, presione el botón izquierdo del “mouse” o presione la tecla “control” primero.
Detallamos a continuación los formularios que se utilizarán para el trámite de la

correspondencia en toda la empresa :
NOMBRE DEL DOCUMENTO NÚMERO

Memorando que requiere respuesta 11010
Instrucciones de correspondencia 11033
Constancia de recepción 11041
Solicitud de despacho 11042
Guía de remisión de documento 11047
Orden de trabajo interna 11049
Memorando 11051
Solicitud de préstamo documentario al archivo 11060
Documentos enviados al archivo central 11079
Solicitud de aprobación de documento 21935
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I. CLASES DE CORRESPONDENCIA
1. División de la correspondencia en función del remitente o destinatario.
La que se cursa entre diferentes dependencias de

la empresa.
INTERNA Ej.:
Memorandos, circulares, hojas de acción, etc.
OFICIAL
La recibida de organismos del Estado, concejos
(distrital o provincial), gobiernos regionales,
universidades, etc.
EXTERNA COMERCIAL
La enviada a/o recibida de personas o entidades
ajenas a nuestra empresa y que está referida al
cargo que desempeñan los receptores.
2. Clasificación de la correspondencia en razón de la naturaleza del asunto

que trata.
ORDINARIA La que se escribe o emite por asuntos rutinarios.
Cuando el contenido de la correspondencia debe

ser conocido solo por el funcionario a quien se
dirige y los subalternos que él crea conveniente.
CONFIDENCIAL En caso de ausencia del destinatario, podrá ser
abierta por su reemplazante o supervisor
inmediato superior.
Cuando el sobre tenga el sello “SOLO PARA SER

SOLO PARA EL ABIERTO POR EL DESTINATARIO”, no debe ser
DESTINATARIO abierto por otra persona.
3
II. TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA
1. Despacho de correspondencia
A. Forma de envío de correspondencia interna (entre dependencias

ubicadas en Oficina Principal).
Envíe la correspondencia con sus respectivas copias como cargo, o

utilizando el Formato 11041 constancia de recepción.
Para la distribución de circulares o memorandos confidenciales, utilice

un sobre cerrado.
B. Forma de envío de la correspondencia externa
Envíe la correspondencia externa utilizando el Formato 11042, esta

debe ir en un sobre, indicando la entidad y/o persona a la cual va
dirigida y debajo del membrete indicar el número del documento.
Todo documento, paquete, bulto, etc., que sale de Oficina Principal

debe ser despachado a través de la Oficina de Trámite Documentario,
la cual recibe, clasifica, registra y despacha al destinatario. Se debe
utilizar el Formato 11042.
Para evitar demoras y extravíos, el destinatario y el destino deben

estar claramente indicados.
C. Forma de envío de la correspondencia CONFIDENCIAL O RESERVADA
La correspondencia CONFIDENCIAL O RESERVADA debe ir en sobre

cerrado indicando la entidad y/o persona a la cual va dirigida y debajo
del membrete irá el número del documento.
Esta clase de correspondencia debe tener la palabra CONFIDENCIAL O

RESERVADA digitada en el sobre. Además, debe anteponer a la
numeración la letra “C” ó “R”.
Cuando se trate de asuntos de extrema confidencialidad, elimine los

vestigios que puedan quedar: borradores de la correspondencia, etc.
En el caso que utilice una computadora personal, retire el disquete
utilizado y póngalo a buen recaudo.
D. Correspondencia particular o personal
Trámite Documentario NO ESTÁ AUTORIZADO a despachar ni recibir

correspondencia personal o particular.
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E. Documentos valorados
Cuando despache documentos valorados, ponga especial cuidado en

que estos reciban el trato correspondiente. En la medida de lo
posible, deben ser recibidos por el supervisor responsable de la
Oficina de Trámite Documentario.
2. Recepción de correspondencia por Trámite Documentario
A. Correspondencia general que ingresa
Toda documentación dirigida a la empresa debe ser ingresada por la

Oficina de Trámite Documentario. Esta los recibe, registra, clasifica y
remite al destinatario con el Formato 11047 guía de remisión de
documento (varios documentos) o el Formato 11041, constancia de
recepción (para un solo documento).
Las notificaciones judiciales, cartas notariales y similares, llevarán una

atención y registro especial, Formato 11041, constancia de
recepción.
III. INSTRUCCIONES, PRESENTACIÓN, PREPARACIÓN Y

ESCRITURA DE LA CORRESPONDENCIA.
1. Aspectos que se deben considerar en la preparación de la

correspondencia.*
Unidad Trate un solo asunto.

Coherencia Mantenga un orden lógico de los puntos y su relación
entre sí.
Objetividad Exprese en el primer párrafo el tema principal.
Claridad Escriba con palabras sencillas y en orden lógico.
Precisión Utilice las palabras apropiadas para evitar falsas
interpretaciones.
Concisión Escriba oraciones simples y cortas, evite las
metáforas. No utilice palabras innecesarias,
explicaciones obvias, ni ambigüedades.
Tipo de Letra Utilice Arial 11 para el texto y Arial 13 para títulos.
Vea más información en el anexo II “Consejos para una buena redacción”. Página 37
5
2. Correspondencia externa
La correspondencia externa será cursada en papel con membrete de la

empresa. Este papel se usará también para las comunicaciones oficiales
que la empresa dirija a sus servidores.
Para mejor presentación, centre el texto de la carta; utilice una pulgada

(2.5 cm) para los márgenes derecho, izquierdo e inferior.
Cuando el documento sea corto, mantenga un equilibrio entre los

márgenes de acuerdo con la estética y buena presentación.
El formato elegido para las cartas en toda la empresa es el comúnmente

llamado “Bloque Extremo” o “Full Block”, pero con una variación. Este
estilo implica el inicio de todas las líneas en el margen izquierdo; sin
embargo, nosotros escribiremos el lugar y fecha, conforme detallamos a
continuación:
a) El número de la carta se pone en el margen superior izquierdo y en

el mismo renglón, al lado derecho se pondrá lugar y fecha.
b) Cuatro espacios debajo se escribe la palabra Señores, debajo el

nombre completo de la compañía destinataria, sin utilizar
abreviaturas, así como la dirección y la ciudad (incluya el código
postal).
c) Dos espacios debajo, alineado siempre a la izquierda, se pone

“atención” si el documento lleva información general y se desea que
sea leído por una persona o departamento específico.
d) El saludo irá dos espacios debajo de “atención”, si la hubiera.
e) Dos espacios debajo, alineado siempre a la izquierda, se puede

describir el asunto en dos o tres palabras y subrayado. No se
anunciará con la palabra “asunto”; irá como un título. Ej.:
Plan de capacitación
Estimado señor Pérez:
Adjuntamos el plan de capacitación para el año 2006...
f) El texto de la carta comenzará dos espacios debajo del saludo o del

asunto si lo tuviera.
g) La despedida deberá ser corta. Se recomienda usar, dentro de lo

posible, “Atentamente” (dos espacios debajo del texto siempre
alineado al lado izquierdo).
6
h) Como la carta se hace en papel membretado de la empresa, no es
necesario, ni conveniente, repetir el nombre de esta en la
despedida.
Cuando por la longitud de la carta, se requiera utilizar más de una

página, se debe usar la segunda hoja especial para ese fin: solo
con membrete en la parte superior; vea el formato en la página 14.
Se harán las siguientes anotaciones:
Al margen izquierdo se colocará el número de la carta, o

nombre del destinatario en caso que no haya número y en el
mismo renglón al centro, el número de la página. Cuatro
espacios debajo y con los mismos márgenes laterales
usados en la primera página, continuará el texto de la carta.
i) Cuatro espacios debajo de la despedida, escriba el nombre del

firmante, indique su cargo y en el renglón siguiente, la dependencia
a la cual pertenece. No debe anteponer al nombre, el título de
profesión o grado académico.
j) Dos espacios debajo y siempre sobre el margen izquierdo, coloque,

solo en la copia, la inicial del nombre, el apellido paterno y la inicial
del apellido materno del autor de la carta, seguido de dos puntos
(:); luego coloque las iniciales (en letras minúsculas) de la persona
que digitó la carta.
Ej.: A.Cornejo R.:cd
Las cartas redactadas por dos personas o dictada por una y

revisada por otra, llevarán en las copias la identificación de ambas
personas separadas por una “barra” (/).
Ej.: A.Cornejo R./C.Díaz A.:bh
k) Si la carta tuviera anexos, se indicará debajo la palabra “adjuntos”

y el número de ellos, entre paréntesis.
Ej.: A.Cornejo R.:cd
Adjuntos (3)
l) En caso de disponerse copias para otras personas o entidades
distintas al destinatario, se hará conocer de la siguiente manera,
dos espacios después de adjunto, si lo hubiera:
Ej.: cc: Persona o entidad receptora.
7
Cuando no sea necesario revelar al destinatario la distribución de
las copias, la anotación anterior no se hará en el original. Además,
cuando se trata de personal de la empresa, no deberá aparecer en
el original.
Debe precisar si remite también los adjuntos.

Ej.: Adjunto:
3. Correspondencia interna
La correspondencia interna será cursada mediante: memorandos,

circulares, hojas de acción, actas de reunión, informes etc. en papel bond
blanco A4 y sin membrete. Esta correspondencia deberá consignar las
iniciales de la persona que elaboró el documento (inicial del nombre,
apellido paterno e inicial del apellido materno).
3.1 Memorando
Documento interno que se dirige a una o más dependencias

respecto a un asunto de carácter específico.
a) La correspondencia interna es impersonal, por consiguiente

los memorandos deben dirigirse al cargo que desempeña la
persona. Ej.:
Gerente
Operaciones Talara
Jefe
Unidad Médica
Gerente
Dpto. Logística
b) No se debe enviar copias de memorandos a los niveles

jerárquicos superiores del destinatario u otros que no estén
en línea directa del originador, salvo casos excepcionales o
solicitudes específicas.
c) Aparte del Formato 11051 existe el memorando que

requiere respuesta, Formato 11010, el cual ofrece la
ventaja de dar respuesta, a mano, en la parte inferior; evita
que el destinatario tenga que preparar otro memorando.
8
3.2 Circulares
a) Las circulares se emplean para pasar comunicaciones sobre

un mismo asunto a varios destinatarios.
b) La numeración será correlativa de la dependencia que la

emita.
c) Las circulares de “interés general” serán distribuidas de

acuerdo con lo indicado en el “resumen de distribución de
circulares” vigente, hasta el nivel de jefatura de unidad o
equivalente, quienes serán los encargados de dar a conocer
su contenido a los niveles que estimen conveniente.
d) En el encabezamiento de las circulares deberá indicarse los

destinatarios correspondientes y en la parte inferior, lado
izquierdo, la distribución de copias a los niveles superiores.
e) Las circulares de “distribución restringida” son las dirigidas
estrictamente a determinados niveles o sectores que tienen
la responsabilidad de aplicar su cumplimiento o requieren
conocerla.
f) En las circulares de distribución general, Ej.: circulares
indicando el cambio de horario, no será necesario señalar la
distribución de las copias a los niveles superiores.
3.3 Hoja de acción
Se utiliza para obtener aprobación de la Gerencia General sobre

una medida o acción propuesta por alguna dependencia de la
empresa. La hoja de acción se elabora en papel bond blanco
tamaño A4.
3.4 Acta de reunión
Recoge documentalmente todas aquellas conclusiones y acuerdos

a los que se llega en una reunión. Se elabora en papel bond
blanco tamaño A4.
3.5 Informe
Documento que recoge el análisis, conclusiones y

recomendaciones referentes a un tema específico. Los informes no
requieren de papel membretado, deberá aparecer el nombre y
apellido del originador. Por lo general, están conformados por:
Antecedentes
Análisis
Situación actual
9
Conclusión
Recomendación
3.6 Resolución de gerencia
Documento que contiene una decisión sustentada sobre una

situación concreta.
Ej.: Designación de miembros de Comité Especial, declaración

sobre solicitud de pensión, Decreto Ley 20530
4. Iniciales de revisión
La persona o las personas que revisan el documento antes de pasarlo

para la firma, deberán colocar sus iniciales en la copia que quedará en el
archivo, y no en el original, en el que solo aparecerá la firma aprobatoria.
5. Firmas autorizadas
5.1 Documentos internos
5.1.1. Hoja de acción

5.1.2. Memorando
5.1.3. Informe, resúmenes ejecutivos y similares
• En el original, al pie de página, debe indicarse la inicial del
primer nombre, el apellido y la inicial del segundo apellido de la
persona que preparó el documento. Las iniciales en minúscula
del nombre y apellido de la persona que digitó, Ej.:
P.Pérez L.:ng
• En la primera copia, en el margen izquierdo, se colocará el
visado y sello de los niveles inmediatos superiores que revisan
el documento y, cuando corresponda, el visado y sello del
asesor legal o área con la que se coordinó. (*)
5.2 Documentos externos
5.2.1. Contratos, convenios y resoluciones:
• En el original, al margen izquierdo, irá el visado del
•
asesor legal. (*)
En la primera copia, al margen izquierdo, irá el visado de
los niveles responsables de preparar y revisar el
documento. (*)
10
5.2.2. Cartas e informes
En la primera copia, al margen izquierdo, irá el visado de la

persona que preparó la carta ó el informe y el de los niveles
inmediatos superiores que revisan el documento y cuando
corresponda, el del asesor legal o área con la que se
coordinó la preparación del documento. (*)
(*) Se coloca sobre el visado un sello redondo de dos cm de

diámetro que tendrá: nombre, apellido y número de ficha.
Para otro documento que no podría estar considerado en

este manual, primará el criterio del nivel que aprueba o firma
el documento.
6. Sobres
Toda correspondencia externa y aquella que sea confidencial o reservada,
se enviará en sobre cerrado. El número de la carta que contiene, deberá
indicarse dos espacios debajo del membrete. Vea el ejemplo en la página
30.
Si es carta CONFIDENCIAL, esta inscripción deberá escribirse en mayúscula.

Ello facilitará la preparación de los cargos y las guías de remisión de
documentos a la Oficina de Trámite Documentario.
7. Solicitud de aprobación de documento
El formulario 21935, solicitud de aprobación de documento, se utiliza

con el objeto de asegurar y dejar constancia de las coordinaciones
requeridas entre las diversas funciones de la empresa, cuya opinión es
necesaria, previa a la aprobación de un documento.
11
(Hoja membretada)
MODELO DE CARTA
No. de la carta Lugar y fecha

4 espacios verticales
Señores
Nombre de la compañía
Avenida Bolívar N° 991
Lima, 21
Atención: Señor .........................
Estimados señores:
2 espacios verticales Margen izq.
2.5 cm
T
Margen der. E
2.5 cm X
T
2 espacios verticales O
C
U
E
2 espacios verticales R
P
Atentamente, O
Ernesto Quevedo
Gerente
Departamento Recursos Humanos
E.Quevedo S.:ed (en la copia) Margen inferior
2.5 cm
12
MODELO DE CARTA (con más de una hoja)
No. de la carta Lugar y fecha

Señores
Avenida Bolívar N° 991
Lima, 21
ASUNTO
Pago a proveedores Margen izq.
2.5 cm
Estimados señores:
Margen der.
2.5 cm T
E
X
2 espacios verticales T
O
C
U
E
R
P
O
Margen inferior
Av. Paseo de la República 3361. Lima 27 – Perú 2.5 cm
13
(Hoja membretada – segunda hoja)
N° de carta o nombre
del destinatario Número de página
.
Atentamente,
Pedro Salas EVITAR ANTEPONER: Título o

Gerente de Administración grado académico
Inicial del nombre, apellido y la inicial del segundo apellido de quien dictó e
P.Salas M.:ed
iniciales de la persona que digitó el documento (en la copia y utilizar Arial 9).
Adjuntos o anexos (4) En paréntesis la cantidad de documentos

cadjuntos o anexos
cc
Para persona o entidad receptora (en la copia cuando

es personal interno y en el original, cuando es externo).
14
MODELO DE CARTA
Número de la carta Lugar y fecha
Señores
Calle.....
Lima, 18
Atención: Departamento o señor.......................
Estimados señores:
Pago a proveedores
Instrucciones:
• Los márgenes superior, inferior y laterales deben guardar armonía. Estos varían de
acuerdo con la extensión de la carta.
• Escriba el número de la carta y la fecha en la misma línea (siga las indicaciones del
capítulo VII – Prefijos y numeración de la correspondencia del manual).
• Escriba el nombre completo, dirección, etc., después de cuatro espacios verticales.
• Evite usar puntos o comas al final de la línea de dirección, igualmente abreviaturas en

las direcciones.
• Indique, en caso de conocer, el departamento o persona de la oficina destinataria.
• Consigne siempre atención para agilizar la distribución en la empresa receptora.
• Coloque el saludo o tratamiento después de dos espacios verticales. Use Estimados

señores, si la carta se dirige a una compañía.
• Deje dos espacios verticales después del saludo y escriba al margen izquierdo y
subrayado, el asunto si lo requiere.
• Comience el texto o cuerpo de la carta dos espacios debajo del saludo.
• Si la carta es extensa, use hojas blancas adicionales del mismo papel o membretadas
especiales para segunda hoja. En el lado superior izquierdo coloque el número de la
carta o nombre del destinatario y al centro el número de página.
• Inicie el texto o cuerpo de la carta después de cuatro espacios verticales, use los
mismos márgenes laterales de la primera página.
15
• Después de la última línea del texto, deje dos espacios verticales y escriba la frase de
despedida.
• Deje cuatro espacios verticales para la firma y luego escriba el nombre y cargo de la
persona que firma la carta.
• Evite anteponer al nombre el título de profesión o grado académico. Indique en la

línea siguiente el departamento o unidad organizativa a la que pertenece.
• Después de dos espacios verticales, coloque la inicial de la persona que ha preparado

o dictado la carta, dos puntos y luego las iniciales de la digitadora.
Ej. A.Cornejo P.:cf
• Cuando la carta es preparada por dos personas debe escribir las iniciales como se
indica:
Ej. A.Cornejo P./C.Díaz A.:cf
• Indique las iniciales solo en la copia, salvo que por razones específicas dé a conocer
en el original el nombre de la persona que preparó la carta.
• Escriba en la línea siguiente, después de las iniciales, el número de archivo y si

llevara anexos, escriba la palabra “adjunto/s” inmediatamente después e indique la
cantidad entre paréntesis:
Ej. A.Cornejo P./C.Diaz A.:cf
Adjuntos (2)
• Para la distribución de las copias, siga las instrucciones de este manual (página 8).
• El final de la carta de dos hojas se verá así. Ej.:
Atentamente,
Nombre del firmante

Cargo
Nombre de la dependencia organizativa
A.Cornejo P./C.Diaz A.:cf
Adjuntos (2)
cc: Departamento X-c/adjunto

Departamento Y-s/adjunto
Departamento Z-Talara –s/adjunto
16
MEMORANDO CONFIDENCIAL
(Modelo estándar) C-GLOG-001-2006
A: Lugar y fecha
Gerente San Isidro, de de 200__
Departamento de Ventas
DE: Asunto
Departamento de Logística Tema que se trata en el memorando
Nuestro Archivo Su archivo
REFERENCIA: Memorando VTAS-026-2006 del 13.01.2006 (Si hubiera memorando anterior)
Digitar a espacio
y medio si el texto
del memorando es
pequeño
.
Ricardo Mendoza Nombre de la persona que firma. No se antepone

Gerente título o grado académico.
R.Mendoza P.:tm Inicial del nombre y apellido completo de la persona que prepara el
documento e iniciales de la digitadota (Utilizar Arial 9)
PETROPERU 11051 – Rev. Ago. 96 "SALUD, SEGURIDAD Y AMBIENTE RESPONSABILIDAD DE TODOS"
17
MODELO DE SEGUNDA HOJA DE MEMORANDO
GLOG-001–2006 Indicar número de páginas
2 espacios
verticales
5 espacios
verticales
Ricardo Mendoza
Gerente
Departamento Logística
2 espacios
verticales
R.Mendoza P. / G.Ganosa A.:ec

Si el memorando es preparado por dos personas, sus identificaciones
aparecerán como se indica en el modelo. (Utilizar Arial 9)
Adjuntos (2)
2 espacios
verticales
cc: Dpto. de Recursos Humanos c/adjuntos
Unidad Seguridad Integral s/adjuntos
La distribución de copias es según modelo.
18
MEMORANDO QUE REQUIERE RESPUESTA GSTI-001-2006
A: Lugar y fecha
DE: Asunto
Departamento Servicios Tema que se trata en el memorando
Telecomunicaciones e Informática
RESPUESTA FECHA
19
MEMORANDO
(Modelo estándar) GSTI-001-2006
A: Lugar y fecha
DE: Asunto
Departamento Servicios Tema que se trata en el memorando
Telecomunicaciones e Informática
REFERENCIA: Memorando VTAS-1850-2005 del 29.12.2005
Instrucciones:
• Use el modelo estándar para la preparación de memorandos.G
• Aplique la numeración y las siglas del memorando de acuerdo a lo especificado en

el capítulo Prefijos y numeración de la correspondencia.
• Escriba en el membrete A el cargo y el nombre del departamento al que se dirige.
• Escriba en el membrete B el nombre del departamento, unidad o nivel equivalente

que emite el memorando.
• Indique en el Asunto el tema que trata el memorando, use el menor número de

palabras posible y evite frases que no señalan el asunto a tratar como:
Ej.: Su memorando N° XXXX

Su fax N° XXXX
El que se indica
• Indique, si es necesario, el documento que sirve como base o referencia

importante para el asunto. Señale el número y fecha del documento al inicio del
texto, anteponga la palabra REFERENCIA (vea el modelo en la página 17).
• Deje dos espacios verticales entre párrafos. Digite a espacio y medio cuando el
texto no sea extenso, por razones de presentación.
• Anote en la parte superior izquierda el prefijo, número de memorando y centrado

en la misma línea, el número de página.
• Deje dos espacios verticales y continúe con el texto.
20
GSTI-001-2006 2
• El nombre de la persona que firma debe estar cinco espacios debajo de la última
línea del texto (sin anteponer título profesional o grado académico), en la siguiente
línea indique el cargo que desempeña.
• Deje dos espacios verticales debajo del cargo y escriba la inicial del nombre,
apellido paterno e inicial del apellido materno de la persona que preparó o dictó el
documento, luego dos puntos y las iniciales de la persona que digitó. Si el
memorando es preparado por dos personas, será según el modelo.
• Si lleva anexos, escriba en la siguiente línea, a dos espacios verticales, la palabra

Adjuntos y entre paréntesis, el número de ellos.
• Indique adjuntos, cuando se envíe copias a otras dependencias y sea preciso

hacerlo conocer.
• Indique la distribución de las copias según el modelo. Para su distribución tome

en cuenta lo señalado en este manual.
• Evite enviar copias a los niveles jerárquicos superiores del destinatario u otros que
no estén en línea directa del que lo originó, salvo casos excepcionales y
solicitudes específicas.
Armando Cornejo P. (firma)

Gerente
Departamento Servicios, Telecomunicaciones
e Informática
A.Cornejo P./C.Díaz A.:ef
Adjuntos (2)
cc: Unidad de Seguridad Integral s/adjuntos
21
MODELO DE CIRCULAR RRHH-002–2006
Fecha
Para: Gerencia de Comercialización

Gerencia de Operaciones
Gerencia de Administración
Gerencia de Finanzas
Gerencia de Desarrollo Corporativo
De: Gerencia General
Asunto: Circulares distribución restringida
T
E
X
T
. O
O
C
U
E
R
. P
O
Mario Díaz (firma)

Gerente General
J.Soria B. (preparó) 2 espacios verticales

(Utilizar Arial 9)
cc: Presidencia del Directorio

Se debe indicar la
distribución de copias a
niveles superiores
22
CIRCULAR
RRHH–002–2006
San Isidro,
Para:
De:
Asunto: Preparación de circulares de distribución restringida
Instrucciones:
• Dirija esta circular solo a los niveles que se especifica. No debe llegar a otros
niveles, como es el caso de las circulares de interés general.
• Debe dirigir estas circulares directamente a quienes tienen la responsabilidad de

aplicar lo indicado en ella o requieren conocerla.
• Indique en la parte inferior la distribución de las copias a los niveles superiores,

de acuerdo con la organización de la empresa.
• Para estas circulares considere lo indicado en los tres últimos párrafos del
modelo de preparación de circulares de interés general.
• Cuando la Circular es emitida por una Gerencia de Estructura Básica siempre

debe ir con copia a Presidencia del Directorio y Gerencia General.
• Cuando la Circular es emitida por Gerencia General sólo va con copia a

Presidencia del Directorio.
Nombre
Cargo
Iniciales
cc: Presidencia del Directorio

Secretaría General
23
MODELO DE CIRCULAR DE INTERÉS GENERAL
CIRCULAR
GCOM–001–2006
Si el alcance de aplicación es solo

para la OFICINA PRINCIPAL debe
Fecha indicarse:
2 espacios verticales Distribución general en Oficina
Principal
PARA:
DE:
ASUNTO: Preparación de circulares de interés general
Ernesto Ramos
Gerente
L.Padilla N.
(Utilizar Arial 9)
Adjuntos (2)
Se indica el número de anexos
24
CIRCULAR
GFIN–001-2006
San Isidro,
Para : Gerencia de Operaciones

Gerencia de Comercialización
Gerencia de Desarrollo Corporativo
Gerencia de Finanzas
Gerencia Auditoria Interna
Dpto. Legal
Dpto. Relaciones Públicas
Secretaria General
Asesoría de Presidencia
De: Gerencia de Administración
Asunto: Preparación de circulares de interés general
Instrucciones:
• La distribución de estas circulares, que va hasta el nivel de jefe de unidad o

equivalente, se realizará según lo indicado en el resumen de distribución.
• Realice el encabezamiento según este modelo. No es necesario indicar la distribución

de las copias a los niveles superiores.
• Si emite circulares de interés general cuyo alcance de aplicación sea solo para la
oficina principal, indíquelo en el encabezamiento.
Para: Distribución general en Oficina Principal

(De acuerdo con resumen de distribución de circulares vigente)
• LAS CIRCULARES QUE DICTAN NORMAS Y PROCEDIMIENTOS, DEBEN

INDICAR EN EL MARGEN INFERIOR SU INCLUSIÓN EN “EXCERTA DE NORMAS
Y PROCEDIMIENTOS”, ASÍ COMO EL CAPÍTULO CORRESPONDIENTE.
• Después de la última línea del texto, deje cinco espacios verticales y escriba el
nombre de la persona que firma, no anteponga el título profesional o grado
académico. Indique el cargo en la línea siguiente.
• Deje dos espacios después del cargo y escriba las iniciales. Después de las iniciales
deje dos espacios y escriba la palabra adjunto/s, si los hay. A continuación, entre
paréntesis, indique el número de adjuntos.
Nombre
Cargo
Iniciales
Adjuntos (2)
c.c.: Presidencia del Directorio

Gerencia General
25
MODELO DE HOJA DE ACCIÓN
9 Siglas
9 N° correlativo GDCO–003–2006
9 Año en curso
Lugar y fecha
Para aprobación de: Gerente General

Asunto: Inventario Final

Rubros:
9 Antecedentes
9 Análisis TEXTO
9 Alternativa
9 Recomendación
Según el caso se
determinarán los
rubros necesarios
Originado Revisado
Nombre Nombre
Gerente Departamento Ventas Gerente de Administración
Recomendado Aprobado / Desaprobado
Nombre Nombre
Gerente de Comercialización Gerente General
26
HOJA DE ACCIÓN
GDAM–003–2006
San Isidro,
Para aprobación de: Título de puesto

Asunto: Modelo de hoja de acción
Instrucciones:
• Utilice este formato cuando su contenido represente una propuesta sustentada.

Solicite al nivel autorizado que tome la decisión.
• Es un documento de uso interno, no use papel membretado.
• La numeración debe ser correlativa, céntrela debajo del término HOJA DE ACCIÓN y
anteponga las siglas de la dependencia que la emite. Después del número y
separado por un guión coloque los cuatro dígitos del año.
• Escriba lugar y fecha al margen izquierdo, tres espacios verticales debajo de la

numeración.
• Deje cuatro espacios verticales y escriba el título del puesto de la persona que
aprobará la hoja de acción.
• Después de dos espacios verticales, escriba el asunto (subrayado).
• La hoja de acción debe tratar un solo tema.
•
• Antecedentes
El cuerpo o texto estará conformado por los rubros:
• Análisis
• Alternativa
• Recomendación
Se determinará los rubros necesarios, según sea el caso.
• Al final coloque las firmas del proponente y funcionarios con los que se coordinó la
propuesta. La hoja de acción concluye con la firma de la persona que aprueba
/desaprueba. Ej.:
Originado Revisado
Nombre Nombre
Gerente Departamento Ventas Gerente de Administración
Recomendado Aprobado / Desaprobado
Nombre Nombre
Gerente de Comercialización Gerente General
27
MODELO
SOLICITUD DE DESPACHO: PAQUETES/ BULTOS
CORRESPONDENCIA FECHA:
A: OFICINA TRÁMITE DOCUMENTARIO DE: ANEXO:
AGRADECEREMOS DESPACHAR LO SIGUIENTE:
NORMAL TERRESTRE LOCAL
URGENTE AÉREO NACIONAL
• LOS ENVÍOS CON DESTINO INTERNACIONAL VÍA COURIER REQUIEREN OTI
CONTENIDO / Nº DOCUMENTO: Nº BULTOS/SOBRES
DESTINATARIO:
DESTINO:
CARGAR A LA CUENTA Nº.: FIRMA AUTORIZADA
NOMBRE:
PETROPERU 11042– REV. NOV 2005
28
MODELO
SOLICITUD APROBACIÓN DE DOCUMENTO FECHA:

A: DE:
Gerencia General Gerencia de Administración
Después de realizar las coordinaciones necesarias, solicitamos la aprobación del

documento adjunto.
_________________________
Dante Rodríguez Dueñas
Gerente
Documento Nº Fecha del documento

Circular GADM-001-2006
Asunto:
Austeridad Ejercicio 2006
Coordinaciones efectuadas
Gerencia/Departamento Firma y nombre Fecha

Firma
Nombre:
Firma
Nombre:
Firma
Nombre:
Firma
Nombre:
Firma
Nombre:
PETROPERU 21935– REV. MAY 1993
29
MODELO DE SOBRE
CORRESPONDENCIA CONFIDENCIAL O RESERVADA
PETRÓLEOS DEL PERÚ - PETROPERÚ
CONFIDENCIAL
C-GGRL – 001 – 2006
Banco Sudamericano
Av. Ricardo Palma 451
Lima, 27
Paseo de la República 3361, Lima 27 - Perú

Teléfonos (511) 211 7800/614 5000
Portal Empresarial: www.petroperu.com
30
IV FUNCIONES DE TRÁMITE DOCUMENTARIO
1. Funciones generales
• Oficina encargada de:
C
O
R
R
E
S
P
RECIBIR O DESPACHAR
N
D
E
N
C
I
A
DE LA
OFICINA PRINCIPAL
También se encarga de:
• Recibir, clasificar, registrar y distribuir

correspondencia oficial y comercial
• Recibir, registrar y distribuir las facturas.
• Despachar correspondencia, paquetes y

carga a nivel local, nacional e
internacional.
o En las dependencias donde no hubiera Oficina de Trámite Documentario, la

oficina que se destine desempeñará las funciones mencionadas.
31
2. Distribución de la correspondencia ingresada
Todo documento se recibirá en sobre abierto a fin de verificar su contenido y

firmar el cargo o constancia de recepción. Esta oficina lo registrará y
determinará su distribución.
Cuando se reciba correspondencia CONFIDENCIAL O RESERVADA en sobre

cerrado, se colocará tanto en el cargo como en el sobre un sello con la
siguiente inscripción: “Se recibió sobre cerrado sin verificar contenido”.
La correspondencia CONFIDENCIAL O RESERVADA dirigida a PETROPERU

S.A. que no indique departamento o persona específica, será remitida sin
abrir por Trámite Documentario a la Gerencia General.
Trámite Documentario registrará y enviará la correspondencia oficial que

ingrese a las dependencias correspondientes.
La correspondencia que reciba la Oficina Principal de otras dependencias

(valija nacional), será abierta por Trámite Documentario para su registro y
distribución, excepto la CONFIDENCIAL que se enviará cerrada a la gerencia
correspondiente.
Toda correspondencia que esté dirigida a una persona o departamento

específico en sobre cerrado, contenida en la valija nacional, será remitida
por Trámite Documentario al destinatario, sin abrir.
V DESPACHO DE DOCUMENTOS VALORADOS
Los documentos valorados deben tener un manejo especial y, si es posible, deben

ser recibidos por el supervisor responsable de la Oficina de Trámite Documentario.
VI DOCUMENTOS ENVIADOS AL ARCHIVO CENTRAL
Los documentos que se envían al Archivo Central en custodia, deben tener como
mínimo un año y medio de antigüedad. Sin embargo, existen ciertas excepciones
como:
•
•
Comprobantes de pago
Comprobantes de caja
que por su volumen y falta de espacio en el Departamento de Contabilidad, se

remiten al Archivo Central antes del periodo señalado.
El envío de los documentos al Archivo Central se realiza utilizando el:
Formulario N° 11079
32
VII PREFIJOS Y NUMERACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
1. Siglas de todas las dependencias
Las siglas se otorgan a nivel de:
- Gerencias de estructura básica

- Gerencias de Departamentos
- El Departamento de RR HH asignará las siglas a las dependencias de la
empresa hasta el nivel de Unidades.
Las siglas de departamentos o unidades que reporten directamente a

gerencias de más alto nivel, serán de cuatro caracteres.
Toda la correspondencia que se redacte y numere en la empresa, se debe

distinguir con las siglas de la dependencia que emite la comunicación.
En el caso de la correspondencia externa (cartas), deberá incluirse en la

numeración, las siglas de la Gerencia de Estructura Básica, Gerencia de
Departamento y Unidad que genera el documento (de ser el caso).
Los departamentos que consideren conveniente que sus secciones o grupos,

etc. cuenten con su propia numeración, asignarán a estos la identificación
adicional correspondiente que se colocará entre las siglas del departamento /
unidad y la numeración. Constará de dos caracteres.
2. Numeración de la correspondencia
La numeración será independiente para cada tipo de documento y constará de

tres o cuatro dígitos, cuando el caso lo requiera.
Esta numeración se iniciará con el 001 y terminará con el último número

asignado al 31 de diciembre; es decir, el primer día útil de enero, todas las
numeraciones empezarán con el 001.
Después del número y separado por guión, se colocará el año que se cursa.
Ej.: 001–2006
3. Correspondencia confidencial o reservada
En el caso de correspondencia confidencial o reservada, se colocará con letras

mayúsculas:
CONFIDENCIAL o RESERVADA
En la línea inmediata inferior se antepondrá la letra C, seguida de un

guion, a la sigla que identifica al departamento, asesoría, etc., y los números
correspondientes.
33
4. Ejemplos de numeración de la correspondencia
Indica el número de pedido de material, circular, memorando, etc.
a. RRHH–048-2006
Emitido por el Dpto. RRHH
Número de documento 048
Emitido en el año 2006
b. C–TESR–070-2006 Indica que es un documento

CONFIDENCIAL
Documento emitido por

Departamento Tesorería
Documento N° 070
c. RRHH-DP–035–2006
Documento del
Dpto. Recursos Humanos
Documento emitido por la

Unidad Desarrollo de Personal
Documento N° 035
34
c. VTAS–056–2006
Documento emitido por el
Documento N° 056
e. GAUI–008-2006
Documento de la
Gerencia Auditoría Interna
Documento N° 008
Indica el número de Carta (Correspondencia Externa)
f. GADM-RRHH-DP-006-2006
Documento de la
Gerencia de Administración
Departamento de RR. HH.
Unidad DP Genera el documento
Nº 006
Año 2006
35
ANEXO I
CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN MODERNA
Unidad
Cada documento debe tratar un solo asunto, tema o idea principal. Es posible que
tenga subtemas o ideas secundarias. Generalmente, estas son enunciadas en el
primer párrafo y se detallan en párrafos siguientes. (Vea la sugerencia de distribución
de ideas en la página 37).
Coherencia
El documento debe mantener un orden lógico en los puntos que trata. Para que haya
coherencia se debe usar una correcta puntuación (vea la página 40) y palabras
adecuadas que relacionan o conectan las ideas (vea la página 48). Para contribuir con
la coherencia del mensaje, se debe escribir con un lenguaje lo más sencillo posible.
Objetividad
El objetivo de la carta puede expresarse en el “asunto” y el contenido del primer párrafo

debe referirse al objetivo (vea el ejemplo de uso de “asunto “en página 6). No es
recomendable iniciar una carta con un mensaje diferente al motivo principal. El lector
apreciará enterarse del contenido con una rápida lectura.
Claridad
Escriba con lenguaje sencillo, frases simples y cortas. Siempre que sea posible
comience con el sujeto (a veces es tácito) y el verbo (vea una explicación y ejemplos
en la página 38). Utilice puntuación apropiada para que el lector comprenda el mensaje
rápidamente (vea la página 40).
Precisión
Utilice las palabras apropiadas para cada tema y así evitará falsas interpretaciones. A
veces es preferible repetir una palabra, antes que confundir al lector con sinónimos
poco claros.
Concisión
Utilice oraciones simples y cortas. Evite las metáforas y las frases hechas y
estereotipadas. No utilice palabras innecesarias, frases demasiado largas, ni
explicaciones obvias (vea ejemplos y sugerencias en la página 38).
36
ANEXO II
CONSEJOS PARA UNA BUENA REDACCIÓN
1. SUGERENCIA DE DISTRIBUCIÓN DE IDEAS

Normalmente se escriben documentos para tratar un tema o idea central. Este tiene
ideas secundarias e ideas auxiliares que apoyan a la central. Se recomienda
describir en el primer párrafo el tema que origina la carta, en forma concisa y directa
con el menor preámbulo posible.
Una vez explicado el motivo del documento, se amplía la información en uno, dos o
más párrafos siguientes, según sea necesario. Siempre con un lenguaje sencillo y
directo, como si estuviera hablando con la persona que va a leer la carta.
El último párrafo sirve para cerrar el tema central. A continuación le mostramos un

gráfico a manera de guía.
PARTES DEL INTERÉS PRINCIPAL OBJETIVO

DOCUMENTO
Anunciar
I Párrafo de entrada Se debe centrar en el lector Atraer
Interesar
Desarrollar
II Párrafos centrales El tema Explicar
Enumerar
Convencer
Agradecer
III Cierre El redactor Reiterar
Recomendar
37
2. USO DEL LENGUAJE DIRECTO Y SENCILLO
No utilice frases sin sentido; abultan el documento y esconden el objetivo principal.
Ejemplos:
INTRODUCCIÓN INNECESARIA LENGUAJE DIRECTO
Por medio de la presente, tengo el Nuestra planta de Conchán ha

agrado de dirigirme a usted para incrementado la producción diaria en
informarle que nuestra planta de un 20%.
Conchán ha incrementado la
producción diaria en un 20%.
Es grato dirigirnos a usted para Reciba nuestras felicitaciones por el

saludarlo y expresarle nuestra incremento en la producción de
satisfacción por el logro alcanzado en derivados.
la producción de derivados.
Les informamos que mientras dure la El doctor Ramón Mendoza Hurtado

ausencia por vacaciones del Dr. tomará vacaciones del 5 al 15 de
Ramón Mendoza Hurtado, del 5 al 15 noviembre de 2005. En su ausencia se
de noviembre de 2005, se efectuarán efectuarán los siguientes cambios:
los siguientes movimientos de
personal.
Todas y cada una de las personas Los organizadores del evento del 8 de
responsables de la organización del diciembre de 2005 deberán usar su
evento que se llevará a cabo el 8 de identificación.
diciembre de 2005, se presentarán
bien identificadas con sus solapines
personales.
Durante el curso del presente año Adjuntamos la relación de cursos,

desarrollaremos varios cursos de horarios y costos del programa de
actualización dirigido al personal de actualización para este año.
nuestra empresa; en tal sentido,
adjuntaremos a la presente la lista de
cursos, horarios y nuestros costos
correspondientes.
Adjuntamos a la presente Adjuntamos ó remitimos
Permítame comunicarle que estamos Estamos complacidos

complacidos
38
3. USO DE LAS MAYÚSCULAS*
En la Gramática esencial del español, de la Real Academia Española, Manuel
Seco escribe sobre las mayúsculas:
Es curioso observar que en ciertos usos de mayúscula, intervienen motivos
sentimentales (por ejemplo, cuando en un texto de tono patriótico se escribe
“nuestra amada Patria”, estéticos (de lo que puede encontrar abundantes
muestras en la prosa de Valle-Inclán) o religiosos al escribir Él, Tú, el
Creador referidos a Dios con mayúscula, pero en cambio con minúscula el
diablo.
En español se usa mayúscula solo para los sustantivos. Hay dos clases: sustantivos
comunes y sustantivos propios. Los sustantivos comunes nombran personas,
animales, cosas de manera genérica. Los sustantivos propios nombran, ciudades,
países, continentes, nombres de personas, etc. También instituciones, entidades,
gremios, etc., registrados y reconocidos.
Se usa mayúsculas en los siguientes casos:
¾ Primera letra de un escrito.
¾ Después de un punto.
¾ Cargo, jerarquía o título de nobleza, solo cuando se designa.
¾ Atributos divinos, santidad o dignidad.
¾ Sobrenombres o apodos de las personas.
¾ Títulos profesionales, órdenes o grados, si están abreviados.
¾ Tratamientos abreviados.
¾ Después de dos puntos, solo si va una cita o una palabra que requiera la
mayúscula.
¾ Nombres propios de personas, animales o lugares.
¾ Nombres comunes para conceptos personificados.
¾ Nombres de entidades, corporaciones, establecimientos, secciones o
agrupaciones debidamente registrados y reconocidos como tales.
No se usa mayúsculas en:
¾ Puntos cardinales en general.

¾ Palabras interiores en títulos de obras.
¾ Denominación de ciencias, artes, disciplinas y carreras.
¾ Nombres de días, meses y estaciones.
* Tomado del manual Redacción Ejecutiva para Profesionales. Instituto IDEA
39
4. SIGNOS DE PUNTUACIÓN
4.1 El Punto
a. El punto seguido indica continuidad temática.
Ej.: Por favor, revise los documentos antes de enviarlos. En caso de estar
incompletos, agregue lo que falta y envíelos.
b. El punto final se usa cuando se ha redondeado el sentido de la oración

y se desea pasar a otro tema.
Ej.: Los jugadores del Real Madrid llegarán el próximo sábado. Se

alojarán en el Hotel Los Delfines.
Hay mucha expectativa por el partido amistoso que jugarán contra la

selección peruana.
4.2 La Coma
a. Indica una pausa breve y separa elementos análogos en una serie de

palabras.
Ej.: Manuel, Juan, Cecilia y el gerente deben asistir a la reunión.
b. Separa construcciones y proposiciones.
Ej.: Manuel preparará el informe, Juan la presentación y tú, Cecilia,

expondrás.
c. Separa elementos incidentales.
Ej.: Manuel preparará el informe y, como de costumbre, Cecilia

expondrá.
d. También señala la omisión de palabras.
Ej.: Manuel prepara el informe, Juan la presentación.
e. Se usa coma entre el sujeto y el verbo cuando el primero es muy

extenso.
Ej.: El informe que nuestro equipo necesita terminar para la presentación

de mañana antes del mediodía, debe estar anillado.
40
4.3 El Punto y Coma
a. El punto y coma marca una pausa mayor que la coma e introduce

frases relacionadas no tan directamente. Muchas veces es posible
elegir entre un punto y coma o un punto seguido.
Ej.: Para tener libre el lunes previo a un martes feriado, debemos trabajar
horas extras durante la semana; también es posible compensar horas
la semana anterior.
b. Separa elementos cuando ya se han usado comas.
Ej.: Nuestra empresa promueve el deporte entre el personal: practicamos

fútbol y voleibol en invierno; natación, vela y windsurf en verano.
4.4 Dos Puntos
a. Los dos puntos marcan una pausa para enumerar algo.
Ej.: El nuevo conserje tiene tres hijos: Marcelo, Sebastián y

Daniel.
b. Introducen o anuncian algo (son muy útiles para evitar frases

introductorias que abultan el mensaje).
Ej.: Yo leí ese libro: una verdadera joya.
Ej.: Nos encargaron una tarea muy difícil: elegir a las tres
personas cuyos contratos serán renovados.
c. Después del saludo en cartas comerciales. En los documentos

personales se usa la coma.
Ej.: Estimado señor Méndez:
Nota: Los dos puntos deben seguir a la palabra anterior y sin espacio; aun en
memorandos y circulares.
4.5 Puntos Suspensivos
a. Los puntos suspensivos se usan cuando la oración se interrumpe:

Indican suspenso, duda o expresan una idea sobreentendida.
Ej.: En el cielo manda Dios, los diablos en el infierno y en este pícaro

mundo el que manda es . . . el dinero (copla anónima).
- Aquella tarde. . . ¿recuerdas?
- No por mucho madrugar. . .
41
4.6 Signos Auxiliares
a. Comillas. Se usan para resaltar palabras, construcciones, proposiciones y

para reproducir citas textuales.
b. Paréntesis. Sirve para aislar expresiones aclaratorias, aunque hoy se

sustituye el paréntesis por la raya.
c. Raya. Se usa para introducir y cerrar el diálogo de los personajes; marca el

cambio de interlocutor. Dentro de un texto, la raya se usa para separar
expresiones aclaratorias.
d. Guion. Separa palabras compuestas.
e. Asterisco. Llamada de nota al pie de la página para aclaraciones.
42
5. USO DEL GERUNDIO*
El gerundio es una forma verbal que se usa para describir acciones continuas. Se
usa también para describir dos acciones simultáneas o la primera de dos acciones
cuando esta es subordinada a la segunda. Se usa también en algunos casos
específicos que mencionaremos a continuación. Es usual en estos días verlo mal
usado, por lo que hemos decidido incluir instrucciones en este manual.
5.1 Acción continua
Bárbara sigue corrigiendo el informe.

Estuve tratando de ubicarte toda la tarde.*
5.2 Acciones simultáneas
Entró cantando.
Corre mirando para atrás.
5.3 Acción subordinada a otra posterior.
Dejando el sobre con la carta de despedida sobre la mesa de noche, salió

de la habitación.
5.4 Condicional o causal
Conociéndolo, no me extraña.
5.5 Explicativo
Viendo que estaba por llover, prefirió tomar un taxi.
5.6 Arder y hervir por la naturaleza de la acción se expresan con el gerundio.
El agua hirviendo. El fuego ardiendo.
5.7 Las leyendas de fotografías describen acciones continuas
La policía deteniendo a los asaltantes.
*Nota: El gerundio con los verbos auxiliares “ser” y “estar” se usa en la oralidad,
mas no en la redacción.
43
Errores Comunes
Incorrecto Correcto Explicación

Entró cayéndose. Al entrar se cayó. No son acciones
simultáneas.
Una caja conteniendo... Una caja que contiene... La caja no desarrolla una
acción.
Un decreto disponiendo.. Un decreto que dispone.. Caso igual al anterior.
El ómnibus se estrelló, El ómnibus se estrelló y Cuando hay dos
siendo auxiliado ... fue auxiliado... acciones, la primera
puede ser un gerundio,
pero la segunda no.
El ladrón desapareció, El ladrón desapareció, Caso igual al anterior.
siendo después pero fue detenido
detenido. posteriormente.
44
6. DEQUEÍSMO
Se llama dequeísmo a la errónea unión de la preposición “de” y el pronombre
relativo “que”. Esta unión es correcta en los siguientes casos:
6.1 Con verbos reflexivos si la construcción lo requiere.*

6.2 Cuando la palabra anterior a “que” exige ser seguida por la preposición
“de”.
6.3 En general, cuando la pregunta lleva “de que”, la frase afirmativa
también.
* Los verbos reflexivos son aquellos cuya acción recae sobre el sujeto.
Ejemplos con verbos reflexivos:
¾ Ella se preocupa de que te alimentes bien.

¾ Me pregunto de qué se quejan, si son ellos los responsables.
¾ Si el hombre se convence de que la industria petrolera no debe afectar el
medio ambiente, preservará a la humanidad.
Ejemplos con palabras seguidas de la preposición “de”:
¾ Debes esconderlo antes de que lo vea.

¾ A pesar de que se le dijo, no hizo caso*
¾ Después de que le declarara su amor, ella le confesó la verdad.
* Excepción: a pesar mío.
Ejemplos con preguntas:

¿De qué me acusan? De que usted siempre llega tarde.
¿De qué se trata? Se trata de que tengas más paciencia.
¿De qué estamos seguros? Estamos seguros de que el próximo
fenómeno del Niño será benévolo.
Nota: Aunque “de que” sea correcto, a veces la frase es más fluida si se expresa lo
mismo de otra manera. Ej.: Se trata de tener más paciencia.
45
Ejemplos de formas incorrectas:
Formas Incorrectas Formas Correctas
Creo de que ha sido un error publicarlo. Creo que ha sido un error publicarlo.
Me explicó de que nuestra posición no Me explicó que nuestra posición no puede
puede ser cambiada. ser cambiada.
En la premisa de que no llegue a En la premisa que no llegue a tiempo...
tiempo...
Él siente de que ella no lo quiere. Él siente que ella no lo quiere.
46
7. USO CORRECTO DEL ADJETIVO MISMO/A
Se llama “mismismo” al mal uso del adjetivo mismo. El error, bastante común por
cierto, consiste en usarlo en reemplazo de un sustantivo o de un pronombre. La
palabra mismo es un adjetivo siempre. Describe identidad, o es utilizado para dar
énfasis y expresar intensidad:
7.1 Identidad
- La misma nariz de su padre.

- Se pone el mismo vestido todos los años.
7.2 Intensidad
- Es el mismo diablo.
- Es la misma bondad.
7.3 Énfasis
- Yo misma la vi correr tras él.

- Los mismos abogados la creen inocente.
Frases incorrectas en las cuales la palabra mismo/a es usada en reemplazo de un

pronombre o sustantivo
o Operaciones Selva solicita la pasantía del señor José Lazo Muñoz, la misma
que se realizará del 10 al 15 de octubre de 2005. (incorrecto)
Operaciones Selva solicita la pasantía del señor José Lazo Muñoz, que se
realizará del 10 al 15 de octubre de 2005.
o Hemos enviado dinero por vía aérea, el mismo que arribará mañana en el vuelo
310 de Lan Perú. (incorrecto)
Hemos enviado dinero por vía aérea, el cual arribará mañana en el vuelo 310 de
Lan Perú.
o El Gerente de Comercialización habló de los nuevos proyectos para el próximo

año, los mismos que brindarán beneficios considerables a la empresa.
(incorrecto)
El Gerente de Comercialización habló de los nuevos proyectos para el próximo

año, que brindarán beneficios considerables a la empresa.
47
8. COHERENCIA Y USO DE CONECTORES O PALABRAS
VINCULANTES
Aun teniendo en cuenta que es preferible escribir con frases cortas y no utilizar más
palabras que las necesarias, es importante utilizar correctamente los conectores o
términos que relacionan ideas. En español existen muchos para diferentes usos. A
continuación detallamos una relación:
Adición: y, así, también, ni, además, adicionalmente, más aún.
Comparación o equivalencia: del mismo modo, así como, de la misma manera,

asimismo, es decir, tanto uno como otro, ambos.
Temporalidad o secuencia: mientras, al mismo tiempo, entonces, finalmente,

previamente, antes de que, en ese momento, próximamente, después, más tarde,
luego, a continuación.
Contraste: aun, pero, sin embargo, a pesar de, en cambio, al contrario, en

cualquier caso, en otro caso, por otra parte, en otro sentido, aunque, sino que, no
obstante, a diferencia de.
Concisión: si, si no.
Consecuencia: porque, por eso, por consiguiente, por esta razón, puesto que, así
que, por lo tanto, en tal sentido, por ello, ya que.
* Aún: Se escribe con acento cuando puede sustituirse por todavía sin alterar
el sentido de la frase.
En los demás casos, es decir, con el significado de hasta, también, inclusive,

aunque (o siquiera con negación), se escribirá sin tilde.
(Diccionario de la Lengua Española – Real Academia Española Vigésima

Segunda Edición 2001 – Pág. 248).
48
9. CAMBIOS IMPORTANTES EN LA ACENTUACIÓN
En el año 2001, La Real Academia Española publicó la vigésimo segunda edición

del Diccionario de la Lengua Española. En esta publicación hay algunos cambios
que detallamos a continuación:
9.1 El adverbio solo que equivale a “solamente” no llevará tilde a menos que se
preste a confusión.
9.2 Los pronombres: ese, este, esa, esta, aquel, aquella, etc. no necesitan
llevar tilde, aun cuando sean usados como pronombre.
Conviene saber que la Academia, en sus Diccionarios y en el Esbozo de

la nueva gramática, escribe todos los demostrativos sin tilde, tanto si son
adjetivos como si son pronombres. Gramática esencial del español.
Manuel Seco de la Real Academia Española. 2002
9.3 La palabra “guión” no lleva tilde por ser monosílaba. La unión de una vocal
débil y una fuerte, con fuerza de voz en la fuerte, es un diptongo. Sin
embargo, La Real Academia Española acepta ambas escrituras basándose en
el uso y la costumbre.
49
10. Simbología para el marcado de errores en textos
FUNCIÓN SÍMBOLO EJEMPLO

o Anular Nos agrada mucho informarle
Nos agrada informarle
o Unir Nos agra da informarle
o Separar Nosagrada informarle
o Insertar Nos agrada informarle
Nos agrada mucho informarle
o Mayúsculas nos agrada informarle
o Minúscula Nos Agrada informarle
o Correr hacia la derecha Nos agrada informarle
o Correr hacia la izquierda Nos agrada informarle
o Punto aparte ........sugerido. Por lo tanto....
........sugerido.
Por tanto
o Invertir Nos mucho agrada informarle
Nos agrada mucho informarle

o Eliminar y unir
Nos agrrada informarle
50
ANEXO III
ORDEN ESTRUCTURAL SUGERIDO
Quién o Acción Recibe Recibe

qué directamente Indirectam. COMPLEMENTO CIRCUNSTANCIAL
P r e d i c a d o
SUJETO VERBO O.Directo O.Indirecto MODO LUGAR TIEMPO
*
El ingeniero envió un sobre al INC por correo a Pucallpa ayer
mucho que
Pucallpa tiene ofrecer
Manuel ama a Sofía con locura desde

niño
Perforaremos nuevos en el lote A
pozos
El sujeto: desarrolla una acción
El verbo: es la acción
El objeto directo: recibe la acción del verbo directamente (qué o quién)
El objeto indirecto: recibe la acción del verbo indirectamente
(para qué o para quién)
Complemento circunstancial: indican el modo, el lugar, el momento en que
la acción ocurre.
*Nota: el adverbio de tiempo suele también ir delante del sujeto seguido por coma
51
ANEXO IV
CÓDIGOS POSTALES
DISTRITO CÓDIGO DISTRITO CÓDIGO

Lima 1 San Bartolo 26
Ancón 2 San Isidro 27
Ate 3 Independencia 28
Barranco 4 San Juan de Miraflores 29
Breña 5 San Luis 30
Carabayllo 6 San Martín de Porras 31
Comas 7 San Miguel 32
Chaclacayo 8 Santiago de Surco 33
Chorrillos 9 Surquillo 34
El Agustino 10 Villa María del Triunfo 35
Jesús María 11 San Juan de Lurigancho 36
La Molina 12 Santa María del Mar 37
La Victoria 13 Santa Rosa 38
Lince 14 Los Olivos 39
Lurigancho 15 Cieneguilla 40
Lurín 16 San Borja 41
Magdalena del Mar 17 Villa Salvador 42
Miraflores 18 Santa Anita 43
Pachacamac 19 CALLAO 01
Pucusana 20 Bellavista 02
Pueblo Libre 21 Carmen de la Legua 03
Puente Piedra 22 La Perla 04
Punta Negra 23 La Punta 05
Punta Hermosa 24 Ventanilla 06
Rímac 25
52
ANEXO V
SIGLAS DE PETROPERU S.A.
PRESIDENCIA DEL DIRECTORIO PRES
SECRETARIA GENERAL SECR

ASESORIA DE PRESIDENCIA
DPTO. RELACIONES PUBLICAS RPUB
GERENCIA AUDITORIA INTERNA GAUI
GERENCIA GENERAL GGRL
DPTO. LEGAL LEGL

UNIDAD ADMINISTRACION Y CONTRATOS LEGL-AD
UNIDAD PROCESAL LEGL-CT
GERENCIA DESARROLLO CORPORATIVO GDCO
DPTO. PLANEAMIENTO ESTRATEGICO PLES

DPTO. EST. ECON. Y EVAL. DE GESTION EEVG
DPTO. INVESTIGACION, DESARROLLO Y PROYECTOS IDPR
DPTO. PROTECCION AMBIENTAL PROA
DPTO. SISTEMAS Y PROCESOS SIPR
GERENCIA DE OPERACIONES GEOP
GESTION ADMINISTRATIVA GEOP-AD

DPTO CONTROL OPERATIVO COPE
UNIDAD DE COORD. OPERATIVA COPE-UCOP
UNIDAD TECNICA COPE-UTEC
GERENCIA OPERACIONES TALARA GOTL
GERENCIA OPERACIONES OLEODUCTO GOLE
GERENCIA OPERACIONES SELVA GOPS
GERENCIA OPERACIONES CONCHAN GEOC
GERENCIA DE ADMINISTRACION GADM
COORDINACION Y CONTROL OPERATIVO GADM-CC

SEGUROS GADM-SE
DPTO LOGISTICA GLOG

UNIDAD DE GESTION GLOG-UG
UNIDAD ADQUISICIONES GLOG- UA
UNIDAD CONTRATACIONES GLOG-UC
DPTO. SERVICIOS, TELECOMUNICACIONES E INFORMATICA GSTI

UNIDAD MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GSTI-MS
UNIDAD TELECOMUNICACIONES E INFORMATICA GSTI-TI
DPTO. RECURSOS HUMANOS RRHH

UNIDAD DESARROLLO DE PERSONAL RRHH-DP
53
UNIDAD RELACIONES INDUSTRIALES RRHH-RI
UNIDAD COMPENSACION Y PLANILLAS RRHH-CP
UNIDAD SEGURIDAD INTEGRAL GADM-SI
GERENCIA DE FINANZAS GFIN
DPTO. CONTABILIDAD GENERAL CTBG

CUENTAS POR COBRAR Y FACTURACION CTBG-CF
CUENTAS POR PAGAR CTBG-CP
IMPUESTOS CTBG-IM
DPTO. TESORERIA TESR

OPERACIONES BANCARIAS TESR-OB
PROGRAMAC. CAJA Y ASUNTOS FINANCIEROS TESR-PA
DPTO. INFORMACION FINANCIERA IFIN

ESTADOS FINANCIEROS IFIN-EF
LIBROS GENERALES IFIN-LG
ACTIVO FIJO IFIN-AF
EXISTENCIAS Y MATERIALES IFIN-EM
CONCILIACIONES IFIN-CO
GERENCIA DE COMERCIALIZACION GCOM
DPTO. MERCADO EXTERNO MEXT

UNIDAD NEGOCIOS Y PRECIOS MEXT-UNYP
UNIDAD OPERACIONES MEXT-UOPE
UNIDAD ADUANAS MEXT-UADU
DPTO. VENTAS VTAS

UNIDAD ESPECIALIDADES VTAS-UESP
UNIDAD MAYORISTAS VTAS-UMAY
UNIDAD NORTE VTAS-UNOR
UNIDAD ORIENTE VTAS-UORI
UNIDAD CENTRO VTAS-UCEN
UNIDAD SUR VTAS-USUR
DPTO. DISTRIBUCION DIST

UNIDAD ABASTECIMIENTO DIST-ABAS
UNIDAD CONTROL OPERACIONAL DIST-CO
UNIDAD NORTE DIST-NOR
UNIDAD TALARA-PIURA DIST-TAL
UNIDAD CONCHAN DIST-CON
UNIDAD SELVA DIST-SELV
UNIDAD SUR DIST-SUR
UNIDAD CENTRO DIST-CEN
DPTO. MARKETING MKTG

UNIDAD ANALISIS DE MERCADO MKTG-UAME
UNIDAD PROMOCION Y PUBLICIDAD MKTG-UPYP
UNIDAD RETAIL MKTG-URET
UNIDAD PRE Y POST-VENTA MKTG-UPPV
UNIDAD SERVICIOS TECNICOS MKTG-USTE
UNIDAD SERVICIOS FINANCIEROS MKTG-USFI
54
BIBLIOGRAFÍA
Diccionario de la Lengua Española. Real Academia Española.

Vigésima segunda edición 2001. Editorial Espasa.
Biblioteca de la lengua. Manuel Seco. Editorial Espasa.
Redacción. Antonio Miguel Saad. Editorial Continental S.A. México.
Teoría y práctica de la composición y del estilo. Martín Vivaldi. Paraninfo.

Edición 16, 2000.
Redacción ejecutiva para profesionales. Nita Tortosa. IDEA, 2002
Diccionario panhispánico de dudas. Real Academia Española. Asociación de

Academias de la Lengua. Santillana 2005.
55
56

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MANUAL DE CORRESPONDENCIA

1. División de la correspondencia en función del remitente o destinatario 03

II. TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA

III. INSTRUCCIONES, PRESENTACIÓN, PREPARACIÓN Y ESCRITURA DE 05

1. Aspectos que se deben considerar en la preparación de la 05

MODELO DE: Carta (esquema) 12

IV. FUNCIONES DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

V. DESPACHO DE DOCUMENTOS VALORADOS 32

VI. DOCUMENTOS ENVIADOS AL ARCHIVO CENTRAL 32

VII. PREFIJOS Y NUMERACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

1. Siglas de todas las dependencias 33

5. Uso del gerundio 43

Como se sabe, la redacción comercial latinoamericana ha sido siempre bastante

La globalización y la necesidad de movernos a ritmos exigentes nos llevan a cambiar,

Comunicar con lenguaje sencillo, en forma breve y utilizando el menor

Escribir mensajes sencillos, fáciles de leer, donde el lector encuentre el

Redactar, leer y procesar documentos, administrando el tiempo con

Además de estandarizar la correspondencia y ahorrar tiempo a todas las personas que

Detallamos a continuación los formularios que se utilizarán para el trámite de la

NOMBRE DEL DOCUMENTO NÚMERO

La que se cursa entre diferentes dependencias de

2. Clasificación de la correspondencia en razón de la naturaleza del asunto

ORDINARIA La que se escribe o emite por asuntos rutinarios.

Cuando el contenido de la correspondencia debe

Cuando el sobre tenga el sello “SOLO PARA SER

A. Forma de envío de correspondencia interna (entre dependencias

Envíe la correspondencia con sus respectivas copias como cargo, o

Para la distribución de circulares o memorandos confidenciales, utilice

B. Forma de envío de la correspondencia externa

Envíe la correspondencia externa utilizando el Formato 11042, esta

Todo documento, paquete, bulto, etc., que sale de Oficina Principal

Para evitar demoras y extravíos, el destinatario y el destino deben

C. Forma de envío de la correspondencia CONFIDENCIAL O RESERVADA

La correspondencia CONFIDENCIAL O RESERVADA debe ir en sobre

Esta clase de correspondencia debe tener la palabra CONFIDENCIAL O

Cuando se trate de asuntos de extrema confidencialidad, elimine los

D. Correspondencia particular o personal

Trámite Documentario NO ESTÁ AUTORIZADO a despachar ni recibir

Cuando despache documentos valorados, ponga especial cuidado en

2. Recepción de correspondencia por Trámite Documentario

A. Correspondencia general que ingresa

Toda documentación dirigida a la empresa debe ser ingresada por la

Las notificaciones judiciales, cartas notariales y similares, llevarán una

III. INSTRUCCIONES, PRESENTACIÓN, PREPARACIÓN Y

1. Aspectos que se deben considerar en la preparación de la

Unidad Trate un solo asunto.

Tipo de Letra Utilice Arial 11 para el texto y Arial 13 para títulos.

La correspondencia externa será cursada en papel con membrete de la

Para mejor presentación, centre el texto de la carta; utilice una pulgada

Cuando el documento sea corto, mantenga un equilibrio entre los

El formato elegido para las cartas en toda la empresa es el comúnmente

a) El número de la carta se pone en el margen superior izquierdo y en

b) Cuatro espacios debajo se escribe la palabra Señores, debajo el

c) Dos espacios debajo, alineado siempre a la izquierda, se pone

d) El saludo irá dos espacios debajo de “atención”, si la hubiera.

e) Dos espacios debajo, alineado siempre a la izquierda, se puede

Estimado señor Pérez:

Adjuntamos el plan de capacitación para el año 2006...

f) El texto de la carta comenzará dos espacios debajo del saludo o del

g) La despedida deberá ser corta. Se recomienda usar, dentro de lo

Cuando por la longitud de la carta, se requiera utilizar más de una

Al margen izquierdo se colocará el número de la carta, o

i) Cuatro espacios debajo de la despedida, escriba el nombre del