Al contestar cite estos datos:

Radicado No.: *20231000000074*

*20231000000074*
Fecha: 14-08-2023
.

CIRCULAR No. 007

PARA: SECRETARIOS(AS) DE DESPACHO, DIRECTORES(AS) DE ENTIDADES

DISTRITALES, DIRECTORES(AS) DE DEPARTAMENTOS
ADMINISTRATIVOS, GERENTES, DIRECTORES(AS) DE
ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL
DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES
PÚBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS, EMPRESAS
SOCIALES DEL ESTADO, ALCALDES(AS) LOCALES y RECTOR DEL ENTE
UNIVERSITARIO AUTÓNOMO

DE: VEEDORA DISTRITAL

ASUNTO: Reiteración alerta preventiva - Calidad de los datos y publicación de

información contractual en la plataforma SECOP

FECHA: 14 de agosto de 2023

La Veeduría Distrital, en cumplimiento de sus atribuciones constitucionales y

legales, especialmente las establecidas en los artículos 119 y 121 del Decreto Ley
1421 de 1993 y el artículo 4 del Acuerdo 24 de 1993, tiene como propósito
procurar el interés general, proteger el patrimonio público, promover la
transparencia y prevenir la corrupción en la gestión pública distrital, para lo cual
busca fortalecer la capacidad institucional para prevenir, identificar y resolver
problemas de corrupción y reconocer oportunidades de probidad.

Dentro de este marco, la entidad emitió una Alerta Preventiva con ocasión de las
debilidades detectadas en la calidad de los datos y la publicación de información
contractual en el Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP) por parte
de las entidades Distritales, situación que afecta directamente el cumplimiento
del principio de transparencia y acceso a la información pública, lo que incluye
proporcionar y facilitar el acceso a información objetiva, veraz, completa,
oportuna, reutilizable y en formatos accesibles para los interesados.
Dicha Alerta Preventiva fue comunicada en junio de 2022 a la Alcaldía Mayor de
Bogotá, detallando las principales inconsistencias identificadas en los datos
ingresados a la plataforma SECOP por parte de las entidades distritales, las cuales
se resumen a continuación:

• Datos ingresados de manera arbitraria y aleatoria en el campo que

corresponde a la referencia o identificación del contrato.
• Nombre del proveedor adjudicado con caracteres repetitivos, sin lógica y/o
con información que no corresponde al nombre, ni al documento de
identificación real del proveedor adjudicado.
• Para los campos de Departamento y Ciudad, se ingresó información
aleatoria o que no corresponde al domicilio donde se ejecutó el contrato.
• El campo proceso de compra no contiene el número que identifica el
contrato en SECOP II, tampoco indica el tipo de contrato. Se observó cómo
el campo se cargó con información que no corresponde al proceso de
compra o al tipo de contrato.
• No se indica la modalidad de contratación. Se observa cómo el respectivo
campo se cargó con información que no corresponde a la modalidad de
contratación.
• Para la Veeduría Distrital, el presupuesto que consta en la plataforma para
algunos contratos es exorbitante, respecto al tipo de contrato al que se
refiere.
• El tipo de documento de identificación es erróneo y no corresponde a la
realidad.
• El campo destino de gasto contiene información errónea o no está
diligenciado.

Adicional a lo anterior, se recomendó a la Secretaría Jurídica Distrital la adopción

de las siguientes acciones:

1. Revisar la calidad de los datos que históricamente a hoy las entidades

distritales han ingresado a SECOP II.
2. Emitir instrucciones estrictas para que a futuro el ingreso de los datos a SECOP
II y a las demás plataformas, se realice en cumplimiento de los estándares
aplicables y con la más alta calidad posible.
3. Diseñar y ejecutar un plan se seguimiento a la calidad de los datos que cargan
las entidades distritales, especialmente, en la plataforma transaccional SECOP II.
En consecuencia, la Secretaría Jurídica Distrital emitió la Directiva 008 de 2022
con lineamientos para la adecuada publicación de documentos y actos
administrativos derivados de la gestión contractual en el SECOP. Esta directiva
establece que las entidades estatales deben revisar sus expedientes
contractuales y elaborar un plan de acción para cumplir con la publicación de
estos documentos.

Para efectuar el seguimiento al cumplimiento de la Directiva 008 de 2022, el 14

de abril de 2023 la Veeduría Distrital solicitó a los 20 Fondos de Desarrollo Local
-FDL- de la ciudad, el envío de sus planes de trabajo, avances y resultados.

Según el informe diagnóstico realizado, se encontró que el 55% de los FDL

formuló planes de acción para revisar y publicar los documentos, el 30% no
remitió el plan de acción y el 15% no respondió. Sin embargo, ninguno de los
FDL incluyó actividades de revisión y ajuste de la calidad de los datos
de contratación en la plataforma SECOP, lo que conlleva a reiterar la
alerta preventiva.

Adicionalmente, la Veeduría Distrital desarrolló el Sistema Integral de Monitoreo

Preventivo (SIM) en el cual, durante el año 2023, continúan identificándose
debilidades en la calidad de los datos ingresados al SECOP por parte de las
entidades distritales y los Fondos de Desarrollo Local. Estas debilidades incluyen
información incoherente, errada o incompleta en las bases de datos del SECOP
I, SECOP II y la Tienda Virtual del Estado Colombiano cómo se resume a
continuación:

Calidad de los datos

• Errores en la clasificación del orden al que corresponden las entidades, de tal

forma que entidades distritales, que corresponden al orden territorial, figuran
como del orden nacional.
• Errores en la clasificación del sector administrativo al que corresponden
algunas entidades distritales, las que aparecen como pertenecientes a otro
sector o con el texto “no aplica/no pertenece” (únicamente aplica para SECOP
II)
• Errores en la Clasificación Tipo de Contrato cuyo objeto no tiene relación con
la familia, clase y tipo identificados.
• Errores o datos incoherentes en la cuantía de los contratos, cuantías
superiores o inferiores a las que realmente figuran en el contrato.
• Falta de diligenciamiento de las fechas requeridas por la plataforma, tales
como fecha de inicio del contrato, fecha de firma, fecha de terminación,
advirtiendo que en otros casos en los que se verificó su diligenciamiento se
detectaron inconsistencias tales como fechas de inicio y terminación
anteriores a la fecha de firma del contrato, entre otras.
• Campos vacíos o errados para ID proponente, no se incluye un número
correcto de identificación en el campo o en su defecto, se deja vacío.

Publicación de documentos y actos administrativos

• Incumplimiento del término legal para la publicación de los documentos y

actos asociados a los procesos de contratación.
• Falta de publicación o publicación incompleta de los documentos relacionados
con los procesos de selección o con la ejecución contractual, tales como:
matrices de riesgos, adendas, propuestas presentadas, propuestas
ganadoras, actas de inicio, adiciones, prórrogas, suspensiones, cesiones, e
informes de supervisión que den cuenta del estado de ejecución y
cumplimiento de los contratos.

En resumen, la Veeduría Distrital reitera la Alerta Preventiva sobre la calidad de

los datos y la publicación de información contractual en las plataformas del
SECOP, ya que persisten las debilidades en estos aspectos y aún no se han
incorporado actividades de revisión y ajuste en los planes de trabajo de los
Fondos de Desarrollo Local. Esto representa un desafío para garantizar la
transparencia y acceso a la información pública en la gestión contractual del
Distrito.

Hechas las anteriores consideraciones, la Veedora Distrital,

EXHORTA A:

• Aplicar los lineamientos, relativos a las buenas prácticas para la adecuada

publicación de los documentos y actos administrativos del proceso de
contratación, emitidos por la Secretaría Jurídica Distrital en la Directiva 008
del 6 de octubre de 2022 con asunto “Lineamientos para la publicación
adecuada de los documentos y actos administrativos que se deriven de la
gestión contractual en el sistema electrónico de contratación pública SECOP”.
• Incluir dentro de los planes de acción de cada entidad la verificación de: a. La
calidad de la información, de acuerdo con las debilidades identificadas y a las
relacionadas en la presente Circular y b. La adecuada publicación de
documentos contractuales siguiendo las recomendaciones del “Informe
Diagnóstico a Planes de Trabajo Alerta Preventiva Calidad de Datos en SECOP
2022 - 2023”1

• Los ordenadores del gasto y a los supervisores e interventores de contratos a

publicar oportunamente, es decir, dentro de los 3 días siguientes a su
expedición, la información sobre la ejecución de contratos relacionada con las
aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes de la supervisión o
del interventor, que prueben la ejecución del contrato, dentro de las
plataformas dispuestas para ello.

• Implementar controles internos dentro de los procedimientos de gestión

contractual de manera que se incluyan actividades de control de flujo de
proceso o de gestión de riesgos con el propósito de que los datos que a futuro
sean ingresados al SECOP I, SECOP II y a la Tienda Virtual del Estado
Colombiano se realice en cumplimiento de los estándares de calidad de los
datos.

• Las Oficinas de Control Interno, para que en ejercicio del control previo
administrativo de los contratos de que trata el artículo 65 de la Ley 80 de
1993, modificado por el artículo 4 de la Ley 2160 de 2021, y de los roles de
enfoque hacia la evaluación y seguimiento estratégicos, realicen seguimiento
al cumplimiento de la Directiva 008 de 2022 de la Secretaría Jurídica Distrital
y en ese sentido se incorpore dentro del Plan Anual de Auditoría el
seguimiento a la calidad de los datos que se cargan al SECOP.

• Las entidades distritales que cuenten con un régimen de contratación

excepcional al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
dar cumplimiento al artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 conforme al cual
deberán publicar los documentos relacionados en su actividad contractual en
el SECOP, es decir, contratos, actos e información generada por oferentes,
contratista, contratante, supervisor o interventor, tanto en la etapa
precontractual, como en la contractual y la postcontractual.

1
El informe puede ser consultado en: https://www.veeduriadistrital.gov.co/estudios-e-investigaciones/21-
informe-diagnostico-a-planes-de-trabajo-alerta-preventiva
• Atender la Directiva 003 de 2023 de la Secretaría Jurídica Distrital frente la
adopción de la Política de Compras y Contratación Pública para el Distrito
Capital y consultar los documentos que la Agencia Nacional de Contratación
Pública Colombia Compra Eficiente ha expedido frente al diligenciamiento de
datos y la publicación de documentos relativos al proceso de gestión
contractual.

• Convocar a los servidores y contratistas que participan en el proceso de

gestión contractual para que consulten la oferta de capacitación de la Agencia
Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente.

Finalmente, se anuncia que se realizará seguimiento permanente a la calidad de

los datos y a la adopción y cumplimiento del Plan de Trabajo del que trata la
Directiva 008 de 2022, así como a la presente circular.

Es de precisar que este alcance a la alerta preventiva emitida por la Veeduría

Distrital no implica en modo alguno coadministración o injerencia en las
decisiones de las entidades, sino el ejercicio de la misionalidad que comprende
velar por el cumplimiento de la legalidad objetiva, promover la transparencia y
prevenir la corrupción en la gestión pública distrital, mediante el fortalecimiento
de la capacidad institucional para prevenir, identificar y reconocer oportunidades
de probidad para que los procesos contractuales realizados por las entidades
distritales estén ajustados a la normatividad, la jurisprudencia y gestión fiscal.

En consecuencia, en ejercicio de la autonomía administrativa, serán las entidades

quienes responderán por las decisiones adoptadas en esta materia.

VIVIANA BARBERENA NISIMBLAT

Veedora Distrital
Aprobó: César Intriago Bogotá, Viceveedor Distrital
Claudia Sagra Torres– Veedora Delegada para la Contratación
Hugo Alfonso Rodríguez Arévalo – Asesor Despacho Viceveedor
Revisó:
Alexander Potdevín Gutiérrez, Jefe Oficina Asesora de Jurídica
Luz Adriana Cárdenas Corredor, Asesor 01, Oficina Asesora de Jurídica
Natalia Beltrán – Profesional Universitario - Veeduría Delegada para la Contratación
Elaboró:
Julián Rosero – Contratista - Veeduría Delegada para la Contratación