BUENAS PRÁCTICAS DE

DOCUMENTACIÓN
(BPD)
 OBJETIVO

El colaborador conocerá sobre las Buenas Prácticas de

Documentación y el tiempo a resguardar la
información, garantizara que la organización dispongan de
datos legibles, que debe adoptar como una herramienta
para prevenir, detectar y corregir errores en el llenado de
los formatos, contribuyendo al respaldo del sistema de
calidad implementado dentro de la empresa.
Buenas prácticas de documentación

Las Buenas Prácticas de Documentación (BPD) es

el conjunto de técnicas para escribir y corregir los
registros y la información, para asegurar
trazabilidad, credibilidad y validez.
Es la aplicación de reglas establecidas que nos permiten
alcanzar los objetivos que tienen los documentos.
 Documento

Es un escrito en el que constan datos fidedignos o susceptibles

de ser empleados, para probar un testimonio o soporte
material que contiene información y que tiene como fin
transmitir conocimientos o ideas, permiten la comunicación
humana y es un importante medio de información. Los
documentos pueden ser
impresos, electrónicos, fotografías, discos, películas, etc.
¿POR QUÉ SON TAN MPORTANTES LAS
BUENAS PRÁCTICAS DE DOCUMENTACIÓN
(BPD) ?
 Cumplir con la Normatividad Aplicable:
1. El apartado 4.1 de la Norma ISO 9001: 2008 “Requisitos
Generales” requiere a la organización:
Establecer, documentar, implementar y mantener un
sistema de gestión de calidad y mejorar continuamente su
eficacia de acuerdo con los requisitos de esta Norma
Internacional.
2. Requisitos generales, norma ISO 22000:2005 Establecer
, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión eficaz.
¿POR QUÉ SON TAN MPORTANTES LAS
BUENAS PRÁCTICAS DE DOCUMENTACIÓN
(BPD) ?
 Cumplir con la Normatividad Aplicable:
3. En el apartado 6.6 NOM-251-SSA1-2009, Prácticas de higiene para el
proceso de alimentos, bebidas o suplementos
alimenticios, documentación y registros: La fábrica debe contar con
los registros e información.

4. Control de la información en auditorias por parte de nuestros clientes.

Beneficios de una
documentación clara
 Confirmar lo que se ha hecho
 Provee un registro de lo que ha pasado
 Permite hacer seguimientos de un
caso, procedimiento o proceso de manera
clara (que y como)
 Evita errores debido a comunicaciones
verbales
 Asegura que si un colaborador se retira
, la información aun estará disponible
para otros
 Permite acciones correctivas (Ej.
Informes de auditorias, reportes, etc.)
 VENTAJAS DE LAS BPD

Organización de los
documentos.
Contribuye a la
Facilita la comunicación. trazabilidad.

Optimiza el Proveer la
tiempo productivo. información correcta.

Minimiza el riesgo de error. Evidencia objetiva.

TIPOS DE DOCUMENTOS
 Especificaciones: Descripción de las características de un producto
elaboradas por el fabricante.
 TIPOS DE DOCUMENTOS
 Procedimientos, Instrucciones de Trabajo y/o Planos:
Proporcionan información sobre como efectuar las
actividades y los procesos de manera coherente.
TIPOS DE DOCUMENTOS
 Formato: Documento empleado para el registro
de la información que da evidencia de la
ejecución de una actividad.
TIPOS DE DOCUMENTOS
 Registros: Presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de la ejecución de una actividad.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTES
RESGUARDAR LA DOCUMENTACIÓN?
 El objetivo principal es conservar y preservar los documentos como soporte
de eventos pasados y contar con la trazabilidad de cada etapa.
 El periodo de retención y/o conservación de los registros es por lo menos de
los últimos 3 años y se debe de registrar en la tabla de “Registros.
 En caso de documentos legales la retención es mínimo 5 años o el tiempo
que marque la legislación
Componentes de LA TRAZABILIDAD

MATERIALES
ENTRANTES

CONSERVACIÓN DE
REGISTROS ALMACENAMIENTO

EJERCICIOS DE
TRAZABILIDAD

LOTIFICACION
EMBARQUE
DEL PRODUCTO
Checklist para la Buena
Documentación
Que hacer Que NO hacer
 Asegurarse que el  No deje espacios ni páginas
documento es el vigente en blanco (cancele o coloque
“No Aplica” o N/A)
 Siempre firme y feche la
información  No utilice corrector
 Utilice lapicero de tinta  No utilice lápiz o tinta que
azul no sea la autorizada
 Respete los formatos  No tire documentos fuentes.
existentes.
 Cuando se tenga un error
cancele con una diagonal a
un costado coloque la
información correcta, debe
firmar cerca de la
corrección realizada.
 REGLAS PARA DOCUMENTAR

Todo lo que se registre debe de contar con las

siguientes características:
INFORMACIÓN PERMANENTE
Utilizar solo tinta color azul
 INFORMACIÓN LEGIBLE Y CORRECTA
Que se pueda leer fácilmente, evitar tachones, rayones, etc. ya que
genera contratiempos o confusiones.
INFORMACIÓN ILEGIBLE Y/O INCORRECTA
 INFORMACIÓN EXACTA
Toda la información plasmada debe de ser correcta

CORRECTO
 INFORMACIÓN EN TIEMPO
El registro de la información debe realizarse en el momento de la
actividad, ni antes ni después.
Evita dejar espacios en blanco ya que esto genera perdida de datos o
falta de veracidad.
INFORMACIÓN EN TIEMPO
INCORRECTO
 INFORMACIÓN CLARA
Cualquier persona que lo lea pueda entenderla de forma inmediata.

Evita mezclar datos o información de diferentes temas que pueda ser

confusa

CORRECTO INCORRECTO
 INFORMACIÓN COMPLETA:
Todo los datos requeridos han sido escritos o completados, no se dejan
espacios en blanco.

CORRECTO

NOTA: Los espacios que no se ocupen deben ser cancelados con

una línea diagonal.
 REGISTRO ESTANDARIZADO
El registro de la información debe realizarse de la misma forma siempre

CORRECTO
 Información verdadera
Lo que se escriba debe ser lo que realmente ocurrió

CORRECTO
 REGISTRAR LA FECHA
Colocar el día con dos números arábigos, las tres primeras letras del
mes en mayúsculas y los dos últimos dígitos del año.

CORRECTO
 REGISTRO DE NOMBRE Y FIRMA
Colocar la primera inicial de su nombre, seguido de un punto, colocar el apellido
paterno, sobre el nombre colocar la firma.
Evita colocar solo la firma

CORRECTO

INCORRECTO
 CORREGIR ALGÚN DATO
Trazar una línea diagonal a lo largo del dato y colocar el dato correcto a un
lado, este debe de ir acompañado de la firma de quien hizo la corrección.

CORRECTO
 CORREGIR ALGÚN DATO
NO esta permitido el uso de corrector, etiquetas o rayar el dato que sea
incorrecto

INCORRECTO
 CANCELAR ESPACIOS
Colocar una línea diagonal en el espacio donde no se ha de colocar
datos.

CORRECTO
 CANCELAR ESPACIOS
No rayar los espacios en blanco

INCORRECTO
ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN:

El volumen de toda esta documentación va creciendo de

forma proporcional al crecimiento de la empresa y a su
grado de interrelación con su entorno exterior.
Es preciso contar con un área destinada para la información:
archivero, carpetas, etc., se recomienda identificar las
carpetas, colocarles una clave de identificación y un listado
de los documentos que contienen.
Durante el periodo de retención la información se debe
resguardar en cajas y almacenar
 ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN
Colocar la información de forma ascendente, es decir la mas atrasada
primero y posteriormente la mas reciente e identifica las carpetas.
CORRECTO
 ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN
Evita dejar carpetas sin identificar, mezclar información y/o tener
información suelta.
INCORRECTO
 RECUERDA
“ Lo que no esta firmado y fechado, no esta
documentado”

“Lo que no esta documentado, no existe”