Manual de Usuario Del Sistema de Gestion Del Tramite Documentario Con Firma Digital

MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTARIA
Versión: 1.0
Fecha: 28/08/2023
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INDICE
1. Link de ingreso 2
2. Credenciales de acceso.- 4
3. Opciones del Menú 5
4. Opciones del Menú – Ges ón Documentaria 5
5. Opciones del Menú – Ges ón Documentaria – Control de Registro: 5
Control de Registro – Nuevo (con firma) 5
Control de Registro – Por Recibir 14
Control de Registro – en Proceso 14
Control de Registro – Archivados 15
Control de Registro – Búsquedas 15
Control de Registro – Colabora vo 16
Control de Registro – Registrados 16
Control de Registro – x firmar/firmados 16
6. Opciones del Menú – Ges ón Documentaria – Catálogos. 17
Catálogos - Archivadores 17
Catálogos – Dependencias externas 17
Catálogos – Grupo de Derivaciones 17
7. Opciones del Menú – Ges ón Documentaria – Reportes: 18
Reportes – Registros Generados 18
Reportes – Registros Recibidos 19
Reportes – Registros en Proceso 19
Reportes – Registros Archivados 20
Reportes – Registros Derivados 20
Reportes – Derivaciones por día 20
8. Opciones del Menú – Mi perfil: 21
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Ruc: 1017555760 juanvelasquezperalta@gmail.com Nro. de telefono:984687021
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1. Link de ingreso
A con nuación, el Manual de Usuario del Sistema de Ges ón Documentaria.
Para el ingreso al sistema ejecutamos un navegador de internet (Chrome) y en la barra de
direcciones escribimos: h p://sgd.regionayacucho.gob.pe/, nos mostrará la pantalla de
inicio el cual nos solicitará que ingresemos al sistema, en el primer ingreso al Sistema se
descarga el cliente para firmar (Plataforma firma electrónica), se recomienda colocar estos
accesos en su portal electrónico. Figura 1.
Figura 1
Descargamos el cliente de firma y extensión del navegador y se procede a instalar, se

realiza solo una vez, figura 2:
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Figura 2
2. Credenciales de acceso.-
Nos muestra la pantalla principal para ingresar las credenciales. Figura 3.
Figura 3
Descripción de los requisitos para el ingreso al sistema:
1) Ingresar usuario: Aquí ingresamos el usuario nro de dni.
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2) Ingresar contraseña: se ingresa la contraseña nro de dni (siempre cambiar a
contraseña segura).
3) Presionar en ingresar: Presionamos el botón ingresar, el cual nos llevará al
módulo principal del sistema, si los datos ingresados son correctos.
4) Olvidó su contraseña: Si se ha olvidado su contraseña presionamos en esta
opción, llenamos nuestro usuario, presionamos en restablecer contraseña y
nos llegará la nueva contraseña al correo electrónico, figura 4.
Figura 4
3. Opciones del Menú

Al ingresar al sistema nos mostrará el Menú de Ges ón documentaria. Figura 5.
Figura 5
4. Opciones del Menú – Ges ón Documentaria

Al ingresar al módulo de Ges ón Documentaria, en la parte izquierda, tendremos las
opciones siguientes: Figura 6.
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Figura 6
5. Opciones del Menú – Ges ón Documentaria – Control de Registro:

Control de Registro – Nuevo (con firma)
Para registrar un documento nuevo, vamos al Menú Control de Registro, Nuevo (con firma)
y se procede a registrar los datos del documento. Figura 7.
Figura 7
Detalle de los datos que solicita el sistema:
El po de Trámite: Ins tucional, cuando es generado por la Oficina o área correspondiente

y lo firmará el responsable, Personal, cuando la firma lo hará en forma personal un
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trabajador de la Oficina u área, Mesa de Partes, cuando ingresamos un documento que se
presenta de personal externo de la ins tución. Figura 8.
Figura 8
Se ene la posibilidad de anexar un documento para poder visualizarlo por medio del
sistema, el tamaño máximo de subida es de 40MB. Figura 9.
Figura 9
En des no del documento el sistema nos muestra tres opciones, Para una Dependencia,
para un Trabajador y para Varios y al exterior; si se ac va el check Más firmas, el sistema
nos mostrará un cuadro de quien más va a firmar el documento que se está registrando.
Figura 10
Figura 10
Datos de la Oficina origen que registra el trámite. Figura 11
Figura 11
Podemos escoger una plan lla del sistema previamente registrada, como Informes, Oficios
u otro po de documento. Figura 12
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Figura 12
Al seleccionar el po de documento (Oficio, Informe, Carta, etc) el sistema por primera vez
le dará la posibilidad de escribir el número correla vo para seguir la secuencia de la
documentación sica que llevan hasta el momento, al siguiente registro del mismo po de
documento el sistema ya le dará el correla vo siguiente en forma automá ca. Figura 13
Figura 13
Derivación.- Se selecciona la Oficina des no, también existe la posibilidad de enviar copias
a otras oficinas, se coloca el asunto y se presiona en el botón agregar. Figura 14.
Figura 14
Se ingresa el Asunto del documento. Figura 15
Figura 15
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Referencia.- Se puede hacer referencia a una acción o se deja en blanco. Figura 16
Expediente.- Cuando se registra por primera vez se deja en blanco, pero cuando se solicita
una información se coloca el número de expediente (solicitante) para poder hacer la
referencia y pueda llevar una secuencia y ordenamiento de la información. Figura 16
Buscar Exp/Asunto.- Para hacer referencia a un expediente que nos solicitan responder
una documentación, si no ene ninguna relación se deja en blanco. Figura 16
Observaciones.- Si se ene alguna observación se consigna en esta parte, de lo contrario

se deja en blanco. Figura 16
Figura 16
Se escribe el cuerpo del documento, todo lo que se va informar. Figura 17
Figura 17
Botón Guardar
Al presionar el botón Guardar el sistema nos dará un número de trámite, el cual sirve para
realizar el seguimiento respec vo. Figura 18.
Figura 18
Para conocer porque el número de expediente y número de documento, está cons tuido
de la siguiente manera:
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2318.001
Donde el número de expediente cuenta con cuatro dígitos, en este ejemplo 2318,
corresponde los dos primero dígitos al año presupuestal 23 y los dos siguiente el número
de orden correla vo y ordenado con incremento de 1, ejemplo el primer expediente a
registrar del año 2023, será 2301, cabe mencionar que el número de expediente es a nivel
de la Ins tución y no está específico para una u otra oficina.
Ahora el número de documento, consta de dos dígitos y es el correla vo que empieza en

.001.
Después en el sistema aparece un candado en color verde que significa modificar si es

necesario y también que le falta la firma digital.
Al dar click en el número de trámite se despliega el recorrido que ene el documento:

Figura 21
Figura 21
Si estamos seguros que el documento ya está listo para derivarlo, presionamos en el botón
firmar y luego en “marcar como documento final”. Figura 22.
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Figura 22
Cuando se marca como documento final, los datos del documento cambia el candado a
color rojo. Figura 23
Figura 23
Ahora sí estamos listos para realizar la firma digital, o deshacer el documento final o
también podemos enviarlo por correo electrónico. Figura 24.
Figura 24
El sistema empieza a cargar el programa 4iden ty para hacer negociaciones con el Servidor
de firmas. Figura 25.
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Figura 25
Se despliega una serie de negociaciones entre el Sistema de Trámite Documentario y el

servidor de cer ficados. Figura 26.
Figura 26
Se escoge el cer ficado digital, figura 27.
Figura 27
Muestra el mensaje que la firma fue un éxito, figura 28
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Figura 28
Luego ya podemos ver el documento firmado digitalmente, figura 29.
Figura 29
Control de Registro – Por Recibir

Aquí vemos el expediente 2318.001 generado por la Gobernación Regional, ha sido
derivado a la Unidad de Tecnología.
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Para recepcionar el expediente, solo ingresamos al Menú Control de Registro, luego en Por
Recibir, seleccionamos el expediente y presionamos en el botón Recibir, lo cual pasará a
documentos en proceso de la Oficina que recibe el documento. Figura 30
Figura 30
Control de Registro – en Proceso
El documento ya se encuentra en Proceso, para realizar las siguientes acciones, eliminar

Mis Derivaciones, Extraer Adjuntados, Responder, Adjuntar, Derivar, Archivar e Imprimir la
hoja de Trámite. Figura 31.
Figura 31
Control de Registro – Archivados

Se muestra los expedientes archivados que ya han finalizado su trámite, también se puede
volverlos a procesos, seleccionando el expediente y presionar en el botón Ac var Registro.
Figura 32.
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Figura 32
Control de Registro – Búsquedas

Se realiza la búsqueda de los documentos que está en la Oficina, se puede seleccionar por
po de trámite, dependencias, por po de documento, fechas. Figura 33.
Figura 33
Control de Registro – Colabora vo

Se registra los documentos que otros usuarios comparten conmigo para poder revisar y
hacer correcciones en el mismo. Figura 34.
Figura 34
Control de Registro – Registrados

El sistema guarda los registros que realiza una Oficina, para llevar el control de la
documentación que ha generado. Figura 35.
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Figura 35
Control de Registro – x firmar/firmados

Aquí se muestra la relación de los expedientes firmados y los que faltan firma digital. Figura
36.
Figura 36
6. Opciones del Menú – Ges ón Documentaria – Catálogos.

Catálogos - Archivadores
Para la creación de los archivadores lógicos, vamos al menú Catalogo, Archivadores, allí
registramos nuestro archivador con el mismo nombre de nuestro archivador sico, la
recomendación cuando se archiva en el sistema en un determinado archivador, también se
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archiva en el archivador sico, para facilitar su búsqueda, en caso se requiera hacer
reproducciones más adelante. Figura 37.
Figura 37
7. Opciones del Menú – Ges ón Documentaria – Reportes:
figura 38
En el Menú Reportes, tendremos la posibilidad de imprimir reportes como, por ejemplo,

Documentos Generados por una oficina, en una fecha determinada, o reporte generados
por un usuario, documentos recibidos, documentos en proceso y también por
documentos archivados.
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Reportes – Registros Generados
Se puede imprimir los documentos generados por una determinada oficina, tenemos las
opciones de imprimir, por oficinas, usuario, po de documento, un rango de fechas.
Figura 39 y figura 40.
Figura 39
Figura 40
Reportes – Registros Recibidos
Se imprime los documentos recibidos, se puede realizar filtros por rangos de fechas,
procedencia, etc. Figura 41 y figura 42.
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Figura 41
Figura 42
Reportes – Registros en Proceso
Registros que tenemos que darle atención, se puede aplicar filtros de impresión. Figura
43
Figura 43
Reportes – Registros Archivados

Se lista los documentos que han sido atendidos, se aplican filtros de impresión. Figura 44.
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Figura 44
Reportes – Registros Derivados
Se listan los documentos que la Oficina ha derivado a otras áreas. Figura 45.
Figura 45
Reportes – Derivaciones por día
Se listan los documentos de una determinada oficina, adicionando rango de horario,
recibidos, pendiente de recepción. Figura 46.
Figura 46
8. Opciones del Menú – Mi perfil:

Se describen dentro de Mi Perfil, Cambiar contraseña, delegar mi cargo, tutoriales de
ayuda. Figura 47.
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Figura 47
⮚ Cambiar mi contraseña.- Sirve para cambiar mi contraseña, se recomienda el

cambio periódico para mejor seguridad. Figura 48
Figura 48
⮚ Delegar mi cargo.- Cuando un personal se ausenta (vacaciones, comisión de

servicio, problemas de salud, etc.) de su puesto de trabajo, puede hacer encargo
de su puesto a otro personal, al momento de retomar su puesto, la persona
encargada realiza el mismo procedimiento. Figura 49.
Figura 49
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Descargamos el cliente de ﬁrma y extensión del navegador y se procede a instalar, se

3. Opciones del Menú

4. Opciones del Menú – Ges ón Documentaria

5. Opciones del Menú – Ges ón Documentaria – Control de Registro:

Detalle de los datos que solicita el sistema:

El po de Trámite: Ins tucional, cuando es generado por la Oﬁcina o área correspondiente

Datos de la Oﬁcina origen que registra el trámite. Figura 11

Se ingresa el Asunto del documento. Figura 15

Observaciones.- Si se ene alguna observación se consigna en esta parte, de lo contrario

Se escribe el cuerpo del documento, todo lo que se va informar. Figura 17

Ahora el número de documento, consta de dos dígitos y es el correla vo que empieza en

Después en el sistema aparece un candado en color verde que signiﬁca modiﬁcar si es

Al dar click en el número de trámite se despliega el recorrido que ene el documento:

Se despliega una serie de negociaciones entre el Sistema de Trámite Documentario y el

Muestra el mensaje que la ﬁrma fue un éxito, ﬁgura 28

Luego ya podemos ver el documento ﬁrmado digitalmente, ﬁgura 29.

Control de Registro – Por Recibir

Control de Registro – en Proceso

El documento ya se encuentra en Proceso, para realizar las siguientes acciones, eliminar

Control de Registro – Archivados

Control de Registro – Búsquedas

Control de Registro – Colabora vo

Control de Registro – Registrados

Control de Registro – x ﬁrmar/ﬁrmados

6. Opciones del Menú – Ges ón Documentaria – Catálogos.

7. Opciones del Menú – Ges ón Documentaria – Reportes:

En el Menú Reportes, tendremos la posibilidad de imprimir reportes como, por ejemplo,

Reportes – Registros Archivados

8. Opciones del Menú – Mi perﬁl:

⮚ Cambiar mi contraseña.- Sirve para cambiar mi contraseña, se recomienda el

⮚ Delegar mi cargo.- Cuando un personal se ausenta (vacaciones, comisión de

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