UNIVERSIDAD PANAMERICANA

Facultad de Ciencias Económicas

Licenciatura en Administración de Empresas
Planeación de proyectos

Análisis del Entorno

(A-1)

Melvin Díaz (000100306)

Jenifer Siomara Zaldaña Zucuc (000104026)
Mynor Armando Morales Salguero (000117040)
Delmy Raquel Cortez Herrera (000009613)

Guatemala, junio 2023

 Análisis del Entorno
(A-1)

Melvin Díaz (000100306)

Jenifer Siomara Zaldaña Zucuc (000104026)
Mynor Armando Morales Salguero (000117040)
Delmy Raquel Cortez Herrera (000009613)

Lic. Eddie Manolo De La Cruz Berganza (Docente)

Guatemala, junio 2023

 GESTION DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO.
4. Gestión de la integración del proyecto.
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.
Se definió el propósito del proyecto: Crear un robot que envíe correos de bienvenida
automatizados. Se establecieron los objetivos: Desarrollar un sistema de robot que se
integre con la base de datos de usuarios y envíe correos de bienvenida personalizados. Se
determino el alcance: Se define las funcionalidades y características del robot, como la
capacidad de acceder a la información de los nuevos usuarios y enviar correos
personalizados.

4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto.

Se elaboro un plan que detalla cómo se llevará a cabo cada aspecto del proyecto,
incluyendo los plazos, los recursos necesarios, el presupuesto y los riesgos asociados.
4.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto.
Se monitorea regularmente el avance del proyecto en comparación con el plan
establecido. Se Compara el progreso real con el cronograma y los hitos para identificar
cualquier desviación. Se realizaron verificaciones de calidad en todas las etapas del
proyecto para garantizar que los entregables cumplan con los estándares definidos. Nos
aseguramos de que las pruebas y las revisiones se lleven a cabo de manera adecuada

4.4 Gestionar el Conocimiento del Proyecto

Se definieron los objetivos claros para la gestión del conocimiento en el proyecto. Se
establecieron procedimientos y prácticas para capturar, almacenar y difundir el
conocimiento. Se facilito la colaboración y el intercambio de conocimiento entre los
miembros del equipo del proyecto. Se utilizaron herramientas colaborativas en línea para
compartir información de manera eficiente. Se mantuvieron actualizados los recursos de
conocimiento a medida que el proyecto avanzo. Se reviso y se mejoraron los documentos
y la información a lo largo del proyecto.

4.5 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto.

Se realizo un seguimiento constante del progreso del proyecto en comparación con el
plan establecido. Si surgen desviaciones, toma medidas correctivas para mantener el
proyecto en curso.
4.6 Realizar el Control integrado de Cambios.
Se estableció un proceso para gestionar los cambios en el proyecto. Esto incluye cambios
en el alcance, los requisitos u otros aspectos que puedan surgir durante el curso del
proyecto. Se programan revisiones periódicas para evaluar el estado del proyecto y su
alineación con los objetivos. Esto permite realizar ajustes según sea necesario.
4.7 Cerrar el Proyecto.
Se lanza el robot de forma oficial después de las pruebas exitosas y se proporciona
capacitación al equipo de soporte técnico y a los usuarios finales.
 Introducción

En la actualidad, la automatización de procesos está adquiriendo cada vez más importancia en el

ámbito productivo debido a los múltiples beneficios que ofrece en términos de eficiencia,
reducción de costos y aumento de la productividad. Es por ello que, el presente proyecto tiene
como objetivo principal la implementación de un robot que envíe los correos para automatizar
diversos procesos productivos.

En este proyecto se llevará a cabo un análisis detallado de los procesos que se pueden
automatizar, seleccionando aquellos que sean más críticos y que generen una mayor demanda de
mano de obra. Se estudiarán las diferentes opciones de robots disponibles en el mercado,
seleccionando aquellos que mejor se adapten a las necesidades específicas.

Además, se llevará a cabo una planificación detallada de la implementación del robot, incluyendo
la instalación y configuración del mismo, así como también la formación de los trabajadores para
el correcto. Se realizará un seguimiento del rendimiento del robot y se evaluará su impacto sobre
la productividad y la rentabilidad.

En conclusión, la implementación de un robot para automatizar los procesos será una solución
eficaz para mejorar la eficiencia y la productividad de la misma, reduciendo costos y aumentando
la calidad en el servicio.

Se presenta a continuación un detalle del proyecto que se desea ejecutar, así como los elementos
que influyen en la dirección de éste.

Antecedentes:
En la empresa Capgemini, actualmente se contrata personal de forma masiva, y existe una
persona dedicada a enviar correos electrónicos de bienvenida a todos los nuevos empleados con
el proceso de como activar credenciales, reportar hojas de tiempo, etc. Utilizando al menos 5
minutos por cada caso, gestionando 60+ casos diarios.

A la vez debe solicitar laptops para el personal, empleando diez minutos para procesar cada ticket
y que el departamento de tecnología procese las solicitudes.

Propuesta de Proyecto de automatización:

Crear un Robot que envíe los correos de bienvenida de forma automática a todos los nuevos
empleados al siguiente día de creadas las credenciales. Y, reingeniería en el proceso de solicitud
de laptops, cada Manager/supervisor del nuevo empleado debe solicitar la computadora para el
empleado asignado.

Beneficios:

 Ahorro de tiempo
 Eficiencia
 Ahorro de dinero, se puede ahorrar el costo de la persona que actualmente hace el trabajo
manual.

Los factores de la organización que influyen en la dirección del proyecto son:

 La Cultura y el estilo
 La Estructura
 Los Factores ambientales
 Los Activos de la Organización

1. La Cultura y el estilo
Visión
En Capgemini, nos impulsa un propósito compartido: Liberar la energía humana a través de la
tecnología para un futuro inclusivo y sostenible
Misión
Somos un líder mundial en asociarnos con empresas para transformar y gestionar sus negocios
aprovechando el poder de la tecnología. Explora nuestro liderazgo de pensamiento, ideas y
conocimientos más recientes sobre los problemas que están dando forma al futuro de los
negocios.
Valores
Nuestros siete Valores -honestidad, audacia, confianza, libertad, diversión, modestia y espíritu de
equipo- expresan nuestra personalidad, nuestro espíritu. Aunque nuestra cultura evoluciona
continuamente, nuestros Valores permanecen constantes: nunca perdemos de vista quiénes
somos. Profundamente emprendedores, apreciamos y fomentamos las libertades e iniciativas
individuales, dentro de la disciplina de la perfecta alineación con nuestros Valores.

Honestidad: Lealtad, integridad, honestidad, una completa negativa a usar cualquier método
oculto para ayudar a ganar negocios u obtener algún tipo de ventaja. Ni el crecimiento ni el
beneficio ni la independencia tienen valor real a menos que se ganen con honestidad y honradez
completas. Y todos en el Grupo saben que cualquier falta de apertura e integridad en nuestros
tratos comerciales será penalizada de inmediato.

Audacia: Lo que implica un instinto para la iniciativa empresarial y un deseo de tomar riesgos
considerados y mostrar compromiso (naturalmente en línea con el mantenimiento de nuestros
compromisos). Esta es la esencia misma de la competitividad: la firmeza en la toma de
decisiones, una aceptación periódica para desafiar las propias orientaciones y el status quo. La
audacia también necesita combinarse con un cierto nivel de prudencia y una clarividencia
particular, sin la cual un gerente audaz es, en realidad, meramente peligrosamente imprudente.

Confianza: Es decir, la voluntad de empoderar tanto a las personas como a los equipos; tomar
decisiones lo más cerca posible al punto donde se pondrán en práctica. La confianza también
significa dar prioridad, dentro de la empresa, a la apertura real hacia otras personas y al
intercambio más amplio posible de ideas e información.
Libertad: Significa independencia en pensamiento, juicio y acciones, y espíritu emprendedor,
creatividad. También significa tolerancia, respeto por los demás, por diferentes culturas y
costumbres: una cualidad esencial en un grupo con presencia en todo el mundo.

Diversión: Significa sentirse bien al formar parte de la empresa o del equipo, sentirse orgulloso
de lo que haces, sentir orgullo en la búsqueda de una mejor calidad y una mayor eficiencia,
sentirse parte de proyectos desafiantes.

Modestia: Eso es simplicidad, todo lo contrario de pretensión, pomposidad, arrogancia y

jactancia. La simplicidad no implica ingenuidad (sencillez no significa ser simplista); se trata más
de ser discreto, mostrar modestia natural, sentido común, estar atento a los demás y tomarse la
molestia de ser comprendido por ellos. Se trata de ser franco en las relaciones laborales, relajarse,
tener sentido del humor.

Espíritu de equipo: Significa espíritu de equipo, amistad, fidelidad, generosidad, justicia al

compartir los beneficios del trabajo colectivo; aceptando responsabilidades y una voluntad
instintiva de apoyar los esfuerzos comunes cuando la tormenta está en pleno apogeo.

Creencias
1. Valoramos a las personas: Creemos en el potencial de cada individuo y nos esforzamos
por comprender sus habilidades, experiencias y metas profesionales. Tratamos a cada
candidato y cliente con respeto, empatía y equidad.
2. Excelencia en el servicio: Buscamos constantemente superar las expectativas al
proporcionar servicios de reclutamiento excepcionales. Nos comprometemos a ofrecer
soluciones personalizadas y eficientes que satisfagan las necesidades específicas de
nuestros clientes y candidatos.
3. Ética y transparencia: Nos regimos por los más altos estándares éticos y operamos con
total transparencia en todas nuestras interacciones. Mantenemos la confidencialidad y la
integridad en cada etapa del proceso de reclutamiento.
4. Colaboración y trabajo en equipo: Fomentamos una cultura de colaboración, donde
valoramos las ideas y contribuciones de todos los miembros del equipo. Creemos que el
trabajo en equipo efectivo es fundamental para brindar resultados exitosos y
satisfactorios.
 5. Orientación hacia los resultados: Nos enfocamos en alcanzar resultados tangibles y
medibles para nuestros clientes y candidatos. Buscamos constantemente oportunidades de
mejora y aprendizaje para garantizar un proceso de reclutamiento efectivo y exitoso.
6. Innovación y adaptabilidad: Abrazamos la innovación y la adaptabilidad como pilares
fundamentales de nuestra empresa. Estamos atentos a las últimas tendencias en el
reclutamiento y nos adaptamos rápidamente a los cambios del mercado laboral para
ofrecer soluciones vanguardistas.
7. Desarrollo y crecimiento: Creemos en el desarrollo continuo de nuestros candidatos y
colaboradores. Brindamos oportunidades de aprendizaje, capacitación y crecimiento
profesional para fomentar su éxito y satisfacción a largo plazo.

Normas
A. Puntualidad:
 Establecer el horario de trabajo y la puntualidad como normas fundamentales.
 Solicitar a los empleados que lleguen a tiempo a su puesto de trabajo y a las
reuniones programadas.
B. Uso adecuado de recursos:
 Establecer normas sobre el uso adecuado de los recursos de la empresa, como equipos
informáticos, software, suministros de oficina, etc.
 Solicitar a los empleados que utilicen los recursos de manera responsable y solo para
fines laborales legítimos.
C. Comunicación efectiva:
 Fomentar una comunicación clara, respetuosa y profesional entre los empleados.
 Establecer normas sobre el uso apropiado de los canales de comunicación, como el
correo electrónico, el teléfono y las reuniones.
D. Uso de redes sociales:
 Establecer pautas claras para el uso de redes sociales durante el horario de trabajo y en
relación con la empresa.
  Solicitar a los empleados que sean conscientes de su conducta en las redes sociales y
eviten publicaciones o comentarios inapropiados que puedan afectar la reputación de
la empresa.
E. Conflicto de intereses:
 Establecer normas sobre la divulgación de cualquier conflicto de intereses real o
aparente.
 Solicitar a los empleados que informen de cualquier relación o interés personal que
pueda influir en su capacidad para tomar decisiones imparciales o comprometer los
intereses de la empresa.
F. Política de no acoso:
 Establecer una política de tolerancia cero hacia cualquier forma de acoso, ya sea
sexual, verbal, físico o psicológico.
 Definir los procedimientos para reportar y abordar las quejas de acoso, asegurando la
confidencialidad y la protección de los denunciantes.

Políticas

Entre las políticas que pueden influenciar el desarrollo del proyecto se pueden mencionar:
Política de confidencialidad: a. Establecer pautas claras para garantizar la confidencialidad y
protección de la información personal y empresarial de candidatos y clientes. b. Indicar cómo se
deben manejar y proteger los datos sensibles y confidenciales, y qué medidas de seguridad se
deben implementar.

Política de igualdad de oportunidades: a. Comprometerte a ofrecer igualdad de oportunidades

de empleo a todos los candidatos, sin importar su raza, género, edad, religión, orientación sexual,
discapacidad u otras características protegidas. b. Prohibir cualquier forma de discriminación en
el proceso de reclutamiento y establecer procedimientos para abordar cualquier queja o violación.

Política de selección y evaluación: a. Establecer los criterios y procesos para la selección y

evaluación de candidatos, asegurándose de que sean justos, imparciales y basados en habilidades
y competencias relevantes. b. Definir los métodos de evaluación, como entrevistas, pruebas o
evaluaciones de desempeño, y garantizar que se apliquen de manera consistente.
Política de referencias y verificación de antecedentes: a. Establecer pautas para solicitar y
verificar referencias laborales y antecedentes de los candidatos, asegurándose de hacerlo de
manera ética y legal. b. Indicar cómo se deben solicitar y verificar los antecedentes educativos,
laborales y de integridad de los candidatos de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables.

Política de privacidad y protección de datos: Existe una política de protección de la

información, lo que sin duda beneficiará el proyecto puesto que, los procesos son encriptados y
quien tenga acceso al mismo será únicamente personal autorizado.

Política de desarrollo y capacitación: existe un programa definido de capacitación y ascensos.

Conteniendo cursos obligatorios para todo el personal como ciberseguridad, manejo de datos,
derechos personales y demás. Al mismo tiempo, se realizan evaluación de competencias dos
veces al año.

Política de ética y conducta: a. Establecer expectativas claras sobre la conducta ética y

profesional de los empleados en todas las interacciones con candidatos, clientes y compañeros de
trabajo. b. Definir las consecuencias de cualquier violación al código de conducta y establecer
procedimientos para reportar y abordar comportamientos inapropiados.

Métodos y Procedimientos
Existe un procedimiento definido para ejecución, así mismo un departamento que puede ser el
encargado y ejecutor directo en caso se necesario. El orden, desde la creación de la idea hasta la
implementación es el siguiente:

a. Nace la idea del proyecto

b. El que origina la idea, solicita reunión con su jefe inmediato para evaluar el proyecto
c. Se ingresa la idea al portal de automatizaciones

d. Identificar si el proyecto se realizará con personal interno o necesitan apoyo del departamento
de robótica

e. Realizar reunión con gerente de área

f. Definir involucrados y delegar roles

g. Establecer bases claras incluyendo costos, tiempos, metodología de creación e implementación

(Director del proyecto).

h. Iniciar el proyecto, y presentar avances al grupo interesado de manera quincenal

i. Realizar período de prueba de al menos 15 días previo a la implementación

j. Implementación

Sistemas de Motivación
Reconocimiento y recompensas: Implementa un programa de reconocimiento que premie a los
empleados destacados y aquellos que logren resultados sobresalientes. Las recompensas pueden
incluir bonificaciones, incentivos económicos, reconocimiento público o incluso tiempo libre
adicional. Este indicador implica directamente en el proyecto, debido a que la empresa
proporciona un bono por proyecto implementado al a persona que originó la idea (la cantidad
varía, si la persona también fue desarrollador o director de proyecto)

Desarrollo profesional: Ofrece oportunidades de desarrollo y crecimiento profesional a tus

empleados. Puedes proporcionar capacitación, programas de mentoría, asignación de proyectos
desafiantes o patrocinio para su educación continua.

Retroalimentación constructiva: Proporciona retroalimentación regular y constructiva a tus

empleados. Reconoce sus fortalezas y logros, y brinda orientación para mejorar en áreas
específicas. La retroalimentación positiva y constructiva ayuda a los empleados a crecer y
mantenerse motivados.
Fomento de un ambiente de trabajo positivo: Crea un ambiente de trabajo positivo y
colaborativo donde los empleados se sientan valorados y apoyados. Promueve la comunicación
abierta, el respeto mutuo y la colaboración entre los miembros del equipo.

Desafíos y metas claras: Establece metas desafiantes pero alcanzables para tus empleados y
bríndales las herramientas necesarias para lograrlas. Proporciona retroalimentación regular sobre
su desempeño y reconoce los hitos alcanzados en el camino.

Flexibilidad laboral: Ofrece opciones de flexibilidad laboral, como horarios flexibles, trabajo
desde casa o días libres adicionales. Esto permite a los empleados equilibrar su vida laboral y
personal, lo cual puede aumentar su motivación y satisfacción.

Participación y toma de decisiones: Involucra a tus empleados en la toma de decisiones y fomenta

su participación en la empresa. Escucha sus ideas, opiniones y sugerencias, y considera
implementar aquellas que puedan mejorar los procesos o resultados.

Código de Conducta
Los componentes del código de conducta que afecta directamente al proyecto son:

Igualdad, diversidad e integración: La diversidad es una característica esencial de nuestro

Grupo, que es profundamente multicultural; favorece la creatividad y la innovación y ayuda a
establecer una cultura inclusiva de beneficio mutuo. Como personas, todos tenemos derecho a la
igualdad de oportunidades y a un trato justo.

Diálogo abierto: Creemos que la comunicación eficaz es fundamental para disfrutar de una
cultura corporativa abierta e integradora.

Comportamiento en el trabajo y actos relacionados: Como representantes del Grupo, nuestro

comportamiento en el trabajo y en los actos relacionados con él puede afectar al Grupo y a
nuestra propia reputación profesional. Por eso, debemos seguir las normas que rigen el
comportamiento socialmente aceptable en el trabajo y en las redes sociales.

Competencia leal: El Grupo compite con energía, pero con total honradez por el negocio de sus
clientes. La mayoría de los países en los que desarrollamos actividades tienen leyes de
competencia o antimonopolios, así como normativas comerciales que protegen la competencia
leal. El Grupo se compromete a cumplir todas la leyes y normativas de competencia y
antimonopolios aplicables.

Sobornos y corrupción: El Grupo tiene tolerancia cero ante cualquier forma de soborno o
corrupción, o cualquier acto que pudiera considerarse como tal. La tolerancia al soborno o la
corrupción es un comportamiento empresarial intolerable dondequiera que el Grupo desarrolle
sus actividades.

Conflicto de intereses: Tenemos el deber de ser cuidadosos para evitar acciones que puedan
entrar

en conflicto con los intereses del Grupo o que puedan empañar su reputación.

Información confidencial: Debemos proteger la confidencialidad de la información que

pertenece al Grupo o a nuestros empleados, clientes, socios comerciales y proveedores.

Protección de datos personales: En Capgemini, nos tomamos muy en serio la protección de

datos. Por eso, contamos con una serie de políticas y procedimientos que definen los
compromisos que Capgemini asume en cuanto al procesamiento de los datos personales tanto en
nombre de la empresa como en nombre de sus clientes.

2.Estructuras de la organización

La empresa trabaja con los líderes empresariales y de RRHH para cocrear la estrategia de las
personas y el propósito de la organización. Diseñan organizaciones digitales y sostenibles, desde
el liderazgo eficaz de carteras y programas, hasta el apoyo a la transición de los empleados a
nuevas formas de trabajo y la capacitación de las personas para lograr un impacto social.
La empresa tiene una estructura matricial, que consiste en una combinación de una organización
funcional y orientada a proyectos. Puesto que, existen roles y jerarquía definida claramente por
otra parte todo el personal esta enfocada en la automatización de procesos. Ya que, como
requisito principal, al ingresar a la compañía y como parte del período de prueba se debe aprobar
la certificación “Yellow Belt” de Six-Sigma; dicha certificación despierta la curiosidad de mejora
continua en el personal. Adicional a ello, existe un departamento de automatización al cual todos
tienen acceso, para proponer ideas y desarrollarlas en caso sean viables.

¿Cómo funciona una organización matricial?

Una de las principales características de la organización matricial es que cuenta con dos o más
estructuras jerárquicas; o sea, en la cadena de mando cada equipo de trabajo funciona bajo las
órdenes de más de un líder. De esta manera se fomenta una comunicación más abierta entre los
integrantes de los equipos y se facilita la colaboración entre diferentes especialidades y
departamentos.

En práctica, cada equipo informa a un gerente de departamento o funcional, como sucede en una
estructura empresarial tradicional, pero también rinde cuenta a los gerentes de proyectos que se
encargan de dirigir a profesionales de varios departamentos. A su vez, ambos gerentes informan a
los líderes de cada división, siguiendo la escala en la pirámide de mando de la empresa hasta
llegar al CEO.

Considerando la estructura de la organización y el enfoque matricial equilibrada, se puede

identificar el nivel de influencia de la organización en los proyectos:

Estructura de la organización /Características del Matricial

Proyecto Equilibrada

Autoridad del proyecto Moderada

Disponibilidad de recursos Alta

Director de
Quien gestiona el presupuesto el presupuesto del proyecto proyectos

Rol del director del proyecto Tiempo parcial

 Personal administrativo de la dirección de proyectos Tiempo parcial

Se detalla tiempo parcial para el director de proyectos como el personal administrativo, ya que
este proyecto se desarrollará dentro del mismo departamento de producción. Las personas
involucradas, deben combinar su tiempo laboral con el tiempo de ejecución del proyecto a
manera parcial.

3. Los Factores ambientales

Entre los factores internos y externos de la empresa que pueden influenciar el éxito del proyecto
están los siguientes:

Factor ¿Positivo o negativo? Detalle

Cultura organizacional
Procesos de la organización
Positivo La empresa cuenta con una cultura
organizacional orientada a las
personas. De hecho, el lema de la
empresa es “La gente importa, los
resultados cuentan”. Esto favorece la
ejecución del proyecto puesto que, al
proponer la iniciativa, existe mucha
flexibilidad para ser escuchados, así
mismo los departamentos de apoyo
son muy flexibles en caso se necesite
colaboración de alguna otra área
Positivo La empresa tiene lineamientos bien
definidos, y para presentar el proyecto
se debe primero acercar al jefe
inmediato con la iniciativa, luego si se
obtiene su visto bueno se presenta la
idea al gerente y administrador de
 sistemas para posteriormente iniciar
con el desarrollo del proyecto.
Distribución geográfica Positivo Siendo el proyecto una
automatización, no requiere que los
empleados estén ubicados en cierto
lugar ya que todo funciona a través de
internet. La empresa tiene sedes en
Guatemala, México, USA; Francia,
España, Brasil, Polonia y Ucrania y el
proyecto puede beneficiar a todos las
sedes en las que existe el mismo
departamento ya que se hace la misma
actividad de contratar personal
masivo.
Influencia de índole social o Positivo Si bien el proyecto no tiene
político dependencia con las leyes de cada
país, se utilizará una tecnología
llamada “power automate”, la cual sí
necesita que esté regulada en todos los
países. La ventaja es que esta
tecnología viene integrada en el
paquete de Microsoft, lo que facilita la
ejecución ya que no requiere ningún
tipo de licencia.
Restricciones legales N/A Ligado al punto anterior, la
implementación del proyecto no
implica ninguna restricción legal.
Infraestructura Positivo La implementación del proyecto
requiere de la tecnología que funcione
a través de “shared point” de
 Microsoft, lo que facilita la ejecución
pues se trabaja a diario con ella.
En cuanto a infraestructura física, no
requiere ninguna.
Administración del talento Positivo La empresa cuenta con personal
humano capacitado dentro del mismo
departamento en que pretende
implementar el proyecto que pueden
colaborar a realizar las alineaciones
necesarias en materia tecnológica para
que el proyecto funcione. Los
gerentes de área a su vez poseen los
contactos necesarios de ser requerido.
Los procesos de Positivo La empresa es una firma de
automatización tecnología, cuyo objetivo es ayudar a
los clientes a que se vuelvan más
productivos, con la implementación
de diferentes procesos de
automatización. Lo que la hace
experta en el tema, y también existe
un departamento de robótica llamado
RPA (Robotic Process Automation,
por sus siglas en ingles), que se
dedican a la creación de nuevas
tecnologías, ellos podrían ayudar en
caso sea necesario.
Las condiciones del Positivo Considerando que el mercado tiene a
mercado disposición la tecnología de “power
automate” gratis, en este momento
puede implementarse perfectamente
 ya que la empresa lo adquiere junto
con el paquete de Microsoft.
En el mercado existen diferentes
tecnologías que también podrían
utilizarse en algún futuro, pero estas
tienen costo.
Canales de comunicación Positivo Toda la comunicación durante la
ejecución e implementación del
proyecto se puede realizar mediante
internet: correo electrónico o “teams”
para organizar reuniones virtuales de
seguimiento o ejecución. Estas son
herramientas que se utilizan en la
empresa en al menos el 95% de las
actividades que se realizan por lo que
es de fácil acceso para todos.
Clima político Positivo El clima político externo no afecta en
la ejecución del proyecto. Únicamente
afectaría si por alguna razón
Microsoft eliminara la aplicación que
se va a utilizar, o que le incluyeran un
costo por membresía, en ese entonces
se deberán considerar las otras
alternativas de diferentes aplicaciones
que ya existen en el mercado.
Los sistemas de Positivo Los sistemas de información que se
información utilizarán serán virtuales, “shared
point”, “teams”, “power automate”, lo
que facilita el acceso para todo el
personal autorizado dentro de la
 empresa, desde cualquier parte del
mundo.

4. Los activos de la organización.

Plan o propuesta.

Crear un Robot que envíe los correos de bienvenida de forma automática a todos los nuevos
empleados al siguiente día de creadas las credenciales. Y, reingeniería en el proceso de solicitud
de laptops, cada Manager/supervisor del nuevo empleado debe solicitar la computadora para el
empleado asignado.

Procesos.
Activación de credenciales. El proceso que se implementa actualmente está a cargo de una
persona que se dispone a la creación y envío de correos electrónicos dando la bienvenida a los
nuevos empleados y ampliando información del trabajo a los nuevos empleados, adjuntando links
y disponibilidad de aplicación continua de información. El tiempo que se estima con este proceso
es de 5 minutos por nuevos integrantes., considerando que al día se contratan a las de 60
personas.

Proceso para implementar: el envío de correos de bienvenida de forma automática a las personas
recién contratadas al día siguiente de formar parte de la organización.

Solicitud de laptops. Dentro de la organización la Persona encargada de la creación y envío de las

credenciales laborales, también tiene a cargo realizar la solicitud para que cada nuevo empleado
cuente con una computadora y pueda realizar el trabajo remoto por medio de tickets que para que
el departamento de tecnología procese las solicitudes.

Proceso que se le asignará a cada gerente o supervisor que solicite la contratación de un nuevo
empleado tendrá el deber de solicitar directamente al personal de tecnología la solicitud de cada
computadora a utilizar.

Políticas.

 La creación de proyectos e ideas pueden realizarse por empleados de cualquier área de la

organización, sin embargo, deben ser autorizadas e implementadas por el departamento de
Ejecución de Proyectos.
 La estimación de un nuevo proyecto será avalada por el departamento financiero con el
fin de programar y presupuestar cambios financieros que la implementación de este pueda
ocasionar. (la implementación del proyecto de automatización permite que la
organización se beneficie al ahorrar el dinero que se le paga a la persona encargada de
realizar el trabajo de forma manual).
 Los gerentes o supervisores tienen la obligación de escuchar a su equipo de trabajo y
tomar en cuenta las ideas de innovación o planeación de proyectos.
 Cada empleado debe asegurarse de permanecer disponible en el horario laboral para
solventar dudas, cubrir reuniones, responder llamados y mensajes.
  Asumir la responsabilidad al proponer un proyecto ya sea de su éxito o de su fracaso
evitando atrasos y errores imprevistos durante el desarrollo del mismo.
 Reconoce el trabajo de los demás e incluye al personal sin importar el rango laboral (en
CAPGEMENI Somos iguales y practicamos la inclusión).
Procedimientos

Para que la automatización de correos electrónicos se lleve a cabo es necesario realizar los
siguientes procedimientos.

 Análisis de la automatización.
 Análisis financiero
 Presentar el plan del proyecto ante el departamento gestor de proyectos.
 Solicitar la autorización e implementación de la automatización
 Realizar pruebas de uso
 Realizar un análisis general de la automatización en base al funcionamiento en la prueba.
 Implementar la automatización.
Conocimientos específicos.

Conocimientos que se pusieron en práctica al desarrollar he implementar la tecnología de

automatización.

 Gestión de proyectos. Tener habilidad para la gestión de proyectos a distancia.

 Dominio de Software, la habilidad tecnológica necesaria para la creación de un robot
automatizador de tareas complejas (envío de correos electrónicos). Se utilizará “power
automate”, por lo que el director del proyecto debe conocer el uso de esta herramienta.
 Uso de herramientas colaborativas.
 Dominio de marketing digital. Esta habilidad permitirá que el personal interesado en
implementar un nuevo proyecto tenga la oportunidad de presentarlo y gestionarlo ante el
departamento que evalúa y aprueba la gestión de proyectos dentro de la organización.
 Análisis de datos. Esta habilidad es fundamental ya que se deben analizar y buscar
mejoras en las actividades que se realizan en la organización para obtener mejoras en el
rendimiento y habilidades de los colaboradores.
  Diseño de imagen. Al implementar el uso de desarrollos web es importante tomar en
cuenta que se debe contar con habilidad de diseño gráfico de todo tipo.
Lecciones aprendidas.

 La vida laboral suele ser compleja y cotidiana, en CAPGEMENI Orientamos el trabajo a aprender
y asumir retos con el objetivo de que sea divertido y lleno de oportunidades.
 Realizar un intercambio de ideas y tomar en cuantas propuestas de nuevos proyectos.
 La tecnología nos permite automatizar y formar un futuro mejor.
 Mantenerse al tanto de los avanzas tecnológicos he implementar ideas innovadoras.
 Permitir que los colaboradores estén constante aprendizaje, esto se puede realizar organizando
capacitaciones con el fin de mejorar la toma de decisiones y desarrollos de gestiones.
 Permitir que los colaboradores pongan en constante práctica sus conocimientos y habilidad
tecnológicas.
 Consultar las habilidades tecnológicas desde la entrevista de trabajo.
 Estar abierto a implementar mejoras sin importar qué estás nunca se hayan planteado y busquen la
innovación (adentrarse a un objetivo desconocido) con el fin de mejorar los sistemas y
procedimientos actuales de la organización.

Los interesados del proyecto.

 Gerente de proyectos.
 Analista de proyectos.
 Consejo de administración.
 Nuevos colaboradores
 Directivos
 Desarrolladores de informática tecnológica.
 Contratistas, que se les facilitará la integración de nuevo personal.
 Gestor de las operaciones.
 Miembros del departamento de contratación (gestores de la idea).
 Objetivos del Proyecto: Automatización de Procesos en Capgemini

Automatizar el Envío de Correos de Bienvenida:

Implementar un sistema de automatización utilizando la tecnología "power automate" de
Microsoft para enviar correos electrónicos de bienvenida a los nuevos empleados.

Garantizar que todos los correos electrónicos de bienvenida sean enviados automáticamente al
día siguiente de la creación de las credenciales, sin intervención manual.

Reducir el tiempo y esfuerzo dedicado actualmente a enviar correos de bienvenida, mejorando la

eficiencia del proceso.
Reingeniería del Proceso de Solicitud de Laptops:
Rediseñar el proceso de solicitud de laptops para nuevos empleados, involucrando a los gerentes
o supervisores en la solicitud directa al departamento de tecnología.

Establecer un flujo de trabajo automatizado que permita a los gerentes/supervisores generar y

enviar solicitudes de laptops de manera eficiente y rastreable.

Agilizar el proceso de adquisición de laptops al reducir el tiempo requerido para procesar los
tickets y cumplir con las solicitudes.

Ahorro de Tiempo y Eficiencia:

Reducir significativamente el tiempo dedicado a enviar correos de bienvenida manualmente,
liberando recursos para otras tareas más estratégicas.

Agilizar el proceso de solicitud de laptops al eliminar la dependencia de un intermediario y

permitir que los gerentes/supervisores realicen solicitudes directas.

Ahorro de Costos y Recursos:

Eliminar el costo asociado a la persona que actualmente se encarga de enviar correos de
bienvenida manualmente.

Optimizar el uso de recursos al automatizar tareas repetitivas y liberar al personal para

actividades de mayor valor.

Mejora de la Experiencia del Empleado:

Proporcionar una experiencia más consistente y oportuna para los nuevos empleados al recibir
correos de bienvenida automáticos y oportunidades de adquisición de laptops más eficientes.
Facilitar el acceso a la tecnología necesaria para el trabajo, mejorando la satisfacción y
productividad de los empleados.

Colaboración y Participación en la Innovación:

Fomentar una cultura de innovación al permitir que los empleados presenten ideas de mejora y
automatización de procesos a través del departamento de proyectos.

Promover la colaboración entre diferentes áreas y departamentos para implementar soluciones

tecnológicas que beneficien a toda la organización.

Conclusiones

Automatización para un Futuro Eficiente y Sostenible: El proyecto de automatización

propuesto para la empresa Capgemini refleja el compromiso de la organización con un futuro
inclusivo y sostenible. La implementación de robots para el envío automático de correos de
bienvenida y la reingeniería en el proceso de solicitud de laptops demuestra la voluntad de la
empresa de liberar la energía humana a través de la tecnología, optimizando procesos y recursos.

Beneficios Tangibles y Cultura de Innovación: La adopción de la automatización conlleva

múltiples beneficios tangibles, incluyendo ahorro de tiempo, eficiencia y reducción de costos.
Además, la cultura de innovación y la flexibilidad en la presentación y ejecución de proyectos en
la empresa son factores clave que respaldan la implementación exitosa de esta iniciativa.

Estructura Matricial y Colaboración Transversal: La estructura matricial de la organización,

combinada con la mentalidad de colaboración y trabajo en equipo, proporciona un entorno ideal
para la ejecución del proyecto. La participación activa de múltiples departamentos y la
colaboración entre líderes funcionales y de proyectos permiten un enfoque integral en la
automatización.

Alineación con Políticas y Valores Organizacionales: El proyecto se alinea perfectamente con

los valores y políticas de la empresa, como la búsqueda de la excelencia en el servicio, la ética y
la transparencia, la igualdad de oportunidades y la protección de datos personales. Estas políticas
brindan un marco sólido para asegurar la implementación ética y exitosa del proyecto.

Capacidad Tecnológica y Desarrollo Continuo: La organización Capgemini, como líder en

tecnología, está bien posicionada para abordar este proyecto de automatización. La habilidad
tecnológica y la capacidad para implementar herramientas como "power automate" y otras
tecnologías subrayan la preparación y experiencia del equipo en la gestión de la transformación
digital.

Aprendizajes y Oportunidades de Crecimiento: El proceso de desarrollo y ejecución del

proyecto ha proporcionado valiosos aprendizajes, como la importancia de mantenerse actualizado
con las tendencias tecnológicas y la necesidad de fomentar una cultura de aprendizaje continuo.
La disposición a asumir retos y explorar territorios desconocidos en busca de mejoras es un
indicativo del compromiso de la organización con la excelencia.

Impacto en la Experiencia del Empleado: La implementación de la automatización no solo

tiene beneficios operativos, sino que también impacta positivamente en la experiencia del
empleado. La agilización de procesos como la activación de credenciales y la solicitud de laptops
contribuye a una incorporación más fluida y satisfactoria de los nuevos empleados.
 Bibliografía

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