25 OBLIGACIONES LABORALES - BENEFICIOS A EMPLEADOS

En las normas locales se denomina obligaciones laborales que el patrono

reconoce de acuerdo a la legislación laboral del país a sus trabajadores o
empleados, quienes pueden reclamarlo cuando cumplan su derecho.
En las secciones para pymes este rubro debe cambiarse por el nombre de
Beneficios a empleados.
La nómina es la fuente de información de la liquidación y pago de todos los
derechos que existen sobre la relación laboral o contractual, entre el empleado y el
patrono, como:
 Sueldos del personal, horas extras diurnas y nocturnas, recargo nocturno,
festivos y dominicales, auxilio de transporte, forman la base del sueldo de-
vengado.
 Deducciones que se liquidan sobre el sueldo del empleado, como la
retención en la fuente, aportes para la protección social (salud, pensiones) y
otras obligaciones que autoricen descontar sobre la nómina, para
determinar el sueldo a pagar mensual o quincenal.
La nómina también sirve de base para calcular los aportes a la seguridad social, y
parafiscales que son una proporción del sueldo de cada mes que se transfiere a
las instituciones:
 Salud, pensión y riegos profesionales para que el empleado pueda
disfrutar de los servicios de salud, protección y una pensión al momento
de retiro.
 Sena, Comfamiliar y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
(ICBF) que se denominan parafiscales y cumplen varios propósitos: para
el trabajador; los servicios en programas de salud, abastecimiento,
capacitación y recreación y para el patrono, el reconocimiento de los
gastos de nómina como deducibles de los ingresos productores de
renta.
Asimismo, las apropiaciones para las prestaciones sociales, que son obligaciones
de carácter laboral, se determinan sobre la base de la nómina, como una
proporción de los valores pagados así:
 Cesantías: una doceava parte del sueldo mensual, que se acumulada
durante todo el año, y se paga a los fondos administradores de cesantías
en los dos primeros meses del año siguiente.
 Intereses sobre cesantías: el 12% anual sobre el valor acumulado a 31 de
diciembre, o también el 1% del valor acumulado cada mes en la cuenta de
cesantías, el cual se paga al trabajador en el mes de enero del siguiente
año.
  Prima de servicios: una doceava parte del sueldo devengado, que se
acumula durante el semestre y se paga en la primera quincena de junio y
de diciembre.
 Vacaciones: una veinticuatroava parte del sueldo y se acumula durante el
año para pagar al empleado que vaya a reemplazar al titular cuando esté
en descanso vacacional. El derecho se pierde si deja de disfrutar durante
un tiempo de tres años una vez cumplido el derecho.

1. MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL

Grupo 25 Obligaciones laborales: comprende el valor de los pasivos a cargo del
ente económico y a favor de los trabajadores, ex trabajadores o beneficiarios,
originados en virtud de normas legales, convenciones de trabajo o pactos
colectivos, como: salarios por pagar, cesantías consolidadas, primas de servicios,
prestaciones extralegales e indemnizaciones laborales.
Obligaciones laborales: son obligaciones laborales aquellas que se originan en
un contrato de trabajo. Se deben reconocer los pasivos a favor de los trabajadores
siempre que:
 Su pago sea exigible o probable.
 Su importe se pueda estimar razonablemente.
BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS (IASB 2009 S28)
Los beneficios de los empleados comprenden todos los tipos de
contraprestaciones que la entidad proporciona a los trabajadores, incluidos
administradores y gerentes, a cambio de sus servicios. Los cuatro tipos de
beneficios a los empleados a los que se hace referencia en esta sección son:
1. Beneficios a corto plazo: Sueldos, salarios, aportes a la seguridad social,
ausencias remuneradas, participaciones en ganancias e incentivos y los
beneficios no monetarios (S28.4). También la prima de servicios, intereses
a las cesantías, aportes a la salud y las cesantías.
2. Beneficios post empleo: Pensión, seguros de vida y asistencia médica
(S28.9).
3. Beneficios a largo plazo: Vacaciones, quinquenios, año sabático,
invalidez (S28.10).
4. Beneficios por terminación: Indemnización por retiro, pensión sanción.

2. SALARIOS
Cuenta 2505 Salarios por pagar: registra el valor a pagar a los trabajadores
originados en una relación laboral como sueldos, salario integral, jornales, horas
extras y recargos, comisiones, viáticos, incapacidades y subsidio de transporte.
Devengado: la nómina es la relación de personal vinculado a la empresa,
mediante contrato de trabajo, donde se acuerdan, la jornada de trabajo, el sueldo,
las funciones, el manual de procedimientos, el reglamento interno de trabajo,
reglamento de seguridad industrial, los cuales servirán de base para liquidar el
valor devengado cada mes, las prestaciones sociales a que tiene derecho
proporcional-mente a cualquier período laborado y para cultivar los principios de
cooperación, seguridad en las labores y la productividad.
La protección integral de salud, pensión y riesgos profesionales del trabajador es
de responsabilidad de cada cual en la proporción que le corresponda, como se
considera para los demás contratos.
3. JORNADA DE TRABAJO
Jornada de trabajo diurno: lo más importante de tener en cuenta en la aplicación
de los recargos diurnos, nocturnos y extra-nocturno sobre la jornada de trabajo, es
definir claramente el horario de trabajo para la empresa, para ubicar la jornada del
trabajador en la siguiente figura de tiempo y saber calcular el trabajo extra y
presentarlo en la nómina de pagos.

La jornada de trabajo diurno se desarrolla en una jornada de ocho horas entre el

horario de 6 AM. hasta las 10 PM., y se paga con el ciento por ciento del sueldo
pactado en el contrato de trabajo, siempre que cumpla con los reglamentos de la
empresa.
Si por alguna razón se trabaja una jornada extra en el mismo horario es
considerada como extra diurna, y debe pagarse al trabajador con un recargo del
25%, en consecuencia, el valor de la hora será del 125%.
Jornada de trabajo nocturna: si el trabajador desarrolla su jornada de trabajo
parte diurna y parte nocturna, por este solo hecho debe pagársele por las horas
laborales después de las 10 PM., un recargo del 35% sobre la jornada ordinaria
(100%) que ya aparece liquidada en la nómina, pero si toda la jornada es nocturna
debe llevar el mismo recargo.
Además, si llegase a trabajar horas extras, estas deben considerarse extra-
nocturnas y pagarse con recargo del 75%, esto es, que el valor de la hora se
pagará con el 175% conforme a la legislación laboral vigente.
Jornada de trabajo festivo diurno: si la jornada festiva diurna se realiza entre las
6 AM hasta las 10 PM., constituye festivo diurno.

La jornada dominical o festiva diurna son las primeras 8 horas después de la 6 AM

y se pagan con el 100% y el recargo festivo del 75%. Las horas extras diurnas en
días festivos se pagan con el 100% con recargo del 100% (25% por ser diurnas y
el 75% por ser festiva).
En otras palabras, el valor del trabajo dominical o festivo tiene que remunerarse
con el 175% del valor de la jornada ordinaria porque ya aparece en la nómina un
ciento por ciento por el derecho al descanso remunerado. Esto se considera como
un castigo a un mayor valor de los costos, por trabajar en jornadas fuera de lo
normal. Si, además, el trabajador trabaja horas extras diurnas festivas, debe
remunerarse con el recargo del 25% del valor de la jornada ordinaria festiva, esto
es con el 200%.
Jornada de trabajo festiva nocturna: el mismo tratamiento se utiliza con la
jornada nocturna festiva, que en su estado normal tiene un recargo equivalente al
35% y por el hecho de ser festiva o dominical nocturno tiene el recargo del 75%,
esto es 110%.
Jornada festiva nocturna son las primeras 8 horas y se pagan al 100% con recargo
festivo del 75% y el recargo nocturno del 35%, el resto de la jornada festiva es
extranocturna festiva que se paga con el 100% el recargo del 75% por ser festivo y
el recargo extra nocturno del 75%, esto es con el 150%.
4. NOMINA
Clases de nómina: depende del objeto social de la empresa, puede tener nómina
del personal administrativo, personal de ventas y del personal de fábrica. Los
contratos de servicios personales no se pueden asimilar a contratos de trabajo y
por consiguiente no se incluyen en la nómina.
Criterios para elaborar la nómina: el personal responsable de elaborar la
nómina de los trabajadores debe tener en cuenta los siguientes elementos:
 Los contratos de trabajo escritos.
 Nombres y apellidos de los empleados o trabajadores tomados de las hojas
de vida.
 Cargo, según la última designación.
 Días trabajados.
 Trabajo suplementario en horas extras diurnas, nocturnas y trabajo en
jornada nocturna.
 Trabajado en días dominicales y festivos, los cuales se toman de las
tarjetas de control de personal o por relación de la oficina de personal.
 Auxilio de transporte.
 Gastos de representación permanentes.
 Permisos no remunerados, licencias y sanciones.
 Autorizaciones del empleado para descontar por nómina mensual tales
como: cooperativas, sindicatos, juzgados, bancos, etc.
 Definir la jornada de trabajo en el contrato de trabajo: diurna o nocturna.
 Sueldo básico o asignación mensual.
 Inscripción en empresas de seguridad social, salud (EPS).
 Inscripción en las administradoras de riesgos profesionales ARP.
 Inscripción en las empresas administradoras de cesantías y/o pensiones.
 Deducciones legales sobre la nómina: aportes del trabajador a la seguridad
social, retención en la fuente.
 Aportes patronales sobre la nómina, para la seguridad social: salud, riesgos
profesionales y pensiones.
  Aportes parafiscales del patrono para: subsidio familiar, Sena y el Instituto
de Bienestar Familiar.
 Apropiaciones del patrono para prestaciones sociales, cesantías, intereses,
primas de servicio y vacaciones.
Otras deducciones de nómina: entre las deducciones más comunes que se
hacen en la nómina están las cuotas a las cooperativas autorizadas por la ley, a
bancos por los pagarés, a sindicatos, asociaciones, embargos judiciales, cuotas
alimenticias y préstamos a empleados autorizados por la Oficina del Trabajo y
Seguridad Social.

PRINCIPALES OBLIGACIONES EN MATERIA LABORAL

Primer momento (antes de contratar) en esta parte haremos referencia a todos
esos preparativos que una organización debe desarrollar para proceder con la
contratación de personal. Las principales obligaciones a tener en cuenta son tres
1. Afiliar la empresa a una administradora de riesgos laborales (ejemplo:
Colpatria, SURA, colmena, aurora SA, positiva, etc. Una vez sea
aceptada la afiliación de la organización por la ARL escogida esta
misma podrá proceder con la afiliación de sus colaboradores) y caja de
compensación familiar.

2. Desarrollar gestión administrativa interna (nos referimos a la

documentación de descripción de cargos, la definición de perfiles y la
definición de condiciones contractuales las cuales hace referencia a
salarios, horario, beneficios extralegales y lugares de trabajo)

3. Registrar vacantes (el ministerio de trabajo ha anunciado a los

empleadores que registrar sus vacantes a través de las diferentes
entidades prestadoras de servicio autorizadas como lo son el SENA,
las alcaldías, las gobernaciones y los prestadores públicos y privados
de empleo)
Segundo momento (al momento de contratar) las obligaciones laborales son
1. Afiliar al colaborador al sistema general de la seguridad social (es decir
hay que tramitar una afiliación a la entidad promotora de salud EPS,
también se debe tramitar una afiliación a la caja de compensación
familiar, a la administradora de riesgos laborales ARL y a la
administradora del fondo de pensiones)

2. Entregar los equipos y ofrecer preparación de iniciar el desarrollo de las

labores en el puesto de trabajo normalmente nos referimos al programa de
 inducción, se les sugiere a las organizaciones crear una carpeta por cada
colaborador en la cual reposa los documentos copia de la afiliación al
sistema integral de seguridad social y las actas de entrega de los
equipos, herramientas y evidencias de ese desarrollo del programa de
inducción.
Tercer momento (durante la relación laboral) en esta parte se hace referencia a
las principales obligaciones laborales que debe cumplir la organización con sus
colaboradores durante la vigencia del contrato laboral
1. Pagar salarios y servicios extralegales (hace referencia al pago de la
nómina y los beneficios extralegales de cada trabajador en los días
pactados)

2. Pagar la seguridad social y los parafiscales mensualmente

3. Pagar recargos por trabajos extras (las organizaciones deben llevar

planilla en las que se lleve control de horas extras las cuales no
pueden superar las dos horas diarias o 12 semanales como máximo)

4. Aplicar los descuentos y retenciones de la ley

5. Pagar prestaciones sociales (cesantías e intereses, prima de servicios,

se debe entregar calzado y vestido lo que se conoce en Colombia
como dotación, y el pago de auxilio de transporte para que los
colaboradores que deben en menos de dos salarios mínimos legales
vigentes)

6. Entregar desprendibles de nómina o comprobantes de pago (según la

periodicidad del pago de la empresa el trabajador debe recibir un
soporte en el que se especifique lo ganado dentro de su jornada de
trabajo y lo que se le descuenta teniendo claro cuáles son los
descuentos autorizados por ley)

7. Entregar certificados e ingresos de retenciones anualmente

8. Programar vacaciones del personal de la compañía (teniendo claro que se

dan 6 días anuales de descanso y lo demás se puede compensar en
dinero)

9. Desarrollar jornadas de trabajo de 48 horas semanales

10. Programar por lo menos 2 horas semanales por capacitación como mínimo
 11. Divulgar y publicar el reglamento interno de trabajo

12. Aplicar la norma de la ley acoso laboral (que eso incluye o implica
creación de comité de convivencia laboral, inclusión del
procedimiento en el reglamento interno de trabajo, desarrollo de un
plan de capacitaciones e inversión en entrenamiento para todos los
miembros que hagan parte del comité de convivencia laboral)

13. Gestionar el sistema de seguridad y salud en el trabajo (lo que implica la

conformación de un comité paritario de seguridad y salud en el
trabajo, la documentación del reglamento de higiene y seguridad
industrial, la elaboración y documentación de un manual y políticas de
gestión de seguridad y salud, la asignación de un presupuesto, la
elaboración de una matriz de riesgo, la definición de unos indicadores
de gestión y por último la documentación de un plan de emergencia)

14. Elaborar exámenes médicos de ingresos, periódicos, ocupacionales y

epidemiológicos anualmente a todos los empleados.
Cuarto momento (al momento de terminar la relación laboral) en esta etapa
las principales obligaciones laborales son
1. Hacer trámite de autorizaciones de despido ante el ministerio de trabajo

2. La entrega de documentos soportes de la terminación de la relación laboral

(certificación laboral, carta autorizando el retiro de las cesantías,
orden de examen médico de retiro, liquidación y constancias de pago
de cotizaciones al sistema de seguridad social y portes parafiscales)