Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan

entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la
administración

En teoría, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de Información

Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de
procesamiento de las computadoras.

Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que

transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de
acuerdo con los estilos y características de los administradores.

Antecedentes.

Sin pretender hacer un análisis exhaustivo de las teorías de administración (materia propia de otros
ramos), es necesario observar algunos hitos importantes que han influído en el acercamiento al término:
"informática" y su importante relación con las organizaciones.

Es fácil imaginar que en las primeras empresas, aquellas llevadas a cabo por nuestros ancestros
prehistóricos, simplemente se lanzaban en pos de un objetivo (posiblemente una pieza de cacería que
les diera de comer) de la misma manera que funcionan las manadas de animales salvajes: todos al
ataque en forma instintiva. En esos muy primitivos tiempos, el éxito o fracaso de las empresas se
medían directamente según la sobrevivencia o muerte de la tribu.

Con los primeros atisbos de inteligencia, ellos deben haber descubierto que era una muy buena idea
seleccionar a los mejores cazadores y enviarlos a ellos a cazar, mientras que los miembros restantes de
la tribu se dedicaban a otras labores. Se descubrió entonces que era necesario tomar algunas decisiones
(¿cuánto cazar?; ¿dónde hacerlo?) y que para ello se necesitaba información (a cuántos debemos
alimentar, dónde está la tribu); sin embargo, en una tribu de tamaño reducido, era relativamente fácil
poder manejar esos datos. Al igual que con los ancestros menos iluminados, la medición del éxito o
fracaso en la gestión tribal, se hacía en función de la sobrevivencia.

Un importante problema surgió cuando la tribu alcanzó un tamaño tal, que ya no era tan claro, para
quienes tomaban las decisiones, cuántos eran los miembros, a quiénes se les dio de comer (y quiénes
faltan). En ese momento, la necesidad, actuó como madre de la inventiva y generó los medios
necesarios para poder mantener actualizada esta información. Desde los "nudos" incáicos hasta los
papiros egipcios, cumplieron la misma función. La idea era contar y si se llevaba bien la cuenta, entonces
se tenia cierta certeza respecto del éxito de la empresa que se emprendiera... Desde cuidar ovejas hasta
construir pirámides o imperios. Dependiendo de la empresa, se necesitaría de más o menos
"contadores" que asegurarán que todo estaba bien.

Esto debe haber funcionado bien por varios siglos, hasta que las empresas crecieron tanto que ya no
bastaba con los medios antes indicados. La segunda guerra mundial marcó el inicio de la era de las
empresas multinacionales (los "aliados" son la primera gran empresa multinacional), donde la
distribución de los recursos -la mayoría de las veces escasos- a distintas partes del mundo, era la clave
fundamental para presumir el éxito o fracaso de la misión. En este estado de las cosas, fue necesario
sistematizar a fondo el proceso de control de recursos y con ello se definieron una serie de tareas
repetitivas que eran necesarias para mantener este control.

Es en este momento en que queda claro que una empresa no sobrevive sólo en función de su producto
o servicio, sino que tanto la supervivencia como el éxito de la empresa depende en buena parte del
soporte administrativo de la organización. Surge entonces la sección "Administración y Finanzas", que
en muchas organizaciones consume casi el 60% de los recursos que se han invertido en la empresa. Y no
es raro que a la hora de aumentar la inversión, sea esta área la que obtiene los mayores recursos.

Características.

Los sistemas de información gerencial (MIS, por su sigla en inglés) son un método organizado para
recopilar información sobre las operaciones de una empresa y tomar una decisión gerencial estratégica.
Desarrollar características de buena calidad para recopilar información es fundamental para tomar
decisiones gerenciales sólidas.

Se obtiene por lo que se paga

La información debe ser relevante para la toma de decisiones estratégicas que la compañía se encuentre
revisando en ese momento. Debido a que las compañías suelen revisar varias oportunidades de negocio
al mismo tiempo, evitar que la información carezca de relación con la decisión es esencial.

Los MIS deben ser acertados y evitar incluir estimados o gastos probables. Basar decisiones en
estimados puede llevar a excesos de gastos o bajas ganancias de futuras operaciones.

Muchas decisiones de gerencia son basadas en información de un cierto periodo de tiempo, tal como los
informes anuales o trimestrales. La información obtenida fuera del marco de tiempo en que es
realmente necesaria puede distorsionar la información y llevar a una decisión poco informada.
Los sistemas de información gerencial deberían asemejarse a un triángulo invertido. Las etapas
tempranas de la recopilación de la información deberían ser exhaustivas incluyendo todos los tipos de
información con los que cuenta la empresa. La gerencia delimita el proceso de toma de decisiones, la
información es refinada hasta incluir sólo las piezas más relevantes.

Los MIS deben dar lo que se espera por la inversión, ahorrar tiempo y ser un sistema de recopilación de
la información eficiente. La mayoría de estos sistemas se desarrollan internamente, creando costos que
no pueden ser transferidos a los clientes.

uso DE UN S. I. G.

Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un sistema de información
gerencial que produzca información integrada y completa

Sin embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el compromiso de desarrollar esta tarea,
se puede realizar una función importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades.

Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse cambios
marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos y la puntualidad de las fechas de
informacion.

Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma de
decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en
el medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la
disponibilidad de los recursos.

Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez más información para poder realizar
decisiones acertadas.

Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica

adecuada. La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas
de información se conviertan en elementos de importancia en la organización.

Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la información se refiere; los computadores

están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las organizaciones más diversas
Por ello debe dársele a la tecnología de cómputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que
merecen para ayudar en forma fructífera, la integración efectiva del análisis y la intuición; en vez de
considerarlo simplemente como una forma o manera de reducir los costos

Aplicaciones Típicas

Logrado el primer acercamiento de la computación a las empresas, rápidamente se empezó a ganar

terreno dentro de la organización. Y el primer interesado en utilizar nuevas tecnologías, fueron los
responsables de la administración y las finanzas... Y los proyectos en los que mayor disponibilidad había
para invertir eran los de estas unidades.

Administración y Finanzas es, como se dijo, la unidad "regalona" de la mayoría de las organizaciones
(mal que mal, ahi también están los gerentes). Tanto así, que muchas de las organizaciones sólo
empezaron a considerar el uso de la computación, como herramienta de apoyo a estas unidades.

De esta forma, surgieron las aplicaciones típicas, que hasta el día de hoy, siguen liderando, con mucha
ventaja, el rating de los desarrollos más habituales:

Contabilidad: Control de Recursos (La Reina de las Aplicaciones)

Presupuestos: Previsiones respecto del movimiento de recursos

Activo Fijo / Inventario: Control de asignación y uso de aquellos recursos de mayor valía ($)

Conciliación Bancaria: Conciliación entre lo indicado en Contabilidad y los Bancos.

Sueldos / Remuneraciones: Definición de mecanismos de pago a los empleados (básicamente es una

gran "calculadora" y un registro histórico de información... Su dificultad radica en la forma que toman
los cálculos)

Personal: Mantención de toda la información de las personas que trabajan o prestan servicios. (Debiera
ser la base de información para Sueldos)

Adquisiciones / Proveedores: El proceso de evaluación de alternativas para la adquisición de insumos.

(Debiera estar muy vinculado o ser parte del sistema de Contabilidad)

Bodega / Inventario: El control de todos los insumos que han sido adquiridos, mientras aún no son
asignados a una actividad específica.
Ventas / Clientes: El control de los clientes y de los productos que se les han vendido o servicios que se
les han prestado.

Es interesante notar que en esta lista se dejó, conscientemente, al final el sistema de Ventas y/o Control
de Clientes. Esto es, paradójicamente, lo que ocurre en gran cantidad de empresas que si bien han dado
gran importancia a todo el proceso de inversión y gasto de recursos, no dan la misma importancia a los
procesos de venta.

Lo anterior se debe a la creencia (muchas veces errónea) de que los procesos de salida (compras y
sueldos) son perfectamente presupuestables, mientras que los de entrada, dependerán de una serie de
factores más allá del control de la empresa. Por otra parte, influye mucho el que se haya llegado a un
nivel de estandarización en los procesos de salida, principalmente por el interés del Estado (en todos los
países) de establecer principios de control estándares para el cobro de los impuestos.

Se ha dicho antes y se repetirá después, pero al ser uno de los aspectos más importantes de los SI,
nunca será excesivo: Cualquier Sistema puede ser realizado si se cuentan con recursos infinitos (Tiempo
y $).

Otro punto muy reiterado es que los SI están directamente ligados a los procesos de toma de decisiones
de las organizaciones. La decisión de implementar un SI de determinada forma (al presentimiento del
ejecutivo, de forma manual, utilizando herramientas computacionales estandares, desarrollo de
sistemas propios) dependerá, en definitiva, del nivel de importancia que la organización asigne a la
información.

Evolución de los Sistemas de Información Gerencial.

Lo que hoy conocemos como Sistema de Información Gerencial ha ido evolucionando con el transcurso
del tiempo, en una primera instancia los canales de comunicación eran informales en estructura y
utilización, sin embargo, con la aparición y el uso en masas de la informática, se transformaron en
Sistemas de Procesamiento Electrónico de Datos, posteriormente dieron lugar al concepto de Sistema
de Información Basado en Computadoras que se popularizó como Sistema de Información Gerencial.

Los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, ya que las empresas manejan
grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar
información relevante para tomar diferentes cursos de acción. Los SIG actualmente son conocidos como
Business intelligent (Inteligencia de negocios), esto es debido a que influyen la toma de decisiones,
debido a que los SIG forman parte de las estrategias corporativas, ya que la comunicación e información
son de gran valor en las organizaciones, por que representan poder.

Con los avances tanto en el hardware como en el software, se ha dado lugar a otro sistema de
información, el denominado Sistema de Soporte a las decisiones, el mismo es un sistema de acceso
directo para el usuario y permite a los gerentes manipular datos y crear modelos con el propósito de
ayudarles a tomar decisiones no estructuradas.

Hoy en día todas las organizaciones cuentan con un sistema formal de información, el cual se basa en la
informática; aunque también existe un sistema informal de información el que por ser informal tampoco
deja de ser relevante.

Por definición se entiende como Sistema de Información Gerencial al método de poner a disposición de
los gerentes la información confiable y oportuna que se necesite para facilitar el proceso de toma de
decisiones y permitir que las funciones de planeación, control y operaciones se realicen eficazmente en
la organización.

Todas las funciones gerenciales; planeación, organización, dirección y control son necesarias para un
buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la planeación y el control son
necesarios los Sistemas de Información Gerencial.

Los SIG no solamente están destinados a proporcionar información, sino también capacidades de
comunicación electrónicas, análisis de datos y organización (Watson et al.,1991), de manera tal que
favorezca el proceso de toma de decisiones. Las redes y los nuevos enfoques para almacenar y acceder
datos hoy en día han madurado, permitiéndose de manera sencilla el uso compartido de los datos y el
procesamiento rápido de los mismos debido al poder de cómputo alcanzado y la visualización en
formatos gráficos en formas fáciles de entender. Los SIG actuales deben permitir que la información
pueda ser tabulada y copiada o exportada hacia otras herramientas que favorezcan el análisis de los
datos, dando más posibilidades tanto a los directivos como a los empleados que se encuentran
distanciados del máximo nivel de dirección (Laudon y Laudon, 1996). Quedaría entonces garantizar que
el dato que se registra esté lo más cercano posible al tiempo real en que se ejecutan los procesos.

En resumen, los SIG ayudan a los directivos y empleados con problemas estructurados que ocurren
generalmente a nivel táctico y le proporcionan datos de fuentes internas y externas, así como un
entorno generalizado de computación y de comunicaciones que puede ser aplicado a un conjunto
diverso de problemas. Ayudan a hacer pronósticos de tendencias e identifican oportunidades, al mismo
tiempo que ayudan a detectar problemas en la ejecución de los procesos establecidos. Facilitan el
seguimiento del desempeño organizacional e incrementan el control de los diferentes niveles de
dirección para apoyar que la toma de decisiones sea coordinada.

El Sistema de Información Gerencial se entiende como un sistema integrado usuario

– maquina, para proveer información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de
toma de decisión en una empresa. El sistema utiliza equipos de computación y software, procedimientos
manuales, modelos para el Análisis, la planeación, el control y la toma decisión y además una base de
datos.

De esta definición se deduce que la finalidad de un Sistema de Información Gerencial es la de

suministrar a los gerentes la información adecuada en el momento oportuno.