Uso P6259

RRHH 4.0
Índice

Índice
Glosario
Introducción
Roles
Manual de Usuario
Acceso a la aplicación
Gestión de Usuarios
Pantalla principal
Creación de usuarios
Errores
Baja de usuario
Edición de usuario
Exportar resultado de búsqueda
Gestión de peticiones
Crear petición
Identificación:
Descripción de la petición:
Datos específicos:
Adjuntar ficheros:
Notificaciones:
Confirmación:
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 Gestión de mis peticiones
Editar petición
Borrar petición
Ver petición
Crear aclaración
Panel de seguimiento
Ver petición
Editar petición
Crear Comentario
Crear aclaración
Pasar a En Curso
Rechazar y Cerrar
Resolver y Cerrar
Solicitar autorización
Informar petición
Autorizar petición
Subir Documentación a Ártica
Administración General
Grupos de soporte
Roles
Empresas
Notificaciones
Estados
Catálogo de peticiones

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 Acciones
Puestos
Convenios
Informes
Preguntas Frecuentes

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Glosario
A continuación, se debe describir la terminología, acrónimos y abreviaturas utilizados en el
presente documento para que puedan ser conocidos por los lectores:

一 BBDD: Base de Datos.

一 Scroll: Barra de desplazamiento en la pantalla.
一 Popup: Ventana flotante que se superpone a la pantalla principal y que no puede
ocultarse hasta que se cierra.
一 FAQ: Frequently Asked Questions (Preguntas Frecuentes).

El presente documento servirá como manual de usuario, con el fin de formar a nuevas
incorporaciones y como referencia para la resolución de dudas e incidencias sobre el
funcionamiento de la solución.

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Introducción
El propósito del Proyecto es avanzar en la excelencia de EULEN con el objetivo de mejorar la
eficiencia y trazabilidad de la comunicación y gestión entre RRHH y Negocio. Lograr que la
compañía se conozca mejor a sí misma a través de un análisis objetivo, riguroso y
estructurado de su funcionamiento y, como consecuencia, logre mejorar una mejor gestión.

El Proyecto está orientado a realizar la gestión de peticiones entre RRHH y negocio de manera
rápida, eficiente y que se consiga tener una trazabilidad clara del ciclo de la petición.

Las necesidades son las siguientes:

一 Datos fiables y gestión documental y normativa más sencilla: la compañía necesita

que los datos almacenados en el sistema sean fiables para los posteriores cálculos y
generación de informes que se hagan con ellos.
一 Mejora escalabilidad, rendimiento y mantenimiento: aumento del rendimiento y la
escalabilidad del sistema respecto al actual piloto basado en hojas excel.
一 Autonomía en la mejora: se requiere que la compañía tenga autonomía para realizar
mejoras sobre la solución propuesta.
Los objetivos son las siguientes:

一 Robustez: la compañía necesita una aplicación robusta que asegure la calidad del
dato para su posterior explotación.
一 Transparencia: la solución resultante debe ser transparente para el usuario que deba
rellenar los formularios a informar.
一 Mejora de resultados: mejora en la calidad de los resultados de los informes gracias a
la calidad del dato almacenado.
一 Prestigio e imagen corporativa: el objetivo final del proyecto es tener una
herramienta nueva que asegure la correcta gestión de peticiones realizadas a RRHH y
esto redunde en un mayor prestigio e imagen para la compañía.

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Roles
Rol/Caso de Uso Descripción

Administrador Realiza tareas de administración y mantenimiento de tablas “maestras”.

Acceso a la Permite al usuario acceder a la aplicación.

aplicación

● Permite listar todos los usuarios que hay en la aplicación y que no

estén dados de baja.
● Permite buscar en la lista por nombre.
● Permite filtrar la lista por zonas, ámbitos, provincias, actividad,
puesto y roles.
Administración de
● Permite crear nuevos usuarios en la aplicación asignándoles los
usuarios
roles y, si asignarle, zonas, ámbitos, provincias, puesto,
actividades que tiene el usuario.
● Permite editar los roles, zonas, ámbitos, provincias, puesto y
actividad de un usuario existente.
● Permite dar de baja a un usuario.

● Permite crear peticiones

● Permite realizar búsquedas entre sus propias peticiones.
Gestión de Peticiones
● Puede visualizar sus peticiones asi como realizar acciones en
función del estado de la petición.

Panel de seguimiento

Gestión de auditorías

Indicadores de
rendimiento

● Puede ver, eliminar y crear grupos de soporte. Así como

exportarlos a excel.
Administración
● Puede modificar los permisos de los roles del sistema.
general
● Ver listado de empresas junto con su zona, ámbito, región y
provincia

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Manual de Usuario
Este apartado incluye una descripción sobre la funcionalidad y el uso de la solución, desde el
punto de vista del usuario, describiendo cada una de las pantallas y su funcionamiento
(evitando tecnicismos: cualquier detalle técnico sin interés para el usuario de la aplicación).

Es conveniente, hacer una introducción sobre la funcionalidad o proceso/s de negocio ofrece

dicha solución (si fuera necesario, se pueden utilizar Diagramas UML para su explicación).

一 Ejemplo de Proceso de Negocio: “Registro, Asignación y Resolución de Solicitudes”. Se

recomienda describir dicho proceso mediante un Diagrama de Actividad y/o
Secuencia de UML (o incluir un enlace al mismo).
一 Otro Proceso de Negocio involucrado, la solución puede dar soporte total o parcial al
mismo. En cualquier caso, hay que describir dicho proceso de negocio “completo”.

Acceso a la aplicación
Al acceder a la URL de la aplicación se mostrará la pantalla inicial, con la opción de iniciar
sesión.

Al presionar sobre el botón de Iniciar sesión, aparece una ventana emergente con el
formulario de inicio de sesión, es el de Google, la funcionalidad de acceso es similar al acceso
de Gmail.

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Solo podrán acceder a la aplicación usuarios con cuenta del dominio eulen.com que estén
dadas de alta en la aplicación.

Al acceder de forma correcta a la aplicación, se te muestra el menú con todas las opciones a
la que puedes acceder.

9
Para cerrar sesión, hay que presionar sobre el botón de “Cerrar sesión”, y automáticamente
se realiza el cierre de la aplicación y te envía a la pantalla inicial.

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Gestión de Usuarios
Desde el menú de la web, podremos acceder a la sección de Gestión de Usuarios. Para ello es
necesario haber accedido a la aplicación y que el rol de nuestro usuario tenga permisos sobre
el menú de gestión de usuarios.

Pantalla principal
Al acceder desde el menú, se mostrará la pantalla con los filtros de búsqueda y la tabla de
resultados de la búsqueda, inicialmente con todos los usuarios.

Se permitirá buscar por los campos:

● Activo / inactivo
● Email
● Dni
● Apellido

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Pulsando sobre el botón “Más filtros” se podrán buscar usuarios por más valores:

● Empresa
● Es Flexiplan?
● Actividades.
● Líneas de venta
● Rol
● Perfil
● Zona: para empresas diferentes de Flexiplan.
● Ámbito: para empresas diferentes de Flexiplan.
● Región: para la empresa Flexiplan.
● Provincia
● Fecha alta inicio
● Fecha alta fin

Al pulsar sobre el botón buscar mostrará los resultados en la tabla que aparece debajo de los
filtros de búsqueda:

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Ordenación de las columnas, al presionar sobre la columna se realiza la ordenación del
contenido.

Por cada registro se mostrarán las acciones que se pueden realizar, editar y eliminar (baja
lógica).

Creación de usuarios
Una vez en la pantalla de Gestión de Usuarios, aparecerá una lista con todos los usuarios que
hay y que no están dados de baja en la aplicación. Si el usuario que ha iniciado sesión es
administrador, podrá ver un botón que dice “Crear usuario”. Tras hacer clic, se abrirá la
interfaz para dar de alta un nuevo usuario:

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Los campos para poder crear un nuevo usuario son:

● Email: correo del dominio eulen.com del usuario.

● Nombre: nombre del nuevo usuario.
● Apellidos: apellidos del usuario.
● Rol: rol del usuario. Desplegable con todos los roles que están dados de alta en la
aplicación.
● Perfil: perfil de usuario, a seleccionar entre los perfiles dados de alta en el sistema.
● Tipo de Solicitante.
● Empresa: empresa a la que pertenece el usuario. Si se selecciona Flexiplan nos
permitirá seleccionar los campos “Región” y “Provincia”, en el caso de seleccionar
una empresa diferente a Flexiplan nos aparecerán los campos “Zona”, “Ámbito” Y
“Provincia”.
● Actividad / Departamento: al hacer clic en este campo, se nos abrirá un menú
desplegable en el que podremos seleccionar una o más actividades o departamentos
para este usuario.
● Líneas de venta: en función de las actividades seleccionadas la aplicación nos
mostrará las líneas de venta para las actividades que se han asignado al usuario. En el
caso de haber seleccionado un departamento nos aparecerá la línea de venta “Sin
líneas de venta”.
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 ● Zona: al hacer clic en este campo, se nos abrirá un menú desplegable en el que
podremos seleccionar una o más zonas para este usuario. Solo para empresas no
Flexiplan.
● Ámbito: al hacer clic en este campo, se nos abrirá un menú desplegable en el que
podremos seleccionar un o más ámbitos para este usuario. Las opciones de este menú
cambiarán dependiendo de las zonas seleccionadas. Solo para empresas no Flexiplan.
● Región: nos permitirá seleccionar las regiones del usuario. Solo para empresas
Flexiplan.
● Provincia: al hacer clic en este campo, se nos abrirá un menú desplegable en el que
podremos seleccionar una o más provincias para este usuario. Las opciones de este
menú cambiarán dependiendo de los ámbitos, regiones y las zonas seleccionadas.

● Informe Data Studio: al hacer clic en este campo, se nos abrirá un desplegable en el
que se seleccionará el informe de datastudio al que el usuario tiene acceso. Puede no
seleccionar ningún informe.

En el caso de seleccionar

Una vez que todos los campos estén rellenos, le daremos al botón “Aceptar” y si todo está
correcto, se dará de alta el usuario en el sistema.

Errores
Los posibles errores a la hora de crear un usuario son los siguientes:

● Falta algún campo obligatorio en el formulario. En este caso, todos los campos son
obligatorios y se mostrará un error debajo de cada campo si falta alguno de ellos.

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 ● El emal ya existe en el sistema: ya hay un usuario con el mismo correo dado de alta
en el sistema. En este caso, se muestra una ventana de advertencia:

Baja de usuario

Al presionar sobre la acción eliminar sobre el registro deseado, se mostrará un mensaje de

confirmación.

Al presionar sobre cancelar se cierra el modal y no realiza la baja.

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Al presionar aceptar se realiza la baja lógica.

Auditoría de usuario

Al presionar sobre la acción auditoría sobre el registro deseado, nos llevará a la pantalla de
auditoría con el filtro de email cargado con el del usuario seleccionado.

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Edición de usuario

Al presionar sobre la acción editar usuario se mostrará una pantalla con todos los datos de
usuario para que se puedan modificar, a excepción del email y el dni:

También se puede acceder a la auditoría de ese usuario clicando el botón de auditoría.

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Exportar resultado de búsqueda
La aplicación permite exportar a fichero excel el resultado de una búsqueda que ha sido
realizada por el usuario.

Desde el botón “Exportar” se abrirá un a nueva ventana con una hoja de cálculo de Google
con el resultado de la búsqueda:

Auditoría de usuarios
La aplicación permite visualizar el histórico de las auditorías de usuarios pudiendo filtrar por
email del actor o el afectado, la acción y la fecha desde y hasta.

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Se puede ver el detalle de las observaciones pulsando el botón de visualizar

20
Gestión de peticiones

Crear petición
Desde el menú principal se accede al submenú de Gestión de peticiones, y dentro de este
menú a la funcionalidad de Crear petición.

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Desde aquí se pueden crear los diferentes tipos de peticiones que da soporte la aplicación y
para ello el proceso de alta se ha dividido en varios pasos:

Identificación:
Pantalla con los datos iniciales de la petición, esta se ha dividido en varias secciones con
datos relacionados entre ellos:

● Datos Destino: en esta sección se rellenan los siguientes campos:

○ Área de Destino: área a la que se dirige la petición, combo con las opciones
“RRHH” y “PRL”

○ Tipo de Petición: muestra un desplegable con los diferentes tipos de

peticiones que se pueden dar de alta en función del área de destino
seleccionada.

● Datos básicos Peticionario: en esta sección se rellenan los siguientes campos:

○ líneas de Venta: permite seleccionar de entre las líneas de venta del usuario
sobre cual se realiza la petición.

○ Actividades / Departamentos: permite seleccionar de entre las actividades

del usuario sobre cual se realiza la petición.

○ Empresa: desplegable para seleccionar la empresa sobre la que se realiza la

petición. Las empresas se cargan en función de las líneas de venta.

○ Provincias: desplegable para seleccionar la provincia sobre las que tiene

acceso el usuario que da de alta la petición.

○ Ámbitos: desplegable para seleccionar el ámbito sobre el que tiene acceso el

usuario que da de alta la petición. Solo si el usuario no es de la empresa
Flexiplan.

○ Zonas: desplegable para seleccionar la zona sobre las que tiene acceso el
usuario que da de alta la petición. Solo si el usuario no es de la empresa
Flexiplan.

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 ○ Regiones: desplegable para seleccionar la región sobre las que tiene acceso el
usuario que da de alta la petición. Solo si el usuario es de la empresa
Flexiplan.

○ ¿Tiene cliente afectado?: se marca si la petición tiene algún cliente

afectado. Al marcar esta sección se permite rellenar los siguientes campos
con los datos del trabajador afectado.

■ DNI/NIE Trabajador Afectado

■ Nombre trabajador afectado

■ Apellidos del trabajador afectado

■ Email trabajador afectado

Si es una petición de tipo “Automatismo” el campo ¿Tiene cliente

afectado? se marcará de forma automática y será obligatorio rellenar los
datos del trabajador afectado.

○ Cliente / Proyecto: campo libre para introducir el cliente o proyecto.

○ Denominación del servicio: campo libre para introducir el cliente o proyecto.

○ Convenio colectivo: campo no obligatorio para seleccionar el convenio. Este

combo se cargará en función de la provincia y la actividad.

● Otros datos: en esta sección se rellenan los siguientes campos:

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 ○ Urgencia: permite seleccionar de una lista desplegable la urgencia de la
petición.

○ Grupo de soporte: combo para seleccionar el grupo de soporte que atenderá

la petición

○ Destinatario de la solicitud: desplegable para seleccionar el correo

electrónico del técnico destinatario de la solicitud.

Al rellenar el formulario el sistema permite almacenar la petición como borrador, para poder
continuar con el alta en otro momento o ir a la siguiente se paso para continuar con el alta de
la petición

Descripción de la petición:
En esta sección es en la que se describen los detalles de la propia petición. Para ello el
usuario dispone de un campo de texto libre para incluir todos los detalles que cree necesarios
de la petición que está realizando.

En este paso y en función del tipo de petición se tiene que rellenar los datos de efectividad,
estos datos pueden ser:

● Fecha simple: una única fecha que rellena el usuario.

● Rango de fechas: rango fecha desde, fecha hasta

● Sin datos de efectividad: algunas peticiones no tienen datos de efectividad

asociados.

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Datos específicos:
Sección dinámica que muestra, en función del tipo de petición, datos exclusivos de esa
petición que tienen que ser cumplimentados.

De esta forma y en función del tipo de petición que se está dando de alta puede no tener
datos específicos, con lo que el paso aparecerá en blanco o puede tener varios campos a
rellenar.

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Adjuntar ficheros:
Paso para poder adjuntar ficheros a la petición. La aplicación permite adjuntar un máximo de
5 ficheros, de 15 MB cada uno.

Mediante en botón “Buscar”, se seleccionan los ficheros que se quieren asignar a la petición y
una vez seleccionados se tiene que subir pulsando el botón “subir adjuntos”

Una vez subidos se pueden descargar para poder verlos o eliminarlos de la petición:

Notificaciones:
En este paso se informa al usuario de que personas serán notificadas al dar de alta la
petición. Las personas a notificar se obtienen en función del grupo de soporte y de los
notificadores que tengan configurados en función del tipo de petición.

En este paso se permite al usuario añadir más correos para que también puedan ser
notificados. Se podrán añadir más destinatarios de las notificaciones siempre que el correo
esté dado de alta en la aplicación. Hasta un máximo de 3 emails.

26
Confirmación:
Último paso del alta de una petición. En esta pantalla se muestra un resumen de la petición
que se está dando de alta:

27
En este paso se puede almacenar la petición en estado borrador, para posteriormente,
terminar de dar de alta la petición. O se puede enviar, con lo que pasará a estado “Pendiente
de validación” y el usuario ya no podrá modificar ningún dato de la petición.

En el caso de que el flujo de la petición que se está dando de alta es un automatismo, al

pulsar en enviar, se generará el pdf de la resolución asociado al tipo de petición seleccionada,
se enviará al email del trabajador afectado y se cerrará la petición

En el caso de que se haya accedido en modo visualización y el usuario logueado tenga

permisos de auditoría aparecerá un botón para poder acceder al listado de auditorías. Solo
aparecerán las acciones realizadas sobre la misma petición.

Gestión de mis peticiones

Desde el menú principal se accede al submenú de Gestión de peticiones, y dentro de este
menú a la funcionalidad de Gestión de mis peticiones.

En esta sección se muestra un listado de las peticiones que ha realizado el usuario, junto con
unos filtros para poder realizar búsquedas entre las peticiones que ha dado de alta en el
sistema.

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Los filtros por lo que se permite buscar son:

● ID Petición

● Año

● Area Destino

● Tipo de Petición

● Estado

● Email destinatario

Al pulsar sobre el botón “Más filtros”: se puede buscar por:

● Actividades

● Líneas de venta

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 ● Urgencia

● Nombre Destinatario

● Apellido Destinatario

● Fecha alta inicio

● Fecha alta fin

Al pulsar en “Buscar” muestra los resultados de la búsqueda en la tabla que se encuentra

debajo de los filtros. También muestra las acciones que se puede realizar sobre las peticiones

Editar petición

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Desde la tabla de resultados de la búsqueda se puede acceder a la funcionalidad de editar
una petición. Solo se podrá editar una petición que se encuentre en estado “Borrador”. Al
pulsar el botón de editar nos mostrará la petición para poder modificar cualquier dato

Borrar petición

Desde la tabla de resultados de la búsqueda se puede borrar una petición. Solo se podrá
eliminar una petición que se encuentre en estado “Borrador”. Al pulsar el botón de eliminar
se mostrará un mensaje de confirmación antes de eliminar la petición.

Ver petición

Las peticiones que ya no estén en estado borrador se podrán ver en modo consulta, pero no se
podrá modificar ninguno de sus datos.

Crear aclaración

Cuando la petición se encuentra en el estado de “Pte. Valoración” o “En Curso”, el solicitante

puede realizar aclaraciones para completar la petición o para incluir más detalles o
documentos adjuntos.

También podrá realizar aclaraciones cuando esté en estado “Devuelta al solicitante”. La

solicitud se encuentra en este estado cuando el destinatario ha creado una aclaración al
solicitante y queda pendiente de que el solicitante responda con otra aclaración para
completar la petición. El solicitante puede ver la aclaración puesta por el destinatario y
realizar una nueva mediante la acción crear aclaración.

En la pantalla de aclaraciones se podrán ver todas las aclaraciones que se han realizado sobre
la petición y se podrán añadir nuevas aclaraciones.

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En la pantalla de aclaraciones se permite incluir un texto de un máximo de 3000 caracteres y
adjuntar 5 ficheros a la aclaración.

En caso de que ya exista alguna aclaración sobre la petición se mostrarán todas, mostrando
quien ha realizado la aclaración, cuando y si tiene documentos adjuntos.

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Panel de seguimiento / Control de actuaciones
Opción de menú que tendrán los usuarios que tramitarán y trabajarán directamente con las
solicitudes. Serán los técnicos y administradores los que darán solución a las peticiones.

El panel de seguimiento en su opción de control de actuaciones mostrará un listado de todas

las solicitudes para las que tiene acceso el usuario y con las que interacciona para resolver
cada una de las peticiones.

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El panel de seguimiento permite realizar búsquedas por los siguientes campos:

● ID Petición: campo de texto para buscar por el ID de la Petición.

● Destinatarios: desplegable de selección simple. Si el usuario es administrador

mostrará los usuarios con perfil editor, administrador y administrador local. Si es
administrador local, informante o autorizante mostrará los mismos perfiles que antes
además de filtrar por la misma zona o región que el usuario logueado y si el usuario
logueado es editor tendrá que cumplir las anteriores además de que compartan el
mismo área de destino siempre y cuando tenga asignada un área de destino, sino se
mostrará vacío. Se mostrará también al usuario logueado.

● Año: año de la petición

● Área Destino: desplegable de selección múltiple para seleccionar el destino de la

petición.

● Tipos de petición: desplegable de selección múltiple para seleccionar el tipo de

petición.

● Estados: desplegable de selección múltiple para seleccionar el estado de la petición.

● Urgencias: desplegable de selección múltiple para seleccionar la urgencia de la

petición.

● Provincias: desplegable de selección múltiple para seleccionar la provincia de la

petición.

Si se pulsa sobre el botón “Más filtros”, también se puede buscar por:

● Líneas de venta: desplegable de selección múltiple para seleccionar las líneas de

venta por las que realizar la búsqueda de la petición.

● Actividades / Departamentos: desplegable de selección múltiple para seleccionar las

actividades o departamentos para realizar la búsqueda de la petición.

● Email solicitante: campo para buscar por el email del solicitante de la petición.

● Zonas: desplegable de selección múltiple para seleccionar las zonas para realizar la
búsqueda de la petición.

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 ● Ámbitos: desplegable de selección múltiple para seleccionar los ámbitos para realizar
la búsqueda de la petición.

● Regiones: desplegable de selección múltiple para seleccionar las regiones para

realizar la búsqueda de la petición.

● Fecha alta inicio – Fecha alta fin: rango de fechas para buscar por la fecha de alta de
la petición.

● Fecha cierre inicio – Fecha cierre fin: rango de fechas para buscar por la fecha de
cierre de la petición.

● Nombre trabajador afectado: campo para buscar por el nombre del trabajador
afectado de la petición.

● Apellidos trabajador afectado: campo para buscar por el/los apellido/apellidos del
trabajador afectado de la petición.

● DNI/NIE trabajador afectado: campo para buscar por el DNI/NIE del trabajador
afectado de la petición.

Si el usuario logueado tiene el rol auditor solo se podrá filtrar por el campo Destinatarios

Al realizar la búsqueda de las peticiones se mostrará una tabla con el resultado y las acciones
que el usuario puede realizar sobre cada una de ellas. Las acciones que se pueden realizar
sobre las peticiones dependen del estado en el que se encuentra la petición y el tipo de flujo
de la petición (genérico, automatismo, autorización).

Para un administrador o auditor muestra todas las peticiones. Si el usuario logueado es un

técnico muestra las peticiones de su misma zona y de su área de destino (RRHH tiene el rol
Técnico de RRHH y PRL si es Técnico de PRL)

La tabla de resultados se podrá visualizar en tres vistas diferentes, y cada una de ellas
mostrará unos datos comunes, las acciones y unos datos específicos de la vista. Para visualizar
cada una de las vistas basta con pulsar en el botón correspondiente.

En caso de que el usuario sea un auditor se mostrará únicamente la acción de visualizar en las
tres vistas

● Vista básica: muestra los datos básicos de las peticiones:

35
● Vista avanzada: muestra otros datos de las peticiones:

● Vista SLA: muestra los datos relativos a los SLA de las peticiones:

36
Ver petición

Permite al destinatario poder ver la petición en modo consulta, sin que pueda modificar
ningún dato de la petición. A través de este botón llegamos a la pantalla de ‘Resumen de la
petición’ donde también dispondremos del resto de acciones a realizar.

37
Editar petición

Desde el panel de actuación, el destinatario de la petición puede acceder a la petición para

modificar el destinatario. Se mostrará la aplicación en modo consulta a excepción del campo
destinatario que podrá ser modificado.

Al modificar el destinatario se mostrará una ventana para confirmar la modificación y para

informar de las personas que serán notificadas del cambio de destinatario:

38
Crear Comentario

Desde esta acción el destinatario puede realizar comentarios a la petición. Estos comentarios
serán internos y no los podrá ver el solicitante.

Al pulsar en esta acción se mostrará el resumen de la petición y el campo Comentarios para

añadir la información necesaria.

Este campo es único por petición.

Crear aclaración

Desde el control de actuaciones, el destinatario puede crear aclaraciones sobre la petición,

para pedir al solicitante información necesaria para realizar la petición o solicitar algún
documento.

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Cuando el solicitante realiza una aclaración, la petición cambia al estilo “Devuelta al
solicitante” y se envía un correo al solicitante con el detalle de la aclaración.

Pasar a En Curso

Mediante esta acción el destinatario indica que la petición ya se ha valorado y que se

comienza a trabajar en ella.

Al realizar esta acción se envía una notificación a los notificadores que estén configurados en
la base de datos (solicitante, grupos de soporte, otros). Se podrán añadir más correos para
que se notifique a más usuarios.

Rechazar y Cerrar

La acción de rechazar y cerrar permite al usuario rechazar la petición y llevarla al estado

final de “Cerrada”. Al pulsar en la acción mostrará una pantalla donde será obligatorio indicar
el motivo del rechazo e incluso se podrán adjuntar ficheros para completar el motivo de
rechazo de la petición.

40
Los datos del cierre de la petición se pueden ver en el resumen de la petición.

Resolver y Cerrar

La acción de resolver y cerrar permite al usuario resolver de forma satisfactoria la petición y

llevarla al estado final de “Cerrada”. Al igual que para el caso de rechazar, se mostrará una
pantalla en la que se podrá indicar algún comentario sobre la resolución de la petición y se
podrá adjuntar un máximo de 5 documentos.

41
Los datos de cierre se podrán ver en el resumen de la petición.

En el caso de peticiones de autorización, aparecerán nuevas acciones exclusivas para las

peticiones que tienen un flujo de autorización.

Solicitar autorización

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Acción exclusiva de las peticiones que tiene un flujo de autorización. Aparecerá en el panel
de control del destinatario de la petición.

Al ejecutar la acción, la aplicación nos muestra una ventana para poder seleccionar quien
será el autorizador de la petición y quien podrán ser los informantes:

Informar petición

La acción de informar petición solo aparecerá si el usuario es informante de alguna petición

que esté en estado “Pte. Autorización”. Al ejecutar la acción se mostrará la interfaz para
poder informar la petición.

43
Si la petición ya ha sido informada por cualquier otro informante se mostrarán los datos que
ha introducido el otro informante.

Para informar una petición, el usuario tiene que seleccionar si da o no el visto bueno e
introducir un comentario, el cual no será obligatorio.

Una vez informada una petición, aparecerá un icono al lado del número de petición indicando
que la petición ya ha sido informada.

Autorizar petición

La acción de autorizar petición solo aparecerá si el usuario es el autorizador de alguna

petición que esté en estado “Pte. Autorización”. Al ejecutar la acción se mostrará la interfaz
para poder autorizar la petición.

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La interfaz de autorización mostrará los datos que los diferentes informantes han introducido
al informar la petición para que puedan ser visibles antes de que el autorizador pueda
autorizar la petición.

Para autorizar la petición, el usuario tiene que seleccionar el motivo de la autorización, ya

sea “autorizada” o “denegada”, así como un comentario relacionado con la autorización, el
cual no será obligatorio.

Una vez autorizada o denegada la petición quedará pendiente de que el destinatario la

resuelva y cierre.

45
Subir Documentación a Ártica

La acción de Subir Documentación a Ártica para una petición sólo aparecerá si la tipología lo
requiere, la petición se encuentra en estado cerrada, y somos el solicitante (la veremos en
gestión de mis peticiones) o somos destinatario o administrador (la veremos en el control de
actuaciones).

Al ejecutar la acción se mostrará una pantalla con los pasos a seguir en la plataforma Ártica.

La modal posee además un enlace de acceso al Portal de Ártica.

Una vez aceptemos, se almacenará la fecha de sistema como fecha de subida del documento
a Ártica. A partir de este momento, no volveremos a tener disponible la acción para la
petición.

46
Administración General

Grupos de soporte
Desde esta opción del menú se pueden gestionar los grupos de soporte. Al acceder a la
pantalla se muestra una tabla con todos los grupos de soporte dados de alta en el sistema.

Con el botón “Crear grupo de Soporte” se pueden dar de alta nuevos grupos de soporte:

Para dar de alta un nuevo grupo de soporte hay que indicar los siguientes campos:

● Nombre del grupo: nombre que tendrá el nuevo grupo de soporte.

47
 ● Destinatario Peticiones: combo de selección múltiple que permite seleccionar los
puestos/perfiles que serán los destinatarios de las peticiones que se dirijan a este
grupo de soporte.

● Otros Integrantes: combo de selección múltiple que permite seleccionar los

puestos/perfiles que pueden ser notificados de las diferentes acciones que se realicen
sobre las peticiones dirigidas a este grupo de soporte.

● Detalles: descripción del grupo de soporte.

Desde la tabla de resultados donde se muestran todos los grupos de soporte se pueden
modificar los ya existentes mostrando la pantalla de edición donde se pueden modificar
cualquier dato del grupo de soporte excepto el nombre:

Con la acción de eliminar se podrán eliminar los grupos de soporte dados de alta en el
sistema. Antes de eliminar un grupo de soporte se pedirá confirmación al usuario:

48
Roles
En esta opción del menú se muestran, para cada uno de los roles de la aplicación, que
opciones del menú tienen accesibles. Permitiendo activar o desactivar estos menú por perfil.

Con el botón “Exportar” se abrirá una nueva ventana con una hoja de cálculo de Google con
todos los datos de los roles

Empresas
Pantalla de consulta en la que se pueden visualizar todas las empresas registradas en el
sistema junto con sus zonas, ámbitos, regiones y provincias.

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Notificaciones
Pantalla para la gestión de las notificaciones de la aplicación. En esta sección se puede
configurar en función del tipo de petición y la acción a quién se realizarán las notificaciones
de esas acciones y que plantilla, de las creadas en el sistema, se utilizará.

La pantalla inicial muestra un listado de todas las notificaciones dadas de alta en el sistema
de forma paginada. Desde esta pantalla se pueden filtrar por los campos Tipo de petición,
acción, por notificados y activas o inactivas. Todos los filtros son de combos multiselección
por lo que permite buscar por varios valores de cada campo.

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Los resultados se muestran en una tabla paginada, que puede ser ordenada, pulsando en la
cabecera, por las columnas id tipo petición, tipo petición, acción y plantilla.

Desde las acciones de la tabla se puede modificar una notificación y desde el botón Crear
notificación dar de alta una nueva notificación.

Para crear una nueva notificación hay que pulsar en el botón Crear Notificación que se
encuentra en la parte superior de la tabla de resultados de la búsqueda. Esto mostrará la
pantalla con los campos necesarios para dar de alta una nueva notificación:

51
Para crear una nueva notificación hay que rellenar los siguientes campos:

● Tipo de petición: combo de selección simple con todos los tipos de petición del
sistema. Es un campo obligatorio para indicar sobre qué petición se crea la
notificación.
● Acción: combo de selección simple que muestra todas las acciones sobre las que se
pueden crear notificaciones. Es un campo obligatorio.
● Plantilla: combo de selección simple que muestra todas las plantillas dadas de alta en
el sistema. Es un campo obligatorio.
● Trabajador: check para indicar si se notifica al trabajador afectado.
● Solicitante: check para indicar si se notifica al solicitante de la petición.
● Destinatario: check para indicar si se notifica al destinatario de la petición.
● Autorizador: check para indicar si se notifica al autorizador de la petición.
● Informantes: check para indicar si se notifica a los informantes de la petición.
● Pantalla solicitar: check para indicar si se notifica a los mismos notificados que en el
momento de crear la petición.
● Para cada uno de los grupos de soporte creados en el sistema se mostrará un combo
para seleccionar los puestos a los que se notificará. Es obligatorio seleccionar, al
menos, un puesto de un grupo de soporte.

Una vez cumplimentados los campos se creará la nueva notificación al pulsar en Crear
notificación.

Desde la acción editar, se puede acceder a los detalles de una notificación para editarla. De
esta forma, al acceder se muestra la notificación con sus valores cargados para que se puedan
modificar. No se podrán cambiar ni el tipo de petición ni la acción:

52
Desde la acción desactivar/activar, podemos desactivar/activar una notificación, haciendo
que no se notifique a la hora de realizar esa acción para el tipo de petición. Para ello
aparecerá una ventana para asegurarnos que queremos desactivar/activar la notificación.

También se puede exportar las notificaciones mediante el botón “Exportar”, obteniendo una
nueva página con los datos en un Google Sheet

53
Estados
En esta opción del menú se muestran, los distintos tipos de estados por los que pueden pasar
las peticiones, así como información sobre estos estados.

Con el botón “Exportar” se abrirá una nueva ventana con una hoja de cálculo de Google con
todos los datos de los estados

54
Catálogo de peticiones
Pantalla para la gestión de tipos de peticiones de la aplicación. En esta sección se puede
configurar las propiedades para cada uno de estos tipos, así como poder activarlos o
desactivarlos o crear nuevos tipos.

La pantalla inicial muestra un listado de todos los tipos de petición dados de alta en el
sistema de forma paginada. En esta pantalla tendremos disponibles 2 vistas que nos
permitirán ver reflejadas unas propiedades u otras en la tabla. Además también tenemos
disponibles una variedad de filtros para aplicar.

55
Mediante el botón exportar se nos generará una nueva ventana con todos los datos mostrados
en un Google Sheet

56
Para crear un nuevo tipo en el catálogo hay que rellenar los siguientes campos:

● ID: cadena de texto con el formato 999.99 que identificará a la nueva petición. Al
crearla si ya existe algún tipo en el catálogo con el mismo ID, nos avisará con un
mensaje y no nos dejará crear el nuevo tipo.
● Descripción Tipo de Petición: descripción literal que llevará asociado el nuevo tipo de
petición. Según escribamos, el sistema nos mostrará coincidencias de nombres
similares de otros tipos que existen en el catálogo.
● Área de Destino: Combo de selección sencilla, a elegir entre RRHH y PRL.
● Tipo de Flujo: Combo de selección sencilla, a elegir entre Genérico, Automatismo y
Autorización.
● Impacto: : Combo de selección sencilla, a elegir entre Alto, Medio y Bajo.
● Grupos de Soporte: Combo múltiple donde podremos elegir qué grupos de soporte
dados de alta del sistema queremos asignar al catálogo.
● Esfuerzo promedio resolución: valor numérico entre 0 y 5, que indica el esfuerzo
relativo para resolver la petición.
● Subir Ártica: Check por defecto falso.
● Fecha Estimada Resolución: Check por defecto falso.
● Datos Específicos: Check por defecto falso y deshabilitado.
● Trabajador Afectado: check por defecto falso. Este check configura si es obligtorio o
no los datos del trabajador afectado cuando se da de alta una petición.
● Calcular SLA: Check por defecto falso. Si se selecciona, muestra check oculto
Escalado.
● Escalado: Check por defecto falso.
● Datos Efectividad: Check por defecto falso. Si se activa nos muestra los siguientes
campos:
○ Descripción Fecha: Texto asociado al campo de efectividad.
○ Tipo de Fecha: combo sencillo a elegir entre Fecha y Rango.
○ Obligatorio Fecha: no seleccionable, se pre cargará si en tipo de fecha
seleccionamos opción Fecha.

57
 ○ Obligatorio Desde: no seleccionable, se pre cargará si en tipo de fecha
seleccionamos opción Rango.
○ Obligatorio Hasta: seleccionable si en tipo de fecha seleccionamos opción
Rango.
● Activo: Check por defecto a falso (si se deja a falso, el tipo de petición no será
seleccionable a la hora de crear nuevas peticiones)

Desde la acción editar, se puede acceder a los detalles de un tipo de petición para editarlo.
De esta forma, al acceder se muestra el tipo de petición con sus valores cargados para que se
puedan modificar. No se podrán cambiar el ID asociado:

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Crear / Editar Tipo de Petición Automatismo

A diferencia de la creación/edición de un tipo de catálogo de flujo Autorización o Genérico,

los Automatismos disponen de un segundo paso adicional, donde debemos rellenar las
plantillas asociadas a las distintas empresas. Como contrapartida adicional a los otros tipos de
flujo, en la pantalla inicial no podremos activar el tipo de petición una vez se valide esa
pantalla. Sino que esa opción estará disponible en esta segunda, siempre y cuando rellenemos
con un ID de plantilla de Google Drive.

Los distintos IDs de las plantillas podremos obtenerlos de los distintos enlaces de las distintas
plantillas almacenadas en Google Drive. En la pantalla vendrá también un breve recordatorio
sobre cómo obtener el ID de dicho enlace.

https://docs.google.com/document/d/1RrAVPY9bhTP8e2ZkC4Qqsooh7n8iphYHMgw5enr5
ho0/edit

Una vez hayamos introducido todos los IDs de las distintas plantillas, podremos activar la
nueva tipología en el catálogo. En caso contrario, si intentamos activar sin todas las plantillas
asociadas, no nos permitirá guardar la información, y nos devolverá un error.

A su vez, cada vez que volvamos a la pantalla y previamente hayamos introducido un ID a

alguna determinada empresa, tendremos disponible un link en el título de la misma que nos
abrirá en una nueva ventana el enlace asociado a la plantilla en cuestión, y podremos verla

59
siempre y cuando tengamos acceso al directorio de Google Drive donde se almacenan dichas
plantillas.

Algunos catálogos se han marcado como no editables, este tipo de catálogos pueden ser
visualizados pero no se podrán modificar ninguno de sus datos:

Acciones
En esta opción del menú se muestran, las distintas acciones por las que pueden pasar las
peticiones, así como información sobre los roles.

60
Mediante el botón ‘EXPORTAR’ podemos exportar los datos en un formato de Google Sheets
que se cargaran en una nueva ventana con todos los datos

Puestos
En esta sección del menú se muestran los distintos tipos de puestos de la aplicación

Mediante el botón de ‘EXPORTAR’ podemos exportar los datos en un formato de Google Sheets
con todos los datos de los puestos

Convenios
En este apartado del menú tenemos la lista con los convenios de la aplicación. Mostrando los
convenios junto al ámbito, provincias y actividades a las que aplica

La pantalla inicial muestra un listado de todas los convenios dados de alta en el sistema de
forma paginada. Desde esta pantalla se pueden filtrar por los campos Denominación,
Provincia y por Ámbitos. Todos los filtros son de combos multiselección por lo que permite
buscar por varios valores de cada campo, a excepción de Denominación que has de introducir

61
la denominación del convenio y seleccionar entre aquellos que aparecen para poder buscar
por ellos.

Mediante la acción desactivar/activar podemos deshabilitar o habilitar un convenio, cuando

presionamos el botón nos aparecerá una ventana para confirmar la acción.

62
También se puede exportar los convenios mediante el botón “Exportar”, obteniendo una
nueva página con los datos en un Google Sheet. Si se ha aplicado algún filtrado a los
convenios también se aplica a la lista mostrada en el excel.

Desde las acciones de la tabla se puede modificar una notificación y desde el botón Crear
Convenio dar de alta un nuevo convenio.

63
Para crear un nuevo convenio hay que pulsar en el botón Crear Convenio que se encuentra en
la parte superior de la tabla de resultados de la búsqueda. Esto mostrará la pantalla con los
campos necesarios para dar de alta un nuevo convenio.

Para crear un nuevo convenio hay que rellenar los siguientes campos:

● Denominación: campo de texto de tamaño 255 para la descripción del convenio

● Ámbito territorial: combo de selección simple con los valores: “ESTATAL”,
“AUTONÓMICO”, “PROVINCIAL”, “INTERPROVINCIAL”, “LOCAL”
● Provincias: combo de selección múltiple si se ha seleccionado ámbito territorial:
“AUTONÓMICO”, “PROVINCIAL”, “INTERPROVINCIAL”, “LOCAL”
● Actividades: combo de selección múltiple para seleccionar las actividades del
convenio.

Desde la acción editar, se puede acceder a los detalles de un convenio para editarlo. De esta
forma, al acceder se muestra el convenio con sus valores cargados para que se puedan
modificar. No se podrán cambiar ni el tipo de petición ni la acción:

64
Gestión de auditoría / Peticiones
Opción de menú que tendrán los usuarios que tengan permisos de auditor. Serán los
Administradores y Auditores los que podrán ver las acciones realizadas sobre las peticiones.

La pantalla mostrará un listado de todas las acciones realizadas sobre las peticiones junto con
sus filtros para acotar más la búsqueda.

El listado permite realizar búsquedas por los siguientes campos:

● Id de petición: Campo de tipo texto que permite filtrar por los identificadores de las
peticiones
● Usuario: Campo de tipo texto con ayuda de escritura que permite filtrar por los
usuarios que han realizado las acciones sobre las peticiones.
● Acciones: Campo de selección múltiple que permite filtrar por las acciones realizadas
en las diferentes peticiones
● Fecha desde, Fecha hasta: Campos de tipo fecha para poder acotar las acciones en un
determinado tiempo.

Al realizar la búsqueda de las peticiones se mostrará una tabla con el resultado filtrado.

Si se accede desde la confirmación de una petición se filtrará por defecto por el id de la

petición y se ocultarán todos los filtros

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Ver observaciones

Permite al auditor poder ver las observaciones en modo consulta, sin que pueda modificar
ningún dato de la petición.

Exportar resultados
La aplicación permite exportar a fichero excel el resultado de una búsqueda que ha sido
realizada por el usuario.

Desde el botón “Exportar” se abrirá un a nueva ventana con una hoja de cálculo de Google
con el resultado de la búsqueda:

Informes
En el menú de informes se mostrará el enlace para acceder al informe de datastudio que
tenga el usuario logueado.

Una vez pulsado en el enlace se abrirá una nueva ventana con el informe de datastudio.

66
Existen dos tipos base de informes, uno general y otro que tendrá los mismos datos que el
general pero con una nueva página para los datos de SLA.

En el informe se podrá filtrar por los siguientes campos:

● zona
● ámbito
● región
● provincia
● empresa
● actividad
● línea de venta
● estado
● destinatario
● tipo de petición
● área de destino
● periodo
● solicitante
● prioridad SLA

El informe mostrará los siguientes contadores:

● contador total de peticiones.

El informe mostrará las siguientes tablas:

● Tabla Solicitante: muestra el nombre del solicitante y las peticiones que ha realizado
● Tabla petition: muestra código y nombre de las peticiones y el número de cada una de
ellas
● Tabla destinatario: muestra el nombre del destinatario y las peticiones que ha
realizado.

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El informe mostrará los siguientes gráficos:

● Gráfico circular de zonas.

● Gráfico circular de provincias
● Gráfico circular de actividades.
● Gráfico circular de estados.
● Gráfico circular tipos de peticiones.
● Gráfico circular de líneas de venta

El informe que contiene datos de SLA tendrá, además de los datos del informe genéricos, las
siguientes tablas:

● SLA respuesta: porcentaje cumplidas y no cumplidas

● SLA resolución: porcentaje cumplidas y no cumplidas
● Tabla cumplimiento SLA atención, en función de la prioridad, muestra porcentajes de
cumplimiento y no cumplimiento.
● Tabla cumplimiento SLA resolución, en función de la prioridad, muestra porcentajes
de cumplimiento y no cumplimiento

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En caso de no tener ningún informe asignado se mostrará un mensaje indicando que no tiene
informe.

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Preguntas Frecuentes
En este apartado se recogen las preguntas, dudas y “errores” frecuentes (FAQ) del usuario de
la solución (y bajo su punto de vista) con el objetivo de tener una referencia o guía para de
rápida resolución de las incidencias más habituales.

Su formato puede ser recogido como pregunta/respuesta:

一 Tras introducir el usuario/contraseña el usuario no puede entrar al Portal.

◆ Causa: el administrador lo ha dado de baja.
◆ Solución: consultar al administrador.
一 Problemas de visualización de la aplicación en el navegador Internet Explorer o
Firefox.
◆ La aplicación ha sido diseñada para Google Chrome.
一 Problemas para loguearse en el sistema, no les aparece la pantalla de autenticación.
◆ Revisar que se están conectando a la aplicación mediante https.
◆ Revisar la configuración del navegador para permitir cookies.

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