MANUAL DE CONFIGURACIÓN

CARGADORES EXACTUS
ERP

Versión 6.00
Ninguna parte de este documento puede ser reproducida o transmitida de ninguna forma, ni por cualquier
medio, ya sea electrónico o mecánico, con ningún propósito, sin la previa autorización de EXACTUS DE
COSTA RICA ECR.

 2007 EXACTUS DE COSTA RICA ECR, SRL. Todos los derechos reservados.

EXACTUS una marca registrada del GRUPO SOFTLAND.

ii • Cargadores 6.00
 ÍNDICE GENERAL
Cargadores de Datos Exactus ERP 2
Consideraciones Importantes.....................................................................................................2

Instalación de Componentes 4
Conexión Exactus-Excel............................................................................................................4
Procedimiento..............................................................................................................4

Manejo de los Cargadores 8

Uso del Cargador.xls..................................................................................................................8
Uso del Cargador.exe.................................................................................................................9
Opción Asistente........................................................................................................13
Opción Definida.........................................................................................................17

i• Cargadores 6.00
 INTRODUCCIÓN GENERAL

Cargadores de Datos para Exactus ERP

CONSIDERACIONES IMPORTANTES
Los cargadores de datos facilitan la tarea de cargar información a Exactus ERP
6.00 al proporcionar en una hoja de Excel con el formato específico a utilizar.
Este archivo indica cuáles datos son requeridos y cuáles pueden ser omitidos,
así como los formatos indicados para cada campo. Además, si existen errores o
inconsistencias en el proceso de carga, facilita la detección de los mismos
generando en un archivo de texto (*.txt). La lista de las causas que propiciaron
el error en la carga puede ser leída por el usuario y determinar cómo corregir el
error y continuar con el proceso hasta concluir.
Exactus ERP 6.00 cuenta con los siguientes cargadores, estos cargadores se
encuentran en la carpeta SETUP del directorio raíz de Exactus:
◘ CargaActivos
◘ CargaArtículos
◘ CargaClientes
◘ CargaDiario
◘ CargaDocumentosCB
◘ CargaDocumentosCC
◘ CargaDocumentosCP
◘ CargaEmpleados
◘ CargaInventario
◘ CargaListasPrecios
◘ CargaProveedores
El proceso de carga de datos se realiza en dos partes: primero se trabaja con la
hoja de Excel, que es el archivo que el usuario debe preparar con la
información que se va a subir al Exactus ERP; la segunda parte del proceso de
carga es cuando se utiliza el ejecutable del cargador, en esta opción es también
donde se hace uso de los archivos *.cfg de cada uno de los cargadores, estos
archivos *.cfg son los que asocian las columnas de Excel con las de Exactus.

1• Cargadores 6.00
 Por defecto, inicialmente se proporciona los archivos *.cfg, pero el usuario
tiene la posibilidad de modificar la configuración default del cargador y
actualizar dichos archivos o generar otros.
Además, las hojas de Excel de los cargadores de ERP 6.00, cuentan con macros
mediante las cuales es posible obtener la información o valores de la Base de
Datos (BD), facilitando así la entrada de datos y su validación previa a las
validaciones propias del proceso de carga.
Otro punto importante es que para cada columna de la hojas de Excel se
suministra una descripción corta sobre el dato a ingresar en la misma, sobre si
es o no requerido y sobre los datos que puede cargar.

Texto de Ayuda en el xls

2• Cargadores 6.00
 CAPÍTULO 1

Instalación de Componentes

CONEXIÓN EXACTUS-EXCEL
PROCEDIMIENTO
Al empezar a trabajar con el cargador, si se desea cargar los datos de la BD,
primero se necesita hacer la conexión Excel-BD Exactus, para ello, se debe
abrir la plantilla del cargador, seleccionar del tool bar la opción “tools/Add-
Ins” como se muestra en la primera pantalla:

Pantalla de Excel, opción Tools

3• Cargadores 6.00
 Al seleccionar esta opción se muestra la siguiente pantalla:

Pantalla de Selección de Plantilla

Haciendo uso del botón “browse” se selecciona el ASISTENTE DE CARGA

DE EXCEL que se encuentra en la carpeta Setup de la
instalación.
Una vez seleccionado dicha opción, en Excel, de forma automática queda
marcada la casilla correspondiente
y sólo resta dar click
en el botón de OK a lo que se muestra un mensaje de “bienvenida”.

Mensaje de Bienvenida

4• Cargadores 6.00
 Nótese que en la hoja de Excel se ha agregado en la barra de herramientas la
opción “Exactus” lo cual indica que Excel está listo para hacer conexión con
el sistema.

Imagen de la Barra de Herramientas de Excel

Para la conexión, se debe seleccionar la opción “ Exactus” y dentro de ésta

“Conectarse” e ingresando así todos los datos solicitados en la pantalla.

5• Cargadores 6.00
 CAPÍTULO 2

Manejo de los Cargadores

USO DEL CARGADOR.XLS

Estando en la hoja de Excel del cargador se visualizan dos botones, llamados
“Cargar Valores BD” y “Limpiar Valores BD”, como muestra la siguiente
imagen:

Botones del cargador en Excel

El botón de “Cargar Valores BD” llama los datos predefinidos en el sistema en

el momento de configurar la compañía o incluso aquéllos datos que el usuario
ingresa de forma manual.
El botón de “Limpiar Valores”, elimina o borra las listas de valores de ayuda
de las columnas cuyos valores deben existir en la BD, es decir, las que
aparecen pintadas de color celeste.
Los datos que se cargan de la BD se muestran en forma de lista para las celdas
de las columnas que aplique, es decir, las columnas cuyos valores deben
existir previamente en la BD.

7 Cargadores 6.00
 Pantalla de Carga de Datos en Excel

En el extremo superior izquierdo se encuentra “la nomenclatura de colores”

para cada columna, es importante poner atención en las columnas cuyo color
indica que cuales datos deben existir en Exactus previamente para evitar la
generación de archivos de error; estos datos se pueden cargar a la hoja de
Excel haciendo uso del botón “cargar valores BD”.
Al terminar de llenar la hoja de Excel, se procede a realizar la carga de datos
haciendo uso del ejecutable correspondiente.
Importante mencionar que todas las columnas de las plantillas de los
cargadores cuentan con la descripción de su propósito, así como los posibles
valores a asignar, su tipo y longitud; a razón de lo anterior es importante
consultarlos antes de hacer el ingreso de los datos.

USO DEL CARGADOR.EXE

Los ejecutables de cada uno de los cargadores se encuentran en la carpeta
setup del directorio de Exactus.

8 Cargadores 6.00
 Ventana del Setup de Exactus 6.00

Al momento de seleccionar algún cargador la primera ventana que se

despliega es la de conexión a la base de datos, se define, la base de datos, la
compañía a trabajar, el usuario y la contraseña del mismo, como ejemplo se
tomará el Carga Saldos de Inventario:

Pantalla de Carga de Saldos de Inventario

9 Cargadores 6.00
 Al completar los datos requeridos se pulsa el botón de “Ingresar”, a lo que el
sistema lo lleva a la primera pantalla del cargador, donde se muestra una breve
introducción al asistente de carga de datos.
En dicha pantalla se pulsa el botón “Siguiente” que pasa a la próxima
pantalla, donde se debe seleccionar el Archivo de Configuración; que, como se
comentó anteriormente, el uso de este archivo facilita la tarea de asociar las
columnas de la tabla de Excel con las de Exactus.

Pantalla de Definición de Archivo de Configuración

Al seleccionar la tecla F1 posicionado en el campo Archivo, se despliega el

siguiente directorio, como lo muestra la siguiente imagen:

10 Cargadores 6.00
 Pantalla de Selección de Archivo *.cfg

En dicho directorio se debe seleccionar el archivo correspondiente al cargador

en uso, este archivo se utiliza para almacenar la configuración de las columnas
a procesar al momento de hacer la carga, seleccionado el archivo se debe
presionar el botón “Siguiente”:

Pantalla de Definición de Ruta de Archivo

La importancia del archivo de configuración radica en que, éste guarda las

preferencias de la última “corrida” del proceso, lo que permite el ahorro de
tiempo en acciones de parametrización del cargador, como por ejemplo lo es
la asociación de las columnas del archivo a cargar con las de la base de datos.
Inicialmente se proporciona un archivo con la configuración más típica, pero
la misma puede ser actualizada con las características que el usuario requiera o
considere modificar.
El uso del archivo *.cfg implica básicamente que el usuario debe, únicamente,
usar el botón siguiente en cada pantalla o ventana del cargador.
En la pantalla de selección de “Archivo de datos y bitácora”, deben
seleccionarse la hoja de Excel que contiene los datos a cargar así como el
archivo *.log donde serán guardados los errores que pudieran presentarse
durante la carga de datos.

11 Cargadores 6.00
 Mensaje de Advertencia

Si anteriormente ya se ha corrido el proceso con dicho cargador, al ingresarse

los archivos de entrada y salida en el cargador y seleccionar “siguiente” se
muestra un mensaje de Advertencia, informando al usuario que el archivo de
salida, la bitácora del proceso ya existe, el cargador valida si se desea
sobrescribirlo y continuar con el proceso de carga.
En esta pantalla llamada “Carga asistida o definida”, se cuentan con dos
opciones posibles para definir la “Función de Carga”, a mencionar “Carga
Asistente” o “Carga Definida”, por lo que se hará una distinción entre cada
una, con el fin de dar una mejor explicación.

OPCIÓN ASISTENTE
Si se selecciona dicho tipo de función de carga, el proceso continua de la
siguiente manera.

12 Cargadores 6.00
 Pantalla de Selección de Tipo de Función de Carga

En la pantalla “Disposición de datos” es importante verificar que, si el archivo

cuenta con encabezado, en el caso de la plantilla que se proporciona, ésta
cuenta con títulos y otros objetos para las columnas por lo que la casilla “El
archivo tiene encabezado” debe marcarse.
Se procede a pulsar el botón “Siguiente”:

Pantalla de Asignación de Columnas

Para efectos de ilustración se seleccionó el archivo “CargaInventario.cfg”, por

lo que esta asociación de columnas se ha realizado desde el inicio del proceso.

13 Cargadores 6.00
 De no haberlo seleccionado, la asociación habría sido en forma manual para
cada uno de los datos de las columnas.
La forma manual de hacer la asociación radica en dar doble click en la
columna de la tabla a la que se quiere asociar la anterior. El resultado de esto
es una nueva línea en la sección “Asociación” que se muestra en la ventana,
con lo que el proceso de liga y asignación de valores queda definida para el
proceso de carga.
Otra opción para realizar la asociación de las columnas, es utilizar el botón de
“Asociar todas” identificado con el siguiente icono , logrando así un ahorro
de tiempo, debe tenerse en consideración que el sistema no verifica que los
nombres de las columnas calcen, por lo que es responsabilidad del usuario
asegurarse que la cantidad y orden de las columnas sean iguales en el archivo
de Excel y en la base de datos.
En caso de que haya un error en la asociación de columnas, el proceso para la
desasociación es el mismo, dando doble click sobre la asociación hecha, a lo
que el sistema deshará la misma; se cuenta también con la “desasociación
masiva” la cual se realiza con el botón “Desasociar todas” identificado con el
siguiente icono .
Como siguiente paso, se le pide al usuario indicar o confirmar el archivo de
configuración, dicho archivo es en el que se graban las preferencias de
parametrización del proceso de carga que se acaba de definir.
Si no se sugiere ningún archivo el cargador brinda la posibilidad de crearlo,
con digitar el nombre y ruta de ubicación el archivo que asociado directamente
al cargador. También, haciendo doble click sobre el campo del nombre del
archivo o un click sobre el botón que se encuentra junto a este, se selecciona
en la ventana que se despliega, el archivo correspondiente.

Pantalla de Archivo de Configuración para las Preferencias de Parametrización

14 Cargadores 6.00
 Se procede a guardar el archivo, y posteriormente como último paso se
presiona el botón “Finalizar” para que la información comience a cargarse al
sistema, al terminar el proceso se muestra un mensaje, que indica el resultado
del mismo.

Pantalla de Mensaje de Estado de Proceso

Si este mensaje es desplegado, entonces se puede dar por concluida la carga de

datos y sólo es necesario revisar el archivo de errores (bitácora), para
corregirlos, pero si desplegó algún mensaje de advertencia, para poder ver el

archivo de errores se puede seleccionar el botón .

Pantalla de Finalización de proceso

Finalmente, se debe presionar el botón o para cerrar el

diálogo del proceso.
Si en la bitácora se indican errores como por ejemplo un dato inexistente, un
código no válido o un valor nulo, es necesario volver al Cargador.xls, corregir
el problema y efectuar el proceso de carga descrito anteriormente.

15 Cargadores 6.00
 Ejemplo de Bitácora de Errores

OPCIÓN DEFINIDA
Si se selecciona esta opción el proceso de la carga de datos se realiza de la
manera descrita a continuación.

Opción Definida para la Función de Carga

Luego de elegir la opción de Carga Definida para la Función de Carga, se

selecciona, dentro de las opciones que el sistema brinda, el tipo de Carga
Definida, presionando posteriormente el botón siguiente. Si se selecciona el
tipo “FuncionEstandarHook” el sistema pasa a la siguiente pantalla:

16 Cargadores 6.00
 Finalización del Proceso mediante FuncionEstandarHook

Al igual que con la opción de Carga Asistente, si el proceso de carga se realiza

de manera exitosa, el sistema envía un mensaje indicándolo, teniendo como
última acción, realizar la revisión del archivo de errores (bitácora) para su
correspondiente corrección.
En caso contrario, si el proceso no concluya efectivamente, se deberá pulsar el
botón de para poder ver el archivo de errores, haciendo un “Debbuging”
para poder depurar los errores y correr el proceso de forma efectiva.

17 Cargadores 6.00