TÍTULO: PESTAÑAS REFERENCIAS, CORRESPONDENCIA, REVISAR Y

VISTA EN WORD 2021.

AUTOR: Alejandro Hernández Belinchón, Colegio de Guardias Jóvenes.

Introducción:

En esta unidad se explicarán las pestañas “Referencias”, “Correspondencia”,

“Revisar” y “Vista” con sus respectivos grupos de botones a fin de saber la versatilidad
de dichas funciones y las opciones que ofrecen.

Dentro de estas pestañas se explicará cómo crear un índice de forma

automática, las diferentes formas de insertar una cita y la corrección ortográfica entre
otras.

Objetivos de aprendizaje:

1. Saber insertar un índice de forma automática

2. Conocer las diferentes funciones de correspondencia
3. Poder realizar una revisión ortográfica del documento
4. Saber modificar la interfaz y vista previa del documento

Apartados de la unidad didáctica:

1. Pestaña “Referencias”
2. Pestaña “Correspondencia”
3. Pestaña “Revisar”
4. Pestaña “Vista”

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Apartado 1: Pestaña “Referencias”

Una vez creado el documento o durante la confección del mismo, será necesario la
inclusión de varias referencias como puedan ser una tabla de contenido, notas al pie
o un índice.

1.1 Tabla de contenido

• Tabla de contenido
La creación de tabla de contenido nos va a servir para incorporar un índice de
página de los diferentes títulos del documento. Podemos optar por la creación de
forma automática o bien la de ingresar los títulos de forma manual. Si deseamos
ingresar los títulos y su correspondiente página de inicio de forma automática,
tenemos que haber configurado previamente los estilos de los diferentes títulos
utilizados.

Hay que tener en cuenta que cada nivel va a ser un título, por lo que el texto de cada
nivel tiene que ir relacionado con su estilo correspondiente. Una vez creada la tabla
de contenido, podremos actualizar tanto el paginado como el contenido de dicha
tabla.

Nivel 1 Nivel 2

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La tabla de contenido explicada anteriormente se puede incluir tanto al principio del
documento como durante la confección del mismo. Si se opta por comenzar el
documento creando dicha tabla, habrá que actualizar la misma ya que no se
actualiza de forma automática ni el paginado ni los diferentes niveles.

• Agregar texto
Este botón nos permitirá incluir la cabecera actual en la tabla de contenido,
pudiendo elegir el nivel que queramos incluir.

1.2 Notas al pie, citas y bibliografía

Con respecto a las posibles notas aclaratorias
que queramos realizar dentro de un
documento, Word nos permite insertar tanto
notas al pie como notas al final.

Para insertar notas al pie deberemos:

 Ubicar el cursor en el lugar donde
queramos añadir la nota.
 Hay que tener en cuenta que el número
de la nota aparecerá en el documento
como un superíndice y que la explicación
aparecerá al final de la página.
 Pulsar sobre el botón “Insertar nota al pie”. La numeración de las notas será
automática y consecutiva según las opciones que hayamos configurado,
siendo por defecto 1, 2, 3.
 Si por algún motivo la palabra o expresión a que hace referencia la nota, se
desplazase de página, también se desplazará de página la nota al pie.

Visualmente tras insertar la nota al pie quedaría:

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• Insertar nota al final
A la hora de insertar notas, existe otra opción que consiste en insertar las notas al final
del documento escrito, es decir, la nota no estaría en la misma página que la palabra
o frase referenciada, sino que se encontrarían todas agrupadas al final.

• Nota al pie siguiente

Una vez se hayan insertado algunas notas, podemos
“desplazarnos” entre ellas a través de cualquier de los botones
que aparecen de la imagen de la derecha.

• Insertar cita
Al igual que podemos insertar notas referentes a palabras o expresiones, también
podemos realizar citas bibliográficas de conceptos, definiciones, etc. Por norma
general el estilo de la cita será en APA (sexta edición), pero podremos cambiarlo
acorde a las características y finalidad del documento.

• Bibliografía
Al haber insertado todas las citas podemos aunarlas en un solo apartado según:
 Bibliografía
 Referencias
 Trabajos citados

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• Títulos
La inserción de títulos nos sirve para la rotulación de
imágenes u objetos. Por defecto el rótulo será
ilustración o tabla, figurando en el título la palabra o
palabras que consideremos más adecuada. También
podremos elegir si el título figurará debajo del objeto o
encima.

Al ser la numeración correlativa, nos será

muy útil sobre todo en aquellos documentos
que tengan una cantidad considerable de
estos objetos. A colación de lo anterior, al
finalizar un documento, al principio o final
del mismo, podremos insertar una tabla de
ilustraciones la cual contendrá todas las
ilustraciones del documento a las que
hayamos insertado un título. En este punto
es importante recalcar que las imágenes
que no tengan un título insertado no van a figurar en la tabla de ilustraciones.

Asimismo, se pueden insertar referencias cruzadas a puntos específicos del

documento, como pueden ser los encabezados, cifras y tablas. Dichas referencias
son hipervínculos en los que la etiquetas se genera de forma automática. Esta función
es de gran utilidad si se desea incluir el nombre del elemento al cual hace referencia.

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Apartado 2: Pestaña “Correspondencia”

La pestaña correspondencia está enfocada a la

creación de sobres y etiquetas, así como la
combinación de correspondencia y la selección
de los destinatarios de dicha correspondencia,
también lo podemos utilizar para la creación en
serie de certificados en los que solo cambien los
datos combinables. Los datos de los destinatarios
los podremos importar desde un archivo Excel o bien ingresar uno por uno. Dado que
la forma más rápida y fácil de añadir los destinatarios es a partir de un archivo Excel,
elegiremos la opción “usar una lista existente”. Si cambiamos los datos del Excel, la
próxima vez que abramos el documento Word, nos aparecerá un mensaje
comunicando la actualización de datos.

Una vez hayamos pulsado esta

opción, seleccionaremos el archivo
donde se encuentran los datos, es
importante que el archivo de donde
extraeremos los datos no esté
abierto. Al seleccionar, emergerá
una ventana, la cual no dejará
deseleccionar si la primera fila de nuestra tabla pertenece a un encabezado.

Al importar los datos, el grupo de botones “Escribir e insertar campos” se habilitará y

podremos elegir las opciones:
 Resaltar campos de combinación
 Bloque de direcciones
 Línea de saludo
 Insertar campo combinado

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El campo combinado es la parte de
nuestro sobre, certificado, carta, etc.
que va cambiando. Los datos de
estos campos tienen que aparecer
en el Excel ya que es de donde se
“nutre” Word para realizar las modificaciones. A modo de ejemplo usaremos la
siguiente frase de correspondencia.

Sr./Sra. Apellido 1 apellido 2, nombre con domicilio en la calle Nº sito en ciudad

(Provincia) CP

Para relacionar cada palabra a su campo, deberemos seleccionarla

con el cursor y pulsar en el desplegable de “insertar campo”, asignando
a cada palabra del texto el campo correspondiente del encabezado
de la tabla Excel previamente creada. Una vez asignados los campos
podremos dar formato al texto y resaltar aquellas palabras que
consideremos oportunas.

Tras asignar todos los campos y darle formato, el texto se vería así:

Sr./Sra. «APELLIDO_1» «APELLIDO_2», «NOMBRE» con domicilio en la calle «CALLE» Nº

«NÚMERO» sito en «CIUDAD» («PROVINCIA») CP«CP»

Como se puede apreciar, el texto parece un poco

extraño. Para ver como quedaría el texto definitivo
deberemos pulsar en “Vista previa de resultados”, la
cual conecta la información de la lista de
destinatarios a los campos de combinación para poder ver el aspecto del
documento final. En el rectángulo señalado, figurará el número correspondiente con
la línea del Excel (sin contar encabezado), quedando la frase resultante:

Sr./Sra. PREGUNTEGUI DUDAGOITIA, BELÉN con domicilio en la calle PEREDA Nº 23 sito

en SANTANDER (CANTABRIA) CP39011

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El último proceso “Finalizar y combinar” podremos elegir la forma en la que deseamos
completar la combinación de correspondencia, pudiendo:

 Editar documentos individuales: se creará una nueva ventana para ver cada
copia del documento, es decir, una página para cada línea de la tabla.

 Imprimir documentos: se pueden imprimir directamente todos los destinatarios

o bien se pueden imprimir a PDF para tener cada destinatario en una página
aparte dentro del archivo.

 Enviar mensajes de correo electrónico: se podrá enviar a una dirección o a

una lista de destinatarios. Este envío masivo solo es posible si se posee una
cuenta Outlook.

Apartado 3: Pestaña “Revisar”

Como su propio nombre indica la pestaña revisar va a estar enfocada a todas

aquellas actuaciones una vez el documento se ha confeccionado o cuando hemos
redactado un título o capítulo de una extensión considerable. Esta pestaña no solo
revisará el documento, sino que nos ofrece varias opciones.

• Revisión
En este grupo de botones podremos revisar la ortografía y gramática del documento.
Durante la redacción y confección del documento, Word nos irá marcando con un
subrayado en rojo aquellas palabras o expresiones que el programa considere
erróneas ortográficamente o un doble subrayado azul si se trata de
recomendaciones gramaticales.

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Asimismo, Word nos ofrece la herramienta de búsqueda de
sinónimos. Para ello deberemos seleccionar la palabra que
queramos sustituir por el sinónimo, pulsar sinónimos y en la parte
derecha del documento aparecerán todos los sinónimos. Esta
herramienta es muy útil para ir cambiando palabras y limitar la
repetición de las mismas.

Con respecto al conteo, el número total de palabras

figurará en la parte inferior izquierda de la interfaz. Aun
así, si pulsamos directamente el botón contar palabras,
nos aparecerá una ventana similar a la imagen de la
derecha, la cual no solo nos indica las palabras del
documento, sino que incluye las páginas, caracteres,
etc. Este conteo también nos permite obtener esta información de un texto o parte
determinada del documento. Para ello seleccionaremos la mencionada parte y a
continuación pulsaremos el botón contar palabras.

• Leer en voz alta y accesibilidad

Dentro del marco de la accesibilidad de personas con
dificultades de visión, Word ofrece la oportunidad de poder
escuchar el texto del documento a través del botón “leer en voz alta”. En esta
herramienta podremos escuchar todo el documento, pulsar en la parte del
documento donde queramos que empiece la alocución o bien seleccionar el
fragmento del documento que queramos reproducir.

Con respecto a la accesibilidad podremos comprobar si el documento creado

cumple con unos mínimos. Para ello pulsaremos comprobar accesibilidad y
automáticamente aparecerá a la derecha de la pantalla los resultados de la
inspección de dicha accesibilidad.

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• Idioma
Dentro del archivo, Word nos permite elegir el idioma del texto seleccionado o del
todo el documento. Hay que tener en cuenta que el idioma va a ser el empleado
para comprobar la ortografía y la gramática.

Si por algún casual, necesitamos traducir un documento o parte

del mismo a otro idioma, podemos hacerlo a través de la
herramienta “traducir”. Tras pulsar el correspondiente botón,
aparecerá en la parte derecha de la interfaz la ventana del
servicio en línea del Traductor de Microsoft, en el que podremos
elegir el idioma de origen y el de destino. Hay que mencionar
que, para poder traducir el texto, tenemos que tener conexión
a Internet.

• Seguimiento
En aquellos entornos colaborativos, en los que los documentos y ficheros son
confeccionados entre varias personas, es interesante la herramienta de seguimiento
de cambios del documento. Esta opción nos permite estar al tanto de los cambios
realizados en el documento con respecto a revisiones o comentarios.

Con respecto a las revisiones realizadas podemos revisar:

 Comentarios
 Inserciones y eliminaciones
 Formato
 Globos
 Personas específicas

También podremos elegir la ubicación del panel de revisiones, tanto en vertical como
en horizontal a fin de dificultar lo menos posible la visión.

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• Cambios
Con respecto a los cambios realizados en el documento por otros
usuarios, podremos:
 Aceptarlos
 Rechazarlos
 Saltar al siguiente
 Saltar al anterior

•Proteger
Este botón nos permite restringir la edición de otros usuarios,
limitando la edición de los mismos. Al elegir esta opción, podremos
limitar el formato a una selección de estilos. También podremos
permitir cierto tipo de edición en el documento.

Apartado 4: Pestaña “Vista”

Dentro de esta pestaña, tendremos varias opciones para configurar nuestra interfaz,
tales como el diseño de impresión, el movimiento de la página, paneles a mostrar,
etc.

• Vistas
En este grupo de botones podemos elegir entre:
 Modo de lectura: es la mejor opción para leer el documento de Word, está
enfocado a la lectura en vez de a la escritura.

 Diseño de impresión: con esta vista podremos ver el documento de la forma

más parecida a una vez impreso. Por norma general redactaremos y
trabajaremos el documento en esta vista.

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  Diseño web: nos muestra el documento como si fuera una página web. Esta
vista también nos resultará útil si el documento tiene tablas anchas.

 Esquema: en esta vista podremos ver el documento en forma de esquema con

el contenido como puntos de viñetas. Esta vista nos será útil para crear
encabezados y para mover párrafos dentro del documento.

 Borrador: con esta vista solo veremos el texto del documento. Esta opción nos
será útil para una edición rápida ya que no aparecen los encabezados, pies
de página no determinados objetos, pudiéndonos centrarnos en el texto.

• Inmersivo
En esta opción podremos elegir entre:
 Concentración: esta opción “elimina” las pestañas y todos aquellos elementos
que puedan distraer al lector.

 Immersive Reader: ofrece una

experiencia de lectura y edición
centrada, la cual permite ajustar el
tamaño del texto, el espaciado y muchos
aspectos más. También nos permite escuchar el texto en voz alta.

• Movimiento de página
En estos botones podremos elegir entre desplazarnos entre las páginas de forma
vertical u horizontal. Hay que tener en cuenta que dependiendo de la opción que
elijamos, el texto se verá más grande o más pequeño.

•Mostrar
Dentro del grupo de botones “Mostrar”, podemos seleccionar entre:
 Regla: muestra la regla vertical y horizontal, nos permite ver y establecer
tabulaciones, mover los bordes de las tablas y alinear objetos en el documento

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  Líneas de la cuadrícula: nos muestra las líneas de la cuadrícula en el fondo del
documento a fin de mejorar la colocación de los objetos. Dichas líneas facilitan
la alineación de los objetos con otros objetos o con un punto concreto de la
página en la que estemos trabajando.

 Panel de navegación: es una especie de “guía turística” del documento. Si

hacemos clic en un encabezado, página o resultado de búsqueda, nos dirigirá
directamente al elemento.

• Zoom
Con estos botones podremos ampliar le documento en el que estamos trabajando,
elegir entre la visión de una o dos páginas a la vez o ajustar la vista para que el ancho
del documento coincida con el ancho de página.

• Ventana
Con esta opción podremos abrir una ventana nueva del mismo documento de
trabajo a fin de poder trabajar en varias partes a la vez sin necesidad de desplazarnos
continuamente a lo largo del mismo. También podemos cambiar entre las ventanas
abiertas, es decir, podemos cambiar entre los diferentes archivos abiertos de una
forma más rápida.

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Bibliografía:

Word 2021, Curso paso a paso. Leonel Yescas. Editorial Altaria

https://support.microsoft.com/es-es/office/aprendizaje-de-word-para-windows-
7bcd85e6-2c3d-4c3c-a2a5-5ed8847eae73

https://www.yumpu.com/es/document/read/66818884/manual-word-2021

https://dehesa.unex.es:8443/bitstream/10662/11684/6/978-84-09-25217-6.pdf

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