PROCEDIMIENTO

DE ELABORACIÓN DE PROC – GP – 01 Página 1 de 9

PROPUESTAS
Fecha: 12 de Septiembre de 2018 Revisión.: 00

TABLA DE CONTENIDOS
1.- Objetivos
2.- Alcance
3.- Definiciones
4.- Responsabilidades
5.- Recursos
6.- Descripción de la Actividad
7.- Referencias
8.- Registros
9.- Análisis de Riesgos y Aspectos Ambientales
10.- Anexos
11.- Control de Cambios

Elabora: Revisa: Aprueba:

José Pablo Flores Ricardo Espinoza S. Ignacio García A.

Firma: NA Firma: NA Firma:

Constructora y Comercial Asercop Ltda.

Calle Aguas Calientes # 528, Antofagasta; email: asercop@asercop.com, www.asercop.com
DOCUMENTO NO CONTROLADO AL MOMENTO DE IMPRIMIR SI NO CUENTA CON TIMBRE
 PROCEDIMIENTO
DE ELABORACIÓN DE PROC – GP – 01 Página 2 de 9

PROPUESTAS
Fecha: 12 de Septiembre de 2018 Revisión.: 00

1.- OBJETIVO
El propósito de este procedimiento es establecer la metodología y responsabilidades para la ejecución de
Estudios de Propuestas.

2.- ALCANCE
Este procedimiento aplica a la ejecución de Estudios de Propuestas de proyectos para Asercop Ltda.

3.- DEFINICIONES
Propuesta: Es una oferta técnico-económica relacionada con la ejecución de un proyecto, derivada del estudio
de antecedentes proporcionados por el mandante, que se deben ajustar a las condiciones descritas en las
bases de la invitación (o licitación).

Cierre de Propuesta: instancia en la cual la Gerencia General resuelve, conforme a los antecedentes de la
propuesta y presupuesto de costo directo, los gastos generales y la utilidad, para luego proceder a la emisión
de sobres y antecedentes con la propuesta respectiva.

Libro Cero: Documentos entregados al Administrador de Contrato del proyecto adjudicado. Estos documentos
corresponden a: propuesta técnica y económica, y documentos externos entregados por el mandante.

Pre calificación: Procedimiento mediante el cual se verifican previamente las condiciones de organización y
experiencia, capacidad jurídica, técnica y financiera de un proveedor.

Mandante: Empresa a la cual se le licita un servicio.

4.- RESPONSABILIDADES

Gerente General es responsable de:

Autorizar el estudio de la propuesta
 Aceptar la invitación.
 Cerrar precios con Gerente de Proyectos e Ingeniero de Proyectos.
 Aceptar las cartas de Adjudicación.

Gerente de Proyectos es responsable de:

 Realizar una pre evaluación Técnica de las licitaciones a estudiar.
 Revisar la correcta ejecución y cierre de la Propuesta.
 Cierre de presupuesto con Gerente General e Ingeniero de Proyectos.
 Revisar que las cartas de Adjudicación y borradores de Contrato cumplan con las condiciones de las
 Revisar que el estudio contenga todos los anexos y alcances del contrato
 Presentar al gerente general análisis de riesgo asociado a la propuesta en informe de pre evaluacion
 Bases de Licitación y estudio.

Ingeniero de Proyectos es responsable de:

 Revisar los antecedentes y alcances de todas las licitaciones ingresadas al Dropbox para el proceso de
pre evaluación con Gerente de Proyectos.
 Supervisar el proceso de pre calificación.
 Revisar los requerimientos del cliente, realizar el estudio, preparar la propuesta, asistir a reuniones
aclaratorias y realizar proceso de consultas.
 Recopilar los antecedentes para presentar en la propuesta, revisando base de datos Asercop,

Constructora y Comercial Asercop Ltda.

Calle Aguas Calientes # 528, Antofagasta; email: asercop@asercop.com, www.asercop.com
DOCUMENTO NO CONTROLADO AL MOMENTO DE IMPRIMIR SI NO CUENTA CON TIMBRE
 PROCEDIMIENTO
DE ELABORACIÓN DE PROC – GP – 01 Página 3 de 9

PROPUESTAS
Fecha: 12 de Septiembre de 2018 Revisión.: 00
solicitando a las distintas áreas de Asercop y/o del cliente, prepara los antecedentes de licitación de
acuerdo a requisitos establecidos y los almacena en la carpeta creada del DropBox.
 Asistir a visitas a terreno

 Emisión y entrega del Libro Cero.

 Asignar código a la propuesta, crear carpeta de estudio y actualizarla en caso de cambios posteriores a
la entrega.
 Realizar respaldo de la carpeta Dropbox en disco duro.
 Presentar carta gant y estudio en Presto

Ingeniero de Estudios de Construcción es responsable de:

 Revisar los requerimientos del cliente, realizar el estudio, preparar la propuesta, asistir a reuniones
aclaratorias y realizar proceso de consultas relativo a licitaciones de Construcción.
 Asistir a visitas a terreno, emisión y entrega del Libro Cero de licitaciones de Construcción.
 Almacenar el estudio en la carpeta creada en el DropBox.
 Otras actividades relacionadas con propuestas designadas por el Gerente de Proyectos.
 Realiza las actividades de la Asistente de Estudios en caso de ausencia.

Asistente de Estudios es responsable de:

 Recibir las cartas de invitación de licitaciones y/o revisar diariamente los portales de proveedores para
acceder a licitaciones publicadas. En ambos casos, descarga los antecedentes de dichas licitaciones
para publicar en el Dropbox de Estudios e informa al Gerente General, Gerente de Proyectos e
Ingeniero de Proyectos.
 Realizar la confección de los Antecedentes Administrativos de licitaciones a estudiar.
 Enviar las cartas de intención de participar o excusa de las licitaciones (si aplica).
 Realizar el proceso de pre calificación.
 Realiza la impresión de copias de la propuesta (si aplica).
 Entrega las propuestas a los mandantes en forma física, Mail o portales de empresas e informa sobre
su envío.
 Gestiona las boletas requeridas para la licitación con el Área de Administración y Finanzas.
 Recibe las cartas de Adjudicación y las distribuye a Gerente General, Gerente de Proyectos e Ingeniero
de Proyectos.
 Revisa, actualiza y envía diariamente la Planilla de Control de Licitaciones en estudio.

Área de Sustentabilidad es responsable de:

 Aclarar dudas respecto de requisitos de Calidad, SSO y MA (si aplica).
 Reunir y/o elaborar documentos del área, requeridos para el estudio de licitaciones.

5.- RECURSOS
HH, PC, Dropbox, Internet, Correo Electrónico, Acceso a Portales, Impresora e Insumos, Archivadores, Disco
Duro, Recursos Financieros para Compras de Bases – Visitas a Terreno – Anillados – envíos aéreos. Presto

6.- DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Para la elaboración de las propuestas, se ejecutarán las siguientes actividades, listadas por orden de
ocurrencia.

6.1 Recepción de Antecedentes

Las propuestas a desarrollar tendrán 2 formas de ingreso:

Constructora y Comercial Asercop Ltda.

Calle Aguas Calientes # 528, Antofagasta; email: asercop@asercop.com, www.asercop.com
DOCUMENTO NO CONTROLADO AL MOMENTO DE IMPRIMIR SI NO CUENTA CON TIMBRE
 PROCEDIMIENTO
DE ELABORACIÓN DE PROC – GP – 01 Página 4 de 9

PROPUESTAS
Fecha: 12 de Septiembre de 2018 Revisión.: 00
6.1.1 Recepción de Invitación a Propuesta
Esta invitación es recibida través de carta, e-mail, llamado telefónico o simplemente por la compra
directa de Bases de Licitación. La Asistente de Estudios descarga los antecedentes de la licitación, los
publica en el Dropbox (Carpeta: Pre Evaluación de Licitaciones) e Informa al Gerente General, Gerente
de Proyectos e Ingeniero de Proyectos vía correo electrónico.

6.1.2 Ingreso a Portales

La Asistente de Estudios revisa diariamente los portales de proveedores, descarga los antecedentes de
las licitaciones anunciadas, los publica en el Dropbox (Carpeta: Pre Evaluación de Licitaciones) e
Informa al Gerente General, Gerente de Proyectos e Ingeniero de Proyectos vía correo electrónico.

6.2 Pre evaluación de licitaciones

El Ingeniero de Proyectos realizará una revisión de los antecedentes de licitaciones ingresados al Dropbox por
la Asistente de Estudios en el punto anterior. Éste le realiza una presentación de los datos relevantes de la
licitación al Gerente de Proyectos y Gerente General para que resuelvan si se participa o no en dicha licitación,
de acuerdo a la conveniencia de Asercop.
Para realizar esta pre evaluación se podrá invitar a más participantes, por ejemplo, si se trata de un proyecto
de construcción, al Ingeniero de Estudios. Si corresponde a una Cotización directa de servicios, al Gerente
Comercial y de Desarrollo.
En caso de no participar se deberá enviar la respectiva carta de excusa (si aplica).

6.3 Asignación Código Interno y Revisión de Requerimientos del proyecto a estudiar

El Ingeniero de Proyectos asignará un código interno siguiendo el correlativo. Seguidamente se crea una
carpeta de la Propuesta con el nuevo código, en la cual se almacena toda la información relacionada, tales
como datos de entrada (bases, especificaciones técnicas, consultas, aclaraciones, otros), documentación de
referencia e información de salida (oferta económica, técnica, antecedentes varios, correos u otros requisitos).
Esta carpeta es archivada digitalmente en la plataforma DropBox: Estudios en curso, que maneja el Ingeniero
de Proyectos.
El Código Interno se conformará de la siguiente forma:
Año de ejecución de propuesta Número Correlativo Identificador de mandante de propuesta
2018 01 en adelante (cada año Ejemplo:
parte nuevamente en 1) LB: Lomas Bayas
AM: Albemarle
PE: Peñón
Etc.

Ejemplo:
2018-12-LB (propuesta 12 del 2018 de Lomas Bayas)
En esta instancia se ingresa la propuesta a la Planilla Calendario de Licitaciones.

La estructura básica de la carpeta para el Estudio de una propuesta será la siguiente:

Constructora y Comercial Asercop Ltda.

Calle Aguas Calientes # 528, Antofagasta; email: asercop@asercop.com, www.asercop.com
DOCUMENTO NO CONTROLADO AL MOMENTO DE IMPRIMIR SI NO CUENTA CON TIMBRE
 PROCEDIMIENTO
DE ELABORACIÓN DE PROC – GP – 01 Página 5 de 9

PROPUESTAS
Fecha: 12 de Septiembre de 2018 Revisión.: 00

Para las precalificaciones se podrá suprimir la carpeta estudios.

El ingeniero de Proyectos deberá informar cada vez que se decida estudiar una licitación a la Asistente de
Estudios para ingresarla a la Planilla de Control de Licitaciones y comenzar a completar los antecedentes
Administrativos.

6.4 Pre calificación

Algunos mandantes o para ciertas licitaciones, realizan un proceso de Pre calificación a sus contratistas, el cual
deberá ser atendido por Asercop de acuerdo a los requisitos establecidos. Una vez que se dé cumplimiento a
esta evaluación previa, se inicia el proceso de revisión de requisitos del proyecto y estudio de la propuesta.

6.5 Estudio de la Propuesta

Se revisan los antecedentes del mandante para conocer si existe Reunión Aclaratoria y/o Visita a Terreno, de
manera de programar estas visitas. Luego se comienza con el estudio de las Bases Técnicas, Bases
Administrativas Especiales, Bases Administrativas Generales, Términos de Referencia y toda la información
que fue enviada o publicada por el mandante para el desarrollo de la propuesta. A partir de estos documentos
se debe desarrollar la Propuesta. Estas actividades son ejecutadas por el Ingeniero de Proyectos. Cualquier
duda respecto de la información entregada formará parte de las consultas que se enviarán en fecha y horario
definido en las mismas bases.

6.6 Reunión Aclaratoria

Si existe Reunión Aclaratoria se define la persona que debe asistir. El asistente a esta reunión notifica al equipo
las aclaraciones. El mandante envía una Minuta de Reunión.

6.7 Visita a Terreno

En caso de ser requerido, se debe coordinar el viaje y definir la persona que debe asistir. Como resultado de la
Visita a Terreno se genera un resumen digital de Visita (se incluyen fotografías y aclaraciones) y se le envía al
equipo vía e-mail en un plazo no mayor a 24 horas de realizada la visita a terreno.

6.8 Consultas
Se enviarán las consultas según el medio que es requerido (e-mail, portal, etc.) en la fecha y hora establecida
en las Bases.

6.9 Aclaraciones
Las aclaraciones a las consultas enviadas llegan por el medio definido en las Bases (e-mail, portal) y en la
fecha determinada por Bases. Es necesario llevar un control respecto de la fecha en la cual deben llegar las
aclaraciones.

6.10 Desarrollo de la Propuesta

En esta Etapa se desarrollan tanto la Oferta Técnica como la Oferta Económica, además se preparan los
Antecedentes Varios (antecedentes legales, financieros y otros)
Constructora y Comercial Asercop Ltda.
Calle Aguas Calientes # 528, Antofagasta; email: asercop@asercop.com, www.asercop.com
DOCUMENTO NO CONTROLADO AL MOMENTO DE IMPRIMIR SI NO CUENTA CON TIMBRE
 PROCEDIMIENTO
DE ELABORACIÓN DE PROC – GP – 01 Página 6 de 9

PROPUESTAS
Fecha: 12 de Septiembre de 2018 Revisión.: 00
A continuación, se citan los ítems considerados en el desarrollo de la Propuesta:
 Formularios Económicos
 Formularios Técnicos
 Metodología
 Equipo Propuesto
 Antecedentes del Equipo Propuesto (según corresponda)
 Organización
 Carta Gantt
 Determinación de horas hombre
 Boleta de Garantía (cuando corresponda)
Todos los cambios y mejoras que se realicen durante el desarrollo de la propuesta, quedarán incorporados en
el mismo archivo en ejecución, no manejando versiones hasta ser emitida y aprobada finalmente.
Todo lo anterior debe ser elaborado siguiendo los requisitos de cada licitación.

6.11 Verificación de la Propuesta

Previo al envío al mandante, se realiza una verificación global a la propuesta por parte de la Gerencia de
Proyectos, enfatizando en el Alcance, Oferta Técnica y Económica, entre otros.
El cierre del precio se realiza en conjunto entre el Ingeniero de Proyectos, Gerente de Proyecto y Gerente
General.

En caso de no satisfacer algún requerimiento, se corrigen dichos aspectos.

Una vez verificada la conformidad con los requisitos de la propuesta (o precalificación), el Ingeniero de
Proyectos traspasará la información de entrega desde la carpeta en Revisión a la Carpeta Aprobado, indicando
en esta última la fecha de aprobación.

6.12 Cierre de la Propuesta

Una vez finalizada la propuesta, el Ingeniero de Proyectos debe solicitar a la Asistente de Estudios prepararla
para ser enviada al mandante ya sea en forma física o por medio electrónico, ella es la encargada de la
impresión, compaginado, anillado, preparación de carta de entrega, preparación de sobres, etc. El Ingeniero
de Proyectos debe dejar una copia digital de todos los antecedentes enviados de la propuesta en el DropBox.

6.13 Envío de Propuestas

La Asistente de Estudios es la encargada de entregar las propuestas en forma física, vía correo electrónico o
portales de empresas.
Si se requiere en forma física dependiendo del lugar de destino es el medio que se utiliza para el envío de ésta
(terrestre o aérea). Cabe mencionar, que todas las propuestas que se envíen vía aérea deben ser
despachadas con al menos 2 días de anticipación.
Una vez entregada, pasa a formar parte de las propuestas en espera hasta los resultados del mandante.
Se informa vía correo al Gerente General, Gerente de Proyectos e Ingeniero de Proyectos que el envío se
realizó correctamente.
Constructora y Comercial Asercop Ltda.
Calle Aguas Calientes # 528, Antofagasta; email: asercop@asercop.com, www.asercop.com
DOCUMENTO NO CONTROLADO AL MOMENTO DE IMPRIMIR SI NO CUENTA CON TIMBRE
 PROCEDIMIENTO
DE ELABORACIÓN DE PROC – GP – 01 Página 7 de 9

PROPUESTAS
Fecha: 12 de Septiembre de 2018 Revisión.: 00

6.14 Seguimiento de Propuestas

El Ingeniero de Proyectos es el responsable de hacer el seguimiento de la Propuesta, hasta que ésta sea
adjudicada, no adjudicada o declarada desierta. Los resultados que llegan por medio escrito (e-mail, carta,
portales) serán archivados en la carpeta según su código asignado.

La Asistente de Estudios revisará el estatus de cada estudio y actualizará diariamente la Planilla de Control de
Licitaciones enviándolo vía correo a Gerente de Proyectos e Ingeniero de Proyectos.
En caso de no recibir respuesta dentro de un mes de enviada la propuesta se asumirá que no se adjudicó.
En algunos casos el mandante puede requerir alguna modificación y/o mejoras en el proceso de adjudicación,
en estos casos se realizan las modificaciones y son entregadas según el medio solicitado (e-mail, carta, portal),
dentro de los plazos establecidos por éste, actualizando las correspondientes carpetas en el DropBox. En este
caso se identificarán las carpetas o archivos de entrega como versión 2 (ejemplo Oferta Técnica v2, TEC-03
v2).

6.15 Adjudicación y Entrega de Antecedentes

Si la propuesta es adjudicada se informa al Gerente General y se procede a revisar, aceptar y enviar la carta.
Simultáneamente el Gerente de Proyectos deberá asignar al Administrador de Obra o Jefe de proyecto según
corresponda para dar inicio al proyecto, el Ingeniero de Proyectos le hará entrega a éste último un CD o DVD
que el respectivo Libro Cero del proyecto, dejando registro firmado de Entrega de Libro Cero (ver Anexo 1) y
escaneado en la carpeta de licitación.
El Gerente de Proyectos o quien éste designe deberá revisar que el borrador del contrato cumpla con lo
estudiado, antes de su respectiva firma.

6.16 Respaldo de Información

Como medida de protección de la información, se irá respaldando en un disco duro las carpetas de propuestas
de forma semanal.
Este disco deberá estar disponible y almacenado en la oficina de Santiago.

7.- REFERENCIAS
Documentos entregados por Mandante: Bases Administrativas, Bases Técnicas, Planos y Especificaciones
Técnicas, Itemizado Económico.
Procedimiento de Control de Información Documentada.
Instructivo de Respaldo de Información.

8.- REGISTROS
 Carta de Invitación (si aplica)
 Minuta de Reunión (si aplica)
 Informe de visita (si aplica)
 Consultas
 Carta entrega Propuesta (si aplica)
 Carta Resultado Propuesta (Adjudicación, No Adjudicación, Desierta)
 Carta Excusa (si aplica)
 Planilla de Control de Licitaciones

9.- ANALISIS DE RIESGOS Y ASPECTOS AMBIENTALES

NA.

Constructora y Comercial Asercop Ltda.

Calle Aguas Calientes # 528, Antofagasta; email: asercop@asercop.com, www.asercop.com
DOCUMENTO NO CONTROLADO AL MOMENTO DE IMPRIMIR SI NO CUENTA CON TIMBRE
 PROCEDIMIENTO
DE ELABORACIÓN DE PROC – GP – 01 Página 8 de 9

PROPUESTAS
Fecha: 12 de Septiembre de 2018 Revisión.: 00
10.- ANEXOS
Anexo 1: Acta de Entrega de Libro Cero
ACTA DE ENTREGA DE LIBRO REG-GP-01
CERO Versión 01

Nombre Proyecto:

Código Proyecto:
De: Área de Estudios ASERCOP LTDA
Para:

Fecha entrega:

Por medio de la presente, se hace entrega la siguiente documentación del estudio de la propuesta en DVD: Libro
Cero

Documento Versión Observación (Recepcionada / No aplica)

1 Bases Administrativas Generales

2 Bases Administrativas Especificas

3 Bases Técnicas

4 Especificaciones Técnicas

5 Planos / Esquemas del mandante

Preguntas y Respuestas de la
6
Licitación

7 Oferta Técnica

8 Oferta Económica

9 Estudio y rendimientos

10 Listado equipos y uso

11 Listado de RRHH y uso

12 Listado de materiales y suo

13 Flujo Caja

Procedimientos y/o Estándares de

14
Calidad, SSO y MA

15 Carta de Adjudicación

16 Contrato - OC (si aplica)

17

Recibe Nombre - Cargo - Firma

Libro Cero: Es un compendio de documentos que entrega el Ingeniero de Proyectos al Administrador de Contrato asignado a un proyecto una vez que
éste se adjudica.
Los documentos que contiene el Libro Cero corresponden a todos aquellos entregados por el mandante para confeccionar los entregables de la
Licitación (bases técnicas, procedimientos, estándares, planos) y los documentos de la propuesta técnica – económica, el estudio realizado,
documento de preguntas y respuestas y Carta de Adjudicación y Contrato u Orden de Compra.

Constructora y Comercial Asercop Ltda.

Calle Aguas Calientes # 528, Antofagasta; email: asercop@asercop.com, www.asercop.com
DOCUMENTO NO CONTROLADO AL MOMENTO DE IMPRIMIR SI NO CUENTA CON TIMBRE
 PROCEDIMIENTO
DE ELABORACIÓN DE PROC – GP – 01 Página 9 de 9

PROPUESTAS
Fecha: 12 de Septiembre de 2018 Revisión.: 00

Anexo 2: Planilla de Control de licitaciones

REG-GP-02
CONTROL DE LICITACIONES 2018 Rev. Form 01
ACTUALIZADA 31/08/2018
DURACIÓN DEL FECHAS
N° CÓDIGO CLIENTE NOMBRE DEL SERVICIO DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO STATUS OBSERVACIÓN PRECIO
SERVICIO INVITACIÓN VISITA A TERRENO PREGUNTAS RESPUESTAS ENTREGA OFERTA

11.- CONTROL DEL CAMBIOS

Rev. Fecha Cambios

Constructora y Comercial Asercop Ltda.

Calle Aguas Calientes # 528, Antofagasta; email: asercop@asercop.com, www.asercop.com
DOCUMENTO NO CONTROLADO AL MOMENTO DE IMPRIMIR SI NO CUENTA CON TIMBRE