Que dice el Cdigo de Comercio con respecto a los Libros Contables que debe llevar

una compaa annima o sociedad annima?

Pargrafo 3: De la contabilidad mercantil

Artculo 32 Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual
comprender, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios.
Podr llevar, adems todos los libros auxiliares que estimar conveniente para el mayor orden y
claridad de sus operaciones.
Artculo 33 El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido
previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al
Juez ordinario de mayor categora en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin
de poner en el primer folio nota de los que ste tuviere, fechada y firmada por el Juez y su
Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampar en todas las dems hojas el Sello de la
oficina.
Artculo 34 En el libro Diario se asentarn, da por da, las operaciones que haga el comerciante,
de modo que cada partida exprese claramente quin es el acreedor y quin el deudor, en la
negociacin a que se refiere, o se resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de esas
operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan
comprobar tales operaciones, da por da.
No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente slo vendan al detal,
directamente al consumidor, cumplirn con la obligacin que impone este artculo con slo
asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las
que hicieran a crdito, y los pagos y cobros con motivo de stas.
Artculo 35 Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada ao, har en el libro de
Inventarios una descripcin estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y
de todos sus crditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.
El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y prdidas; sta debe
demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las prdidas sufridas. Se har
mencin expresa de las fianzas otorgadas, as como de cualesquiera otras obligaciones contradas
bajo condicin suspensiva con anotacin de la respectiva contrapartida.
Los inventarios sern firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que
se hallen presentes en su formacin.

Se prohbe a los comerciantes:

1. Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas.
2. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos.
3. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.
4. Borrar los asientos o parte de ellos.
5. Arrancar hojas, alterar la encuadernacin o foliatura y mutilar alguna parte de los libros.
Artculo 37 Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarn en otro
distinto, en la fecha en que se notare la falta.

Artculo 39 Para que los libros auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan
ser aprovechados en juicio por stos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con
respecto de los libros necesarios.
Artculo 44. Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez aos, a partir del
ltimo asiento de cada libro.
Pargrafo 2: De los Administradores
Artculo 260. Adems de los libros prescritos a todo comerciante, los administradores de la
compaa deben llevar:
1. El libro de accionistas, donde conste el nombre y domicilio de cada uno de ellos, con
expresin del nmero de acciones que posea y de las sumas que haya entregado por
cuenta de las acciones, tanto por el capital primitivo, como por cualquier aumento, y las
cesiones que haga.
2. El libro de actas de la asamblea.
3. El Libro de actas de la junta de administradores.
La siguiente informacin tomada del Centro de Investigaciones Tributarias
http://tributaria.org/cit/
En atencin a las ltimas actuaciones en materia de fiscalizacin de la administracin tributaria
nacional (SENIAT), se ha observado la solicitud del libro de actas de administradores,
establecidos en el *literal c artculo 328* para las sociedades de responsabilidad limitada y el
*numeral 3ero del artculo 260* para el resto de las formas societarias (no es necesario para las
empresas unipersonales),del Cdigo de Comercio(*CC*), en atencin a este "nuevo"
requerimiento de la administracin tributaria nos permitimos realizar las siguientes
observaciones:

1. Inicialmente debemos identificar qu es y quien ejerce la Administracin?, en opinin del

SENIAT es la persona o grupo de personas que por estatuto constitutivo ejercen la
administracin de la compaa. Esto nos lleva a verificar en los estatutos de la empresa si existe la
figura de administrador, o si la misma es ejercida por la junta directiva, es decir, si en el estatuto
seala explcitamente que: "la administracin ser ejercida por una junta directiva...", en los dos
casos anteriores: administrador nombrado y junta directiva que ejerce administracin, es
obligatorio y sancionado segn el punto 2
2. El libro de actas de administradores es un requerimiento de tipo mercantil que slo pudiera
ser sancionado por un tribunal mercantil, sin embargo el numeral 1ro del artculo 102 del
Cdigo Orgnico Tributario, establece que constituye un ilcito formal: *"...1.-**No llevar los
libros y registros contables y especiales exigidos por las normas respectivas."*, y en el caso de los
libros de actas de administradores el 328 y el 260 del CC seala que se deben llevar, lo que
constituye una exigencia *"por la norma respectiva"*, generando una sancin de 50 U.T. la
primera vez que es sancionada.
3. Los nicos libros que deben ser presentados ante el registro mercantil, antes de ser puestos en
funcionamiento son: diario e inventarios, por lo que el *libro de actas de administradores,* no
necesita cumplir tal requerimiento, es decir basta con comprar un libro de actas y colocarle una
etiqueta con: Razn social, RIF e identificacin del libro (nombre), para cumplir el requisito y
evitar la sancin, sin embargo, hay quienes lo sellan en el Registro Mercantil y tambin es
vlido. .
4. Finalmente, la compaa obligada a llevar el libro de actas de administradores, no requiere
estar lleno si los administradores no se renen a deliberar, y no existe ley que los obligue a
reunirse.
5. Es oportuno sealar que en las empresas que exista la figura de administradores o junta
directiva que ejerza la administracin existen algunos deberes adicionales que deben ser
revisados.
Nuestra recomendacin es cumplir con este requisito por lo sencillo del mismo, de acuerdo a
lo expuesto en el punto 3, afines de evitar sanciones.

SOCIEDAD ANNIMA o COMPAA ANNIMA

El trmino annima se debe a que la sociedad no ejerce el comercio bajo el nombre de
ninguno de los socios sino que es libre de emplear un nombre distinto o utilizar uno de
los socios.
Las sociedades annimas estn estructuradas fundamentalmente sobre la base de un
capital que los socios se obligan a integran totalmente para que puedan constituir
definitivamente la sociedad. Estas sociedades se distinguen por la razn social es decir el
nombre de la empresa y al final de este se agrega la denominacin C.A o S.A. adems

sus obligaciones sociales estn garantizadas por un capital determinado y en la que los
socios no estn obligados sino por el monto de sus acciones solamente.
LIBROS PRINCIPALES Y LOS LIBROS AUXILIARES
Libros Principales
Los libros para una empresa son fundamentales ya que a partir de all es donde el
empresario lleva un control de su situacin de acreedor o de deudor que tengan los
terceros con relacin a su empresa. Por medios de dichos libros el comerciante al final
de cada ejercicio econmico se da cuenta de sus ganancias o prdidas sufridas en dicho
ejercicio. Puedo acotar que es un instrumento de mucha ayuda y control tanto
internamente como externamente y en un caso de crisis econmica all puede ver el
empresario la causa y puede establecer un clculo aproximado sobre la consistencia de su
patrimonio para superar dicha crisis.
Los Libros Principales y Los Libros Auxiliares
El empresario debe llevar una contabilidad de acuerdo a la naturaleza de su actividad
econmica, pero en todos los casos debe llevar los libros principales que son:
El Libro Diario
El Libro de Inventario
El Libro Mayor.
Pero adems de los libros principales tambin puede llevar otros libros que el
comerciante estime convenientes para un mejor orden y claridad en su empresa y estos
libros son llamados auxiliares y son por Ej.
Libros de Compras
Libros de Ventas
Libros de Proveedores
Libros de Clientes.

Los Libros Principales:

Libro Diario: Es el libro donde el comerciante va a asentar da a da todas las operaciones

que realice sea pasiva o activa para que estas partidas expresen todo y claramente quien
es el acreedor y quien es el deudor sea al contado o a crdito.
Libro de Inventario: Es donde el comerciante al iniciar sus actividades, forma en este
libro el inventario de su activo y pasivo.
Libro Mayor: es donde se coloca las cuentas utilizadas en las operaciones realizadas por la
empresa para determinar el saldo final de dichas cuentas para ser trasladados a los estados
financieros.

Formalidades que deben cumplir con los libros principales

Despus que los libros de contabilidad ya pueden ser habilitados se prohbe a los comerciantes:

1. Alterar los asientos el orden y la fecha.

2. Dejar lneas en blancos es decir, en asientos o continuacin de
Colocar asientos al margen y hacer interlneamiento, raspaduras o enmendadura.
3. Borrar los asientos o partes de ellos.

ellos.

4. Arrancar hojas o mutilar los libros.

Errores y Omisiones
Un error y omisin se pueden llegar a realizar en un comercio, pero de igual forma se puede
enmendar ese error es decir, se puede salvar de cierta manera, se realiza otro asiento para
eliminar este pero, en fecha distinta en donde se encontr la falta.

La Tecnologa
Con respecto a la avanzada tecnologa de la informtica constituye un extraordinario medio por
el cual se puede llevar con mayor exactitud la contabilidad mercantil. Y con esta tecnologa
ayuda realmente al contador a realizar una mejor actividad profesional para la empresa.
Informacin tomada: http://cirlyoficial.blogspot.com/2013/07/consulta-seniat-cronologiadel-libro-de.html
LIBROS de COMPRAS y VENTAS QUE SOLICITA EL SENIAT?
En relacin a su segunda interrogante, esta Gerencia emite su pronunciamiento en los siguientes
trminos:

La Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado en su artculo 56 establece lo siguiente:

Artculo 56: Los contribuyentes debern llevar los libros, registros y archivos adicionales que
sean necesarios y abrir las cuentas especiales del caso para el control del cumplimiento de las
disposiciones de esta Ley y de sus normas reglamentarias. Los contribuyentes debern conservar
en forma ordenada, mientras no est prescrita la obligacin, tanto los libros, facturas y dems
documentos contables, como los medios magnticos, discos, cintas y similares u otros
elementos, que se hayan utilizado para efectuar los asientos y registros correspondientes
Pargrafo nico: La Administracin Tributaria establecer, mediante normas de carcter general,
los requisitos, medios, formalidades y especificaciones que deben cumplirse para llevar los libros,
registros, archivos y cuentas previstos en este artculo, as como los sistemas administrativos y
contables que se usen a tal efecto (Resaltado nuestro)
A su vez, el Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado en cumplimiento de la
norma ut supra, instituye para los sujetos pasivos del tributo, la obligacin de llevar, adems de
los libros contables, un libro de compras y otro de ventas, los cuales debern cumplir con las
formalidades y requisitos all previstos. Del mismo modo, se establece que los mencionados
libros, podrn ser llevados en forma manuales o mediante sistemas automatizados; debiendo
permanecer en el establecimiento del contribuyente y conservarse en buen estado mientras el
tributo no est prescrito.
Las obligaciones descritas anteriormente, estn estipuladas en los artculos 70, 71 y 73 del
Reglamento in comento, a saber:
Artculo 70: Los contribuyentes del impuesto adems de los libros exigidos por el Cdigo de
Comercio, debern llevar un Libro de Compras y otro de Ventas (...)
Artculo 71: Los Libros de Compras y de Ventas debern mantenerse permanentemente en el
establecimiento del contribuyente ()
Artculo 73: Los contribuyentes que lleven los registros y libros citados en este Reglamento, en
forma manual o mediante sistemas mecanizados o automatizados, conservarn en forma
ordenada, mientras no est prescrita la obligacin, tanto los libros, facturas y dems
documentos contables, como los medios magnticos, discos, cintas y similares u otros
elementos que se hayan utilizado para efectuar los asientos y registros. (Resaltado nuestro)
El cumplimiento de las formalidades y condiciones supra transcritas, ha sido consagrado como
deber formal en el Cdigo Orgnico Tributario, en su artculo 145, el cual a continuacin se
transcribe:
Artculo 145: Los contribuyentes, responsables y terceros estn obligados a cumplir con los
deberes formales relativos a las tareas de fiscalizacin e investigacin que realice la
Administracin Tributaria y, en especial, debern:

1. Cuando lo requieran las leyes o reglamentos:

a) Llevar en forma debida y oportuna los libros y registros especiales, conforme a las normas
legales y los principios de contabilidad generalmente aceptados, referentes a actividades y
operaciones que se vinculen a la tributacin y mantenerlos en el domicilio o establecimiento del
contribuyente y responsable.
3. Exhibir y conservar en forma ordenada, mientras el tributo no est prescrito, los libros de
comercio, los libros y registros especiales, los documentos y antecedentes de las operaciones o
situaciones que constituyan hechos imponibles(Omissis) (Resaltado de la Gerencia)
Visto as, y en el entendido de que el cumplimiento de los deberes formales por parte de los
sujetos pasivos permite a la Administracin Tributaria el ejercicio del control fiscal; es que surge
la necesidad del legislador de exigir que los libros especiales de compra y ventas se mantengan
permanentemente en el establecimiento, y que se encuentren disponibles a los efectos de ser
presentados a la Administracin Tributaria cuando sta as lo solicite en ejercicio de las
facultades conferidas por el Cdigo Orgnico Tributario; en todo caso la reproduccin fsica de
los libros de compras y ventas que se encuentren en medios automatizados o computarizados es
necesaria.
Dentro de este marco legal, es opinin de esta Gerencia General de Servicios Jurdicos que los
libros especiales de compras y ventas podrn ser llevados en medios automatizados o
computarizados, siempre y cuando la reproduccin fsica de los mismos sea posible en todo
momento, a los fines de ser presentados ante el requerimiento de la Administracin Tributaria
en un procedimiento de control posterior.
Quien artculo rige los documentos FIRMAS PERSONALES?
Artculo 19 Los documentos que deben anotarse en el Registro de Comercio, segn el artculo
17, son los siguientes:
Numeral 8.- Las firmas de comercio, sean personales, sean sociales, de conformidad con las
disposiciones del pargrafo 2 de esta Seccin.