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SETIEMBRE 2020
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SIGLAS : OAF
II. OBJETIVO:
III. FUNCIONES:
IV. RELACIONES:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
GERENCIA GENERAL
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Interna:
⏵ Directorio
⏵ Con todos los Gerentes y Departamentos de la empresa.
⏵ Con el Órgano de Control Interno.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Externa:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
GERENCIA GENERAL
I.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
GERENCIA TECNICA
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
V. LINEA DE RESPONSABILIDAD :
Interna:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Externa:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
GERENCIA TECNICA
1. Recibir, registrar, revisar, tramitar y archivar todos los documentos que ingresan o
egresan de la Oficina.
2. Programar y mantener al día la agenda de reuniones, seminarios y otros.
3. Redactar documentos para comunicación interna y externa de la Empresa.
4. Tomar dictado mecanográfico y/o digitar documentos en general.
5. Atender visitas, absolver consultas, recibir y proveer información, según indicación y
autorización correspondiente.
6. Hacer seguimiento, control y registro de los Pedidos Internos de la Oficina para
servicios de diagnóstico y mantenimiento de las obras de propiedad de la Empresa.
7. Tramitar las Autorizaciones y Liquidaciones de Viaje del personal de la Oficina.
8. Codificación de la documentación y expedientes técnicos de la infraestructura eléctrica
de propiedad de la Empresa.
9. Ordenamiento, custodia y selección de los manuales, catálogos y documentación
técnica del equipamiento que conforman las instalaciones.
10. Atender los requerimientos de información técnica de los usuarios internos y externos,
según las normas y procedimientos de la Empresa, manteniendo las reservas del caso
en documentos trascendentales.
11. Analizar, llenar y digitar la hoja de entrada de datos, (volúmenes, tomos, ejemplares y
otros del acervo documentario de la empresa ).
12. Realizar el inventario y etiquetado para actualización en la base de datos de
documentos técnicos, planos, libros y revistas existentes.
13. Efectuar coordinaciones y seguimiento de trámite sobre asuntos de logística, servicios
y otros con las áreas de la empresa.
14. Realizar el control y la entrega de los documentos a las diferentes áreas de la
Empresa.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
15. Cumplir con las normas y procedimientos establecidos por la Empresa, las
disposiciones internas y el Reglamento Interno de Trabajo.
16. Realizar otras funciones que le asigne el Jefe inmediato y aquellas que por iniciativa
propia conlleven a mejorar la eficiencia de la Empresa.
V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:
Interna:
Externa:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
GERENCIA TECNICA
- Una vez concluidas las obras y hayan sido recepcionadas por ADINELSA, promover la
suscripción de contratos de operación y mantenimiento con empresas publicas y privadas,
según se establece en el Art. 12 de la Ley 27774.
V. FUNCIONES ESPECIFICAS:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Interna:
⏵ Con todos los Departamentos y/o Unidades de la Empresa.
Externa:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
GERENCIA TECNICA
- Una vez concluidas las obras y hayan sido recepcionadas por ADINELSA, promover la
suscripción de contratos de operación y mantenimiento con empresas públicas y privadas,
según se establece en el Art. 12 de la Ley 27774.
V. FUNCIONES ESPECIFICAS:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Interna:
⏵ Con todos los Departamentos y/o Unidades de la Empresa.
Externa:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
GERENCIA TECNICA
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:
1. Asesorar a la Gerencia Técnica en los aspectos técnico – operativos, para un mejor control
de los mantenimientos preventivos y correctivos de las instalaciones de propiedad de
ADINELSA
2. Cumplir con las funciones asignadas en el presente Manual de Organización y Funciones.
Interna:
⏵ Con todos los Departamentos y/o Unidades de la Empresa.
Externa:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
GERENCIA TECNICA
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:
Interna:
⏵ Con todos los Departamentos y/o Unidades de la Empresa.
Externa:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
GERENCIA TECNICA
- Evaluar las solicitudes de nuevas ampliaciones eléctricas dentro de las redes eléctricas de
propiedad de ADINELSA y orientar su ejecución a través de la DEP/MEM u otros
organismos.
- Promover convenios para la supervisión de las instalaciones de ampliación que ejecuten
terceros, dentro de las redes de propiedad de ADINELSA, asegurando la correcta
ejecución según normas técnicas vigentes.
- Coordinar el levantamiento de observaciones que formulen las empresas concesionarias,
antes de su entrega para la administración.
V. FUNCIONES ESPECIFICAS:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
1. Asesorar a la Gerencia Técnica en los aspectos técnicos, para lograr la confiabilidad de las
nuevas instalaciones eléctricas incorporadas al sistema eléctrico de propiedad de
ADINELSA
2. Cumplir con las funciones asignadas en el presente Manual de Organización y Funciones.
Interna:
⏵ Con todos los Departamentos y/o Unidades de la Empresa.
Externa:
⏵ Funcionarios del Ministerio de Energía y Minas.
⏵ Funcionarios de las empresas concesionarias públicas y privadas encargadas de la
administración de las instalaciones de propiedad de ADINELSA.
⏵ Municipalidades
⏵ OSINERG.
⏵ Otras que designe la Gerencia Técnica.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
GERENCIA TECNICA
V. FUNCIONES ESPECIFICAS:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Interna:
⏵ Con todos los Departamentos y/o Unidades de la Empresa.
Externa:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Interna:
Externa:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACION
Inferior :
Llevar el control de la aplicación de los cálculos tarifarios, por parte de las empresas
Concesionarias, dentro de los sistemas eléctricos encargados por ADINELSA, para su
administración y comercialización.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:
Interna:
Externa:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACION
Inferior :
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
24. Atender las solicitudes de reclamos presentados por los clientes dentro de los plazos
establecidos, en cumplimiento a normas y directivas; así como establecer y mantener
actualizados los sistemas de información y estadística de solicitudes y reclamos.
25. Llevar el control sistematizado y estadístico del funcionamiento de los medidores en el
ámbito de las obras administradas por las Municipalidades.
26. Supervisar la contrastación y calibración de los equipos de medición de acuerdo a las
normas técnicas vigentes, en atención a las solicitudes y campañas.
27. Programar campañas de verificación de la correcta operación de los medidores de
energía eléctrica.
28. Programar campañas de detección de fraudes y clandestinaje, en coordinación con los
encargados de las instalaciones.
29. Proponer los presupuestos de instalaciones nuevas, cambios, reubicación,
reinstalación de medidores y mejoramientos de acometidas a solicitud del cliente, para
las instalaciones administradas por las Municipalidades.
30. Proponer actividades que contribuyan a mejorar la calidad, confiabilidad y reducción de
pérdidas técnicas en el sistema eléctrico.
31. Mantener la información actualizada en forma permanente del parque del alumbrado
público, para su evaluación y reducción de la potencia instalada a los niveles
establecidos por la norma.
32. Efectuar los balances mensuales de energía, para la determinación de las pérdidas
técnicas e implementar programas tendientes a su reducción.
33. Implementar, en forma sistematizada y actualizar permanentemente la información de
perturbaciones e interrupciones de los sistemas de Generación, Transmisión y
Distribución, para la aplicación de compensaciones y cumplimiento de la Norma.
V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Interna:
Externa:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:
Interna:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Externa:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
▫ Ejecutar las acciones necesarias para una adecuada administración del correo
electrónico y la comunicación externa de datos.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
10. Ejecutar las acciones necesarias para una adecuada administración del correo
electrónico y la comunicación externa de datos.
11. Instruir al personal sobre el uso correcto de los equipos de cómputo adquiridos por
la Empresa.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
19. Cumplir con las normas y procedimientos establecidos por la Empresa, las
disposiciones interna y el Reglamento Interno de Trabajo.
20. Realizar otras funciones inherentes a su cargo que le asigne el Jefe inmediato y
aquella que por iniciativa propia conllevan a mejorar la eficiencia de la Empresa.
V. LÍNEAS DE RESPONSABILIDAD:
▫ Interna
▫ Externa
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
▫
DEPARTAMENTO DE ENERGIA NO CONVENCIONAL
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Interna:
Externa:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:
Interna:
Externa:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
1. Determinar los objetivos, políticas y metas específicas del área y definir las estrategias
y programas para alcanzarlos.
2. Formular y suscribir mensualmente los Estados Financieros de la Empresa incluyendo
el Balance General, Estado de Ganancias, Pérdidas, Estado de Cambios en el
Patrimonio Neto, Estado de Flujo de Efectivo y los anexos correspondientes; y formular
mensualmente un informe ejecutivo sobre los Estados Financieros de la Empresa.
3. Programar, supervisar y controlar las actividades de registros, análisis y calificación de
los movimientos económicos y financieros ocurridos.
4. Supervisar y controlar la aplicación de los sistemas contables establecidos por
dispositivos legales, adecuándolos a las normas internas pertinentes aprobadas por la
Dirección de la Empresa.
5. Formular y proponer, según sea el caso, normas y procedimientos operativos, técnicos
o generales para su Departamento, difundiéndolos y controlando su aplicación y
cumplimiento.
6. Efectuar, supervisar y verificar el oportuno y correcto registro de las operaciones
contables.
7. Coordinar con los Gerentes, los procedimientos que faciliten la fluidez de la información
contable de las mismas.
8. Efectuar y supervisar el oportuno registro y pago de las obligaciones de la Empresa en
materia de tributos directos o indirectos, retenciones u otro tipo similar de
responsabilidades.
9. Verifica la documentación de los Proveedores; factura, recibo, guías de remisión,
Ordenes de Compra, Ordenes de Servicio, informe de conformidad; Nota de Ingreso a
Almacén.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Interna:
⏵ Electroperú S.A.
⏵ Contraloría General de la República
⏵ Comisión de Tarifas de Energías
⏵ FONAFE (MEF)
⏵ SUNAT
⏵ ESSALUD
⏵ Empresas Aseguradoras
⏵ Empresas Fiscalizadoras
⏵ Ministerio de Trabajo Regional
⏵ AFPs
⏵ Clientes
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
Inferior : ⏵ Ninguno
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
10. Analizar los saldos contables de las Cuentas por Cobrar Comerciales, Reclamaciones a
Terceros, Depósitos en Garantía, Cargas Diferidas, Deudas por pagar Comerciales y CTS.
11. Revisar, analizar la relación de clientes que remite la unidad de Comercialización,
considerados como de cobranza dudosa, para su proceso contable y preparar el informe
para ser remitidos a Asesoría Legal para su Evaluación.
12. Revisar y consolidar a nivel de empresa los Ingresos en Nuevos Soles y Kw. /h facturados
para sustento del Balance.
13. Conciliar con la Gerencia de Comercialización y Sistemas mensualmente los Saldos de las
Cuentas por cobrar comerciales.
14. Preparar la información para la Declaración Jurada Anual del Impuesto a la Renta.
15. Preparar la información para el pago de Tributos y Contribuciones por las operaciones
registradas, durante el mes, para su cancelación por la unidad de Tesorería.
16. Tiene a su cargo el manejo y control del Fondo Operativo.
17. Recibe los pagos en efectivo y/o con cheques por pago de cobranzas de las
Municipalidades y otros.
18. Recepciona, archiva y controla los Facturas para procesar su pago.
19. Emitir los cheques de acuerdo a la programación semanal de pagos y a las indicaciones
del jefe de Tesorería.
20. Elaborar las cartas instrucciones de transferencias de fondos a los Bancos.
21. Cumplir las normas y procedimientos establecidos en el sub-sector eléctrico, las
disposiciones y directivas de la Empresa, el Reglamento Interno de Trabajo y las Normas
de Seguridad.
22. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, que le asigne el Jefe inmediato y aquéllas
que por iniciativa, propia conlleven a mejorar la eficiencia de la Empresa.
V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:
Interna:
Externa:
⏵ SUNAT
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Inferior : ⏵ Ninguno
Coordinar y realizar las Actividades de Control Contable de los Bienes del Activo Fijo,
movimientos de Ingreso y Salidas de Suministros, de acuerdo a las Normas y
Reglamentos vigentes, operando el Sistema mecanizado de Contabilidad y del Activo Fijo;
preparar y reportar el Balance, Costos Combinados, Estados de Ganancias y Pérdidas.
1. Controlar, registrar las incorporaciones y Bajas del Activo Fijo, efectuando las
depreciaciones respectivas y mantener el programa del Activo Fijo.
2. Preparar la información relacionada con la depreciación para efectos tributarios
3. Efectuar en forma oportuna el control de los bienes con valor menor a ¼ de la U.I.T.
realizando los ajustes pertinentes
4. Efectuar los asientos por la Provisión de la Depreciación (histórico y ajustado) por
centros de costo.
5. Efectuar los cálculos de los ajustes por Inflación de acuerdo a las normas legales
vigentes
6. Revisar la incorporación al Activo Fijo de las obras terminadas verificando la
documentación sustentatoria
7. Preparar la información para la Declaración Jurada de Bienes Auto Avalúo.
8. Efectuar los análisis de las siguientes cuentas: Inmuebles, Máq. y Equipo, Terrenos,
Casa de Máquinas, Obras civiles y otras construcciones, Maquinarias, equipos y otras
Unidades de Explotación, Unidades de Transporte, Muebles y Enseres, Equipos
Diversos, Bienes retirados del Servicio, Depreciaciones de Inmuebles, Máq. y Equipos;
depreciación y Amortización Acumulada ACM.
9. Elaborar mensualmente los anexos del Activo Fijo por centros de costo.
10. Analizar las cuentas de Resultados del Estado de Ganancias y Pérdidas (Ingresos y
Gastos)
11. Reportar los libros diario y mayor, además registros principales y auxiliares.
12. Coordinar, planificar y efectuar los inventarios físicos de Almacén trimestral y anual y
revisiones mensuales, elaborando los informes correspondientes.
13. Llevar el archivo de la documentación de las pólizas de seguros, en forma ordenada e
individualizada, y el control de la cancelación de los mismos, informando de su
vencimiento y tramitar los siniestros si los hubiese.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:
Interna:
Externa:
⏵ Empresas de seguros
⏵ Municipalidades
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
10. Coordinar con las entidades financieras sobre las cuentas bancarias de la Empresa:
saldos, giros, transferencias, etc.
11. Supervisar la emisión de cheques y transferencias.
12. Supervisar los saldos bancarios previos a su remisión a la Gerencia y elaborar los
Reportes diarios sobre la Posición de los recursos Financieros de la empresa.
13. Programar las operaciones bancarias a realizar diariamente.
14. Elaborar la programación de pagos semanales, revisando las órdenes de compra y de
servicios, para su determinación de fecha de pago.
15. Registrar, manejar y controlar la caja operativa de la empresa.
16. Analizar la evolución de las tasas de intereses activas y pasivas y proponer las
colocaciones de los fondos disponibles de la empresa.
17. Analizar y evaluar el flujo de caja ejecutado y proyectado mensual.
18. Asesorar y apoyar permanentemente a todas las áreas de la Empresa para formular,
aplicar y controlar sus respectivos presupuestos como partes integrantes del
presupuesto empresarial.
19. Estructurar, coordinar y divulgar normas y procedimientos a aplicarse en la formulación,
aplicación y control del presupuesto.
20. Establecer, coordinar y difundir el cronograma de aplicación presupuestal y la
estructura de responsabilidades, exigiendo su cumplimiento.
21. Consolidar y elaborar el presupuesto operativo de la Unidad a partir de los
presupuestos de las dependencias de su ámbito.
22. Difundir, implementar y controlar las normas y procedimientos establecidos para el
control presupuestal por la Alta Dirección.
23. Recibir, revisar y consolidar los proyectos presupuéstales de cada área.
24. Formular el presupuesto de la Empresa en coordinación con las oficinas de la empresa.
25. Efectuar la consolidación de la evaluación mensual del presupuesto de la empresa para
el FONAFE.
26. Elaborar los informes a emitirse a lo organismos de control.
27. Atender las observaciones de Auditoría interna y externa.
28. Controlar a través de informes y reportes periódicos de la ejecución presupuestaria en
cada una de las Unidades de la Gerencia y otras dependencias.
29. Informar a los Jefes responsables sobre las modificaciones en la programación del
presupuesto financiero y de inversiones.
30. Efectuar el pago de sueldos, así como de otros beneficios establecidos, efectúen en las
fechas señaladas.
31. Realiza el manejo y control del Seguro Médico del Personal.
32. Controlar los Files del Personal.
33. Cumplir las normas y procedimientos establecidos en el sub-sector eléctrico, las
disposiciones y directivas de la Empresa, el Reglamento Interno de Trabajo y las
Normas de Seguridad.
34. Realizar otras funciones inherentes a su cargo, que le asigne el Jefe inmediato y
aquéllas que por iniciativa, propia conlleven a mejorar la eficiencia de la Empresa.
V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Interna:
Externa:
⏵ Bancos y Financieras
⏵ Empresas Prestadora de Salud (EPS)
⏵ AFPs
⏵ Empresas Contratistas y Consultoras
⏵ Ministerio de Energía y Minas-DEP
⏵ Ministerio de Economía y Finanzas –FONAFE
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
1. Determinar los objetivos, políticas y metas específicas del área y definir las estrategias
y programas para alcanzarlos.
2. Establecer, coordinar y controlar los procesos de selección de las Empresas
Concesionarias que efectuaran la Operación y Mantenimiento de las instalaciones de
propiedad de ADINELSA, de acuerdo a la normatividad vigente.
3. Programar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades de adquisición de bienes y
contratación de servicios no personales a nivel local e Internacional de acuerdo a las
solicitudes de las áreas usuarias y a las políticas aprobadas por la Alta Dirección.
4. Organizar y desarrollar los procedimientos inherentes a la recepción, almacenamiento,
control, seguridad y distribución de los suministros de almacén.
5. Actuar como secretario del Comité de Adjudicación e integrar las comisiones que la
Gerencia General le asigne.
6. Efectuar las adquisiciones directas de acuerdo a los niveles de su competencia y
conducir los correspondientes a otros niveles superiores.
7. Intervenir en las adquisiciones de bienes mediante la modalidad de concursos de
precios o licitación pública, en los aspectos que señala la Ley y el Reglamento de
Adquisiciones.
8. Cumplir otras funciones inherentes al puesto, o las dispuestas por su jefe inmediato
superior y que sean propias de la dependencia.
9. Verificar que los documentos sustentatorios de adquisición de bienes y servicios
cumplan con los requisitos y autorizaciones establecidas en los dispositivos legales y
normas administrativas vigentes.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:
62
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Interna:
⏵ Departamento de Tesorería
⏵ Departamento de Contabilidad
⏵ Gerencia de Comercialización y Sistemas
⏵ Gerencia Técnica
Externa:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Inferior : ⏵ Ninguno
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
V. LINEA DE RESPONSABILIDAD:
65
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Interna:
Externa:
⏵ Talleres de mantenimiento.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
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