PROCEDIMIENTO PLANEAR LA OPERACIÓN DE LA RED DE DISTRIBUCIÓN

PLANEAR Y EVALUAR LA OPERACIÓN DEL SISTEMA DE

SUBPROCESO DISTRIBUCIÓN DE AGUA POTABLE ACTIVIDAD
DISTRIBUCIÓN
CODIGO:031P01 VERSION: 2

CARGO
PASO PROVEEDOR TAREA CLIENTE DESCRIPCIÓN DEL PASO DOCUMENTO
(DEPENDENCIA)

Realizar las mediciones

hidraulicas para el control de INICIO
presiones en la red de
acueducto.

Regulaciones de Ley
apliacables a la operacion Planificar la operacion del Planificar la operación del sistema de distribución para Documento:
del sistema de Distribucion. sistema de Distribución. garantizar la calidad del agua potable y Definir la - 036P01 Realizar las mediciones
programación, ajustes y optimización del sistema de hidráulicas para el control de
Jefe de Unidad
acueducto, del subproceso planificar la operación de presiones en la red de acueducto.
1 (Administración Unidad - Unidad
acueducto y de la evaluación permanente de las -Informe mensual incremento
Solicitudes clientes externos de Distribución)
presiones del servicio, a partir de las directrices. tubería matriz.
además de los requerimientos generales que -Informe mensual Extensión total y
Programar y Ajustar la demanda la operación de la Red de Distribución. clases de tubería.
operacion del sistema de
acueducto.

Optimizar y rehabilitar el
sistema de acueducto

Programar cierres y Jefe de Unidad

aperturas de circuitos en
la Red de Acueducto
Simular la operacion de la
Planear actividades de Red de acueducto para
operacion de la Red de proveer comportamiento
del sistema
Distribucion
Realizar control de la Red
de Distribucion
2 (Centro de Control Maestro -
Referenciar, actualizar y
administrar catastro de
redes de acueducto.
Realizar seguimiento y
control delos cierres y
aperturas de circuitos en
la red de acueducto
(Administración Unidad - Unidad
de Distribución) Documento:
Profesional Operativo I - 031P02 Programar cierres y
Profesional Operativo I aperturas de circuitos en la Red de
(Sectorizacion Hidraulica - Unidad Acueducto.
Realizar la planeación de las diferentes actividades de
de Distribución) - 031P03 Simular la operación de la
operación de la Red de Distribución de acuerdo a
Profesional Operativo I red de acueducto para preveer
cada uno de los procedimientos para identificar los
Profesional Operativo III comportamiento del sistema.
requerimientos que demandan cada una de las
- 034P02 Realizar control de la Red
actividades para garantizar la calidad del agua,
Unidad de Soporte Operativo) de Distribución.
presión y continuidad del servicio de agua potable y
Ingenieros de proyectos I de - 033P01 Referenciar, actualizar y
así lograr una correcta prestación del servicio al
acueducto y alcantarillado y administrar catastro de redes de
usuario.
Técnico en sistema de Acueducto acueducto.
y Alcantarillado - Realizar seguimiento y control de
Técnico de Infraestructura los cierres y aperturas de circuitos
(Operación y Mantenimiento en la red de acueducto.
Válvulas e Hidrantes - Unidad de
Distribución)

Jefe de Unidad
Determinar los (Administración Unidad - Unidad
Estimar los recursos y presupuesto necesarios para
requerimientos de de Distribución)
3 satisfacer los requerimientos que demanda la
operacion. Profesional Operativo I
operación del sistema de distribución.
(Sectorizacion Hidraulica - Unidad
de Distribución)

Solicitar a los profesionales Operativos I y III y a los

Definir la nesecidad de Ingenieros de proyectos I, Técnicos de sistema de
recursos de cada área
funcional acueducto y alcantarillado, encargados de las áreas
funcionales, la definición mensual de necesidades de
recursos para la operación de la Red de Distribución.
Jefe de Unidad Documento:
1. Material y suministros
4 M (Administración Unidad - Unidad - Formulación presupuestal anual
2. Equipos y herramientas
de Distribución) Unidad de Distribución.
3. Infraestructura
4. Personal
1
5. Mantenimiento asociado
6. Publicaciones
7. Arrendamiento de equipos.

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CARGO
PASO PROVEEDOR TAREA CLIENTE DESCRIPCIÓN DEL PASO DOCUMENTO
(DEPENDENCIA)

1 Jefe de Unidad
(Administración Unidad - Unidad
de Distribución)
Verificar que las herramientas e insumos requeridos
Profesional Operativo I
se encuentran disponibles y en buen estado para
Profesional Operativo I
Identificar y verificar operación del sistema de distribución, de acuerdo con
(Sectorizacion Hidraulica - Unidad Documento:
Disponer de herramientas e requerimientos de el instructivo "disponer de herramientas e insumos en
insumos en buenas materiales, herramientas e de Distribución) - Presupuesto definitivo
insumos para la operacion buenas condiciones".
5 condiciones Ingenieros de proyectos I de Registros:
del sistema Consultar los datos históricos de consumo de
acueducto y alcantarillado y - Requerimientos plan de compras.
materiales, herramientas e insumos para la operación
Técnico en sistema de Acueducto - Solicitud de compras.
del sistema de distribución, formulando el presupuesto
y Alcantarillado
de la vigencia actual a partir de los consumos de la
Técnico de Infraestructura
vigencia anterior.
(operación y mantenimiento
válvulas e hidrantes - Unidad de
Distribución)
Identificar los elementos de medición necesarios para
la revisión permanente y garantizar la operación de la
Red de Distribución (equipos de topografía y de
medición de presión y/o caudal), elementos de apoyo Profesional Operativo I
administrativo y actualización tecnológica como Profesional Operativo I
también de apoyo logístico (vehículos, etc.). (Sectorizacion Hidraulica - Unidad Documento:
Adicionalmente se deben incluir los requerimientos de de Distribución) . - Presupuesto Definitivo
Identificar y verificar Hardware y Software que ayuden a prever el Ingeniero de proyectos I,Técnico - Listado de vehículos y equipos
6 requerimientos de
Disponer de equipos en comportamiento de la Red de Distribución para la en sistema de Acueducto y Registros:
buenas condiciones de elementos de medicion, de
apoyo administrativo y correcta planeación de la operación de la misma. Alcantarillado y Técnico de - Requerimientos plan de compras.
calibracion y mantenimiento.
tecnologico (Hardware y Se debe verificar que los equipos requeridos se Infraestructura (Operación y - Solicitud de compras
Software). encuentren en buenas condiciones de calibración y Mantenimiento válvulas e hidrantes
mantenimiento para la operación para la Red de - Unidad de Distribución).
Distribución, de acuerdo con el instructivo "disponer
de equipos en buenas condiciones de calibración y
mantenimiento".

Verificar disponibilidad de
elementos de medicion, de
apoyo administrativo y
tecnologico (Hardware y
Software).

Profesional operativo I,
Profesional Operativo I
(Sectorizacion Hidraulica - Unidad
Evaluar si los elementos de medición, de apoyo de Distribución).
administrativo y tecnológico son suficientes para Asistente (Central de Radio-
SI satisfacer los requerimientos identificados. Esta Unidad de Soporte Operativo).
7 ¿Se tiene
disponibilidad verificación se realiza en conjunto con el Jefe de la Ingeniero de proyectos I, Técnico
de Unidad de Distribución, los Profesionales Operativos I en sistema de Acueducto y
elementos?
y III y los técnicos de sistema de acueducto y Alcantarillado y Técnico de
alcantarillado, encargados de las áreas funcionales. infraestructura (Operación y
Mantenimiento válvulas e hidrantes
NO - Unidad de Distribución).
A

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CARGO
PASO PROVEEDOR TAREA CLIENTE DESCRIPCIÓN DEL PASO DOCUMENTO
(DEPENDENCIA)

2
Identificar recursos para la
adquisicion de nuevos
elementos de medicion, de
apoyo administrativo y
8 Ingeniero de proyectos I, Técnico
tecnologico.
B en sistema de Acueducto y
Profesional operativo I,
Profesional Operativo I
(Sectorizacion Hidraulica - Unidad
Identificar y concertar recursos para la adquisición de
de Distribución).
nuevos elementos de medición de apoyo
Asistente (Central de Radio-
administrativo y tecnológico involucrados en el
Unidad de Soporte Operativo).
proceso. Esta identificación de recursos se realiza en
C conjunto con el Jefe de Departamento de Distribución,
los Profesionales Operativos I y III y los Ingenieros de
Alcantarillado y Técnico de
proyectos I y los técnicos d sistemas de acueducto y
infraestructura (Operación y
alcantarillado encargados de las áreas funcionales.
Mantenimiento válvulas e hidrantes
- Unidad de Distribución).

Verificar la disponibilidad Profesional operativo I,

de los vehiculos Profesional Operativo I
(Sectorizacion Hidraulica - Unidad
de Distribución).
Verificar el estado de los vehículos, si se encuentra
Asistente (Central de Radio-
C disponible para el transporte del personal, Documentos:
Unidad de Soporte Operativo).
herramientas, equipos, elementos e insumos - Administrar Mantenimiento
9 Ingeniero de proyectos I, Técnico
NO requeridos en la operación del sistema de distribución Técnico correctivo del parque
en sistema de Acueducto y
¿Hay en cada una de las áreas funcionales de la Unidad de automotor
Alcantarillado y Técnico de
disponibilida Distribución.
d de infraestructura (Operación y
vehiculo? Mantenimiento válvulas e hidrantes
- Unidad de Distribución).

SI

Verificar estado de
equipos disponibles.
E
Profesional operativo I,
Evaluar las condiciones actuales de los equipos
Profesional Operativo I
disponibles tales como: Maquinaria, compresores,
(Sectorizacion Hidraulica - Unidad
motobombas y cortadoras neumáticas, con el fin de
de Distribución).
SI determinar si se encuentra acordes con los
¿se encuentran Ingeniero de proyecto I , Técnico
10 requerimientos identificados. Esta verificación se
en las en sistema de Acueducto y
condiciones realiza en conjunto, con el Jefe de la Unidad de
requeridas? Alcantarillado y Técnico de
producción el Profesional Operativo I encargado del
Infraestructura (Operación y
mantenimiento de la plata y el ingeniero de proyectos
Mantenimiento válvulas e hidrantes
D I, encargado de instrumentación y automatización.
- Unidad de Distribución).
NO

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CARGO
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(DEPENDENCIA)

Jefe de Unidad
E (Administración Unidad - Unidad
de Distribución)
Profesional operativo I,
Identificar y concertar que recursos son necesarios Profesional Operativo I
para garantizar el buen funcionamiento de los equipos (Sectorizacion Hidraulica - Unidad
11 Identificar recursos para involucrados en el proceso (mantenimiento y/o de Distribución).
mantenimiento y/o mejora mejoras) con el fin de que se incluyan en el Ingeniero de proyecto I , Técnico
de equipos presupuesto anual. en sistema de Acueducto y
Alcantarillado y Técnico de
Infraestructura (Operación y
Mantenimiento válvulas e hidrantes
- Unidad de Distribución).

D
B
Jefe de Unidad
(Administración Unidad - Unidad
de Distribución)
Profesional operativo I,
Profesional Operativo I
Determinar requerimientos Determinar las requerimientos de Talento Humano (Sectorizacion Hidraulica - Unidad
de Talento Humano
12 necesarios para garantizar la operación de Sistema de de Distribución).
Distribución Ingeniero de proyecto I , Técnico
en sistema de Acueducto y
Alcantarillado y Técnico de
Infraestructura (Operación y
Mantenimiento válvulas e hidrantes
- Unidad de Distribución).

Verificar disponibilidad de
recursos Humanos Jefe de Unidad
(Administración Unidad - Unidad
H de Distribución)
Profesional operativo I,
Profesional Operativo I
Evaluar si el Talento Humano disponibe en la Unidad
(Sectorizacion Hidraulica - Unidad
de Distribución, es suficiente para satisfacer los
13 SI de Distribución).
¿Existe requerimientos identificados en la operación de
disponibilidad Ingeniero de proyecto I , Técnico
Sistemas de Distribución.
? en sistema de Acueducto y
Alcantarillado y Técnico de
F Infraestructura (Operación y
Mantenimiento válvulas e hidrantes
NO - Unidad de Distribución).

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(DEPENDENCIA)

4
H Jefe de Unidad
(Administración Unidad - Unidad
de Distribución)
Profesional operativo I,
Identificar requerimiento Planear administracion Profesional Operativo I
de contratacion de del Talento Humano
actividades Identificar las necesidades de contratación de (Sectorizacion Hidraulica - Unidad
14 actividades para suplir las falencias del recurso de Distribución).
humano en la operación de la Red de Distribución. Ingeniero de proyecto I , Técnico
en sistema de Acueducto y
Alcantarillado y Técnico de
Infraestructura (Operación y
Mantenimiento válvulas e hidrantes
- Unidad de Distribución).

F
Jefe de Unidad
Verificar necesidades de
capacitacion del Talento (Administración Unidad - Unidad
Humano de Distribución)
Profesional operativo I,
I Profesional Operativo I
Evaluar las necesidades de capacitación del Talento (Sectorizacion Hidraulica - Unidad
15 NO Humano, con el fin de determinar si se encuentra de Distribución).
acorde a los requerimientos identificados. Ingeniero de proyecto I , Técnico
¿Existen en sistema de Acueducto y
necesidade
s? Alcantarillado y Técnico de
Infraestructura (Operación y
Mantenimiento válvulas e hidrantes
G - Unidad de Distribución).
SI

I Jefe de Unidad
(Administración Unidad - Unidad
de Distribución)
Profesional operativo I,
Identificar requerimiento Induccion, entrenamiento, Profesional Operativo I
de capacitacion del formacion y capacitacion
Recurso Humano Identificar las necesidades de capacitación de (Sectorizacion Hidraulica - Unidad
16 personal para la operación del Sistema de de Distribución).
Distribución. Ingeniero de proyecto I , Técnico
en sistema de Acueducto y
Alcantarillado y Técnico de
Infraestructura (Operación y
Mantenimiento válvulas e hidrantes
- Unidad de Distribución).

G Jefe de Unidad
(Administración Unidad - Unidad
de Distribución)
Disponer el recurso Profesional operativo I,
humano para la operacion
del Sistema de Profesional Operativo I
Distribucion
(Sectorizacion Hidraulica - Unidad
Disponer el recurso humano para la operación del
17 de Distribución).
Sistema de Distribución.
Ingeniero de proyecto I , Técnico
en sistema de Acueducto y
Alcantarillado y Técnico de
Infraestructura (Operación y
5 Mantenimiento válvulas e hidrantes
- Unidad de Distribución).

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CARGO
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(DEPENDENCIA)

5
Jefe de Unidad
Realizar la programación mensual de turnos de (Administración Unidad - Unidad
operación del Sistema de Distribución de acuerdo al de Distribución)
recurso humano disponible y a los periodos de Profesional operativo I,
vacaciones. Esta programación la debe realizar los Profesional Operativo I
técnicos de Sistema de Acueducto y alcantarillado, (Sectorizacion Hidraulica - Unidad
Registro:
18 encargados de las áreas funcionales, en coordinación de Distribución).
- Programación anual de turnos
con el Jefe del Departamento de Distribución. El Jefe Ingeniero de proyecto I , Técnico
Programar turnos de Departamento, realiza la programación de en sistema de Acueducto y
disponibilidad de los Técnicos de Sistemas de Alcantarillado y Técnico de
Acueducto y Alcantarillado, encargados de las áreas Infraestructura (Operación y
funcionales. Mantenimiento válvulas e hidrantes
- Unidad de Distribución).

Identificar las necesidades para optimizar la

infraestructura de la Red de Distribución de acuerdo al
recurso humano disponible y a los periodos de
Jefe de Unidad Documento:
Identificar necesidades de vacaciones. Esta programación la debe realizar los
19 Infraestructura (Administración Unidad - Unidad - Formulación Presupuesto de
profesionales Operativos I y III y los técnicos de
de Distribución) inversión
sistemas de acueducto y alcantarillado, encargados de
las áreas funcionales, en coordinación con el Jefe de
la Unidad de Distribución.

Profesional operativo I,
Formular el presupuesto Profesional Operativo I
anual version 1 Realizar y enviar al Jefe de Unidad, la formulación del (Sectorizacion Hidraulica - Unidad Documento:
presupuesto anual versión 1 para la operación del de Distribución). - Instructivo formular el presupuesto
20 sistema de Distribución, el cual incluye todos los Ingeniero de proyecto I , Técnico versión 1
recursos que garantizan el funcionamiento anual en sistema de Acueducto y Registro:
acorde a la operación proyectada. Alcantarillado y Técnico de - Presupuesto versión 1
Infraestructura (Operación y
Mantenimiento válvulas e hidrantes
- Unidad de Distribución).

Revisar el presupuesto anual versión 1 para la

Revisar presupuesto anual Presupuesto anual Jefe de Unidad
operación del sistema de Distribución, verificando que Registros:
21 version 1 version 1 (Administración Unidad - Unidad
se cumplan los criterios definidos y enviarlo a la - presupuesto versión 1
de Distribución)
Unidad de Gestión Administrativa de la GUENA.

Verificar si el presupuesto
cumple los liniamientos
financieros

K
Verificar el presupuesto versión 1 para la operación
Registro:
del sistema de Distribución, cumple con los
SI Jefe de Unidad - Presupuesto versión 1
lineamientos definidos por la Unidad de Gestión
22 Esta acorde (Administración Unidad - Unidad -Oficio de disponibilidad del
con los Administrativa de la GUENA. (Techos presupuestales,
criterios de Distribución) presupuesto después de ajuste
congelamientos presupuestales) y enviarlo al
definidos? final.
Subgerente de agua potable para su aprobación.

NO 6
1

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CARGO
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(DEPENDENCIA)

K 6

Registro:
Ajustar el presupuesto para la operación del sistema Jefe de Unidad - Presupuesto ajustado.
23 Presupuesto version 1 de Distribución, de acuerdo con las directrices la (Administración Unidad - Unidad - Oficio de disponibilidad del
Ajustar el presupuesto ajustado Unidad de Gestión Administrativa de la GUENA de Distribución) presupuesto después del ajuste
final.

Presupuesto aprobado. J Documento:

PLanear la operacion del
sistema de Distribucion - 189P01 Planear provisión de
talento humano.
Realizar seguimiento a la - 321P02 Realizar inducción,
planificacion de Actividad: coordinar la
Planear administracion del operacion sistema de entrenamiento reinducción.
Talento Humano materiales, Jefe de Unidad
herramientas,equipos, Distribucion - 191P02 Realizar formación
insumos, personal y (Administración Unidad - Unidad
capacitación.
proyecto de inversion. de Distribución)
- Procedimiento Legalizar
Induccion, entrenamiento, Actividad. operar redes de Profesional operativo I,
formacion y capacitacion acieducto adquisición de bienes y servicios
Elaborar los compromisos presupuestales y hacer el Profesional Operativo I
(contratación)
seguimiento a la planificación y adquisición de (Sectorizacion Hidraulica - Unidad
- Procedimiento de la actividad
24 materiales, maquinaria, herramientas, equipos de Distribución).
Legalizar la adquisicion de "planear la operación del sistema de
bienes y sefvicios Actividad: verificar las insumos y talento humano, que serán utilizados en las Ingeniero de proyecto I , Técnico
condiciones tecnicas del Distribución" - Procedimiento de la
(contratacion) actividades del Subproceso Distribuir agua potable. en sistema de Acueducto y
sistema de distribucion actividad "coordinar la operación del
Alcantarillado y Técnico de
sistema de Distribución" -
Infraestructura (Operación y
Procedimientos de la actividad
Mantenimiento válvulas e hidrantes
"operar redes de acueducto"
- Unidad de Distribución).
- procedimientos de la actividad
"verificar condiciones técnicas del
sistema de Distribución"
Registro:
- Presupuesto aprobado.

Auditorias internas Evaluar disposiciones y

resultados en el marco del Plan de accion anual
SGC

Controlar el producto y
servicio no conforme Documentos:
- Auditorías internas
Seguimiento a planes Evaluar la pertinencia y actualidad de los objetivos, - Controlar el producto y servicio no
Acciones correctivas, de tratamiento y/o indicadores, riesgos controles, plan de calidad, conforme
preventivas y de mejora Se requiere NO contingencia Jefe de Unidad
procedimientos, instructivos y demás documentación - Acciones correctivas, preventivas y
25 actualizacion del (Administración Unidad - Unidad
plan de calidad relacionada con el SGC. Revisar resultados de de mejora
de Distribución)
y/o documentos auditoria, planes de mejoramiento, resultados control - Revisión por la dirección - Plan de
del SGC? producto no conforme y cambios en la normatividad. acción anual
Revision por la direccion - Seguimiento a planes de
tratamiento y/o contingencia
L
SI
7

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CARGO
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(DEPENDENCIA)

Evaluar si se requiere
adquirir recursos
Identificar recursos para integrar las mejoras que
Jefe de Unidad
resulten pertinentes obtenidas a partir de auditorías,
26 M (Administración Unidad - Unidad
SI control de calidad y del producto no conforme y
de Distribución)
acciones correctivas y preventivas.
se requieren
recursos?

NO

Actualizacion de los Planes de calidad de la

documentos respectivos operacion del sistema de
distribucion Realizar la actualización de los documentos Jefe de Unidad Documento:
27 respectivos. Actualizar el plan de calidad de la (Administración Unidad - Unidad - Planes de calidad de la operación
operación del sistema de distribución, si se requiere. de Distribución) del sistema de distribución.

Archivar
Jefe de Unidad Documento:
Archivar toda la documentación que aplica al
28 (Administración Unidad - Unidad - Planes de calidad de la operación
desarrollo del procedimiento.
de Distribución) del sistema de distribución.

FIN

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