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Manual de Protocolo

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Contenido
DEFINICIONES Y PRECISIONES 1. PROTOCOLO UNIVERSITARIO 1.1 Smbolos acadmicos 2. PRECEDENCIAS 2.1 Precedencias en la Universidad del Norte 2.2 Ubicacin de personalidades segn las precedencias 2.3 Protocolo de Gobierno y Diplomticos en Colombia 2.4 Protocolos Internacional o Diplomtico 2.5 Protocolo Militar 2.6 Protocolo Eclesistico 3. GENERALIDADES 3.1 Gua general para diferentes actos 3.1.1 La funcin de la Direccin de Comunicaciones en el protocolo Institucional 3.1.2 Tratamiento 3.1.3 Otras consideraciones para la logstica y protocolo de los eventos 3.1.4 Obsequios 3.1.5 Orden del da 3.1.6 Intervenciones en un acto inaugural 3.1.7 Coordinacin de temas para intervenciones, palabras o discursos en un acto 3.1.9 Libreto 3.1.10 Mesa de honor o mesa principal 3.1.11 Habladores de mesa principal 3.1.12 Pantallas gigantes 3.1.13 Sillas 3.1.14 Agua 3.1.15 Tarima 3.1.16 Flores 3.1.17 Puntualidad 3.1.18 El presentador de un evento 3.2 Invitaciones 3.2.1 Tipos de invitaciones 3.2.2 Tarjetas 3.2.3 El sobre 3.3 Invitados 3.3.1 Invitacin para homenajeado 3.4 Anfitriones 3.5 Dnde ubicar el atril? 3.6 Manteles 3.7 Para conferencias y otros actos acadmicos menores 5 7 13 15 16 18 18 19 20 20 20 20 20 20 20 21 21 21 21 22 22 22 22 22 23 23 23 23 24 24 26 26 26 27 27 27

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4. PROTOCOLO EN ACTOS ACADMICOS 4.1 Tipo de eventos 4.2 Firmas de convenios 4.3 Ceremonias de grados 4.4 Inauguraciones 4.5 Instalacin de eventos acadmicos 4.6 Visitas protocolarias 4.7 Reconocimientos y celebraciones institucionales 4.8 Develacin de placa 4.9. Ceremonia de bienvenida estudiantes de primer ingreso 5. PROTOCOLO Y ETIQUETA EN ACTOS SOCIALES 5.1 Cenas 5.2 Cocteles 5.3 Organizacin: almuerzos y desayunos 5.4 Celebraciones institucionales 6. PROTOCOLO Y ETIQUETA INSTITUCIONAL 6.1 Presentaciones 6.2 Integridad y tica 7. PROTOCOLO CON LOS MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIN 7.1 Protocolo en relaciones con la prensa 7.2 Rueda de prensa 8. PROTOCOLO DEPORTIVO 9. PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN HONRAS FNEBRES 9.1 Defunciones 9.1.1 Profesores o funcionarios 9.1.2 Estudiantes 9.1.3 Misas en memoria 9.1.4 El anuncio de deceso 9.2 Duelos oficiales o nacionales 10. NETIQUETA 10.1 Netiqueta en el correo electrnico 10.2 Netiqueta con el celular 10.3 Netiqueta para el uso del telfono 11. ANEXOS LIBRETO_CTEDRA_EUROPA_2010 Precedencias_saludo_Rector Precedencias_ubicacin_FilaVIP_ActoInstalacin Plano_Escenario 12. BIBLIOGRAFA

28 33 35 37 38 38 38 40 40 42 42 42 42 44 44 41 41 45 46 47 47 47 47 47 48 48 48 49

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Presentacin
Toda organizacin debe establecer un conjunto de normas y reglas de cortesa, buenas prcticas y frmulas que refuercen las relaciones humanas dentro y fuera de la Institucin, logrando un estilo propio que la caracterice, que cuide todos los detalles de una forma armoniosa, sutil y corporativa. Estas normas deben consignarse en un Manual de Protocolo que se constituye en la herramienta gua para el pblico institucional. Un Manual eminentemente prctico, de acuerdo con la dimensin de la Institucin y con sus caractersticas generales. Es importante anotar que en este Manual se incluyen actuaciones habituales protocolarias y realidades cotidianas. Llegado el caso de contar con un evento o actividad que aqu no se describa, se estudiar de forma individual para determinar su proceder. El presente Manual est concebido para su fcil y prctico manejo. Contiene una serie de criterios, propuestas, normas generalmente aceptadas, aplicaciones especficas a la Universidad del Norte, guas sobre comportamientos o escenografas ms frecuentes y, en definitiva, conductas sugeridas de aplicacin formal en las incontables oportunidades de relacin que depara la vida universitaria. La finalidad de este documento es brindar a los miembros de la comunidad uninortea, las normas a seguir segn las costumbres que la vida universitaria nos impone, para que todos podamos asumir correctamente el rol que corresponde segn los eventos y situaciones que aqu se describen.

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Definiciones y precisiones
Con el fin de aclarar su significado, se relacionan a continuacin algunos trminos que se utilizarn en este Manual: Protocolo: Viene del latn Protocollum. Se define como un conjunto de normas, tradiciones, costumbres y tcnicas que la sociedad y los individuos disponen para la organizacin de sus actos, su convivencia y sus relaciones internas y externas. Tambin se considera regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o por costumbre. Ceremonial: Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto pblico o solemne2. Forma en que se aplica el protocolo establecido para eventos y actos pblicos y sociales. Presidencia: Accin de presidir. Se le llama en protocolo a la persona o conjunto de personas que presiden un acto ceremonial o solemne. Le corresponde al anfitrin y por lo general la integra tambin el invitado de honor, homenajeado y organizador(es) del evento. Precedencia: Es el orden que se establece para la ubicacin, mencin y tratamiento de las personas que asisten a un evento o acto ceremonial. Se define segn la jerarqua de la Institucin y est estrechamente ligada al tratamiento que rige el protocolo oficial. Ms adelante se muestran las precedencias de la Universidad del Norte. Mesa de honor: Denominada tambin mesa principal, se dispone para la ubicacin de la presidencia en un acto pblico, ceremonial y oficial. En ella estarn sentados segn las precedencias el anfitrin, homenajeado, organizadores e invitados especiales que se dispongan segn la actividad lo requiera y amerite la ocasin. Maestro de ceremonia: Es la persona que se encarga de dirigir la organizacin y ejecucin de un evento. Debe estar atento a todos los detalles logsticos, de comunicacin y orden que el protocolo exige. El maestro de ceremonia eventualmente acta tambin como presentador. Presentador: Es la persona encargada de leer el programa de un evento o actividad. Persona que presenta y comenta un espectculo, o un programa televisivo o radiofnico. Urbanidad: Proviene del latn urbs, que significa urbe, ciudad. Es el conjunto de normas y reglas, que es preciso observar para comunicar dignidad, decoro y elegancia a nuestros modales, y para manifestar a los dems la benevolencia, consideracin y respeto que les son debidos.

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Etiqueta: Es el conjunto de normas que se usan en la vida social. La palabra proviene del francs etiquette. Ceremonia en la manera de tratarse las personas particulares en actos cotidianos como solemnes, de acuerdo con costumbres pre-establecidas, a diferencia de los usos de confianza o familiaridad. Cortesa: Procede de la palabra corte, que histricamente se define como el conjunto de personas que componen el squito y la comitiva del rey. Ese conjunto de personas tienen un trato especial y deferente entre s. Demostracin o acto con que se manifiesta la atencin, respeto o afecto que tiene alguien a otra persona2. Los tres ltimos conceptos enunciados (Urbanidad, Etiqueta y Cortesa) son afines, pero en ningn momento iguales. Se complementan y se requieren para el buen desempeo de las normas del ceremonial y el protocolo.

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CAPTULO I PROTOCOLO UNIVERSITARIO


La Universidad del Norte es la Institucin universitaria privada de mayor reconocimiento en la ciudad de Barranquilla y en la Costa Caribe Colombiana, por su trayectoria ya ha desarrollado sus smbolos de identidad lo que le exige contar con su propio protocolo y aplicar un estilo nico que le permita distinguirse y diferenciarse de su competencia. El presente Manual de Protocolo, Ceremonial y Etiqueta es una excelente herramienta para reafirmar su buen nombre e imprimir su propio sello institucional.
Bandera

lugar destacado y de mximo honor y las restantes no deben ser de mayor tamao. Cuando el nmero de banderas sea impar el lugar de honor es el centro. A continuacin, y a la derecha de la Bandera de Colombia se situar la siguiente en importancia y, a la izquierda de la bandera de Colombia, la ltima. Generalmente, las banderas oficiales se sitan a la derecha de la puerta de entrada al lugar del evento (izquierda segn se entra o mira al frente) y las de empresa y otras privadas en el lado izquierdo (derecho segn se entra la sede o se mira de frente el edificio). Diagrama modelo de ubicacin:

Bandera UN

En la Universidad del Norte se celebran actos que guardan tradiciones y costumbres de la Institucin. Los actos como ceremonias pblicas de graduacin o el otorgar el ttulo de Doctor Honoris Causa, son algunos de los ms representativos as como otras muchas, son una autntica leccin de protocolo digna de conocer.

Mesa Principal

Atril presentadora Auditorio

1.1 Smbolos acadmicos


La simbologa del Estado est primordialmente definida por la Bandera, el Escudo, el Logo y el Himno en cualquiera de sus mbitos, sea nacional, departamental o local. Bandera nacional La Bandera Nacional puede ser utilizada por organismos no estatales y puede sustituir en algunos casos la bandera de la entidad, sobretodo en firmas de protocolos, cuando intervienen representantes de otros pases. Si hacemos uso de ella ocupar el lugar de mayor honor y prelacin respecto del resto de banderas territoriales y nunca se debe mezclar con las de empresas o instituciones. La colocacin de las banderas debe respetar la normativa, es decir: la de Colombia ocupar siempre

Siendo el ingreso al recinto por este lado del saln. *Orden banderas: Cuando es impar. 2 1 3 1. Colombia. 2. Atlntico. 3. Barranquilla.

4. Uninorte (Al lado izquierdo de la mesa de honor). *Orden banderas: Cuando es par. 1 2 1. Colombia. 2. Atlntico. 3

3. Uninorte (Al lado izquierdo de la mesa de honor).

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Ejemplo ubicacin de banderas pares:


En esta foto se puede observar la disposicin de las banderas territoriales: Colombia y EE.UU.; y de la bandera institucional de Uninorte en el extremo izquierdo de la mesa principal. Corresponde la foto al acto de instalacin de la Ctedra Fulbright 2009, con la participacin del Embajador de EE.UU. en Colombia, el seor William Brownfield.

Ejemplo ubicacin de banderas impares:

En esta foto se puede observar la ubicacin de las banderas territoriales de Colombia, Atlntico y Barranquilla (Detrs del Rector atril); y la bandera institucional de Uninorte al extremo izquierdo de la mesa principal; durante el acto ceremonial de la entrega del ttulo Honoris Causa al Doctor Eduardo Posada Carb. Marzo de 2009.

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De esta misma manera se situarn las banderas en el interior en salas de juntas, de reuniones, salones de actos y cualquier otra dependencia. Las banderas oficiales y las banderas privadas o de empresa deben disponerse siempre separadas. Las banderas oficiales pueden ser utilizadas siempre que se organice un acto pblico, o actos a los que asisten autoridades (bien sean locales, departamentales, nacionales o internacionales). Dependiendo de las autoridades que asistan as ser el nmero de banderas a disponer. La nacional y la departamental, no deben faltar nunca. Luego se pueden ir izando ms banderas a medida que se conoce la asistencia de autoridades locales (bandera municipal), autoridades de otros departamentos (su bandera departamental), autoridades de otros pases (bandera de su pas), etc.

Bandera institucional La bandera institucional tiene el fondo totalmente blanco y lleva el logo institucional en su forma vertical en el centro. La bandera institucional no se debe mezclar con las territoriales, como lo son la nacional, la del Departamento o la de ciudad. Por lo cual se ubica a la izquierda de la mesa de honor en el escenario de un evento, o a la izquierda de quien preside el acto, si no hubiere mesa de honor. Se utilizar en todos los eventos institucionales de gran impacto, en actos protocolarios, en las ceremonias de graduacin, en actos sociales donde haya un acto protocolario inicial y en actos de instalacin de los eventos acadmicos. Si el evento es en la Universidad, cuando est con un grupo de banderas de otros centros educativos o empresas, al centro va Uninorte y luego las dems en orden alfabtico de derecha a izquierda. La bandera puede ser utilizada tambin en eventos que se realicen por fuera de la Institucin, como los mencionados en el prrafo anterior, en cuyo caso se conservar la precedencia si la Universidad es la organizadora principal y se deber conjugar con la bandera de la sede o anfitrin si as se requiere. Igualmente se permite su uso en protocolos funerarios o sobre el atad, uso que deber ser autorizado por el Consejo Directivo o el Rector de la Universidad as como por los familiares o dolientes de la persona fallecida. Consideraciones sobre la bandera institucional El tamao de la bandera de la Universidad no puede ser del mismo tamao de las territoriales, debe ser ms pequea. La bandera de Uninorte que ondea en la plazoleta de Casablanca, mide 2mt de alto por 3,20cm de ancho. Las que se utilizan en las astas en salones de eventos son de menor tamao. Tambin es permitido utilizar la bandera institucional en el Coliseo Cultural y Deportivo a manera de pendn, las dimensiones en este caso son 3 mt de ancho por 6 mt de alto.

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Nunca la bandera deber tocar el suelo. La decisin de poner la bandera a media asta, slo puede ser dada por el Consejo Directivo o el Rector de la Universidad. Media asta es significado de luto. La utilizacin en conferencias, talleres, seminarios u otros eventos deber revisarse teniendo en

cuenta el conferencista y quien presida el evento, pero no es indispensable su ubicacin en estos actos. En ese caso, se sugiere utilizar un pendn de la Universidad, el cual encontrar en los principales salones de eventos, o en su defecto lo podr solicitar a la Direccin de Mercadeo.

Ejemplo de disposicin de bandera nacional, extranjera y departamental, adems de la Institucional, en el acto de instalacin de la Ctedra Europa 2009:

Acto de Instalacin de la Ctedra Europa 2009. Banderas territoriales de Colombia, Unin Europea y Barranquilla; y bandera institucional de Uninorte en su extremo izquierdo (Derecho vindolo desde auditorio.)

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Logo Se ha tomado como smbolo de la Universidad del Norte las letras U y N, que son las iniciales del nombre de la Institucin, colocadas dentro de un rectngulo fusionado con una flecha hacia el norte con lneas divisorias que resaltan la forma original derivada de un tringulo, figura que denota fortaleza, crecimiento, y proyeccin. El logotipo es tipogrficamente representado por la fuente Helvtica Black, cuyo estilo denota solidez y excelencia. En ningn caso deber ser manipulado manualmente, pues se altera la proporcin de su diseo y distribucin grfica. Se puede consultar su aplicacin y dems utilizaciones en el Manual de Identidad Corporativa, que encontrar en la pgina Web institucional, en el Men Acerca de Uninorte, en el tem Sobre las Comunicaciones en Uninorte.

Roble amarillo Ha sido adoptado como smbolo vegetal de la Universidad, por encontrarse en nuestro campus desde los inicios de la Universidad. Como smbolo vegetal se utiliza en las piezas impresas de la Universidad como libros, folletos, placas, esculturas o material promocional, acompaando al logo institucional, pero no reemplazndolo. Debe respetarse el color original para su implementacin, para esto consultar en el Manual de Identidad e Imagen institucional.

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Himno de la Universidad Como lo cita el diccionario de la RAE, un himno es una composicin musical emblemtica de una colectividad, que la identifica y que une entre s a quienes la integran. El Himno de la Universidad fue escrito por la poetisa colombiana de ascendencia libanesa, Olga Chams Eljach (Meira Delmar), y la msica estuvo a cargo de Anita Matarazzo. El Himno se debe utilizar siempre que se lleven a cabo ceremonias institucionales de graduacin, premiacin, actos protocolarios, instalaciones de eventos acadmicos y cuando la ocasin lo requiera, caso en el cual se podr solicitar asesora de la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas. En ningn caso, deber sonar como msica de fondo en ningn caso. Con el fin de invitar a que los miembros de la comunidad universitaria lo puedan cantar al unsono, se recomienda la utilizacin de la versin audiovisual con subttulos del himno, siempre que la actividad lo permita, con el fin de invitar a que los miembros de la comunidad universitaria lo puedan cantar al unsono. En compaa de otros himnos nacionales, departamentales o de otras instituciones podr sonar de ltimo, cediendo el honor al himno de la institucin invitada. La forma correcta de escuchar un himno es de pie con los brazos a lado y lado del cuerpo. Ninguna otra posicin es bueno adoptarla (manos al frente o detrs, brazos cruzados, una pierna doblada, son posturas incorrectas). Los himnos no se aplauden.

Letra: Olga Chams Eljach (Meira Delmar) Frente al mar que meci nuestra cuna el Caribe de mgica luz, una hermosa divisa proclama alegra, verdad, rectitud! La levanta en sus manos abiertas esta casa que ensea a triunfar la reciben sus hijos cantando rectitud, alegra, verdad! Como nave que zarpa en el alba y no teme afrontar la tormenta vamos juntos con alma sedienta de armona, decoro y saber Y al llegar a la meta esperada, jubilosos all entenderemos que la frente signada tenemos con la lumbre del amanecer Frente al mar que meci nuestra cuna el Caribe de mgica luz, una hermosa divisa proclama alegra, verdad, rectitud! La levanta en sus manos abiertas esta casa que ensea a triunfar la reciben sus hijos cantando rectitud, alegra, verdad! Por la Patria que vive en nosotros, en el ro, la tierra y el viento, hoy juramos con frvido acento en la lucha sin tregua a seguir continuar el camino que un da emprendimos en pos de la gloria y alcanzar la anhelada victoria de un fecundo y feliz porvenir.

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CAPTULO II PRECEDENCIAS
2.1 Precedencias en la Universidad del Norte
Las Precedencias Universitarias deben seguir el mismo esquema de las oficiales. Para la elaboracin de las precedencias se puede contar con la asesora de la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas, siempre y cuando sea requerida la asesora. As mismo, esta oficina velar por tenerlas a disposicin del Rector y de las autoridades especiales invitadas a un acto protocolario o ceremonia acadmica. Orden de precedencia en Uninorte segn su composicin orgnica: Al momento de organizar una mesa de honor, una visita protocolaria, un evento social o un encuentro formal, deben tenerse en cuenta los ttulos y cargos de las personas que estarn presentes. Para el caso de la Universidad el orden de precedencias se da por antigedad de creacin de sus reas acadmicas y administrativas. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Presidente del Consejo Directivo Vicepresidente 1 del Consejo Directivo Vicepresidente 2 del Consejo Directivo Rector Miembros principales Consejo Directivo Miembros suplentes Consejo Directivo Vicerrector Acadmico Vicerrector Administrativo y Financiero Secretara Acadmica Secretara General Auditor General Director de Extensin Director de Planeacin Director de Investigacin, Desarrollo e Innovacin Director de Cooperacin y Desarrollo Internacional Decano de la Escuela de Negocios Decano de la Divisin de Ingenieras 18. Decano de la Divisin de Ciencias de la Salud 19. Decano de la Divisin de Humanidades y Ciencias Sociales 20. Decano de la Divisin de Ciencias Jurdicas 21. Director del Instituto de Estudios en Educacin 22. Decano de la Divisin de Ciencias Bsicas 23. Coordinador del rea de Arquitectura, Urbanismo y Diseo 24. Director de Investigaciones y Proyectos 25. Director de Bienestar Universitario 26. Director de Comunicaciones y Relaciones Pblicas 27. Director de Gestin y Relaciones Pblicas Internacionales 28. Director de Calidad y Proyectos Acadmicos 29. Director de la Biblioteca 30. Director de Gestin y Desarrollo Acadmico 31. Director de Ediciones Uninorte 32. Director de Gestin Humana 33. Director Financiero 34. Director de Servicios Administrativos 35. D i r e c t o r d e Te c n o l o g a I n f o r m t i c a y Comunicaciones 36. Director de Proyectos Administrativos 37. Director de Unidades de Servicio y Logstica Empresarial 38. Director de Mercadeo 39. Director Administrativo de Posgrados 40. Director de Admisiones 41. Director de Registro 42. Director Oficina de Cooperacin Internacional 43. Director de la Emisora Uninorte FM Estreo 44. Director del Centro de Educacin Continuada 45. Director del Centro de Consultora y Servicios 46. Director del Centro Cultural Cayena 47. Director del Instituto de Idiomas 48. Director de la Oficina del Egresado 49. Director de la Unidad de Promocin y Relaciones Corporativas 50. Director de Bienestar Organizacional 51. Director de Especializaciones en Administracin 52. Directores Acadmicos de Divisin

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51. Directores de Departamento, Institutos y Consultorio Jurdico 52. Coordinadores de Programas de pregrado 53. Coordinadores de Programas de posgrado 54. Profesores 55. Estudiantes 56. Otros funcionarios administrativos siguiendo el orden de jefes, coordinadores, asistentes, auxiliares y otros de vinculacin directa a la Institucin. 57. Otros funcionarios administrativos no vinculados directamente con la Institucin en el mismo orden que los anteriores. Entre las directivas acadmicas y administrativas las precedencias se definen de acuerdo con la disposicin en el organigrama. Autoridades en Uninorte Consejo Directivo Es la mxima autoridad de la Universidad, traza las polticas generales de la Institucin. Est integrado por miembros representantes de las instituciones fundadoras que suscribieron el Acta de constitucin de la Fundacin, y un miembro con su respectivo suplente, elegido por el mismo Consejo entre los graduados de la universidad. Rector Es la primera autoridad ejecutiva y acadmica del claustro y es el representante legal de la universidad. Consejo Acadmico Es un organismo responsable de generar y establecer las polticas necesarias para lograr el fiel cumplimiento de los objetivos de la Universidad: docencia, investigacin y extensin. Son miembros del Consejo Acadmico: El Rector, los Decanos de Divisin, el Vicerrector Acadmico, el Secretario Acadmico, un Profesor, un estudiante, el Director de Bienestar Universitario, el Director de la Oficina de Planeacin y el Vicerrector Administrativo y Financiero.

Comit Ejecutivo Organismo de alta direccin para la toma de decisiones acadmico-administrativas. Es presidido por el Rector y lo integra principalmente, el staff de la rectora. Est compuesto por los funcionarios titulares de las siguientes oficinas: Rectora Secretara General Vicerrectora Administrativa y Financiera Vicerrectora Acadmica Direccin de Planeacin Direccin de Extensin Direccin de Cooperacin y Desarrollo Internacional Secretara Acadmica Auditora General Decano de Divisin Es el responsable de la administracin de los recursos de docencia de los programas acadmicos adscritos a cada divisin y de la coordinacin de las actividades de los departamentos que la conforman. Director o Jefe de Departamento Es el responsable de la administracin de la docencia e investigacin en una o varias disciplinas afines. Director de Programa Es el responsable del buen funcionamiento y administracin del plan de estudios del pensum acadmico a su cargo y de la atencin de los estudiantes que cursan el mismo. Coordinador de Programa Es el responsable de los programas acadmicos de pregrado y postgrado. Profesor Es el educador que se responsabiliza de cumplir a cabalidad el ejercicio de su ctedra; es el principal gestor de la formacin del estudiante y del desarrollo de sus conocimientos en la respectiva disciplina.

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2.2 Ubicacin de personalidades segn las precedencias


La precedencia en la mesa de honor o acto ceremonial de la Universidad solamente se cede ante la autoridad mxima de la Repblica, es decir, el Presidente; cualquier otro caso (el personaje Homenajeado en un acto, Embajador plenipotenciario en Colombia, Ex presidentes, etc.) se tendr que revisar con las autoridades de la Universidad, quienes tienen la potestad de decidir si ceden o no su lugar en la mesa. Autoridades departamentales, locales y otros dignatarios debern ocupar su lugar de precedencia en la presidencia de un acto, despus del lugar del Presidente del Consejo Directivo, sus vicepresidentes y/o el Rector de la Universidad. Para tener en cuenta: Durante un evento que se lleve a cabo en el auditorio de la Universidad, el lugar de honor est en el centro, el segundo a la derecha, el tercero a la izquierda y as sucesivamente, de modo que los pares estn a la derecha y los impares a la izquierda, ubicados mirando al auditorio. La primera fila, generalmente es la ms importante, si se trata de un acto acadmico, una distribucin de premios, condecoraciones, certificados diplomas, etc. Si se trata de presenciar un espectculo, ya sea un desfile, revista, o una funcin de teatro, evento deportivo o taurino, etc., el lugar preferencial puede estar en segunda, tercera o cuarta fila, si la visibilidad es mejor. Generalmente en un teatro el palco presidencial es el central de la segunda fila. La precedencia de los puestos, cuando dos o ms personas deben colocarse una al lado de la otra para asistir a una ceremonia, se establece de la siguiente manera: Si las personas son dos, la de mayor precedencia va a la derecha.

Si son tres la de mayor rango ocupa el centro, la que le sigue a la derecha y la tercera a la izquierda. Como regla general se puede afirmar que cuando concurra un nmero impar de personas, el de mayor categora ocupa el centro, colocndose a los dems alternativamente a la derecha e izquierda segn su categora. Grficos de ubicacin segn las precedencias

FIRMA DE UN TRATADO, CONVENIO, ETC. FUNCIONARIO ENCARGADO APOYO DE LA MISIN DE PROTOCOLO RESPECTIVA

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Precedencias en un Automvil

2.3 Protocolo de Gobierno y Diplomticos en Colombia

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La simbologa del Estado est primordialmente definida por la Bandera, el Escudo y el Himno en cualquiera de sus mbitos, sea nacional, departamental o local. Las precedencias del Gobierno y Diplomticos en Colombia se construyen con base en los decretos No. 770 del 12 de Marzo de 1982 y 1317 del 5 de Mayo del mismo ao, Ley 7 de enero 16/'91 Diciembre 22/93 Junio 10/97, Decreto 1142 junio 29/99) establecen la precedencia para los altos dignatarios, para los funcionarios nacionales y su relacin con los Diplomticos extranjeros. (Lo marcado con asterisco (*) se asume es la precedencia que le corresponde en vista que no ha salido Decreto acuerdo a la Constitucin de 1.991) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Presidente de la Repblica Vicepresidente de la Repblica Cardenal Primado Ex presidentes de la Repblica Ministro de Relaciones Exteriores (Si hay diplomticos o Personalidades extranjeras) Decano del Cuerpo Diplomtico Embajadores Extranjeros Presidente del Congreso de la Repblica Presidente de la Corte Suprema de Justicia Presidente de la Cmara de Representantes (*) Presidente de la Corte Constitucional Presidente del Consejo de Estado (*) Presidente del Consejo Superior de la Judicatura (*) Presidente del Consejo Electoral (*) Fiscal General de la Nacin Ministros de Estado en el siguiente orden: Ministro de Interior y Justicia Ministro de Relaciones Exteriores Ministro de Hacienda Ministro de Defensa Nacional Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural Ministro de Proteccin Social

Nota: Los nmeros hacen referencia al orden de precedencia en que se debern ubicar los invitados a un acto o quienes lo presiden, siendo 1 el de mayor importancia.

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17. 18. 19. a. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. a. b. c. d. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41.

Ministro de Minas y Energa Ministro de Comercio, Industria y Turismo Ministro de Educacin Nacional Ministro de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial Ministro de Comunicaciones Ministro de Transporte Ministro de Cultura Secretario General de la Presidencia (Alto Comisionado para la Paz) (Alto consejero Presidencial) Embajadores Colombianos Comandante General de las Fuerzas Militares Generales y Almirantes de las Fuerzas Militares y de la Polica Nacional Procurador General de la Nacin (*) Defensor del Pueblo (*) Auditor General de la Repblica Contralor General de la Repblica Registrador del Estado Civil Alcalde Mayor de Bogot Jefe Departamento Nacional de Planeacin Jefes de Departamentos Administrativos (por orden de creacin) Aeronutica Civil (AEROCIVIL) Estadstica (DANE) Funcin Pblica Cooperativas (DANCOOP) Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores (Si hay diplomticos extranjeros) Mayores Generales y Vicealmirantes Viceministros (mismo orden que los Ministros) Gobernador de Cundinamarca Gobernadores (orden alfabtico) Brigadieres Generales y Contralmirantes Arzobispos y Obispos Senadores de la Repblica Representantes a la Cmara (*) Alcaldes de Capitales Magistrados de la Corte Suprema de Justicia (*) Magistrados de la Corte Constitucional Consejeros de Estado (*) Magistrados del Consejo Superior de la Judicatura

42. 43. 44.

45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63.

Jefe de la Casa Militar de la Presidencia Director General del Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores (En los actos protocolarios a los cuales asista el Presidente de la Repblica, tendr la precedencia el Jefe de la Casa Militar. En los dems actos la tendr el Director General del Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores). Coroneles y Capitanes de Navo Secretarios del Departamento Administrativo de la Presidencia Consejeros Presidenciales Encargados de Negocios a.i. Tenientes Coroneles y Capitanes de Fragata Tenientes Coroneles y Capitanes de Fragata Asesores Presidenciales Ministros Consejeros Secretarios Generales de los Ministerios Directores Ministerio Relaciones Exteriores Coordinadores del Protocolo Ministerio de Relaciones Exteriores Gerentes Institutos Descentralizados (orden creacin Institutos) Consejeros de Embajada o Legacin Edecanes del seor Presidente de la Repblica Mayores o Capitanes de Corbeta Presidente de la Asamblea Departamental Presidente del Tribunal Superior Presidente Concejo Municipal Oficiales Subalternos de las Fuerzas Militares

Precedencia Autoridades Eclesisticas 1. Papa 2. Cardenales 3. Patriarcas 4. Arzobispos 5. Obispos 6. Prefectos Apostlicos 7. Vicarios Apostlicos 8. Cannigos 9. Monseores 10. Sacerdotes

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2.4 Protocolo Internacional o Diplomtico


El protocolo diplomtico internacional se ha regido desde el primer Congreso de Viena en 1.815 hasta el la Convencin de Viena de 1.963, durante la cual se reconoce la inviolabilidad personal de los funcionarios que no estn sometidos a la jurisdiccin de las autoridades judiciales del pas receptor, salvo cuando se trate de delitos graves. Se determin en estos congresos, que cada pas dicta sus propias leyes ceremoniales. Por lo anterior, cada pas recibe a sus visitantes y los homenajea de acuerdo con su propio protocolo. De acuerdo con el Protocolo las categoras de los agentes diplomticos, reconocidas por todos los Estados son las siguientes: Embajadores, legados o nuncios Ministros plenipotenciarios e internuncios Ministros residentes Encargados de negocios El cuerpo diplomtico es el conjunto de representaciones extranjeras acreditadas de manera permanente ante un gobierno. Por razones de protocolo, como se ha mencionado, el cuerpo diplomtico goza de distinciones especiales y privilegios en los diferentes pases del mundo. Cuando a un acto protocolario asiste un grupo de embajadores, se distingue al decano del cuerpo diplomtico en lugar destacado (mesa principal), a los dems embajadores se les ubica entre las personalidades invitadas, en sitio especial y congregados, no dispersos. En caso de no asistir el decano de los embajadores, se maneja la precedencia de acuerdo con la antigedad en el da y la hora en que el diplomtico entreg sus credenciales ante el Presidente de la Repblica. Cuando la ceremonia es con embajadores, despus del Presidente de la Repblica va el Ministro de Relaciones Exteriores, cuando no sea este el caso, le sigue el Ministro del Interior.

2.5 Protocolo Militar


Es importante conocer con claridad los trminos fuerzas armadas y fuerzas militares, los cuales suelen confundirse. Las Fuerzas Militares incluyen nicamente al Ejrcito, la Armada Nacional y la Fuerza Area. Por su parte, el concepto Fuerzas Armadas incluyen los mencionados anteriormente y la Polica Nacional. Igualmente es importante hacer una diferencia entre ejrcito y polica; el ejrcito tiene como objetivo defender la constitucin y la polica hace que las leyes se cumplan. La precedencia de las autoridades militares, de acuerdo con el Reglamento de Protocolo Militar FFMM3-11 Pblico, est determinada por el grado y la antigedad de los miembros de las Fuerzas Militares y por la sucesin legal del mando, primando el concepto de grado y antigedad de la siguiente manera: Ejrcito Armada Fuerza Area Polica

En las Fuerzas Militares el rango y la antigedad se distinguen por medio de soles. En la Polica Nacional el rango y la antigedad se distinguen mediante estrellas. Las insignias son; Barras, Laurel. Estrellas y Soles, como lo muestran las imgenes a continuacin:

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2.6 Protocolo Eclesistico


Este protocolo Eclesistico al igual que los mencionados anteriormente, tiene precedencias, tratamiento y smbolos e indumentarias y se adapta a las costumbres propias de cada regin Las ceremonias litrgicas que tienen un protocolo son: Los sacramentos Las bendiciones La Santa Misa Precedencia y tratamiento de autoridades eclesisticas Papa: Su Santidad, Santo Padre, Sumo Pontfice. Al Papa se le besa el anillo del pescador, de rodillas. Cardenales: Eminencia, Eminentsimo Seor, Patriarcas: nombre que se le da a ciertos obispos. Actualmente existen cuatro patriarcas en el mundo, el de Jerusaln, el de Alejandra, el de Antioqua y el de Gua en la India. Arzobispos: Su Excelencia, Seor Arzobispo. Obispos: Seor Obispo o Monseor Prefectos Apostlicos: designados para territorios de misin Vicarios Apostlicos: Excelentsimo Seor Cannigos Monseores Sacerdotes: Padre, Reverendo o Reverendo Padre Los nuncios son los representantes del Papa en los distintos pases. En los lugares donde existe el Concordato, son nombrados Decanos del Cuerpo Diplomtico. Los primados son ttulos honorficos, sin jurisdiccin alguna.

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CAPTULO III GENERALIDADES


3.1 Gua general para diferentes actos
3.1.1. La funcin de la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas en el protocolo institucional La Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas es la responsable de la elaboracin y actualizacin de este Manual, as como de la asesora a quienes corresponda, sobre las prcticas aqu propuestas. Para ocasiones especiales, eventos de alto impacto y ceremonias institucionales extraordinarias, se reunir un comit asesor de protocolo que dictar las pautas a seguir para la mejor prctica del mismo, teniendo en cuenta todos los elementos que pudieran convenir. Este comit, liderado por la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas, estara conformado por: Secretara Acadmica. Coordinacin del Programa de Relaciones Internacionales. Direccin de Unidades y Servicios de Logstica Empresarial. Coordinacin de Servicios Generales. 3.1.2. Tratamiento El tratamiento es un prembulo de cortesa hablado o escrito, de respeto o afecto a las personas con las que nos comunicamos o relacionamos con secuencia de: 1. Categora social o profesional 2. Titulacin 3. Honores 4. Cualidades 5. Cargo 6. Edad 7. Sexo 3.1.3. Otras consideraciones a tener en cuenta para la logstica y protocolo de los eventos En la organizacin de un evento el protocolo debe observar todos los detalles que se puedan prever para que el desarrollo sea exitoso y la imagen que se

deje en la retina de los asistentes sea la mejor. A continuacin se listan algunos temas importantes para apoyar esta labor de planeacin. Se debe entregar al Rector ya a los diferentes expositores, la lista de protocolo de precedencia de la mesa de honor, as como el orden del da.

3.1.4. Obsequios: Son detalles seleccionados como recuerdo o presente para un invitado de honor. Este le ser entregado a su llegada, cuando se encuentre con el anfitrin en su oficina, antes de una posible copa de vino. Si estn previstos obsequios para todos los asistentes a un acto social, les sern entregados una vez concluida la comida, durante el caf. Los regalos deben ser iguales para todos los invitados. 3.1.5 Orden del da: Se denomina de esta manera la organizacin de las intervenciones y pasos que se siguen en un evento, reunin o acto. De esta manera se dispondr cada momento en el que se escucharn himnos, palabras de los presidentes del evento, entregas de placas u otros, y dems actividades que componen un acto. Para ello es importante seguirse por la jerarqua explicada en el aparte de las Precedencias y adems analizar con sentido comn la dinmica de cada evento a realizar. No se puede predefinir un orden del da; siempre se deber ajustar segn lo demande el momento por el objetivo del evento, sus participantes y asistentes. Este orden debe ser sugerido por los organizadores del evento, y contarn con la asesora de la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas para la revisin, ajuste y definicin del ms adecuado segn su acto. Siempre que se consulte con cinco (5) das hbiles antes del evento. 3.1.6 Intervenciones en un acto inaugural: Se sugiere como estndar disponer tres (3) intervenciones, las cuales se definen teniendo en cuenta al anfitrin, al organizador y al homenajeado o invitado

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especial. Siempre que haya necesidad de otras intervenciones se deber revisar con la Direccin de Comunicaciones para definir el mejor orden del da. Las palabras de cada participante en el acto inaugural no deben durar ms de cinco (5) minutos y en ningn caso exceder los siete (7) minutos; siendo el anfitrin quien abra el evento. Marca la pauta de estas intervenciones, la mxima autoridad del evento, en ningn caso otro de los miembros que participan con palabras o discurso, podrn sobrepasar este tiempo, tratando de hacer su intervencin menos larga que la de quien preside. Es diferente cuando nos referimos a una conferencia o disertacin, ya entonces no nos estaremos concentrando en un saludo de apertura, sino en un evento acadmico para el cual el orden del da sera distinto y por su carcter, ameritar una intervencin ms extensa, la cual ser en todo caso de un homenajeado o invitado especial. 3 . 1 . 7 C o o rd i n a c i n d e t e m a s p a ra l a s intervenciones, palabras o discursos en un acto central: El organizador del evento deber asegurarse de que quienes intervienen con palabras en el acto de inauguracin o apertura, y en general en un acto protocolario, no hagan referencias idnticas en sus exposiciones; para ello los organizadores deben conocer las temticas de cada intervencin y servir de apoyo para que quienes intervienen puedan conocer entre s el nfasis de cada una de sus presentaciones. 3.1.8. Libreto: Es la gua escrita que se sigue para la presentacin del acto de instalacin principalmente, y como pie de entrada y salida para anunciar las conferencias o movimientos de la programacin acadmica. La redaccin del libreto est a cargo del organizador del evento y se debe hacer con base en el orden del da definido previamente.

La Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas puede suministrar libretos modelo para la redaccin del propio y contarn con esta oficina para la revisin, ajuste y definicin del modelo ms adecuado segn su acto, personalidades y finalidad del evento. 3.1.9 Mesa de honor o mesa principal: Hay que observar, en este caso, las precedencias en la Universidad del Norte especficamente (Ver Captulo 2, punto 2.1) para definir la mesa de honor de un evento o actividad de la Universidad, siempre atendiendo a la jerarqua que esta dispone y teniendo en cuenta el organizador, la dependencia o programa acadmico que acoge el acto y los invitados especiales, patrocinadores y coorganizadores en el caso de que los hubiere. Siempre que se consulte con cinco (5) das hbiles antes del evento. Importante tener en cuenta: Informar oportunamente a los miembros de la mesa principal la forma de vestir para la ocasin que presidirn. Poner en conocimiento de ellos el orden del da con anterioridad al evento, con el fin de que conozcan el curso del mismo y en especial para coordinar oportunamente con quienes intervendrn con palabras en el acto. (Ver punto .3.1.7) Indicarles el protocolo a seguir en el acto y el comportamiento que se espera de ellos segn sea necesario. 3.1.10 Habladores de mesa principal Son los membretes que se ubican sobre la mesa de honor, con los nombres y cargos de quienes presiden un evento. Para esto se pueden elaborar utilizando hojas de papel Kimberly blanco rtico, cortalas a la mitad y a su vez dobladas al centro y con la informacin por cara y cara para que la puedan leer los miembros de la mesa al sentarse y evitar as confusin. Los habladores se deben utilizar en un acto de instalacin, rueda de prensa, firma de convenios, ceremonias de graduacin, entre otros que lo ameriten. No se exige su uso en todos los eventos acadmicos, pero puede darse.

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3.1.11 Pantallas gigantes Pueden disponerse en lugar de fcil visibilidad para el pblico y que no interrumpan la logstica del protocolo de presidencia y mesa de honor. Cuando se coloquen, debe pensarse en cmo los miembros de la mesa principal observarn lo que all se proyecte, para esto se sugiere contar con una pantalla de plasma o LCD sobre el piso frente a ellos, o disponer que permanezcan en auditorio mientras se proyecta la presentacin en las pantallas, para luego solicitarles pasar a la mesa principal. 3.1.12 Sillas: Deben ser cmodas tanto para los asistentes como para los miembros de la mesa de honor o principal. Deben ser diferentes las del auditorio a las de la mesa de honor. Estas deben ser tan imponentes como lo requiera la solemnidad o elegancia del acto a celebrar. 3.1.13 Agua Para los oradores se ubicar en el atril en el momento de su intervencin. Deber asignarse un mesero para atender la mesa de honor y a su vez, disponer el agua en el atril en cada caso. No debe ubicarse agua en la mesa de honor a menos que al pblico tambin se le vaya a ofrecer y permitir mantener agua en sus lugares. Deben utilizarse copas de vidrio, no vasos. Las botellas no debern llevar etiquetas, por seguridad y para evitar publicidad, sin embargo hay que observar casos especiales como la visita del Presidente de la Repblica, en los que se exige ver qu tipo de agua se le lleva a la mesa principal. Preferible evitar usarse hielo, porque humedece los vasos y a su vez el mantel y la mesa. 3.1.14 Tarima Se utilizan en las ceremonias de grado, entrega de diplomas, actos de instalacin en espacios grandes como cancha central del coliseo. No se deben colocar sobre atriles, ni en mesas de honor. Pueden ir abajo al frente de la mesa siempre y cuando no se trate de actos en los que luego deben pasar al frente de la mesa los presidentes del evento y les vaya a estorbar el arreglo floral. Si se colocan en mesas de comedor para eventos sociales y familiares, teniendo presente que el tamao que no vaya a quitar visibilidad. Se decora sobre el mismo espacio para evitar errores en los tamaos de los arreglos. En Uninorte se deben utilizar como pie de mesa en actos centrales de apertura o instalacin de congresos,

Ejemplo de disposicin de pantallas gigantes en un evento de gran presidencia y auditorio.

Lo ideal es que sean bajas y revestidas de color rojo. 40 centmetros de altura para eventos protocolarios y solemnes. Para eventos tipo espectculos pueden medir 1mt 50 cm. 3.1.15 Flores Se promueve el uso de las flores de la regin preferiblemente. Ante todo prima la esttica.

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seminarios o ctedras, as como en actos oficiales o ceremonias de grado. 3.1.16 Puntualidad La puntualidad es fundamental y dice mucho del estilo de nuestra Universidad. Los actos deben comenzar a la hora prefijada. Si no es posible comenzar con puntualidad lo correcto es comunicarlo con tiempo prudencial a los invitados al evento. Le corresponde a los anfitriones ser los primeros en llegar antes del inicio del evento. 3.1.17 El presentador de un evento Tomando en cuenta la definicin de presentador que se da en el inicio de este Manual, personas que leen un programa en actos protocolarios y en espectculos, es importante que revisemos con la persona que se contrate para esta labor en un evento las siguientes recomendaciones: Establezca la diferencia entre un acto protocolario y un espectculo. La presentacin personal ser excelente y respetuosa para con el pblico, pero teniendo en cuenta el punto anterior. Para un acto protocolario, el vestido debe ser elegante y sobrio para que el presentador no sea el protagonista y, en un espectculo, s puede ser a la moda y llamativo. Si el presentador es mujer, debe tener un peinado que le evite acomodrselo constantemente con movimiento de cabeza hacia atrs o con las manos. Del mismo modo, tenga un peinado que le deje ver la cara. Debe atenerse al guin que le ha pasado el contratante o la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas. No debe recibir rdenes de cualquier persona que alteren el guin y, mucho menos, "comunicaciones" de ltima hora (papelitos escritos por algn presente que se acord de transmitir un mensaje de felicitacin, etc.) No ceder el micrfono a ninguna persona que quiera pronunciar unas palabras o un discurso, si no est previsto. Se puede llevar una sorpresa.

Cuando no est haciendo uso del micrfono, no debe situarse detrs del orador, sino en otro lugar. Esta recomendacin es para que no salga en las fotos, ni en el vdeo. Al llamar a un grupo grande de personas para recibir un botn, por ejemplo, en el caso de aniversarios de empleados en la institucin, se lee el nombre despacio, para que d tiempo a cada uno y evitar que se apretujen en el escenario. En algunos casos y teniendo en cuenta la cantidad de menciones, los coordinadores del protocolo del evento, deben decidir que el presentador haga referencia a las precedencias en lugar del anfitrin y los dems oradores, evitando as la constante repeticin de este saludo y tratando de evitar que algunos miembros de la presidencia olviden mencionar a alguien particular. La Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas, cuenta con staff de presentadores, integrado por estudiantes y egresados uninorteos, formados para esta labor, con miras a ser sugeridos para la presentacin de los eventos que as lo requieran. 3.2. Invitaciones: Toda invitacin tiene un carcter formal, aunque en algunas circunstancias la ocasin sea completamente informal. La invitacin es uno de los primeros requisitos a tener en cuenta. Su importancia radica en el efecto que produce en quien la recibe. El anfitrin est ofreciendo compartir algo con otra persona. La persona invitada debe: Agradecer Aceptar lo ms pronto posible O declinar la invitacin dando un motivo.

3.2.1 Tipos de invitaciones: Verbales: se pueden hacer personalmente o por telfono, siempre y cuando se trate de eventos informales.

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Escritas: para eventos formales, pero tambin se usan tarjetas escritas a mano para invitar a reuniones informales. Electrnicas: para actos internos institucionales que convoquen a pblico muy amplio, se envan por Ofelia y correo electrnico, caso en el cual se generar el texto tradicional y se dispondr en formato jpg para insertar como cuerpo del mensaje, pero su confirmacin y seguimiento ser el mismo que para los otros formatos. 3.2.2 Tarjetas: De uso especfico son las que se elaboran para una oportunidad determinada. Tarjetas de uso general, en las cuales los espacios se llenan a mquina, con tinta del mismo color de la usada en la impresin de la tarjeta. Son las comnmente usadas en la Universidad tamao Lord que traen el logo impreso de la Institucin y se pueden elaborar imprimiendo el texto directamente en ellas en una impresora de oficina. Las tarjetas de invitacin deben sealar con toda claridad a quien se invita, el motivo de la invitacin y la fecha, el lugar y hora en que el evento se llevar a cabo. Deben ser enviadas con un mnimo de dos

semanas de anticipacin al evento, para permitir que el invitado tenga tiempo para confirmar su asistencia. Debe incluir el nombre completo de la persona que hace de anfitrin, cargo que ocupa en la organizacin y el de la Institucin, en el caso de que no est pre impreso el logo de la Universidad. Tratndose de una invitacin que se haya hecho personalmente, pidiendo una cita previa para tal efecto, se enviar una tarjeta Pro memoria o Para recordar. Se utiliza la abreviatura P.M. La abreviatura S.R.C. es la versin espaola de la francesa y significa Se ruega confirmar su asistencia al evento. En Uninorte utilizaremos una nueva forma en espaol R.P.F. que significa Responda por favor. Esta forma se utilizar en los eventos internos y de impacto local y nacional, siempre y cuando no se cuenten personalidades del Cuerpo Consular y extranjeros, cuando se deber utilizar la abreviatura en francs. 3.2.3 El sobre Si son demasiados destinatarios se puede hacer uso de stickers, si son pocas puede hacerse a mano.

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Impresas en tarjetas lord que ya cuentan con logo Uninorte preimpreso:

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El rector, Jess Ferro Bayona y el vicerrector, Alberto Roa Varelo Se complacen en invitarle al acto en el cual el Instituto Colombiano de Crdito y Estudios Tcnicos en el Exterior (Icetex), har un reconocimient o a la oficina Icetex - Uninorte por su excelente gestin, y al almuerzo que ofrecer seguidamente. Fecha: mircoles, 28 de julio de 2010. Hora: 11:00 a.m. Lugar: Sala de Arte . Almuerzo: Saln de Eventos 1966. R.S.V.P.: 3509228.
Barranquilla

La Universidad del Norte y la Asociacin Colombiana de Ciencia Poltica ACCPOL Tienen el gusto de invitarle al acto de instalacin del II Congreso de Ciencia Poltica: 1810-2010 Violencia, Democracia y Paz. A cargo de Jess Ferro Bayona, Rector y Alexandra Garca Irragorri, Presidente de ACCPOL Conferencia inaugural: Michael Koppedge, Universidad de Notre Dame. Fecha: mircoles 21 de julio de 2010. Hora: 10:30 a.m. Lugar: Cancha central Coliseo Los Fundadores ,Universidad Del Norte. R.S.V.P.: (5 ) 3509509 Ext. 4915 / ibanezp@uninorte.edu.co Barranquilla

Impresas en litografa con diseo de acuerdo con el evento:

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3.3 Invitados
3.3.1. Invitacin para Homenajeado Se utiliza cuando se lleve a cabo una condecoracin, otorgamiento de ttulo, reconocimiento, entre otros, y para ello se debe pedir una cita a la persona a quien se le quiere rendir homenaje, a fin de convenir el da y la hora del homenaje, adems, se le preguntar los nombres de las personas que desea que sean invitadas al acto. Sobra decir que los cnyuges, hijos y personas, por parentesco o amistad del homenajeado, deben ser incluidos en la lista de invitados, adems de destinarse un lugar especial y reservado para su ubicacin en el acto. Es recomendable que el homenajeado conozca y apruebe la lista de invitados antes de proceder a enviar las invitaciones. Se debe disponer la recepcin del homenajeado y su familia en el aeropuerto, si vienen de viaje, de manera que desde su llegada encuentren la bienvenida institucional, el transporte oficial al hotel o lugar de residencia y posteriormente el traslado al lugar del evento. Es importante acordar con el invitado, desde la planeacin del evento, el tipo de vestuario que se deber portar de modo que se pueda tambin incluir en la tarjeta de invitacin la indicacin del mismo, o en todo caso, informarlo al momento de confirmar la asistencia de los invitados. As mismo se le deber dar a conocer el orden del da del acto, quines le acompaarn en la mesa principal y dems detalles del evento. 3.3.2. Sillas reservas para invitados especiales En los eventos protocolarios que los organizadores confirmen la asistencia de autoridades civiles, militares, eclesisticas; personalidades o invitados especiales, debe establecerse una zona de ubicacin reservada en las sillas del auditorio o de acuerdo a la logstica del evento lo exija, para estas personas. Por lo general esto se debe hacer en las ceremonias, inauguraciones,

premiaciones o dems eventos que aplique la asistencia de estas personalidades. Este reservado se deber indicar con habladores dispuestos en las sillas, que podrn informar el cargo y nombre de quien la va a ocupar (En estricta precedencia cuando el caso lo exija, que es cuando hay presidentes, ministros o embajadores), o tener una referencia como Reservado autoridades civiles, reservado autoridades acadmicas, reservado ganadores de la categora XX, entre otros que se hayan identificado y sea menester disponer. As mismo, se deber contar de un staff de apoyo para recibimiento y ubicacin acorde con esta disposicin de reserva, de manera que al llegar los invitados sean guiados conforme su invitacin lo indique (cuando as haya sido el caso) y segn la organizacin lo haya previsto. Si el invitado ha confirmado su asistencia, el puesto reservado que se le haya asignado deber permanecer as hasta tanto el invitado llegue, an si el evento ha comenzado. Si el invitado no confirm su asistencia, se recomienda que las reservas se guarden por un tiempo prudencial hasta tanto el acto inicie y si pasados 15 minutos no llega el invitado, se podr hacer uso de estas sillas para los asistentes que puntualmente hayan estado en el lugar del evento. El xito en la reserva de las sillas en un auditorio est directamente relacionado con la correcta gestin en la invitacin y confirmacin de la asistencia, que es la condicin sine qua non se pueden asignar puestos de reservado a nuestros invitados.

3.4 Anfitriones
Quin es el Anfitrin: El xito de una reunin depende en gran medida del estilo y la personalidad del anfitrin y la institucin que representa. En la Universidad, de acuerdo con el evento, podr ser anfitrin cualquiera de las autoridades

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institucionales previamente establecidas en este Manual. Se consideran anfitriones tambin las personas que integran el equipo organizador de cualquier evento. El anfitrin debe tener en cuenta: Llegar primero que los invitados al lugar donde se va a realizar el evento o ceremonia. Saludar a todos los invitados, sea en lnea de recepcin o durante el transcurso de la actividad social de la ceremonia. Supervisar que todos los invitados estn bien atendidos. Atender a todos los invitados de igual manera, si uno de ellos ostenta un alto cargo o dignidad, tener en cuenta la correspondiente precedencia.

3.6 Manteles
En Uninorte se cuenta con manteles institucionales de color base beige con sobre mantel de igual tono con reborde vino tinto, estos se utilizan para las ceremonias acadmicas y protocolarias de gran impacto. Para congresos y otros eventos acadmicos se puede hacer uso de este mantel para el acto inaugural, posteriormente se dispondrn otros estndar, color blanco.

3.5 Dnde ubicar el atril?


Deber ubicarse al lado derecho de la mesa de honor, vista desde el escenario ser la izquierda. Pero en casos especiales puede estar del lado contrario, esto no afecta enormemente el protocolo. Deber tener el logotipo de la Universidad. Siempre que se lleve a cabo un evento en otro lugar fuera de la Universidad, deber ubicarse un pendn con el logo institucional en el atril del saln que se reserve para evitar que aparezca el logo comercial de dicho lugar en el registro grfico del evento. Tambin se puede tapar el logo con un arreglo floral. Diagrama modelo de ubicacin:

3.7 Para conferencias y otros actos acadmicos menores


Para actos de menos importancia, se debe disponer de: Mesa principal: con mximo cinco (5) puestos a menos que el evento exija mayor cantidad, no es recomendable sentar ms de 5 personas en una mesa de honor. Guardar las precedencias mencionadas en el punto 2.2. No es indispensable la mesa principal, puede obviarse y en este caso, los presidentes del acto estarn en primera fila del auditorio, subirn a leer sus palabras y luego quedar el conferencista en el atril para su intervencin. Puede disponerse la mesa para fines de la conferencia no como para miembros de presidencia. Atril: revisar el punto en lo referente a disposicin del atril para la gua de uso del mismo. Habladores de mesa principal: Solamente se dispondrn en el caso en que se ubique mesa de honor y/o en el caso de que lo requiera el conferencista. Bande Agua para los miembros de la mesa ra UN principal y presentador/conferencista. Presentador: Se recomienda que sea el anfitrin del evento o un moderador designado, aunque tambin pueden contar con un presentador. Tener a mano el libreto del presentador(a) y las precedencias del saludo del anfitrin. Staff gua y acomodacin: en la medida en que el evento lo requiera deber disponerse de este apoyo logstico.

Bandera s

Mesa Principal

Atril presentadora Auditorio

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CAPTULO IV PROTOCOLO EN ACTOS ACADMICOS


4.1. Tipo de Eventos
Por su carcter:

Tipo

Caracterstica Organizados por las empresas para motivar y capacitar al personal. Son de carcter obligatorio. Agrupan a miembros de la comunidad que ejercen la misma profesin, actividad, especialidad. Comparten un inters comn. La asistencia es voluntaria. Organizados por empresas. Pueden ser a nivel local, regional e internacional.

Denominacin

Corporativos

Convenciones, seminarios, juntas, etc.

De asociaciones

Reuniones anuales.

Empresariales

Congresos/conferencias, panel, foros, simposios, etc.

Actos sociales y culturales

Se llevan a cabo como marco de las anteriores.

Cocteles, banquetes, bufs, comidas de trabajo, (desayunos, almuerzos, cenas)

Ctedras internacionales

Organizadas por la Direccin de Cooperacin y Desarrollo Internacional, abarcan los sectores gubernamental, empresarial y acadmico. Las Ctedras Internacionales tienen una duracin de 2 a 5 das y giran en torno a diversos temas de impacto internacional.

Incluyen seminarios, simposios, panel, mesas redondas, conferencias, ciclos de cine, actividades culturales, muestras gastronmicas, encuentros

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Por su objetivo:
Categora Definicin Duracin mbito Caracterstica Objetivo Protocolo

Un grupo de ponentes, con dominio del tema, aportan sus conocimientos y Seminario experiencias ante uno o varios grupos que comparten su inters por dicho tema (pblico conocedor). Intercambio de opiniones de Presdium guiado por un moderador. Foro o Panel Panel: similares conceptos. Foro: conceptos opuestos. Intercambio de un grupo que comparte intereses similares. Se muestran tendencias. El congreso agrupa una Congreso serie de eventos dentro del mismo congreso. Puede haber paneles, mesas redondas, talleres. Un grupo de expertos que domina un campo, exponen a un auditorio Simposio que comparte intereses similares, sus experiencias (narran).

2 32 Das

Nacional, internacional, regional, municipal.

Cientfico, tcnico, cerrado, abierto, participacin de 3a5 expositores.

Capacitar, actualizar, integrar.

Revisar punto 10.10.3.

15 Das

Nacional, internacional, regional.

Tcnico, cerrado, abierto, se trabajan por sesiones, hay conclusiones. En el panel el pblico es pasivo.

Actualizar, intercambio.

Revisar punto 10.10.2.

23 Das

Nacional, internacional, mundial, latinoamerican o, iberoamericano , andino.

Cientfico, tcnico, gremial, poltico, conferencias magistrales, produccin de memorias.

Imagen, intercamb io, actualizaci n, conclusio nes, recomend acin.

Revisar punto 10.10.1.

23 Das

Internacional, mundial, latinoamerican o, iberoamericano , andino.

Tema especfico, inters comn, cientfico.

Aportar, ensear.

Revisar punto 10.10.1.

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Categora

Definicin

Duracin

mbito

Caracterstica

Objetivo Analizar una o varias soluciones de un problema. Proporcio nar informaci n experta con continuid ad.

Protocolo

Revisar punto 10.10.3.

Exponente destacado de una especialidad. Exposicin magistral de Conferencia un tema por parte de una persona. No se deben hacer preguntas.

1 Horas

Carcter geogrfico, mundial, internacional, nacional, regional.

Exposicin magistral de un tema. Pblico abierto. Auditorio amplio.

Debate

Un grupo de personas expone una situacin y se somete a un grupo para sacar apreciaciones. Varios puntos de vista.

2 Horas

Internacional, latinoamerican o, nacional, regional.

Mximo 6 personas. Pblico activo y pasivo.

Exposicin de una situacin.

Revisar punto 10.10.2.

Intereses similares. Convencin Tomar decisiones alrededor de un tema (industriales, polticos) 38 Das

Internacional, mundial, latinoamerican o, iberoamericano , andino, nacional.

Comercial, poltico, social, tcnico.

Integraci n, imagen, actualizaci n, intercamb io, recomend acin. Profundiz ar sobre un tema especfico.

Revisar punto 10.10.2.

Jornada

Exposicin magistral, por parte de varios expositores, sobre algunos tpicos de un tema.

15 Das

Internacional, nacional.

Son muy especficas. Requieren pblico conocedor a fondo del tema.

Revisar punto 10.10.3.

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Categora

Definicin Desarrollo de una metodologa de aprendizaje.

Duracin

mbito Puede hacer parte de un congreso o seminario. Tambin se pueden hacer solos a nivel interno o local. Nacional, regional.

Caracterstica

Objetivo Ejercitar una metodolo ga para comproba r lo aprendido . Reglamen tar, elegir

Protocolo

Taller

Es de carcter prctico.

1 Da segn el tema

Pblico variado reducido para lograr xito.

Revisar punto 10.10.3.

Pocas personas (grupos de 4 o 5) Reunin numerosa de personas convocadas Asamblea con anterioridad para algn fin. Nmero limitado de tcnicos o expertos y participantes que tratan de intercambiar sus experiencias y conocimientos e ideas bajo la gua de un coordinador o moderador.

2-4 Horas

Incluye sistema de votacin. Puede hacer parte de un seminario. Al final se pueden sacar conclusiones. Puede ser la metodologa usada para la teleconferencia. Desayuno: 1 hora Almuerzo: 2 horas Vino de honor: 1hora Coctel: 2 horas Exposiciones artsticas: 1 a 2 horas Lanzamientos: 1 hr.

Revisar punto 10.10.3.

Mesa Redonda

60 Minutos

Internacional de acuerdo al carcter geogrfico.

Sacar conclusio nes sobre un tema

Revisar punto 10.10.3.

Actos Sociales

Se llevan a cabo como marco de los anteriores.

De acuerdo con cada tipo

Interno local.

Revisar puntos 10.2., 10.3., 10.4. y 10.5.

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Categora

Definicin

Duracin

mbito

Caracterstica

Objetivo

Protocolo

Son aquellos desarrollados al interior de una institucin como De marco para un Actos acuerdo acontecimiento Acadmicos con la importante de la vida y necesidad Interno local acadmica de la Administratide cada Institucin y para dar vos caso visibilidad a la dinmica universitaria y administrativa de la misma.

Ceremonias de Grado: 1 a 2 horas Reconocimiento s: 1 hora Nombramientos: 30 a 45 minutos Develaciones: 30 a 60 minutos Inauguraciones: 1 hora Conferencia de prensa: 30 a 40 minutos Reuniones de trabajo: 1 a 2 horas Recorridos: 15 a 25 minutos Visitas protocolarias: 30 minutos a 1 hora y media Firmas de convenios: 30 min a 1 hora

Revisar puntos 10.1., 10.7., 10.8., 10.9., 10.10. y 10.11.

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4.2 Firma de Convenios


Se puede llevar a cabo en la Sala de Arte de rectora, o en su defecto, en un saln especial dispuesto para tal fin. Las copias de los convenios deben estar en una carpeta institucional. Cuando se trata de una firma protocolaria, las copias de los convenios que se firman no son el original del mismo, sino que se utiliza un Modelo de Convenio que es suministrado por la Oficina Jurdica o tambin puede consultarse en la Direccin de Comunicaciones. En la mesa de la firma se disponen los puestos para los personajes que firman el convenio. Los puestos estarn colocados de un slo lado de la mesa y en los dos extremos de la misma. Los responsables del evento por parte de la Universidad, deben recibir a la delegacin que acude al acto de la firma de un convenio de igual forma que a las dems visitas. El firmante por parte de la delegacin anfitriona se situar a la derecha y el firmante de la delegacin visitante a la izquierda, colocndonos nosotros mismos en el lugar de los firmantes. En caso de que el firmante de la delegacin visitante sea de igual o mayor rango que el firmante de la Universidad, se sugiere cambio de situacin que decidir el anfitrin. Si se ha convocado a los medios de comunicacin, las intervenciones y preguntas de los medios, se producirn despus de que las delegaciones hayan firmado los documentos. En la generalidad de los actos de este tipo los firmantes se sentarn juntos, en el mismo lado de la mesa, para facilitar encuadre de la fotografa que eventualmente ser publicada. Junto a la mesa se colocarn sillas solo para los firmantes, cuando se trate de un acto pblico, y para todos los asistentes, si es privado. Sobre la mesa estarn dispuestos los documentos que van a firmarse, plumas;

un adorno, escribana de plata o similar nunca en este tipo de actos debemos colocar flores encima de la mesa. Los periodistas que hayan sido citados para cubrir una firma, debern tener un sitio preferencial para poder desarrollar su labor y entrevistar cmodamente a los firmantes sin interrumpir el acto ni romper la armona de su desarrollo. Ocupados los puestos de la mesa, deber haber una persona de apoyo que entregue los documentos a firmar de manera simultnea, al anfitrin y al invitado, quienes entre s intercambiarn los documentos para la firma del otro. Una vez se cumpla la firma los asistentes estrecharn sus manos y los asistentes al evento podrn aplaudir. Normalmente quienes sirven de apoyo a la firma de convenios, son: la direccin de Cooperacin y Desarrollo Internacional para la firma de convenios internacionales, y la direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas, para la firma de convenios nacionales. Todos estos documentos se firman siempre en dos copias idnticas; si es de un pas de idioma diferente al castellano debe haber un texto en el idioma extranjero y otro castellano. Se deben rubricar todas las pginas para evitar que se puedan hacer alteraciones del texto. El orden del da de una firma de convenio por lo general se establece en: Saludo del anfitrin, palabras del invitado firmante, firma protocolaria y sesin de preguntas para la prensa (cuando se les convoque). En los casos en que se disponga, se podr ofrecer una copa de vino seguidamente y deber tenerse en cuenta a los miembros de la prensa para esta atencin. Por otra parte, si el acuerdo es de cierta importancia, se ofrecer un almuerzo a las dos delegaciones. Siempre deber haber presencia visual de la Imagen Institucional, la cual puede darse con la presencia de un pendn de la Universidad o con la bandera o el logo en el atril, cuando el caso lo amerite, sobre todo si la firma tiene lugar fuera de las instalaciones del campus.

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Firma de un convenio Internacional Por lo general son coordinados desde la Direccin de Cooperacin y Desarrollo Internacional, quien establece los vnculos, acuerdos y recibe los visitantes internacionales, que se darn cita para la firma del mismo. Adems de las disposiciones establecidas anteriormente, en un convenio internacional se debe tener en cuenta: La representacin institucional deber darse de acuerdo con la representacin visitante, de modo que se puedan establecer las precedencias adecuadas segn el caso y solicitando la presencia del Rector cuando sea estrictamente necesario. Disponer las banderas de los pases a que correspondan los firmantes que estarn representados en el convenio. Las banderas a utilizar sern las pequeas de mesa y deben ubicarse segn lo dicta el protocolo para estos casos, observando siempre el lugar de precedencia segn el anfitrin (Colombia) y seguidamente en orden alfabtico para los pases acompaantes (si son varios). El convenio deber tener la cantidad de copias y en los idiomas de cada pas de las instituciones firmantes.

Son el evento ceremonial por excelencia en nuestra Institucin y en l se hace gran despliegue de organizacin y seguimiento acorde con las demandas del protocolo. La dependencia responsable de la organizacin de estos actos es el Departamento de Registro, adscrito a la Secretara Acadmica de la Universidad. Entre las ceremonias que se organizan para la graduacin de pregrado y postgrados, encontramos: Ceremonia Pblica de Grado (Pregrado, Maestra y doctorado): una en cada semestre acadmico. Ceremonia Pblica de Grado de la Divisin de Ciencias de la Salud (Pregrado, Maestra y doctorado): con las mismas caractersticas de la anterior, esta se da de manera individual porque el calendario acadmico de esta divisin termina en tiempos distintos al resto, por lo que se dan las dos ceremonias en momentos diferentes a la general. Ceremonia de grado de Especializaciones: pueden vincular la entrega de ttulos de varias divisiones acadmicas; segn la demanda, se llevan a cabo tres o cuatro en el ao. Ceremonia de Grado de Especializaciones Santa Marta: incluye nicamente los programas de extensin de Especializaciones que se ofrecen en Santa Marta.

Ejemplo de una firma desarrollada: Acuerdo de voluntades con Univoluntarios Uninorte.

4.3 Ceremonias de Grados

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4.3. Protocolo a seguir en las ceremonias de grado


Entre las consideraciones que se tienen en cuenta para estas ceremonias estn las que a continuacin resaltamos: Mesa principal vestida: se dispone sobre una tarima, vestida con el mximo protocolo y con los puestos de la presidencia institucional desde Presidente del Consejo Directivo y Rector, incluyendo el Vicerrector Acadmico, la Vicerrectora Administrativa y Financiera, los Decanos, la Secretaria Acadmica y la Directora de Bienestar Universitario. Guarda las precedencias mencionadas en el punto 3.1. Teniendo en cuenta que es el mximo evento acadmico institucional, se considera como excepcin que sea presidido por ms de 5 personas, ubicadas todas en mesa principal. En las ceremonias de especializaciones esta mesa principal est puede estar presidida por los decanos de las divisiones que otorguen ttulos en cada caso. Mesas para entrega de diplomas: se ubican a lado y lado de la tarima central. Para la entrega de diplomas, se ubican de pie tras de ellas el decano de la divisin acadmica y el coordinador de programa de cada caso. Estn dispuestas sobre unas tarimas pequeas que cuentan con rampa para subir y bajar a recibir los diplomas. En las ceremonias de especializaciones generalmente se dispone una sola mesa de diplomas. Mesa de reconocimientos de Excelencia Acadmica: se ubica en frente de la tarima central, en ella se disponen las medallas y reconocimientos que se le entregarn a los graduandos de excelencia en la primera parte del evento. Ubicacin de coordinadores de programa y directores de oficinas de apoyo: para su ubicacin se disponen dos zonas de sillas, una a cada lado de la t a r i m a c e nt ra l . E n l a s c e re m o n i a s d e especializaciones se asigna una zona para esta ubicacin. Atril principal: se ubica sobre la tarima en donde est la mesa principal, al lado derecho de esta y se destina a las intervenciones del Rector, el orador invitado, la lectura del primer diploma por parte de un decano y

el acta de grado del da por parte de la Secretaria Acadmica. Revisar el punto 3.5 en lo referente a disposicin del atril para la gua de uso del mismo. En las ceremonias de especializaciones el uso del atril principal se da por parte del Decano y la Secretaria Acadmica. Atriles de los presentadores: son dos y se disponen a lado y lado de la tarima central, en los cuales se ubican hombre y mujer como presentadores paralelos de las ceremonias de grado. Revisar el punto 3.5 en lo referente a disposicin del atril para la gua de uso del mismo. En las ceremonias de especializaciones, por la disposicin logstica y el espacio del evento, se requiere de un solo atril para los presentadores. Banderas: se dispone la de Uninorte detrs del atril principal y las territoriales con su precedencia en juegos iguales detrs de los atriles de los presentadores. Ver punto 1.2 Himnos: se programan el de Colombia para abrir el acto y el de Uninorte como cierre de la ceremonia, interpretados por el Coro Institucional para el caso de la ceremonia pblica general y en versin audiovisual para las dems. Ver pgina 13 Flores al pie de la mesa principal no sobre la misma: ver punto 3.1.16 en lo referente a flores. Habladores de mesa principal: ver punto 3.1.11 en lo referente a habladores de mesa principal. Pantalla gigante: se disponen pantallas para la

Como se puede observar, por la esencia de esta ceremonia los miembros en mesa principal llegan a 13, dado que es necesaria la presencia de las autoridades acadmicas de la Universidad.

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proyeccin de los himnos y para la presentacin en vivo de las tomas de la ceremonia, con el seguimiento de video que hace el Centro de Produccin Audiovisual. Agua para los miembros de la mesa principal y presentadores, en los tres atriles cuando sea pertinente. Dispuesta con sus copas de vidrio. Presentadores: sugeridos y entrenados por la Direccin de Comunicaciones, se trabaja con un grupo de cuatro (4) presentadores, dos parejas que se alternan la lectura del libreto para hacer ms amena la gua del evento y permitir a los asistentes mantener una atencin permanente sobre el mismo. Ver punto 3.1.18 En las ceremonias de especializaciones se trabaja generalmente con un solo presentador y cuando el nmero de graduandos supera los 200, cuando se cuenta con dos presentadores quienes se alternan la lectura del libreto. Libreto de los presentadores y las precedencias inclusive: para la ceremonia pblica se tiene un modelo definido de libreto que cuenta con varias revisiones, incluyendo la cuidadosa correccin de estilo. En l estn marcados por colores las intervenciones por presentadores y segmentado para su correcta lectura. Incluye el orden del da y la lectura de todos los graduandos, adems de los anuncios especiales a que hubiere lugar. Ver punto 3.1.9 en lo referente a libreto y precedencias. Los libretos de las ceremonias de Salud y especializaciones se basan en el libreto gua pero se elaboran para un solo presentador. Staff gua y acomodacin: se cuenta con un grupo de personas idneas que apoyan la labor de recepcin desde las porteras de la Universidad, hasta el ingreso mismo al recinto de la ceremonia. Ya en el recinto, los graduandos son guiados a sus lugares de ubicacin, marcados estratgicamente con un nmero previamente asignado y registrado en las tarjetas de invitacin de cada graduando; los graduandos van en puestos especiales y ubicados de tal manera que su salida para recibir su diploma y su regreso sea fcil y diligente. Los asistentes e invitados especiales son guiados tambin a sus lugares en graderas dispuestas para ello.

Entrega de diplomas: los graduandos van pasando al frente para recibir su diploma de manos de los decanos de divisin y los coordinadores de programa, en una mesa dispuesta para ello. En la ceremonia pblica los presentadores llaman paralelamente dos programas a la vez y por programa, los graduandos se dirigen a su respectiva mesa. Esta es una labor muy cuidada y coordinada y no representa contratiempos, mientras que agiliza la ceremonia dndole mayor dinamismo. En las ceremonias de Salud y especializaciones se llama a los graduandos uno seguido del otro por un programa acadmico a la vez.

4.3.1 Otras ceremonias de certificacin, graduacin o premiacin En la Universidad se llevan a cabo constantemente ceremonias de certificacin y graduacin de programas acadmicos, extracurriculares y de extensin, en los cuales tambin se debe aplicar el protocolo que demande cada caso segn la existencia de las siguientes condiciones: Debe haber una mesa principal, en la que se ubiquen quienes presiden la certificacin representando las partes vinculadas en la ceremonia, a nivel interno y si hay vinculacin externa, igualmente debe estar all representada. Si el caso es de un premiacin que se llevar a cabo en un formato de evento tipo coctel, o en el que sencillamente se decide prescindir de una mesa principal, los presidentes del acto debern situarse en las sillas centrales de la primera fila del auditorio, si lo hubiere, o de pie en un lado preferencial en frente de los asistentes ya sea mirndolos o como parte del grupo. Presidencia de la mesa principal: bsicamente se compone por quien representa la mxima autoridad de la Universidad (Rector, Vicerrector, Decano o sus delegados); representante(s) de la(s) dependencia(s) que organiz el curso, diplomado, programa o ctedra (Decano de divisin acadmica, Director de direccin administrativa o de Extensin); y en el caso que se de en conjunto con otra entidad o empresa, deber estar en la mesa principal, el

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representante de dicha organizacin tambin, en la mxima autoridad o su delegado. En el libreto deber hacerse mencin de los miembros de la mesa principal o su presencia en el auditorio cuando no estn en mesa principal. La mesa principal debe estar debidamente marcada con los habladores que indiquen el lugar donde se deben sentar los presidentes del acto, ver punto 3.1.11. Disposicin de los diplomas o certificados que se entregarn a los graduandos, debern ubicarse ordenadamente y de acuerdo a la lectura que se de en el libreto, en la mesa principal. Si la certificacin, graduacin o premiacin supone la entrega de trofeos o premios en especie que representen volumen y no se puedan ubicar en la mesa principal, deber disponerse una mesa exclusiva al lado izquierdo de la mesa principal, donde se ubiquen estos elementos y al momento de la entrega a los ganadores o graduandos, deber haber un encargado de pasarlos a los miembros de la mesa principal. Tambin se puede dar que los miembros de la mesa principal pasen al frente de la mesa de premiacin y entreguen en esa ubicacin los mismos. Debe indicrsele a los graduandos, ganadores o premiados, que deben saludar de la mano a cada uno de los miembros de la mesa principal. Presentador: puede contarse con un solo presentador, aunque si el evento lo llegara a requerir podra trabajarse con una pareja que intercale la lectura del libreto. Se deben observar y aplicar los detalles de logstica y protocolo que se listan en el captulo III.

Con respecto a las intervenciones, el anfitrin pronunciar su discurso en primer lugar, cerrando el invitado de honor, si lo hubiera. Las intervenciones seguirn el orden protocolario establecido, de menor a mayor rango. Si, debido a la estructura del acto, el anfitrin cierra las intervenciones, dar brevemente la bienvenida y ceder la palabra al primer interviniente para que pronuncie su discurso en primer lugar. La ubicacin de los anfitriones del acto, los asistentes y los elementos que conforman el escenario debern disponerse guardando las recomendaciones indicadas en los puntos anteriores. Ejemplo de inauguraciones de nuevos espacios fsicos en Uninorte: Nueva cancha mltiple, 2009:

4.4 Inauguraciones
Cuando se trate de inauguraciones, el acto se celebrar de pie, con atril y sonido para las intervenciones. En las inauguraciones es conveniente hacer un programa del acto, en el que se detallarn los movimientos que debe realizar la presidencia del mismo. Se deber contar con un(a) presentador(a) que haga el saludo inicial y presente el acto y a los oradores.

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Nuevo bloque del Instituto de Idiomas, seguido del laboratorio de Morfologa y el restaurante 1966, 2009 e inauguracin del comedor de funcionarios de la Universidad, febrero de 2011

4.5 Instalacin de eventos Acadmicos


Mesa principal: con mximo cinco (5) puestos a menos que el evento exija mayor cantidad, no es recomendable sentar ms de 5 personas en una mesa de honor. Guardar las precedencias mencionadas en el punto 3.1.10. No es indispensable la mesa principal, puede obviarse y en este caso, los presidentes del acto estarn en primera fila del auditorio, subirn a leer sus palabras y luego quedar el conferencista en el atril para su intervencin. Puede disponerse la mesa para fines de la conferencia no como para miembros de presidencia.

4.6 Visitas protocolarias


Entendemos por visitas protocolarias, todas aquellas referidas al Rector y Vicerrectores, con independencia del rango personal del visitante. No tendrn carcter de visitas protocolarias las de personas que, por razones de su vinculacin personal con la Universidad, se repiten peridicamente (directivos de empresas, proveedores, asesores, etc.). Se consideran tambin visitas protocolarias las que correspondan a homlogos de las distintas autoridades acadmicas establecidas en este Manual.

4.7 Reconocimientos y celebraciones institucionales


Condecoraciones Las condecoraciones son distinciones honorficas concedidas por gobiernos o entidades pblicas o privadas, para premiar el mrito de un ciudadano o de una institucin o de recompensar los servicios prestados. Toda condecoracin o distincin debe ir acompaada de su resolucin, la cual ser entregada en copia al homenajeado, la cual constituye soporte de este reconocimiento y servir para adjuntar copia en hoja de vida. Una placa se entrega como agradecimiento no como distincin, y no lleva por lo tanto resolucin adjunta.

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En la Universidad del Norte, se ha establecido un protocolo para la entrega de distinciones el cual est descrito en el Manual de Distinciones, que maneja la Secretara Acadmica de la Institucin. A continuacin se describen: Moneda Conmemorativa Esta Moneda Conmemorativa se entrega a discrecin del Rector a personajes ilustres que visiten la Universidad, tales como, presidentes, vicepresidentes, rectores de otras universidades, etc. Medalla Sol de Norte 35 Aos Condecoracin establecida en el ao que la Universidad cumpli 35 aos para entregarla por mritos acadmicos. La lista de quienes la recibieron se encuentra en el libro de los 35 aos. Medalla al Mrito Acadmico Maestro de maestros Profesor emrito Profesor distinguido Entrega del Premio a la Excelencia Docente en el Aula de Clase

Distinciones a los estudiantes en nuestra Universidad Medalla de Oro a la Excelencia Acadmica Es el mximo reconocimiento que concede la Institucin para premiar el esfuerzo, la consagracin al estudio y la permanente bsqueda de la excelencia. Se otorga al graduando que haya obtenido el ms alto rendimiento acadmico entre los graduandos de la promocin correspondiente a ese perodo acadmico. Medalla de Plata a la Excelencia Acadmica Es el reconocimiento que concede la Institucin para premiar los logros sobresalientes obtenidos por el graduando, con un alto rendimiento acadmico en cada Programa. Pergamino al Mrito Cientfico Es el reconocimiento que otorga la Institucin al graduando que haya obtenido una calificacin de laureada o meritoria en su proyecto de grado y sea postulado por su respectiva divisin acadmica. Diploma a Graduandos de Excelencia Se concede a los graduandos que han obtenido un sobresaliente rendimiento acadmico durante su permanencia en la Universidad.

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4.8. Develacin de Placas


Son dispuestas en las inauguraciones de nuevos espacios de infraestructura del campus acadmico. Antes del acto, la placa debe estar cubierta en todo momento, dos horas antes del evento se dispone el velo con el que se develar la placa. No debe utilizarse la bandera del pas ni de la institucin para cubrir las placas a develar. Puede disponerse un riel para colgar a manera de cortinillas, el velo que tapar la placa. Este luego se deber quitar. Para ello puede usarse una estructura que se fije con chupas a la pared, o en caso de necesitarse taladrar debe consultarse con la Oficina de Planeacin de manera que no se arriesgue la infraestructura del lugar. La organizacin de la escena del acto de develacin deber ser prxima a la ubicacin de la placa, cuando esta ya se encuentre instalada, o tener la placa en un trpode especial para su develacin cerca del lugar de presidencia del acto para permitir agilidad y facilidad de acceso a quienes la develarn y visibilidad para los asistentes.

Placa inaugural de la sede Uninorte Km5: EL SEOR PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA MISAEL PASTRANA COLOC LA PRIMERA PIEDRA PARA INICIAR LA CONSTRUCCIN DE LA NUEVA SEDE DE LA CIUDADELA UNIVERSITARIA UNINORTE NOVIEMBRE 20 DE 1971 Placa inaugural de la Biblioteca General: LA PRIMERA PIEDRA DE LA NUEVA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD DEL NORTE SE COLOC EN PRESENCIA DEL SEOR PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA JULIO CSAR TURBAY. ABRIL 6 DE 1981 Placa honorfica: KARL C. PARRISH Jr. 1912- 2007 Miembro fundador y Presidente del Consejo Directivo de la Universidad del Norte, desde 1966 hasta 1980. Placa de agradecimiento: LA UNIVERSIDAD DEL NORTE AGRADECE A SU BENEFACTOR CEMENTOS CARIBE S.A BARRANQUILLA AGOSTO 21 DE 1997

El texto que se leer en una placa debe constar de datos como: en presencia de quines se devela (Consejo Directivo, Rector), fecha en la cual se lleva a cabo la develacin, nombre del edificio o espacio que se inaugura, crdito de los patrocinadores o donantes que pudieron participar en esta construccin, y en algunos casos pueden incluir los agradecimientos al cuerpo de funcionarios que participaron en la misma o se har una independiente para los agradecimientos.

4.9 Ceremonia de bienvenida estudiantes de primer ingreso


Esta ceremonia es el primer encuentro de nuestros directivos con los nuevos integrantes de la comunidad universitaria, en l se hace gran despliegue de organizacin y seguimiento. Se realiza dos veces al ao, al inicio de cada semestre. La dependencia responsable de la organizacin de estos actos es la Direccin de

Bienestar Universitario, adscrita a la Vicerrectora Acadmica de la Universidad. Entre las consideraciones que se tienen en cuenta para estas ceremonias estn las que a continuacin resaltamos: Mesa principal vestida: se dispone sobre una tarima, vestida con el mximo protocolo y con los puestos de la presidencia institucional desde el Rector, incluyendo el Vicerrector Acadmico, la Vicerrectora Administrativa, los decanos, la Secretaria Acadmica y el representante de los estudiantes ante el Consejo

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Acadmico, quien dirige unas palabras a los nuevos estudiantes. Guarda las precedencias mencionadas en el punto 3.1.10. Se considera como excepcin que sea presidido por ms de 5 personas, ubicadas en mesa principal. Ubicacin de coordinadores de programa y directores de oficinas de apoyo: se disponen dos zonas, una a cada lado de la tarima central. Atril: se ubica uno solo sobre la tarima en donde est la mesa principal, al lado derecho de esta, para el presentador, las intervenciones del Rector y el orador invitado. Revisar el punto 3.5 en lo referente a disposicin del atril para la gua de uso del mismo. Banderas: se dispone la de Uninorte al lado izquierdo de la mesa principal y las territoriales con su precedencia detrs del atril. Ver punto 1.2 Himnos: se utiliza el de Colombia para abrir el acto y el de Uninorte como cierre de la ceremonia, todos en versin audiovisual. Ver pgina 13 Flores al pie de la mesa principal no sobre la misma: ver punto 3.1.16 en lo referente a flores. Habladores de mesa principal: ver punto 3.1.11 en lo referente a habladores de mesa principal. Pantalla gigante: se disponen dos pantallas para la proyeccin de los himnos y para la presentacin en vivo de las tomas de la ceremonia, con el seguimiento de video que hace el Centro de Produccin Audiovisual. Espacio para presentaciones: se dispone un espacio frente a la mesa principal para realizar la presentacin deportiva o artstica segn la Direccin de Bienestar Universitario disponga para el caso. Agua para los miembros de la mesa principal y presentador para servir en copas de vidrio.

Presentador: sugerido y entrenado por la Direccin de Comunicaciones. Ver punto 3.1.18 Libreto del presentador: Incluye el orden del da, la precedencia y el texto del presentador, adems de los anuncios especiales a que hubiere lugar. Ver punto 3.1.9 en lo referente a libreto y precedencias.

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CAPTULO V PROTOCOLO Y ETIQUETA EN ACTOS SOCIALES


5.1 Cenas
Su duracin es de unas tres horas, comenzando generalmente a las 8 de la noche. Es una ocasin primordialmente social, por lo tanto se pueden involucrar a los cnyuges de los invitados o a un acompaante. Excepto cuando haya un ministro de estado invitado, para la ubicacin en la mesa no se exige cumplir el protocolo estricto, se puede dejar libertad a los invitados permitindoles sentarse con quienes prefieran compartir, pero se debe tener presente guardar las precedencias con el anfitrin e invitado(s) especial(es) u homenajeado(s), de manera que presidan el acto social. Para esto se le indicar a quien presida el acto, su lugar de ubicacin y quien acompaar a su invitado especial u homenajeado, guindolo a sus puestos en la mesa.

5.3 Organizacin: almuerzos y desayunos.


Elaboracin de base de datos o listas de invitados. Envo de invitaciones, con un mnimo de diez das de antelacin y un mximo de quince. Cuando se trate de autoridades de alto nivel debe anticiparse la fecha de envo y anunciarla previamente por telfono. De igual manera, investigar si estos invitados tienen dieta especial o alimentos que les son prohibidos. Esta labor la adelantar la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas. Se debe confirmar recibo de la invitacin y asistencia al evento con una semana y mnimo tres das de anticipacin. Una vez hechas las confirmaciones, se elabora la lista definitiva de asistentes. Coordinacin completa del servicio de comedor con la Direccin de Unidades y Servicios de Logstica Empresarial en la Universidad, o con el restaurante elegido, si es fuera de ella. Determinacin de la situacin de los puestos sobre el plano general de la mesa, en los casos en que sea exigida la etiqueta estricta. En Uninorte se da libertad para la ubicacin en la mesa, teniendo en cuenta s, la ubicacin preferencial del anfitrin y los invitados especiales u homenajeados. (En este caso no se exige ubicacin de tarjetas seala mesa). Colocacin de las tarjetas en las mesas, revisin del comedor y colocacin de la correspondiente cartulina/men en la que se indique el motivo del acto. Es importante la precedencia de las autoridades en estos actos. Si los hay, los discursos pueden realizarse antes de servir la comida y una vez que todos los invitados hayan ocupado sus lugares en la mesa, bien al finalizar los postres y despus de servir el caf. En uno y otro caso, los discursos los iniciar el anfitrin y los terminar el invitado de honor

5.2 Cocteles
Su duracin es de aproximadamente dos horas y su finalidad primordial es integrar un grupo de pares, acadmicos o administrativos, con intereses comunes. No se acostumbra a disponer sillas pero s se deben disponer algunas a la mano u organizar unas pequeas salas, por si hay invitados que llegaran a necesitarlas. Dado que es un evento primordialmente social, no exige un orden del da que incluya discursos del anfitrin, pero s se puede dar que se ofrezcan unas palabras de bienvenida por parte de ste y si el caso lo requiere -por la esencia que haya motivado el evento- el organizador podr tambin intervenir para presentar el motivo de reunin. Tambin podr incluirse un videoclip que ilustre la presentacin del organizador, en vez de dirigir sus palabras. En todo caso estas intervenciones no debern extenderse ms de 10 minutos.

5.4 Celebraciones Institucionales


En Uninorte se desarrollan anualmente las siguientes actividades con el fin de celebrar fechas especiales o

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agasajar a nuestros estudiantes, funcionarios y docentes tiempo completo. Adems se reconoce la vinculacin de catedrticos por encima de 10 semestres acadmicos. Funcionarios y docentes: Ceremonia de Antigedad, en donde se celebran desde los 5 aos, cada quinquenio de vinculacin a la Universidad de sus funcionarios y profesores. As como la vinculacin de catedrticos desde los 10 semestres acadmicos. Da de la Secretaria: Se celebra en abril, en el marco de un almuerzo presidido por el Rector de la Universidad, como homenaje a las secretarias de la Institucin y se invita a sus jefes y directivos. Durante la celebracin se le hace entrega de un presente a cada una de las homenajeadas y adems se llevan a cabo rifas y concursos. Celebracin de Navidad: se divide en Entrega de regalos de navidad, la cual va dirigida a hijos hasta de 12 aos, de funcionarios y docentes; y Rifa de entre solteros, acto en el que se rifan regalos entre los funcionarios y docentes solteros o con hijos mayores de 12 aos. Las dos actividades se desarrollan en la primera semana de diciembre

CAPTULO VI PROTOCOLO Y ETIQUETA INSTITUCIONAL


6.1 Presentaciones
El Rector de una universidad es a una Institucin lo que un jefe de estado es a una nacin, por eso a l se le presentan decanos, profesores y alumnos sin consideracin de sexo o edad. El es quien debe mirar a las personas, hacerle el guio para que quienes estn a su alrededor se sientan cmodos. En el medio acadmico se acostumbra presentar a las personas por su nombre, cargo y en el caso de los profesores, su nivel de formacin. En eventos acadmicos, la forma de presentar un orador es muy importante. A menos que sea una persona muy conocida, se deben resaltar sus mritos, para que el auditorio se de cuenta de la importancia de la persona que lleva la palabra, adems es un estmulo para ella. Puede consultar modelo de libreto en la seccin de anexos (Hipervnculo para la web).

6.2 Integridad, tica y otras recomendaciones


Para una excelente comunicacin y proyeccin personal, evitar los gestos, manas; ceder el paso a personas mayores o de mayor rango y mantener un tono de voz adecuado a cada espacio y un uso apropiado del vestuario para cada situacin o evento, son entre otras, buenas prcticas para mantener unicidad en el comportamiento institucional.

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CAPTULO VII PROTOCOLO CON LOS MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIN


7.1 Protocolo en relaciones con la prensa
La estrategia adecuada para relacionarse con los medios de comunicacin desde la Universidad va ligada a las necesidades de mantener unas buenas relaciones con los periodistas y de unos "mnimos" para que stas sean lo ms objetivas y fluidas posible. Por ello es ideal propiciar una relacin profesional fructfera, logrando su continuidad en el tiempo, lo cual exige mantener un relacionamiento continuo, gerenciar ciertas tensiones y hablar siempre con la verdad. Para ello existe la Poltica de Comunicaciones de la Universidad, en donde se contemplan las formas, estrategias, directrices y mecanismos de comunicacin con los periodistas. Es la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas la nica rea encargada en la Universidad de convocar, promover y direccionar las relaciones con los periodistas y directivos de los medios de comunicacin. El objetivo ltimo de las relaciones con los medios es comunicarse con los pblicos de inters de la Universidad y con la opinin pblica general, por ello es importante considerar los siguientes aspectos: Tener en cuenta los horarios en que son convocados los actos, que les impiden realizar su tarea. Considerar la duracin de algunos actos, que les obligan a salir antes de que finalicen. Evitar la falta de puntualidad con que inician las ruedas de prensa, presentaciones, inauguraciones, visitas etc. algo que obliga a los periodistas, fotgrafos y camargrafos irse en mitad del acto, con el trabajo a medio hacer para cumplir con otros compromisos. La persecucin de la "foto", ms pendiente de la imagen que del mensaje.

Prevenir intervenciones que van mucho ms all del tiempo prudencial y la convocatoria de ruedas de prensa, que perfectamente pudieron ser sustituidas por un boletn de prensa. Las condiciones de luz y de sonido de algunos salones en las que se convocan actos son deficientes, lo que lleva a periodistas, fotgrafos y camargrafos moverse por el saln para hacer bien su trabajo, an a costa de deslucir el acto. Ubicacin inadecuada para los periodistas en el saln del evento, lejos de la mesa de honor, de los pasillos de entrada y salida, con poca visibilidad de lo que est sucediendo, etc.

7.2 Conferencia de prensa


Tiene como objetivo informar a los profesionales de los medios de comunicacin hechos importantes de la Universidad, que tengan inters para los receptores de sus medios escritos y audiovisuales. Tiene la ventaja de facilitar un dilogo abierto y formal sobre un tema que la Universidad propone a los medios. Cuando desde la Universidad se convoca una conferencia de prensa se deben tomar en cuenta, como es lgico, algunos elementos que afectan a la relacin de la Institucin con los medios de comunicacin: El inters o la oportunidad del tema sobre el que se va a informar influye sobremanera en la asistencia de los medios de comunicacin, el inters lo mide el informador, no el Gabinete de Comunicacin de la Universidad o quin va a divulgar una determinada informacin. Hay horarios en los que no debe convocarse a los periodistas, pues si se hace, difcilmente acudirn los medios de comunicacin: a partir de las 12:30 horas es mejor no convocar, salvo que contemos con la presencia de una autoridad o un personaje muy destacado.

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Decir "con que venga tal o cual medio de comunicacin es fcil pero complica las cosas. Una buena poltica informativa implica necesariamente participar con todos y facilitarles, en consecuencia, las tareas de informacin, que en este caso se traducen en horarios adecuados para todos. Una buena poltica informativa implica necesariamente participar con todos y facilitarles, en consecuencia, las tareas de informacin, que en este caso se traducen en horarios adecuados para todos. El tiempo de que dispone el medio es bastante escaso, as que cualquier esfuerzo por facilitarle su tarea redunda en un mejor tratamiento de la informacin.

CAPTULO VIII PROTOCOLO DEPORTIVO


El protocolo deportivo es la forma como se dispone un acto para que tenga los efectos deseados por la Institucin que lo organiza. Promover el espritu de competencia en los deportes es sano, pero ello implica cuidar las buenas maneras. Los deportes, por regla general, tienen sus propias normas de etiqueta para los diferentes tipos de deporte, ya sea no competitivo, como competitivo en el cual se enfrentan personas o equipos entre s para ganar una partida o una carrera. Este protocolo tiene ceremonias de: Inauguracin de las canchas deportivas y-o de los juegos. Premiacin. Clausura. En la Universidad se pueden considerar como ceremonias protocolarias deportivas, los siguientes casos: El saque inicial de honor en un partido de ftbol. La entrega de banderas entre los capitanes de los equipos. El brindis que se hace en la copa del premio que se acaba de obtener. La llama olmpica. Cuando es un solo deporte el que compite, se denomina campeonato. Cuando la competencia es de varias disciplinas, se denomina juegos. Los siguientes son los smbolos que se deben tener en cuenta en las ceremonias deportivas que organice la Universidad. Las banderas: Del pas anfitrin, de los pases participantes, si son juegos internacionales, y las banderas de los diferentes juegos. Los himnos de los pases y los deportivos. Los heraldos. Cuando la Universidad del Norte est interesada en solicitar la sede de unos juegos, por protocolo se solicitan

Una mirada desde el Ceremonial: La decisin y organizacin de este tipo de eventos es responsabilidad de la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas. En ellas se tienen en cuenta aspectos como: la invitacin, recepcin de los invitados, organizacin del lugar, que se visibilice el logotipo de la Universidad, la ubicacin de quien preside la rueda de prensa, ofrecer una atencin social si fuera necesario y entregar informacin de apoyo a los periodistas que asistan a la conferencia. Adems se debe facilitar que acceda a la fuente de informacin en privado, y la toma de audios y videos, previa autorizacin y preparacin del vocero correspondiente al tema.

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de la siguiente manera: En Colombia a Coldeportes. En otros pases se hace el trmite partiendo de la ciudad por intermedio del Alcalde; del departamento, con el Gobernador; el poder legislativo, por intermedio del Congreso y el ejecutivo con el Presidente de la Repblica. Precedencia en desfiles inaugurales Dado que el desfile es un acto protocolario el orden es el siguiente: Recibimiento de autoridades y ubicacin en la tarima de honor. Presentacin artstica. Heraldo de los juegos. Banderas de Colombia, de Barranquilla, de Uninorte y de los juegos, debidamente ubicadas. Delegaciones: En primer lugar ingresa la delegacin de la ciudad, le sigue el pas o la ciudad que fue sede la ltima vez que se llevaron a cabo los juegos, y hace entrega simblica de la sede al ingresar. Luego, en orden alfabtico las dems delegaciones. Por ltimo la delegacin anfitriona. Cada delegacin mantiene el siguiente orden: - Heraldo de su ciudad o entidad que representa. - Banderas. - Deportistas-Primero las damas y luego los caballeros. Autoridades de Juzgamiento. Comit Organizador. Fuego Olmpico. El deportista ingresa, hace el recorrido por la tribuna de honor y lo deposita en el pebetero el cual debe permanecer encendido hasta cuando termine el certamen. Interpretacin de los himnos. Izada de las banderas: de los pases y de los juegos. Las intervenciones. El juramento de los deportistas y los jueces.

CAPTULO IX PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN HONRAS FNEBRES


9.1 Defunciones
Los funerales y entierros son ceremonias que deben guardar y respetar las costumbres y normas que cada familia involucrada tenga. A continuacin se establecen algunas prcticas sugeridas para el manejo de defunciones de personal vinculado a la Universidad. El fallecimiento de un miembro del Consejo Directivo, un fundador de la Universidad, ex rector u otros directivos, requiere un tratamiento especial y se establece mediante un procedimiento que fijar el izamiento de la bandera Institucional a media asta, durante uno, dos o tres das de acuerdo con la decisin del Rector o del Consejo Directivo. El Rector de la Universidad o en su ausencia el Director de Gestin Humana enviar mensajes de condolencias a la familia. La Direccin de Gestin Humana y la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas, previo contacto con los familiares del difunto apoyar la realizacin de la ceremonia religiosa, segn el lugar y la persona (de la Iglesia a la cual pertenece el fallecido), que la presidir. Les corresponde a las oficinas de Gestin Humana y Comunicaciones y Relaciones Pblicas anunciar a la comunidad universitaria, directivos, docentes, administrativos, profesores y estudiantes, por los medios establecidos para la comunicacin interna, sobre el deceso del directivo. Igualmente, les corresponde contactar a los dems miembros del Consejo Directivo y dems directivas institucionales para anunciarles el hecho e invitarlos a las exequias, indicando da, hora y lugar. Le corresponde a la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas solicitar permiso a la familia la colocacin de la bandera de Uninorte en el fretro. La Universidad invitar a la comunidad Barranquillera a las honras fnebres mediante un aviso de prensa

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encabezado por el Rector y los Miembros del Consejo Directivo (y la comunidad universitaria si lo amerita) en el que se indique el nombre y el cargo que ocup el fallecido en la Institucin. As mismo se debe enviar una corona de flores, si la familia no solicita lo contrario y define sugerir hacer una donacin. Caso en el cual, la Universidad debe establecer previamente un monto de dinero para entregar dicha donacin a la entidad que la familia indique. 9.1.2. Profesores o Funcionarios Cuando sucede la muerte de un profesor o funcionario administrativo, el director del rea deber avisarlo a la autoridad acadmica o administrativa directa que corresponda, y a la Direccin de Bienestar Organizacional y de Gestin Humana. En el momento de conocer el fallecimiento de un docente o funcionario la Direccin de Gestin Humana determinar el envo de un sufragio o flores, y adems se encargar de hacer llegar a la familia un mensaje de condolencias de parte del Seor Rector y en su nombre, de la Directora de Gestin Humana;. Se procede de esta manera cuando se conoce la prdida de un funcionario o alguien que integra su ncleo familiar primario (padre, madre, esposa, hijo). Es deseable que los compaeros de trabajo de quien fallece o tuvo la prdida, acompaen a la familia durante las honras fnebres. 9.1.3 Estudiantes Cuando sucede la muerte de un estudiante, el Coordinador de Programa deber avisarlo a las autoridades acadmicas y a la Direccin de Bienestar Universitario, quien dar curso a lo pertinente. En el momento de conocer el fallecimiento del estudiante, la Direccin de Bienestar Universitario deber enviar a su familia un mensaje de condolencias de parte del Rector y en su nombre del Decano de la Divisin y el Director de Programa Acadmicos al cual perteneca.

Los directivos acadmicos del programa en el cual se sufre la prdida deben hacer presencia en las honras fnebres que la familia organice. Si la familia lo informa y solicita, se podr hacer extensiva la informacin sobre estas honras a los profesores y compaeros del estudiante fallecido, para que acudan a las honras fnebres. 9.1.4 Misas en memoria En casos excepcionales y por autorizacin del Rector, se podrn organizar misas en memoria de estudiantes, profesores o funcionarios fallecidos, casos en lo que se seguir el estricto protocolo que el momento requiera. La misa u otra ceremonia religiosa, deber organizarla la Direccin de Gestin Humana en el caso de docente o funcionario, y la Direccin de Bienestar para el caso de estudiantes. La Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas acompaar la organizacin y comunicacin de las honras fnebres que se decida organizar. 9.1.5 El anuncio del deceso De acuerdo con las polticas de la Universidad, el anuncio del fallecimiento se har por medio de la prensa, previa decisin de la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas y/o por solicitud de las reas acadmicas o administrativas relacionadas con la persona fallecida o sufre la prdida.

9.2. Duelos Oficiales o Nacionales


Cuando ocurra un duelo nacional, la Universidad se puede adherir al mismo. En este caso, se izar la bandera nacional y la Institucional a media asta por los das que indique el rector o el comit de Protocolo de la Universidad. El procedimiento para levantar la bandera indica que sta debe izarse hasta el tope de mstil y luego bajarla hasta quedar a media asta. Para arriar la bandera, sta se iza hasta el tope y luego se baja en su totalidad.

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CAPTULO X NETIQUETA
La etiqueta del ciberespacio se denomina Netiqueta. Uninorte ha incluido en este Manual algunos aspectos que debe regir en la Institucin con el fin de cumplir con las normas de etiqueta que exige este tema de tanta utilizacin en el mundo moderno.

cobran ni tienen la obligacin de responder. Son personas que si responden estn haciendo un favor.

10.2 Netiqueta con el celular


El uso del celular se ha convertido en una herramienta permanente de comunicacin lo cual exige un uso protocolario que requiere el cumplimiento de las siguientes normas, especialmente en lugares pblicos, eventos, cenas y ceremonias. Antes de iniciarse una actividad o evento: Apague el celular o pngalo en vibrador. No utilice sin estar autorizado sus cmaras fotogrficas ni de video. Evite hablar por el celular. .Asegrese de no dejar el celular a la vista de otros. En reuniones importantes debe mantenerlo apagado. No conteste llamadas mientras est en la reunin. Si debe contestar la llamada en medio de una reunin, disclpese y retrese para hablar, no lo haga en pblico. No deje de contestar cuando le sea posible.

10.1 Netiqueta en el correo electrnico


Es menester saludar antes del mensaje y despedirse con su nombre, exactamente igual que lo hara con una carta firmada. Agrguele al final de su mensaje informacin de contacto. Utilizar letras en mayscula es de muy mala educacin. Da la sensacin de estar gritando. Por lo tanto, hay que evitar escribir prrafos enteros en letras maysculas. Si se considera que la importancia de un mensaje lo justifica, se da respuesta inmediatamente para que el remitente sepa que se ha recibido, aunque se vaya a mandar una respuesta ms larga, ms tarde. Igualmente, si alguien pide un archivo, es importante avisarle sobre el tamao, antes de enviarlo. Se debe tener presente que no todo el mundo tiene banda ancha ni buzones de 50 Megas. Evite enviar mensajes en cadena. Las alarmas de virus y las cadenas de mensajes son intencionados y su objetivo es saturar los servidores y con ellos la red. Tener cuidado cuando se escribe, con la direccin de un correo. Hay mensajes que llegan a un grupo de personas a quienes no les interesa recibirlos. Mirar las copias cuando se contesta un correo es de la mayor importancia. Si la primera persona que envi el mensaje a su lista de correo copia a una lista extensa, no se debe hacer lo mismo. Tener en cuenta que la gente con quien te comunicas, incluidos los web mster de la pginas que visitas, no

10.3 Netiqueta para el uso del telfono


El telfono puede ser el primer contacto que tiene un tercero con la Universidad y del manejo que se le d puede posicionar a la Institucin de manera favorable o nada favorable. Por lo anterior, Uninorte debe crear un estilo propio en el uso del telfono cumpliendo con lo siguiente: Las llamadas que entran a la oficina deben ser contestadas con prontitud. Debe contestarse de manera educada, presentar un saludo, dar el nombre de quien contesta, el rea donde trabaja, y el nombre de la Universidad. Ejemplo: Buenos das, le habla Beatriz Pereira del Programa de Ingeniera, de Uninorte, en que puedo servirle?. Se debe tratar a la persona que llama de usted hasta cuando le autorice llamarlo por su nombre de pila. El telfono debe contestarse con tono adecuado y buena vocalizacin. Cuando quien llame sea de otro pas, hable despacio y claro para hacerse entender de la mejor manera. Si

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no habla el idioma extranjero asegrese de tener una frase escrita en ingls y-o francs que indique que lo va a remitir a alguien que domine ese idioma. Se deben devolver todas las llamadas pendientes. Especialmente si se ha ofrecido hacerlo. No se debe hacer esperar mucho tiempo al cliente o a cualquier persona al telfono. ANEXO Ejemplo tomado de la instalacin de Ctedra Europa 2010: Libreto Ctedra Europa 2010 Precedencias saludo Rector Precedencias ubicacin Fila VIP Acto Instalacin Plano Escenario BIBLIOGRAFA Ana Elosa Ziga, Moderno Manual de Etiqueta Y Protocolo, Crculo de Lectores 1996 y Etiqueta Moderna, Crculo de Lectores 2006. Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola. Eduardo Lemaitre, Manual de Urbanidad Como Comportarnos, Pime S.A, Editores, 1.986. Fernando Rueda Cuenca, Jose Carlos Sanjun Monforte, El Protocolo en la Sociedad y en la Empresa. Unin Elctrica Fenosa, 1996. Javier lvarez Lozano, Lo que usted Cree que sabe acerca del ceremonial y el protocolo. Universidad Pontifica Bolivariana, 2006. Rogelio Ernesto Echeverry Palacio, Monica Maria Restrepo Arbelez, Protocolo Ceremonial y Etiqueta, 2008.

OTROS Tercer Congreso Internacional de Protocolo, Valencia (Espaa), Septiembre 2.000 www.protocolo.org.com -

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ACTO DE INSTALACIN 15 de marzo de 2010, 10:30 a.m. Coliseo Cultural - Uninorte 1. 2. 3. 4. 5. Saludo de bienvenida Himno de Colombia Himnos de los pases europeos representados en Ctedra Europa 2010 Presentacin del video de Ctedra Europa Mencin de los invitados especiales

Invitados especiales: Don Jos Mara Aznar, Ex presidente del Gobierno Espaol. S.E Sr. John Dew. Embajador de Gran Bretaa en Colombia. S.E Sr. Carlos Rodado. Embajador de Colombia en Espaa. Colombia. S.E Sr. Francesco Talieni, 1er secretario de la Embajada de Italia en Colombia. Sr. Rodrigo Campos, Consejero Cultural de la Embajada de Espaa. Victoria Senior, Directora de Europa del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia S.E. Sr. Andrs Pastrana, Expresidente de la Repblica de Colombia 6. 7. Palabras del Rector JFB y entrega de las llaves de la Universidad al invitado de honor, Don Jos Mara Aznar.

Saludo de la presidencia espaola de la Unin Europea a cargo del Consejero Cultural de la Embajada de Espaa, Sr. Rodrigo Campos. 8. S.E. Sr. Carlos Rodado Noriega, Embajador de Colombia en Espaa presenta al conferencista inaugural. 9. Conferencia inaugural a cargo de Don Jos Mara Aznar, ex presidente del Gobierno Espaol. 10. Preguntas del pblico (Por confirmar) 11. Himno de la Universidad del Norte. (Verificar antes de iniciar el evento que todos estn presentes)LIBRETO PRESENTADOR: Mara Patricia Dvila. El presentador hace anuncio 5 minutos antes de iniciar: En pocos minutos daremos inicio al acto inaugural de la Ctedra Europa 2010, agradecemos a los presentes conservar sus puestos, apagar sus celulares y guardar silencio durante el evento. Sobre la hora de inicio, comienza la presentadora: Seoras y Seores, muy buenos das. Les damos la ms cordial bienvenida al acto inaugural de la dcimo tercera versin de Ctedra Europa. Nos ponemos de pie para escuchar el himno de la Repblica de Colombia y seguidamente los himnos de los pases europeos participantes, en el siguiente orden: Espaa, Francia, Alemania, Italia, Austria, Reino Unido, para finalizar con el himno de la Unin Europea.

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(Rueda video del himno de Colombia) (Ruedan videos de los himnos de pases europeos mencionados) Pueden sentarse. Ctedra Europa naci en 1997 como respuesta al proyecto de internacionalizacin de la Universidad del Norte y se ha venido consolidando con el paso de los aos como un evento acadmico de primer nivel que ofrece a todos los participantes una experiencia multicultural nica, en la que podrn conocer de mano de reconocidas autoridades en distintas reas del saber, el devenir de las sociedades contemporneas del primer mundo. Ctedra Europa, como una ventana que se abre al exterior, brinda la posibilidad de mostrar la nueva cara de una generacin que enfrenta las oleadas de la globalizacin desde una mirada reflexiva, analtica y crtica. Es a ellos, a quien la Universidad del Norte apunta todos sus esfuerzos, en miras de formar profesionales integrales que adems de contar con las competencias tcnicas, sean ejemplo de autonoma humana, comportamiento social y facultad de participacin. Presentamos a continuacin un video que da cuenta del desarrollo del programa Ctedra Europa en sus ms de dos lustros de existencia. (Rueda Video) En esta ocasin nos honran con su presencia: El Doctor Jess Ferro Bayona, Rector de la Universidad del Norte. Don Jos Mara Aznar, Ex presidente del Gobierno Espaol. S.E. Sr. Andrs Pastrana, Ex presidente de la Repblica de Colombia S.E Sr. John Dew. Embajador de Gran Bretaa en Colombia. S.E Sr. Carlos Rodado. Embajador de Colombia en Espaa. Colombia. S.E Sr. Francesco Talieni, 1er secretario de la Embajada de Italia en Colombia. Sr. Rodrigo Campos, Consejero Cultural de la Embajada de Espaa. El Seor Gobernador del Departamento del Atlntico, Doctor Eduardo Verano de la Rosa. El Seor Alcalde de la ciudad de Barranquilla, Doctor Alejandro Char Chaljub. La Doctora Victoria Senior, Directora de Europa del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. La Doctora Carmen Helena de Pea Secretaria Acadmica y Directora General de Ctedra Europa. El Cuerpo Consular acreditado en Barranquilla. Autoridades civiles y honorables representantes Autoridades militares y de polica.

Tambin nos acompaan en esta maana:

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Los miembros del Consejo Directivo de la Universidad del Norte, as como su comit ejecutivo, consejo acadmico y comunidad universitaria. Conferencistas e invitados especiales a Ctedra Europa. Estimados periodistas y amigos los medios de comunicacin.

Seguidamente escucharemos las palabras del Seor Rector de la Universidad del Norte, Doctor Jess Ferro Bayona. (Palabras del Dr. Ferro y entrega de llaves de uninorte) A continuacin, el saludo de la presidencia espaola de la Unin Europea a cargo del Agregado Cultural de la Embajada de Espaa, Sr. Rodrigo Campos. (Palabras del Dr. Campos) Seguidamente, el doctor Carlos Rodado Noriega, Embajador de Colombia en Espaa, har la presentacin de nuestro invitado de honor, Don Jos Mara Aznar, ex presidente del Gobierno Espaol. (Intervencin Dr. Rodado presentando al dr. Aznar quien sube a escenario enseguida) CONFERENCIA INAUGURAL. (Al terminar la conferencia inaugural retoma la presentadora para finalizar) El auditorio aqu presente durante la conferencia ha remitido las siguientes preguntas dirigidas a Don Jose Mara Aznar. Estas son: (Lee tres preguntas seleccionadas) Agradecemos a Don Jos Mara Aznar su presentacin en la Universidad del Norte. A continuacin, nos ponemos de pie para escuchar el himno de la Universidad del Norte. (Rueda video del himno de Uninorte) Terminamos de esta manera el acto de instalacin de la dcimo tercera Ctedra Europa, agradecemos la presencia y atencin de todos ustedes y los invitamos a acompaarnos en las jornadas acadmicas y culturales que se desarrollarn esta semana, los cuales pueden consultar en la pgina web www.uninorte.edu.co . Agradecemos a los presentes permanecer en sus puestos cinco minutos, mientras se abren las puertas para permitir as una salida de manera ordenada y cmoda para todos. (Mientras MPD dice esto va saliendo Aznar y comitiva VIP por el lobby sur.) Les deseamos buenas tardes.

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PRECEDENCIAS ACTO DE INSTALACIN n Jess Ferro Bayona, Rector de la Universidad del Norte. El Doctor n Mara Aznar, Ex presidente del Gobierno Espaol. Don Jos S.E. Sr. Andrs Pastrana, Ex presidente de la Repblica de Colombia n S.E Sr. John Dew. Embajador de Gran Bretaa en Colombia. n S.E Sr. Carlos Rodado. Embajador de Colombia en Espaa. Colombia. n S.E Sr. Francesco Talieni, 1er secretario de la Embajada de Italia en Colombia. n Campos, Consejero Cultural de la Embajada de Espaa. Sr. Rodrigo El Seor Gobernador del Departamento del Atlntico, Doctor Eduardo Verano de la Rosa.
El Seor Alcalde de la ciudad de Barranquilla, Doctor Alejandro Char Chaljub. (No viene)

n La Doctora Victoria Senior, Directora de Europa del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. n Carmen Helena de Pea Secretaria Acadmica y Directora General La Doctora de Ctedra Europa. Tambin nos acompaan en esta maana: n Consular acreditado en Barranquilla. El Cuerpo n Autoridades civiles y honorables representantes n Autoridades militares y de polica. n Los miembros del Consejo Directivo de la Universidad del Norte, as como su comit ejecutivo, consejo acadmico y comunidad universitaria. n Conferencistas e invitados especiales a Ctedra Europa. n periodistas y amigos los medios de comunicacin. Estimados

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PRECEDENCIAS FILA VIP ACTO DE INSTALACIN Miembros de la fila VIP (En vez de mesa principal): 1. El Doctor Jess Ferro Bayona, Rector de la Universidad del Norte. 2. Don Jos Mara Aznar, Ex presidente del Gobierno Espaol. 3. S.E. Sr. Andrs Pastrana, Ex presidente de la Repblica de Colombia 4. S.E Sr. John Dew. Embajador de Gran Bretaa en Colombia. 5. S.E Sr. Carlos Rodado. Embajador de Colombia en Espaa. Colombia. 6. S.E Sr. Francesco Talieni, 1er secretario de la Embajada de Italia en Colombia. 7. Sr. Rodrigo Campos, Consejero Cultural de la Embajada de Espaa. 8. El Seor Gobernador del Departamento del Atlntico, Doctor Eduardo Verano de la Rosa.
El Seor Alcalde de la ciudad de Barranquilla, Doctor Alejandro Char Chaljub (No viene).

9. La Doctora Victoria Senior, Directora de Europa del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. 10. La Doctora Carmen Helena de Pea, Directora de Cooperacin y Desarrollo internacional, y Directora General de Ctedra Europa. 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 Ubicacin de otros invitados especiales y autoridades: (Bloques detrs de la fila VIP) Bloque 1 (frente al atril del presentador, lado izquierdo fila VIP viendo desde atrs de la misa.) El Cuerpo Consular acreditado en Barranquilla.

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La primera Dama del Departamento, dra. Liliana Borrero de Verano. La Primera Dama de la ciudad, Dra. Katia Nule de Char. El Capitn de Navo, Juan Manuel Soltau Ospina, director de la Escuela Naval De Subof.(A.R.C) El Coronel Henry Rubio Conde Comandante de la Polica Del Atlntico. El Excelentsimo Monseor, Rubn Salazar Gmez, Arzobispo de la Arquidicesis De Barranquilla Monseor, Victor Tamayo Betancourt, obispo auxiliar de la Arquidicesis De Barranquilla Otras Autoridades civiles y honorables representantes (Cmara, Senado, Concejales, etc polticos).

Cualquier otro pblico va atrs de estos: Empresarios por ej. y dems externos. Bloque 2 (Lado derecho fila VIP viendo desde atrs de la mesa.) Los miembros del Consejo Directivo de la Universidad del Norte. El Vicerrector Acadmico de nuestra Institucin, Doctor Alberto Roa Varelo. La Ingeniera Alma Luca Diazgranados, Vicerrectora Administrativa y Financiera Conferencistas e invitados especiales a Ctedra Europa. Consejo Acadmico (Decanos y otros directivos), Directores de areas acadmicas y administrativas. Estimados periodistas y amigos los medios de comunicacin. 3 y 4 fila. Ya reservadas.

Cualquier otro pblico va atrs: Profesores y Estudiantes y dems externos.

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Gradera
Pendn CE Backing Ctedra Europa
Mesa Panelistas

TARIMA PRINCIPAL

Lobby Sur Lobby Sur

Encargado protocolo

Apoyo protocolo

Staff VIP

Zona para Rector, Dr. Aznar, autoridades y Consejo Directivo


Staff Staff

Staff VIP

Staff Staff recepcin y prensa

S ill

as P b A lico (2 5 0)

Invitados Especiales (100)

co bli P ll as B Si 0) (25

Staff prensa Staff

Medios de comunicacin

Staff

Gradera

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