SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código C-AD-001

Versión 1
CARACTERIZACIÓN PROCESO ADMINISTRATIVO - GESTION HUMANA Diciembre 14
Fecha
de 2.009
RESPONSABLE: DIRECTOR ADMINISTRATIVO / JEFE TALENTO HUMANO
POLÍTICA DE CALIDAD: Es política de calidad de Universal de Construcciones S.A. prestar los servicios de
OBJETIVO DEL PROCESO: Planear, organizar, dirigir, preveer, comunicar, controlar y mejorar el funcionamiento de Construcción, Estudios, Diseño e Interventoría de proyectos arquitectónicos, civiles y de infraestructura que
la empresa de acuerdo a las directrices del Manual de Planeación Estratégica y Manual de Calidad.
satisfagan y superen los requerimientos del cliente, en calidad del producto, de recursos utilizados, tiempos de
ALCANCE: El alcance de este proceso cubre las actividades propias del área administrativa y las acciones del de
entrega, optimización de los procesos y eficacia y mejora continua del sistema de gestión de calidad.
talento humano, almacén y servicios generales.

SEGUIMIENTO DEL PROCESO

INDICADORES DEL PROCESO: Los indicadores del proceso se describen en la Matriz de Eficacia del Sistema de
Gestión de la Calidad F-G-004.
Administrar los recursos de la organización, mantener al día las obligaciones con acreedores y con pago de impuestos (Estado) y
obligaciones, mantener comunicación permanente con los bancos y las entidades o empresas con quienes se tienen relaciones comerciales
siempre en la búsqueda de posicionar aún más la empresa.
Cuantificar, asignar y controlar recursos garantizando la adecuada interacción entre los diferentes procesos de acuerdo con la normatividad
vigente y el sistema de Gestión de Calidad.
Atender los requerimientos de personal de la empresa.
Ejercer un estricto control sobre el suministro y provisión de materiales y manejo adecuado de los servicios generales de la empresa.
 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código C-AD-001

Versión 1
CARACTERIZACIÓN PROCESO ADMINISTRATIVO - GESTION HUMANA Diciembre 14
Fecha
de 2.009

GESTION DEL TALENTO HUMANO

PROCESO CRITERIOS DE
ENTRADA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO SALIDA PROCESO CLIENTE
PROVEEDOR CONTROL

Solicitud de personal
De acuerdo con necesidades en los procesos y proyectos, los responsables
VoBo Gerencia o aprobada por
1. Recibir solicitudes de los procesos, solicitan el personal a recursos humanos con el VoBo de la Jefe de Gestión de Registro Solicitud de Proceso
Todos los procesos Solicitud de personal representante del Gerencia o
de personal gerencia o el representante del proyecto. Aplica unicamente para personal Talento Humano. Personal F-AD-001 Administrativo
proyecto. representante del
profesional o técnico.
proyecto

Una vez recibida la solicitud de personal con el VoBo de la gerencia o

representante del proyecto, se procede a:
Comprobación de
1. Buscar candidatos a través de las diferentes fuentes. Listado de
Proceso Solicitud de personal Jefe de Gestión de Listado de posibles referencias laborales Proceso
2. Evaluar Candidatos 2. Comparar las características del perfil requerido con los datos de las hojas Candidatos para
Administrativo aprobada Talento Humano. candidatos con cada candidato Administrativo
de vida de los aspirantes. verificar competencia.
seleccionado
3. Hace una preselección, eliminando a los aspirantes que no encajen con la
descripción del perfil.

1. Comprobar las referencias laborales y personales de los candidatos que

Listado de Comprobación de
cumplen con el perfil, los resultados deben ser registrados en el formato F- F-AD-002 Selección y
Proceso Candidatos para Director referencias laborales Candidatos Proceso
3. Selección Final AD-002 Selección y Seguimiento del Recurso Humano. Seguimiento del
Administrativo verificar Administrativo con cada candidato seleccionados Administrativo
2. Si el aspirante ya ha trabajado con la organización se verificara el historial Recurso Humano.
competencia. seleccionado
del trabajador y se utilizará esta informacion como criterio de selección.

4. Verificar
Hojas de vida de F-AD-002 Selección y Verificación de Candidatos con
Proceso competencia, Confirmar registros de competencia de acuerdo con los exigido en el perfil Director Proceso
candidadtos pre Seguimiento del competencia a cada competencia
Administrativo Seleccionar y contratar del cargo. Administrativo Administrativo
seleccionados Recurso Humano candidato. verificada y aptos.
personal

Formato de
5. Realizar Inducción Según procedimiento se hace la Inducción por los responsables de Jefe de Gestión de
Proceso Entrenamiento de Para todo el personal Todos los proyectos
Contratos laborales de Talento humano y Administración y área específica de trabajo. Formato de Entrenamiento de Talento Humano y el Personal contratado
Administrativo Personal Nuevo F-AD- contratado. según sea el caso
Calidad Personal Nuevo F-AD-004 solicitante del cargo
004

Hojas de vida de
6. Evaluar el F-AD-012 Evaluacion Personal con
Proceso personal contratado, Se realilza la evalaución de desempeño anualmente y se analizan los datos y Jefes inmediatos Según procedimiento Proceso
desempeño del del desempeño por evaluación de
Administrativo Programa de se determina la necesidad de capacitación y formación. según cargo de Personal Administrativo
personal. Competencias desempeño
entrenamiento

F-AD-005 Evaluación
Proceso Programa de 7. Evaluar el clima Director Clima organizacional Proceso
Según procedimiento de manejo de personal. del Clima Anualmente
Administrativo capacitaciones organizacional Administrativo evaluado Administrativo
Organizacional

Resultados de
Plan de Capacitación
Capacitaciones, 8. Elaborar el Plan Cada vez que se
Proceso Anualmente y de acuerdo al procedimiento de manejo de personal, se Director F-AD-010 Plan de y Registro de Proceso
Encuestas y Anual de requiera según el
Administrativo elabora el Plan de Capacitacion vas o de mejora respectivas. Administrativo capacitación anual Hallazgos y Administrativo
Evaluaciones de Capacitaciones procedimiento
Seguimiento
Desempeño

El responsable del subproceso realiza el control de asistencia, horas extras y

Control de asistencia 9. Control de
Proceso novedades del personal administrativo catorcenalmente y entrega esta Jefe de Gestión de Asistencia Diaria a Proceso Contable y
y novedades. Asistencia y reporte de Catorcenalmente Nómina y novedades
Administrativo información al proceso Administrativo para que realice la liquidación de la Talento Humano. Obra F-C-011 Tributario
Contratos nómina
nómina. Se diligenciará el Asistencia Diaria F-C-011

De acuerdo al Anexo No.9 del Manual de Calidad se realiza el informe de

gestión teniendo en cuenta los resultados de las evaluaciones de
desempeño, el resultado de las acciones correctivas implementadas,
Evaluación del Informes de gestión
Proceso 10. Control de la Indicadores y se envía al coordinador de calidad los 10 primeros días del Jefe de Gestión de Informe de gestión F- Informe de gestión y
desempeño del primeros 10 días del Calidad y Gerencia
Administrativo gestión del proceso. siguiente mes, para que este elabore el consolidado y la presente durante la Talento Humano. G-001 y anexos Anexos
personal semestre siguiente.
revisión gerencial.
Los Informes de gestión se harán de acuerdo con el I-G-001 Instructivo para
la elaboración de Informes de Gestión.

Teniendo en cuenta las recomendaciones de la Gerencia y del Director de

Calidad de acuerdo con sus informes de gestión, se efectúan las mejoras
Recomendaciones
respectivas. También se tienen en cuenta los resultados de las auditorias
de la gerencia y de
11. Mejoramiento internas y las No conformidades del proceso, en general. Registro de Hallazgos
Calidad y Gerencia la coordinación de Coordinador de Cada vez que se Sistema de Gestión
continuo del proceso y Es responsabilidad de los directores y jefes de proceso, comunicar el y Seguimiento F-GC- Mejoras al Sistema
Cliente auditor calidad. Análisis que Calidad y Gerente requiera de Calidad
del SGC en general resultado de sus indicadores de gestión y de la eficacia del sistema al 005
hace el Jefe de
personal de la organización que se encuentra a su cargo.
Compras
Informe de gestión F-G-001 y anexos, Registro de Hallazgos y Seguimiento
F-GC-005 e Informe de Auditoria de Calidad F-GC-013.

CAMBIOS RECURSOS DOCUMENTOS

Estructura, Cargos, Formatos, actividades, formato.
REQUISITOS CUMPLIR
6.1, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 6.4, 7.1,
C-AD-001 Caracterización Proceso Administrativo, P-AD-001 Procedimiento para el Manejo de Personal, P-AD-
002 Procedimiento para Liquidación y Pago de Nómina, I-AD-001 Instructivo para el Meno de Caja Menor, I-AD-
002 Instructivo para el Mantenimiento de Equipos de Cómputo, F-AD-001 Solicitud de Personal, F-AD-002
Computador, papelería, Presupuesto mensual, materiales para obra, recurso Selección y Seguimiento del Recurso Humano, F-AD-003 Lista de Verificación de Documentación del Personal, F-
humano, equipo menor, maquinaria pesada, equipos de medición y ensayo, AD-004 Entrenamiento de Personal Nuevo, F-AD-005 Encuesta Clima Organizacional, F-AD-006 Back Up, F-AD-
contratistas de construcción. 008 Hoja de Vida Equipos de Oficina, F-AD-009 Inventario General de Equipos de Oficina, F-AD-010 Programa
Anual de Capacitación, F-AD-011 Control de Caja Menor, F-AD-012 Evaluación de Desempeño de Competencias
para Cargos Directivos, F-AD-013 Evaluación de Eficacia de la Formación, F-AD-014 Control de Correspondencia
Recibida, F-AD-015 Control de Correspondencia Enviada, F-AD-016 Asistencia a Eventos, F-AD-017 Acta de
Comité, F-AD-018 Autorización descuentos de Caja Menor, F-AD-019 Documentos de Entrega de Caja Menor, F-
Revisó Aprobó AD-020 Control de Entrega de EPP,
F-AD-021 Solicitud de Recursos, F-AD-022 Listado de Asistencia, Evaluación Capacitación Interna,
F-AD-023 Control de E-Mail, F-AD-024 Evaluación de Desempeño de Competencias para Cargos Técnicos,
F-AD-025 Evaluación de Desempeño de Competencias para Mandos Medios, F-AD-026 Evaluación de
Desempeño de Competencias para Especialistas, F-AD-027 Orden de compra o Servicio,
F-AD-028 Evaluación de desempeño por competencias para nivel Auxiliar.

Patricia Rodriguez R Jaqueline Sánchez

Coordinador de Calidad Director Administrativo
 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código C-AD-001

Versión 2
CARACTERIZACIÓN PROCESO ADMINISTRATIVO - GESTION DEL TALENTO HUMANO
Fecha Sep-11

RESPONSABLE: DIRECTOR ADMINISTRATIVO / JEFE TALENTO HUMANO

OBJETIVO DEL PROCESO: Planear, organizar, dirigir, preveer, comunicar, controlar y mejorar el funcionamiento de POLÍTICA DE CALIDAD: Es política de calidad de Universal de Construcciones S.A. prestar los servicios de Construcción, Estudios, Diseño e
la empresa de acuerdo a las directrices del Manual de Planeación Estratégica y Manual de Calidad. Interventoría de proyectos arquitectónicos, civiles y de infraestructura que satisfagan y superen los requerimientos del cliente, en calidad del producto, de
recursos utilizados, tiempos de entrega, optimización de los procesos y eficacia y mejora continua del sistema de gestión de calidad.
ALCANCE: El alcance de este proceso cubre las actividades propias del área administrativa y las acciones de
Gestion del Talento Humano, manejo de recursos ( infraestructura, equipo, correspodencia, servicios generales).

SEGUIMIENTO DEL PROCESO

INDICADORES DEL PROCESO: Cumplimiento del plan o programa de capacitación: Número de capacitaciones
Administrar los recursos de la organización, mantener al día las obligaciones con acreedores y con pago de impuestos (Estado) y obligaciones, mantener
ejecutadas / número de capacitaciones planeadas * 100. Meta: 90% Frecuencia: Trimestral. Calificación General de
comunicación permanente con los bancos y las entidades o empresas con quienes se tienen relaciones comerciales siempre en la búsqueda de
Desempeño por Competencias: Número de evaluaciones con promedio mayor al 80% / número evaluaciones
posicionar aún más la empresa.
ejecutadas * 100 Meta: 80% Frecuencia: Anual. Clima Organizacional: Promedio
Cuantificar, asignar y controlar recursos garantizando la adecuada interacción entre los diferentes procesos de acuerdo con la normatividad vigente y el
items evaluados mayores a 81 % en la evalucion de clima Organizacional/ Promedio de items evaluados Evaluacion
sistema de Gestión de Calidad.
Clima Organizacional. Meta: 80% Frecuencia: Anual. Los indicadores del proceso se
Atender los requerimientos de personal de la empresa.
describen en la Matriz de Eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad F-G-004.
Ejercer un estricto control sobre el suministro y provisión de materiales y manejo adecuado de los servicios generales de la empresa.

ADMINISTRATIVO - GESTION DEL TALENTO HUMANO

PROCESO CRITERIOS DE
ENTRADA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO SALIDA PROCESO CLIENTE
PROVEEDOR CONTROL

Gerencia determina las necesidades del recurso para la Organizacion y de

los proyectos a ejecutar. De esta manera Gestion humana define perfiles Solicitud de recursos Proceso
VoBo Gerencia o
1. Planeacion de para agilizar el proceso de seleccion y contratacion del personal requerido, Jefe de Gestión de (personal) y Administrativo/
Gerencial Estrategias Gerencia Acta de reunion representante del
Recursos establece la programacion de capacitacion segun los resultados de las Talento Humano. programacion de Gestion Talento
proyecto.
evaluacion de desempeño, clima organizacional, resultados de auditoria, capacitaciones Humano
capacitacion solicitada por cada lider de proceso para su grupo de trabajo.

De acuerdo con necesidades en los procesos y proyectos, los lideres de

VoBo Direccion y/o
cada proceso realiza la solicitud del personal en el formato F-AD-001. la
1. Recibir solicitudes Jefe de Gestión de Jefe Adm. De Solicitud de personal Proceso
Todos los procesos Solicitud de personal solicitud aplica para el personal que ingresa directamente por la Solicitud de Personal F-AD-001
de personal Talento Humano. Gerencia y Lider del aprobada Administrativo
Organizacion. La solicitud es aprobado por Direccion o Jefe Administrativa y
proceso.
Gerencia.

Una vez recibida la solicitud de personal aprobada se procede a:

1. Buscar candidatos a través de las diferentes fuentes.
2. Preseleccionar a los candidatos que cumpla con el perfil establecido. 3. Se
cita a entrevista con gestion humana y posteriormente con el lider del
proceso los candidatos preseleccionados y se realizan las pruebas de
Pruebas Psicotecnicas y de Hoja de Vida,
2. Selección del psicotecnias y de conocimiento para evaluar la competencia requerida para
Jefe de Gestión de Conocimiento. F-AD-002 Comprobación de
Candidato el cargo. Candidato
Proceso Solicitud de personal Talento Humano. Lider registro de la entrevista y referencias laborales Proceso
( Entrevistas, 3. Segun los resultados de la entrevista y pruebas se selecciona el candidato. seleccionado en el
Administrativo aprobada del proceso. Director y/o documento anexo para el F-AD-002. Resultado Administrativo
Pruebas y selección Los resultados de la entrevista, pruebas realizadas y la seleccion definitiva formato F-AD-002
Jefe Administrativo registro de adicionales durante de entrevista y
definitiva) se regitra en el formato F-AD-002. 4. Se realiza
la entrevista. pruebas
la verificacion de referencias laborales y personales F-AD-002.
5. Se definen las
condiciones de contratacion en el formato F-AD-002. 6. Confirmar el
cumplimiento de la compentecia requerido para el cargo en el formato F-AD-
002. Registrar las competencias a fortalecer.

1. Se solicita la documentacion necesaria para su ingreso a la Organización

F-AD-002 Selección y
y soportes que validen la competencia al cargo, el control de los documentos Candidato vinculado
Jefe de Gestion de Seguimiento del Talento Hoja de Vida,
Candidato de ingreso se registra en el formato F-AD-003. 2. Se realiza la a la Organización,
Proceso 3. Contratacion y Talento Humano / Humano. F-AD-003 Control de Soportes de Proceso
seleccionado en el apertura del expediente del personal. 3. Se según el formato F-
Administrativo Vinculacion Director Jefe Documentos del Personal. Afiliaciones y Administrativo
formato F-AD-002 realiza la contratacion segun lo establecido en el formato F-AD-002. AD-002, Expediente
Administrativo Soporte de Afiliaciones y Contrato.
4. El personal del personal
contrato.
es afiliado al sistema de salud, ARP, caja de compensacion, pensiones.
 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código C-AD-001

Versión 2
CARACTERIZACIÓN PROCESO ADMINISTRATIVO - GESTION DEL TALENTO HUMANO
Fecha Sep-11

PROCESO CRITERIOS DE
ENTRADA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO SALIDA PROCESO CLIENTE
PROVEEDOR CONTROL

Expediente del
personal Jefe de Gestión de
Proceso ( documentos 4. Induccion del Se realiza la Inducción por los responsables de Administración-Gestion Talento Humano, el jefe F-AD-004 Induccion del Para todo el personal Todos los proyectos
Personal contratado
Administrativo de ingreso, hoja de Personal Humana y las área específica, se deja registro en el formato F-AD-004. inmediato y responsable Personal contratado. según sea el caso
vida, afiliaciones, del sistema de calidad.
contrato)

1. Se realilza la evalaución de Competencias cada año en los formatos Formato F-AD-012 para Cargos
establecidos en el procedimiento P-AD-001. Se realiza un analisis de los Directivos, F-AD-024 para
Hojas de vida de datos y se determina si es necesario la programacion de capacitacion al cargos Técnicos-Asistentes, F-
Jefes inmediatos según Personal con
Proceso personal contratado, 5. Evaluacion de personal. Se define realizar evaluacion de competencias durante el periodo AD-025 para cargos Mandos Según procedimiento Proceso
cargo. Jefe de Gestion evaluación de
Administrativo Programa de Competencias de prueba, en obra se define realizar la evaluacion al 60% de ejecucion del Medios, F-AD-026 para Cargos de Personal Administrativo
de Talento Humano. desempeño
entrenamiento proyecto. 2. Para el seguimiento del Especialistas y F-AD-028 para
personal, el resultado de la evaluacion de competencias se registra en el cargos de Nivel Auxiliar. F-AD-
formato F-AD-002. 002

1. Se realiza el plan de capacitacion del año en el formato F-AD-010,

teniendo en cuenta los resultados de evaluacion de competencias, las
auditorias internas, los resultados del clima organizacional o identificaciones
de necesidas del jefe de proceso y demas aspectos identificados en el
procedimiento P-AD-001. El plan de capacitacion es aprobado por Direccion
y/o Jefe Administrativa y si se considera necesario Gerencia.
2. Se comunica a las
Resultados de personas la asignacion de la capacitacion por medio de un oficio.
6. Plan de
Evaluaciones de 3. La persona una vez haya
Capacitaciones Jefe de Gestion de F-AD-010 Plan de
Desempeño, Clima asistido a la capacitacion debe facilitar a Gestion Humana los soportes de Plan de Capacitación,
Proceso ( elaboracion del Talento Humano / Capacitacion. F-AD-022. F-AD- Según el plan de Proceso
organizacional, asistencia como diplomas o actas, si no cuenta con los certificados de soportes de
Administrativo plan, ejecucion de la Director Jefe 002. Certificados de asistencia capacitacion. Administrativo
necesidades del asistencia entrega el oficio donde se le comunico la capacitacion asistencia.
capacitacion y Administrativo u oficio de asistencia.
lider del proceso y debidamente firmada por un responsable en la entidad donde se dicto la
retroalimentacion)
demas aspectos. capacitacion. 4. Si la capacitacion se
realiza en las instalaciones de la Organizacion se deja evidencia de la
asistencia en el formato F-AD-022. 5. Para el
seguimiento del personal, se registra la asistencia de la capacitacion en el
formato F-AD-002. 6. La persona que
asiste a la capacitacion realiza la retroalimentacion del tema al grupo de
trabajo,dejando evidencia en el formato F-AD-022. Los soportes de
asistencia se conservan en el expediente de cada personal.

7. Evaluacion y Se realiza evaluación de la eficacia en el periodo establecido en el Jefe de Gestion de

Soportes de Resultado de la
Proceso Resultado de la procedimiento P-AD-001 y se registra en el formato F-AD-032. El resultado Talento Humano / Lider F-AD-032 Evaluación de la F-AD-032 y F-AD- proceso
asistencia a eficacia de la
Administrativo Eficacia de la de la evaluacion de la eficacia de cada capacitacion se registra en el formato del proceso o Jefe Eficacia de Capacitaciones 002 administrativo
capacitacion capacitacion
Capacitación F-AD-002 para el seguimiento. inmediato

Se realiza cada año la evaluacion del clima organizacional en el formato F-

Proceso Programa de 8. Ambiente de trabajo Todo el personal de la Clima organizacional Proceso
AD-005, según los resultados se toman acciones para mejorar el ambiente F-AD-005 Clima Organizacional Anualmente
Administrativo capacitaciones y clima organizacional organización. evaluado Administrativo
de trabajo.

9. Seguimiento de
Proceso
Pagos Nomina,
Proceso El responsable se gestion humana realiza los pagos de nomina, liquidacion Jefe de Gestión de Según lo establecido en el P- Administrativo
Contratos, nomina Liquidación de Catorcenalmente Nómina y novedades
Administrativo de contrato, novedades segun lo establecido en el procedimiento P-AD-002. Talento Humano. AD-002 ( Contable y
Contratos y Entrega
Tributario)
del Cargo
 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código C-AD-001

Versión 2
CARACTERIZACIÓN PROCESO ADMINISTRATIVO - GESTION DEL TALENTO HUMANO
Fecha Sep-11

ADMINISTRATIVO-MANEJO DE RECURSOS- CORRESPONDENCIA

PROCESO CRITERIOS DE
ENTRADA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO SALIDA PROCESO CLIENTE
PROVEEDOR CONTROL

Direccion y/o Jefe Administrativa elabora el programa de mantenimiento de

1. Programa de
los equipos de computo manejados en oficina y en cada proyecto en Programa preventivo Proceso
Mantenimento de
Proceso ejecucion y de la infraestructura fisica de la organización en general . El Direccion y/o Jefe programa de de equipos de Administrativo/
Equipos y de Programa de Mantenimiento
Administrativo programa de mantenimiento preventivo se establece en el formato F-AD- Administrativo mantenimiento computo e Gestion Talento
infraestructura general
XXX. El programa de mantenimiento se establece segun el procedimiento P- infraestructura Humano
de la Organización
AD-003 Procedimiento para el manejo de equipos de computo

Direccion y/o Jefe

Programa de Direccion y/o Jefe administrativa programa el mantenimiento con el ingeniero Administrativo. Hoja de vida
2. Ejecucion del F-AD-008 Hoja de vida de Proceso
Todos los procesos mantenimiento soporte del sistema. Se deja registro de los mantenimientos realizados en la Responsable de realizar F-AD-008 actualizada de cada
mantenimiento equipo de oficina Administrativo
preventivo hoja de vida de equipo de oficina F-AD-008 el mantenimiento, equipo de computo
soporte del sistema

Cada lider de proceso realiza la solicitud de los recursos necesarios para

F-AD-021 Aprobado
Proceso 3. Solicitud de equipos de computo e infraestructura, manteniientos o demas en el formato Direccion y/o Jefe Proceso
Solicitud de Recusos F-AD-021Solitud de Recursos por Direccion y/o Jefe F-AD-021 aprobado
Administrativo Recusos F-AD-021 a Direccion y/o Jefe administrativa. Se realiza según el Administrativo. Administrativo
Administrativo
prodecedimiento P-AD-003.

1. Direccion y/o Jefe Administrativa asigna una caja menor a cada lider de
proceso o persona asignada para el desarrollo de actividades internas. 2. Es
responsabilidad del lider de proceso realizar el control de la caja menor por Direccion y/o Jefe F-AD-011 aprobado F-AD-011 aprobado
Proceso 4. Manejo de Caja F-AD-011 Control de Caja Proceso
Manejo de Recursos mediod de arqueos semanalmente, Direccion y/o Jefe Administrativa Administrativo. Lider de por Direccion y/o Jefe por Direccion y/o Jefe
Administrativo Menor Menor Administrativo
realizara arqueos periodicos. 3. Se Proceso Administrativa Administrativa
establece el manejo y control de la caja menor en el formato F-AD-011 y lo
establecido en el instructivo I-AD-001.

1. La persona responsable de recibir la correspondencia en la Organización

ingresa la correspondencia al aplicativo asignado por la Organización para el
control de correspondencia y lo direcciona a la persona que va dirigido el
Proceso Manejo de 5. Correspondencia Recepcionista/ Lider de Aplicativo asigando- Cada vez que se Proceso
comunicado y este realiza la lectura y confirma en el aplicativo el recibido, Comunicado radicado
Administrativo Correspondencia recibida proceso Comunicados radicados requiera Administrativo
igualmente se hace entrega de la correspondencia de forma fisica a cada
responsable. 2. Se realiza actividad segun el instuctivo I-AD-004, Manejo de
correspondencia.
 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código C-AD-001

Versión 2
CARACTERIZACIÓN PROCESO ADMINISTRATIVO - GESTION DEL TALENTO HUMANO
Fecha Sep-11

PROCESO CRITERIOS DE
ENTRADA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO SALIDA PROCESO CLIENTE
PROVEEDOR CONTROL

1. La persona responsable de general el comunicado externo, guarda

temporalente el archivo en la carpeta asignada por Adminstracion en la Red
( Oficina/ Temporal) para el control de consecutivo de correspondencia
enviada. 2. Informa al responsable de Adminstracion la generacion del
comunicado y solicitud del consecutivo. 3. El responsable de administracion
asigna el consecutivo, guarda el archivo definitivo en la carpeta asignada
( proyectos o oficina) e informa a la persona que solicita el comunicado que
ya puede hacer uso del comunicado, si es comunicado contratual se debe Comunicado
Responsable de
Manejo de 6 Correspondencia adicionar el numero del contrato del proyecto. 4. Se imprime las copias Cada vez que se aprobado con Proceso
Lideres de proceso Administracion/ Lider de Comunicados enviados.
Correspondencia enviada. requeridas y se programa envio. 5. La persona encargada de entregar el requiera consecutivo para Administrativo
Proceso
comunicado debe entregar al responsable de administracion la copia del envio
comunicado debidamente sellado por el destinatario, el comunicado se
entrega a recepcion para su archivo. 6. Para correspondencia enviada
internamente, es responsablidad de cada lider de proceso manejar el
consecutivo ya asignado y de llevar el control de archivo de la
corresondencia generada desde el proceso. 7.se realiza teniendo en cuenta
las actividad establecidas en el instuctivo I-AD-004, Manejo de
correspondencia.

CAMBIOS RECURSOS DOCUMENTOS

Estructura, Cargos, Formatos, actividades, formato.
REQUISITOS CUMPLIR
6.1, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 6.4, 7.1,
F-AD-001 Solicitud de personal
F-AD-002 Selección y seguimiento del Talento Humano
F-AD-003 Control de Documentos del Personal
Computador, papelería, Presupuesto mensual, materiales para obra, recurso F-AD-004 Inducción del Personal
humano, equipo menor, maquinaria pesada, equipos de medición y ensayo, F-AD-005 Encuesta clima organizacional
contratistas de construcción. F-AD-010 Programa Anual de Capacitación
F-AD-012 Evaluación de Desempeño de Competencias para Cargos Directivos
F-AD-017 Acta de Comité o Reunión
F-AD-020 Control de Entrega de Dotación y Elementos de Protección
F-AD-022 Listado de Asistencia a Capacitación y Evaluación Interna
Revisó Aprobó F-AD-024 Evaluación de Desempeño de Competencias para Cargos Técnicos
F-AD-025 Evaluación de Desempeño de Competencias para Mandos Medios
F-AD-026 Evaluación de Desempeño de Competencias para Especialistas
F-AD-028 Evaluación de desempeño por competencias para nivel Auxiliar.
F-AD-032 Evaluación de la Eficacia de Capacitaciones
F-AD-021Solitud de Recursos
I-AD-004 Manejo de correspondencia
P-AD-001 Procedimiento Gestion del Talento Humano
P-AD-003 Procedimiento para el manejo de equipo de computo

Monica Campo Valencia Jaqueline Sánchez

Resposable de Calidad Director Administrativo