CÓDIGO M-PSS-FT-078

PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES EN EL MARCO DEL MODELO PEDAGÓGICO INSTITUCIONAL

VERSIÓN 09

PÁGINA 1 DE 1
CONTROL DE ATENCIONES, ACCIONES Y/O SEGUIMIENTOS
VIGENTE DESDE 4/10/2022

LUGAR DE INTERVENCIÓN, SEDE O DEPENDENCIA: (Ej: , UPI Rioja, etc) ÁREA DE DERECHO/CONTEXTO PEDAGÓGICO: (Ej: Psicosocial) Escribir el Número de Hojas de manera secuencial. Ejemplo: (1 de 30).
# Ejemplo: 1 de 30

Observación Individual NNAJ

Nombre Atención realizada (Registro SIMI) Atención realizada (Registro SIMI) Responsable de la
Fecha Tipo Número Responsable de la actividad Nombre y Apellido de Nombre y apellido del (Solo para Sociolegal se debe
ITEM 1er Apellido 2do Apellido 1er Nombre 2do Nombre identitario No. Documento actividad
(DD/MM/AAAA) Doc. telefónico actual (Nombre y Apellido) NNAJ* acudiente* reportar el lugar y/o UPI donde
(Si aplica) (Nombre y Apellido)
Convención ID Convención ID Convención ID Convención ID Convención ID Convención ID Convención ID Convención ID se realiza la atenciòn)

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Observaciones Generales

CONTEO DE ATENCIONES Y FIRMAS DE VISTO BUENO Y ENTREGA FINAL DEL FORMATO Responsable UPI/Líder área/Coordinador
Responsable o Delegado(a) Quien Verifica Información en SIMI
Firma final para entrega del formato al Área y/o
MES: VO.BO. MES: Dependencia
Responsable UPI/
CONVENCIÓN TOTAL CONVENCIÓN TOTAL: CONVENCIÓN TOTAL CONVENCIÓ TOTAL CONVENCIÓN TOTAL CONVENCIÓN TOTAL
Líder área/Coordinador.
N
Firma Firma

Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos

No de documento No de documento

Profesión/Cargo Profesión/Cargo
*Convenciones: TIPO DOC: NIP O NUIP: Número Único de Identificación Personal T.I.: Tarjeta de Identidad C.C: Cédula de Ciudadanía C.E.: Cédula de Extranjería P.A: Pasaporte T.E: Tarjeta de extranjería. Nombre Identitario: Si no aplica colocar N/A y escribir el nombre/apellido como se identifica el NNAJ.
Notas Importantes Para Tener En Cuenta: Leer las notas del 1 al 17 en el instructivo para el adecuado diligenciamirnto del formato. No olvidar: (14) Emplear únicamente las convenciones establecidas en el Drive compartido desde el correo institucional de la Subdirección Técnica de Métodos Educativos y Operativa o aquellas que ya se encuentren parametrizadas en el SIMI y que correspondan a su Contexto o Área. (15) Eliminar la nota 15 y se deben copiar y pegar en el espacio en blanco del formato "Agregar el listado de
parámetros y/o multivalores, Convenciones" correspondiente a su Contexto Pedagógico o Área de derecho, del Drive "Consolidado convenciones" compartido desde el correo institucional de la Subdirección Técnica de Métodos Educativos y Operativa.y agregar solo las correspondientes a su área o contexto. (16) La Subdirección Técnica de Métodos Educativos Operativa recibirá através del profesional designado (a),la solicitud de ajustes a los parámetros y/o multivalores, Convenciones de acuerdo al requerimiento de las
Áreas de Derecho,Contextos Pedagógicos,Convenios y las UPI; diligenciando el formato"Solicitud Creación Parámetros SIMI con Código E-PLA-FT-011", dichos ajustes en el Drive se realizarade manera trimestral.

*(15). Agregar el listado de parámetros y/o multivalores, Convenciones correspondiente a su Contexto Pedagógico o Área de derecho; el cual se encuentra establecidas en el Drive compartido desde el correo institucional de la Subdirección Técnica de Métodos Educativos y Operativa y el cual se debe dar a conocer y enviar por correo por sus líderes de Área, Coordinadores o Responsables de UPI, a los contratistas o funcionarios que laboran en sus áreas o
Contextos.
Aviso de Privacidad:“Los datos personales aquí registrados serán tratados de conformidad con la Política de Tratamiento de Datos Personales que para tal fin dispone la entidad y que puede ser consultada ingresando a la pagina web del IDIPRON http://www.idipron.gov.co”.
Vr. 01; 15/09/2021
 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO
LUGAR DE INTERVENCIÓN, SEDE O
Escribir el nombre de la UPI/Área/Dependencia/Lugar de intervención donde se realice la atención
DEPENDENCIA
ÁREA DE DERECHO/CONTEXTO PEDAGÓGICO Diligenciar nombre del área de derecho o contexto pedagógico a la que pertenece(n) la(s) persona(s) que realiza(n) la atención
Escribir Número de Hojas Escribir el Número de Hojas de manera secuencial. Ejemplo: (1 de 30), en la siguiente hoja (2 de 30) y así sucesivamente en cada página de manera individual.
ITEM Diligenciar el número de NNAJ atendido de uno en uno.
Fecha: Diligenciar la fecha en la que se realiza la atención de acuerdo al formato establecido (DD/MM/AAAA)
Escribir el nombre completo de el/la NNAJ
1er Apellido
1er Apellido
2do Apellido
2do Apellido
1er Nombre
1er Nombre
2do Nombre
2do Nombre
Nombre identitario
Nombre identitario: Si el/la NNAJ se reconoce con otro nombre diferente al legal diligenciarlo en este campo
Seleccionar el tipo de documento de el/la NNAJ de acuerdo a las convenciones de la parte inferior del formato.
NIP O NUIP: Número Único de Identificación Personal
T.I.: Tarjeta de Identidad
Tipo Doc. C.C: Cédula de Ciudadanía
C.E.: Cédula de Extranjería
P.A: Pasaporte
T.E: Tarjeta de extranjería.
No. Documento Escribir el número del documento de el/la NNAJ
Número telefónico actual Escribir el número telefónico actual de contacto de el/la NNAJ (*Si el teléfono cambia actualizarlo en SIMI)
Cuando se trabaje en binas: 1. Quien cargue la información en SIMI es quien debe diligenciar en el formato la convención de la atención realizada y al lado colocar el número de ID que arroja el SIMI al grabar cada acción
realizada en los diferentes formularios del sistema. Si No Aplica trazar una línea oblicua en el cuadro. Ver imagen.
2. Se deben diligenciar todas las intervenciones en la misma hoja, independientemente que las binas cambien.
3.Cuando se trabaje de forma individual (no binas): cada profesional debe manejar su propio control de atenciones
En cuanto a las convenciones: se debe diligenciar una convención por cada cuadro, es decir, cada servidor(a) puede diligenciar hasta 4 convenciones, pero en caso de realizar más atenciones, puede
utilizar las convenciones del siguiente servidor(a).De otro lado colocar al lado de la convención el número de ID que arroja el SIMI al grabar cada acción realizada en los diferentes formularios del
sistema. Si No Aplica trazar una línea oblicua en el cuadro. Ver imagen.
Ej:

Hace referencia a las diferentes atenciones que se puedan realizar a un(a) NNAJ en el día. El formato permite diligenciar hasta 4 tipos de atención por profesional de acuerdo a las convenciones
Atención realizada (Registro SIMI) establecidas, según el área de derecho que realice la intervención. En este formato se deben diligenciar solo las convenciones pero en SIMI se deben registrar en el formulario correspondiente. Se deben
tener en cuenta las convenciones que apliquen de acuerdo a su área o contexto.

Responsable de la actividad
Escribir nombre y apellido de quien realiza la primera atención
(Nombre y Apellido)

Hace referencia a las diferentes atenciones que se puedan realizar a un(a) NNAJ en el día. El formato permite diligenciar hasta 4 tipos de atención por profesional de acuerdo a las convenciones
Atención realizada (Registro SIMI) establecidas, según el área de derecho que realice la intervención. En este formato se deben diligenciar solo las convenciones pero en SIMI se deben registrar en el formulario correspondiente. Se deben
tener en cuenta las convenciones que apliquen de acuerdo a su área o contexto.

Responsable de la actividad (Nombre y Apellido) Escribir nombre y apellido de quien realiza la segunda atención

Nombre y Apellido de NNAJ El/la NNAJ debe escribir su nombre y apellido con puño y letra legible
Nombre y apellido del acudiente El/la acudiente debe diligenciar nombre y apellido claro con puño y letra legible

Diligenciar cualquier tipo de observación frente a la atención al NNAJ. Si el campo es insuficiente se debe poner la convención de FOS y ampliar la información en SIMI en el formulario de FOS. (Solo
Observación Individual NNAJ
para Sociolegal de debe reportar el lugar y/o UPI donde se realiza la atención)

Responsable o Delegado(a) Quien Verifica Diligenciar la información del RESPONSABLE O DELEGADO(A) QUIEN VERIFICA INFORMACION EN SIMI, este debe firmar en el campo en blanco y en los demás campos poner nombre
Información en SIMI completo (nombres y apellidos) y Cargo o # de contrato.

Diligenciar el mes sobre el que se hace el conteo de la convención. Cabe resaltar que si en el formato hay fechas de dos meses diferentes, se debe contar la convención de un mes y a parte la del
siguiente mes.
Conteo de Atenciones
Convención: Se debe escribir la convención
Cantidad: Se debe diligenciar el número de convenciones (atenciones) que se realizaron de esa tipología mes a mes.

El Responsable de la UPI, Líder De Área/Coordinador; debe dar el Visto Bueno frente la información registrada en el formato en físico del mes vigente, si el profesional solo emplea un solo mes en el
VO.BO. Responsable UPI/Líder área/Coordinador.
formato de debe formar el campo de Firma Final.

Diligenciar la información del Responsable de UPI, Líder De Área/Coordinador este debe firmar en el campo en blanco y en los demás campos poner nombre completo (nombres y apellidos) y Cargo o
Responsable de UPI, Líder De Área/Coordinador
# de contrato.
Observaciones Generales
Diligenciar cualquier tipo de observación frente al formato, algún error de diligenciamiento u otro. Ver numeral 17 de Notas Importantes para Tener en Cuenta y # punto E.

(1) Si el trabajo se realiza en Binas o de manera colectiva firman los profesionales, solo quien registra la información en SIMI escribe la convención correspondiente.

(2) Estos campos deben ser escritos con puño y letra de quien corresponda.

(3) Este formato no puede ser tachado, manchado, NO usar esferos con tinta de colores, solo tinta color negro, no micropuntas, NO Lápiz, NO usar corrector o sellos, cualquiera de las anteriores
condiciones invalida el formato

(4) NO agregar o eliminar filas o columnas, se deben respetar celdas y espacios, diligenciando la información que el campo requiera, por favor absténgase de utilizar los campos para diligenciar otro
tipo de información.

(5) Si llegado el caso en los campos de observaciones tanto general como individual no alcanza para diligenciar la información, se debe emplear el formato de Ficha de observación y/o seguimiento para
continuar con el escrito e imprimirlo detrás de este formato o adjuntarlo.

(6) Para el caso del campo Nombre identitario, si no aplica, se debe se debe diligenciar "NA" en el espacio.

(7) Se puede aumentar el tamaño de la fuente (letra) tanto para el nombre de los campos como para las convenciones que apliquen al área.

(8) Los parámetros que están antepuestos por las letras TAD/Todas las Áreas de Derecho puede ser empleado por cualquier Área de Derecho y/o Contexto Pedagógico.

(9) Plan de atención individual y familiar (PAIF), Concepto comisión evaluación y promoción (TAEP) y otros que no requieran la firma del NNAJ, se debe diligenciar "NA" en el espacio.
(10) Para el caso de los Seguimientos telefónicos, en donde se le permite realizar la llamada telefónica al NNAJ, se debe diligenciar el formato en físico y en el SIMI registrar de manera total por mes
en la Ficha de Observación y/o seguimiento.
(11) Para la Atención de los NNAJ no registrados en SIMI (ATNS), se manejará un formato aparte, la información no se carga en SIMI solo queda en físico,
(12) El formato debe reposar de manera mensual en el archivo del Área de Derecho, Dependencias y/o UPI correspondiente.

(13) La firma del NNAJ corresponde al nombre y apellido del mismo y debe ser escrita de su puño y letra, los demás campos debe ser diligenciados por los funcionarios y/o contratistas.
Notas Importantes Para Tener En Cuenta:
(14) Emplear únicamente las convenciones establecidas en el OneDrive compartido desde el correo institucional de la Subdirección Técnica de Métodos Educativos y Operativa o aquellas que ya se
encuentren parametrizadas en el SIMI y que correspondan a su Contexto o Área.
(15) Eliminar la Nota y Se deben copiar y pegar en el espacio en blanco del formato "Agregar el listado de parámetros y/o multivalores, Convenciones" correspondiente a su Contexto Pedagógico o
Área de derecho, del Drive "Consolidado convenciones" compartido desde el correo institucional de la Subdirección Técnica de Métodos Educativos y Operativa. Y agregar solo las correspondientes a
su área o contexto.

(16) La Subdirección Técnica de Métodos Educativos Operativa recibirá a través del profesional designado (a),la solicitud de ajustes a los parámetros y/o multivalores, Convenciones de acuerdo al
requerimiento de las Áreas de Derecho, Contextos Pedagógicos, Convenios y las UPI; diligenciando el formato "Solicitud Creación Parámetros SIMI con Código E-PLA-FT-011", dichos ajustes en el
Drive se realizara de manera trimestral.
 (17) Para el caso de los Seguimientos al egreso y/o retiros e inasistencias, cuando se realicen más de 250 atenciones telefónicas y/o acciones remotas de manera mensual, este formato podrá ser
diligenciado de manera digital; teniendo en cuenta las siguientes condiciones:
A. Se debe crear una carpeta en OneDrive desde el correo institucional del Área, UPI y/o dependencia y será compartida con el permiso de VER a el/la supervisor de Contrato, Responsable UPI/Líder
área/Coordinador.
B. Si pasa de 20 acciones por formato, se debe copiar y pegar varias veces el diseño en varias hojas de Excel hasta completar las acciones realizadas en su totalidad por mes. No olvidar diligenciar en el
encabezado el Número de Hojas (1de 20).
C. Se debe diligenciar de manera digital en su totalidad y la única firma digital valida en todas las hojas es la del Responsable de la Actividad y en la firma del NNAJ se debe diligenciar "NA" en el
espacio.
D. Para la toma de firmas pendientes, se debe imprimir la última hoja y tomar las firmas a puño y letra del Responsable UPI/Líder área/Coordinador, Responsable o Delegado(a) Quien Verifica
Información en SIMI y Responsable de la actividad (Nombre y Apellido). Tener en cuenta la DIRECTIVA PRESIDENCIAL 04 DEL 2012: Eficiencia Administrativa y lineamientos de la política cero
papel en la administración pública.
E. El formato debe ser escaneado en PDF, subirlo a la carpeta de OneDrive creada y el original debe reposar de manera mensual en el archivo del Área de Derecho, Dependencias y/o UPI
correspondiente y en el campo de Observaciones generales el Funcionario y/o Contratista que diligencia el formato digital debe nombrar la ruta del OneDrive; donde se encuentra archivado las demás
hojas de Excel. Ejemplo: Mis archivos-Nombre de la carpeta general-carpeta mes a mes-Nombre Base en Excel (Datos del funcionario y/o Contratista).
F. De no cumplir las condiciones expuestas anteriormente se debe diligenciar el o los formatos a puño y letra y con las firmas correspondientes.

Campo para Agregar Convenciones del Área De *Agregar el listado de parámetros y/o multivalores, Convenciones correspondiente a su Contexto Pedagógico o Área de derecho; el cual se encuentra establecidas en el Drive compartido
Derecho o Contexto Pedagógico desde el correo institucional de la Subdirección Técnica de Métodos Educativos y Operativa y el cual se debe dar a conocer y enviar por correo por sus líderes de Área, Coordinadores o
Responsables de UPI, a los contratistas o funcionarios que laboran en sus áreas o Contextos.