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Versión: Mayo_2017
Revisor: Laura Alicia Cabello Barocio

Implementación, seguimiento y control de proyectos

Por: Oliverio Ramírez

Una vez finalizada la fase de Planeación del proyecto es tiempo de poner en práctica todo lo previsto. El
cronograma de actividades es el insumo inmediato para dar inicio a las diferentes actividades que debes
realizar para concretar tu proyecto sin perder de vista los objetivos del mismo.

En la medida en que la fase de implementación se apegue a lo programado, se obtendrán los resultados

deseados, sin olvidar que la planeación fue realizada estimando ciertas condiciones del proyecto, pero en la
realidad esto puede variar.

Visión completa

Al iniciar con la ejecución de las tareas que en conjunto harán posible la concreción de tu proyecto puede
suceder que te enfoques demasiado en los detalles de algún proceso o producto en específico y pierdas de
vista el objetivo general del proyecto. Es importante que, al ejecutar el plan, conserves en todo momento la
visión integradora y holística.

Lo anterior te permitirá realizar cada tarea o actividad de tu proyecto (investigación, diseño de encuestas,
aplicación de cuestionarios, etc.), pero siempre considerando el resto de tareas pendientes, los recursos
involucrados y por supuesto el tiempo. Tu labor principal en esta etapa será hacer que cada engrane (tarea)
del mecanismo (proyecto) embone perfectamente.

Asegúrate, en la medida de lo posible, que cada elemento necesario para la ejecución de las tareas esté
disponible en el momento adecuado. Apóyate en el patrocinador (inversionistas) cuando sientas que los
recursos prometidos por la organización no están siendo provistos de forma y tiempo adecuados.

En la etapa de ejecución es cuando se visualizan los resultados del proyecto y por ello, también es en esta
etapa que el cliente (organización) acostumbra solicitar algún cambio en el alcance del proyecto. Sé
precavido en este punto, ya que cualquier cambio en los objetivos y alcances del proyecto implicará una
modificación de alguna variable de tu plan; puede ser que la modificación requiera más tiempo o más
recursos.

Satisfacción del cliente

Durante tu trayecto por las diferentes asignaturas de tu plan de estudios, tuviste la oportunidad de aprender
diferentes metodologías, técnicas y procedimientos para realizar ciertas tareas y es con base en estos
conocimientos que hiciste la definición y planeación de tu proyecto. Ahora en la etapa de ejecución, es
necesario que te asegures que las actividades se lleven de acuerdo con el proceso elegido.

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©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.


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Es muy común que en la planeación se definan los procesos a realizar, pero cuando se pasa a la etapa de
ejecución, éstos no se siguen y se hacen las cosas de diversas formas.

Otro punto importante de la ejecución es la mejora continua, ya que, si bien es recomendable dar
cumplimiento puntual a los procesos y procedimientos definidos en la planeación, también es cierto que
todos son perfectibles. La experiencia de efectuar los procesos definidos en la planeación puede poner de
manifiesto ciertas actividades que no aportan demasiado al logro de los objetivos o que probablemente se
estén duplicando; en estos casos es recomendable ponderar su realización u omisión.

¿Qué pasaría si…?

Hacerse esta pregunta antes de ejecutar una actividad o tarea del proyecto puede evitar contingencias o
posibles fallas. Imagina que tu proyecto consiste en la realización de un concierto y que al grupo de rock,
justo en el momento del evento, le falla su planta de energía. Este ejemplo, puede parecer demasiado
exagerado, pero no está por demás que si vas a salir a carretera a tomar fotografías para tu proyecto de
publicidad, lleves una cámara de repuesto y suficientes baterías. Prevenir puede reducir retrasos por eventos
inesperados y aunque si bien es cierto que no se puede saber lo que va a pasar en el futuro, sí se pueden
identificar y prever los riesgos más evidentes.

El equipo de trabajo

En tu proyecto intervendrán varias personas que

consciente o inconscientemente participarán en él. Así
que es necesario que durante la etapa de ejecución
identifiques a todas las personas que se verán
involucradas en las diferentes actividades de tu
proyecto, aunque es muy probable que más personas
de la organización influirán en éste, ya sea para
proporcionarte información, recursos materiales,
permisos para realizar actividades en las instalaciones
de la organización, autorización para utilizar equipo y
maquinaria, entre otros. Por lo tanto, involucrar y
comprometer adecuadamente a cada uno de los
participantes será fundamental para el logro de los
Figura 1. Inicio de reuniones (Oneinchpunch & iStick, objetivos establecidos.
2016).

Es importante que cada uno de los participantes en tu proyecto tenga claros los objetivos de lo que se pretende
alcanzar. Además, es necesario que exista confianza entre ellos, que se genere una buena comunicación,
que haya alguien que los guíe, que se apoyen mutuamente y, sobre todo, que cada uno pueda aportar sus
habilidades y talentos para contribuir al proyecto.

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sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.


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Así que diseñar y prever todos los detalles para gestionar los diferentes recursos y/o permisos, será
fundamental para que puedas realizar las actividades de tu proyecto sin contratiempos.

El poder de la palabra

Debido a que en esta etapa es cuando más se tiene contacto con las personas involucradas directa o
indirectamente en el proyecto, la habilidad de comunicar y negociar efectivamente es muy importante. La
forma como solicites recursos, información, o ayuda para llevar a cabo una tarea, puede ser un factor
determinante para que obtengas lo que necesitas en el momento más oportuno. Además, si las personas
que colaboran contigo, se sienten a gusto y convencidas de lo importante que es su labor se esforzarán por
entregar un trabajo de calidad. Caso contrario, aunque obtengas la ayuda que solicitaste, probablemente no
será en el momento y la forma como la necesitabas. Hay una frase cotidiana que dice: «en el pedir esta el
dar», ¿será cierto?

Además de cuidar la forma de pedir es necesario establecer con claridad todos los requisitos de la petición.
Por ejemplo: «¡Oye Raúl, requiero que apliques 20 encuestas en Irapuato!», ¿qué le falta a esta solicitud?
Probablemente Raúl si conozca qué tipo de encuestas aplicar (probablemente no), pero Irapuato es grande
¿a qué personas aplicará la encuesta?, ¿de qué edad?, ¿de qué zona de la ciudad?, ¿cuándo se requieren
estas encuestas?, ¿es suficiente aplicar las encuestas o además tiene que interpretarlas?

Al solicitar algo, asegúrate de que la persona haya entendido perfectamente el mensaje. Un aspecto por
demás relevante en el éxito de tu proyecto es la comunicación que establezcas con los directivos de la
organización e inversionistas. Es posible que ellos estén interesados en que reportes periódicamente tus
avances del proyecto, por lo que debes estar preparado para mostrar la información que te soliciten, pero
también abierto a las críticas y observaciones que posiblemente harán de tu proyecto.

Seguimiento y control

La ejecución del proyecto tiene una relación directa con el seguimiento y el control, ya que al realizar una
actividad inherentemente se tiene que examinar si se está haciendo de manera correcta (Smith, 2000).

Una vez iniciadas las diferentes actividades de tu proyecto debes verificar que se estén haciendo en tiempo
y con las especificaciones establecidas; recuerda que tu referencia es el plan del proyecto. De esta forma,
puedes identificar posibles retrasos en las actividades, problemas imprevistos, posibles modificaciones o
ajustes al cronograma de actividades y ejecutar acciones emergentes que ayuden a corregir todos estos
inconvenientes.

Este tipo de verificaciones no deben hacerse de manera frecuente porque pueden interferir con la ejecución
de las actividades del proyecto, pero tampoco tan espaciadas que permitan la ocurrencia de demasiados
problemas que cuando se identifiquen sea demasiado tarde para corregirlos. Esto depende de cada proyecto
y tendrás que definir en qué momento llevar a cabo estas revisiones de seguimiento (Smith, 2000).

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Revisor: Laura Alicia Cabello Barocio

El seguimiento es una forma de verificar cómo avanza el proceso de ejecución de las diferentes actividades
de tu proyecto y permite efectuar acciones correctivas que eviten la desviación del proyecto. En este punto,
es importante destacar que documentar todo lo que se suscite en la ejecución de tu proyecto, además de
servir de insumo para las Evidencias de Aprendizaje de este Módulo, te permitirá llevar un control más
preciso de todo lo que ocurra en tu proyecto.

Evaluación
Así como el seguimiento permite validar la forma con la que se realizan las diferentes actividades del
proyecto conforme éste avanza, una vez que se obtienen resultados éstos se deben evaluar mediante los
indicadores que se definieron en la etapa de planeación. Si el indicador decía: capacitar al menos al 50%
del personal de planta para diciembre de 2017 y ya se cumplió el periodo de tiempo es necesario comparar
si los resultados obtenidos en este aspecto cumplen con lo establecido o faltó capacitar personal o se
sobrepasaron las expectativas.

Esta evaluación se puede ir realizando conforme se vayan terminando las diferentes etapas del proyecto,
así cuando integres el documento final de tu proyecto en donde deberás reportar los resultados obtenidos
durante su desarrollo tendrás toda la información a la mano. La evaluación final de tu proyecto arrojará
resultados que probablemente indiquen que fuiste un gran director de tu proyecto, pero también puede darse
el caso de que identifiques áreas de oportunidad. En ambos sucesos es necesario que realices una reflexión
sobre cada indicador de evaluación.

Si algo estuvo bien hecho y tuvo buenos resultados es necesario identificar a qué se debió y de esta forma
cuando tengas que replicar o hacer una actividad similar, podrás tomar como base los mismos
procedimientos que implementaste en esta ocasión. De la misma manera, si en algún aspecto tu proyecto
quedó por debajo de las expectativas esperadas es necesario identificar las causas de la falla para no
cometerlas en futuras oportunidades.

Recuerda que de todo se aprende y hay quien dice que se aprende

más de los errores, ¿tú qué piensas?

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Revisor: Laura Alicia Cabello Barocio

Referencias

Smith, S. (2000). ¡Haga que las cosas sucedan! Herramientas para un cambio efectivo (R.G.
Solórzano, Trad.). México: Ediciones Granica [Versión en línea]. Recuperado de
http://books.google.com.mx/books?id=1b6Kt0PMYrwC&printsec=frontcover&dq=administraci%C3%
B3n%20de%20proyectos&source=gbs_slider_thumb#v=onepage&q=apoyo%20a%20la%20ejecuci
%C3%B3n&f=false

Referencia de la imagen

Oneinchpunch & iStock. (2016). Inicio de reuniones. Recuperada de

http://www.istockphoto.com/mx/foto/inicio-de-reuniones-gm527046822-92710971 (imagen publicada
bajo licencia estándar de acuerdo a http://www.istockphoto.com/es/legal/license-agreement).

Casal, L., e Ideas Propias Editorial. (2006). Gestión de proyectos. Elementos básicos a tener en
cuenta como punto de partida para realizar eficazmente su proyecto. Vigo, España: Ideas propias
Editorial. [Versión en línea]. Disponible en
http://books.google.com.mx/books?id=HeMK0tbeGikC&printsec=frontcover&source=gbs_ge_summ
ary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false

Pereña, J. (1996). Dirección y gestión de proyectos (2.ª ed.). Madrid, España: Ediciones
Díaz de Santos.

Bibliografía

Casal, L., e Ideas Propias Editorial. (2006). Gestión de proyectos. Elementos

básicos a tener en cuenta como punto de partida para realizar
eficazmente su proyecto. Vigo, España: Ideas propias Editorial.
[Versión en línea]. Disponible en
http://books.google.com.mx/books?id=HeMK0tbeGikC&printsec=frontco
ver&source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false

Pereña, J. (1996). Dirección y gestión de proyectos (2.ª ed.). Madrid, España:

Ediciones Díaz de Santos.

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