Introducción

 
David Allen, el mayor especialista mundial en gestión del tiempo y organización
personal, e inventor del método GTD (organízate con efcacia), nos presenta en su
nueva ora conse!os para tomar conciencia de la situación en la "ue estamos y saer
"ué camino tomar para alcanzar la meta "ue ansiamos# $as claves para lograrlo son
control, perspectiva y un compromiso real con nuestra vida y nuestro traa!o#

%ara llevar una vida efcaz es necesario "ue podamos &acer "ue las cosas 'uncionen#
 Tomar las decisiones correctas y asegurarnos "ue se e!ecuten de manera adecuada es
el elemento clave de nuestro éito# Aun"ue tengamos a nuestro alcance una gran
cantidad de técnicas y &erramientas para organizarnos, administrar nuestro tiempo y
ser ms efcientes, lo "ue nos 'altaa &asta a&ora &a sido una comprensión sica de
cómo &acer "ue todo 'uncione#

*ellenar ese vacío es lo "ue se propone el presente liro# Haz que funcione pretende
ser un manual para "ue consigamos en'ocar asolutamente todo de modo correcto+
desde una ande!a de entrada de correos electrónicos repleta de asuntos pendientes,
un desa'ío pro'esional o nuestras próimas vacaciones# u autor nos descrie las
etapas de actividad para conseguir el control sore las cosas y los &orizontes "ue
deemos eplorar y evaluar, para otener perspectiva y organizar nuestras prioridades
de un modo ms efcaz#

GDT gira esencialmente en torno al en'o"ue "ue les damos a las cosas, a cómo
eliminar las "ue nos distraen y a proporcionarnos &erramientas "ue nos permitirn
dirigir ese en'o"ue &acia lo "ue necesitemos, como lo necesitemos y cuando lo
necesitemos# -o se trata solo de tener pensamientos uenos, sino de organizarlos
me!or y aplicarlos a una gran parte de nuestra eperiencia#

.s muy importante tener esto en cuenta por"ue nuestra mente, por sí sola, en
oposición al pensamiento inteligente, no es tan lista# $a psi"ue tiene una minusvalía en
cuanto a su capacidad para acordarse de cosas, recordarles cosas a otros y pensar y
decidir de 'orma automtica# /eamos un e!emplo+ imaginemos "ue tenemos una
linterna con las pilas gastadas en nuestra casa# i es así, podemos preguntarnos
legítimamente dónde y cundo nuestra mente suele recordarnos "ue necesitamos pilas
nuevas cuando nos topamos con las vie!as0 normalmente, nos lo recuerda cuando se va
 

la luz# .so no es precisamente una muestra de inteligencia# i nuestra mente tuviera

inteligencia innata, nos recordaría "ue tenemos "ue comprar pilas cuando pasamos
 !unto a las nuevas, de tama1o correcto, en una tienda# .ntonces, no necesitaríamos
sistema alguno "ue nos ayudara a organizarnos con efcacia# Igualmente, desde "ue
nos levantamos por la ma1ana, pensamos repetidas veces en lo "ue tenemos "ue
&acer y lo "ue a2n no &emos &ec&o# %ero ese pensamiento no nos &ace progresar en el
asunto "ue ocupaa nuestra atención y el resultado suele ser una pérdida total de
tiempo, adems de un desgaste de energía#

.l uso incompleto de nuestra inteligencia es uno de los grandes ostculos para ver
con claridad y navegar las aguas a menudo oscuras y turulentas de nuestra vida y
nuestro traa!o# .s por ello por lo "ue tenemos "ue entender y practicar los modelos
"ue nos permiten conseguir control y perspectiva, aun"ue a simple vista nos parezcan
de mero sentido com2n#

$os 'undamentos de la autogestión

$os dos ingredientes clave para &acer "ue todo 'uncione son+

• 3ontrol#
• %erspectiva#
i pudiéramos mantener el nivel sufciente de cada uno de estos dos 'actores en
nosotros mismos o en nuestra organización, nuestro mundo estaría en orden y
nosotros, centrados en lo correcto# olo cuando uno o amos ingredientes disminuyen,
algo va mal y es necesaria una corrección#

.isten cinco etapas para lograr el control  y cinco &orizontes de en'o"ue "ue nos
permiten otenerperspectiva, con un punto de intersección "ue es la acción concreta#
aer cules son y cómo utilizarlos adecuadamente es la 'órmula principal para la
gestión efcaz de cual"uier es'uerzo y del avance de cual"uier medio#

3ontrol

Capturar. 3apturar es la primera de las 'ases para otener el control, "ue crea en
nosotros un sentido de compromiso positivo con el mundo# 4sicamente consiste en
 

aislar de una manera consciente y o!etiva lo "ue nos llama la atención a una persona
o a un grupo# Identifcamos en nuestra vida o traa!o a"uello "ue creemos "ue tendría
"ue ser di'erente o "ue deeríamos tener en consideración#

$o primero "ue deemos &acer a"uí es limpiar el amiente, capturando lo "ue est
per!udicando nuestro en'o"ue# i lo "ue nos 'alta es claridad, tenemos "ue identifcar
cual"uier cosa "ue pueda ser la 'uente de ese contratiempo# 3onviene "ue lo
escriamos o registremos de la 'orma ms concreta posile# %odemos apuntarlo en un
papel, &acer una lista o escriir cada elemento en una &o!a de papel separada y de!arlo
en la ande!a de las cosas pendientes# .ste mismo proceso dee ser adoptado por los
e"uipos y por los dems grupos de personas, aun"ue los datos deern ser recogidos
en un 'ormulario "ue pueda ser compartido por todos los miemros y los temas
pendientes visualizados en una pizarra o una aplicación de so't5are compartida#

6na manera 'antstica de empezar a eperimentar un aumento en el control durante

esta primera 'ase de la captura es llevar un diario# A menudo, las energías incompletas
y los 7ecos sueltos de nuestra vida se manifestan solo cuando estamos dispuestos a
volver de nuevo a un modo ms re7eivo y a tomar nota de lo "ue se epresa de una
'orma ms inconsciente#

%odemos tener dos tipos de diario personal# 6no "ue 'uera una especie de diario de
eventos, donde registraríamos diversos aspectos de nuestra situación actual tanto de
la vida laoral como de la personal y cotidiana0 y el otro "ue 'uera ms re7eivo y ms
centrado en lo espiritual#

$os e'ectos terapéuticos de un diario son un &ec&o ampliamente conocido# Algo com2n
en muc&as ense1anzas espirituales es el poder de la pura oservación+ el simple &ec&o
de darnos cuenta de lo "ue est pasando, siendo lo ms neutrales y o!etivos posile,
es la primera clave para la liertad interior#

6na de las venta!as ms signifcativas de ad"uirir el &ito de capturar es la ayuda "ue
este nos proporciona para &acer 'rente a las m2ltiples interrupciones a las "ue nos
vemos epuestos# Deido a "ue la capacidad de en'ocar y concentrarse es la clave
para otener el mimo rendimiento, es comprensile "ue perdamos el en'o"ue por
culpa de una interrupción inoportuna# $as personas "ue se sienten molestas al ser
interrumpidas principalmente lo estn por"ue carecen de uenas &ailidades y
&erramientas de captura# upongamos "ue somos víctimas de una interrupción+
 

8elissa aparece en nuestra ofcina, pidiéndonos in'ormación sore el proyecto 9:; en

el "ue est traa!ando# i no estamos acostumrados a anotar este tipo de solicitudes
y a meterlas en nuestra ande!a de asuntos pendientes y confamos en "ue
volveremos a pensar en ello en las próimas &oras, tardaremos de cinco a diez minutos
en encontrar y recopilar la in'ormación "ue necesita 8elissa# aemos "ue tenemos
"ue &acerlo por cortesía o por nuestra responsailidad, pero tamién saemos "ue no
es lo ms importante "ue deeríamos estar &aciendo en ese momento#

Al construir una conciencia y unas prcticas "ue nos ayudan a conocer, reconocer,
aceptar y eternalizar o!etivamente lo "ue nos llama la atención a nosotros y a los
dems, estaremos en posesión de la llave maestra para reducir el estrés y aumentar el
pensamiento creativo e inteligente#

Aclarar. .n esta segunda etapa de clarifcación tenemos la oportunidad de centrarnos

en lo "ue nos llama la atención y aclarar su signifcado, lo cual nos permitir de!ar de
gastar energía de 'orma inadecuada#

%or lo general, las cosas siguen estando desorganizadas cuando las personas no se
en'rentan a su signifcado# %ara decidir lo "ue vamos a &acer con nuestros asuntos
pendientes, tenemos "ue saer "ué relación mantenemos con su contenido, cules son
nuestros compromisos al respecto y cómo enca!an en el resto del mundo#

.sta segunda etapa de control se centra en el componente 'undamental de la limpieza

de nuestra ande!a de cosas pendientes# Después de aceptar la in'ormación
relacionada con lo "ue est pasando (captura), deemos crear una relación con ella,
&aciéndonos la pregunta <=>ué signifca esto para mí o para nosotros?@# %odemos
aceptar lo "ue eperimentamos en el mundo y deemos &acerlo para movernos
liremente ms all de este &ec&o0 pero la necesidad de defnir nuestra relación es
algo estrec&amente vinculado al conocimiento de nuestras eperiencias#

$a primera distinción "ue deemos &acer sore cual"uier cosa "ue se presente en
nuestro mundo es si es <procesale@ o, en otras palaras, si &ay alguna acción "ue
dea &acerse sore ella o a causa de ella# .isten dos posiles respuestas+ <sí@ y <no@#
<Tal vez@ es en realidad <no, pero el tema podría necesitar una acción posterior@,
suponiendo "ue estamos clarifcando el signifcado "ue tiene para nosotros en ese
momento#
 

6na vez &ayamos determinado "ue un elemento es susceptile de ser procesado,

deemos aplicarle un método de pensamiento 'undamental para aclarar casi todo lo
"ue nos llama la atención# .ste método se reduce a dos preguntas muy sencillas+

• =3ul es mi resultado deseado? =>ué me comprometo a &acer o a acaar?

• =3ul es la siguiente acción? =>ué es lo siguiente "ue necesito &acer para
avanzar &acia esa meta?
.sta es la &erramienta principal con la "ue podemos trans'ormar asuntos amiguos en
proyectos reales# <8am@ no es un tema sore el "ue podamos &acer nada# <rganizar
una gran festa para el cumplea1os de mam@ es un o!etivo concreto "ue puede
darnos una dirección y unos o!etivos claros# <%royecto de lista de posiles invitaciones
para la festa de mam@ es una tarea muy específca "ue saemos "ue podemos llevar
a cao de 'orma rpida y sencilla con nuestro ordenador# -o &ay una gran distancia
"ue recorrer entre <mam@ y una clara autoinstrucción "ue nos conduce &acia una
meta inspiradora# %ero podemos estar muy le!os psicológicamente si todavía tenemos
"ue defnir con claridad el punto fnal y las medidas eactas "ue nos llevarn a
empezar la acción#

Organizar. er organizado signifca, sencillamente, "ue las cosas se ordenan en

'unción del signifcado "ue tienen para uno mismo# i el material de re'erencia no se
encuentra donde normalmente est en nuestra casa u ofcina, entonces somos
desorganizados# i tenemos una llamada pendiente escrita en una nota autoad&esiva
"ue no se encuentra cerca del sitio desde donde llamamos, entonces somos
desorganizados# i "ueremos gestionar lo "ue necesitamos con el mimo de efcacia y
el mínimo es'uerzo, entonces todo lo "ue tiene alg2n signifcado para nosotros deer
estar en su lugar eacto#

Aun"ue con 'recuencia se entienden como sinónimos, <limpio@ y <organizado@ no son

necesariamente lo mismo# %odemos ser muy limpios y, aun así, no tener en su sitio lo
"ue realmente necesitamos "ue nos recuerde algo de manera "ue podamos verlo y
evaluarlo cuando saemos "ue deeríamos &acerlo# %or el contrario, algunas personas
<caóticas@ &aitualmente colocan todas las cosas "ue tienen un signifcado específco
en un lugar "ue puedan identifcar#

.n los seminarios de David Allen los alumnos acostumran a realizar un divertido

e!ercicio relacionado con este tema# Allen les invita a "ue miren lo "ue &an traído
 

consigo+ carteras, olsas, liros de olsillo, agendas, maletines, etc#, para comproar si
pueden encontrar algo, aparte del dinero, "ue no pertenezca permanentemente a esa
uicación y "ue lleve allí ms de unas &oras0 el resultado es "ue la mayoría desentierra
vie!as 'acturas, recios, pilas gastadas, trozos de papel con notas garaateadas, etc#
Algunos encuentran cosas "ue pertenecen a un sitio determinado y estn a&í como
material de re'erencia y apoyo "ue no cumple ninguna 'unción en su uicación actual y
"ue re"uiere ser arc&ivado o guardado# tros encuentran elementos "ue conllevan
activar alguna acción, pero como no estaan en el lugar adecuado para
desencadenarla, sus propietarios se &an vuelto indi'erentes ante ellos#

3uanto ms elevado sea el nivel "ue alcancemos colocando cada categoría de cosas
en su sitio adecuado, ms sentiremos "ue todo es sencillo, 7uido y efciente, y seremos
ms inmunes a los posiles reveses# %ara correr en una regata &ay "ue tenerlo todo en
<uen estado@ por una razón+ los uenos marineros se aseguran de "ue todos los
apare!os estn limpios y organizados, ya "ue, en un velero ms "ue en otro lugar, los
contratiempos pueden llegar en el momento ms inoportuno, de manera "ue la
desorganización puede salirles muy cara#

Calendario. .l calendario es la &erramienta sica de atención en el día a día# Diu!a

nuestras acciones venideras específcas en días y momentos particulares, con lo "ue
nos proporciona puntos de re'erencia críticos en torno a los cuales gestionaremos la
mayor parte de nuestro traa!o restante#

$a agenda es el me!or lugar para tres cosas+ citas, cosas para &acer en un día
determinado e in'ormación "ue necesitamos o "ueremos conocer en una !ornada
concreta (noticias sore acontecimientos "ue pueden ser signifcativos, 'ec&as de
entrega o de inicio, datos de apoyo para las citas, etc#)#

-o ostante, la gran mayoría de las acciones "ue deemos emprender no se tienen

"ue &acer un día específco# .sto no signifca "ue no impli"uen cierto nivel de
sensiilidad temporal, pero como tenemos ms <margen de maniora@ para casi todas
ellas, comprometerse a realizarlas en un día específco resultaría 'orzado, dado "ue las
circunstancias camian a menudo# Deemos traa!ar en la lista de las acciones
siguientes siempre "ue nuestra agenda nos in'orme de "ue tenemos tiempo a nuestra
disposición#
 

Llamadas# .s el tipo de lista "ue ms utiliza la gente en la actualidad# 3ontiene todas
las llamadas tele'ónicas "ue necesitamos &acer desde cual"uier telé'ono y cual"uier
lugar#

Ordenador # .sta lista contiene todas las acciones "ue re"uieren un ordenador para
completarlas (correos electrónicos, documentos "ue esozar, navegar, etc#)#

Ocina# .sta es la lista de acciones "ue precisan "ue estemos 'ísicamente en nuestra
ofcina para llevarlas a cao (reorganizar los arc&ivos, revisar un documento largo,
etc#)#

Casa# .sta lista contiene las acciones "ue necesitamos &acer en nuestra casa (arreglar
un interruptor de la luz, organizar las &erramientas, podar roles, etc#)#

En cualquier sitio# $ista de cosas "ue se pueden &acer en cual"uier sitio (revisar
documentos "ue llevamos en nuestro maletín, etc#)#

Recados. .sta categoría recoge las acciones "ue se deen emprender cuando se esté
<por a&í@+ recoger ropa de la tintorería, comprar una grapadora nueva, etc#

Esperar de los demás# .sta lista es proalemente la "ue ms presión alivia# Dee
contener los recordatorios de todas y cada una de las cosas "ue estamos esperando y
"ue provienen de los dems (proyectos "ue &emos delegado, o!etos prestados,
confrmaciones de los !e'es o clientes, etc#)# A menudo, el siguiente paso para cerrar un
tema no depende 2nicamente de nosotros, sino de otra persona# -uestra
responsailidad es descurir "uién es esa persona, confrmar "ue lo &a reciido y
comproar "ue su situación es la adecuada#

 Todos estos 'ormatos organizativos nos pueden proporcionar un sistema altamente

e'ectivo, puesto "ue sirven para cual"uiera, ya sea un estudiante de instituto o un alto
directivo "ue tenga "ue supervisar m2ltiples proyectos de diversas plata'ormas en una
corporación gloal#

Refexionar. .ste paso es ovio, o al menos deería serlo# -o sirve de nada "ue
tengamos un programa si no &acemos caso a lo "ue dice# Tenemos "ue evaluar, con
una cierta regularidad, todos nuestros proyectos, para asegurarnos de tener control
sore cada uno de ellos y para "ue nuestras prioridades diarias se &agan ms
co&erentes#
 

*e7eionar sore nuestro sistema o revisarlo tiene dos propósitos claros e igualmente
'undamentales+ (a) actualizar su contenido y () dotarlo de una perspectiva de
confanza#

 Actualizar los asuntos# Dado "ue los proyectos son susceptiles al camio de
signifcado a lo largo del tiempo, nuestro sistema tamién tiene "ue tenerlo en cuenta#
6n plan vigente de la semana pasada se puede convertir en uno "ue <&ar "ue &acer
alg2n día@ deido a nuevas eigencias "ue &ayan surgido desde entonces# *euniones
en nuestra agenda a las "ue nos comprometimos &ace un mes pueden su'rir alg2n
camio por imprevistos de 2ltima &ora en los via!es "ue tenemos programados# A
causa de las 2ltimas peticiones de un cliente, puede suceder "ue sentarse 'rente al
ordenador para preparar una propuesta sea algo "ue &a de posponerse unos días#
%asar por alto estas rutinarias pero 'undamentales actualizaciones puede
sorecargarnos de traa!o en alg2n momento#

Perspectiva desde la reei!n# Adems de actualizar nuestro listado de oligaciones, el

otro enefcio igualmente esencial de la re7eión es la ampliación de perspectivas# i
nos sentimos con'usos por las novedades respecto a un asunto y tenemos la sensación
de "ue nos arumarn, es conveniente parar, tomarnos un respiro y tratar de analizar
la situación con cierta perspectiva# .sto es ms sencillo de &acer cuando somos
capaces de captar, aclarar y organizar lo "ue nos rodea, pero &ay momentos en los
"ue, si no ec&amos la vista atrs y meditamos desde un punto de vista ms amplio
sore lo "ue &emos estado &aciendo y lo "ue no, seguiremos le!os de tener el control#

.l principio sico "ue se pone a"uí de relieve es "ue ampliar y concentrar las ideas en
'ormatos ms o!etivos y revisales nos permite no solo re7eionar, sino tamién
mantener cierta perspectiva respecto a todo lo "ue estamos &aciendo, de la manera
ms efciente posile y siempre "ue sea necesario# olo nos podemos sentir ien
respecto a algo "ue no estamos &aciendo cuando somos conscientes de "ué es lo "ue
no estamos &aciendo# : no &ay manera de saer con certeza lo "ue no estamos
&aciendo sin una negociación frme con nosotros mismos#

Compromiso y acciones. $a consecuencia fnal de tener la responsailidad dinmica

sore lo "ue nos rodea es un compromiso positivo con nuestro propio mundo# -o
ostante, muc&a gente intenta evitar tomar la decisión "ue el compromiso verdadero
implica# Aun"ue su pensamiento sea avanzado, &ay personas "ue a veces no saen
 

cómo coordinar las acciones relevantes "ue implican un compromiso real con sus
oligaciones#

$a pregunta clave de compromiso es <=cul es el siguiente paso?@# $a respuesta "ue le

demos tender un puente de lo invisile a lo visile y de la idea a la realidad#

A la &ora de aclarar algunos 'actores de importancia, como &acia dónde tenemos "ue
avanzar en alguna tarea y cunto tiempo necesitamos para ello, &emos de determinar
cul es la siguiente acción concreta "ue re"uieren# in esa especifcación, perderemos
las oportunidades cuando se nos presenten proyectos interesantes, "ue posilemente
nos veremos oligados a posponer 2nicamente por"ue creemos "ue no vamos a
disponer del tiempo necesario para implicarnos en ellos#

%odemos encontrarnos en la 'erretería, pasando de largo 'rente al pegamento "ue

necesitamos para reparar una lmpara de casa y desperdiciando la oportunidad de
solucionar otro prolema doméstico del "ue nuestra pare!a lleva semanas
implorndonos "ue nos ocupemos# i no &aíamos estalecido "ue el siguiente paso
"ue deíamos realizar era comprar pegamento, no reconoceremos ese elemento clave
cuando pasemos por su lado#

.l me!or criterio para determinar si &emos re7eionado lo sufciente sore algo como
para actuar en consecuencia es responder a estas tres preguntas+

• =>ué tiene "ue ocurrir primero?

• =3ómo se est desarrollando?
• =Dónde est sucediendo?
i no somos capaces de contestar de manera concreta a estas tres cuestiones, signifca
"ue todavía no nos &emos comprometido de verdad con nuestras oligaciones#

tener control+ aplicación a la vida y al traa!o (el caso de *on)

6na tarde, *on Taylor encontró en su uzón una carta de un notario "ue le in'ormaa
del 'allecimiento de su tía auela Grace Botter y de la &erencia "ue deía reciir# $o
ms destacado de dic&a &erencia era un negocio, .l Cardín de Gracie, un almacén de
 !ardinería con un pe"ue1o vivero, "ue tamién o'recía servicios de dise1o de !ardines y
proyectos paisa!ísticos#
 

 Tras via!ar a la ciudad para conocer los detalles y valorar la situación, *on se encontró
con "ue el almacén era un inventario caótico de 'ertilizantes, sedimentos, aperos y
ma"uinaria de !ardinería# $a empresa estaa 'uera de control y era un auténtico
desastre#

%ara ver cómo se deería mane!ar una situación similar, conviene "ue enmar"uemos a
*on dentro de las cinco 'ases de conseguir el control+ captura, clarifcación,
organización, re7eión y compromisoacción#

Captura# $o primero "ue &izo *on 'ue una inspección rpida para determinar los
límites de la propiedad e identifcar de lo "ue dispone# A continuación, prepara una
ande!a de cosas pendientes y da otra vuelta por los alrededores anotando todo lo "ue
llama su atención# Tamién re2ne documentación u o!etos "ue parezcan tener alguna
relevancia, intentando averiguar "ué est estropeado, "ué puede servir, "ué puede
llegar a ser importante pero se desconoce su valorE

Al mismo tiempo empieza a amontonar asura y a eliminar lo "ue es inservile o est

des'asado#

3omo 2ltima y delicada parte del proceso de captura, *on &ace un anlisis minucioso
de .l Cardín de Gracie como empresa en su propio mercado, de la competencia, de la
economía local y del entorno#

Claricación# A&ora *on tiene "ue empezar a tomar decisiones <empresariales@+ ="ué
recursos merece la pena mantener?, ="ué proveedores siguen siendo actuales?

.mpieza marcndose algunos o!etivos+ ="ué tiene "ue pasar para "ue se dé una
claridad in'ormativa "ue le permita tomar decisiones inteligentes respecto a "ué &acer
con el negocio? Tanto si decide mantenerlo como venderlo, tendr "ue defnir algunos
proyectos a corto plazo#

Organización# %oco a poco, *on empieza a organizarse# 3rea una lista de proyectos y
otra de actuaciones, estalece arc&ivos de re'erencia y carpetas para los distintos
proyectos# %repara una tala de organización sencilla, concreta algunas reuniones, etc#

Refexión# .n las primeras 'ases de esta nueva aventura, *on proalemente tendr
"ue &acer pausas varias veces a la semana para re7eionar acerca de lo "ue &a ido
descuriendo, "ué se &a estado &aciendo y "ué est pendiente# er una uena
 

ocasión para concretar citas con amigos, asesores, aogados, contales o cual"uiera
"ue pueda aportar algo a la situación y a sus planes#

Compromiso/Acción# $a !ornada de *on est llena de llamadas "ue &acer, notas "ue
tomar, asuntos "ue investigar, compras "ue realizar, reuniones a las "ue asistir y
tamién de imprevistos "ue &an ido apareciendo#

Aun"ue el caso de *on es fcticio, re7e!a los comportamientos "ue normalmente

promueven un sentido de control y e"uilirio, tanto si se aplican a una empresa como a
un individuo# $os cinco modelos "ue nos permiten otener el control son intuitivos,
e'ectivos y conocidos# A través del 7u!o de sus dinmicas siempre podremos mantener
el sentido del e"uilirio y del orden# in emargo, si "ueremos dominarlos,
necesitamos completarlos con el componente de la perspectiva o la visión del con!unto,
"ue se consigue a través de los cinco &orizontes de en'o"ue#

Primer horizonte de eno!ue" proyectos. .ste &orizonte es el origen de muc&as de

las actuaciones 'ísicas "ue necesitamos &acer# $os <proyectos@ se podrían defnir de
manera ms amplia como los resultados a los "ue se puede llegar en un a1o y "ue
conllevan ms de una acción# .s, en esencia, una meta en miniatura, algo "ue se
puede fnalizar y tac&ar como <&ec&o@#

A menudo, gestionar este &orizonte supone elaorar alg2n tipo de índice general de
proyectos pendientes, unir los distintos instrumentos para apuntalar y construir los
planes de proyecto y los materiales de apoyo, y reservar un tiempo para eaminar
nuestro mundo desde allí#

6na de las me!ores &erramientas "ue podemos usar para gestionar este nivel es un
listado de proyectos+ una lista sencilla de todos nuestros planes, uno por línea o uno
por pgina#

Fay tres tiempos di'erentes para llevar a cao la revisión de este &orizonte+

• 6na o dos &oras de revisión personal una vez a la semana, para actualizar el
estado de todos nuestros proyectos#
• 3ada vez "ue tengamos la sensación de "ue nuestros proyectos clave se estn
"uedando atrs a la &ora de mantener los siguientes pasos actualizados y
dinmicos#
 

• iempre "ue creamos "ue &emos perdido el control de nuestras prioridades a

corto plazo#
Acostumrarnos a este &orizonte de revisión como una prctica permanente nos
proporcionar, ms "ue cual"uier otro e!ercicio, un descanso ms duradero y un
pensamiento ms productivo en la gestión de nuestras vidas#

#egundo horizonte de eno!ue" $reas de eno!ue y responsa%ilidad. .ste nivel

'unciona como una astracción de nuestra realidad# 3onsiste en una serie de en'o"ues
a!ustados a algunas categorías "ue pertenecen a reas en las "ue no estamos
particularmente interesados y "ue nos servirn 2nicamente para movernos con
seguridad# -uestro compromiso con ellos nos animar a encargarnos de proyectos y a
emprender actuaciones#

%or e!emplo, para una vida y un traa!o cómodos, necesitamos mantener nuestra salud
y energía en 'orma, por lo "ue deeremos prestar atención a nuestro cuerpo+ &acer
deporte, lavarnos los dientes, comer sano y dormir ien, etc#

-uestro traa!o se podr defnir identifcando de cuatro a siete tareas de las "ue nos
encargamos# 6na 'orma de determinarlas es pensar sore "ué temas nos pedir
cuentas nuestro !e'e o el conse!o de administración en la reunión para el cierre del a1o#
.stas laores &aituales pueden incluir cuestiones como gestión de activos, 'ormación
de plantilla, apoyo administrativo, atención al cliente, dise1o de producto, efciencia en
planta de producción, motivación de los empleados, etc#

$as reas de en'o"ue pueden ser muy 2tiles como listas de comproación "ue
aseguren el e"uilirio y la inclusión de sus elementos principales+ nuestra vida, un
proyecto o un departamento# $as 'ormas &aituales "ue esto puede tomar son estas+

• Descripción detallada del traa!o#

• $ista de comproación del estilo de vida personal#
• $ista de comproación de proyectos#
• .tc#
.s aconse!ale "ue revisemos nuestras listas de reas de en'o"ue y responsailidad
una vez al mes aproimadamente# er la me!or oportunidad "ue tengamos para ver
nuestras relaciones con el mundo desde una perspectiva ms elevada, lo "ue
valoraremos especialmente cuando nos encontremos en <&oras a!as@#
 

&ercer horizonte de eno!ue" metas y o%'etivos. $a pregunta principal en el

mito del siguiente &orizonte superior, los o!etivos, es <="ué "uiero conseguir?@#
A"uí se incluyen los compromisos "ue tengamos "ue completar o los o!etivos "ue
deseamos alcanzar durante este a1o o los próimos# 3ual"uier proyecto "ue
proalemente lleve ms de un a1o para ser completado dee colocarse en esta
categoría#

$os o!etivos, como los proyectos, son resultados "ue se pueden completar y cerrar
como <&ec&os@# *eestructurar una organización, pulicar un liro, amortizar las
deudas, lanzar una nueva línea de producto, etc#, son el tipo de aspiraciones "ue
podemos incluir en nuestra lista de o!etivos#

$os 'ormatos de los o!etivos son ms simples, por"ue lo "ue "ueremos "ue se
convierta en realidad a largo plazo se puede organizar &aitualmente en una lista, un
esozo o un plan sencillo#

 Tiene sentido considerar el contenido de los o!etivos anuales y a ms largo plazo al
menos una vez al a1o# A menos "ue &ayamos interiorizado un alto nivel de motivación
en la f!ación de o!etivos en nuestra vida en general o en un mito específco, como
en el deporte de competición, pensar en este &orizonte necesita con 'recuencia un
empu!ón# .l inicio de un ciclo, como un a1o nuevo, es una gran oportunidad para
apartar el resto de nuestras actividades y pensar en este &orizonte#

3on este fn, podemos realizar un e!ercicio sencillo al fnal de cada a1o# %rimero,
pasamos una media &ora &aciendo un inventario de todo lo "ue &emos cumplido y lo
ms destacale "ue &emos &ec&o durante el a1o# $os proyectos principales "ue &emos
completado, los sitios nuevos a los "ue &emos via!ado, los acontecimientos
signifcativos "ue &emos vivido, etc# .ste inventario proporciona una maravillosa y
re'rescante sensación de fnalización y reconocimiento# Durante la media &ora
siguiente simplemente nos preguntamos "ué nos gustaría "ue apareciera en esta lista
al fnal del a1o próimo, y f!amos estos o!etivos en otra lista#

Cuarto horizonte de eno!ue" visión. $a pregunta "ue enmarca este &orizonte es

<="ué aspecto tendr, cómo sonar, cómo sentiré el éito a largo plazo?@# $a visión
implica centrarse en aspectos "ue normalmente re7e!an o tienen un impacto sore
marcos temporales multianuales# %ara un individuo, esto puede incluir o!etivos
relacionados con su 'orma de vida y su carrera# %ara una empresa, engloar la
 

naturaleza de la compa1ía y lo "ue pretende &acer en el mundo y al nivel ms alto "ue
pueda imaginar# .scenarios de <"ué ocurriría si@ y <como si@ son el 'ormato &aitual
para ayudar a las personas a decidir adónde "uieren ir teniendo en cuenta sus
posiilidades vitales y laorales, y cómo pueden llegar allí# Facer "ue un e"uipo
colaore en la redacción de un artículo etenso para alguna pulicación prestigiosa a
nivel nacional o internacional, eplicando el éito "ue &a logrado el e"uipo o la
empresa como si 'uera algo "ue ya &uiera ocurrido, puede tener unos resultados
interesantes#

%ara un individuo, escriir o redactar un teto para un 'uturo ideal puede servir para el
mismo propósito y tener el mismo tipo de e'ectos positivos# e puede redactar una lista
de todas las cosas "ue nos gustaría tener en nuestro mundo ideal+ desde la calidad de
las relaciones, el lugar donde vivir, aspectos pro'esionales, de salud y fnancieros, etc#

Al igual "ue ocurre con otros &orizontes de en'o"ue, este nivel se dee revisar de
'orma regular como parte de un compromiso continuado para mantener una visión
activa, o siempre "ue cual"uier circunstancia re"uiera una reconsideración de la
situación de con!unto desde esta perspectiva#

$as visiones y las metas a largo plazo pueden generar resultados simplemente con su
eistencia y con centrarnos en ellas de vez en cuando# 8uc&os logros se originan como
'antasías o ideas "ue tuvimos y "ue guardamos en alg2n sitio+ alg2n elemento en
nuestra lista de <Alg2n día"uiz@, una afrmación "ue &emos ido repitiendo o algo "ue
esozamos en alg2n escenario ideal#

(uinto horizonte de eno!ue" propósito y principios. .n el 2ltimo nivel de

perspectiva llegamos a la cuestión 'undamental+ =por "ué somos?, y =cómo somos?

$a 2ltima 'uente de la perspectiva descansa en este &orizonte, "ue comprende tanto el

propósito como los principios en el mismo nivel de altitud# .l propósito nos proporciona
la intencionalidad 2ltima de la eistencia y de la dirección, mientras "ue los principios
representan los valores esenciales "ue deemos conservar durante el camino#

.l propósito se puede re'erir a la meta fnal de un proyecto, de una acción o de un

es'uerzo# 6sado así, puede ser considerado como la 'uente de motivación de los
resultados# .stamos creando un programa de 'ormación para conseguir una mayor
satis'acción y lealtad de los clientes para "ue puedan utilizar con éito nuestro
 

so't5are# .stamos llamando a nuestro &ermano para 'elicitarle por su promoción, etc#
.n estos casos, el propósito se puede cumplir y se puede considerar completado#

.n su sentido ms pro'undo, el propósito tamién se puede re'erir a la razón de ser de

algo, o a la defnición orientativa y la dirección de las energías sicas, como en el caso
de una empresa# u cumplimiento culmina cuando las energías y la epresión de la
entidad se encuentran alineadas con la re'erencia epresada# %or e!emplo, si el
propósito de una organización es o'recer los me!ores productos y servicios disponiles
dentro de un campo determinado, esta puede y dee cumplirlo minuto a minuto#

Determinar, defnir o revisar el propósito de una organización &aitualmente tiene

lugar en las tradicionales reuniones celeradas 'uera de las ofcinas de los directivos
principales, 'undadores o accionistas de la empresa# .n otros niveles, todo
departamento, proyecto, producto o proceso puede reconocer y afrmar su propia razón
de ser+ <.stamos &aciendo esto por"ueE@, <$a 'unción de este soft"are esE@, etc#

Individualmente, un e"uivalente de la declaración de propósitos estaría representado

por el criterio ms elevado para f!ar la dirección y el sentido+ <.isto como ser &umano
paraE@#

ituados al mismo nivel "ue el propósito en el momento de determinar nuestras

prioridades e inversiones, se encuentran los valores "ue asumimos# on los criterios de
'ondo para nosotros o para una organización, "ue representan un n2cleo central# Todos
tenemos principios "ue nos guían a lo largo de nuestras vidas, puntos de re'erencia
emocional, intelectual, 'ísica o espiritual "ue in7uyen en lo "ue toleramos y en lo "ue
no# uperar las epectativas de los clientes, apoyar el crecimiento de los empleados,
proporcionar un valor creciente a todos los accionistas o ser &onestos, dignos de
confanza, íntegros, serviciales, amales, leales, amistosos, valientes, etc#, son solo
algunos de los e!emplos de los principios organizacionales o individuales#

$os principios suelen estar asociados a un propósito o una misión como la parte "ue la
clarifca# $as organizaciones "ue emplean procesos <de respuesta de trescientos
sesenta grados@ (cada persona es evaluada directamente por sus compa1eros de
traa!o) incluyen con 'recuencia preguntas de control "ue eval2an la epresión
individual de los comportamientos clave para el éito# <=Fasta "ué punto esta persona
&ace &onor a sus compromisos?@ puede ser un e!emplo y una afrmación originada por
los principios de la empresa#
 

De un modo parecido, a nivel personal, deemos estalecer una serie de afrmaciones

individuales o un credo propio como documento "ue nos sirva de inspiración y revisión#

3onseguir la perspectiva+ volver a visitar .l Cardín de Gracie

6na vez *on &aya conseguido &acerse con el control de la empresa, le "uedaría solo
adoptar la perspectiva adecuada y aplicarla al negocio "ue desarrolla, .l Cardín de
Gracie, redactando un documento para sí mismo "ue tuviera una 'orma y contenido
parecidos a los "ue vienen a continuación+

Propósito

• %roporcionar los materiales de la ms alta calidad para la !ardinería con el fn de

satis'acer a clientes al por mayor y al por menor#
Principios

• *elaciones sólidas y estales con los clientes#

• %roductos respetuosos con el medio amiente#
• .mpleados ien 'ormados#
• -egocio viale y con enefcios#
)isión

• *econocimiento como la tienda de !ardinería n2mero uno en el distrito# 6n lugar

agradale, interesante, creativo y curioso para visitar y comprar# 3onocido como el
lugar <al "ue &ay "ue ir@ para las personas "ue saen realmente sore plantas y
e"uipamiento para el !ardín#
*etas

• .n doce meses+ crecimiento de las ventas en un H 0 aumento del enefcio en

un JK 0 'ortalecer el negocio mayorista y volver a los n2meros verdes, etc#
+reas de atención

• .!ecutivo0 administración0 relaciones p2licasmarLeting0 operaciones al por

mayor0 servicios y 'ormación en !ardinería, etc#
• %royectos#
• .stalecer una división de venta al por mayor#
• 3ontratar a un !e'e de ventas#
 

• $anzar un programa de clientes vip#

• .tc#
Compromiso/siguientes acciones

• .stalecer los planes para la división de venta al por mayor#

• 4uscarcomproar anuncios en internet de la competencia
• 3orreo electrónico a andyTom, tema+ recomendaciones contales#
• .tc#
i de verdad eiste un *on Taylor "ue &aya &eredado .l Cardín de Gracie,  &ar
capturado, aclarado y organizado todo lo "ue &aya aceptado en su universo# u
re7eión &ar madurado sore por "ué est &aciendo lo "ue est &aciendo, dentro de
un con!unto específco de parmetros, con una visión "ue convierte en realidad a
través de unas metas frmemente estalecidas# Far estructurado su entorno de
'orma "ue cada 'unción importante se pueda mantener de manera apropiada, y puede
confar en "ue las personas adecuadas estn avanzando en todos los proyectos
correctos, con todas las acciones en marc&a defnidas y encargadas a los
colaoradores idóneos#

i conociéramos a una persona real en una situación seme!ante, tendríamos delante a

una persona de la "ue se podría decir "ue est centrada, rela!ada, al mando, clara y
comprometida de 'orma positiva con las di'erentes 'acetas de su traa!o y de su vida#

#in del resumen

Autor

,avid Allen es 'undador de la $avid Allen Compan%& adems de consultor, pro'esor y

autor de liros0 es mundialmente reconocido como una autoridad en el campo de la
organización personal y la productividad# Fa sido nomrado por #or'es como uno de
los cinco me!ores coac(es del mundo#

.ntre sus oras pulicadas destacan Or)an*zate con ecacia (.mpresa Activa), me!or
liro de autoayuda de la década pasada seg2n la revista +ime& y ,- más
ecaz  (Alienta)#