PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y CONSERVACIÓN DE FECHA

ELABORACIÓN:
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
DOCUMENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

OBJETIVO: Conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y
accesibles; protegiéndolos contra daño, deterioro o pérdida.

CARACTERÍSTICAS:
° El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores.
° Los documentos y registros resaltados dentro de la matriz deben ser conservados por un período mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.
º Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.
Según los lineamientos del Decreto 1072 de 2015, artículos 2.2.4.6.12. y 2.2.4.6.13

MEDIO DE HERRAMIENTA DE
TIPO DE DOCUMENTO
PROCEDIMIENTO CONSERVACIÓN ALMACENAMIENTO

CARPETA FÍSICA
MECANISMO PARA
INSTRUCTIVO

ARCHIVADOR
DOCUMENTO

MAGNÉTICO

MAGNÉTICA
PROGRAMA RESPONSABLE TIEMPO DE DIRECCIÓN Y AUTORIZADOS
REGISTRO

GARANTIZAR LA

CARPETA
NOMBRE DEL DOCUMENTO DE LA CONSERVA UBICACIÓN NOMBRE DE LA PARA CONSULTAR

FÍSICO
CONSERVACIÓN
CUSTODIA CIÓN HERRAMIENTA EL ARCHIVO
DEL DOCUMENTO

Conceptos de Aptitud de los exámenes médicos Responsable de

x 20 años
ocupacionales de ingreso, periódico y de retiro SST

Historias Clínicas Ocupacionales y resultados de

los exámenes complementarios tales como
paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico,
Responsable de
audiometrías, espirómetros, radiografías de tórax x 20 años
SST
y en general, las que se realicen con el objeto de
monitorear los efectos hacia la salud de la
exposición a peligros y riesgos
Actas de seguimiento a casos medicos Responsable de
x 21 años
(restricciones y recomendaciones medicas) SST
Resultados de mediciones y monitoreo a los Responsable de
x 20 años
ambientes de trabajo SST

Registros de asistencia a capacitación, formación Responsable de

x 20 años
y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo SST

Registro de entrega de elementos y equipos de Responsable de

x 20 años
protección personal SST
Acta de asignacion del responsable del Diseño del Responsable de
x
SGSST SST
Responsable de
Política de Seguridad y Salud en el Trabajo x
SST
Registros de afiliacion al Sistema de Seguridad Responsable de
x
Social Integral. RRHH
Matriz de Identificación de Peligros, Valoración de Responsable de
x x
Riesgos y Determinación de Controles. SST
 Responsable de
Matriz legal x x
SST
Perfil Sociodemográfico de la población Responsable de
x x
trabajadora SST
Responsable de
Diagnóstico de las Condiciones de Salud x x
SST
Responsable de
Plan de Trabajo Anual de SST x
SST
Responsable de
Plan de Capacitación x
SST
Soportes de elección y conformación del Responsable de
x
Vigia/COPASST SST
Responsable de
Actas de Reunión del Vigia /COPASST x
SST
Soportes de elección y conformación del Comité Responsable de
x
de Convivencia SST
Responsable de
Actas de Reunión del Comité de Convivencia x
SST
Responsable de
Reportes de Enfermedades Laborales (FUREL) x
SST
Reportes de Accidentes e Incidentes de Trabajo Responsable de
x
(FURAT) SST
Investigaciones de Enfermedades, Accidentes e Responsable de
x
Incidentes de Trabajo SST
Plan de Prevención, Preparación y Respuesta Responsable de
x x
ante Emergencias. SST
Acta de elección y conformación de la Brigada de Responsable de
x
Emergencia SST
Responsable de
Registros de Inspecciones de Seguridad x
SST
Responsable de
Planes de Acción SST x x
SST
Responsable de
Informes de Gestión SST x
SST
Responsable de
Actas de Visita en Gestión SST x
SST
Responsable de
Programas de Intervención de Peligros Prioritarios. x x
SST
Responsable de
Revision por la Dirección x x
SST
Responsable de
Protocolo de Bioseguridad COVID-19 x x
SST
Responsable de
Sistemas de Vigilancia Epidemiológica x x
SST
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO CONTROL Y

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Tipo de Documento: Marque con una X el tipo de documento teniendo en cuenta lo
siguiente:
Registro:Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
Documento:Se define como cualquier medio que se utilice para contener información.

Instructivo: Describen, dictan o estipulan los pasos que se deben seguir para realizar
correctamente alguna actividad o trabajo específico
Procedimiento:Es el documento en el cual se encuentran ordenadamente descritas las
etapas de un proceso, como se realizan y quien las efectúa.
Programa:Es un documento que permite planear estrategias a partir de actividades
para lograr objetivos y metas.
Responsable de la custodia: En este espacio escriba el Cargo de la persona
responsable de conservar los documentos.
Tiempo de conservación: Hace referencia al tiempo en años en que la empresa debe
conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST
Medio de conservación: Marque con una X en la casilla correspondiente si se realiza
en Físico o Magnético
Ubicación: Mencione en que sitio (lugar de archivo) esta el documento.

Herramienta de almacenamiento: Marque con una X en la casilla correspondiente si

se realiza en Archivador, Carpeta Física o Carpeta magnética

Dirección y nombre de la herramienta: Relacione la ruta de almacenamiento y la

herramienta seleccionada en la casilla anterior.

Autorizados para consultar el archivo: Indique el cargo o proceso de las personas

autorizadas para consultar el archivo.

Mecanismo para garantizar la conservación del documento:Identifique el respaldo

que se va a usar para garantizar la copia de seguridad de la informacion.
 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y CONSERVACIÓN DE FECHA
ELABORACIÓN:
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:
DOCUMENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 03/01/2018 09/09/2020

OBJETIVO: Conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles;
protegiéndolos contra daño, deterioro o pérdida.

CARACTERÍSTICAS:
° El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores.
° Los documentos y registros resaltados dentro de la matriz deben ser conservados por un período mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.
º Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.
Según los lineamientos del Decreto 1072 de 2015, artículos 2.2.4.6.12. y 2.2.4.6.13

MEDIO DE HERRAMIENTA DE
TIPO DE DOCUMENTO
PROCEDIMIENTO CONSERVACIÓN ALMACENAMIENTO

CARPETA FÍSICA
MECANISMO PARA

ARCHIVADOR
INSTRUCTIVO
DOCUMENTO

MAGNÉTICO

MAGNÉTICA
PROGRAMA RESPONSABLE TIEMPO DE DIRECCIÓN Y AUTORIZADOS
REGISTRO

GARANTIZAR LA

CARPETA
NOMBRE DEL DOCUMENTO DE LA CONSERVA UBICACIÓN NOMBRE DE LA PARA CONSULTAR

FÍSICO
CONSERVACIÓN
CUSTODIA CIÓN HERRAMIENTA EL ARCHIVO
DEL DOCUMENTO

G:\Unidades de .Sistema de
Trabajador
Conceptos de Aptitud de los exámenes médicos Responsable de equipo\AREA informacion web
x 20 años X Gestion Humana X Solicitante
ocupacionales de ingreso, periódico y de retiro SST GESTION HUMANA\ prestador externo de
Confidencial
SST\SGSST2020 examenes medicos.

Historias Clínicas Ocupacionales y resultados de

los exámenes complementarios tales como
Sistema de Sistema de
paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico, Sofware prestador Trabajador
Responsable de información web información web
audiometrías, espirómetros, radiografías de tórax x 20 años X externo de examenes X Solicitante
SST prestador externo de prestador externo de
y en general, las que se realicen con el objeto de medicos. Confidencial
examenes medicos. examenes medicos.
monitorear los efectos hacia la salud de la
exposición a peligros y riesgos

G:\Unidades de
Trabajador
Actas de seguimiento a casos medicos Responsable de equipo\AREA Servidor Central-
x 21 años X X Gestion Humana X X Solicitante
(restricciones y recomendaciones medicas) SST GESTION HUMANA\ Back up
Confidencial
SST\SGSST2020

G:\Unidades de
Resultados de mediciones y monitoreo a los Responsable de equipo\AREA Dueño del proceso Servidor Central-
x 20 años X Gestion Humana X
ambientes de trabajo SST GESTION HUMANA\ Restringido Back up
SST\SGSST2020

G:\Unidades de
Registros de asistencia a capacitación, formación Responsable de equipo\AREA Servidor Central-
x 20 años X X Gestion Humana X X General
y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo SST GESTION HUMANA\ Back up
SST\SGSST2020
 G:\Unidades de
Gestion Humana
Registro de entrega de elementos y equipos de Responsable de equipo\AREA Servidor Central-
x 20 años X X Gestion Humana X X Dueño del proceso
protección personal SST GESTION HUMANA\ Back up
Restringido
SST\SGSST2020

G:\Unidades de
Acta de asignacion del responsable del Diseño del Responsable de equipo\AREA Servidor Central-
x X Gestion Humana X General
SGSST SST GESTION HUMANA\ Back up
SST\SGSST2020

G:\Unidades de
Responsable de equipo\AREA Servidor Central-
Política de Seguridad y Salud en el Trabajo x X Gestion Humana X General
SST GESTION HUMANA\ Back up
SST\SGSST2020

G:\Unidades de
Registros de afiliacion al Sistema de Seguridad Responsable de equipo\AREA Servidor Central-
x X Gestion Humana X General
Social Integral. RRHH GESTION HUMANA\ Back up
SST\SGSST2020

G:\Unidades de
Matriz de Identificación de Peligros, Valoración de Responsable de equipo\AREA Servidor Central-
x x X Gestion Humana X General
Riesgos y Determinación de Controles. SST GESTION HUMANA\ Back up
SST\SGSST2020

Responsable de
Matriz legal x x
SST
Perfil Sociodemográfico de la población Responsable de
x x
trabajadora SST
Responsable de
Diagnóstico de las Condiciones de Salud x x
SST
Responsable de
Plan de Trabajo Anual de SST x
SST
Responsable de
Plan de Capacitación x
SST
Soportes de elección y conformación del Responsable de
x
Vigia/COPASST SST
Responsable de
Actas de Reunión del Vigia /COPASST x
SST
Soportes de elección y conformación del Comité Responsable de
x
de Convivencia SST
Responsable de
Actas de Reunión del Comité de Convivencia x
SST
Responsable de
Reportes de Enfermedades Laborales (FUREL) x
SST
Reportes de Accidentes e Incidentes de Trabajo Responsable de
x
(FURAT) SST
Investigaciones de Enfermedades, Accidentes e Responsable de
x
Incidentes de Trabajo SST
Plan de Prevención, Preparación y Respuesta Responsable de
x x
ante Emergencias. SST
Acta de elección y conformación de la Brigada de Responsable de
x
Emergencia SST
Responsable de
Registros de Inspecciones de Seguridad x
SST
Responsable de
Planes de Acción SST x x
SST
Responsable de
Informes de Gestión SST x
SST
 Responsable de
Actas de Visita en Gestión SST x
SST
Programas de Intervención de Peligros Responsable de
x x
Prioritarios. SST
Responsable de
Revision por la Dirección x x
SST
Responsable de
Protocolo de Bioseguridad COVID-19 x x
SST
Responsable de
Sistemas de Vigilancia Epidemiológica x x
SST