SALV-ADMO-PROC-0003 Procedimiento Combustible

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PROCEDIMIENTO
Código:
SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE COMBUSTIBLE
SALV-ADMO-PRO-003
Fecha elaboración:
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
25/05/2023
Elaborado por: Auditoría y Contraloría Autorizado por: CEO
1. OBJETIVO
Implementar políticas y procedimientos necesarios que eviten el uso excesivo y/o no autorizado de
combustible en el proceso de solicitud, autorización y habilitación de galones de combustible que los
Técnicos de Instalaciones requieren, en el desarrollo de sus actividades relacionadas a visitas y
recorridos originados por servicios solicitados por los clientes de Teletechno, S. A.
2. ALCANCE
Las solicitudes de combustible que efectúen los colaboradores cuando en ambos casos, se conoce con
precisión la ruta y/o distancia de kilómetros a recorrer.
3. FRECUENCIA DE REVISIÓN
Estas políticas y procedimientos se revisarán y actualizarán, en lo que sea necesario, una vez al año
bajo la responsabilidad del Director CTO, Encargado de Back Office y Auditoria, ya sea por cambios
internos en la empresa. Estas políticas y procedimientos pueden ser revisadas en cualquier momento a
requerimiento explícito del CEO.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
• CEO: Chief Executive Officer

• CTO: Chief Technical Officer (CTO)
• PO: Opción del sistema interno para hacer solicitudes de habilitación de combustible.
5. ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
Puesto Responsabilidad/Autoridad
CEO Habilitación en el sistema de BAC FLOTA
Jefe de Preventa Habilitación en el sistema de BAC FLOTA
Contador General Habilitación en el sistema de BAC FLOTA
CTO Autorización de PO, posterior a revisar cumplimiento de atributos
Encargado de Back Office Revisión de atributos de la PO, previó a enviar a revisión del CTO
6. DOCUMENTACIÓN Y SU PERIODICIDAD
Documento Descripción Periodicidad

PO Documento que se crea en sistema ODDO para Diaria y/o Semanal,
solicitar la habilitación de combustible para cubrir según las necesidades
rutas asignadas en atención de requerimientos de
servicios por parte de los clientes
Factura Documento que se adjunta a la PO para documentar Diaria y/o Semanal,
el combustible utilizado según las necesidades
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Imagen de la Captura de pantalla de la aplicación Google Maps, Diaria y/o Semanal,

aplicación que servirá a los Técnicos de Instalación y otros según las necesidades
social de usuarios de vehículos de Teletechno, S. A., para
tránsito evidenciar la distancia de kilómetros a recorrer en la
automotor en atención de las rutas asignadas
tiempo real y
navegación
asistida por
GPS
7. POLÍTICAS
DE LA SOLICITUD DEL COMBUSTIBLE:

1. El Encargado de Back Office, con base a los requerimientos de instalaciones que la empresa
Claro, S. A., le remita en forma diaria para darles atención al día siguiente, delegará a los
Técnicos de Instalación y programará las rutas que estos deberán seguir. Las asignaciones serán
enviadas por medio de WhatsApp a los Técnicos de Instalación asignados.
2. Los Técnicos de Instalación, al tener conocimiento de sus rutas programadas por parte del
Encargado de Back Office, deberán crear inmediatamente en el módulo de “Compras”,
submódulo “Solicitudes de presupuesto” del sistema ODOO, la Orden de Compra (PO),
solicitando la cantidad de combustible que esperan llegar a utilizar para sus traslados hacia los
puntos de las rutas asignadas. El proveedor a utilizar en la creación de la PO será sin excepción
“BAC FLOTA”.
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Fecha elaboración:
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3. Los Técnicos de Instalación, al momento de la creación de la PO deberán dejar indicado en el

texto de la PO, como mínimo la siguiente información:
➢ Producto ([PR/00498] Combustible y lubricantes)

➢ Descripción ([PR/00498] Combustible y lubricantes)
➢ Cuenta analítica que corresponda según el tipo de proyecto
➢ Cantidad de galones que solicitan para cubrir sus rutas
➢ El precio estimado del galón de gasolina tipo “Súper”, vigente a la fecha de la PO
➢ En las notas de las PO deberán consignar los códigos y las cantidades de servicios que
van a atender durante el recorrido
➢ Detalle de la ruta que les ha sido asignada con el kilometraje a recorrer
➢ Los datos del vehículo que se está utilizando (marca, color, placa)
➢ Lectura inicial del odómetro del vehículo a utilizar
➢ Fotografía completa del vehículo a utilizar, como evidencia que el vehículo lo está
recibiendo en buen estado
El día que se finalice el recorrido completo de la ruta asignada, el Técnico de Instalaciones deberá
subir en la PO con la que solicitó y se le autorizó el combustible a utilizar deberá adjuntar a la
misma lo siguiente:
➢ Lectura final del odómetro del vehículo que utilizó

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➢ Fotografía completa del vehículo que utilizó como evidencia que el mismo se devuelve en
buenas condiciones tal y como lo recibió
Adicional a lo indicado, sin excepción, los Técnicos de Instalación deberán adjuntar a las PO, al
momento de su creación en el sistema ODOO, la imagen de una aplicación social de tránsito
automotor en tiempo real y navegación asistida por GPS, para poder justificar la cantidad de
kilómetros a recorrer según la ruta asignada, con todos los destinos a cubrir, incluyendo el
regreso a las oficinas de Teletechno.
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4. Los Técnicos de Instalación informarán por cualquier medio al Encargado de Back Office, la
creación de la PO con toda la información indicada en las políticas anteriores quien validará que
el detalle de la ruta consignada en la PO corresponda a la ruta que asignó y que se haya
adjuntado la imagen de la aplicación social de tránsito automotor en tiempo real y navegación
asistida por GPS donde se muestre la distancia de kilómetros a recorrer.
DE LA AUTORIZACIÓN DEL COMBUSTIBLE:
5. El Encargado de Back Office, después de validar la PO según se establece en la política anterior,

deberá informar por cualquier medio al Chief Technical Officer (CTO) que la PO ha sido elaborada
y revisada.
6. El CTO será responsable de realizar el reproceso de revisar y verificar que las PO hayan sido
completadas y documentadas según las políticas anteriores, para lo cual deberá como mínimo
revisar el cumplimiento sin excepciones de los siguientes aspectos:
➢ Que la fecha de emisión de la PO (fecha de pedido) sea igual a la del día de fecha estimada de
pago y que también sea coherente con la fecha de prevista, en casos excepcionales a juicio del
CTO la fecha de pedido podrá ser menor como máximo dos días a las fechas estimadas de pago
y fecha prevista.
➢ Que la cuenta analítica consignada en la PO este correcta
➢ Que la PO cuente con el desglose por día de los puntos de partida y llegada de las rutas
asignadas, indicando el nombre de las localidades y la cantidad de kilómetros a recorrer
➢ Que se haya adjuntado las imágenes de una aplicación social de tránsito automotor en tiempo
real y navegación asistida por GPS para validar los kilómetros a recorrer.
➢ Que la cantidad de galones solicitada por los Técnicos de Instalación sea coherente a la cantidad
de kilómetros a recorrer, de acuerdo al número de kilómetros por galón que autorice el Chief
Executive Office (CEO), para establecer el rendimiento del combustible por kilómetro recorrido,
el cual se ha estimado en 35.
➢ Para establecer la coherencia de la cantidad de galones solicitados se aplicará la siguiente
fórmula:
Cantidad de Kilómetros a recorrer / 35
7. El CTO autorizará la PO únicamente cuando se haya cumplido satisfactoriamente con lo indicado

en la política anterior, para que se habilite en la tarjeta de crédito a cargo de los Técnicos de
Instalación, la cantidad de galones de combustible solicitados; caso contrario la rechazará y los
Técnicos de Instalación deberán realizar las correcciones que corresponda.
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8. En el caso que los Técnicos de Instalación, por motivos de trabajo y causas fuera de su
responsabilidad, requieran realizar recorridos adicionales a sus rutas programadas, lo deberán
informar inmediatamente al CTO para que este autorice dicho recorrido, debiendo enviar
imágenes de una aplicación social de tránsito automotor en tiempo real y navegación asistida por
GPS para validar los kilómetros a recorrer y se puedan tener derecho a su liquidación.
9. En el caso de los Técnicos de Instalación, que no cuenten con vehículo propio o asignado
10. por Teletechno, S. A., estos se trasladarán en bus, pudiendo cobrar los pasajes al precio de
mercado de los mismos y no tendrán derecho a cobrar depreciación de vehículo ni solicitar
combustible. Para efectos de cobro de pasajes en bus se deberá observar lo indicado en las
políticas de viáticos.
DE LA CARGA DEL COMBUSTIBLE:

11. El Contador de Teletechno, S. A., en forma diaria con la frecuencia que considere apropiada,
revisará en el sistema ODOO en el módulo de Compras que todas la PO por combustible que
presenten estado de “Pedido de Compra” estén autorizadas por el CTO, en cuyo caso procederá
a habilitar la cantidad de galones autorizados en el sistema de BAC Flota, en función de la
disponibilidad de galones con que cuente cada vehículo.
Los Ejecutivos de Teletechno, S. A., que contarán con usuario con privilegio para habilitar la
cantidad de galones de combustible autorizados por el CTO a los Técnicos de Instalación serán:
• CEO
• Jefe de Preventa
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• Contador General
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DE LA LIQUIDACIÓN Y REGISTRO CONTABLE DE LA ORDEN DE COMPRA:
12. Los Técnicos de Instalación el mismo día que carguen combustible deberán subir a la PO creada
donde se solicitó el combustible, una imagen de la factura emitida por la estación de servicio, la
cual en todos los casos deberá estar emitida a nombre de Teletechno, S.A.
13. El Contador de Teletechno, S. A. deberá revisar que la sumatoria de los galones de combustible
consignados en las facturas correspondan a la cantidad de galones que fueron autorizados y
habilitados, haciendo una suma de los galones según facturas y cotejarlo conta el dato de
combustible habilitado según la PO.
14. En el caso que los galones de combustible utilizados sean diferentes a los que indique la PO que
fue autorizada, los Técnicos de Instalación deberán editar la información de galones con el
propósito que la PO pueda cerrarse en el sistema ODOO.
15. El Contador de Teletechno, S. A., en el módulo de compras, submódulo de solicitudes de

presupuesto del sistema ODOO, creará la factura por combustible que el Técnico de
Instalaciones haya subido y creará el registro contable con el cargo a la cuenta de gasto de
combustible, la cuenta contable de gasto del IDP, la cuenta contable del Impuesto al Valor
Agregado por Cobrar, todo con abono a la cuenta contable del proveedor (BAC FLOTA)
16. El Contador de Teletechno, deberá crear en el sistema ODOO, en el módulo de compras,

submódulo de solicitudes de presupuesto la liquidación que consiste en la agrupación de las
facturas de todas la PO por combustible para generar la obligación del pago de la tarjeta de
crédito (BAC FLOTA). En este momento el contador deberá asegurarse que la fecha estimada
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de pago en todas las PO en dónde se solicitó combustible concuerde con la fecha en que se
realizará el pago.
17. El Contador de Teletechno, S. A. creará en el módulo de Contabilidad, submódulo Proveedores,

opción “Pagos”, del sistema ODOO para su autorización y liberación por parte del CEO el pago
de la tarjeta de crédito, cual debe quedar reflejado en el estado de cuenta de la tarjeta de crédito,
el cual deberá coincidir sin excepción con el monto de la liquidación.
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DE LOS CASOS EXTRARODINARIOS:
• Cualquier asunto relacionado a la autorización para la habilitación de galones de

combustible deberá ser elevado y sometido a consideración del CEO y del jefe de
Preventas para su análisis y resolución.
8. PROCEDIMIENTO
Paso Actividad Responsable Periodicidad Resultado esperado
Encargado de Back Office asigna rutas y

Diaria y/o cuando Asignación correcta
1 proyectos con base al requerimiento de Back Office
corresponda de los proyectos
servicios solicitado por los clientes
Que la PO creada por

Técnico de Instalación crea en el sistema el Técnico de
ODOO la Orden de Compra (PO) con Instalación muestre
Técnico de Diaria y/o cuando
2 todos los campos e información todos los campos e
Instalación corresponda
requeridos, solicitando el combustible información
calculado según las políticas autorizadas requeridos en las
políticas autorizadas
Que las PO sean

revisadas correcta e
Técnico de Instalación informa por inmediatamente para
cualquier medio disponible al Encargado Técnico de Diaria y/o cuando no retrasar la atención
3
de Back Office que la PO esta creada y Instalación corresponda de los requerimientos
lista para revisión. de servicios
solicitados por los
clientes
Que las PO sean

Encargado de Back Office revisa que las
inmediatamente para
rutas consignadas en la PO creada por el
Encargado de Diaria y/o cuando no retrasar la atención
4 Técnico de Instalación, sean las que
Back Office corresponda de los requerimientos
asignó y que la cantidad de kilómetros a
de servicios
recorrer sea coherente con el recorrido
solicitados por los
clientes
Que las PO sean

Encargado de Back Office informa por inmediatamente para
cualquier medio disponible al CTO que Encargado de Diaria y/o cuando no retrasar la atención
5
autorice la PO creada por el Técnico de Back Office corresponda de los requerimientos
Instalación de servicios
solicitados por los
clientes
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Que la PO esté libre

de errores u
omisiones en su
contenido.
CTO revisa que la PO revele toda la
Diaria y/o cuando
6 información y documentos que la política CTO
corresponda Impedir el uso
requiere.
indebido del
combustible requerido
por los Técnico de
Instalación.
Contador de Teletechno, S. A. en forma Que el Contador de

diaria con la frecuencia que considere Teletechno, S. A. no
apropiada, revisa en el sistema ODOO en Contador de habilite en el sistema
Diaria y/o cuando
7 el módulo de Compras que todas la PO Teletechno, de FLOTA BAC el
corresponda
por combustible que presenten estado de S. A. combustible requerido
“Pedido de Compra” estén autorizadas si la PO no cuenta con
por el CTO autorización del CTO
Que los Técnico de

Instalación cuenten
con los recursos
Contador de Teletechno, S. A., habilita el Contador de necesarios para
Diaria y/o cuando
8 combustible según la PO autorizada por Teletechno, atender los
corresponda
el CTO S. A. requerimientos de
servicios de los
clientes de forma
adecuada y oportuna
Que las PO queden

Técnico de Instalación el mismo día que
debidamente
carga combustible sube a la PO creada
Técnico de Diaria y/o cuando documentadas con la
9 donde se solicitó el combustible, una
Instalación corresponda o las facturas que
imagen de la factura emitida por la
liquidan el
estación de servicio
combustible solicitado
El Contador de Teletechno, S. A. revisa Que el Contador de

que la sumatoria de los galones de Teletechno, S. A. se
combustible consignados en la o las asegure que la suma
Contador de
facturas que suben los Técnico de de los galones según
10 Teletechno, Cuando corresponda
Instalación corresponda a la cantidad de facturas corresponda
S. A.
galones que fueron autorizados y a los que se
habilitados habilitaron según la
PO
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Que la PO pueda
Técnicos de Instalación editan la
cerrarse en el sistema
información de galones con el propósito
una vez finalizado el
que la PO pueda cerrarse en el sistema Técnico de
11 Cuando corresponda recorrido por atención
ODOO, esto en el caso que los galones Instalación
de los servicios
de combustible utilizados sean diferentes
requeridos por los
a los que indique la PO
clientes
Que el gasto por

El Contador de Teletechno, S. A., crea la combustible además
factura por combustible que el Técnico de Contador de de estar soportado
12 Instalaciones haya subido y crea el Teletechno, Cuando corresponda con la factura
registro contable con las cuentas S. A. correspondientes,
contables correctas quede registrado
adecuadamente
Que exista control del

El Contador de Teletechno, crea la
pago adecuado,
liquidación agrupando las facturas de Contador de
completo y oportuno
13 todas la PO por combustible para generar Teletechno, Mensual
del combustible
la obligación del pago de la tarjeta de S. A.
autorizado a los
crédito (BAC FLOTA)
Técnico de Instalación
Que exista control del

El Contador de Teletechno, S. A. crea el pago adecuado,
Contador de
pago correspondiente para su completo y oportuno
14 Teletechno, Mensual
autorización y liberación por parte del del combustible
S. A.
CEO autorizado a los
Técnico de Instalación
Que el pago se
efectué en la fecha
CEO autoriza y efectúa el pago de la que se haya creado
tarjeta de crédito con la que se liquida el par evitar
15 CEO Mensual
combustible autorizado a los Técnico de incumplimientos en el
Instalación pago, lo que ocasiona
costos y gastos
innecesarios.
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9. FLUJOGRAMA
Back Office Técnico de Instalación CTO Contador / CEO
Inicio 2 Crea Orden

de Compra (PO)
según políticas 7. En forma diaria
autorizadas 6. CTO revisa con la frecuencia que
1. Encargado de
que la PO considere apropiada,
Back Office
revele toda la revisa que todas la
asigna rutas y
información y PO por combustible
proyectos
documentos con estado de
3. Informa por
que la política “Pedido de Compra”
cualquier
requiere estén autorizadas
medio
4. Encargado de disponible al
Back Office Encargado de
revisa que las Back Office que
rutas la PO esta
creada 8. Habilita el
consignadas en
combustible según la
la PO estes
PO autorizada por el
correctas
CTO
5. Informa por
cualquier
medio
disponible al
Encargado de
Back Office que
la PO esta
creada
9. Sube a la PO
creada donde
se solicitó el
combustible,
una imagen de
la factura 10. Revisa que la
emitida por la sumatoria de los galones
estación de de combustible
servicio consignados en la o las
facturas sea igual a la
cantidad de galones que
fueron autorizados y
habilitados
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PROCEDIMIENTO
Código:
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Fecha elaboración:
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Back Office Técnico de Instalación CTO Contador / CEO
12. Crea la factura por

11. Si procede edita en la combustible que el
PO la información de Técnico de Instalaciones
cantidad de galones haya subido y crea el
utilizados registro contable con las
cuentas contables
correctas
13. Crea la liquidación

agrupando las facturas
de todas la PO por
combustible para
generar la obligación del
pago de la tarjeta de
crédito (BAC FLOTA)
14. Crea el pago

correspondiente para su
autorización y liberación
por parte del CEO)
15. CEO autoriza y

efectúa el pago de la
tarjeta de crédito de la
liquidación que sube el
Contador de Teletechno,
S. A.
Fin
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PROCEDIMIENTO
Código:
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Fecha elaboración:
25/05/2023
10. CONTROL DE CAMBIOS
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Lic. Roberto Carlos Flores

001 25/05/2023
Ramírez (Auditoría)
Autorizado
Emanuel de Lucia
CEO

SALV-ADMO-PROC-0003 Procedimiento Combustible

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• CEO: Chief Executive Officer

Documento Descripción Periodicidad

Imagen de la Captura de pantalla de la aplicación Google Maps, Diaria y/o Semanal,

DE LA SOLICITUD DEL COMBUSTIBLE:

3. Los Técnicos de Instalación, al momento de la creación de la PO deberán dejar indicado en el

➢ Producto ([PR/00498] Combustible y lubricantes)

➢ Lectura final del odómetro del vehículo que utilizó

DE LA AUTORIZACIÓN DEL COMBUSTIBLE:

5. El Encargado de Back Office, después de validar la PO según se establece en la política anterior,

7. El CTO autorizará la PO únicamente cuando se haya cumplido satisfactoriamente con lo indicado

DE LA CARGA DEL COMBUSTIBLE:

DE LA LIQUIDACIÓN Y REGISTRO CONTABLE DE LA ORDEN DE COMPRA:

15. El Contador de Teletechno, S. A., en el módulo de compras, submódulo de solicitudes de

16. El Contador de Teletechno, deberá crear en el sistema ODOO, en el módulo de compras,

17. El Contador de Teletechno, S. A. creará en el módulo de Contabilidad, submódulo Proveedores,

DE LOS CASOS EXTRARODINARIOS:

• Cualquier asunto relacionado a la autorización para la habilitación de galones de

Paso Actividad Responsable Periodicidad Resultado esperado

Encargado de Back Office asigna rutas y

Que la PO creada por

Que las PO sean

Que las PO sean

Que las PO sean

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Que la PO esté libre

Contador de Teletechno, S. A. en forma Que el Contador de

Que los Técnico de

Que las PO queden

El Contador de Teletechno, S. A. revisa Que el Contador de

Paso Actividad Responsable Periodicidad Resultado esperado

Que el gasto por

Que exista control del

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Back Office Técnico de Instalación CTO Contador / CEO

Inicio 2 Crea Orden

Back Office Técnico de Instalación CTO Contador / CEO

12. Crea la factura por

13. Crea la liquidación

14. Crea el pago

15. CEO autoriza y

10. CONTROL DE CAMBIOS

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