FSI-Resumen-TEMA2.

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Fundamentos de Sistemas de Información

2º Grado en Ingeniería Informática en Sistemas de Información

Escuela Politécnica Superior

Universidad Pablo de Olavide

Reservados todos los derechos.

No se permite la explotación económica ni la transformación de esta obra. Queda permitida la impresión en su totalidad.
 Nuria Mir García

FUNDAMENTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

TEMA 2 - SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIALES

2.1 - Introducción a los Sistemas de Información empresariales

1 - Conceptos básicos de Sistema de Información

Un sistema de información (SI) es un sistema para gestionar la información.

➔ Sistema: conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente

contribuyen a determinado objeto
➔ Gestionar: hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o deseo
➔ Información: conjunto organizado de datos.

Diferencia entre datos, información y conocimiento:

Datos:

- representaciones simbólicas de un atributo de una entidad

- Información dispuesta de manera adecuada

Información: datos con un contexto.

Conocimiento: resultado del aprendizaje

- proceso por el que descubrimos información que no se da de forma directa

¿Para qué sirve un Sistema de Información?

Un Sistema de Información sirve para procesar la información que recibe y

generar determinada información derivada de la misma. Podemos ver un SI
como una fábrica que recibe materias primas y produce productos
manufacturados.

¿Cómo realiza el sistema su cometido?

1) Entrada de datos ⇒ “alimentación” del sistema

2) Almacenamiento de la información ⇒ “toma nota” de la información
3) Procesamiento de la información ⇒ “trabaja” con la información
4) Salida de datos ⇒ información procesada

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Modelo contemporáneo Laudon & Laudon.

“Un Sistema de Información definido técnicamente es un conjunto de

componentes interrelacionados que recopilan, procesan, almacenan, y distribuyen
información para soportar la toma de decisiones y el control en la organización”

Elementos de este modelo:

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1. Dato
2. Información
3. Entrada
4. Procesamiento
5. Salida
6. Retroalimentación

2 - Tipos de Sistemas de Información

Empresariales

- Son los más comunes

- Son los que más mercado tienen

Hay otros tipos de sistemas de información como geográfica, de recuperación de

información o de análisis y modelado inteligente de datos.

Eficiencia y eficacia

● Eficacia: medida en la que un sistema alcanza los objetivos que persigue

(sinónimo de efectividad)
- Por ejemplo, un programa que calcula una media aritmética, si
devuelve siempre el resultado correcto es 100% eficaz (efectivo). Si
diez de cada cien veces devuelve un resultado incorrecto, tiene un
90% de eficacia.

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 Nuria Mir García

● Eficiencia: medida en la que un sistema utiliza recursos para alcanzar los

objetivos. Es independiente de la eficacia.
- Por ejemplo, en este caso el programa que gaste menos recursos en
un menor intervalo de tiempo será el más eficiente.

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Sistemas para el Procesamiento de Transacciones

Dedicados a procesar la información operativa que se produce en una empresa.

➔ Se conocen como TPS (Transaction Processing System)

➔ Son los más comunes y usados en el entorno empresarial
➔ Los usan los trabajadores “base”.

Transacción: evento que se produce dentro de la operativa de la empresa:

- Pago de factura
- Cargo de gasto
- Compra de material

Sistemas de Información Gerencial

Sistema de información, los cuales se conocen como MIS (Management

Information System) que ayuda a desempeñar la tarea a los gestores o gerentes
de las organizaciones.

Analizan los datos operacionales para ofrecer a los gerentes información necesaria
para realizar su función.

Se les conoce como MIS (Management Information Systems).

Sistemas de Soporte a las Decisiones

Sistemas que sirven de apoyo a los gestores para la toma de decisiones.

Analizan diversas variables para ayudar a estimar el impacto de la toma de una

decisión en un sentido u otro.

Se les conoce como DSS (Decision Support Systems).

Sistemas de Información Ejecutiva

Sistemas de información que permiten a los ejecutivos conocer el estado actual

de funcionamiento de una empresa.

Muestran de forma sencilla (e incluso gráfica) cómo va la empresa en diversos

aspectos.

Se les conoce como EIS (Enterprise Information Systems).

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Organización jerárquica de los tipos de sistemas de información:

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3 - Funcionalidades de los Sistemas de Información
El origen de los problemas de integración

Las compañías han seguido el modelo de los silos (trabajadores separados por
departamentos).

Están divididas en unidades funcionales (contabilidad y finanzas, producción,

RRHH, ventas y marketing).

La dirección coordina la interacción entre ellas.

Problemas del modelo funcional

➔ Es un modelo muy vertical: exige más personal y por lo tanto el flujo de

información desde donde se genera hasta donde se necesita es muy lento.
➔ Impide a las empresas reaccionar rápidamente ante los cambios (factor
más importante para el éxito de una empresa)
➔ Las áreas funcionales son interdependientes: para realizar sus funciones
cada área necesita información de las otras

Una mejor integración de las áreas funcionales significa:

- Mejor comunicación
- Mejor flujo de información
- Optimización de costes
- Agilidad empresarial

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Problemas técnicos en la integración

Los sistemas de información de cada departamento tienen formatos propios para

almacenar la información.

El intercambio de información muchas veces es un proceso manual (muy

costoso).

Inicio de la integración de los sistemas de información

Se desarrolla el estándar EDI (Electronic Data Interchange) para intercambio de

documentos de negocio entre SI de diferentes compañías.

Se desarrollan productos específicos para integrar los sistemas de información:

Middleware

- Son una verdadera industria

- El desarrollo de estas herramientas suele ser “artesanal”
- Son parches que deben ajustarse cuando los SI cambian
- Capacidad de compartir información limitada
- Se modifica si se quiere realizar alguna iniciativa nueva no cubierta

Procesos de negocio

Conjunto de actividades que, dadas determinadas entradas, generan una salida o

un producto valioso para el consumidor.

Desde el punto de vista de los procesos de negocio permite ver la empresa en

términos productivos.

Requisitos:

● Compartir datos entre áreas funcionales

● Al compartir datos entre áreas hay mayor eficiencia y efectividad en los
procesos de negocio
● Un manejo de negocios efectivo requiere acceder a información actualizada

Marketing y Ventas

- Recibe los pedidos de los clientes

- Determina el precio de los productos
➢ Se determina conociendo el coste de una unidad más un margen de
beneficio
➢ Se necesita información de Fabricación y de Contabilidad y Finanza
- Necesita interactuar con Recursos Humanos

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● Entradas
○ Datos de los clientes
○ Datos de los pedidos
○ Previsiones de ventas
○ Costos de producción por unidad
○ Costos de dietas para viajes (comerciales)
● Salidas

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○ Estrategias de ventas
○ Precios de productos
○ Necesidades de personal

Fabricación

Realizar planes de producción adecuados a las necesidades:

- Necesidad de datos actuales y previstos sobre las ventas

- Si tenemos datos precisos sobre las ventas, el stock suele mantenerse bajo
y se ahorran costos de almacenamiento

Los datos de producción son útiles para distintos departamentos

- Contabilidad y Finanzas: conocer cuántos recursos se han utilizado ya

- Ventas y Marketing: conocer cuánto se ha producido
- RRHH: conocer las necesidades del personal

● Entradas
○ Ventas de productos
○ Planes de producción
○ Niveles de inventario
○ Políticas de contratación temporal de personal

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● Salidas
○ Órdenes de materias primas y empaquetado
○ fechas de finalización/envío de productos en fabricación
○ Informes de producción e inventario
○ Necesidades de personal

Contabilidad y Finanzas

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- Registra las transacciones, los pagos pendientes y cuanto se pide de
materias primas.
- Resumen información y generan informes sobre el estado económico de la
empresa y su rentabilidad.
- Interaccionan con otras áreas

• Entradas
o Pagos de clientes
o Facturas
o Información de ventas
o Datos de producción e inventario
o Nóminas y gastos de personal
• Salidas
o Pagos a proveedores
o Informes financieros
o Créditos de los clientes

Recursos Humanos

- Previsiones fiables para la búsqueda de nuevos empleados

- Conocer las habilidades necesarias para cada puesto y el coste por cada
función
- Observar las leyes vigentes con relación a la contratación, salarios, despidos,
etc.

• Entradas
o Previsiones de personal
o Datos sobre las habilidades requeridas en cada puesto
• Salidas
o Compensación de los empleados
o Evaluación de los empleados
o Formación y certificación de empleados
o Cumplimiento de normativa

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3 - Sistemas de Información disponibles en el mercado

ERP

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un SI Integrado que integra y

automatiza las operaciones de una empresa dentro de su cadena de suministro.

Es el software principal sobre el que una compañía se gestiona con las

Reservados todos los derechos. No se permite la explotación económica ni la transformación de esta obra. Queda permitida la impresión en su totalidad.
características:

➔ Coordina la información en los diferentes procesos de negocio

➔ Es un único SI para toda la compañía
➔ Usa una base de datos centralizada para facilitar compartir la información
➔ Tenemos información actualizada en tiempo real de todos los
departamentos de la compañía

Funciones de un ERP

● Reemplazar diferentes paquetes de software por uno único

● Garantizar que un dato es introducido solo una vez en el sistema
● Asegurar la integración y transparencia. El dato estará disponible para todos
los departamentos automáticamente y en tiempo real

Ventajas de un ERP

● Transparencia: visión global de los procesos, superando barreras entre

departamentos.
● Reducción de coste por ahorro de tiempo y reducción de errores debido
a:
○ mejora de las herramientas de control
○ mejora de las herramientas para el análisis y toma de decisiones
○ se evitan duplicidades en la entrada de datos
○ se automatiza la actualización de información en tiempo real
○ reducción del tiempo de entrega pedidos 🡢 cliente feliz 🡢 + ventas
○ reducción de costes de mantenimiento de sistemas
○ reduce los costos y mejora la eficiencia operacional

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Instalación de un ERP

La instalación ERP es un proceso complejo que puede llevar años. Son tan
complejos que una sola persona ni puede entender todo el sistema. Se debe
realizar un estudio previo para determinar sus necesidades.

¿Cuánto cuesta un ERP?

No se puede dar una cifra. Desde cientos de miles hasta millones de euros.
Depende del tamaño de la compañía y de las necesidades de estas.

Adaptabilidad de un ERP

Son adaptables, pero hacer grandes cambios es costoso y puede ser

contraproducente. El software está diseñado para seguir buenas prácticas
empresariales.

¿Es un ERP la solución a todos los problemas?

Un ERP no puede dar cura a problemas fundamentales que ya existían en la

gestión de un negocio.

Leer temas 2.2 y 2.3 porque son ejemplos con una empresa específica.

Resumen temas 2.2 y 2.3:

Los CRM (Customer Relationship Management) son un tipo de SI para gestionar la
relación de una compañía con sus clientes:

- Marketing personalizado
- Gestión de campañas de ventas
- Automatización de call centers

En la gestión de marketing y ventas, los SI integrados pueden optimizar los procesos

de negocio. El uso de un ERP automatiza el proceso de las órdenes de venta. El uso
de CRM optimiza la gestión y las estrategias de ventas de una compañía.

Un SI integrado, como un ERP puede mejorar la eficiencia en los procesos de

producción:

- Permite obtener buenas previsiones de ventas

- Realiza planificaciones de producción a diversos niveles de detalle
- Planifica los requisitos de materiales
- Gestiona automáticamente la relación con los proveedores

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