Programa de Especialización en Compliance y Buenas

Prácticas

Trabajo - Módulo II
Aplicación de Políticas de Cumplimiento e
Integridad en la
Universidad Castañeta

INTEGRANTES:
CASTAGNOLA SANCHEZ, JOSE
CHANG CAVERO, LUIS
DIAPIZ LLANOS YERSSON
DE LA CRUZ SOTO, CAROL
DIAZ BURGOS, ALICIA
3.1 Política Anticorrupción

La Organización prohíbe y rechaza cualquier acto de soborno o práctica de corrupción

en general. Prohíbe tajantemente y sanciona a los colaboradores que se involucren en
la realización de estos actos por ser contrarios a sus valores y prohibido en el Código
Ética y Conducta de la Organización. Asimismo, la Organización promueve y fomenta
una cultura de cumplimiento y practica ética en el desarrollo de su actividad
empresarial.

Los Facilitation payments o pagos de facilitación son pagos de pequeñas sumas de

dinero u honorarios solicitados por funcionarios gubernamentales para agilizar o
facilitar la realización de trámites gubernamentales de rutina. Los colaboradores están
prohibidos de ofrecer o aceptar un Facilitation payment por ser considerados como
actos de corrupción conforme nuestra normativa penal.

Adicionalmente, los colaboradores de la Organización, que por su encargo interactúen

con servidor o funcionario público, deberán actuar con probidad y transparencia,
siempre respetando el marco legal vigente y evitando cualquier acción que pueda
interpretarse como un acto de soborno o práctica de corrupción en general.

En caso los colaboradores, socios comerciales, contratistas, consultores o

proveedores tengan conocimiento o indicios de actos de soborno o prácticas de
corrupción en general lo comunicarán al Encargado de Prevención de manera directa
o mediante la herramienta denominada “Compliance: Canal de Denuncias” ubicado en
la página web de la Organización (https://www.uc.edu.pe) o el correo
oficial.cumplimiento@uc.edu.pe. La inobservancia de esta disposición podrá acarrear
responsabilidad también para el que omite comunicar

La Organización se abstendrá de mantener relaciones comerciales con personas o

con empresas cuyos representantes se encuentren sentenciados por delitos de
Corrupción Pública o Privada. La Organización mantendrá libros y registros contables
de los egresos de dinero y recursos para la compra y pago de bienes y servicios,
independientemente de su importe, exigiéndose el debido sustento para acreditar su
ingreso y uso. Estos egresos deberán contar con la autorización del responsable del
área funcional involucrada y otro funcionario de rango gerencial. Se prohíbe
tajantemente crear o mantener fondos o cajas chicas sin registro contable de egresos
y uso legal de sus fondos.

Las estipulaciones de la presente Política alcanzarán inclusive la negociación y

suscripción de adendas, conformidades de servicio, liquidaciones o cualquier
documento que modifique o se suscriba durante la ejecución de un contrato celebrado
con la Organización. Las cooperaciones y/o patrocinios de actividades deportivas o
culturales no están prohibidas, siempre que no se realicen con la intención de influir
para obtener o retener negocios, alcanzar una ventaja en estos o, en general, para
premiar una decisión favorable a la Organización o terceros; asimismo deberán
realizarse con cumplimiento de la presente Política Anticorrupción.

La Organización no realiza ninguna donación política en su condición de empresa. Sin

embargo, sus colaboradores pueden optar por realizar donaciones con sus propios
ingresos, pero sin la intención de influenciar a cualquier tercero para beneficio de la
Organización o de cualquier otra forma que pueda dar la impresión de que se ha
pretendido ejercer dicha influencia.

3.2 Política Anti Fraude

Los colaboradores de la organización deberán evitar toda forma de engaño de manera

deliberada hacia cualquier persona o grupo de interés para obtener un beneficio
ilegítimo o para eludir o evadir obligaciones legales o normas internas.

La alta Dirección condena todo acto intencional, método o artificio cometido de manera
individual, colectiva o con participación de terceros para ocultar actos indebidos o no
autorizados y que se condigan con los valores de la empresa.

Además, sin importar el beneficio que pueda obtener la organización, los funcionarios,
trabajadores, terceros relevantes producto de fraude, así sea este material
(apropiación, ganancias o ahorros) o moral (como obligación, voluntad de ser
reconocido o preservar una reputación); o se esté realizando como una acción u
omisión, dichas conductas serán severamente sancionadas.

Se deberá respetar las normas de libre competencia, las disposiciones legales y dar
cumplimiento estricto de los principios contables, evitando la manipulación de los
estados financieros incurriendo en alteración, distorsión o presentación de información
falsa de las cuentas y registros que no reflejen el valor razonable frente a las
operaciones y transacciones realizadas.

Queda terminantemente prohibido los pagos de facilitación (Coimas) o pagos no

oficiales e impropios de pequeños montos a trabajadores para obtener o agilizar la
realización de trámites de rutina o a inducir a funcionarios y trabajadores o a otras
terceras partes para que realicen funciones o trámites que como función están en la
obligación de hacer, tales como expedición de diversos permisos, licencias, entre
otros.

3.3 Política de Regalos, Donaciones y Contribuciones Políticas

La entrega o recepción de regalos no está prohibida por la Organización, siempre que

se efectúen observando las siguientes disposiciones:

 Deben realizarse previo reporte y autorización de la gerencia correspondiente,

siempre que el monto del regalo no supere el valor de S/. 500 (quinientos con
00/100 soles). En caso el regalo exceda el monto antes mencionado, se requerirá
la autorización expresa del Encargado de Prevención.
 No se realicen con la intención de influir para obtener o retener negocios, alcanzar
una ventaja en estos o, en general, para premiar una decisión favorable a la
Organización o terceros.
 No se realicen para obtener o retribuir favorecimiento alguno de servidor o
funcionario público, sea por una decisión adoptada o por adoptar.
 Se realicen con la exclusiva finalidad de ofrecer un presente protocolar o ser
acorde a los usos y costumbres.
 No incluya efectivo o equivalente.
 Se realicen de forma pública y cumpliendo con las formalidades y procedimientos
dispuestos por los involucrados o las leyes vigentes.
 No se requerirá aprobación, siempre que sean regalos habituales tales como
lápices, lapiceros o llaveros de escaso valor ofrecidos en las instalaciones de la
Organización o de terceros, en el marco de una reunión de negocios.

En cuanto a las donaciones, no se encuentran prohibidas en la medida que se realicen

acatando las siguientes disposiciones:
 Deberá efectuarse con transparencia y pleno acatamiento del marco legal de la
materia.
 No debe hacerse para burlar las disposiciones sobre regalos u hospitalidades
de la Organización.
 Debe dirigirse exclusivamente a comunidades, organizaciones, autoridades o
gobiernos locales de la zona de influencia de la Organización, previa
verificación que sean entidades registradas como perceptoras de donaciones.
 Debe hacerse con la finalidad de ofrecer un beneficio a la seguridad y calidad
de vida de la población de la zona de influencia.

Queda prohibida entregar donaciones o financiar organizaciones políticas. Si bien esta

Política aborda una serie de situaciones que los colaboradores, socios comerciales,
contratistas, consultores o proveedores pueden enfrentar, no es posible que se cubran
todas las situaciones que puedan presentarse. Si no está seguro sobre la forma
correcta de actuar o tenga conocimiento de hechos que reportar, es imperativo
consultar o reportar tales situaciones al Encargado de Prevención de manera directa o
mediante los canales de comunicación de la Organización.

3.4 Política Anti LAFT

La organización tiene el compromiso establecer un ambiente de control adecuado

con el fin de evitar directa o indirectamente actividades ilícitas en el marco de la
lucha contra el Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo (LAFT).

En ese sentido, se rechaza cualquier operación que considere proveniente de

diversas actividades ilícitas; por lo que, no se hará negocios con empresas o
personas cuyas identidades no puedan ser confirmadas o que no cuenten con toda
la información requerida, que proporcionen información falsa o que contenga
inconsistencias que no puedan ser sustentadas.

El Oficial de Cumplimiento será responsable de vigilar y difundir el conocimiento y

cumplimiento de las políticas establecidas para la organización . Los
procedimientos de control, registro y análisis que se practiquen a las operaciones,
así como de los informes que se envíen a las autoridades competentes, son
considerados como información de carácter reservado.

Todos los colaboradores están obligados a reportar oportunamente al Oficial de

Cumplimiento, cualquier acto inusual o sospechosa para su correspondiente
evaluación y posterior reporte por parte de éste a las autoridades competentes, de
ser el caso.

Si como resultado de una debida diligencia se descubriera que existe alguna

relación o vínculo entre clientes y funcionarios de la organización, la relación
comercial será suspendida.
 De este modo, la organización se reserva el derecho de mantener relaciones
comerciales o financieras con proveedores que tengan indicios o investigaciones
relacionadas con LAFT, o aquellos que pudieran poner en riesgo la reputación de
la organización-

Finalmente, cualquier acto identificado como sospechoso por el Oficial de

Cumplimiento debe ser reportado a la Unidad de Inteligencia Financiera de la
Superintendencia de Banca y Seguros a través de Reportes de operaciones
Sospechosas (ROS).

3.5 Política de Debida Diligencia

La organización se compromete a emplear la Debida Diligencia con clientes,

proveedores, colaboradores e intermediarios honestos, que compartan los mismos
valores.

Por lo que aplicará Controles No Financieros tales como:

 Establecer procesos adecuados de verificación y calificación previa de
colaboradores, proveedores, representantes, asesores y terceras personas con las
que se tercerice actividades derivadas del objeto social de la Organización, a fin de
avalar su idoneidad y verificar la inexistencia de antecedentes penales o judiciales,
o procesos penales en curso por Corrupción, Lavado de Activos o Financiamiento
del Terrorismo.
 No iniciar relaciones comerciales con personas o empresas cuyos representantes
tengan condenas por la comisión de delitos de Corrupción, Lavado de Activos o
Financiamiento del Terrorismo.
 Evaluar la necesidad y legitimidad de los servicios brindados por un socio de
negocios. Establecer procedimientos para verificar si los servicios prestados
fueron llevados de modo correcto.
 Establecer que los fondos destinados para la investigación en materia de gestión,
ciencia y tecnología, entre otros, no sean utilizados para actos de Corrupción,
Lavado de Activos o Financiamiento del Terrorismo.
 Verificar que las donaciones, en favor de la Organización, tengan origen lícito.
Asimismo, corroborar que las donaciones sean utilizadas con la finalidad de
promover la educación, ciencia, tecnología o el deporte y la voluntad expresada
por el benefactor o donante.
 Conocer y cumplir con los mecanismos y procedimientos establecidos en el
Manual para la Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo.
 Evaluar la necesidad y legitimidad de contratar a un tercero representante,
intermediario o consultor, teniendo en cuenta: i) Si los servicios de esta persona
son necesarios; ii) Si la persona propuesta es la indicada para desempeñar las
funciones; y iii) Si la remuneración ofrecida es apropiada.
 Los pagos de comisiones a un tercero representante, intermediario o consultor
deben ser debidamente contabilizados. Estos pagos deberán realizarse
observando lo planteado en la Política Anticorrupción y de Prevención de Lavado
de Activos.
 Establecer procedimientos para verificar si los pagos que se realizaran son
adecuados y proporcionales al servicio brindado.
 Determinar de manera adecuada la separación de funciones de los colaboradores
que participan en la adquisición de bienes y servicios, incluida la supervisión y
aprobación de dichos contratos.
 Establecer directivas o documentos guía para los trabajadores y personal
involucrado en los procesos no financieros a fin de facilitar su labor y la
identificación de riesgos penales.
 Incorporar en los contratos que suscriba la Organización una Cláusula
Anticorrupción que proteja a la Organización y su Alta Dirección de las
consecuencias de actos de corrupción efectuados por la otra parte.

Asimismo, se aplicará los siguientes Controles financieros:

 Establecer separación de funciones en los procedimientos de pagos.
 Establecer niveles de aprobación de pagos.
 Establecer mecanismos de verificación de la asignación, trabajo y verificación de
servicios para determinar que se hayan brindado de modo correcto.
 Establecer la aprobación de pagos con más de dos firmas.
 Documentar la aprobación de pagos.
 Restringir el uso de dinero en efectivo.
 Implementar revisiones periódicas en las operaciones financieras.
 Implementar auditorias financieras internas periódicas.
 Requerir la suscripción de declaración jurada de origen de capital y recursos a
proveedores, socios comerciales, representantes y, si el caso lo amerita, a clientes.

3.6 Política de Incentivos y Reconocimientos del Personal

La Organización tiene el compromiso de reconocer el desempeño y comportamiento

destacado de sus trabajadores que, en el desarrollo de sus funciones y actuar,
conducen satisfactoriamente al logro de los objetivos estratégicos.

De este modo, los incentivos y recompensas serán aplicados de acuerdo al

cumplimiento de metas y objetivos de la organización.; a la Evaluación de Desempeño;
los valores éticos empresariales dependiendo la modalidad de contratación del
trabajador; y, por último, para aquellos que realizan constantemente una mejora
continua de procesos en su puesto de trabajo y en las operaciones de la empresa.

Dichos incentivos y recompensas podrán ser de carácter económico los cuales estarán
sujetos a la disponibilidad presupuestal u otros; y, no económicos tales como
diplomas, medallas, días libres remunerados u otros que se considere como estímulo
para el trabajador.

3.7.- Políticas de Contratación de Personal

La organización tiene el compromiso de reclutar al talento humando de acuerdo al

proceso de reclutamiento y en cumplimiento de los perfiles requeridos y en
concordancia con los valores implantados por la organización.

De este modo, el capital humano, y de manera sistemática, a través de una estrategia

de gestión del desempeño y capacitación continua, alentará la participación de los
diferentes niveles jerárquicos, generando un proceso de capacitación mediante la
integración de los valores. en sus actividades, así como en los procesos de desarrollo
profesional para desarrollar comportamientos y actitudes en armonía con los valores y
la cultura de la empresa.

Es importante mantener al profesional más competente a través de una estrategia de

gestión de talento adecuada y fomentar la movilidad interna y externa, mediante la
integración de los valores la organización.

Es fundamental para la cultura de la organización, promover la participación de los

trabajadores en la vida de la empresa, fomentar el trabajo en equipo, motivar el rigor y
la creatividad, involucrando a los funcionarios y trabajadores para lograr el
compromiso de cada uno en los diversos proyectos encargados. Por lo tanto, es
esencial crear mecanismos eficientes que promuevan la participación de los
funcionarios y trabajadores en la empresa.

3.8 Definición de Responsabilidades

Políticas de Responsables Responsables
Cumplimiento e Directos Indirectos
Integridad
3.1 Política Directorio Todos los colaboradores
anticorrupción Gerente General
Órganos de Alta Dirección
3.2. Política antifraude Directorio Todos los colaboradores
Gerente General
Órganos de Alta Dirección
3.3. Política de Directorio Gerente de Recursos Humanos
regalos, donaciones, Gerente General Gerente de logística
contribuciones Órganos de Alta Dirección Gerente de Compras
políticas
3.4. Política anti LAFT Directorio Todos los colaboradores
Gerente General
Órganos de Alta Dirección
3.5. Política de Directorio Gerente Financiero
diligencia debida Gerente General Gerente de Recursos Humanos
según cada Órganos de Alta Dirección Gerente de Logística
stakeholder Gerente Comercial
3.6. Política de Directorio Gerente de Recursos Humanos
incentivos y Gerente General
reconocimiento del Órganos de Alta Dirección
personal
3.7. Política de Directorio Gerente de Recursos Humanos
contratación de Gerente General Jefe de Reclutamiento
personal Órganos de Alta Dirección