ka Baii¢cée: VICEPRESIDENCIA DE PLANIFICACION Y GESTION ESTRATEGICA GERENCIA DE PLANIFICACION Y GESTION DE PROCESOS SIMPLIFICACION DE LA ACTIVACION DE LINEA DE CREDITO Y DESEMBOLSO DE OPERACIONESLa Vicepresidencia de Planificacién y Gestién Estratégica, a los fines de cumplir con el direccionamiento estratégico y operativo de la Institucién, que involucra la optimizacién de procesos para facilitar la toma de decisiones, ha emprendido acciones alineadas a los requerimientos de la dreas medulares y de apoyo relacionados con la revisién del la -parametrizacién existente en la plataforma tecnolégica que sustenta la operaciones de financiamiento. . A los efectos, se han realizado reuniones con las dreas responsables del proceso de crédite, a los fines de realizar una revision de éste, en las fases de activacién de la linea crédito y desembolso de operaciones vs. la herramienta tecnolégica, revelando oportunidades de mejoras tempranas, en cuanto a la capacidad de respuesta y fluidez de las actividades que se traducen en resultados, sin que ello impacte en la esencia del proceso. A continuacién se presenta la situacién actual: 1. Encuantoa la activacién de linea de crédito a. La activacién de la linea de crédito se realiza a través del sistema Cobis - médulo de crédito y es utilizada inicamente como requisito para realizar los desembolsos de las operaciones, ya que las especificaciones de la solicitud de financiamiento se cargan en el sistema cuando el contrato ha sido aprobado, documentado y formalizado legalmente, b. Los participantes en la activacién de la linea de crédito se pueden visualizar en la siguiente gréfica: Activacién de Lines de crédito Gerencia de Pianificacién y Gestion de ProcesosmM Balicoex 2 janto al proceso de desembolso de crédito a. El proceso de desembolso de las operaciones de crédito se encuentra automatizado en el sistema Cobis e intervienen dos médulos de éste: Crédito - sub médulo Trémite para el registro, revision, autorizacién del desembolso y Cartera ara ejecutar la instruccién de la liquidacién. b. Las operaciones rutinarias se presentan en forma de flujo de trabajo, siendo responsables las Vicepresidencias de Financiamiento al Desarrollo y Servicios al Comercio Exterior, asi como Consultoria Juridica, Vicepresidencia Ejecutiva y Gerencia de Operaciones, esta ultima como ejecutora de la instruccién contenida en la “Hoja de Liquidacién” emitida a través del Sistema Cobis en el modulo de Cartera, Las Vicepresidencias de Financiamiento al Desarrollo y Servicios al Comercio Exterior, realizan las actividades asociadas al ret ny autorizacién de los desembolsos, la Consultoria Juridica verifica y valida lo realizado por las areas de negocio, y la Vicepresidencia Ejecutiva revisa en forma general la operaciér todo ello ocasionand © Excesos de controles en la ejecucién del proceso © Existencia de actividades que no agregan valor al proceso y ® Solapamiento de funciones, ya que la Consultoria Juridica, analiza aspectos filtrados por las areas de negocio. d. Ena siguiente grafica se visualiza los participantes y el proceso de desembolso del Crédito: Proceso de Desembolzo det Credito ‘Sleuacton Actual yee en ita? criguez imaAtomon ve. dplgbriies al Comers Eerie reno al Dessrralo | ___Consutoria Juriesxa Ban En atencién a lo expuesto, la Vicepresidencia de Planificacién y Gestion Estratégica, plantea la necesidad de presentar una propuesta basada en la simplificacién de las fases de activacién de la linea de crédito y desembolso de las operaciones que se realizan en el Sistema Cobis, para la cual se indica lo 1. Encuanto ala activaci6n de linea de crédito a. Simplificar la activacién electronica de lineas de crédito, excluyendo las etapas de Analisis de Crédito, Andlisis de Riesgos, Comité de Crédito, Junta Directiva, Consultoria Juridica y Vicepresidencia Ejecutiva, dejando las etapas correspondientes a las areas de negocios, las cuales son las responsables del proceso. Funcionando de la siguiente forma, véase gréficamente: Negotios VPFD: Vicepesicencia de Vieepresdencia de Sen/closalComercloGxttor b. Ratificar el proceso de tramitacién, aprobacién y formalizacién del contrato de la —~ linea de crédito, ya que son esenciales a los fines de cumplir con el objetivo del proceso de financiamiento. c. Finalmente, es importante mencionar que los registros histéricos que refleja el sistema Cobis en forma de flujo de trabajo, en donde interviene las dreas negocios y de apoyo, responsables del proceso, conforman una informacién estadistica que ser considerada para una futura y pronta optimizacién del core bancario.mh Baiicoex En cuanto al sembolso de crédito a. Simplificar la ruta electrénica de desembolso, excluyendo las etapas de Consultoria Juridica y Vicepresidencia Ejecutiva, manteniendo la participacién de las etapas correspondientes a las areas de negocios, las cuales son responsables del proceso. \Véase gréficamente: rine racnutony ovata os Proceso de Desembolso del Crédit ‘re tocegin comrade aabobes i LS aE b. Solicitar a la Consultoria Juridica la r sion de los documentos legales, previo al registro del crédito en el sistema, asi como la veri acién de aquellos documentos constitutivos de las garantias, que ameriten la emisién del informe correspondiente, en los casos relatives a “lineas de crédito rotativas post — embarque”. En este sentido, esta érea no tendrd intervencién en la ejecucién de del proceso una vez iciado las operaciones rutinarias en el Sistema Cobis. A continuacién, se sefiala lo acordado en las respectivas reuniones de trabajo: © LaVPFD sol itard la revisién las pélizas de los bienes dados en garantia, fianzas y demas documentos legales. © La VPSCE solicitaré la revisién de las pélizas de riesgo comercial, asi como de los bienes dados en garantia, fianzas, letras de cambio y demas documentos legales. < ere lima Abornee Consulloria Juridica Gerencia de Planificacion y Gestion de ProcesosBancoex Conclusiones y Recomendaciones Se somete a la aprobacién de la Presidenta la “Simplificacién de las fases de activacién de la linea de crédito y desembolso de las operaciones” que se realiza en el Sistema Cobis, de acuerdo a lo dispuesto por la Junta Directiva seguin la Resolucién 08/12/12 de fecha 23 de mayo de 2012, para la delegacién a el (la) Presidente (a) de BANCOEX, en cuanto a la aprobacién de las normas operativas y administrativas de cardcter funcional de la Institucién. Asimismo, se sugiere instruir a la Gerencia de Seguridad, la parametrizacién en el médulo de Administracién del Sistema Cobis, la activacién de la ea de crédito y desembolso de las operaciones Rodriglez ‘al Comgrcle Exterior Gerencia de Planificacién y Gestién de Procesos