UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO NUEVA ESPARTA

ESCUELA DE HOTELERÍA Y TURISMO
PROGRAMA DE LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

APLICADO A LAS CUENTAS POR COBRAR EN LA EMPRESA BAKHOS
FULL PRINT, C.A.

Trabajo de Grado Modalidad Pasantía Presentado como Requisito Parcial

exigido para Optar al Título de Licenciada en Administración

PRESENTADO POR:
Br. Yulianny Josefina, González Diaz
C.I.: 18.510.630

Guatamare, Septiembre de 2014.

 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
APLICADO A LAS CUENTAS POR COBRAR EN LA EMPRESA BAKHOS
FULL PRINT, C.A

Trabajo de Grado modalidad Pasantía presentado como requisito parcial

exigido para optar al Título de Licenciado en Administración

PRESENTADO POR:

_______________________
Br. Yulianny Josefina. González Diaz
C.I. 18.510.630
Autora

_____________________ _________________________
Licdo. Pedro Pablo Castellanos Licda. Francisca Scarzo
C.I.: 15.403.465 C.I.: 4.382.324
Tutor Académico Tutora Empresarial

ii
 DEDICATORIA

Este es un logro que me propuse y luchè con esfuerzo para alcanzarlo,

es por eso que en estos momentos cuando he alcanzado una de las metas
establecidas en mi vida, doy gracias y quiero dedicar este triunfo:

A Dios Todopoderoso, por crearme acompañarme mostrarme el camino

correcto e iluminarme para poder culminar con éxito mi carrera y no dejarme
decaer ante los obstáculos.

A mis padres, a quienes debo mi existencia les agradezco todo su

esfuerzo, dedicación, que me ayudaron a crecer como hija, como persona,
como ser humano y ahora como profesional y que con su apoyo
incondicional hicieron posible la culminación de esta meta. A mi madre, quien
en los momentos difíciles me brindó palabras de aliento, motivándome a
seguir adelante, te amo mami. A mi padre porque sé que desde el cielo me
has acompañado y apoyado a lo largo de esta etapa de mi vida, espero estés
orgulloso papi.

A mis hermanos Elimer, Mirna y Carlos David, gracias por haber creído
en mi, por apoyarme e impulsarme a seguir adelante para no desmotivarlos
ni defraudarlos cada vez que me dicen que soy su ejemplo a seguir, me han
dado el ánimo y la fuerza para seguir luchando por lo que quiero, esto
también es gracias a ustedes. Los amo inmensamente.

A mis Tíos, Josué González por darme la oportunidad de adquirir nuevos

conocimientos en su empresa, por apoyarme en mis estudios cuando inicie
esta carrera, pero sobre todo por permitirme conocer a una excelente mujer
quien es la principal causa de que esta carrera universitaria y esta tesis fuese
iii
posible su esposa Olgamar Cárdenas, de no ser por ti y tus enseñanzas yo
no estaría por graduarme como Licenciada en Administración en la
Universidad de Oriente, mi carrera mi título y muchas de las cosas que hoy
día sé, te los debo a ti. GRACIAS.

A una persona súper especial; mi vida, mi amor Decio Velásquez, quiero

darte gracias por toda tu ayuda, sobre todo por tu paciencia, comprensión y
amor, por hacer de mis momentos difíciles momentos especiales, por
siempre estar tanto en las buenas como en las malas, brindándome tu
apoyo, ánimos, ayudándome siempre a seguir, a buscar una solución a las
cosas, a no desistir en mis momentos de ira, a estar allí cuando te necesito;
A pesar que cometo errores tú no te alejas de mi, gracias por estar a mi lado
y comprender mi carácter y mi manera de ser, gracias por ser tu, gracias por
estar a mi lado. TE AMO INFINITO.

A mi súper amiga y hermanita Luisa Suárez, también me apoyaste

siempre en mis estudios, tú también aportaste tu granito de arena para que
esto fuese posible.

A mi tío Guicho Marín, a mis abuelas Mercedes González y Elizabeth

Piricua, a todos mis seres queridos.

A todos ellos les dedico mi trabajo

iv
 AGRADECIMIENTOS

A Dios todopoderoso, por escuchar mis oraciones y ayudarme en todo

momento para alcanzar esta meta.

Quiero agradecer de manera especial a mi madre, por tener siempre su

ayuda incondicional para lograr unas de mis metas que es ser profesional y
enseñarme que con esfuerzo y dedicación se logra todo en esta vida.

A la Lcda. Olgamar Cárdenas por hacer que esto fuese posible y

ayudarme a construir esta carrera.

A mi casi-esposo, gracias por estar a mi lado y por llenar mi vida de

alegrías, por tu apoyo y sobre todo por tu amor. Que Dios nos colme con sus
bendiciones. Te Amo.

Al Núcleo Nueva Esparta de la Universidad de Oriente, porque a través

de este pude obtener los conocimientos necesarios para formarme como
profesional.

A todos los profesores del programa de Administración, quienes me

impartieron los conocimientos, me dieron concejos, permitiendo así ir
escalando y llegar al final como lo es la culminación de mi carrera
profesional.

A la Lcdo. Pedro Pablo Castellanos, mi asesor académico por haberme

orientado, dedicado su tiempo, ayudándome alcanzar el fruto de mi carrera.

v
 A la Lcda. Francisca Scarso y Paula Guanipa, por haberme dado su
asesoría, concejos, ayuda en el momento de la ejecución de mis pasantías
por su apoyo incondicional y orientaciones en cada una de las actividades
desarrolladas.

A la empresa Bakhos Full Print, C.A. no solo por permitirme realizar mis
pasantías allí, sino también por brindarme la oportunidad de ser parte de su
grupo de trabajo.

A mis familiares, amigos, futuros colegas por brindarme su amistad y

ayuda en el transcurso de mi carrera.

A todos ustedes Mil Gracias.

vi
 ÍNDICE GENERAL
Pp.
DEDICATORIA………………………………………………………………….. iii
AGRADECIMIENTOS……………………………………………………….…. iv

LISTA DE FIGURAS……………………………………………………………. x

LISTA DE CUADROS………………………………………………………….. xi
LISTA DE FLUJOGRAMAS…………………………………………………… xii
FASE I. SITUACIÓN A EVALUAR……………………………………………
1
1.1 Denominación de la empresa…..………………………………………..
2
1.2 Procedimiento Objeto de Estudio ….…………………………………… 2
1.3 Situación a Evaluar…………………..…………………………………… 2
1.4 Objetivos…………………………………………………………………… 9
1.4.1 Objetivo General………………………………………………….. 9
1.4.2 Objetivos Específicos…………………………………………….. 9

1.5 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos………... 10

…………. 11
1.5.1 Observación y Participación Directa…………………………….
11
1.5.2 Entrevista Estructurada ......……………………………………….
13
1.5.3 Revisión Documental….………………………………………….
FASE II. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA BAKHOS FULL 15
PRINT………………………………………………………………………….... 16
2.1 Constitución de la empresa Bakhos Full Print, C.A…………….. 17
2.2 Ubicación……………………………………………………………. 17
2.3. Misión……………………………………………………………….
18
2.4 Visión………………………………………………………………… 18
2.5 Estructura Organizativa……………………………………………. 19
2.6 Descripción del departamento de administración………………. 20

vii
 2.6.1 Definición………………………………………………… 20
2.6.2 Funciones………………………………………………..
FASE III. BASES TEORICAS REFERIDAS AL CONTROL INTERNO DE
23
LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA BAKHOS FULL
PRINT, C.A.…………………….……………………………………………….. 24

3.1. Cuentas por Cobrar……………………..……………………………….. 24

25
3.1.1. Definición de cuentas por cobrar……………………..
3.1.2. Clasificación de las cuentas por cobrar……………… 26
3.1.3. Objetivo de las cuentas por cobrar…………………… 26

3.1.4. Características de las cuentas por cobrar…………… 27

3.2. Control Interno………………………………………………………… 27

3.2.1. Definición de control interno………………………….. 28

3.2.2. Importancia del control interno……………………….. 30

3.2.3. Clasificación del control……………………………….. 31

3.2.4. Características del control interno……………………. 32

3.2.5. Objetivos del control interno………………………….. 33

3.2.6. Principios del control interno………………………….. 34

37
3.2.7. Control interno de las cuentas por cobrar……………
40
3.2.8. Elementos del control interno………………………….
41
3.2.9. Responsabilidad del control interno…………………..
46
3.2.10. Componentes del control interno……………………..
47
3.3. Procedimientos para el control interno de las cuentas por cobrar…
3.3.1. Procedimientos administrativos…………………….…..
FASE IV. PROCESOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
APLICADOPOR EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE LA
EMPRESA BAKHOS FULL PRINT, C.A. A LAS CUENTAS POR 49
COBRAR…………………………………………………………………………
4.1 Procedimiento de Revisión de Creación de cuenta a crédito a 50

viii
 clientes...................................................................................................... 53
4.2 Procedimiento de Revisión de Antigüedad de Saldos……………….. 56
4.3. Procedimiento Gestión de Cobranzas………………………………… 56
4.4. Procedimiento de Recepción de Pagos………………………………. 59
4.5. Procedimiento de Registro de las cuentas por cobrar……………….. 66

4.6. Procedimiento de control de las cuentas por cobrar………………....

FASE V. ANALISIS COMPARATIVO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO APLICADO A LAS
CUENTAS POR COBRAR EN LA EMPRESA BAKHOS FULL PRINT, 67
C.A.……………………………………………….............................................
5.1. Comparación de los procedimientos de control de las cuentas por 68
cobrar de la empresa Bakhos Full Print, C.A., con los aspectos teóricos..
5.1.1. Procedimientos de Creación de cuentas a créditos de 68
70
clientes..........................................................................................................
5.1.1.2. Procedimiento de revisión de antigüedad de saldos……… 71
5.1.1.3. Procedimiento de gestión de cobranzas……………………. 71

5.1.1.4. Procedimiento de recepción de pagos……………………… 72

5.1.1.5. Procedimiento de registro de las cuentas por cobrar……… 73
CONCLUSIONES………………………………………………………………. 75

RECOMENDACIONES………………………………………………………… 77
REFERENCIAS………………………………………………………………….
80
ANEXOS…………………………………………………………………………

ix
 LISTA DE FIGURAS
Pp.
1. Mapa de ubicación de la Empresa Bakhos Full Print, C.A…………… 17
2. Organigrama de la Empresa Bakhos Full Print, C.A………………….. 19
3. Mòdulo de Punto de Ventas……………………………………………. 51
4. Pantalla de Reporte de Clientes con Cuentas por Cobrar…………… 53
5. Ventana de reporte de las cuentas por cobrar a clientes……………. 54
6. Mòdulo de cuentas por cobrar ………………………………………….. 59
7. Ventana principal de Cuentas por Cobrar……………………………… 60
8. Ventana de Registro del Módulo de Cuentas por Cobrar……………. 61
9. Despliegue del Menú de Pagos del Módulo de Cuentas por Cobrar.. 62
10. Ventana de selección de facturas canceladas……………………… 63
11. Ventana de Registro del Pago……………………………………….. 64

x
 LISTA DE FLUJOGRAMA
Pp.

1. Procedimiento de Revisión de Expedientes…………………………… 52

2. Procedimiento de Revisión de Antigüedad de Saldos……………….. 55

3. Procedimiento Gestión de Cobranzas………………………………… 57
4. Procedimiento de Recepción de Pagos………………………………. 58
5. Procedimiento de Registro de las cuentas por cobrar……………….. 65

xi
 LISTA DE CUADROS

Cuadro Pp.

1. Procedimiento de Revisión de Expedientes…………………………… 52

2. Procedimiento de Revisión de Antigüedad de Saldos……………….. 55

3. Procedimiento Gestión de Cobranzas………………………………… 57
4. Procedimiento de Recepción de Pagos………………………………. 58
5. Procedimiento de Registro de las cuentas por cobrar……………….. 65
Fase I. Situación a Evaluar.

2
1.1. DENOMINACIÓN DE LA EMPRESA

La empresa seleccionada para realizar la pasantía, fue Bakhos Full

Print, C.A., específicamente en el departamento de administración. Esta
empresa se encuentra ubicada en la Avenida Bolívar, C.C. Provemed, local
No. 7, Porlamar.

1.2. PROCEDIMIENTO OBJETO DE ESTUDIO

      El objeto de estudio estuvo referido al análisis de los procedimientos de

control interno administrativo aplicado a las cuentas por cobrar en la
Empresa Bakhos Full Print, C.A.

1.3. SITUACIÓN A EVALUAR (INTRODUCCIÓN)

Hoy en día muchas compañías dedicadas al ramo de la compra y venta o

la prestación de un servicio utilizan con frecuencia la modalidad de pagos al
contado, aunque existan otras que recurren al otorgamiento de crédito.
Cuando una empresa adopta un sistema a crédito debe establecer ciertas
políticas: normas de crédito, términos de crédito y políticas de cobranza al
igual que un conjunto de procedimientos que promuevan la solidez del
control interno sobre estas cuentas, desde el mismo momento en que se
origina hasta su cobro.

Al respecto, Ettinger y otros (2000), exponen que el crédito es: “la

entrega de un valor actual, sea dinero, mercancía o servicio, sobre la base
de confianza, a cambio de un valor equivalente esperado en el futuro,

3
pudiendo existir adicionalmente un interés pactado”. (p.11). Esto implica,
que el crédito es una transacción, en la cual existe un compromiso de pago
que generará en un corto plazo una serie de procedimientos administrativos
para la cobranza de esa acreencia.

Cabe destacar que todas las empresas realizan ventas a crédito a sus
clientes, lo cual implica ciertos riesgos en un momento determinado, como el
no recuperar el capital en el tiempo preciso, ni mantener la ejecución y
registro de la continuidad de las operaciones administrativas, estos riesgos
obligan a la empresa a llevar a cabo con mayor prudencia la ejecución de la
comercialización. Los clientes pueden provocar pérdidas en cuanto a créditos
que se concedan en condiciones muy libres, en esta clase de
comercialización hay que agregar siempre el gasto por la cobranza que
tiende a elevarse notoriamente a menudo que aumenta el volumen de las
cuentas de cobro dudosas o incobrables. Es por ello que, Chillida (2003)
considera lo siguiente:

Entre algunos riesgos a los cuales pueden enfrentarse; altos

gastos de cobranza e intereses, cuentas que pasan a ser
incobrables por insolvencia del deudor, el atraso o quiebra de
los clientes; de igual modo, debe conocerse si los clientes
están ubicados en un sólo sector económico o en varios, ya
que las variaciones en las condiciones económicas del país se
manifiestan más en algunos sectores que en otros. (p.98)

Estas transacciones comerciales por lo general se realizan con los

clientes que son continuos y que tienen un consumo regular. En virtud de lo
expuesto anteriormente, es importante destacar que las empresas captan
sus ingresos en la generalidad de los casos en el otorgamiento de créditos
para incrementar sus ventas, generándose así acreencias a favor de la
empresa, que son denominadas cuentas por cobrar.

4
 De igual manera Brito (1999), define las cuentas por cobrar como:
“derechos legítimamente adquiridos por la empresa que llegado el momento
de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra
clase de bienes o servicios”. (p.337), es decir, las cuentas por cobrar
constituyen acreencias (o garantías) a favor de las empresas, provenientes
de las ventas, prestación de servicios y demás operaciones comerciales, las
cuales están amparadas por facturas, recibos y documentos similares.

De la definición anteriormente citada, se desprende la importancia de la

cobranza de este importante rubro, ya que con frecuencia representa la
mayor y más consistente fuente de entradas de efectivo de una compañía,
por lo cual es indispensable llevar un adecuado seguimiento al cobro de los
mismos, en vista de que en la mayoría de los casos la capacidad de la
empresa para generar el efectivo necesario que le permita desarrollar
cabalmente sus operaciones diarias depende en gran medida del valor de la
recuperabilidad y fechas de vencimiento de sus cuentas por cobrar, por
cuanto constituyen fuentes de financiamiento de las operaciones que realiza,
las cuales les permiten a los clientes obtener bienes y servicios, disfrutando
de las facilidades de crédito que éstas puedan ofrecerles.

Las empresas tratan de reducir las cantidades de cuentas y documentos

incobrables mediante acciones tendientes a efectivizar el cobro, sin embargo,
muchas de estas acciones no siempre logran los propósitos deseados,
tornándose estos créditos en incobrables, y reconociendo el riesgo de la
pérdida como gasto, de allí la necesidad de implementar por parte de las
unidades administrativas de la empresa mecanismos relacionados con el
control. Con respeto a lo antes mencionado Brito (1999), expresa que el
control se define como:

5
 El conjunto de actividades puestas en práctica en una empresa
para que sustentadas en métodos sistemáticos, se logren
alcanzar los siguientes objetivos:
1) Proteger o salvaguardar los activos y evitar su mala utilización.
2) Evitar que sean contraídos pasivos indebidamente.
3) Aumentar la eficiencia y productividad en las operaciones.
4) Alcanzar exactitud y confiabilidad en la información financiera.
5) Lograr que se cumplan las políticas establecidas por la empresa.
(p. 258)

Es por ello, que el control es uno de los mecanismos incorporados por

las empresas para determinar y evaluar la gestión de sus recursos. De
acuerdo a lo expresado por Whittington y Pany (2005) una de las cuentas en
las cuales deben incorporarse mecanismos de control internos “son aquellas
relacionados con el flujo de efectivo como son: los activos y pasivos
circulantes” (p.212). Debido a que estás cuentas expresan la liquidez de la
empresa y obviamente al cierre fiscal determina el incremento o disminución
del patrimonio, ya que al final del ejercicio económico su inadecuada
gestión puede conducir a pérdidas en el cobro de las cuentas por
incumplimiento de los clientes; en consecuencia éstas se registran
como un gasto del período en el cual se realizan dichas ventas.

Por lo tanto, la importancia de contar en las organizaciones con

unidades administrativas, es que le permita a la gerencia una adecuada y
acertada toma de decisiones, lo que conlleva a garantizar el manejo acorde
de sus operaciones. De aquí que la efectividad del control interno dependa
de gran medida de la integridad y de los valores éticos del personal que
diseña, administra y vigila el control interno de la entidad.
Según Catacora (1997), el control interno se define como: “El plan de
organización establecido para proteger los activos, verificar la exactitud y
razonabilidad de los datos contables y promover la eficiencia operacional”.

6
(p.244). Lo cierto es que el control interno provee a la gerencia seguridad
razonable, para salvaguardar sus activos especialmente los más valiosos y
móviles contra posibles pérdidas causada por el uso o disposiciones no
autorizada. Además de ofrecer confianza en la ejecución de operaciones,
bajo un esquema de control que disminuya la posibilidad de cometer errores
sustancial.

Los controles internos son aquellos que establece la administración para

brindar una seguridad razonable de lograr los objetivos de la empresa, sin
embargo el hecho de que existan no significa necesariamente que estos
estén operando efectivamente. Esto implica que, la aplicación de un control
interno efectivo que regula los procedimientos que se llevan a cabo en la
administración de la empresa, están orientados a coordinar y estabilizar
todos los recursos económicos con que cuenta la misma y además a
identificar la importancia de los cinco componentes del control interno los
cuales son los siguientes: entorno de control, actividades de control,
evaluación de los riesgos, información y comunicación, supervisión y
monitoreo.

Al respecto Whittington y Pany (2005), plantean que los componentes del

control interno constituyen al “conjunto de elementos, pasos y procesos
consecutivos que deben seguirse para garantizar la confiabilidad de los
datos contables”. (p.222). Es decir, que el objetivo del control interno así
como de cada uno de sus componentes se fundamenta en la evaluación
constante de las actividades desarrolladas en las unidades de trabajo con el
objeto de verificar que estas se cumplen de acuerdo a los objetivos de la
organización, lo cual al ser aplicado al inventario permite conocer de forma
precisa el movimiento de los insumos y materiales resguardados en este
departamento.

7
 En el caso específico de la empresa de estudio Bakhos Full Print, C.A.
ubicada en la ciudad de Porlamar, cuenta con un departamento de
Administración, que es el encargado de llevar el control de todo lo
relacionado con el procesamiento de la información de sus ventas,
elaboración de facturas, emisión de cheques, pagos a proveedores,
retenciones mensuales, pagos de alcaldía (impuestos municipales),
declaración de Impuesto al Valor Agregado (IVA), así como manejar y
controlar las cuentas por cobrar, con el fin de realizar las actividades de
manera eficaz y eficiente para el desarrollo económico y financiero de la
empresa.

Esta empresa no escapa de realizar ventas a crédito, es por ello que

necesita contar con personal encargado para controlar y vigilar las
operaciones a crédito. En tal sentido, el proceso de las cuentas por cobrar de
Bakhos Full Print, C.A. inicia cuando el cliente acude a la empresa en
persona, o bien sea realizando una llamada telefónica, o a través del correo
electrónico haciendo solicitud de una cotización por el servicio que requiere,
de aprobarse o autorizarse el mismo, este se realiza y se genera la factura a
crédito, es decir, la cuenta por cobrar.

Una vez generada la cuenta por cobrar se ingresan los datos de la

factura al sistema en el módulo correspondiente y se archiva en su
respectiva carpeta llamada cuentas por cobrar, posteriormente, la asistente
administrativa hace un seguimiento a estas facturas luego de cumplir su
fecha de vencimiento a través de llamadas telefónicas y correos
electrónicos;.
La factura que se está cobrando es abonada en su totalidad en el
sistema de cuentas de cobrar, al hacer esto se imprime un recibo de pago;
posteriormente de ser ubicado el físico de la factura esta es entregada al

8
cliente en el momento de efectuarse el pago, y el efectivo o cheque recibido
es depositado en las respectivas cuentas bancarias de la empresa. Para este
tipo de gestiones es muy importante la planificación cuyo objetivo es
minimizar el riesgo y aprovechar las oportunidades y los recursos financieros,
decidir anticipadamente las necesidades de dinero y su adecuada aplicación,
buscando un rendimiento justo y seguridad financiera.

Es por ello que; sin planificación no existe control ya que estos procesos
están estrechamente relacionados, pues sólo a través de esta función se
logra precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado, Bakhos Full Print, C.A.
no tiene una planificación a la cual pueda apegarse para controlar que los
objetivos planeados se estén llevando a cabo en lo que a las cuentas por
cobrar respecta. Sin embargo, durante el período de pasantías se
observaron ciertas irregularidades o debilidades dentro de la empresa:

 No existe un manual de procedimientos para el control de las cuentas por

cobrar comerciales, que ayude al personal que se encuentra en el
departamento a la mejora de las funciones fijadas, ocasionando que los
mismos no cuenten con un complemento teórico que les permita
desarrollar de manera eficiente las actividades que corresponda con
dicho departamento.

 Falta de personal dentro del área administrativa, para llevar a cabo todas
las operaciones que se presentan, puesto que una sola persona lleva toda la
responsabilidad y es quien tiene la atribución de procesar la información
realizando las funciones de varios, esto conlleva a un exceso de trabajo y
trae como consecuencia retrasos en la elaboración, ejecución y presentación

9
de las actividades del departamento, debido a la falta de segregación de
funciones.

 Carencia de datos para el registro de algunos clientes, tales como:

apellidos, número de cédula o rif y número de teléfono no suele estar
disponible, debido a que una 50% de los clientes frecuentes de la empresa,
por ser allegados a los dueños o gerentes no suministran los datos, puesto
que es constante la tendencia a comunicarse directamente con los dueños
de la empresa para que se les preste algún servicio sin pasar por el personal
de ventas o administración, generando como consecuencia que cuando se
necesita llamar a estos clientes para informarles sobre los pagos pendientes
con la empresa no se tiene ningún número telefónico o algún otro dato en el
sistema a través del cual contactarlos.

 No se emite un listado de cuentas por cobrar semanales, quincenales ni

mensuales así como tampoco se establece la fecha de vencimiento de las
facturas emitidas a crédito, esto ocasiona que se deje de lado el gestionar la
cobranza, acumulando así una gran cantidad de dinero en estos documentos
por cobrar.

 No se lleva un control de las facturas a crédito que se emiten durante el

mes, tampoco se estudian las cuentas con más de 90 días de vencida, o se
cita al cliente para saber si está dispuesto a pagar su deuda; esto ocasiona
que no se genere la gestión de cobro que no se lleve a cabo el procedimiento
de cuentas incobrables, en caso de que el cliente no esté dispuesto a asumir
el pago.

 El retraso por parte de los clientes en pagar las facturas, de hasta un año,
lo cual indica que no poseen políticas de cobro establecidas por la empresa,

10
trayendo como consecuencia que la empresa no recupere su capital invertido
a corto plazo.

 En el momento en que el cliente hace el pago de una factura no se le hace

entrega de la misma, esto origina confusión a la hora de hacer el cobro de
las cuentas por cobrar que están pendientes ya que el documento
permanece en el archivo de cuentas por cobrar aun después de haberse
cobrado el mismo.

En consecuencia a todo lo anteriormente expuesto, la importancia de

esta pasantia está en analizar los procedimientos de control interno
administrativos aplicado a las cuentas por cobrar de la empresa Bakhos Full
Print, C.A., en el departamento de administración, para de este modo
investigar y estudiar el funcionamiento del control interno que se les da a
estos documentos por cobrar en la misma.

1.4. OBJETIVOS

1.4.1. Objetivo General

Analizar los procedimientos de control interno administrativo aplicado a las

cuentas por cobrar de la empresa Bakhos Full Print, C.A.

1.4.2. Objetivos Específicos. 

1. Identificar los aspectos generales de la empresa Bakhos Full Print, C.A.

2. Señalar las bases teóricas que están referidas al control interno de las
cuentas por cobrar comerciales.

11
3. Describir los procedimientos de control interno administrativo aplicado a
las cuentas por cobrar de la empresa Bakhos Full Print, C.A.para el manejo
de las cuentas por cobrar.

4. Comparar los procedimientos de control interno administrativo aplicado a

las cuentas por cobrar de la empresa con las bases teóricas.

1.5. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Para el desarrollo del informe de pasantía, se requirió delimitar el

procedimiento metodológico a aplicar, a fin de dar cumplimiento a los
objetivos propuestos, por lo tanto, las técnicas de recolección de datos, son
definidas por Tamayo (1999), como “la expresión operativa del diseño de
investigación y que específica concretamente como se hizo la investigación”.
(p.126). Es decir, que las técnicas comprenden aquellas estrategias
seleccionadas por el pasante para la obtención de la información necesaria
para el desarrollo del informe de trabajo de grado.

Por otra parte, los instrumentos de recolección de datos según Hurtado

(2000), son “la vía mediante la cual se hace posible aplicar una determinada
técnica” (p.426). Es decir, que los instrumentos de recolección de datos son
las herramientas a través de las cuales el pasante puede captar y recolectar
la información necesaria para el desarrollo del informe de pasantía. En este
sentido, las técnicas e instrumentos que se emplearon para obtener la
información necesaria a los fines señalados fueron los siguientes:
observación directa y participativa, entrevista no estructurada y revisión
documental.

12
1.5.1. Observación Directa y Participativa

La observación es un requisito indispensable de toda investigación, por

medio de la cual el investigador capta directamente la realidad que desea
conocer, sus principales características y elementos, en cuanto a esta
técnica de recolección de datos, Tamayo y Tamayo (1994), expresa: “es
aquella en el cual el investigador puede observar y recoger los datos
mediante su propia observación”. (p.122).

En esta definición se señala que el pasante está inmerso en el

departamento objeto de estudio de la pasantia, es así como se indica que se
utilizó la observación directa como técnica de recolección de datos, ya que
se visualizó y participó de manera directa en las actividades y funciones
pertinentes al control de las cuentas por cobrar de la empresa Bakhos Full
Print, C.A. En consecuencia, esta técnica fue aplicada con la finalidad de
abordar los objetivos del trabajo de grado: Nº 1, identificar los aspectos
generales de la empresa Bakhos Full Print, C.A.; Nº 3, describir los procesos
administrativos aplicados por el departamento de administración de la
empresa Bakhos Full Print, C.A. para el manejo de las cuentas por cobrar
comerciales.

El instrumento utilizado para la aplicación de esta técnica fue la Guía de

Observación (ver Anexo N°1), la cual es una hoja de registro de las
observaciones que se realizaron especificando la fecha y el tipo de
procedimiento observado.

13
1.5.2. Entrevista No Estructurada

En la investigación de campo buena parte de los datos obtenidos se

logran por entrevista. Sabino (2002) señala que: “La entrevista no
estructurada es aquella en la cual existe un margen más o menos grande de
libertad para formular preguntas”. (p.108). Se trata de una técnica flexible
que permite al entrevistador realizar preguntas que no estaban previstas
además de las inicialmente pautadas, y que podrían ser necesarias para
recabar información adicional.

Estas preguntas estuvieron dirigidas específicamente al Administrador,

con el fin de obtener información para el desarrollo del informe. El
instrumento a utilizado fue la hoja de registro de entrevistas, la cual consiste
en un listado de las preguntas guías que serán formuladas. En tal sentido, la
aplicación de esta técnica y su correspondiente instrumento permitió el logro
del objetivo relacionado Nº 3: describir los procedimientos de control interno
administrativo aplicados por el departamento de administración de la
empresa Bakhos Full Print, C.A. para el manejo de las cuentas por cobrar
comerciales, en donde algunas de las interrogantes planteadas para lograr
los objetivos fueron las siguientes:

Jefe del Área de Administración

 ¿Qué funciones cumple usted dentro del departamento?

 ¿Cuáles son los procedimientos administrativos que utilizan para el

control de las cuentas por cobrar?

 ¿Quién es el encargado de hacer los cobros a los clientes?

14
  ¿Cuál es el plazo para el cobro de las facturas?

 ¿Cuáles son los procedimientos para realizar las cobranzas?

 ¿Cuáles son los planes estratégicos que ofrece la empresa para

motivar a los clientes a pagar las deudas de carácter comercial?

 ¿Qué hacer con la cantidad de deudores que vienen acumulándose

por meses? ¿Se les considera como incobrables?

Por otra parte para conocer las actividades inherentes al control interno
se aplico una lista de cotejo, la cual es una herramienta que puede utilizar
para observar sistemáticamente un proceso al ocupar una lista de preguntas
cerradas. De acuerdo con www.educarchile.cl, (2014), se define como un
listado de características, aspectos, cualidades, sobre las que interesa
determinar su presencia o ausencia. Se centra en registrar la aparición  o no
de una conducta durante el período de observación. Ofrecen solo la
posibilidad de ítem dicotómico y su formato es muy simple. Es por ello, que
para la determinación de las debilidades y fortalezas del procedimiento
estudiado, que se muestra en el anexo Nº 2.

1.5.3. Revisión Documental

Esta técnica permitió la búsqueda de información. En cuanto a este tipo

de fuentes de información, Méndez (2001) opina que “se encuentran en las
bibliotecas y está contenida en libros, periódicos y otros materiales
documentales como trabajos de grado, enciclopedias, folletos, guías, etc.”
(p.153). Lo que quiere decir, que se basa en la recopilación de información
de interés a través de medios impresos, como son libros, leyes, revistas,
entre otros, los cuales permitieron desarrollar ideas acerca del objeto de
estudio.

15
 Los instrumentos utilizados fueron las fichas, las cuales permiten
registrar aspectos relevantes de cada una de las fuentes documentales a
consultar. Por tal motivo, esta técnica y su instrumento permitió lograr el
desarrollo del objetivo relacionado con la descripción de las bases teóricas y
legales y por ende la comparación de los procedimientos aplicados para el
registro y control de las cuentas por cobrar con este marco referencial.

16
Fase II. Aspectos Generales de la
Empresa Bakhos Full Print, C.A.

17
2.1. RESEÑA HISTÓRICA

La empresa Bakhos Full Print, C.A. fue inscrita en el Registro Mercantil

Segundo de la Circunscripción Judicial del Estado Nueva Esparta bajo el
Tomo 14 número 62, de fecha 31 de Marzo del año 2008, con un capital de
Diez mil bolívares fuertes (Bs.F. 10.000,00) el cual fue suscrito y pagado en
su totalidad.

  El capital social fue suscrito y pagado de la siguiente forma: Janette

Coromoto Bakhos Aponte con Nueve mil (9000) acciones, es decir, la
cantidad de nueve mil bolívares; y Rosa Marisol Aponte de Bakhos, con un
mil (1000) acciones, es decir, la cantidad de un mil bolívares fuertes,
representando el 100 % (cien por ciento) del capital social de la Compañía,
con domicilio en la Jurisdicción del Municipio Maneiro del estado Nueva
Esparta; sus estatutos establecen que pueden establecer sucursales,
agencias o filiales en el estado Nueva Esparta o en cualquier otro lugar de la
República Bolivariana de Venezuela o fuera de ella, cuando así lo decida la
Junta Directiva.  

  Según el documento de Constitución, el objeto social de Bakhos Full

Print, C.A. será ejercer el comercio en todas sus formas y en especial, sin
que ello no implique alguna limitación:    

 a)    Servicios de impresión en todas sus formas, publicidad y diseño gráfico

e Imagen Corporativa
 b)    Publicaciones y servicios editoriales
 c)    Organización de Eventos Publicitarios, Congresos y/o Deportivos

18
 d)    Computación e internet por vía inalámbrica de satélites y microondas,
elaboración de estudios y proyectos de páginas Web y en general todo lo
relacionado con las actividades de las ramas anteriores
 e)    Compra, venta comercialización, distribución y suministro dentro y fuera
del sistema de Puerto Libre, de equipos, accesorios, material promocional
relacionado con servicios y redes de comunicación.

2.2. UBICACIÓN

Desde el punto de vista administrativo las operaciones se encuentran

centralizadas en las oficinas de la empresa, la cual se encuentra ubicada en
la Avenida Bolívar Centro Comercial Provemed PB local 7, Municipio
Maneiro. Estado Nueva Esparta. (Figura 1).

Figura N°1. Mapa de ubicación de la Empresa Bakhos Full Print,

C.A.

C.C. PROVEMED
BAKHOS FULL
PRINT, C.A

Fuente:
http://onta.com.ve, (2013).

19
2.3. MISIÓN

Una misión se define como uno de los principios filosóficos bajo los
cuales se rige una organización, la cual denota la posición actual de la
empresa en el mercado. De acuerdo con Franklin (2007), una misión es “una
premisa fundamental que orienta a una organización hacia lo que aspira y
puede ser”. (p.837). De acuerdo con la empresa Bakhos Full Print, C.A su
misión es “Ser la mejor empresa en diseño, publicidad y reproducción de
imágenes en la región insular”.

2.4. VISIÓN

Una visión es la proyección de lo que la empresa desea alcanzar en un

largo plazo. Al respecto Franklin (2007), se define como una “percepción de
la realidad y de las oportunidades a las que puede acceder una persona o
empresa”. (p.837). Para la empresa Bakhos Full Print, C.A, su visión es
“convertirse en la mejor opción en materia de publicidad, diseño y servicios
de reproducción de la isla, basada en una excelente atención al cliente, a
precios competitivos y con tecnología de punta”.

2.5. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La estructura organizativa de una empresa consiste en la división

sistemática de sus unidades de trabajo atendiendo al objeto de su creación,
la cual se representa a través de un organigrama. Para Alluson (1961),
citado por Melinkof (2000), los organigramas son “gráficos que representan
bajo la forma de documento de conjunto, la estructura de una empresa, y
permite darse cuenta, por medio de un dispositivo complementario, de las
distintas relaciones, dependencias y conexiones entre las distintas unidades

20
que lo conforman”. Es por ello, que de acuerdo a la estructura organizativa
de la empresa Bahkos Full Print, C.A. (fig. 2), se puede decir que es de tipo
vertical por cuanto en él se representa con toda fidelidad una pirámide
jerárquica, ya que las unidades se desplazan según su jerarquía de arriba
abajo en una gradación jerárquica descendente.

Figura Nº 2. Organigrama de la Empresa Bakhos Full Print, C.A

PRESIDENTE

GERENTE
GENERAL

DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO

ADMINISTRACIÓN OPERACIONES COMERCIAL

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
DE DISEÑO DE BORDADOS

Fuente: González, (2013).

21
2.6. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

El Departamento de Administración es la unidad responsable de la

clasificación, registro y control de la información tanto administrativa como
contable de la empresa.

2.6.1. DEFINICIÓN DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÒN

El departamento de administración dentro de una organización tiene

como fin último garantizar la adecuada gestión de los recursos que la
empresa posee para comercializar los bienes y/o servicios propios de su
actividad comercial. Es por ello, que de acuerdo a lo expresado por Leal
(2012), el departamento de administración es aquella unidad de trabajo de la
organización que se orienta a “crear, diseñar y mantener un ambiente en el
que las personas, laboran o trabajan en grupos, alcancen con eficiencia las
metas seleccionadas” (p.79). Esto implica que el departamento de
administración debe encargarse de velar por el cumplimiento de las
actividades de la empresa.

En tal sentido, para la empresa Bakhos Full Print, C.A., el departamento

de administración es el responsable de engranar, resumir y velar por la
adecuada gestión de los recursos de la empresa y que a su vez se cumplan
las metas establecidas por la gerencia general.

2.6.2. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION

Dentro de las funciones del departamento se pueden mencionar:

22
1. Realizar el control de entrada y salida de empleados en el formato de
control de asistencia, para el respectivo cálculo de horas extras.

2. Supervisión del Manejo y control del inventario de materia insumos,

materiales y suministros de la empresa.

3. Crear en el sistema los productos así como el registro de la información

del inventario.

4. Realiza control de cuentas por pagar, verificando la fecha límite de

vencimiento de las facturas de proveedores y entrega el reporte a la gerencia
para su autorización y emisión de cheques.

5. Lleva el control de las cuentas por cobrar.

6. Hace seguimiento junto con la gerencia al cobro de las cuentas

pendientes de clientes especiales.

7. Realizar el pago a proveedores, entregando el original y copia del soporte

de egreso y factura, para la respectiva firma de recibido y archivo
cronológico de la copia.

23
 Fase III. Bases Teóricas Referidas al
Control Interno de las cuentas por
cobrar de la Empresa Bahkos Full Print,
C.A.

24
 Existen teorías que rigen y regulan una serie de acontecimientos y
conductas creadas por el ser humano, las cuales sirven como base teórica
para dar cumplimiento y orden en la creación y dirección de distintas
actividades, y así conservar de modo organizado todo lo que sea creado, y
llevarlo acabo mediante procesos que permitan trazar metas, donde cada
una de ellas sostengan el beneficio de una Institución. De acuerdo a lo antes
escrito, la siguiente fase tiene como fin describir las bases teóricas que
sustentan el desarrollo de la pasantía. Es por esto que dentro de los
aspectos relevantes se pueden mencionar:

3.1. CUENTAS POR COBRAR

3.1.1. DEFINICIÓN DE CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados

por ventas, servicios prestados u otorgamiento de préstamos, esto implica
que son créditos a cargo de clientes y otros deudores, que continuamente
se convierten o pueden convertirse en bienes o valores más líquidos
disponibles tales como efectivo, aceptaciones, entre otros.

Algunos autores definen las cuentas por cobrar como derechos

legítimamente adquiridos por la empresa que llegado el momento de
ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra
clase de bienes o servicios. (Brito, 1999 .p337).

Al respecto Holmes, y otros. (1994) señalan lo siguiente:

Las Cuentas por Cobrar representan las cantidades que los

clientes deben al negocio. Las Cuentas por Cobrar surgen
cuando la mercancía o los servicios se venden, pero su importe
no se recibe de inmediato. A los clientes se les conoce también
como deudores. La honradez comercial, reforzada por una
investigación de crédito proporciona bases suficientes para
suponer que el cliente pagarà en los términos normales.

25
 Cuando el cliente hace alguna remesa de dinero, la cuenta por
cobrar se convierte en efectivo. Las Cuentas por Cobrar pueden
provenir de muchos clientes y en el balance se acumulan en
una sola cifra. (p.23)

Según lo antes citado, se puede decir que para una empresa las
Cuentas por Cobrar constituyen fuentes de financiamiento de las operaciones
que realiza, las cuales les permiten obtener bienes y servicios de terceros,
disfrutando de las facilidades de crédito que éstos puedan ofrecerles. En
relación a ello, se deriva la importancia del debido control y adecuada
contabilización de los importes de las Cuentas por Cobrar.

3.1.2. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar pueden clasificarse en función de diversos

criterios dentro de los cuales se encuentran: la inmediatez de su exigencia y
su origen. Por lo tanto, en función de su exigencia inmediata estas pueden
ser exigidas a corto plazo son aquellas cuya disponibilidad es inmediata
dentro de un plazo no mayor de un (1) año y a largo plazo cuya su
disponibilidad es a más de un (1) año. Y deben presentarse en el Balance
General fuera del activo circulante

Por otra parte, Según Brito (1999), expresa las cuentas por cobrar de
acuerdo a su origen se clasifican en: “provenientes de venta de bienes o
servicios y no provenientes de venta de bienes o servicio” (p.54). De acuerdo
a lo expresado por el autor la primera clasificación está formado por aquellas
cuentas por cobrar cuyo orígen es la venta a crédito de bienes o servicios y

26
que, generalmente, están respaldadas por la aceptación de un documento
denominado “Factura” por parte del cliente.

Mientras que las cuenta no proveniente de venta de bienes o servicio

son los derechos por cobrar que la empresa posee, originados por
transacciones diferentes a venta de bienes y servicios a crédito. De acuerdo
con la naturaleza de la transacción que las origina, las cuentas por cobrar no
provenientes de ventas de bienes o servicios, pueden ser clasificadas a su
vez en dos grupos:1)Cuentas por cobrar que representan derechos por
cobrar en efectivo y 2)Cuentas por cobrar que representan derechos por
cobrar en bienes diferentes a efectivo.

3.1.3. OBJETIVO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar de acuerdo a lo expresado por Betevy, (2012),

cumplen una diversidad de objetivos siendo el más destacado el relacionado
con “estimular las ventas y ganar clientes, considerando un medio para
vender productos y superar a la competencia, ofreciendo facilidades
crediticias como parte del servicio de la empresa para favorecer a sus
clientes”. (p.24) Esto implica que la generación de las cuentas por cobrar
está relacionada directamente con el giro del negocio y la competencia
desde el punto de vista de su empleo como herramienta de mercadotecnia
para promover ventas y utilidades, para proteger su posición en el mercado.

3.1.4. CARACTERÍSTICAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Toda cuenta contable, posee una diversidad de cualidades que las

define y determinan su tratamiento, por lo tanto, las cuentas por cobrar
poseen una serie de características que le permiten al contador establecer

27
los criterios para su registro en la contabilidad. Es por ello, que de acuerdo a
lo expresado por la Norma de Contabilidad Gubernamental Nº.10, referente a
las cuentas por cobrar (2010), sus principales características son:

1. Constituyen un porcentaje del total de activo de la entidad.

2. Son registradas en libros auxiliares, con la finalidad de
controlar el registro individual de cada uno de los deudores.
3. En la generalidad de los casos, la medición de las cuentas
por cobrar se basa en el importe o precio de venta establecido
entre la entidad y el cliente. (p.2)

Esto implica que las cuentas por cobrar forman parte de los activos de la
organización, debido a que se encuentran sustentados por una venta a
crédito que en un corto o mediano plazo formará parte de flujo de efectivo de
la empresa. De allí la importancia de la implementación de controles en las
cuentas por cobrar, a fin de garantizar la recuperación del activo.

3.2. CONTROL INTERNO

3.2.1. DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO

Actualmente, las empresas se ven en la necesidad de implementar

controles internos, que permitan prevenir o detectar errores e irregularidades.
El cual en su mayoría son ocasionados por la carencia de un conjunto de
normas y procedimientos, que planeadas y ejecutadas adecuadamente
contribuyen a detectarlos o prevenirlos. Es por ello, la importancia de aplicar
controles internos en sus operaciones, debido a que la gerencia necesita
estar segura que la información contable que recibe sea exacta y confiable,
que unido al desarrollo adecuado de las funciones administrativas, sea capaz
de verificar que los controles internos se cumplan para darle una mejor visión
sobre su gestión empresarial.

28
 Según Catacora (1997), define el control interno como: “El plan de
organización establecido para proteger los activos, verificar la exactitud y
razonabilidad de los datos contables y promover la eficiencia operacional”.
(p.244). Lo cierto es que el control interno provee a la gerencia seguridad
razonable, para salvaguardar sus activos especialmente los más valiosos y
móviles contra posibles pérdidas causada por el uso o disposiciones no
autorizada. Además de ofrecer confianza en la ejecución de operaciones,
bajo un esquema de control que disminuya la posibilidad de cometer errores
sustancial.

3.2.2. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO

La importancia del Control Interno radica en lo práctico que resulta al

medir la eficiencia y la productividad en la empresa; en especial si se centra
en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para
mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique
controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real
de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea
capaz de verificar que los controles se cumplen para darle una mejor visión
sobre su gestión.

Asimismo, el control interno es importante como medio eficaz para la

toma de decisiones porque permite la evaluación de los procesos
administrativos de la empresa, con el objeto de comprobar que la información
financiera obtenida sea la correcta y según para así decidir sobre la
orientación estratégica del negocio.

29
 Igualmente, es necesario destacar la importancia que tiene el control
interno diseñado desde el punto de vista tecnológico en la toma de
decisiones por parte de la gerencia, para dar una seguridad razonable, en
relación con el logro de los objetivos previamente establecidas en las
siguientes aspectos básicos: efectividad y eficiencia de las operaciones;
confiabilidad de los reportes financieros y cumplimientos de leyes, normas y
regulaciones, que enmarcan la actuación administrativa. Pues, todo el
proceso de actividades del control interno desde el punto de vista de la
compra de algún insumo hasta la salida de sus productos, se realiza de
manera automatizada a través del computador. No se concibe en los
actuales momentos por muy pequeña que sea la organización, realizar los
controles de los procedimientos operativos, sin el uso del computador.

En este sentido, el control interno a través de la tecnología (programa

operativo bajo ambiente Windows), ayuda a desarrollar y ejecutar el plan de
organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada
se adoptan en la entidad para salvaguardar sus activos, verificar la
confiabilidad de su información financiera, administrativa y operacional, con
adherencia a las políticas informáticas prescritas por la administración.

La aplicación de herramientas tecnológicas mediante programas de

computación (bajo ambiente Windows u otros), dirigido al sistema de control
interno es importante en la toma de decisiones, por cuanto no se limita
únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son
reflejadas en los estados financieros o información de determinadas
actividades, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en los
procesos contables y administrativos automatizados que respaldan las
decisiones tomadas por la gerencia.

30
 Además, es necesario remarcar la importancia de contar con buenos
controles de las tecnología de información, pues éstas desempeñan un papel
fundamental en la gestión de toma de decisiones, destacándose al respecto
el centro de procesamiento de datos, la adquisición, implantación y
mantenimiento del Software, la seguridad en el acceso a los sistemas, los
proyectos de desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones.

3.2.3. CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Como se mencionó anteriormente, la necesidad de las empresas de

establecer mecanismos de control para sus operaciones ha conllevado a
dividir sus funciones de acuerdo con la magnitud del negocio. Es por ello,
que considerando la importancia de la gestión administrativa y contable de
las organizaciones modernas se pueden llevar operaciones que incluyen
controles de tipo Administrativo y Contable. Al respecto Estupiñan, (2006),
define el control interno administrativo como “plan de organización que
adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y métodos
operacionales” (p.7).

Es decir, que el control administrativo se relaciona con la ejecución

propia de actividades, lo cual visto desde la perspectiva de Catacora, (1997),
se define como: “el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos que están relacionado principalmente con la eficiencia de las
operaciones, la adhesión a las políticas gerenciales y que, por lo común sólo
tienen que ver con los registros financieros" (p.244).

Es decir, que el control interno está referido al conjunto de

procedimientos que permiten detectar fallas o debilidades en las actividades
realizadas cotidianamente, con el propósito de aplicar las acciones
correctivas correspondientes. Por otra parte tenemos el control interno

31
contable, según Estupiñan (2006), los define “como consecuencia del control
administrativo sobre el sistema de información, surge, como instrumento, el
control interno contable” (p.7). Esto implica que la información administrativa
que se genera va a alimentar los procedimientos contables, razón por la cual
deben existir controles que minimicen los errores que puedan generarse,
razón por la cual Catacora (1997), dice que el control interno contable
“comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos
que tienen que ver principalmente y están relacionados directamente con la
protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros”.
(p.244). Esto implica, que el control interno contable es aquel que se
encuentra asociados con el adecuado registro de la información financiera

3.2.4. CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL

    El Control Interno es un factor extremadamente crítico. Es el logro de los

objetivos generales y su efectividad depende de la información recibida. Para
lograr resultados óptimos de los sistemas de control, según Rodríguez
(1995), deben poseer las siguientes características:

Ser oportuno: Un control es oportuno cuando se dispone de él en el

momento apropiado.

Seguir una estructura orgánica: La función del control no puede

sustituir una estructura organizacional. No se pueden cambiar o rotar los
niveles jerárquicos de información.

Tener una ubicación estratégica: No es posible fijar control para

cada aspecto de un organismo, aún cuando ésta sea de pequeña o de
mediana magnitud, por lo que es necesario establecer controles en ciertas
actividades siguiendo un criterio estratégico.

32
 Ser económicos: Este punto se refiere al aspecto de que cuando hay
un control excesivo, genera molestias en el personal.

Revelar tendencias y situaciones: Los controles que exponen la

situación actual de una fase específica de una actividad son relativamente
fáciles de preparar y solo son necesarios los controles que muestran
periódicamente la actividad por controlar.

3.2.5. OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO

Definido el control interno es necesario implantar objetivos; una vez

establecidos se debe generar la elaboración de controles fundamentales
para la ejecución de actividades de gestión, dirección y control del sistema
informativo de la empresa, los cuales deben estar centrados principalmente
en la contabilidad como instrumento para la toma de decisiones, por lo que el
objetivo primordial del control interno es el alcance de la información
confiable y útil. Al respecto Estupiñan, (2006), identifica los siguientes
objetivos del control interno:

1. Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la

institución.

2. Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes

contables y administrativos.

3. Promover la adhesión de políticas administrativas

establecidas.

4. Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

(p.2)

33
 Unido a lo anteriormente expuesto Catacora (1997), establece como
objetivo general de control interno “la Custodia de los activos, Captura y
proceso de la información en forma completa y exacta, la correcta
conducción del negocio de acuerdo con las políticas de la compañía” (p.240).
Es de resaltar que ambos objetivos descritos, son de gran importancia pues
estos contribuyen a mantener un buen funcionamiento en las actividades
operacionales ejecutadas, permitiendo a la gerencia encaminar a la empresa
a un fin común basado en el logro de todos esos objetivos de los controles
interno planteados de forma eficiente y eficaz.

3.2.6. PRINCIPIOS DEL CONTROL

Al hablar de principios es necesario recordar que los mismos son

directrices bajo los cuales se rigen los preceptos organizacionales para dar
forma a un concepto. Por lo tanto, por ser el control interno, una herramienta
compleja que requiere del engranaje de diversos aspectos para que pueda
ser aplicable a cualquier área, departamento, actividad o proceso, debe
regirse por principios que permitan su incorporación en la gestión
administrativa de las organizaciones. Es por ello, que dentro de los principios
que rigen el proceso de control planteado por Gnospelius, (1992) se
encuentran:

1. Equilibrio: consiste en establecer los mecanismos para verificar que se

está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad
delegada está siendo debidamente ejercida.

2. De los objetivos: implica establecer medidas específicas o estándares

que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido.

34
3. De la oportunidad: El control para que sea eficaz necesita ser oportuno,
es decir, debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que
sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.

4. De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se

presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente,
de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de
tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

5. De excepción: El control debe aplicarse preferentemente a las actividades

excepcionales o representativas, afín de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control. Este
principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.

6. De la función controlada. Este principio es básico ya que señala que la

persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la
actividad a controlar. (p.24).

3.2.7. CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Como se ha comentado que el grupo más importante de cuentas por

cobrar es aquel proveniente de las ventas de bienes o servicios. Ello Implica
que las cuentas por cobrar es sólo un elemento de todo el ciclo de
operaciones que se denomina ciclo de Ingresos en el que están íntimamente
relacionadas las operaciones de: ventas, despacho, facturación, crédito y
cobranzas, cuentas por cobrar y caja.

En tal sentido, se recomienda que cuando se implanta el control interno,

se haga no sólo para controlar lo relacionado con cuentas por cobrar sino
que, simultáneamente, deben quedar también resguardadas el resto de las

35
operaciones mencionadas. Se sugiere a continuación, algunas medidas de
control interno que deben ponerse en práctica en torno al ciclo de ingresos:

a) Con respecto a las ventas: Todo pedido de clientes debe ser sometido a
revisión y aprobación antes del despacho de la mercancía. Esta revisión
debe ser realizado por:

a. El departamento de ventas en cuanto a condiciones.

b. El departamento de crédito en cuanto a la determinación de riesgos.

b) Con respecto a despachos: insistiendo en la separación de funciones, las

personas encargadas del despacho, deben ser diferentes a las que controlan
la mercancía en el almacén.

 Los empleados de la sección de despacho no deben tener acceso al

almacén.
 Las cantidades físicas a despachar deben ser verificadas con las que se
mencionan en la nota de despacho al cliente.
 Las notas de despacho deben estar pre numeradas y establecer un
control sobre la secuencia de las mismas.

c) Respecto a facturación:

1. Deben estar separadas las funciones del departamento de facturación

de las que realizan los departamentos de despacho y cuentas por cobrar.

2. Se establecerán los controles necesarios para asegurarse de que

todas las notas de despacho de mercancías son facturadas.

36
 3. Las facturas deben estar pre numeradas llevando un control adecuado
de su existencia y uso.

4. Una vez elaborada la factura se procederá a verificada en cuanto a

precio, exactitud aritmética, rebajas etc.

d) En cuanto a crédito y cobranzas.

El departamento de crédito debe ser independiente de los departamentos

de ventas y cuentas por cobrar.

Debe requerirse la aprobación de un funcionario responsable para:

a. Dar de baja en libros las cuentas que resulten incobrables.

b. Conceder descuentos fuera del período normal o exceso sobre los

términos usuales.

Las notas de crédito por devoluciones y rebajas deben estar pre

numeradas y su uso debidamente controlado.

Cuando se emitan notas de crédito por concepto de devolución, deben estar

respaldadas por un informe de recepción de mercancía devuelta y aprobadas
por un funcionario responsable.

Las facturas deben ser clasificadas por su antigüedad y ser revisadas

periódicamente por un funcionario responsable.

Las facturas dadas de baja en libros deben ser adecuadamente

controladas y examinadas periódicamente con el objeto de gestionar su
cobro.

37
3.2.8. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

Resulta verdaderamente indispensable, que todo Sistema de Control

Interno cuente con una serie de elementos bien definidos, que le garantice
alcanzar los objetivos, para los cuales fue propuesto. Estos elementos están
enmarcados dentro de los parámetros que las actividades de la empresa
permite, es decir, el Sistema de Control Interno debe estar diseñado de
acuerdo a las necesidades que para tal efecto tiene cada empresa en
particular, su magnitud, complejidad o intensidad varía de una empresa a
otra, y diferirán en función de las operaciones que comúnmente realiza la
organización del entorno ambiental y de las características del mercado. Se
suelen clasificar siguiendo ciertos criterios: 1. Elementos aplicados a la
empresa y 2. Elementos por areas;

1. ELEMENTOS APLICADOS A LA EMPRESA

• Organizacionales: Son todos aquellos referidos a la organización de la

empresa: Direccion, coordinacion, division de trabajo, asignacion de
responsabilidades.

a) Dirección: Diseña, define y supervisa todo lo relacionado a las

comunicaciones dentro de la empresa.

b) Coordinación: Dispone en perfecta armonía los distintos elementos de la

empresa.

c) División del Trabajo : Fomenta la especialización, el desarrollo de las

capacidades individuales, la calidad y el rendimiento de las labores de la
empresa, cualquiera que sea su tipo, mediante la separación de actividades.

38
d) Asignación de responsabilidades : Se refiere a la organización
jerárquica de la empresa, y su más clara y típica representación está
contenida en el organigrama de la misma..

• Procedimentales: Son aquellos que dan cumplimiento a los elementos

organizacionales. En una empresa no basta, que la misma tenga una
organización bien planificada y estructurada será siempre necesario el
establecimiento de una serie de procedimientos, por medio de los cuales se
dé cumplimiento a las directrices y disposiciones de la Gerencia, para
materializar sus planes y políticas, a fin de alcanzar los objetivos propuestos.
El grupo de los elementos Procedimentales del Sistema de Control Interno
está formado por: planificacion sistematizada, registros y formularios,
informes.

a) Planificación Sistematizada: Está representada en las empresas por los

Manuales de Procedimientos, que sirven de pauta para orientar la realización
de las operaciones y tareas.

b) Registros y Formularios: Cumplen la función de anotar y controlar los

activos, pasivos, ingresos, costos y gastos. Dichos formularios deben estar
inteligentemente diseñados, de manera que recaben información
verdaderamente útil y completa.

c) Informes: Cumplen con la función de mantener las comunicaciones de la

organización, la cual debe llegar de manera completa y oportuna a las
personas.

• Del Personal: Son todos aquellos referidos a la Administración de

Recursos Humanos de la organización, los cuales por constituir uno de los
recursos más importante, se deben aprovechar de forma racionada e

39
inteligentemente planificada: entrenamiento, eficiencia, lealtad,
remuneracion, supervisorios, auditoria interna.

a) Entrenamiento: Por medio del entrenamiento del personal, la empresa

además de lograr eficiencia en el trabajo, logra que el trabajador se
identifique con su labor.

b) Eficiencia: Determina los niveles de producción, productividad y costos.

c) Lealtad: Comprende la moralidad y honestidad del personal en el

desempeño de sus funciones.

d) Remuneración: Es recibida por el trabajador para que realice sus labores,

con la debida motivación y entusiasmo, por lo tanto, la remuneración debe
ser justa y de acuerdo con el trabajo desempeñado.

• Supervisorios: Los Sistema de Control Interno de una empresa no

marchan por sí solos, es necesario que se implemente un plan de vigilancia y
supervisión constantes, para descubrir a tiempo las fallas y desviaciones,
para así tomar medidas correctivas.

a) Auditoría Interna: Es aplicada en aquellas empresas de organización

muy compleja, que requieren de un departamento de Auditoría Interna, para
llevar a cabo las actividades de supervisión.

2. ELEMENTOS POR ÁREAS

Se clasifican en dos grandes áreas tomando en consideración sus campos o

áreas de aplicación, según sean inherentes a la contabilidad o asuntos
administrativos: de contabilidad, de administracion.

40
a) De Contabilidad: Se refiere a la preservación de los activos y al registro
fiel de las operaciones.

b) De Administración: Son aquellos procedimientos y medidas tendientes a

mantener la organización, dentro de los planes previstos de eficiencia
operativa y en acatamiento de las políticas administrativas.

3.2.9 RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO

La incorporación del control interno es una medida que conlleva a la

integración de las acciones y coresponsabilidad de diversos actores dentro
de la organización, siendo la gerencia la principal instancia en garantizar el
cabal cumplimiento de dichas acciones. Es por ello, que Cepeda (1997),
expresa que el control interno es, fundamentalmente, una responsabilidad
gerencial desarrollada en forma autónoma que para que rinda verdaderos
frutos, debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada
organización.

La responsabilidad por las actuaciones recae en el gerente y sus

funcionarios delegados, por lo cual es necesario establecer un Sistema de
Control Interno que les permita tener una seguridad razonable de que sus
actuaciones administrativas se ajustan en todo a las normas aplicables a la
organización.

3.2.10 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

Los controles internos son aquellos que establece la administración para

brindar una seguridad razonable de lograr los objetivos de la empresa, sin
embargo el hecho de que existan no significa necesariamente que estos
estén operando efectivamente. Esto implica que, la aplicación de un control

41
interno efectivo que regula los procedimientos que se llevan a cabo en la
administración de la empresa, están orientados a coordinar y estabilizar
todos los recursos económicos con que cuenta la misma y además a
identificar la importancia de los cinco componentes del control interno los
cuales son los siguientes: entorno de control, actividades de control,
evaluación de los riesgos, información y comunicación, supervisión y
monitoreo.

Al respecto Whittington y Pany (2005), plantean que los componentes del

control interno constituyen al “conjunto de elementos, pasos y procesos
consecutivos que deben seguirse para garantizar la confiabilidad de los
datos contables”. (p.222). Es decir, que el objetivo del control interno así
como de cada uno de sus componentes se fundamenta en la evaluación
constante de las actividades desarrolladas en las unidades de trabajo con el
objeto de verificar que estas se cumplen de acuerdo a los objetivos de la
organización, lo cual al ser aplicado al inventario permite conocer de forma
precisa el movimiento de los insumos y materiales resguardados en este
departamento. Ciertamente, estos cinco (5) componentes integrados al
proceso de la administración de la empresa se pueden apreciar de la
siguiente manera:

Primeramente, entorno de control que según Blanco (2000), expresa: “el

entorno de control significa la actitud global, acciones de directores y
administración respecto del sistema de control interno y su importancia en la
entidad. El ambiente de control tiene un efecto sobre la efectividad de los
procedimientos de control específicos”. (p.5). Entonces, puede considerarse
al entorno de control como la esencia de la empresa, puesto que es el motor
que dirige y el fundamento sobre el cual las operaciones de la empresa
descansan.

42
 Otro de los componentes son las actividades de control, las cuales de
acuerdo a lo expresado por Mantilla (2000), se definen como: “las políticas y
procedimientos que permiten garantizar que las directrices administrativas se
ejecuten adecuadamente”. (p.60).

Usualmente, las actividades de control descritas en las empresas

implican el establecimiento de una política que pueda cumplirse y otro
procedimiento como base para llevar a cabo cada política, lo que lo
caracteriza como un componente interactivo que regularmente toda empresa
enfrenta a través de fuentes, tanto externas como internas, que requieren de
una valoración.

Además, es necesaria la consideración de otros componentes tales

como: la información y la comunicación, los cuales son sistemas que se
relacionan; en este caso deben identificarse, capturarse y comunicarse
información pertinente en una forma y un tiempo que les permita a los
empleados cumplir con sus responsabilidades.

Por último, la Supervisión y Monitoreo juegan un papel importante en las

empresas; según Mantilla (2000) todo control “requiere de una vigilancia y
verificación de los procedimientos” (p.61), por lo tanto, estos últimos dos
componentes son una combinación un proceso que valora la calidad del
desempeño del sistema en el tiempo y por ende aseguran que el control
interno continúe operando efectivamente.

Sin embargo, el enfoque de control interno puede verse un poco

riguroso, pero por su actualidad, puede ser asimilado, de forma provechosa
por las empresas. Sus cinco componentes son elementos que se aportan al
sistema, se integran entre sí y se implementan de forma interrelacionada,
influenciados por el estilo de dirección. Sirven para determinar si el sistema
es eficaz. Marcan una diferencia con el enfoque tradicional de control interno

43
dirigido al área financiera, los cuales se enmarcan en el sistema de gestión
que permiten prever los riesgos y tomar las medidas pertinentes para
minimizar o eliminar su impacto en el cumplimiento de los objetivos
organizacionales.

El control interno consta de cinco (5) componentes interrelacionados,

derivados de la manera como la administración realiza los negocios y están
integrados al proceso de administración, los cuales son: ambiente de control,
evaluacion de los riesgos, actividades de control, informacion y
comunicacion, supervision y monitoreo.

3.2.10.1. Ambiente de control: Según Mantilla (2.000) El ambiente de

control da el tono de una organización, influenciando la conciencia de control
de los empleados. Es el fundamento de todos los demás componentes del
control interno proporcionando disciplina y estructura. Los factores del
ambiente de control interno incluyen la integridad, los valores éticos y la
competencia de la gente de la entidad, la filosofía y el estilo de operación de
operación de la administración, la manera como la administración asigna
autoridad y responsabiliza, y como organiza y desarrolla a su gente, y la
atención y dirección proporcionada por el concejo de directores. (p.05).En
este sentido, el ambiente de control es definido como la esencia de cualquier
negocio es su gente y sus atributos individuales.

3.2.10.2. Evaluación de los riesgos: En este caso Mantilla (2.000); expresa

que la evaluación de los riesgos es la identificación y análisis de los riesgos
relevantes para la consecución de los objetivos formando una base para la
determinación de cómo deben administrarse los riesgos. Cada entidad
enfrenta una variedad de riesgos derivados de fuentes externas e internas,
los cuales deben valorarse. Una condición previa para la evaluación de los

44
riesgos es el establecimiento de los objetivos enlazados en niveles diferentes
y consistentes internamente.

La definición de objetivos es una condición previa para la evaluación de

los riesgos. Por lo que primero se deben definir los objetivos a fin de que la
administración pueda identificar los riesgos y tomar las acciones necesarias
para administrarlos. (p.5).En fin este componente es un proceso interactivo
que regularmente toda empresa enfrenta a través de fuentes tanto externas
como internas, las cuales deben valorarse.

3.2.10.3. Actividades de control: En otro lugar se encuentran las

actividades de control. Según Mantilla (2.000) “Las actividades de control son
las políticas y procedimientos que ayudan asegurar que las directivas
administrativas se lleven a cabo. Ayudan asegurar que se tomen las
acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los
objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan a todo lo largo de la
organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyendo un
rango de actividades diversas como aprobaciones, autorizaciones,
verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño operacional,
seguridad de activos y segregación de funciones”.

Las actividades de control se dividen en tres (3) categorías, basadas en

la naturaleza de los objetivos de la entidad con los cuales se relaciona:
operaciones, información financiera o cumplimiento. p.60).Usualmente las
actividades de control descritas en las empresas implican el establecimiento
de una política que pueda cumplirse y otro procedimiento como base para
llevar a cabo la política.

3.2.10.4. Información y comunicación: Para Mantilla (2.000) la información

se requiere en todos los niveles de una organización para operar el negocio y

45
moverlo hacia la consecución de los objetivos de la entidad en todas las
categorías, operacionales, información financiera y cumplimiento. Se usa un
ordenamiento de la información. La información es identificada, capturada,
procesada y reportada mediante sistemas de información. El término sistema
de información frecuentemente es usado en el contexto del procesamiento
de datos generados internamente, relacionados, tales como compras y
ventas, y actividades de operación internas, tales como producción en
proceso, estos pueden ser formales e informales, mientras que la
comunicación es inherente a los sistemas de información.

Los sistemas de información pueden proporcionar información al

personal apropiado a fin de que ellos puedan cumplir sus responsabilidades
de operación, información financiera y de cumplimiento. Pero las
comunicaciones también pueden darse en un sentido amplio, relacionándose
con las expectativas, las responsabilidades de los individuos y de los grupos,
y otros asuntos importantes. (p. 71).

3.2.10.5. Supervisión y Monitoreo: la supervisión implica como actividad la

constante revisión y verificación de las actividades de control desarrolladas
con la finalidad de garantizar su adecuado cumplimiento. Es por esto, que
según Mantilla, los sistemas de control interno requieren ser monitoreados,
un proceso que valora la calidad del desempeño del sistema en el tiempo.
Ello es realizado mediante acciones de monitoreo, evaluaciones separadas o
una combinación de las dos. El monitoreo ocurre en el curso de las
operaciones, incluye las actividades regulares de administración y
supervisión, así como otras acciones personales tomadas en el desempeño
de sus obligaciones. La supervisión y el monitoreo aseguran que el control
interno continúe operando efectivamente.

46
3.3. PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL INTERNO DE LAS
CUENTAS POR COBRAR

Pueden definirse como el conjunto de pasos y actividades organizados

de manera lógica y sistemática para cumplir una determinada tarea. Por lo
tanto para la implementación del control interno se deben considerar diversos
aspectos. Es por ello, que en cuanto a los procedimientos de control interno
aplicados sobre las cuentas por cobrar, Defliese y otros (2005) consideran
que estos pueden clasificarse en procedimientos contables diseñados con la
finalidad de corroborar el adecuado procesamiento y autorización previa de
las operaciones de ventas, y procedimientos administrativos que abarcan el
proceso de aprobación, procesamiento y autorización de las operaciones de
venta. De igual manera, Redondo (2004) y Santillana (2001) coinciden con el
citado autor, los cuales se detallan: 

3.3.1. Procedimientos Administrativos

Al hacer referencia a los procedimientos administrativos es necesario

recalcar que están orientados al conjunto de pasos lógicos y sistemáticos
relacionados con la recopilación, clasificación y registro de información
necesaria que respaldan las transacciones en una organización. Razón por
la cual, Santillana (2001) menciona entre los procedimientos administrativos
de control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar, los siguientes:

 Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la

documentación de las cuentas por cobrar.
 Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de
mercado y tomar en consideración el establecimiento de ágiles
sistemas de cobranza.

47
  Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas
incobrables ya canceladas.
 Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la
documentación correspondiente y ser autorizadas por un funcionario
responsable.
 Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo
de sólidas políticas escritas.
 Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos
que muestren el comportamiento de los clientes, en especial los
morosos.

Por su parte Redondo (2004) menciona dentro de estos procedimientos:

 Establecer el principio de separación de funciones, en especial las

labores de ventas, registro de la cuenta por cobrar y recepción del
efectivo. De manera que el personal que maneja por ejemplo el área
de ingresos no intervengan en las labores de elaboración de auxiliares
y registros relacionados con las cuentas por cobrar, manejo de
documentos base para factura, manejo y autorización de notas de
crédito y documentación soporte, aprobación de rebajas y
devoluciones en ventas, preparación, comprobación de los registros
en el diario general, Intervención en el registro final, es decir, el libro
mayor. En cuanto a los procedimientos de control dirigidos al área de
cobranza, pueden mencionarse:
 El departamento de ventas es el encargado de la aprobación de las
condiciones de la venta y de créditos para lo referente al riesgo de la
misma
 El departamento de facturación debe ser independiente del de
despachos y del registro en las cuentas de los clientes.

48
  Se procurará que las facturas estén prenumeradas.
 Una persona diferente a la que preparó las facturas las chequeará con
las condiciones aprobadas por el departamento de ventas,
especialmente en cuanto a precios, rebajas, descuentos, entre otros.

De lo antes expuesto, puede mencionarse que los procedimientos

administrativos dirigidos a las cuentas por cobrar están dirigidos a regular y
controlar el adecuado desenvolvimiento del proceso de ventas desde el
momento en que se establecen las políticas de crédito, se genera la venta
del bien o prestación del servicio, se factura, y se llevan a cabo las labores
de cobranza; todo ello con la finalidad de garantizar su adecuado
cumplimiento y apego a los lineamientos prescritos. 

49
Fase IV. PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
APLICADO POR EL DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACION DE LA EMPRESA
BAKHOS FULL PRINT, C.A. A LAS
CUENTAS POR COBRAR

50
 El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de
llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y
dinero; Por tal motivo, su importancia radica en que representan para la
empresa una forma ordenada de proceder y realizar los trabajos
administrativos para su mejor función en cuanto a las actividades dentro de
la organización. Para la comercialización de las actividades concernientes a
la venta de los servicios, la empresa Bakhos Full Print, C.A., cuenta con un
sistema administrativo llamado A2, el cual está dirigido a la gestión
administrativa de pequeñas y medianas empresa de producción y servicios,
maneja en su módulo administrativo cuatro submódulos que son compras,
ventas, inventario, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y bancos, lo que
permite la generación de la información producto de las transacciones
cotidianas de la empresa.

Por consiguiente, el Departamento de Administración, para efectos del

manejo de las cuentas por cobrar ejecuta una serie de procedimientos para
la creación de cuenta a credito a clientes, procedimiento de revision de
antiguedad de saldos, procedimiento de gestion de cobranzas, procedimiento
de recepcion de pagos, procedimiento de registro de las cuentas por cobrar.

4.1 Procedimientos de Creación de Cuenta a Crédito a Clientes

Para la creación de la cuenta de crédito de los clientes se emplea el

sistema A2, directamente desde el punto de venta. Este módulo posee un
menu que permiten el ingreso de la información (fig. 3).

51
 Figura 3. Módulo de Punto de Ventas

Fuente: A2 soporte técnico.com, (2013)

Para poder generar una cuenta a crédito se crea el perfil del cliente en el
cual se coloca su nombre, apellido, cédula de identidad o RIF, teléfono y
dirección en caso de que sea persona natural. Por otra parte, cuando se
trata de una persona jurídica se le solicita nombre de la empresa, RIF,
teléfono y dirección. Una vez efectuada una primera compra se tilda la
opción de generar cuenta a crédito y se marca la opción de plazo a cancelar,
creando así en el sistema el perfil de la cuenta a crédito.

En tal sentido, una vez que el cliente ha decido adquirir algunos de los
servicios ofertados por Bakhos Full Print, C.A. indica al cajero que será
agregado a su cuenta crédito, razón por la cual el cajero emite en el sistema
un documento interno y la guarda como un documento de crédito a fin de que
sea cobrada directamente por el Departamento de Administración. Es por

52
ello, que la representación gráfica del procedimiento se visualiza en el
flujograma Nº 1.

Flujograma Nº 1. Procedimientos de Creación de Cuenta a Crédito a Clientes

RESPONSABLE TAREA / ACTIVIDAD

Cajero Procede a crear el perfil

del cliente en el sistema
administrativo A2,
específicamente en el
punto de venta, in
ingresando datos como
nombre, apellido,
teléfono, rif, dirección.
Cajero Una vez creado el perfil
tilda la opción para
generar una cuenta por
cobrar la cual se
generara
automáticamente en el
módulo administrativo
Cliente decide adquirir algunos
de los servicios
ofertados por Bakhos
Full Print, C.A. indica al
cajero que será
agregado a su cuenta
crédito
Cajero Emite en el sistema un
documento interno y la
guarda como un
documento de crédito a
fin de que sea cobrada
directamente por el
Departamento de
Administración

SIMBOLOGIA: Operación: Demora: Transporte: Inspección:

Operación + Inspección: Archivo:

Fuente: González, (2013).

4.2 Procedimiento de Revisión de Antigüedad de Saldos

La revisión de la antigüedad de saldos se realiza para conocer el total de

las cuentas pendientes de cobro. Para ello, el analista administrativo ingresa
a la página principal del sistema A2 y apertura la ventana de reportes (fig. 4)

53
a fin de aperturar un menú principal que le permite accesar al ítem de
clientes y luego desplegar un menú secundario referente al análisis de
vencimiento de las cuentas por cobrar.

Figura 4. Pantalla de Reporte de Clientes con Cuentas por Cobrar

Fuente: A2 soporte técnico.com, (2013)

Luego de seleccionado el reporte se apertura una nueva ventana en la

cual se detalla la selección de los clientes por código o descripción, el rango
de fechas del período a analizar y el tipo de análisis si es por cuenta
vencidas o por vencer (fig.5)

Figura 5. Ventana de reporte de las cuentas por cobrar a clientes

54
Fuente: A2 soporte técnico.com, (2013)

Después de seleccionado los criterios del análisis de vencimiento se tilda

el botón de preliminar con el propósito de generar una vista previa del reporte
y luego se imprime el mismo para verificar la información. Es por ello, que la
representación gráfica del procedimiento se visualiza en el flujograma Nº 2.

Flujograma Nº 2. Procedimientos de Revisión de Antigüedad de Saldos

55
 RESPONSABLE TAREA / ACTIVIDAD

Analista Ingresa a la página

principal del sistema A2
Administrativo y apertura la ventana de
reportes a fin de
aperturar un menú
principal que le permite
accesar a la ítem de
clientes y luego
desplegar un menú
secundario referente al
análisis de vencimiento
de las cuentas por
cobrar.
Analista selecciona el reporte se
apertura una nueva
Administrativo ventana en la cual se
detalla la selección de
los clientes por código o
descripción, el rango de
fechas del período a
analizar y el tipo de
análisis si es por cuenta
vencidas o por vencer
Analista Tilda el botón de
preliminar con el
Administrativo propósito de generar
una vista previa del
reporte y luego se
imprime el mismo para
verificar la información

SIMBOLOGIA: Operación: Demora: Transporte: Inspección:

Operación + Inspección: Archivo:

Fuente: Gonzalez, (2013).

4.3. Procedimiento de Gestión de Cobranzas

Una vez conocido el saldo pendiente de las cuentas por cobrar, se inicia
el proceso de cobranza con la finalidad de la recuperación de las cuentas.
Para ello, se envía un correo electrónico a las empresas acreedoras con el
monto de su saldo pendiente y se solicita la confirmación del mismo. En caso
de no poseer una dirección de correo se efectúan llamadas telefónicas para
recordarle al cliente sus saldos pendientes. Si el cliente, no responde las

56
comunicaciones se le bloquean los créditos y se paralizan cualquier tipo de
trabajo efectuado. Por el contrario si el cliente informa que va a cancelar la
factura, una vez que este se encuentra en el establecimiento el cajero
apertura el módulo de cuentas por cobrar, ingresa los datos del cliente para
su ubicación en el sistema y tilda los documentos que serán pagados. Es
por ello, que la representación gráfica del procedimiento se visualiza en el
flujograma Nº 3.

4.4. Procedimiento de Recepción de Pagos

Una vez en el módulo de punto de venta se buscan los documentos

guardados y se marca el botón facturar, automáticamente se hace una
transferencia de datos y se genera una factura fiscal y se procede a indicar la
forma de pago, sea esta en cheque, efectivo, tarjeta de débito o crédito. Se
totaliza la transacción y se genera la factura, cuya copia es enviada a
administración. Es por ello, que la representación gráfica del procedimiento
se visualiza en el flujograma Nº 4

Flujograma Nº 3. Procedimiento de Gestión de Cobranzas

57
 RESPONSABLE TAREA / ACTIVIDAD

Analista Envía un correo

electrónico a las
Administrativo empresas acreedoras
con el monto de su saldo
pendiente y se solicita la
confirmación del mismo
Analista En caso de no poseer
una dirección de correo
Administrativo se efectúan llamadas
telefónicas para
recordarle al cliente sus
saldos pendientes. Si el
cliente, no responde las
comunicaciones se le
bloquean los créditos y
se paralizan cualquier
tipo de trabajo efectuado
Analista Tilda el botón de
preliminar con el
Administrativo propósito de generar
una vista previa del
reporte y luego se
imprime el mismo para
verificar la información

SIMBOLOGIA: Operación: Demora: Transporte: Inspección:

Operación + Inspección: Archivo:

Fuente: Gonzalez, (2013).

Flujograma Nº 4. Procedimiento de Recepción de Pagos

58
 RESPONSABLE TAREA / ACTIVIDAD

Cajero Apertura el módulo de

punto de venta se
buscan los documentos
guardados y se marca el
botón facturar,
automáticamente se
hace una transferencia
de datos y se genera una
factura fiscal y se
procede a indicar la
forma de pago, sea esta
en cheque, efectivo,
tarjeta de débito o
crédito. Se totaliza la
transacción y se genera
la factura, cuya copia es
enviada a administración

SIMBOLOGIA: Operación: Demora: Transporte: Inspección:

Operación + Inspección: Archivo:

Fuente: Gonzalez, (2013).

4.5. Procedimiento de Registro de las Cuentas por Cobrar

59
 Después que se recibe el pago del cliente el cajero archiva de esas
facturas junto con el cuadre de caja diario y es entregado al Departamento
de administración para su verificación, quien apertura la página principal del
sistema A2, específicamente en la ventana de transacciones, a fin de que se
despliegue un menú principal en el cual se selecciona la opción de cliente y
de el se desprende un segundo menú relacionado con las cuentas por
cobrar (fig. 6).

Figura 6. Módulo de cuentas por cobrar

Fuente: A2 soporte técnico.com, (2013)

Después de seleccionada esta opción el sistema apertura una nueva
ventana correspondiente al módulo de cuentas por cobrar (fig.7).

Figura 7. Ventana principal de Cuentas por Cobrar

60
 Fuente: A2 soporte técnico.com, (2013)

La ventana posee una opción de búsqueda codificada, a fin de llamar de

la base de datos los aspectos ingresados en el perfil de cada cliente, una vez
ingresado el código se agregarán de manera automática sus datos.
Posteriormente, el cuadro correspondiente a opciones es tildado para poder
desplegar un menú que permita el registro de los pagos recibidos (fig.8 y 9)

Figura 8. Ventana de Registro del Módulo de Cuentas por Cobrar

61
Fuente: A2 soporte técnico.com, (2013)

En esta ventana se evidencian las facturas cargadas al cliente

pendientes de pago, en la cual se puede observar la fecha de emisión, del
documento, la fecha de vencimiento, el número, el monto de cada
documento y por ende el saldo total de las cuentas por cobrar.

Figura 9. Despliegue del Menú de Pagos del Módulo de Cuentas por

Cobrar

62
Fuente: A2 soporte técnico.com, (2013)

Después de seleccionado el apartado de pagos se apertura una nueva

ventana en la cual aparecen las diferentes facturas o documentos que el
cliente posee con la empresa (fig. 10), a fin de poder seleccionar las que
aparecen canceladas en las facturas enviadas por el cajero totalizar la
transacción y rebajar la cuenta por cobrar del cliente en el sistema y
posteriormente en la contabilidad (fig.11).

Figura 10. Ventana de selección de facturas canceladas

63
Fuente: A2 soporte técnico.com, (2013)

Una vez ingresado en el módulo de cuentas por cobrar, se selecciona al

cliente al cual se le va a hacer el cobro de las facturas se marca la opción
“cobros” en el menú y se tildan las facturas que el clienta ha decido cancelar.
Posteriormente se marca en la parte inferior de la ventana la tecla totalizar
para emitir el documento que soporta el cobro de la factura.

Figura 11. Ventana de Registro del Pago

64
Fuente: A2 soporte técnico.com, (2013)

Luego de registrada la transacción se tilda el botón de aceptar para que el

sistema genere un reporte de caja como garantía de la rebaja de la cuenta
por cobrar que debe ser archivado en el expediente del cliente a crédito. Es
por ello, que la representación gráfica del procedimiento se visualiza en el
flujograma Nº 5

Flujograma Nº 5. Procedimiento de Registro de las Cuentas por Cobrar

65
 RESPONSABLE TAREA / ACTIVIDAD

Cajero Después de que el

cliente realiza la
cancelación de una
cuenta por cobrar el
cajero archiva esas
facturas junto con el
cuadre de caja diario y
es entregado al
Departamento de
administración para su
verificación,
Analista Apertura la página
principal del sistema A2,
Administrativo específicamente en la
ventana de
transacciones y de 66llí
apertura una nueva
ventana correspondiente
al módulo de cuentas
por cobrar
Analista Después de
seleccionado el apartado
Administrativo de pagos se apertura
una nueva ventana en la
cual aparecen las
diferentes facturas o
documentos que el
cliente posee con la
empresa, selecciona las
que aparecen
canceladas en las
facturas enviadas por el
cajero y totalizar la
transacción para rebajar
la cuenta por cobrar del
cliente en el sistema,
luego tilda el botón de
aceptar para que el
sistema genere un
reporte de caja como
garantía de la rebaja de
la cuenta

SIMBOLOGIA: Operación: Demora: Transporte: Inspección:

Operación + Inspección: Archivo:

4.6. Control de las cuentas por cobrar

66
 El sistema de control en relación a las cuentas por pagar se caracteriza
por los siguientes aspectos:

- Las verificaciones de los registros de las cuentas por cobrar se realizan

sólo una vez al mes y no diariamente a fin de actualizar en el sistemas los
pagos efectuados por los clientes.

- No se realizan auditorías respecto al seguimiento de normas básicas de

control, debido a que los procedimientos no se encuentran establecidos en
manuales. Por lo tanto, las fallas en los pagos son difícilmente detectables
hasta finales de cada mes.

- Sub utilización del sistema para la incorporación de políticas y

programación que indiquen facturas vencidas.

- Falta de seguimiento permanente a los análisis de vencimiento de las

cuentas por cobrar.

- Ausencia de políticas para el otorgamiento de crédito, limites de crédito y

por ende creación de previsión de cuentas incobrables.

67
Fase V. ANALISIS COMPARATIVO DE
LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO ADMINISTRATIVO APLICADO
A LAS CUENTAS POR COBRAR EN LA
EMPRESA BAKHOS FULL PRINT, C.A.

En la presente fase, se realiza un análisis comparativo de los

procedimientos aplicados al manejo de las cuentas por cobrar de la empresa
Bakhos Full Print, C.A, según lo establecido en la bibliografía referente al

68
tema con respecto a las actividades observadas durante el período de
pasantía:

5.1. Comparación de las Bases Teóricas

De acuerdo a los procedimientos realizados y la teoría investigada se

plantean los siguientes análisis:

Cuadro Nº 1. Procedimientos de Creación de Cuenta a Crédito a Clientes

PROCEDIMIENTO BASE TEÒRICA OBSERVACIONES

Para la creación de la cuenta Catacora (2001) “el registro  Se apertura la cuenta
de crédito de los clientes se de las operaciones y del cliente con datos de
emplea el sistema A2. transacciones que se forma incompleta, es decir,
Este módulo posee un menú generan en una empresa ausencia de un número de
que permiten el ingreso de la requieren que los datos contacto, falta de un
información del cliente en el sean recolectados, apellido, ausencia de un
cual se coloca su nombre, clasificados y codificados número de rif lo que ha
apellido, cédula de identidad o para luego ser registrados”. generado como
RIF, teléfono y dirección (p.231). consecuencia que la
Una vez que el cliente ha información en el sistema
decido adquirir algunos de los Méndez (2010), quien no permita la ubicación del
servicios ofertados por define a las políticas de cliente de manera oportuna
Bakhos Full Print, C.A. indica crédito como: “ todos los para agilizar la gestión de
al cajero que será agregado a lineamientos que utiliza el cobranzas
su cuenta crédito, razón por la gerente financiero de una
cual el cajero emite en el empresa, con la finalidad  Ausencia de políticas de
sistema un documento interno de otorgar facilidades de crédito que permitan
y la guarda como un pago a un determinado orientar la gestión de ventas
documento de crédito a fin de cliente” (p.34). y por ende de cobranzas en
que sea cobrada directamente cuanto a los criterios para
por el Departamento de Catacora (1997) “Los otorgar el crédito, el límite
Administración. sistemas de codificación, del crédito otorgado,
permiten clasificar número de facturas
adecuadamente todas las pendientes para la
operaciones, detalles, suspensión de la línea
transacciones y listas de crediticia, políticas de
elementos que son descuento por pronto pago,
manejados por un sistema así como todas aquellas
de contabilidad”. (p.149). normas que permitan una
adecuada gestión de
cobranza

Fuente: González, (2013)

69
 Dada la importancia de la información administrativa las organizaciones
en las cuales existen niveles de organización, se cuentan con sistemas de
información administrativa, los cuales actúan como los ejes alrededor de los
cuales se toman la mayoría de las decisiones financieras, puesto que reúne
y presenta los datos resumidos y detallados acerca de la actividad
económica de una empresa. Sin embargo de las situaciones anteriores se
evidencio la subutilización del sistema en cuanto a la generación de códigos
automáticos para la organización y búsqueda rápida de los clientes a crédito,
conllevando a la repetición de nombres en la base de datos que duplican en
la mayor proporción de los casos a las cuentas por cobrar. En tal sentido,

Cuadro Nº 2. Análisis del Procedimiento de Revisión de Antigüedad de Saldos

con las bases teóricas

PROCEDIMIENTO BASE TEÒRICA OBSERVACIONES

El analista administrativo
ingresa a la página
principal del sistema A2 y
apertura la ventana de
reportes (fig. 4) a fin de
aperturar un menú principal
que le permite accesar al
ítem de clientes y luego
desplegar un menú
secundario referente al
análisis de vencimiento de
las cuentas por cobrar.
López (2012), define a la
antigüedad de saldo como
un criterio que clasifica las
deudas de los clientes de
acuerdo a su antigüedad.
 Ausencia de políticas
administrativas para el
manejo de las cuentas por
cobrar, lo que conlleva a la
subutilización de una
herramienta como lo es el
sistema A2, cuyo diseño
permite la generación de
estos reportes siempre y
cuando se alimente la base
de datos de los clientes de
manera eficiente.

Luego de seleccionado el
reporte se apertura una
nueva ventana en la cual
se detalla la selección de
los clientes por código o
descripción, el rango de
fechas del período a
analizar y el tipo de análisis
si es por cuenta vencidas o
por vencer.

70
Después de seleccionado
los criterios del análisis de
vencimiento se tilda el
botón de preliminar con el
propósito de generar una
vista previa del reporte y
luego se imprime el mismo
para verificar la
información.
Fuente: González, (2013)

PROCEDIMIENTO BASE TEÒRICA OBSERVACIONES

Una vez conocido el saldo Gitman (2000), las se efectúan actividades
pendiente de las cuentas principales técnicas que relacionadas con la
por cobrar pueden emplearse son: gestión de cobranza, sin
“emisión de cartas, embargo, la ejecución de
Para ello, se envía un llamadas telefónicas, dichas actividades no
correo electrónico a las visitas personalizadas pueden considerarse
empresas acreedoras con tercerización a como un procedimiento,
el monto de su saldo empresas debido a que no se realiza
pendiente y se solicita la especializadas y una sistematización de las
confirmación del mismo. acciones legales, lo que actividades, ni una
implica un incremento de secuencia organizada de
En caso de no poseer una los costos para poder acciones que base para
dirección de correo se recuperar las cuentas” considerar la existencia
efectúan llamadas (p,34). del departamento de
telefónicas para recordarle administración la
al cliente sus saldos información necesaria
pendientes. para efectuar una
adecuada gestión, lo que
Si el cliente, no responde conlleva a que la
las comunicaciones se le recuperación de las
bloquean los créditos y se cuentas por cobrar estén
paralizan cualquier tipo de supeditadas a la voluntad
trabajo efectuado. de pago del cliente o a la
buena memoria del cajero
Por el contrario si el cliente en recordar alguna factura
informa que va a cancelar pendiente de cualquier
la factura, una vez que este cliente a crédito se pueda
se encuentra en el ser visualizad en el
establecimiento el cajero sistema.

71
 apertura el módulo de
cuentas por cobrar, ingresa
los datos del cliente para
su ubicación en el sistema
y tilda los documentos que
serán pagados.

La gestión de cobranza involucra al conjunto de procedimientos que

sirven para liquidar una acreencia previamente generada, por lo tanto el paso
fundamental para realizar esta gestión se basa en una análisis de antigüedad
de saldos a fin de estimar en bolívares el monto al que asciende las cuentas
por cobrar, las fechas de vencimiento de cada factura o documento que
sustenta una compra a crédito. Sin embargo, durante el período de pasantía
se pudo constatar que no se emite un listado de cuentas por cobrar
semanales, quincenales ni mensuales así como tampoco se establece la
fecha de vencimiento de las facturas emitidas, además no se lleva un control
de las facturas a crédito que se emiten durante el mes, lo que indica
ausencia de controles de manera directa a las cuentas por cobrar.

Cuadro Nº 3. Análisis de los Procedimientos de Gestión de Cobranzas

con las bases teóricas
Fuente: González, (2013)

Cuadro Nº 4. Análisis del Procedimiento de Recepción de Pagos con las

bases teóricas

PROCEDIMIENTO BASE TEÒRICA OBSERVACIONES

72
 Una vez en el módulo de La recepción del
punto de venta se buscan Para Gómez (2012), pago es considerado
los documentos guardados las cuentas por como la fase del
y se marca el botón cobrar es un concepto procedimiento en el cual
facturar, automáticamente de contabilidad donde se se produce la extinción de
se hace una transferencia la cuenta por cobrar y una
registran los aumentos y
de datos y se genera una vez recibido el pago el
factura fiscal y se procede las disminuciones sistema emite la factura
a indicar la forma de pago, derivados de la venta de correspondiente a fin de
sea esta en cheque, conceptos distintos a que se efectúen
efectivo, tarjeta de débito o mercancías o prestación posteriormente los
crédito Se totaliza la asientos contables en el
de servicios, única y
transacción y se genera la sistema.
factura, cuya copia es exclusivamente a crédito
enviada a administración. documentado. Por lo Sin embargo, se
tanto se dice que esta evidencia que no existen
cuenta presenta el controles para la
cancelación de las
derecho (exigible) que
cuentas por cobrar
tiene la entidad de exigir imiento en los plazos
a los suscriptores de los previos al vencimiento del
títulos de crédito el pago crédito y muchas al no
de su adeudo, siendo el registrar una cuenta se
omite el pago, lo que se
pago una actividad
traduce en pérdidas para
constante e importante la empresa.
del proceso de las
cuentas por cobrar. Al
final de las actividades
de cobranza de cada
día, el departamento de
crédito y cobranza
determinará si ha
llegado o no al objetivo
diario, planteado por la
gerencia y empresas.

Fuente: González, (2013)

Cuadro Nº 5. Análisis del Procedimiento de Registro de las cuentas por

cobrar con las bases teóricas

73
 PROCEDIMIENTO BASE TEÒRICA OBSERVACIONES
Después que se recibe Gómez (2012), Las El personal del
el pago del cliente el cajero cuentas por cobrar departamento de
archiva de esas facturas representan los activos administración a pesar
junto con el cuadre de caja adquiridos por la de ejecutar actividades
diario y es entregado al empresa proveniente de con la finalidad de
Departamento de las operaciones mantener un registro de
administración para su comerciales de ventas las cuentas por cobrar,
verificación, quien apertura de bienes o servicios. no ejecuta
la página principal del Por lo tanto, la empresa procedimientos de
sistema A2, debe registrar de una control interno que
específicamente en la manera adecuada todos puedan garantizar una
ventana de transacciones, los movimientos adecuada gestión de
a fin de que se despliegue referidos a estas cobranza y mantener
un menú principal en el cuentas, ya que actualizada los saldos de
cual se selecciona la constituyen parte de su los clientes.
opción de cliente y de él se activo, y sobre todo
desprende un segundo debe controlar que éstos
menú relacionado con las no pierdan su formalidad
cuentas por cobrar. para convertirse en
La ventana posee una dinero. De ahí la
opción de búsqueda importancia de controlar
codificada, a fin de llamar y de auditar las “Cuentas
de la base de datos los por Cobrar” 
aspectos ingresados en el
perfil de cada cliente, una
vez ingresado el código se
agregarán de manera
automática sus datos.
En esta ventana se
evidencian las facturas
cargadas al cliente
pendientes de pago,
Una vez ingresado en el
módulo de cuentas por
cobrar, se selecciona al
cliente al cual se le va a
hacer el cobro de las
facturas
. Posteriormente se marca
en la parte inferior de la
ventana la tecla totalizar
para emitir el documento
que soporta el cobro de la
factura.

74
 Luego de registrada la
transacción se tilda el
botón de aceptar para que
el sistema genere un
reporte de caja como
garantía de la rebaja de la
cuenta por cobrar que debe
ser archivado en el
expediente del cliente a
crédito.
Fuente: González, (2013)

75
 Conclusiones.

Luego de analizar el control interno aplicado al proceso administrativo

de las cuentas por cobrar comerciales de la empresa Bakhos Full Print, C.A,
se plantean las siguientes conclusiones:

76
 No posee un procedimiento definido para cobranza o recuperación de las
cuentas por cobrar, debido a la ausencia de un personal dedicado a la
recuperación de cuentas y la ejecución de la gestión de cobranzas.

 Ausencias de políticas de crédito que permitan orientar la gestión de

ventas a crédito y por ende de cobranzas en cuanto a los criterios para
otorgar el crédito, el límite del crédito otorgado, número de facturas
pendientes para la suspensión de la línea crediticia, así como todas aquellas
normas que permitan una adecuada gestión de cobranza.

 Ausencia de registros de los clientes en el sistema lo que impide tener un

adecuado conocimiento y por ende control de los créditos otorgados a los
clientes.

 Subutilización del sistema administrativo-contable para la incorporación

de procedimientos que garanticen un adecuado registro y control de la
información que alimenta la base de datos de las cuentas por cobrar.

 Falta de supervisión de las actividades inherentes al manejo del registro y

control de las cuentas por cobrar, que garantice que las mismas son
recuperadas en los plazos establecidos.

 Ausencia de un manual de normas y procedimientos que documenten las

actividades inherentes al registro y control de las cuentas por cobrar.

77
 Recomendaciones.

78
Luego de efectuado el análisis del control interno aplicado al proceso
administrativo de las cuentas por cobrar comerciales de la empresa Bakhos
Full Print, C.A, se establecen las siguientes recomendaciones:

 Incrementar la plantilla de personal del departamento de administración, a

fin de generar una mejor distribución de las actividades, evitar el exceso de
trabajo y garantizar la incorporación de mecanismos de control interno.

 Establecer políticas para la venta a crédito en la cual se definan los

criterios para el otorgamiento de líneas de crédito, montos limites, períodos
de crédito, plazos de cobranza entre otros parámetros necesarios para la
adecuada formulación de un proceso de cobranza.

 Elaborar un manual de normas y procedimientos destinados a documentar

las actividades inherentes al registro y control de las cuentas por cobrar de la
empresa.

 Incrementar la supervisión de las actividades inherentes al manejo del

registro y control de las cuentas por cobrar.

79
 Referencias.

80
Brito, J. (1999). Contabilidad :Básica e intermedia (contabilidad I y II). 6ta ed.
Centro de contadores, 2001. Caracas.

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Chillida, C. (2003). Análisis e interpretación de balances. Tomo I. Ediciones

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81
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Melinkoff, R. (2007). Los procesos administrativos. Edt.

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Investigación en Ciencias Económicas, Contables y
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Caracas.

82
 Santillana, J.(2001). Establecimiento de Sistemas de Control Interno. Edt
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Decreto N° 1.808. Decreto mediante el cual se dicta el Reglamento Parcial

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http://es.wikipbraredia.org/wiki/Cuentas_por_cobar. Consultado:
31/08/2014.

83
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http://www.econ.uba.ar/www/servicios/Biblioteca. Consultado:
31/08/2014
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(2010). Disponible: http://www.up.ac.pa/ftp/2010/d_auditoria/. Consultado:
06/08/2013.

84
 Anexos

85
 Anexo Nº 1. Guía de Observación. 

 
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO NUEVA ESPARTA
ESCUELA DE HOTELERÍA Y TURISMO 
PROGRAMA DE LICENCIATURA EN CONTADURIA PÚBLICA
GUÍA DE OBSERVACIÓN 
Nombre de la Empresa____________________________________
Departamento de Pago: ____________________________
Nombre del Procedimiento o Actividad:_______________________
Formatos empleados:_____________________________________
Observaciones__________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
____________ 
Fuente: Gónzález, (2013).

86
 Anexo Nº 2. LISTA DE COTEJO “CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR”

UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO NUEVA ESPARTA
ESCUELA DE HOTELERÍA Y TURISMO 
PROGRAMA DE LICENCIATURA EN CONTADURIA PÚBLICA
LISTA DE COTEJO “CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE LAS
CUENTAS POR COBRAR”
Nº ÍTEM SI NO
1 Se realiza el registro de los
clientes en el sistema
2 Se verifican las cantidades de
productos o impresiones
realizadas a cada cliente
3 Se efectúan notas de entrega a
los clientes a crédito
4 Se verifican que las cuentas a
crédito sean cobradas a su
vencimiento
5 Hay un registro de las cuentas
por cobrar no facturadas
6 Se hace seguimiento a las
cuentas por cobrar
7 Se verifica que cada cliente a
crédito haya cancelado su deuda
y este en blanco en el sistema
8 Existen criterios para el
otorgamiento de créditos
Fuente: Gónzález, (2013).

87