CAJA Y BANCOS Version 450

BAS Company Steering
Caja y Bancos
Índice
1 Comprobantes de caja............................................................................................................... 2
1.1. Orden de Pago ........................................................................................................................... 2
1.2. Recibos ....................................................................................................................................... 3
1.3. Transferencias ........................................................................................................................... 4
1.4. Comprobantes internos............................................................................................................. 4
2 Comprobantes de Bancos......................................................................................................... 4
2.1. Débitos y Créditos bancarios ................................................................................................... 5
2.2. Depósitos y Extracciones bancarias ........................................................................................ 5
2.3. Tarjetas de crédito ..................................................................................................................... 5
2.4. Conciliación Bancaria ............................................................................................................... 5
3 Medios de Pago.......................................................................................................................... 6
3.1. Tipo ............................................................................................................................................. 6
3.2. Solapa "Cajas" ......................................................................................................................... 16
3.3. Solapa "Cheques".................................................................................................................... 17
3.4. Cajas ......................................................................................................................................... 18
3.5. Cierres de Caja ......................................................................................................................... 20
3.6. Arqueos de caja ....................................................................................................................... 20
3.7. Uso de las cajas en el circuito de reparto.............................................................................. 21
4 Bancos y cuentas bancarias ................................................................................................... 21
4.1. Códigos del Banco Central ..................................................................................................... 21
4.2. Bancos ...................................................................................................................................... 22
4.3. Cuentas Bancarias ................................................................................................................... 23
5 Efectivización de cheques diferidos ...................................................................................... 24
5.1. Efectivización manual de cheques diferidos ......................................................................... 25
5.2. Efectivización programada ..................................................................................................... 26
6 Conciliaciones Bancarias........................................................................................................ 27
6.1. Ventana “Conciliación bancaria” ........................................................................................... 27
6.2. Conciliación por archivo” ....................................................................................................... 32
6.2.1 Formatos ................................................................................................................................. 33
6.2.2 Ejemplo de formato de archivo de conciliación ....................................................................... 37
6.2.3 Conciliación por archivo .......................................................................................................... 39
6.2.4 Informe de conciliación por archivo ......................................................................................... 60
6.3. Cierre de conciliación bancaria .............................................................................................. 64
6.4. Consulta de Cierres de conciliación bancaria....................................................................... 65
6.5. Reapertura de conciliaciones bancarias cerradas ................................................................ 66
6.6. Informes de conciliación ......................................................................................................... 66
7 Tarjetas ..................................................................................................................................... 68
7.1. Presentación de tarjetas.......................................................................................................... 70
7.2. Liquidación de Tarjetas ........................................................................................................... 71
8 Rendición de Gastos ............................................................................................................... 75
9 Desvíos del cambio vigente .................................................................................................... 80
10 Origen y aplicación de fondos ................................................................................................ 81
11 Listado “Flujo de fondos” ....................................................................................................... 83
12 Flujo de Fondos Presupuestado ............................................................................................ 85
13 Ejemplos de registraciones .................................................................................................... 86
13.1. Registro de pagos varios ........................................................................................................ 86
13.2. Registro de cheques entregados en garantía ....................................................................... 87
13.3. Cheques entregados en custodia ........................................................................................... 87
13.4. Plazos fijos ............................................................................................................................... 87
13.5. Inversiones en títulos y acciones ........................................................................................... 90
13.6. Préstamos bancarios ............................................................................................................... 90
13.6.1 Herramientas necesarias ........................................................................................................ 90
13.6.2 Metodología de registración .................................................................................................... 94
13.6.3 Algunos comentarios e informes ........................................................................................... 100
Versión 9 Vigencia10/11/19 1
Actualizado para versión 4.5.0 (FX 10) y posteriores
1 Comprobantes de caja
El ingreso de valores se debe a los pagos que realizan los clientes y se registran mediante Recibos.
Estos también pueden utilizarse para registrar cualquier ingreso de valores que se produzca, por ejemplo, si se devuelve
mercadería a un proveedor y éste, para cancelar la nota de crédito correspondiente, entrega valores, éstos ingresarán
mediante un recibo.
Si se ha entregado dinero a un empleado de la empresa, por ejemplo, en concepto de viáticos y no lo ha gastado todo,
cuando devuelve el sobrante, se registra mediante un recibo.
Si un socio realiza un aporte de dinero, el ingreso de los correspondientes valores, también, se registra mediante un
recibo.
Los recibos, en los casos que corresponda, actualizan la cuenta corriente correspondiente al titular del comprobante y
permiten indicar, al momento de su ingreso, los comprobantes que se cancelan.
Los valores involucrados ingresan a una caja determinada y en caso de tratarse de cheques, cupones de tarjetas,
documentos y facturas de crédito, actualizan los inventarios correspondientes a dichas cajas, permaneciendo como
valores en cartera hasta se produzca su egreso. En caso que el cliente cancele su deuda a través de un depósito bancario,
al registrar el recibo acreditará la correspondiente cuenta bancaria.
El egreso de los valores se registra mediante depósitos bancarios, mediante órdenes de pago o comprobantes internos
(si se intercambian por otro tipo de valor).
Si un cliente, devuelve mercadería y se desea cancelar la nota de crédito reintegrándole el importe correspondiente a la
mercadería que devuelve, el egreso de los correspondientes fondos también se registra mediante una orden de pago.
Las órdenes de pago actualizan las cuentas corrientes de los destinatarios de los pagos (en los casos que corresponda)
y permiten, al momento de su ingreso, indicar los comprobantes que se cancelan. En los pagos a proveedores, y en caso
que se deban efectuar retenciones, éstas se calculan en forma automática.
Si para efectuar el pago se utilizan cheques propios, éstos podrán imprimirse utilizando el formato que corresponda en
cada caso. Si el pago se realiza por transferencia bancaria, al momento de registrar la orden de pago, se registrará el
correspondiente débito bancario.
Es posible trabajar con “Efectivización de pagos”, esta tarea permite distinguir el momento en que se registra el
comprobante de egreso del momento en que se produce la efectiva salida de los valores que incluye.
El Comprobante interno de caja se utiliza para registrar intercambio entre valores por un mismo monto.
Por ejemplo, si se canjea un documento por una serie de cheques que totalizan el mismo importe o si se canjean dólares
por el importe equivalente en pesos. El Comprobante interno de caja también permite registrar transferencias entre
cuentas bancarias habilitadas en el sistema.
El comprobante de Transferencia entre cajas está destinado a los casos en los que deben transferirse valores de una caja
a otra, por ejemplo, si se cobra en varias cajas y se debe rendir las a una caja recaudadora central.
El comprobante “Rendición de Gastos” administra las compras y gastos efectuados por individuos de la organización, a
los que se les efectúa adelantos de dinero.
1.1. Orden de Pago

Las órdenes de pago pueden requerir de autorización para continuar su curso.
Es posible definir diferentes circuitos de autorización en función al importe de las mismas pudiendo indicar, en cada uno
de ellos, diferentes individuos responsables de autorizar y diferentes esquemas de autorización según quienes sean los
destinatarios de los pagos.
Los responsables de las autorizaciones las verán pendientes en sus agendas (desde donde podrán autorizarlas) y también
podrán recibir mails informando de las mismas.
Mientras las órdenes de pago no se autoricen los informes las distinguen con la letra A. Asimismo, los valores que incluyen
(cheques de terceros, cheques emitidos, facturas de crédito y documentos), si bien figuran como egresos en el inventario
de valores, se distinguen de los restantes mediante el uso de la letra A (no autorizados). Los cheques propios incluidos
en las órdenes de pago no autorizadas también son diferenciados, en los informes asociados a la conciliación bancaria,
con la letra A (no autorizados).
Para facilitar la tarea de autorización, el sistema prevé la posibilidad de poder consultar, al momento de autorizar el pago,
las facturas de compra que se están cancelando y las correspondientes órdenes de compra que les dieron origen.
Si se trabaja con “Efectivización de pagos” la autorización de la orden de pago no implica la salida de valores, la misma
se realizará al efectivizarlas.
Las órdenes de pago no efectivizadas se exhiben, en todos los informes que las incluyen, con la leyenda, “Falta
Efectivización”. Los valores que incluyen se distinguen de los restantes exhibiendo la letra E (No efectivizado) a la
izquierda de la línea correspondiente. Los cheques propios también son diferenciados en los informes correspondientes
a la conciliación bancaria.
Al dar de alta una caja, se podrá indicar si la misma trabaja efectivizando pagos. Si interesa efectivizar sólo determinados
pagos, se debe definir una caja destinada a tal fin y otra para el resto de los pagos.
La tarea de pagos puede automatizarse estableciendo “Workflows” de modo que se registren en las agendas de los
usuarios los compromisos a pagar.
Para ello se deben informar los días de pago previstos y cómo se trabajará cuando una fecha de vencimiento no coincida
con un día de pago. Hay dos formas posibles: “asegurar pago en término” y “no pagar anticipado”.
Si el vencimiento de una factura no coincide con los días de pago previstos, si se informó “asegurar pago en término” se
pagará en la fecha inmediata anterior a su vencimiento. En cambio, si se indicó “no pagar anticipado”, se pagará en la
fecha inmediata posterior al vencimiento.
La agenda registrará dentro de la carpeta Pagar, dentro de carpetas A pagar al “dd/mm/aa”, las facturas a pagar para
cada fecha. Se pueden registrar los pagos desde allí, posicionándose en un comprobante e indicando “Pagar”; la orden
de pago se precarga aplicada al comprobante seleccionado.
La parametrización del Workflow prevé indicar qué usuarios son los responsables de emitir órdenes de pago y bajo qué
condiciones.
Es posible indicar uno o más usuarios o bien indicar determinados usuarios según los proveedores de los que se trate.
Para ello se deberá utilizar un atributo y, para los valores del mismo, los usuarios responsables de los pagos.
Las órdenes de pago pueden tener por titulares a:
 Proveedores
Los pagos a proveedores, si corresponde, actualizan las cuentas corrientes y pueden aplicarse al momento
de su ingreso o posteriormente.
Si se aplican al momento de su ingreso la tarea puede realizarse en forma manual (seleccionando uno a
uno los comprobantes a aplicar) o automática, dejando que la selección de los comprobantes a cancelar la
realice el sistema. En este caso se irán cancelando los comprobantes pendientes, desde los más antiguos
avanzando hacia los de fecha más reciente, hasta completar el importe total de la orden de pago.
Si por algún motivo interesa definir una única cuenta corriente asociada al proveedor pero contabilizar sus
comprobantes en cuentas contables diferentes, al momento de registrar el pago, es posible cancelar
facturas contabilizadas en diferentes cuentas contables.
Si se deben practicar retenciones, éstas son calculadas y registradas en forma automática, emitiéndose los
correspondientes comprobantes de retención.
 Clientes
Los pagos a clientes pueden ser necesarios en los casos en que se deba reintegrar valores a los mismos.
La aplicación del pago puede realizarse al momento de su ingreso o posteriormente.
 Agentes (Tipo: Rendición de Gastos)
Los pagos a este tipo de titulares se realizan cuando se les adelanta o repone dinero de fondos fijos
(rendiciones de gastos).
Habilitada una rendición de gastos para un agente, se imputarán los valores que se le entregan mediante
órdenes de pago y sus gastos mediante facturas de modo de conocer en todo momento el destino de los
fondos otorgados.
 Registro de pagos varios
Muchas veces deben registrarse pagos que no están vinculados a facturas, por ejemplo, el pago de cargas
sociales, AFIP, de impuestos de diversa índole, de sueldos; etc. Estos tipos de pagos también se registran
mediante órdenes de pago que tienen por titulares a proveedores.
Las órdenes de pago se registran siempre en moneda local. Si incluye pagos en monedas diferente a la local, se convierten
a moneda local y el total de la orden de pago se expresa en dicha moneda.
Si la imputación contable de la cuenta corriente que se afecta está en moneda extranjera, para convertir el total a dicha
moneda, se debe informar el cambio correspondiente en el encabezado del comprobante en el campo del mismo nombre.
1.2. Recibos
Los recibos permiten registrar cobranzas, reintegros de proveedores, aportes societarios, etc.
Permiten registrar, conjuntamente al ingreso de valores, egresos. Un ejemplo puede ser el caso de registrar junto a una
cobranza a un cliente, la devolución de un valor.
Para automatizar el ingreso de cheques puede utilizarse una lectora de cheques y, para los tickets, una lectora de
códigos de barras.
Los recibos pueden tener por titulares a:
 Clientes
Las cobranzas a clientes, si corresponde, actualizan las correspondientes cuentas corrientes y pueden aplicarse
al momento de registrar el recibo o posteriormente.
Si el cliente posee una única cuenta corriente pero los comprobantes que la integran se han contabilizado en
diferentes cuentas contables, es posible cancelarlos en un mismo recibo. La única condición es que todas las cuentas
estén definidas en moneda local o, en caso de tener asociada una cotización, que ésta sea la misma para todas
ellas.
En los casos en que el recibo se aplica al momento de su ingreso, la tarea de aplicación puede realizarse en forma
manual (seleccionando uno a uno los comprobantes a aplicar) o automática. En este caso se irán cancelando los
comprobantes pendientes, desde los más antiguos, avanzando hacia los de fecha más reciente, hasta completar el
importe total del recibo.
En el caso en que el cliente actúe como agente de retención, éstas son calculadas, y registradas por el sistema, en
forma automática.
En caso que se desee, es posible implementar el sistema de modo que al momento de registrar la cobranza se
generen, en forma automática, notas de crédito por pronto pago o notas de débito por mora. En ese caso los días
de adelanto, o atraso, en el pago se calculan en base a una fecha que resulta de promediar las de los valores que
conforman la cobranza y a las fechas de vencimiento de los comprobantes que se cancelan
Los porcentajes de descuento o recargo a aplicar pueden informarse por día o por período y deberán informarse en
las condiciones de venta que se asocian a las facturas de venta.
Al informar los valores que conforman la cobranza y las facturas que se cancelan, en base a los porcentajes
informados, se calculan y exhiben los importes correspondientes a las notas de crédito o débito, según corresponda.
Los importes calculados pueden modificarse dentro de determinados límites informados en la condición de venta.
 Proveedores
Las cobranzas a proveedores pueden aplicar en los casos en que se le deba devolver dinero.
Un ejemplo, puede ser el caso en que se devuelve mercadería al proveedor y éste, en lugar de acreditar el importe
en cuenta corriente, lo reintegra entregando valores.
 Agentes (Tipo Rendición de gastos)
Si un titular de rendición de gastos devuelve valores, se registrarán mediante un recibo imputando la correspondiente
rendición.
Los recibos se registran siempre en moneda local. Si incluye cobranzas en monedas diferente a la local, se convierten a
moneda local y el total se expresa en dicha moneda.
Si la imputación contable de la cuenta corriente que se afecta está en moneda extranjera, para convertir el total a dicha
moneda, se debe informar el cambio correspondiente en el encabezado del comprobante en el campo del mismo nombre.
1.3. Transferencias
Las Transferencias permiten transferir dinero entre dos cajas administradas en el sistema. Por ejemplo, cuando se
dispone de varias cajas para la cobranza a clientes y, cada una, al cerrar transfiere sus valores a una caja centralizadora.
Este comprobante puede utilizarse cuando se entregan valores en garantía o en caución a entidades financieras.
En esos cajos se podrá definir una caja que representa la entidad y transferir los valores a ella.
1.4. Comprobantes internos

Los Comprobantes Internos permiten intercambiar valores de diferentes tipos.
Pueden utilizarse, por ejemplo, para registrar operaciones con clientes en las que éstos cambian documentos entregados
con anterioridad por uno, o más cheques.
Otro ejemplo puede ser el casi de haber pagado a un proveedor y luego, por algún motivo, los valores entregados deben
canjearse por otros.
Mediante este comprobante se registran también las transferencias entre cuentas bancarias. Para ello bastará registrar
una acreditación en la cuenta bancaria a la cual se efectúa la transferencia y un débito en aquella desde la cual se realiza
la transferencia.
2 Comprobantes de Bancos
El sistema prevé una serie de tareas y de comprobantes destinados a realizar el mantenimiento de las cuentas bancarias.
En la emisión de cheques y cheques diferidos la numeración de chequeras es automática. Al emitir cheques de pago
diferido éstos se debitan de una cuenta contable provisoria y luego, a la fecha de vencimiento, mediante una tarea manual
o en automática se actualizan las cuentas bancarias que correspondan.

Es posible reingresar cheques emitidos. Si, por ejemplo, el cheque fue confeccionado en forma errónea se lo puede
reingresar y anular mediante la tarea destinada a tal fin.
Para el control de los cheques emitidos se dispone de listados de auditoría. Esta informa los cheques que se han emitido
de una chequera en particular, detallándolos en forma secuencial e indicando los correspondientes importes, y
destinatarios. En caso que existan cheques faltantes, para los números que correspondan, se exhibirá “No emitidos”. El
informe incluye también leyendas que indican que cheques reingresaron al sistema y, por lo tanto, están disponibles para
anularse o reusarse.
2.1. Débitos y Créditos bancarios

Cuando el banco informa débitos por chequeras, comisiones, impuestos, acreditación de intereses, etc., se los registra
con débitos y créditos bancarios.
Los débitos bancarios calculan en forma automática el IVA, pudiendo incluirse en un mismo comprobante, montos
gravados a diferentes tasas.
En el caso que la entidad bancaria actúe como agente de percepción, las correspondientes percepciones se calculan en
forma automática. Tanto éstas como el IVA se exhiben (conjuntamente con los impuestos que corresponden a las
compras) en el informe destinado a fines impositivos (Posición Impositiva).
2.2. Depósitos y Extracciones bancarias

El Depósito Bancario permite depositar cheques, cheques de pago diferido y efectivo, ya sea, en moneda local o
extranjera. Si la entidad bancaria actúa como agente de retención, éstas se calculan automáticamente en base al monto
que se deposita.
Los cheques ingresan mediante comprobantes de caja y, una vez ingresados, permanecen en el inventario de valores
hasta que se utilizan para efectuar pagos o hasta que se depositan en cuentas bancarias.
Los cheques depositados aparecen en el resumen de cuenta bancaria, el listado de saldos bancarios y, además, se
encuentran disponibles en los procesos destinados a realizar la conciliación bancaria.
Los cheques depositados pueden consultarse en el inventario de valores entregados, con múltiples opciones de emisión.
El Rechazo de cheques permite registrar los cheques que el banco informa como rechazados. Los cheques rechazados
ingresan al inventario de valores en cartera y permanecen allí, hasta que se produzca su egreso, debido en general, a su
canje por otros valores.
El comprobante Extracción Bancaria permite registrar, en alguna de las cajas habilitadas, el ingreso de efectivo (en
moneda local o extranjera), proveniente de una cuenta bancaria.
2.3. Tarjetas de crédito

Los cupones de tarjetas de crédito ingresan al inventario de valores en cartera y permanecen allí hasta que se registra su
presentación en una cuenta bancaria. Dicha presentación se registra en el sistema mediante la Presentación de tarjetas.
Este permite registrar la salida del inventario de valores y, en forma estimativa, teniendo en cuenta los porcentajes de
comisión informados para cada tarjeta, acredita las cuentas bancarias en las que se efectúa la presentación. La cuenta
se acredita por el importe total de los cupones que se presentan descontando el porcentaje de comisión indicado. En
cambio, los valores definitivos que informa el banco en la liquidación tienen en cuenta, también, los descuentos
correspondientes al IVA, a las retenciones que correspondan y a las percepciones.
La Liquidación de tarjetas, permite registrar la acreditación en la cuenta bancaria, las comisiones pagadas y los
correspondientes impuestos, reemplazándose el importe estimado en la presentación por los definitivos.
Tanto el impuesto al valor agregado como las percepciones de IVA e Ingresos Brutos (si corresponden), se calculan en
forma automática y se exhiben (conjuntamente con los impuestos que corresponden a las compras) en el informe que
provee el sistema con fines impositivos (Posición Impositiva).
Los cupones informados como rechazados en la liquidación se registran mediante el comprobante Rechazo de cupones.
Los cupones rechazados ingresan al inventario de valores en cartera y permanecen en él hasta que se produce su egreso
originado, en general, por el canje por algún otro tipo de valor. Puede ser conveniente definir una caja destinada a que
ingresen a ella los cupones rechazados.
2.4. Conciliación Bancaria

El sistema incluye un proceso destinado a facilitar la Conciliación Bancaria.
Esta consiste en comparar el extracto bancario que emite el banco con los movimientos registrados en el mayor de la
cuenta correspondiente; de modo de encontrar las diferencias existentes entre ambos y, consecuentemente, en función
de dichas diferencias, detectar errores y/o registrar los débitos y créditos que realiza el banco y, que suele informar,
mediante dicho resumen de cuenta.
La tarea prevé la posibilidad de utilizar archivos que contengan los extractos bancarios de modo de realizar la conciliación
en base a los mismos. En este caso se dispone de facilidades para que el sistema encuentre las coincidencias entre los
movimientos registrados en BASCS y los provenientes de archivos, en forma automática.
Una vez tildados los movimientos que correspondan, e informados la fecha y el importe correspondientes al extracto
bancario que se está conciliando, se dispone de informes que ayudan a encontrar los movimientos que no se conciliaron
o se conciliaron erróneamente y que causan diferencias.
Cuando hablamos de diferencias nos referimos a que el importe correspondiente al saldo del extracto informado, no
coincide con el que resulta de modificar el saldo del mayor, debitándolo o acreditándolo (según corresponda), con los
importes correspondientes a los movimientos no tildados.
En el caso que ambos importes coincidan, se puede proceder a realizar el Cierre de conciliación que registra la fecha y
el importe correspondientes a la conciliación realizada.
Es posible reabrir las conciliaciones bancarias. Para cada cuenta bancaria habilitada se permite abrir el último cierre de
conciliación efectuado. En caso que se requiera la apertura de algún cierre anterior al último, se deberá proceder
secuencialmente hacia atrás reabriendo uno a uno los cierres realizados.
3 Medios de Pago
Los Medios de Pago representan los valores tales como pesos, dólares, cheques, etc. Y deben definirse todos los que
se requiere utilizar en la tabla correspondiente (Figura 1).
Figura 1
3.1. Tipo
Un medio de pago se caracteriza por el Tipo que se le asocie; este define la forma en que operará.
Según sea el Tipo que se asocie al medio de pago, serán los datos que se soliciten al momento de registrar el ingreso o
egreso de valores mediante ese medio de pago.
Los Tipos se encuentran predefinidos y son los que se muestran en la Figura 2.
Figura 2
El medio de pago determina solamente el tipo del valor que ingresa. La moneda en la que se registra dicho valor es la
que corresponde a la imputación contable que se asocia al medio de pago. Por lo cual, tanto al efectivo en pesos como al
efectivo en dólares se les asocia el tipo “Efectivo”.
Los medios de pago “Factura de crédito a pagar” y “Factura de crédito a cobrar” están en desuso y han sido reemplazados
por la factura de crédito electrónica. Puede consultarse la documentación correspondiente para obtener detalles de su
uso.
Cada medio de pago debe habilitarse en cada una de las cajas en las que se utiliza y se le debe asociar una imputación
contable. Dicha imputación contable se debitará cuando el valor ingrese a la caja, y se acreditará cuando egrese. Los
medios de pago que se definan a los efectos de registrar valores en moneda extranjera deberán tener asociadas
imputaciones contables con cotización y ésta debe ser tal que se corresponda a la unidad monetaria que representará
dicho medio de pago (dólares, marcos, yens, etc.).
Efectivo
 Los medios de pago de tipo Efectivo sólo requieren que se informe un importe (pesos, dólares, marcos, etc.).
 Puede utilizarse para tickets si no interesa identificarlos. Si se ingresan mediante lectoras de código de barras se los
debe definir como medios de pago de tipo Cheque recibido.
Cheque recibido - Cheque pago diferido recibido

 Se utilizan para el ingreso de cheques de terceros, depositarlos, entregarlos, etc.
 Se ingresan informando los datos que se exhiben en la Figura 3. Para ingresar varios cheques se puede utilizar
“Siguiente”, graba el valor ingresado y abre una nueva ventana de ingreso de valores.
 Si el medio de pago mediante el cual ingresa el valor tiene asociada una imputación contable con cotización, también
aparecen habilitados los campos Cantidad y Cotización de modo de ingresar la cantidad de unidades de la moneda
extranjera y la correspondiente cotización.
Figura 3
 Si se requiere informar la Sucursal y el Código Postal del Banco emisor (Figura 5 ) se debe habilitar los campos en
la venta de parametrización de la Figura 4.
 La habilitación de dichos parámetros es obligatoria en caso que se desee efectuar el ingreso de los cheques
mediante Lectoras de caracteres magnéticos.
Figura 4
Figura 5
 La cantidad de días que se ingresa en el campo Plazo (Figura 5) se tiene en cuenta en algunos informes, como por
ejemplo el Flujo de Fondos y los Saldos Bancarios. En dichos informes los cheques se incluyen en la fecha que
resulta de sumar a la fecha de emisión los días que figuran en el dato Plazo.
 El distinguir los cheques Directos de los que no lo son, además de permitir consultar tal característica en el inventario
de valores, juega un papel importante en los créditos máximos otorgados a los clientes.
 Los cheques informados como Directos se tienen en cuenta al controlar el crédito otorgado a clientes como Deuda
documentada propia mientras que, los restantes, se consideran al controlar el crédito otorgado como Deuda
documentada correspondiente a terceros.
 La salida de un cheque del inventario de valores se produce cuando se lo utiliza para efectuar un pago, se lo deposita,
o se canjea por otros valores. Al indicar el medio de pago se abre una ventana que exhibe los valores que se
encuentran en cartera registrados con dicho medio de pago (Figura 6).
Figura 6
Los datos del tipo y número de documento que se informan pueden modificarse desde la consulta de cheques, para el
valor del que se trate. (Figura 7). Estos datos estarán disponibles para incluir en los archivos correspondientes a los
formatos de impresión de recibos y órdenes de pago.
Figura 7
 Cheque emitido
 Este Tipo de medio de pago se utiliza para emitir cheques de las cuentas bancarias habilitadas. Cuando se utiliza
en movimientos de egreso, se solicita la información que se muestra en la Figura 8.
Figura 8
Una vez informada la cuenta bancaria, y en función a la chequera en uso, se ofrece como número de cheque el que
corresponde a la chequera indicada como chequera por defecto, en dicha cuenta bancaria, y se deben completar los datos
solicitados.
El campo A la orden de se completa con los datos del Contacto para cobranzas correspondiente al proveedor del que
se trate o, en caso que éste no se haya informado, con la Razón Social de dicho proveedor.
 La chequera que se ofrece en el dato Chequera, corresponde a la que se ha informado como “Chequera Default”
para la cuenta bancaria. El cheque que se ofrece en el campo Número, es el que figura en el campo Próximo
número para la chequera en cuestión.
 El número de cheque que se ofrece en forma automática se puede cambiar por otro; éste último será aceptado
siempre y cuando esté comprendido entre los números inicial y final informados para la chequera que se está
utilizando.
 Si se desea emitir cheques de otra chequera que no sea la que ofrece el sistema, bastará con informar el código
correspondiente a la misma y se ofrecerá el próximo número de cheque que corresponda.
 En el campo Plazo debe indicarse la cantidad de días que deben transcurrir para que se produzca la acreditación
del importe del cheque en la cuenta bancaria. El sistema ofrece como dato la cantidad de días informados en el
parámetro general “Plazo de acreditación para cheques” y permite modificarlo.
 La cantidad de días que se informe se tendrá en cuenta en el informe de saldos bancarios y en el flujo de fondos
proyectado.
 Los cheques emitidos, mientras no se hayan conciliado, pueden reingresar al sistema mediante el uso, por ejemplo,
de un comprobante interno de caja. Al hacerlo quedan disponibles para su anulación o, si fuese posible, para realizar
otros pagos.
 La Auditoría de chequeras (Figura 9) exhibe, para cada chequera, y en forma secuencial, el destino dado a cada
uno de los cheques emitidos. El informe detalla tanto los cheques Reingresados como aquellos que una vez
reingresados fueron Anulados. Los cheques conciliados se distinguen mediante la letra S en la columna Con.
Figura 9
 Cheque de pago diferido emitido

Este medio de pago es similar al anterior incorporando solamente el dato “Fecha de pago” (Figura 10).
Figura 10
 El manejo de la numeración de cheques es similar al descripto para cheques emitidos sólo que utilizando las
chequeras de pago diferido.
 Contablemente, el saldo de la cuenta bancaria no debe verse afectado hasta tanto se alcance la fecha de pago del
cheque y se haga efectivo el correspondiente débito bancario.
 Por ello se prevé asociar a cada cuenta bancaria una "Imputación contable provisoria" destinada a contabilizar
los cheques de pago diferido al momento de su emisión y hasta que se cumpla su vencimiento (Figura 11). Luego,
cuando se alcance la fecha de pago o vencimiento, el cheque se contabilizará en la cuenta informada en el campo
Imputación contable.
 Se prevén dos tareas para acreditar las imputaciones contables correspondientes a las cuentas bancarias una vez
llegada la fecha de vencimiento (fecha de pago) de los cheques, una manual y, la otra, automática.
 Si el campo Imputación contable provisoria correspondiente a la cuenta bancaria se deja en blanco, los cheques
acreditan directamente la imputación contable correspondiente a la cuenta bancaria, al momento de su emisión.
Figura 11
 Mientras no se hayan conciliado, los cheques de pago diferido emitidos pueden reingresar al sistema mediante el
uso, por ejemplo, de un comprobante interno de caja y quedan disponibles para su anulación o eventualmente para
realizar otros pagos.
Es posible informar rangos de cheques inhabilitados para controlar los números de valores que se ingresan. Aplica tanto
a los cheques que se reciben como a los que se emiten (Figura 12).
Figura 12
Pagaré recibido
 Este Tipo se asocia a los medios de pago para administrar pagares entregados por clientes e ingresan completando
los datos que se muestran en la (Figura 13).
Figura 13
 Los pagarés ingresan a un inventario de valores en cartera y permanecen en él hasta que se efectúe una operación
de canje por otro tipo de valor o que se entreguen como forma de pago.
Pagaré emitido
 Este Tipo corresponde a medios de pago que se utilizan para entregar pagarés y se generan completando los datos
de la .Figura 14.
 Los pagarés emitidos se registran en el “Inventario de valores egresados” y permanecen allí hasta su cancelación.
Figura 14
Tarjeta
 Este Tipo permite la administración de los cupones de tarjetas de crédito y al registrarlos deben completarse los
datos que se muestran en la Figura 15.
Figura 15
 Los cupones ingresan a un inventario de cupones en cartera y permanecen allí hasta que se presentan mediante el
comprobante de Presentación de cupones o, eventualmente, hasta que se canjean por algún otro tipo de valor
(mediante un Comprobante interno).
 La Liquidación de cupones, permite registrar en el sistema los importes efectivamente liquidados por las entidades
bancarias. El comprobante acredita las cuentas bancarias y permite contabilizar los débitos en concepto de
comisiones que se han efectuado y los impuestos informados en la liquidación que envía el banco.
Cobro por banco

 Este Tipo de medio de pago permite registrar las cobranzas correspondientes a depósitos bancarios de terceros (en
moneda local o extranjera) - Figura 16. También se suelen utilizar en comprobantes internos de caja para registrar
transferencias bancarias.
Figura 16
Pago por banco
 Este Tipo de medio de pago permite registrar pagos que se realizan mediante débitos bancarios (Figura 17).
 En el caso de registrar transferencias bancarias, se utilizan comprobantes internos de caja y, el egreso del desde el
cual se registra la transferencia, se registra mediante un medio de pago de este tipo.
Figura 17
3.2. Solapa "Cajas"

En esta solapa se deben informar las cajas en las cuáles se habilita el uso del medio de pago y, para cada una de ellas,
la imputación contable asociada. Esta imputación debe definirse con "Subcuentas" de tipo "Caja".
En caso que el medio de pago esté destinado a registrar valores en moneda extranjera, la imputación contable debe tener
asociada, en la tabla de ajuste por valor corriente, la cotización correspondiente a la moneda de la que se trate.
Al informar una caja en la que se utiliza el medio de pago este y su referencia contables se exhiben en la caja
correspondiente (Figura 18 y Figura 19). Por lo cual se pueden incorporar las cajas desde la tabla de medios de pago o,
bien, desde la tabla de cajas incorporar los medios de pago que se permitirán utilizar en ellas.
Para informar una caja se debe utilizar el botón "Agregar Cajas" (Figura 18). Se puede agregar a una caja en particular o
a todas indicando, también la imputación contable a asociar en la caja, o cajas, en las que se lo habilita.
Figura 18
Figura 19
3.3. Solapa "Cheques"

Esta solapa sólo se habilita para medios de pago de los tipos "Cheque emitido" o "Cheque diferido emitido" y está
destinada a la parametrización del uso de Lectoras de caracteres magnéticos y Lectoras de códigos de barras para
cheques y tickets (Figura 20).
Los Cheques tiene un código impreso con una serie de datos como, por ejemplo, el código del banco según el Banco
Central, la sucursal, código postal y el número de cheque. Dicho código y puede leerse mediante una Lectora de
caracteres magnéticos.
Del mismo modo, los Tickets contienen un código de barras que incluye, entre otros, el prefijo, el número de ticket y el
importe.
Figura 20
Se puede indicar un Código del Banco Central (Figura 20), en ese caso, la ventana correspondiente al ingreso de
valores lo traerá precargado.
El campo "Pasa automáticamente al siguiente" agiliza la operación cuando deben registrarse muchos valores
correspondientes al mismo medio de pago. Es útil cuando se ingresan cheques y tickets mediante lectores pues, una vez
registrado un valor, queda a la espera del siguiente.
En el cuadro rotulado Habilita Ingreso, se indicará, según el tipo de valor a ingresar:
Lector de cheques.
Lector de barras
En el campo Largo del código se debe indicar la longitud del código de barras. Al ingresar un código se controla que el
código leído tenga exactamente el valor indicado en el campo mencionado.
La pantalla de definición de medios de pago incluye una tabla (Descriptor de formatos) destinada a informar cómo está
organizada la información dentro de los códigos de barras de los tickets o cheques.
Al indicar que se habilita el ingreso de valores, ya sea por lectura de código de barras o por lectura de caracteres
magnéticos, la tabla mencionada se precarga con una serie de datos según puede verse en la Figura 20, para cada uno
se completarán los datos de las columnas restantes.
3.4. Cajas
Las cajas se definen completando la información que se muestra en la Figura 21.
Al definirla se deben informar los medios de pago que se utilizarán en ella. También es posible, al definir un medio de
pago, indicar en que cajas se lo utilizará.
Figura 21
Al incorporar un medio de pago a una caja se debe informar la cuenta contable a imputar cuando dicho medio de pago se
utilice en dicha caja. Dicha imputación debe haberse definido en el plan de cuentas con subcuentas del tipo "Cajas".
La Figura 22 muestra la definición de una caja destinada al ingreso de los valores que los bancos informan como
rechazados.
Figura 22
Si se tilda “Requiere Efectivización de pagos” todas las órdenes de pago que se registren en la caja, deberán
efectivizarse mediante la tarea correspondiente.
Si se requiere, los valores de una caja se pueden administrar por Lotes.
Un lote de caja incluye todos los movimientos que tienen lugar, en un determinado lapso de tiempo. Dicho lapso es el
tiempo que media entre dos “Cierres de Caja” consecutivos.
Cuando se comienza a trabajar con una caja, automáticamente se está trabajando en el lote Número 1 y se continuará
incorporando información en él, hasta tanto se realice el Cierre de caja.
Al hacerlo se cierra el Lote Número 1 y, automáticamente, se abre el Lote Número 2 que incorporará información hasta
tanto vuelva a realizarse el siguiente Cierre de Caja, abriéndose el Lote Número 3 y así sucesivamente.
Por cada caja, existe un único lote activo a la vez y es en dicho lote en el que se está trabajando. El número de este lote
se exhibe en el campo Lote (Figura 21).
Los lotes se identifican por un número de lote, por la fecha y la hora de su apertura (que corresponde a la fecha de cierre
del lote anterior) y por la fecha y la hora correspondientes a su cierre.
Cada lote incluye un Saldo inicial para cada tipo de valor que coincide con el Saldo final del lote anterior. El Saldo final del
lote es el resultado de sumar a los saldos iniciales los c ingresos y restar los egresos de valores.
La administración de cajas por lotes es útil, por ejemplo, al momento de controlar y auditar los valores registrados en una
caja en determinado período independientemente de la fecha que de los comprobantes registrados.
Por ejemplo, si en una caja se alternan más de un cajero, cada uno de ellos, mediante la realización de un “Cierre de
Caja”, al finalizar su tarea, tendrá la seguridad de que la información correspondiente a su trabajo no será modificada.
En el único caso en que los lotes deben utilizarse obligatoriamente, es cuando se trabaja con distribución mediante
camiones y se desea administrar la liquidación de los correspondientes repartos.
3.5. Cierres de Caja

El Cierre de caja tiene por objeto cerrar el lote actual de una caja y habilitar el siguiente (Figura 23).
Figura 23
3.6. Arqueos de caja

Los arqueos de caja pueden realizarse por fecha o por lote (Figura 24).
Si el informe se solicita Por fecha de comprobante, se podrá indicar un rango de fechas y se incluirán todos los
comprobantes cuyas fechas estén incluidas dentro del rango, independientemente de la fecha en que se registraron.
En caso de solicitar el listado para una caja determinada, es posible emitir el informe Por fecha de registración. En ese
caso, se puede solicitar un número de lote en particular o, dejando el campo Número de lote en blanco, se podrá listar el
lote actual.
Figura 24
Cuando se lista por fecha de registración, y en forma detallada, si existen en el lote comprobantes de caja eliminados o
anulados, los mismos se mostrarán con la letra E o A (Eliminado o Anulado).
Si la eliminación o anulación se efectuó antes de cerrar el lote que se lista se mostrará también el comprobante, pero esta
vez restando y mostrando también la letra E o A. Si la eliminación o anulación se efectúa después de cerrar el lote se
mostrará la eliminación de la misma forma descripta, pero cuando se liste el lote correspondiente a la fecha en que se
registró la eliminación.
3.7. Uso de las cajas en el circuito de reparto

Si se trabaja con camiones que liquidan sus viajes, cada camión tiene asociada una caja que almacena los valores que
debe rendir el conductor cuando se liquida el reparto (también tiene asociado un depósito con los productos que
transporta).
Al dar de alta un camión se habilita el lote Número 1 del mismo y los lotes Número 1 de la caja y del depósito que éste
tiene asociado.
Las cajas asociadas a camiones no pueden cerrarse mediante la tarea Cierre de Caja, sino que su cierre se produce, en
forma automática, al realizar la tarea de Cierre de camión.
Al realizar dicha tarea, se cierra automáticamente el lote de la caja (y del depósito) asociados al camión y se imprime el
arqueo correspondiente.
4 Bancos y cuentas bancarias
4.1. Códigos del Banco Central

En esta Tabla se informan los códigos con los que el Banco Central identifica a las entidades bancarias habilitadas en el
país (Figura 25).
Estos códigos se utilizan al ingresar valores asociados a medios de pago de los tipos Cheque recibido y Cheque pago
diferido recibido.
Figura 25
4.2. Bancos
La tabla Bancos permite registrar los bancos con que opera la empresa (Figura 26).
Figura 26
Al definir un banco se debe indicar un código, el nombre y el código del banco central; los tres datos son obligatorios.
También se debe asociar un código de proveedor (Figura 27), este dato es obligatorio. El proveedor incluye el resto de
los datos del banco, en particular, toda la información necesaria para definir el comportamiento impositivo del banco al
registrar movimientos bancarios.
Por lo cual, los datos tales como provincia, números impositivos, categorías de IVA, de percepción y de retención, se
obtienen del proveedor.
Si el banco maneja exenciones impositivas para las retenciones de IVA, Ganancias e Ingresos Brutos, éstas deberán
asociarse al proveedor.
Figura 27
Una vez definidos los bancos, al dar de alta cada una de las cuentas bancarias, se las vinculará con los bancos que
correspondan. De ese modo, al registrar movimientos que afecten a cada una de dichas cuentas, el cálculo de impuestos
será realizado por el sistema en forma automática.
4.3. Cuentas Bancarias

Esta Tabla permite dar de alta las cuentas bancarias con las que se opera (Figura 28.
La solapa “Conciliación por archivo” está destinada a la tarea de conciliación, en el caso que se disponga de los resúmenes
bancarios en archivos y se trata en el apartado correspondiente.
El “Banco” que se asocia a la cuenta bancaria es el que determina el tratamiento impositivo a aplicar y, por ende, los
impuestos a aplicar en función al movimiento del que se trate.
Figura 28
En el campo Imputación Contable se debe informar la cuenta a imputar con los movimientos bancarios (se acreditará
con los depósitos bancarios y liquidaciones de cupones y se debitará al emitir cheques).
En la solapa “Chequeras” se dispone de información para la emisión de cheques y cheques diferidos.
La Imputación contable provisoria contabiliza los cheques de pago diferido desde su emisión hasta que se alcanza su
fecha de vencimiento (fecha de pago). Una vez llegada esa fecha, las tareas de Efectivización de cheques diferidos
debitarán la cuenta informada en el campo Imputación contable y acreditarán la imputación contable provisoria.
Si el dato Imputación contable provisoria se deja en blanco, los cheques debitan directamente la cuenta informada en
el campo Imputación contable.
Ambas imputaciones contables deben estar definidas en el Plan de cuentas con Subcuentas de tipo Cuentas bancarias.
Mientras no se alcance la fecha de vencimiento de los cheques diferidos, éstos pueden consultarse en el informe de
valores entregados; los importes se reflejarán en el listado de saldos bancarios en las fechas correspondientes a sus
vencimientos y en el flujo de fondos en las fechas resultantes de adicionar a las fechas de vencimiento los plazos de
acreditación informados al registrarlos.
El campo “Clave bancaria única” y el destinado a seleccionar el tipo de cuenta (cuenta corriente o caja de ahorro) se
utilizarán para completar el C.B.U. y el tipo de cuenta en los archivos compatibles de recaudaciones bancarias, generados
por los utilitarios impositivos disponibles.
En la zona inferior de la Figura 28 se dispone de una grilla para informar todas las chequeras de la cuenta.
Los números de cheques estén compuestos por un Prefijo seguido de un número secuencial, comprendido dentro de un
determinado rango.
El Prefijo puede ser alfanumérico (de hasta 15 caracteres). El rango numérico correspondiente a los cheques de cada
chequera se informa mediante el Número Inicial y el Número Final.
A medida que se emiten cheques de las chequeras en uso, el campo Próximo Número correspondiente a cada una de
ellas, lleva cuenta del número que se asignará al próximo cheque a emitir. Este número se ofrecerá en forma automática
al emitir un cheque de la chequera en cuestión.
Para ambos tipos de cheques se debe indicar la Chequera Default. Esta es la que se ofrece cada vez que se emita un
cheque o cheque diferido.
Para imprimir los cheques emitidos, se debe informar las Impresoras por las que se ha de realizar la impresión y los
Formatos en los que se han de imprimir.
5 Efectivización de cheques diferidos

Al emitir un cheque diferido se acredita la “Imputación contable provisoria” (Figura 29).
Cuando se alcanza la fecha de vencimiento, el cheque acreditará la imputación contable de la cuenta bancaria y se
debitará de la imputación contable provisoria; esta contabilización se realiza mediante la “Efectivización de cheques
diferidos”.
Mientras no se alcanza la fecha de vencimiento de los cheques diferidos, pueden consultarse en el informe de valores
entregados; los importes se reflejarán en el listado de saldos bancarios en las fechas correspondientes a sus vencimientos
y en el flujo de fondos, en las fechas resultantes de adicionar a las fechas de vencimiento los plazos de acreditación
informados al registrarlos.
En caso que se desee contabilizar los cheques diferidos directamente en la cuenta bancaria, al emitirlos, se debe dejar
en blanco el dato “Imputación contable provisoria”.
Figura 29
La Efectivización de cheques diferidos puede realizarse mediante una tarea programada o manualmente. Se debe definir
un tipo de comprobante “Efectivización de cheques diferidos” (Figura 30talonario que se defina para una empresa será
usado por todas las sucursales que se habiliten para esa empresa.
Figura 30
5.1. Efectivización manual de cheques diferidos

La tarea para la Efectivización manual se muestra en la Figura 31. Se efectivizan los cheques cuya fecha de pago sea
anterior o igual a la fecha que se informe en “Hasta fecha” y que correspondan a la empresa del usuario.
Figura 31
Se generan tantos comprobantes de efectivización como fechas de vencimiento posean los cheques que se efectivizan;
dichos comprobantes se generarán con la misma fecha de los vencimientos de los cheques. Si la fecha coincide con un
feriado o fin de semana, las fechas se correrán los días que sean necesarios.
Al presionar el botón “Efectivizar” (Figura 31), en caso que se detecten cheques sin efectivizar con vencimiento anterior
al último cierre operativo del subdiario, se emitirá un aviso (Figura 32) y dichos cheques se efectivizarán en un
comprobante que tendrá como fecha la fecha del día.
Al finalizar el proceso de se muestra la cantidad de comprobantes de Efectivización generados (Figura 33), podrán
consultarse presionando “Detalles” ()Figura 33).
Figura 32
Los enlaces disponibles en los comprobantes (Figura 33) permiten acceder a la consulta correspondiente.
Figura 33
5.2. Efectivización programada

La tarea de efectivización puede programarse para que se realice con detrminada frecuencia y periodicidad (Figura 34).
Figura 34
El proceso automático efectivizará los cheques diferidos hasta la fecha en de su realización.
6 Conciliaciones Bancarias
La conciliación bancaria compara el extracto bancario con los movimientos registrados en el mayor de la cuenta
correspondiente; con el fin de encontrar las diferencias y, en función de dichas diferencias, detectar errores y/o registrar
los débitos y créditos que realiza el banco y, que suele informar en dicho resumen de cuenta.
La tarea prevé la posibilidad de utilizar archivos con los extractos bancarios. En este caso se dispone de facilidades para
que el sistema encuentre las coincidencias entre los movimientos registrados en BASCS y los provenientes de archivos,
en forma automática.
Se verá primero las funcionalidades y la operatividad disponible en la ventana destinada a realizar la tarea de conciliación,
sin tener en cuenta la posibilidad de conciliar por archivo y luego, una vez conocidos los detalles de la operación, se verá
la conciliación por archivo.
6.1. Ventana “Conciliación bancaria”

La Figura 35 muestra la ventana destinada a realizar la conciliación bancaria, exhibe hasta 300 líneas.
Para acceder a los 300 movimientos anteriores o posteriores a los que se muestran, se dispone de hipervínculos en la
parte inferior derecha de la tabla.
Para ordenar los movimientos en la grilla de movimientos a conciliar se dispone de un enlace con el rótulo “Ordenamiento”
que muestra las columnas por las que se está ordenando dicha tabla y que permite acceder a una ventana donde se
indicaran los criterios de ordenamiento de los movimientos (Figura 35).
Figura 35
El enlace a la derecha de “Ordenamiento” accede a una ventana destinada a seleccionar las columnas y el criterio en
base a los cuáles se desea ordenar la información de la grilla (Figura 36).
Figura 36
En la parte izquierda se muestran las columnas que pueden utilizarse para el ordenamiento y, a la derecha, se deben las
que se utilizarán para ordenar y en qué orden.
Para la selección de las columnas a transferir de izquierda a derecha, y viceversa se dispone de una serie de botones.
Para seleccionar y copiar datos de la primer tabla a la segunda y viceversa en forma unitaria se disponen de los botones
y . También puede hacerse clic, directamente, sobre la fila seleccionada.
Para copiar todos los datos de una tabla a la otra, o quitarlos, se dispone de los botones y .
Si se desea transferir una selección de columnas de una tabla a la otra pueden utilizarse las teclas SHIFT y CTRL.
También se disponen de dos botones para subir o bajar las columnas en la tabla derecha ( y ). El orden de las
columnas en dicha tabla establece el orden de los movimientos. Para cada columna se debe indicar si los datos se
ordenarán en forma ascendente o descendente.
Cuando se confirma la selección de un ordenamiento en la ventana de la Figura 36, se reemplaza el enlace que se
muestra en “Ordenamiento” con el nombre de las nuevas columnas seleccionadas.
Para identificar las columnas por las cuáles se ordena, se incluye una flechita hacia arriba o hacia abajo a la derecha del
título de cada una de las columnas correspondientes, según el orden sea ascendente o descendente (Figura 37).
Figura 37
Los filtros disponibles para la selección de los movimientos a conciliar se muestran al oprimir el enlace disponible en el
rótulo “Ver” disponible en la parte inferior izquierda de la tabla (Figura 38).
Figura 38
Si hay movimientos tildados con fecha posterior a la que se indique en el campo “Hasta fecha”, se podrá observar un
símbolo de advertencia a la izquierda del rótulo “Ver” y, al posicionar el cursor sobre el vínculo, se exhibirá un mensaje
indicando dicha eventualidad (Figura 39).
Figura 39
Si no se tilda el campo “No detallar cheques en depósitos” se incluye el detalle de los cheques. Por defecto la conciliación
se presenta con los depósitos bancarios detallados por cheque, Esto es así para los depósitos bancarios que sólo incluyan
medios de pago del tipo cheques propios o de terceros, diferidos o no.
Vale aclarar que en caso que se trabaje con conciliación por archivo, el campo “No detallar cheques en depósitos” se
presenta desactivado y exhibe la parametrización que se haya indicado en la cuenta bancaria.
El botón “Buscar” permite acceder a una ventana destinada a indicar los patrones de búsqueda (Figura 40).
Figura 40
En la pantalla de Patrón de búsqueda, una vez completados los datos para realizar la búsqueda, al oprimir el botón
“Buscar” se irán identificando, en la tabla, los movimientos que cumplen con dicho patrón.
Si se sale de dicha ventana y se vuelve a ingresar se recupera el patrón de búsqueda indicado en la última búsqueda.
Vale aclarar que estos datos no se guardan en los modelos que se definan.
Si se sale de la ventana de búsqueda y se posiciona el cursor sobre la tabla, oprimiendo F3 se puede seguir buscando en
la tabla según el último patrón de búsqueda indicado.
Al entrar a la ventana de búsqueda, la opción que se presenta por defecto al acceder a la ventana (Figura 40) corresponde
a la búsqueda por importe en las columnas de débitos y créditos.
En la búsqueda por número se busca en la columna “Número” de la tabla, el valor exacto del patrón indicado (Figura 41).
Figura 41
SI bien en la búsqueda por importe se busca en las columnas “Débitos” y “Créditos” el valor exacto del importe que se
informa, está previsto el uso de comodines (*) para buscar dentro de ciertos rangos.
Por ejemplo si se indica buscar 15** significa que se buscan rangos de importes de 1.500,00 hasta 1.599,99.
Si se indica 1*, buscará del 10.00 al 19.99.
Si se indica 740***, buscará del 740.000,00 al 740.999,99.
Los dígitos a la derecha del * no se tienen en cuenta para la búsqueda. Si se indica 15*88 buscará del 15.000,00 al
15.999,99. Si se indica 7*4567, buscará del 700.000,00 al 799.999,99.
Volviendo a la ventana de conciliación bancaria (Figura 42), bajo el rótulo “Totales” se agrupan los datos de totales de la
conciliación Estos valores se van modificando a medida que se van conciliando los movimientos. También se exhiben la
fecha y el saldo correspondientes al último cierre, el total conciliado en la conciliación actual, el saldo actual y la fecha de
cierre actual y la diferencia entre lo conciliado hasta el momento y el saldo actual de cierre. Este último dato se exhibe
solamente si está activado el parámetro “Muestra diferencia de saldo actual al ingresar conciliación” (Figura 43). Si se
desea realizar el proceso de conciliación a “ciegas” no debe activarse.
Bajo el rótulo "Extracto actual", se deben indicar la fecha y el saldo correspondientes al extracto que se está conciliando.
Figura 42
Figura 43
6.2. Conciliación por archivo”

En las cuentas bancarias donde se desee realizar la conciliación de movimientos utilizando archivos, se debe activar el
campo “Conciliar por archivo” (Figura 44).
Figura 44
En el campo “Formato” se debe indicar el código del formato que responde al archivo de conciliación de la cuenta bancaria.
Según como se incluya la información de los depósitos en dichos archivos, en el campo “No detallar cheques en
depósitos”, se debe indicar si los cheques vienen detallados, o no (Figura 44).
En caso que se trabaje con conciliación por archivo, en el proceso de conciliación bancaria, el campo “No detallar cheques
en depósitos” se ofrece en el mismo estado que se indica en la Figura 44, y no se puede modificar.
6.2.1 Formatos
El formato de los archivos de cada banco para realizar la conciliación debe suministrarse en la tabla que se muestra en la
Figura 45, a la cual se accede presionando F4-Altas, en el campo “Formato” de la Figura 44.
Figura 45
Los archivos de conciliación deben tener los campos en posiciones fijas. Si los archivos que entregan los bancos tuviesen
otro formato, deberán modificarse para que se encuentren en posiciones fijas; por ello el campo “Posición fija”, se ofrece
tildado, y no se puede modificar.
En la grilla de la derecha, se debe describir el registro correspondiente al archivo, indicando los campos que lo conforman
y la longitud de cada uno de ellos.
Los campos previstos para describir el archivo son:
 Fecha (fecha del movimiento)
 Descripción (descripción del movimiento)
 Importe (importe del movimiento)
 Número Op.
Los tres primeros campos son obligatorios.
En el campo “Fecha”, además del inicio y de la longitud, se debe indicar el formato de la misma, por ejemplo, “DD/MM/AA”
o “MM/DD/AA”, siendo D: día, M: mes y A: año. Los formatos posibles se muestran en una ventana de búsqueda
posicionados sobre el campo de formato de fecha (Figura 46). De los que se muestran podrán utilizarse los que tienen
longitud de 8 caracteres.
Figura 46
El campo “Número operación” es opcional. A veces algunos bancos agregan una columna con un número. Este puede
corresponder por ejemplo, en un depósito, al número de cheque. No todos los bancos dan esta información. Hay bancos
que incluyen el número en la Descripción, por ejemplo, exhiben “Depósito Cheque 1678”, en cambio, en otros, se exhibe
“Depósito” como descripción y “1678” como número de operación.
Cada uno de los campos tiene una longitud máxima admitida. En caso que se informe un valor mayor el sistema emite un
mensaje de advertencia (Figura 47).
El orden en que se indiquen los campos en la Figura 45 debe corresponder al que figura en el archivo de conciliación que
se genere en base a la información que entrega el banco.
Figura 47
Luego se dispone de dos solapas “Sinónimos” y “Valores excluidos”.

La solapa “Valores excluidos” (Figura 48) permite excluir determinadas líneas del archivo. Por ejemplo si se indica que en
el campo “Descripción” se excluya “Comisión”, las líneas del archivo que tengan como descripción “Comisión” no serán
importadas.
Figura 48
Veamos ahora el fin al cual está destinada la solapa “Sinónimos” (Figura 49).
Figura 49
La grilla del proceso de conciliación bancaria (Figura 50) cuenta con varias columnas, en particular, la columna “Tipo”
donde se incluye la descripción del movimiento que corresponde a la línea.
Figura 50
BASCS asume determinadas descripciones, por ejemplo, si es un cheque “CHQ”, si es un débito bancario “D.B.”, si es un
cobro por banco “cobro”, si es un depósito “DEP”, etc.
En la solapa “Sinónimos” se dispone de la posibilidad de informar “Sinónimos” para los “Tipos” previstos por BASCS; es
por ello que si se presiona F3 en la columna “Campo” (Figura 49), sólo se dispone del campo “Descripción”, pues es el
único para el cual tiene sentido definir sinónimos.
Si observamos la Figura 49, vemos sinónimos del tipo de los que se muestran en la tabla siguiente:
Campo Dato externo Dato interno
Descripción CHEQUE* Chq
Descripción DEP* Dep
Descripción GASTO* Gasto
Los sinónimos permiten informar que determinadas descripciones del archivo se interpreten como determinados “Tipos”
de la conciliación bancaria de BASCS.

Es recomendable su uso pues, en caso de existir, al realizar el proceso de conciliación ayuda a resolver que además de
la fecha y el importe, coincida la descripción.
El símbolo “*” que se utiliza en la columna “Dato externo” significa, “de allí en más” cualquier texto.
Lo que estamos indicando en el ejemplo de la tabla anterior es lo siguiente:
“CHEQUE*”
 Significa que cualquier línea que venga en el archivo con descripción “CHEQUE” y cualquier texto que le siga a esa
palabra, se debe interpretar como una línea de tipo “Chq” de la conciliación bancaria (Figura 50). De este modo una
línea que indique “CHEQUE 3456”, será interpretada como una línea con tipo “Chq” en la conciliación bancaria de
la Figura 50.
“DEP*”
 Todas las líneas del archivo que comiencen con “DEP”, como por ejemplo “DEPOSITO 48 horas”, “DEP.”, serán
interpretadas como una línea de tipo “Dep” en la conciliación bancaria.
“GASTO*”
 Todas las líneas del archivo que comiencen con “GASTO” y cualquier texto serán interpretadas como una línea de
tipo “Gasto” en la conciliación bancaria.
Para cada banco a conciliar por archivo, se debe definir el formato, adaptar el formato del banco al formato definido y, si
se requiere, definir sinónimos.
La definición de sinónimos no es imprescindible pero luego veremos que, al momento de conciliar los movimientos
registrados en BAS CS con los del archivo, mejora la calidad (certeza) de las coincidencias que se encuentren.
6.2.2 Ejemplo de formato de archivo de conciliación

Vamos a ver un ejemplo de cómo convertir un archivo en formato Excel correspondiente a un banco (Figura 51) a otro
archivo con un formato correspondiente al que se indica en la Figura 45.
Figura 51
En el archivo de la Figura 51, los importes de débitos y créditos se incluyen en una columna, sin signo, y en otra columna
se indica con la letra “C” y con la letra “D”, si corresponden a un crédito o a un débito.
El formato del archivo a generar para realizar la conciliación en BASCS, en cambio, requiere una única columna para los
débitos y créditos, indicando en negativo los débitos y en positivo los créditos.

En el ejemplo del banco de la Figura 51, se dispone de una columna (la “F”) que incluye el número de operación. Puede
observarse, que para las líneas que no requieren este dato, el banco indica 0 (cero). El archivo a generar, en cambio, si
no se requiere ese dato debe tenerlo en blanco. Por lo cual, se deberán remplazar los ceros de la columna “F” por blancos.
Además el archivo de la Figura 51, tiene dos columnas para fecha. La que corresponde a las fechas de los movimientos,
es la primera. El formato de la fecha requerido por BASCS debe ser igual al definido al momento de definir el formato.
Siguiendo el ejemplo de la Figura 45 el formato debe ser dd/mm/aa y el formato del archivo del banco es dd/mm/aaaa.
Por lo cual el archivo de conciliación a generar, según el formato de la Figura 45, debe tener:
Una columna de fecha (de ancho 8)
Una columna para la descripción del movimiento (ancho 50)
Una columna para el número de operación (ancho 10)
Una columna para el importe, con los créditos en positivo y los débitos en negativo (ancho 15)
Utilizando las herramientas disponibles en Excel, a partir del archivo de la Figura 51, generamos el que se muestra en la
Figura 52.
De este archivo solo vamos a usar las 4 primeras columnas para generar el archivo de texto requerido por BASCS.
Como este último requiere columnas de ancho fijo, se debe informar dicho ancho en las columnas A, B, C y D del archivo
de la Figura 52.
En la Figura 53 se muestra el ejemplo de cómo indicar el ancho de columna en Excel. De esta manera se modifican los
anchos de las 3 columnas restantes:
 Descripción (50)
 Número operación (10)
 Importe (15)
Figura 52
Figura 53
Para generar el archivo de texto bastará con guardarlo con el formato “Texto con formato (delimitado por espacios
(*.prn)”, que ofrece Excel, cuando se selecciona la opción “Guardar como”.
El archivo resultante tiene extensión “prn”, como para importarlo se requiere que sea “txt”, se debe cambiar la extensión
a txt.
El archivo resultante se exhibe en la Figura 54. El archivo tiene los datos requeridos (fecha, descripción, número e importe)
en columnas de ancho fijo. Los datos que figuran a la derecha de los mencionados no serán tenidos en cuenta pues están
en columnas no previstas en el descriptor de formatos.
Figura 54
6.2.3 Conciliación por archivo

Veamos ahora como realizar la tarea de conciliación bancaria (Figura 55) en base a un archivo.
Figura 55
Cuando la cuenta bancaria tiene indicado conciliar por archivo (Figura 44), se habilita el botón “Archivo” .
En caso que ya haya movimientos conciliados en la grilla de la Figura 55, dichos movimientos no serán tenidos en cuenta
en la tarea de conciliación por archivo, es decir, no pasarán a la ventana donde se realiza la conciliación por archivo. Se
interpreta que son movimientos que por algún motivo no están en el archivo y se concilian manualmente.
Al presionar el botón se accede a la ventana de la Figura 56, que permite interactuar con los archivos que contienen
los movimientos a conciliar. La ventana permite incorporar archivos (botón Agregar ) y eliminar archivos que ya se
hayan importado y que por algún motivo se requiera eliminar (botón Eliminar ).
En el caso de la Figura 56, aun no se ha importado ningún archivo para realizar la conciliación, es por ello que se ofrece
esta ventana. Si ya se hubiese importado algún archivo, se obvia esta ventana y se ofrece, directamente la ventana
destinada a realizar la conciliación por archivo, que veremos más adelante.
Figura 56
Si presionamos el botón Agregar de la Figura 56, se exhibe la ventana de la Figura 57 que trae precargado el
formato correspondiente a la cuenta bancaria que se concilia. En caso que se requiera, el formato que se ofrece puede
reemplazarse por otro.
Figura 57
Luego se debe indicar el archivo a importar en el campo “Archivo”.

Los datos “Fecha” y “Descripción” permiten indicar información adicional del archivo. Por ejemplo, en el campo “Fecha”
se puede indicar la que corresponde al día en que se realiza la tarea y en el campo “Descripción” puede indicarse el banco
y período que se concilia, luego se debe presionar el botón “Importar” (Figura 58).
Figura 58
Si el proceso de importación encuentra algún error (alguna línea del archivo no responde al formato indicado) exhibe un
mensaje de error (Figura 59) y presionando el botón “Detalles” se obtendrá el listado de los errores obtenidos (Figura
60).
Figura 59
Figura 60
En caso que no encuentre errores, se exhibe el archivo importado (Figura 61). En los campos “Fecha” y “Descripción”
aparecen los informados en la Figura 58. Estos datos son de utilidad cuando se tiene más de un archivo en la ventana
para identificar rápidamente alguno de ellos en particular.
En los campos “Desde” y “Hasta” se muestran el rango de fechas de los movimientos que incluye el archivo y en “Cant.
Reg.” se exhibe la cantidad de líneas del mismo.
El campo “Conciliado” será tildado automáticamente por el sistema cuando se cierre la conciliación correspondiente al
archivo, es decir, cuando el archivo se usó en una conciliación y la misma se encuentra cerrada.
El tilde “Ver sólo pendientes” permite indicar si se desean incluir, o no, en la ventana los archivos correspondientes a
conciliaciones que se encuentran cerradas. En caso que se destilde, si hubiesen archivos correspondientes a
conciliaciones que han sido cerradas, éstos se incluirán en la ventana.
Aunque se cierre una conciliación, la información correspondiente a los archivos que se han importado para realizar esas
conciliaciones, siempre está disponible (salvo que el archivo se haya eliminado mediante el botón correspondiente).
Esto es útil pues, si por algún motivo se requiere reabrir una conciliación, la información de los archivos correspondientes
siempre estará disponible (excepto que los archivos se hayan eliminado).
De todos modos, los archivos correspondientes a conciliaciones antiguas, que se sabe no se van a reabrir, conviene que
sean eliminados. Para ello, se los debe seleccionar y presionar el botón Eliminar (Figura 61).
El sistema también permite eliminar archivos que no estén conciliados (con el campo “Conciliado” desactivado). Esta
situación puede presentarse, por ejemplo, en el caso que se levantó un archivo por error.
En caso que se indique eliminar un archivo que ya tiene movimientos conciliados, se emite un aviso preguntando qué se
desea hacer con los movimientos que se encuentran tildados, si se desea dejarlos tildados o no.
Es posible agregar más de un archivo a la ventana. Esta situación puede presentarse, por ejemplo, en los casos en que
el banco manda los archivos quincenalmente o semanalmente y la conciliación se realiza una vez al mes. Los archivos
que se levanten no deben tener movimientos que se solapen.
Al presionar “OK” (Figura 61) se accede a la ventana destinada a realizar la conciliación por archivo (Figura 62).
Figura 61
Figura 62
La tarea de conciliación por archivo (Figura 62) exhibe una grilla a la izquierda con los movimientos registrados en la
cuenta que no están conciliados (los que se muestran en la Figura 55) y otra; a la derecha, con los movimientos del
archivo (o archivos) importados para esta conciliación.
Vale aclarar que la columna “Tipo” correspondiente a la grilla de la derecha (movimientos de los archivos), no exhibe
necesariamente la descripción que figura en el archivo de conciliación. En caso de haberse definido sinónimos para el
formato que se está utilizando, las descripciones son las resultantes de aplicar dichos sinónimos. En caso que no se hayan
definido sinónimos, se muestran las descripciones tal cual figuran en el archivo.
En ambas grillas está la posibilidad de ordenar por diferentes columnas, para ello hay que acceder a la ventana disponible
en el enlace “Orden” (Figura 63) y proceder en la forma ya conocida para operar en este tipo de ventanas.
Figura 63
El botón “Conciliar” es el que permite conciliar automáticamente. Al presionarlo se accede a la ventana “Criterios
de conciliación” (Figura 64).
En dicha ventana se debe indicar en base a qué datos el sistema enlazará los movimientos de una y otra grilla. Por defecto
se ofrecen todos los campos activados, es decir, que para que un movimiento del sistema se concilie con otro deben
producirse las siguientes coincidencias:
 La fecha debe estar en un rango de más/menos 30 días.
 Debe coincidir el tipo de ambos movimientos
 Debe coincidir el número
 Debe coincidir el importe (este dato no se puede quitar).
En base a estas condiciones la conciliación automática, intentará conciliar los movimientos. Podrían quitarse restricciones,
por ejemplo, ampliar el rango de fechas, o no exigir que coincida el tipo. Salvo el “Importe”, el resto de los datos pueden
soslayarse.
Lo ideal es hacer una “primer pasada” como las opciones que se muestran que, seguramente, conciliará varios
movimientos y luego, con lo que resta, tratar de encontrar coincidencias con criterios de conciliación menos exigentes.
Figura 64
Si presionamos “OK” (Figura 64), el sistema indica que concilió 15 movimientos (Figura 65). Mediante el botón “Detalles”
es posible acceder al detalle de los movimientos conciliados (Figura 66).
Figura 65
Figura 66
Si se está de acuerdo con el resultado del proceso de conciliación, se debe presionar “Aceptar” en la ventana “Movimientos
conciliados” (Figura 65).
Los movimientos resultantes de la conciliación automática se exhiben en color verde. En ambas grillas se dispone de una
primera columna “Id” (Figura 67).
En la grilla de la izquierda la columna numera los movimientos, en forma secuencial, desde el número “1”. En la grilla de
la derecha, la columna “Id” se completa sólo para los movimientos que fueron conciliados, con el número correspondiente
al movimiento de la izquierda que le corresponde.
Si se ubica el cursor sobre el campo Tipo de la grilla de la derecha, se exhibe la descripción original que figura en el
archivo (Figura 68).
Figura 67
Figura 68
Como resultado de la primera pasada sólo se conciliaron algunos movimientos.

Si nos paramos, por ejemplo, en la línea 15 de la grilla de la izquierda, en la zona inferior de la pantalla se exhibe el
importe del movimiento, el importe conciliado y si existen diferencias (Figura 69).
En este caso, como el movimiento no está conciliado, se indica que el importe conciliado es cero, y la diferencia coincide
con el importe del movimiento.
Podemos ahora seguir ejecutando el proceso, con menos exigencias, para seguir buscando coincidencias y las que se
encuentren se sumarán a las ya existentes.
Figura 69
Además de la búsqueda automática masiva, que se realiza mediante el proceso de la Figura 64, es posible buscar
coincidencias para un movimiento, en particular. Para ello, ubicados en el movimiento se debe presionar el botón “Buscar”
. Se accede a una ventana que tiene precargados los datos del movimiento a conciliar (Figura 70) para que se indique
en base a qué criterios buscar. El único criterio de búsqueda que se ofrece precargado es el “Importe”.
Figura 70
A partir de la ventana de la Figura 70 podemos indicar algunos criterios, por ejemplo buscar movimientos en los que
coincidan sólo la fecha y el importe en créditos. También se dispone del campo “Sólo en registros sin tildar”, si no se tilda,
el sistema buscará también coincidencias en movimientos tildados. Esto tiene sentido si hay sospechas que el proceso
automático concilió movimientos en forma errónea.
Desde esta ventana sólo se puede buscar; si se desea conciliar la/s líneas encontradas se debe volver a la ventana
“Conciliación por archivo”.
Como resultado de la búsqueda se encuentra el movimiento de la Figura 71. En este caso no se había encontrado antes
porque el número no coincide. Para volver a ver todas las líneas se debe presionar el enlace “Desactivar búsqueda”.
Figura 71
Podemos, repetir la conciliación masiva (accesible mediante el botón “Conciliar”), sin exigir que coincida el número y el
tipo. El sistema encuentra 1 coincidencia más (Figura 72) Al presionar “Aceptar” agrega este movimiento a los que ya
teníamos
Figura 72
Figura 73
Observando la Figura 73, vemos que están quedando depósitos y débitos bancarios.
Veamos otras funcionalidades de la ventana de trabajo.
Figura 74
Al presionar el botón “Totales” ( ) aparece la ventana de la Figura 74, donde se muestra, la cantidad de registros
en el sistema y en el archivo, cuántos registros hay conciliados en BASCS y cuántos en el archivo, cuántos registros están
pendientes de conciliar, etc.
Si el importe que se muestra en el campo “Diferencia” (Figura 74), coincide, puede pensarse que la información disponible
es consistente, podemos decir que vamos bien.
En el campo “Cantidad de registros sin conciliar” (Figura 74) hay un enlace que permite acceder a una ventana que exhibe
los movimientos pendientes de conciliar agrupados por “Tipo” (Figura 75). Para volver a la ventana “Conciliación por
archivo” se debe presionar el botón “Ok” tanto en la ventana “Registros sin conciliar” como en la ventana “Totales”.
Figura 75
Estando en la ventana de Conciliación por archivo, presionando “OK”, se vuelve a la pantalla de Conciliación, agregando
como conciliados los movimientos que se hubiesen conciliado (Figura 76). Si se presiona “Cancelar” se desestiman las
conciliaciones efectuadas.
Figura 76
Una vez que se han conciliado movimientos por archivo, si se vuelve a presionar “Archivo”, no se accede a la ventana
destinada a interactuar con los archivos de conciliación (Figura 56), sino que se accede directamente a la ventana
“Conciliación por archivos” (Figura 73).
Si estando en esta ventana se requiere agregar otro archivo, se dispone del botón “Archivos” ( ), que permite
acceder a la ventana de la Figura 77.
Figura 77
Otra forma de conciliar es seleccionar la línea de la izquierda, seleccionar la línea de la derecha y, sobre ésta última,
acceder al menú contextual, con el botón derecho del mouse (Figura 78). Como se ve en la figura, se puede seleccionar
“Conciliar”. También puede verse una opción, “Destildar”, que permite revertir la situación.
Figura 78
Otra forma es hacer clic sobre la línea de la izquierda a conciliar y cuando el cursor se transforma en un cuadradito,
arrastrarlo a la grilla de la derecha, hasta la línea con la cual se desea conciliarla. De esta forma las 2 líneas también
quedarán conciliadas.
Veamos ahora el caso al cual está destinada la opción “Netear movimientos” de la Figura 78. Supongamos que el banco
debita algo por error y en el mismo archivo viene otro movimiento para revertir la operación.
En principio, para poder conciliar los movimientos de BASCS con los que figuran en el archivo, deberían registrarse en
BASCS ambos movimientos, de modo de conciliarlos con los que figuran en el archivo (caso contrario, estos dos
movimientos siempre quedarán pendientes en el archivo). Si no se desea registrarlos, pueden seleccionarse dos o más
líneas de la grilla de la derecha, que se neteen e indicar “Netear movimientos” (Figura 79). Para la selección se utilizan
las teclas “Control” o “Shift”.
Figura 79
Al netear movimientos, BASCS identifica al primer grupo de líneas neteadas con “-1” (Figura 80), el segundo grupo con
“-2” y así sucesivamente. De este modo se indica que estos movimientos están conciliados entre sí.
El sistema controla que la suma de los importes de los movimientos que se netean, sea cero, en cualquier otro caso se
emite un aviso y no se permite continuar con la tarea.
Figura 80
Si se sale de la ventana de “Conciliación por archivo”, presionando el botón “OK” (Figura 80), se pasa a la ventana de
conciliación donde se exhiben todos los movimientos que se encuentran conciliados (Figura 81). Es posible grabar la
conciliación realizada en forma parcial hasta cualquier momento y luego, en una instancia posterior, volver a ingresar a la
tarea y continuar la tarea de conciliación.
En caso que se salga de la ventana de “Conciliación por archivo”, presionando el botón “Cancelar” (Figura 80), se pasará
a la ventana de la Figura 81, perdiendo todas las tareas de conciliación por archivo que se hayan efectuado.
 Figura 81
Si observamos la, Figura 82 vemos que tenemos movimientos pendiente de conciliar en BASCS y varios en el archivo. Si
ordenamos a estos últimos por “Id” vemos que hay varios movimientos en el archivo pendientes de conciliar
Esto se explica porque los bancos realizan una serie de débitos (IVA, comisiones de diversa índole, gastos, la ley 25413,
etc.) que no figuran en BASCS pues se toma conocimiento de ellos en el momento en que se recibe el extracto (archivo).
En general, al recibir la información del banco, se suman todos los débitos y se registra en BASCS un débito, o varios,
cuyo importe equivale a la suma de todos los débitos que realizó el banco. En el caso de este ejemplo se ha registrado
un único débito por la suma de los débitos que realizó el banco.

Para facilitar la tarea de conciliar estos movimientos se dispone del botón “Totales” (Figura 82) y de la posibilidad de
definir sinónimos desarrollada en apartados anteriores.
Figura 82
Al presionar “Totales” se accede a la ventana de la Figura 83 y en el rótulo “Cantidad de registros sin conciliar” se dispone
de un enlace que permite ver el detalle de los registros del archivo pendientes de conciliar (Figura 84).
Como se ve, corresponden a las partidas pendientes de la Figura 82 que se identifican con los sinónimos informados en
la cuenta bancaria (Figura 49). Definiendo sinónimos adecuados se podrá simplificar el trabajo de registración y control
de los movimientos pendientes, agrupándolos por criterios que resulten útiles al usuario.
Figura 83
Figura 84
Para conciliar estos movimientos una forma de proceder puede ser ordenar los movimientos del banco por “Id”, de modo
que los movimientos pendientes de conciliar se ubiquen en las primeras filas, seleccionarlos (seleccionando el primero,
presionando “Shift” en el último), y en el menú contextual (accesible con el botón derecho del mouse), indicar “Conciliar”.
Al hacerlo, se observará que el sistema copia el número de “Id” del débito de la grilla de la izquierda (6), a todos los
movimientos pendientes de la grilla de la derecha (Figura 85). Si se presiona “Totales” se puede observar que todos los
movimientos están conciliados
Figura 85
Presionando “OK” se concilian todos los movimientos y se vuelve a la ventana de Conciliación bancaria con todos los
movimientos conciliados (Figura 86).
Figura 86
Una vez cerrada la conciliación (Figura 87), si volvemos al proceso de conciliación bancaria, los movimientos conciliados
no aparecen pues han sido conciliados (Figura 88).
Figura 87
Figura 88
Si se accede a “Archivos” y se destilda el campo “Ver sólo pendientes”, se observa que el archivo utilizado aparece como
conciliado (Figura 89). El archivo ya no podrá utilizarse, es decir no podrá utilizarse para conciliar movimientos, pero
puede mantenerse para realizar consultas y, cuando ya no sea necesario, puede eliminarse mediante el botón “Eliminar”.
En caso que se cierre la conciliación y queden movimientos en el archivo que se utilizó para conciliar, BASCS
automáticamente genera dos archivos. Uno incluirá los movimientos conciliados y quedará con la indicación de
“Conciliado” y el otro archivo incluirá los que quedaron pendientes de conciliación. Por lo cual nunca puede ocurrir que un
archivo tenga algunos movimientos asociados a una conciliación y otros a otra, en esos casos, BASCS automáticamente
desglosa el archivo en dos.
Figura 89
Si se reabre la conciliación (Figura 90), el proceso de conciliación retrotrae los movimientos al estado que se muestra en
la Figura 91. Es decir que, mientras no se elimine el archivo (Figura 89), la información se encuentra disponible en el
sistema.
Si una vez realizada la conciliación, se elimina el archivo de la Figura 89, los informes de conciliación mostrarán los
movimientos conciliados, pero como si la conciliación se hubiese realizado manualmente.
Figura 90
Figura 91
6.2.4 Informe de conciliación por archivo

Este informe (exhibe los movimientos registrados en el sistema en relación a los movimientos incluidos en el archivo
contra el cual se concilia y se emite completando los datos de la (Figura 92).
Figura 92
En el campo “Cuenta Bancaria” se pueden seleccionar sólo aquellas cuentas bancarias para las que se haya indicado
“Conciliar por archivo”.
En el caso de ordenar por archivo, como es posible conciliar con más de un archivo, se ofrece la posibilidad de detallar la
información por archivo.
El informe muestra los registros del archivo a conciliar y los movimientos conciliados del sistema relacionados con los
mismos, incluyendo la siguiente información:
Fecha del archivo y su descripción.
Fecha, sinónimo, descripción original, número e importe del detalle del archivo indicando también el estado: ‘No coincide’,
‘Neteado’, ‘Manual’ o ‘Automático’.
Si algún detalle del archivo está relacionado con un movimiento del sistema aparece dicha información exhibiéndose
fecha, tipo, número e importe del movimiento.
Con respecto al ordenamiento, si se emite ordenado según archivo, primero se muestran los datos de la cabecera del
archivo, los movimientos incluidos en él y, para cada uno de ellos, el movimiento de BASCS relacionado con él (Figura
93). La columna “Estado” indica la manera en que se realizó la conciliación. A cada movimiento del archivo sólo puede
corresponder un movimiento de BASCS. No está previsto relacionar un movimiento del archivo con varios de BASCS.
Figura 93
Si se selecciona “no Detallar x archivo” aparecerán los movimientos del detalle sin indicar los datos del archivo (Figura
94.
Figura 94
En el caso que se ordene según los movimientos del sistema, se ordena primero por los movimientos conciliados
incluyendo el detalle de los datos del archivo asociado luego, si existen, aparecerán los registros ‘Neteados’ y por último
los ‘No conciliados’ (Figura 95).
Para cada movimiento conciliado de BASCS se muestran todos los registros del archivo con los cuales se concilió. Acá la
relación puede ser de uno a muchos, es decir, a un movimiento de BASCS pueden corresponder varios movimientos del
archivo. En la Figura 95 se muestra un ejemplo.
Figura 95
El informe incluye un total de operaciones y un total del importe.

Las variables e input ítems asociados al informe están disponibles en el documento “Variables para informes” que se
incluye en la documentación del producto.
6.3. Cierre de conciliación bancaria

Esta tarea cierra la conciliación (Figura 96).
Se exhiben los datos correspondientes a la conciliación de la cuenta bancaria y para realizar el cierre se debe aprobar la
tarea. En caso que se encuentren diferencias, es decir, que el cálculo resultante de actualizar al saldo anterior de
conciliación con los movimientos tildados no coincida con el valor informado como saldo actual de conciliación, se exhibe
un aviso detallando la diferencia encontrada (Figura 96).
Figura 96
6.4. Consulta de Cierres de conciliación bancaria

Las conciliaciones pueden consultarse en la consulta de comprobantes (Figura 97 ).
Figura 97
La consulta (Figura 98 ) exhibe en la parte superior el número y fecha del cierre de la conciliación, la cuenta bancaria y
el saldo a la fecha del cierre anterior. Si existe un cierre anterior se dispone de un enlace que permite consultar el cierre
de las conciliaciones a las fechas indicadas en color azul. Si no existiera un cierre anterior el enlace no aparece.
La grilla posee 5 columnas:
 Fecha: corresponde a la fecha de la operación
 Tipo: tipo de operación
 Número: número del comprobante. Es posible consultar el comprobante haciendo doble clic sobre el número.
 Débitos: detalle de débitos. Al pie, total de débitos.
 Créditos: detalle de créditos. Al pie, total de créditos.
En el caso de los depósitos compuestos por varios cheques, es posible detallarlos o no, mediante el campo “No detallar
cheques en depósitos” (Figura 98 ). Este campo sólo está habilitado si la cuenta no realiza la conciliación por archivo. Al
pie de la grilla se exhibe el saldo al cierre.
Figura 98
6.5. Reapertura de conciliaciones bancarias cerradas

Este proceso permite reabrirla última conciliación bancaria cerrada de una cuenta bancaria (Figura 99).
Al presionar el botón "Conciliaciones bancarias cerradas" se abre una ventana de búsqueda incluyendo las últimas
conciliaciones realizadas en cada una de las cuentas bancarias.
Si fuese necesario reabrir una conciliación anterior a la última deberá procederse a reabrir, en forma secuencial hacia
atrás, todas las conciliaciones desde la última realizada, hasta llegar a aquella que se necesita reabrir.
Al reabrir una conciliación, las operaciones involucradas en el cierre que se reabre se exhiben como tildadas.
En cuanto a los campos "Fecha de cierre" y "Saldo" correspondientes al "Extracto actual", si tienen información al momento
de la reapertura, los valores se mantienen. En cambio, si los campos no tienen datos, se recuperan en ellos los que
corresponden a la conciliación que se reabre.
Figura 99
6.6. Informes de conciliación

Se dispone de informes que permiten revisar el estado de las conciliaciones bancarias y que ayudan a encontrar los
movimientos que, por omisión y/o error, no se tildaron o se tildaron erróneamente.
El listado de conciliación, se solicita completando la pantalla que se muestra en la Figura 100, y se muestra en la Figura
101).
El informe exhibe una primera línea con el Saldo del resumen de cuenta bancaria a la fecha hasta la cual se solicita. A
partir de dicho saldo, y teniendo en cuenta las operaciones no tildadas, se obtiene el monto que según la información
registrada en el sistema debiera corresponder al saldo del extracto bancario; éste se muestra en el campo "Saldo según
nuestros registros". El valor obtenido se compara con el saldo informado en la tarea de conciliación, en el campo
correspondiente al saldo del extracto actual y, en el campo Diferencia, se exhibe el importe resultante de la diferencia
entre ambos.
Figura 100
Figura 101
El otro informe disponible es el de operaciones tildadas ( Figura 102) y se muestra en la Figura 103. A partir del saldo
del extracto anterior, y en base a las operaciones tildadas, se rehace el saldo actual. Por último, en base a ambos valores
se calcula y muestra la diferencia.
Si la cuenta bancaria indicada tiene definido que concilia por archivo, el campo ‘No detallar cheques en depósitos’ se
deshabilitará y tomará el valor definido en la cuenta bancaria para el mismo fin.
Figura 102
Figura 103
7 Tarjetas
Tabla tarjetas
La tabla Tarjetas permite ingresar la información necesaria para la administración de los cupones de tarjetas de crédito
(Figura 104).
Los datos impositivos para la liquidación de tarjetas pueden tomarse del banco o de las tarjetas. En este último caso se
le deberá asociar un proveedor y la liquidación tendrá en cuenta su información impositiva.
Figura 104
En el campo Tipo de validación debe seleccionarse el método de validación para controlarla validez de los números de
tarjeta de las empresas emisoras de tarjetas (American Express, Visa, etc.).
El Máximo sin autorizar indica el valor hasta el cual no se requiere código de aprobación. Si se supera, se emite un aviso
indicando que se debe solicitar autorización y se deberá informar el código de aprobación correspondiente.
Solapa Planes
Permite definir planes en cuotas y en diferentes monedas (Figura 104).

El campo Cuotas indica la cantidad de cuotas con que se financian las ventas a los clientes.
El campo Moneda, informa la moneda en que se realizan las operaciones correspondientes al plan.
Los campos Plazo y Descuento se utilizan en la presentación de los cupones para estimar las fechas e importes a
acreditar en la Cuenta de presentación.
El importe correspondiente a las presentaciones de cupones se acredita en una fecha que resulta de sumar a la fecha del
comprobante los días informados en el campo Plazo.
La acreditación en la Cuenta de presentación se realiza por el importe de los cupones presentados decrementado por
el descuento correspondiente al porcentaje que se informa en el campo Descuento.
La presentación de cupones acredita la cuenta de presentación por el importe de los cupones menos el descuento a la
fecha resultante de sumar a la fecha del comprobante los días informados en el campo Plazo.
Como Cuenta de Liquidación debe informarse la cuenta bancaria en la que liquidan los cupones presentados y es
utilizada por el comprobante Liquidación de tarjetas. Este revierte la información registrada en la presentación y registra
los valores definitivos.
La Cuenta de Liquidación se acredita por el valor efectivamente liquidado por la entidad bancaria (tiene en cuenta el
I.V.A. y los restantes impuestos).
Las cuentas bancarias destinadas a la presentación y liquidación de cupones pueden ser las mismas, pero, si se requiere
contabilizar los “cupones presentados pendientes de liquidar” y los “cupones liquidados” en diferentes cuentas contables,
deben ser diferentes.
En el campo Cuotas a Acreditar se informa la cantidad de cuotas en que se acreditan a la empresa los importes de
liquidación.
Solapa Prefijos
Figura 105
Esta solapa permite informar los prefijos habilitados para la tarjeta con el objeto de verificar, al cobrar, que la tarjeta se
encuentre habilitada.
Debe tenerse en cuenta que ingresando, al menos, un prefijo, se activa la rutina de validación, por lo cual, sólo se
aceptarán los números de tarjeta cuyos prefijos coincidan con los informados.
Para cada prefijo es posible indicar el Banco al que pertenece (Código del Banco central).
7.1. Presentación de tarjetas

La tarea permite realizar la presentación de los cupones en cartera.
La presentación se efectúa en la cuenta bancaria informada en el campo Cta. Pres. para a la tarjeta que se presenta
(Figura 104).
Se deben informar el código de tarjeta y moneda en la cual se registra la presentación (Figura 106) (la moneda en la cual
se registra la presentación puede ser diferente a la moneda en la cual se ingresaron los cupones).
Si no se ingresa nada en el campo Moneda, se asume que la presentación es en moneda local. Al digitar F3 en el campo
Moneda, solo se ofrecen las que corresponden a las cuentas bancarias de presentación de la tarjeta indicada.
Es posible seleccionar los cupones a presentar por plan, informándolo en el campo Plan. Se deja en blanco se presentan
los cupones de todos los planes.
Los importes de los cupones se exhiben convertidos a la moneda de la presentación, utilizando el cambio de vigente a la
fecha de la presentación.
El comprobante incluye sólo los cupones cuyas fechas no superan la fecha indicada en Hasta fecha.
Completados los datos mencionados, el botón Carga de cupones, registra en el comprobante los cupones que
corresponden a la caja y que cumplen con dichos datos.
Si el campo Hasta fecha se deja en blanco se cargan en el comprobante todos los cupones que corresponden a la caja,
tarjeta, plan y moneda indicados sin importar la fecha de los mismos.
Se ofrecen como presentados todos los cupones cuya fecha es menor o igual a la fecha en que se realiza la presentación
(fecha del comprobante), pudiendo modificarse libremente.
Tener en cuenta que sólo pueden cargarse cupones mediante el botón Carga de cupones y que, una vez incorporados
cupones al comprobante, quedan deshabilitados los campos Tarjeta, Moneda, Plan y Hasta fecha.
Los comprobantes de Presentación no aparecen en la Conciliación bancaria ni en el Resumen de cuentas de la cuenta
bancaria correspondiente.
Figura 106
Una vez aprobada la tarea los cupones pasan del estado “en cartera” a “presentados” y podrán liquidarse cuando se lo
requiera.
7.2. Liquidación de Tarjetas

La Liquidación de tarjetas actúa sobre los cupones presentados (pendientes de acreditación).
La cuenta bancaria que se informe en la tarea debe ser la misma que se ha informado para la tarjeta, en la tabla Tarjetas.
Si no se informa ningún Plan se precargarán los cupones correspondientes a todos los planes de la tarjeta.
Para la carga de cupones es posible informar un rango de fechas, un código de comercio y un prefijo de presentación, y
presionar Cargar cupones. Si no se informa ningún filtro se precargan todos los cupones que corresponden a la cuenta
bancaria, tarjeta y plan indicados.
Se precargan como liquidados todos los cupones cuya fecha de presentación más el plazo de acreditación informado en
la tarjeta, resulta en una fecha menor o igual a la fecha del comprobante de liquidación (Figura 107). Haciendo doble clic
en la cabecera de una línea se puede cambiar el estado del cupón.
Figura 107
Se dispone de una serie de herramientas para facilitar la búsqueda de cupones en el comprobante.

Es posible realizar búsquedas por importe, número de tarjeta y número de cupón digitándolos en los campos
correspondientes y presionando Buscar (Figura 107).
En caso de indicar un importe y un número de tarjeta de crédito, el sistema buscará los cupones cuyo importe coincida
con el informado y cuyo número contenga los indicados en alguna posición. Pueden reemplazarse los caracteres no
recordados por el símbolo %.
Para facilitar la búsqueda de un conjunto de cupones se dispone de la columna Grupo.
Presionando el botón Buscar (F3) en dicha columna, sobre cualquier línea, se accede a la ventana que se muestra en la
Figura 108. Se pueden efectuar búsquedas por los datos que se muestran en la ventana. Indicados los parámetros en
base a los cuales se efectuará la búsqueda, el botón Calcula muestra la cantidad de cupones encontrados y el importe
correspondiente a los mismos.
Figura 108
Luego, presionando OK, se vuelve al comprobante y en la columna Grupo se exhibirá 1 (significa que pertenecen al grupo
1 de búsqueda) en todos los cupones encontrados que se indicarán como liquidados (Figura 109).
Figura 109
Si se realiza otra búsqueda, los cupones que se encuentren se diferenciarán con el número 2 en la columna Grupo y
también pasarán al estado liquidados.

En la solapa Gastos, se debe indicar el servicio correspondiente a las comisiones pagadas, que debe ser de tipo bancario.
El importe que se ofrece se calcula en base al importe de los cupones presentados y el porcentaje informado en la tarjeta.
En base a la tabla de impuestos del servicio y al proveedor (de la tarjeta o banco según se haya indicado al definir la
tarjeta), se calculan el IVA y las Percepciones Gastos. (Figura 110).
Figura 110
En caso que al liquidar los cupones se efectúe alguna retención, las tablas que corresponden utilizar para el cálculo se
deben informar en la solapa Retenciones, así como los importes y los números de comprobantes (Figura 111).(Figura
112).
 Figura 111
Figura 112
Si se han parametrizado alguna de las dos retenciones de tipo “Otras”, se podrán registrar en la solapa “Otras Ret.”
(Figura 113).
Figura 113
La solapa “Totales” (Figura 114) exhibe el total de líneas liquidadas, el bruto a liquidar, el resumen de los importes
correspondientes a gastos y retenciones y el neto resultante.
Figura 114
8 Rendición de Gastos
Permite administrar los valores que se entregan a individuos o a sectores de la organización para que realicen gastos y
luego los rindan.
Los valores que se entregan, las compras que realizan y los valores que rinden se agrupan en una planilla llamada
“Rendición de Gastos” (Figura 115). Estas tienen un titular y una fecha de vencimiento.
Las rendiciones de gastos nacen abiertas y pueden imputarse comprobantes mientras no se alcance su vencimiento y no
se cierren. La tarea de cierre requiere que los ingreso y egresos se neteen.
Figura 115
Los titulares de las rendiciones de gastos son Agentes de tipo “Rendiciones de gastos” (Figura 116).
Figura 116
En la Solapa Imputaciones contables (Figura 117) se deben informar las imputaciones contables que se asocian al
Agente. Estas no pueden poseer Subcuentas. Esta cuenta se utilizará como contrapartida en los asientos contables que
correspondan a los movimientos que afecten a la rendición. Si, por ejemplo, se le entrega dinero al agente y se imputa a
esta rendición, el asiento de la orden de pago mediante debitará esta imputación contable y si se registra una factura de
compra, se acreditará. La que se indique como “Default” será la que se ofrezca en la registración de comprobantes.
Figura 117
La habilitación de una rendición de gastos se realiza completando los datos de la Figura 118.
Figura 118
La cuenta que se indique en Imputación debe figurar en la lista de imputaciones contables asociadas al agente (Figura
117).
Al informar el Agente, el campo Imputación se completa con la imputación contable informada como Default (Figura 117),
ésta puede cambiarse por cualquiera de las que se han asociado al agente.
Los importes de las rendiciones de gastos se muestran en la moneda de las imputaciones contables asociadas a las
mismas. Si, por ejemplo, la imputación contable tiene asociada la moneda “Dólares”, los importes de los comprobantes
registrados en otras monedas se reexpresarán a la cotización del dólar correspondiente a la fecha de los mismos.
Los comprobantes que pueden imputarse a las rendiciones de gastos son:
 Recibos
 Órdenes de Pago
 Comprobantes de compras
La Figura 119 muestra como registrar una orden de pago para entregar valores a un Agente. Ingresado su código se
precarga la imputación contable default y se habilitan las solapas que corresponden. Se deben registrar los valores e
indicar la Rendición de gastos correspondiente. La operatorio con Recibos es similar.
Figura 119
Al registrar las compras que realiza el Agente se debe indicar como Método de Pago, Rendición de Gastos e indicar el
número de rendición (Figura 120).
Figura 120
Ingresado el número de rendición de gastos, se precarga la imputación contable correspondiente. Si dicha imputación
estuviera en moneda extranjera se habilita el campo “Cambio”, mostrando el cambio del día y permitiendo su modificación.
Figura 121
Para cerrar una rendición de gastos debe tener saldo cero. La tarea se muestra en la Figura 122).
Figura 122
Mediante el botón "Rendiciones de gastos abiertas" se accede a una ventana de búsqueda, donde se debe seleccionar
la rendición a cerrar. Luego del cierre no se podrán imputar más comprobantes.
Es posible reabrir una rendición de mediante la tarea correspondiente (Figura 123). Se la debe seleccionar de la ventana
de búsqueda accesible desde el botón “Rendiciones de gastos cerradas” y aprobar la tarea.
Figura 123
Para listar rendiciones de gastos se debe completar la información que se muestra en la (Figura 124).
Figura 124
9 Desvíos del cambio vigente

Esta funcionalidad está destinada exclusivamente a operaciones registradas en moneda extranjera. Estas se registran en
moneda local utilizando el tipo de cambio vigente a la fecha correspondiente a las mismas.
El “Desvío del cambio vigente” tiene por objeto absorber, admitiendo una variación en la cotización vigente al momento
de cobrar (o de pagar), pequeñas diferencias que pudiesen existir entre el importe de los comprobantes que se cancelan
y el importe que se cobra o se paga.
Para ello se informan los porcentajes de desvío del cambio vigente para recibos y Pagos, en más y en menos (Figura
125).
Figura 125
Al registrar un recibo se compara el importe cobrado (expresado en moneda local según el cambio vigente a la fecha),
con el importe en moneda extranjera resultante de la suma de todos los comprobantes a cancelar.
Se estima un tipo de cambio dividiendo ambos importes y se compara con el tipo de cambio vigente a la fecha. Si la
diferencia entre ambos tipos de cambio no supera en más o en menos los desvíos informados, se considera que el recibo
cancela los comprobantes.
Es decir que en base al importe cobrado se calcula un tipo de cambio ficticio y éste se compara con el vigente a esa fecha
para determinar si está dentro de los desvíos permitidos.
Veamos un ejemplo:
Supongamos que debe cobrarse una factura de 1415,37 U$S y el cliente entrega un cheque por 31.000 $ (cambio vigente:
22). Por lo cual los 31000$, equivalen a 1409,09 U$S.
Hay dos posibilidades:

 Tomar el recibo a la cotización de 22, por lo cual, los 31.000 $ equivalen a 1409,09 U$S y queda un saldo en la
cuenta corriente de 6,28 U$S.
 Considerar que los 31.000 $ cancelan la deuda (1415,37 U$S), es decir, tomar el recibo a la cotización que resulta
de efectuar: 31.000 / 1415,37 = 21,9024.
El decidir por una u otra de las opciones depende del “desvío” que se produce en el cambio en la segunda opción. Si este
está dentro de los límites permitidos, se opta por ésta última.
Para calcular el desvío (en este caso “en menos”) efectuamos:
21,9024 - 22= -0,0976
Si dicha diferencia representa menos del 5% del cambio vigente: 22 (5% de 22=1,1), el recibo se toma a 21,9024 y la
deuda se da por cancelada. Si la diferencia representa más del 5% sobre 22, permanecerá un saldo pendiente en cuenta
corriente de 6,28 U$S dólares.
En este caso, el recibo se toma a 21,9024 y la factura se da por cancelada.
10 Origen y aplicación de fondos

Este informe tiene en cuenta las aplicaciones de recibos y órdenes de pago y exhibe sus importes detallados en base a
las imputaciones contables de los comprobantes aplicados.
Al solicitarlo (Figura 126es posible indicar, mediante dos Vistas, las imputaciones a tener en cuenta para determinar el
Origen de los fondos y la Aplicación de los mismos.
Tildando “Considerar fechas de valores”, en lugar de considerar la fecha de cada comprobante y de cada comprobante
aplicado, se considerarán las fechas de los valores incluidos en los comprobantes de caja que se consideran. En este
caso no se tendrán en cuenta los valores cuya fecha de acreditación no se encuentre dentro del rango de fechas solicitado.
Además, se excluirá la parte del importe correspondiente a retenciones en las órdenes de pago aplicadas a facturas.
Se considerarán los valores (cheques y documentos) y las posibles refinanciaciones de esos valores, es decir, cuando un
valor recibido se intercambia por otros valores en otros comprobantes.
Cuando se aplican varios valores a varias facturas se toma un promedio, es decir, se reparte proporcionalmente el importe
de los valores entre todos los comprobantes a los cuales se aplicó.
Figura 126
El informe correspondiente a la Figura 126 se muestra en la Figura 127.
Figura 127
En caso que no se indiquen vistas, se incluirán todas las imputaciones contables que correspondan según el rango de
fechas indicado.
11 Listado “Flujo de fondos”

Este informe muestra, en un determinado período, las disponibilidades y obligaciones que tendrá la empresa.
Pueden seleccionarse hasta cinco períodos (semanas, quincenas, meses o rangos particulares de días).
Los importes del informe siempre se muestran redondeados a enteros y puede pedirse reexpresado en otra moneda
(Figura 128).
Figura 128
Es recomendable crear una vista separando las imputaciones en Ingresos y Egresos (Figura 129). Si no es necesario ver
el detalle de cada imputación, se pueden consolidar subtítulos.
Figura 129
Para las imputaciones con subcuentas “Clientes” o “Proveedores”, los valores se encolumnarán en base a las fechas de
vencimiento de los comprobantes de compra o de ventas. Para las cuentas de caja, se mirarán las fechas de los “valores”
teniendo en cuenta el plazo de acreditación indicado (cheques y pagarés).
Este informe debe coincidir con la contabilidad (balance o mayor) pero sólo en el saldo total al momento en que se pide,
no se puede controlar con la contabilidad “hasta una fecha” ya que toma la fecha de los valores y no la fecha contable.
Si se desea cruzar los saldos del informe para las cuentas de tipo Clientes o Proveedores, se podrá usar el informe de
“Vencimientos a Cobrar” o “Vencimientos a Pagar” poniendo las mismas fechas e intervalo en los períodos (Figura 130 ).
Figura 130
Para las cuentas de tipo “Caja”, se podrá cruzar con los informes de valores entregados, arqueo de caja e inventario de
valores teniendo la precaución de verificar a que cuenta contable está asociado cada medio de pago.
Para las cuentas bancarias, debería coincidir con el Informe de Saldos Bancarios siempre que se revise también la cuenta
de cheques de pago diferido.
12 Flujo de Fondos Presupuestado

El Flujo de Fondos puede emitirse utilizando una vista presupuestaria. El informe muestra las diferencias entre lo
presupuestado y lo ejecutado, pudiendo incorporar gastos estimativos que aún no se han registrado, por ejemplo, el pago
de sueldos, impuestos, etc.
Pueden seleccionarse hasta seis períodos (semanas, quincenas, meses o rangos particulares de días). Los importes del
informe siempre se muestran redondeados a enteros y puede pedirse reexpresado en otra moneda (Figura 131).
Figura 131
Siempre se debe indicar una vista, una vista presupuestaria y un presupuesto detallando la fecha de inicio y fin.
Cabe observar que tanto cuando se emita por rango de fechas como por períodos, las fechas indicadas deberán estar
entre las fechas de inicio y fin del presupuesto sin coincidir con éstas.
Sólo se incluirán los movimientos de las cuentas que estén definidas en la vista.
El informe se podrá solicitar reexpresado en moneda, la cotización que se utiliza es la de la fecha tope de cada periodo.
Si no se reexpresa el listado, los importes se muestran expresados en la moneda asociada a cada cuenta.
El presupuesto se utilizará para obtener los totales presupuestados que serán comparados con los totales contabilizados
que surgen de los movimientos de las cuentas.
Cabe aclarar que el importe que se detalla en la primera columna del informe corresponde al rango/período que va desde
la fecha de inicio del presupuesto, sin incluirla, hasta la fecha indicada/determinada como primer rango/período inclusive
y que el importe que se detalla en la última columna corresponde al rango/período que va desde la fecha
indicada/determinada por el último rango/período, sin incluirla, hasta la fecha final del presupuesto inclusive.
13 Ejemplos de registraciones
13.1. Registro de pagos varios

Veremos cómo registrar pagos no originados en facturas, por ejemplo, sueldos, cargas sociales, obligaciones fiscales
(IVA, Ingresos brutos; Anticipo de ganancias); retiros de directores, anticipo de sueldos; etc.
Para la registración de gastos de devengamiento se puede definir un proveedor genérico, asociarle las imputaciones
contables de los gastos y registrar las órdenes de pago a dicho proveedor. Las imputaciones contables no deben poseer
subcuentas (Figura 132).
El tratamiento impositivo del proveedor debe ser de tipo exento, sin vinculación alguna en las categorías de retenciones
ni percepciones de impuestos.
Figura 132
La Figura 133 muestra un ejemplo de registración de un anticipo de ganancias.
Figura 133
13.2. Registro de cheques entregados en garantía

Veamos como registrar cheques de terceros que se entregan a un banco en concepto de garantía por la obtención de un
adelanto en cuenta corriente.
Debe definirse una caja que incluya el medio de pago “cheques recibidos” imputando una cuenta del tipo “Valores en
garantía”.
Se debe:
 Si los cheques ingresan a la Caja 001 y se define la Caja 003, los cheques entregados en garantía se deben transferir
de la Caja 001 a la Caja 003.
 Se debe registrar el crédito bancario, por el adelanto obtenido. Se utiliza un servicio bancario, con imputación a una
cuenta del tipo Adelantos en cuenta corriente.
 Se deben depositar los cheques, desde la Caja 003. a medida que se van acreditando.
 Registrar el débito bancario, correspondiente a los gastos o comisiones bancarias y la disminución del adelanto.
Se usan al menos dos servicios bancarios, uno por las comisiones bancarias y el otro debe ser el que se usó al
registrar el crédito bancario (Adelantos en cuenta corriente o similar).
13.3. Cheques entregados en custodia

Si se entregan cheques recibidos a un banco para su custodia, la situación es similar a la anterior.
En este caso el banco no hace un adelanto de fondos; sino que va acreditando los valores a su vencimiento, cobrando
una comisión por la gestión.
Se debe definir una caja y asociar a los medios de pago de cheques recibidos cuentas del tipo “Valores en custodia”.
Se debe:
 Si los cheques entran en la Caja 001 y se define la caja 004, se los debe transferir desde la Caja 001 a la Caja 004
 Se deben Ir depositando los cheques a medida que se acreditan, desde la Caja 004
 Se debe registrar el débito bancario por la comisión bancaria.
13.4. Plazos fijos

Veamos como registrar la inversión de un capital en una entidad financiera por la cual se obtendrá una renta y se pagará
una comisión al cobrarla.
Para la registración, además de la imputación contable correspondiente a la inversión(Figura 134), se deberá definir un
medio de pago (Figura 135) y un cliente “ficticio” que represente al banco al cual se debe asociar la imputación contable
correspondiente a la inversión.
La cuenta del plan de cuentas se utilizará para reflejar la inversión en gestión, el medio de pago para poder incluir al plazo
fijo como tenencia de caja y su implicancia en el flujo de fondos y el cliente “ficticio” para poder registrar los comprobantes
necesarios.
La cuenta corriente del cliente “ficticio”, debe tener un Tratamiento impositivo, acorde a la categorización del mismo; y
principalmente debe asociarse la categoría de retención de impuesto a las Ganancias, para poder registrar la misma en
el momento de la cobranza del plazo fijo. Es también condición indispensable, colocar una condición de venta cualquiera
y una lista de precios estándar; ambos datos, no serán de interés en la operatoria de registración.
El medio de pago creado, se debe agregar a la caja que corresponda con la imputación a la cuenta de Plazo fijo, subcuenta
Caja. (Figura 136).
Figura 134
Figura 135
Figura 136
La metodología a aplicar, será la siguiente:

 Ingresar un asiento de diario debitando la cuenta “2300 - Inversiones en gestión” por el importe total del plazo fijo
(capital más interés) y se acreditan dos cuentas; una es la cuenta correspondiente a los intereses a cobrar al
vencimiento y la otra es la cuenta “2300 - Inversiones en gestión” por el importe del capital invertido.
 Hacer una Orden de pago desde la Caja 001 al cliente “ficticio” imputando a la cuenta “2300 - Inversiones en gestión”,
dándole salida a los valores con los cuales se constituye el Plazo fijo e ingresando el medio de pago PFP - Plazo
fijo $, completando sus datos de fechas de emisión, de vencimiento e importe total a cobrar.
 En el momento de cobrar el plazo fijo se debe registrar un recibo a la orden del cliente “ficticio” (imputación contable:
cuenta 2300 Inversiones en gestión); se debe ingresar el efectivo o los valores recibidos, el importe de la retención
sufrida y se debe egresar el medio de pago PFP - Plazo fijo.
13.5. Inversiones en títulos y acciones

Veamos ahora como registrar la compra y la venta de títulos y acciones.
Para la compra se puede registrar una factura de compra de contado, a un proveedor específico o a un proveedor ficticio,
en forma similar a los casos anteriores. En la factura de compra se informarán servicios, por ejemplo, acciones, títulos,
comisiones de agente de bolsa, etc. La factura se paga con el medio de pago que corresponda.
En el momento de la venta, al conocerse el resultado de la inversión (ganancia o pérdida), será necesario registrar los
siguientes movimientos:
 Un asiento de diario que refleje el resultado. Por ejemplo, si se tratase de una ganancia se debitará la cuenta que
usamos para el manejo del Plazo fijo (2300 - Inversiones en gestión) u otra creada a su efecto, por el importe
resultante de la suma de la ganancia más el capital invertido; y se acreditarán dos cuentas; una que represente el
rendimiento de acciones (por el importe de la ganancia) y la otra será la cuenta de acciones por el valor original de
la inversión.
 Luego, en la caja que corresponda se registra un recibo, a la orden del proveedor “ficticio” (que tiene asociada la
imputación contable “2300 - Inversiones en gestión”, dándole el ingreso a los valores recibidos.
 En el caso en que la venta genere algún tipo de gasto o comisión por parte del agente de bolsa o proveedor, se
registrará en forma normal, una factura de compra por dichos gastos y se cancelará normalmente como cualquier
factura de proveedor.
Los resultados por tenencia de títulos y acciones, que se produzcan entre el momento de la compra y la venta, serán
registrados mediante un asiento de diario.
13.6. Préstamos bancarios

Supongamos el caso de tomar un préstamo bancario que se acredita en una cuenta bancaria y que se abona en cuotas
mensuales, cancelando en cada cuota una parte del capital obtenido más un interés pactado.
La metodología consiste en efectuar las registraciones mínimas necesarias, para reflejar los distintos momentos por los
que atraviesa la situación patrimonial, financiera y de resultados de la empresa.
Bajo estas condiciones se deben reflejar, las sucesivas etapas que acontecen en una operación de este tipo; por ejemplo:
la acreditación de los fondos en la cuenta corriente bancaria, su consecuente endeudamiento y su posterior cancelación
en cuotas.
El objetivo final de las registraciones propuestas tiene como destino principal, lograr la información necesaria para el uso
de la gestión administrativa financiera y contable.
Para resolver la problemática planteada, dividimos el desarrollo del tema en dos partes:
 la primera consiste en definir, en las tablas del sistema, las herramientas necesarias a utilizar
 la segunda está dedicada a la metodología de registración de los comprobantes vinculados y la resolución de un
ejemplo de aplicación
13.6.1 Herramientas necesarias

Las herramientas necesarias, están relacionadas con las siguientes tablas:
 Plan de cuentas
 Proveedores
 Servicios
 Condiciones de compra / venta
Plan de cuentas
Se debe contar con cuentas que representen los conceptos que a continuación se detallan: (para nuestroejemplo ver
Figura 137)
 Préstamos bancarios, Subcuenta Proveedores, Patrimonial del Pasivo (cuenta ejemplo 2021)
 Intereses a pagar por préstamos, Subcuenta Proveedores, Patrimonial del Pasivo (cuenta ejemplo 2022)
 Préstamos bancarios obtenidos, subcuenta No tiene, Patrimonial del Activo (cuenta ejemplo 1600)
 Intereses devengados a vencer, subcuenta No tiene, Patrimonial del Activo (cuenta ejemplo 1601)
Figura 137
También están definidas la imputación de la cuenta bancaria; la de los intereses (cuenta de pérdida asociada a un servicio)
y la de IVA crédito fiscal (asociada a la tabla de impuestos del servicio anterior). Para nuestro ejemplo ver Figura 138.
Figura 138
Proveedores
Debe crearse una cuenta de proveedor por cada banco que genera deuda por préstamo. Debe llevar como imputación
contable a dos de las cuentas definidas en el punto anterior; la de Préstamos bancarios (cuenta ejemplo 2021), y la de
Intereses a pagar por préstamos (cuenta ejemplo 2022). Nuestro ejemplo se expone en la Figura 139.
Figura 139
Servicios
Deberán crearse al menos dos servicios:

 Préstamo obtenido; tipo bancario; cuya posición contable impute a la cuenta Préstamos bancarios obtenidos (cuenta
ejemplo 1600)
 Intereses a vencer; tipo gasto; cuya posición contable impute a la cuenta Intereses devengados a vencer (cuenta
ejemplo 1601)
En la Figura 140, se observa al servicio 1600, tipo bancario, definido como ejemplo, y su correspondiente posición contable
en la Figura 141.
De la misma forma, la Figura 142, muestra al servicio 1601, tipo gasto, con su posición contable en la Figura 143.
Figura 140
Figura 141
Figura 142
Figura 143
Condiciones de compra / venta
Debe definirse una o más condiciones de compra, acorde a los planes de cancelación del préstamo y sus intereses. Al
definirla, es aconsejable dejar que permita la modificación de los vencimientos, para poder ingresar libremente las fechas
de vencimiento por cuota.
13.6.2 Metodología de registración

La registración de los préstamos bancarios se realiza en correspondencia a las siguientes instancias:
 Acreditación del préstamo en la cuenta bancaria
 Endeudamiento contraído
 Información fidedigna de los intereses a pagar por cuota
 Regularización de la amortización de intereses a vencer
 Pago de la cuota del préstamo
Las dos primeras situaciones se registran en forma simultánea y los tres siguientes hechos serán de registración repetitiva
por cada cuota a cancelar.
Las registraciones se detallan en base al siguiente ejemplo:
Préstamo obtenido del Banco CITI, por $ 120.000.- (en pesos), que será cancelado en 12 cuotas mensuales; con un
interés a tasa variable del 10% mensual. La acreditación de los fondos, se hace en la cuenta corriente bancaria del Banco
CITI en pesos y las cuotas se irán debitando mes a mes, desde la misma cuenta bancaria.
Las cuotas de cancelación vencen el día 10 de cada mes y cada una de ellas incluye $ 10.000.- de capital y $ 1.000.- de
intereses a pagar.
Acreditación del préstamo en la cuenta bancaria
Se registra mediante un comprobante de Crédito bancario, invocando a la cuenta bancaria que corresponda y se usa el
servicio bancario Préstamos bancarios obtenidos por el importe acreditado en la cuenta corriente bancaria. (Figura 144).
Figura 144
El resultado obtenido, será la disponibilidad de los fondos en la cuenta bancaria y su correspondiente asiento contable en
el subdiario de Caja y bancos.
Endeudamiento contraído
El objetivo de este paso, es reflejar la deuda contraída con el banco, en donde se estimarán las cuotas a pagar, (cada
cuota contiene parte del capital y parte de los intereses).
Este movimiento, debe registrarse con la misma fecha con la que se ingresó el comprobante de Crédito bancario.
De acuerdo al ejemplo planteado, por ser el interés variable, no se conoce su importe definitivo al inicio de la operación;
por lo tanto en principio se estimarán y luego se los irán ajustando con la realidad (cuota por cuota).
La registración, se efectúa mediante el ingreso de un Comprobante interno de compras, al proveedor Banco, con
imputación a la cuenta Préstamos bancarios y con la Condición de compra adecuada. Se ingresa el servicio Préstamos
bancarios obtenidos, por el importe acreditado en la cuenta corriente bancaria y el servicio Intereses devengados a vencer,
por el importe total estimado de intereses a pagar. (Figura 145)
Figura 145
Antes de proceder a grabar el comprobante deben verificarse o modificarse los vencimientos de cada cuota. (Figura 146)
Figura 146
Como resultado de la presente registración, se obtendrá la alimentación de la cuenta corriente del proveedor (Banco xx
préstamo bancario); su consecuente participación en el Flujo de fondos y el correspondiente asiento contable en el
subdiario de compras, sin participar en la posición impositiva.
Siguiendo con nuestro ejemplo, la situación patrimonial y de resultados de la empresa es la que se expone en la Figura
147.
Figura 147
Intereses a pagar por cuota
Hasta el momento los intereses a pagar por el préstamo han sido estimados; pero, llegado el momento de conocer el
importe real de los intereses a pagar por cada cuota, se deberá registrar la deuda del mismo, mediante una Nota de
débito de compras, al proveedor Banco, con imputación a la cuenta Intereses a pagar préstamos (Figura 148).
Se ingresa el servicio Intereses pagados (pérdida), por el importe de los intereses a pagar (valor real) por la cuota exigible
que se vence. El servicio Intereses pagados (pérdida), está gravado con IVA, por lo tanto el total del comprobante, adiciona
el mismo.
Antes de grabar el comprobante, se debe verificar la fecha de vencimiento de los intereses a pagar.
La fecha de registración del comprobante, es aquella en la cual se produce su exigibilidad o aquella en la que se ha
tomado el debido conocimiento de los intereses a pagar; la que fuese anterior.
Figura 148
El resultado, logrado de la presente registración, es hacer el cargo a resultados de los respectivos intereses; generar la
deuda real por los mismos en la cuenta corriente del proveedor (banco xx Préstamo bancario); tomar el crédito fiscal por
el IVA correspondiente en la posición impositiva y generar su reflejo contable, en un asiento del subdiario de compras.
Este movimiento, debe ir siempre acompañado de la registración que se detalla en el punto siguiente.
Regularización de la amortización de intereses
En el paso anterior, se registró el interés real de la cuota a pagar, el cual en principio había sido estimado. El objeto de la
presente registración, es regularizar el efecto hecho por la estimación de los intereses devengados a vencer.
Para ello, se deberá registrar una Nota de crédito de compras, al proveedor Banco Préstamo bancario, con imputación
a la cuenta Préstamos bancarios, utilizando el servicio Intereses a vencer, por el valor estimado, pasado oportunamente
por el comprobante interno de compras. Figura 149.
Antes de grabar la Nota de crédito, aplique la misma a la cuota respectiva del comprobante interno de compras
correspondiente.
Figura 149
Figura 150
Como resultado del ingreso de la Nota de crédito detallada, se logra la actualización de la cuenta corriente del proveedor
Banco xx Préstamo bancario, la debida regularización de los intereses estimados y su correspondiente asiento contable
en el subdiario de compras.
Pago de la cuota del prestamo

Por último llegamos al pago de la cuota del préstamo; que se registra mediante una Orden de pago, a la orden de la
cuenta corriente del proveedor Banco xx Préstamo bancario, aplicando el pago al comprobante interno de compras por el
importe del capital que se cancela y a la Nota de débito por los intereses más el IVA de la cuota en cuestión. Figura 151.
En la ficha Valores, usar el medio de pago Pago por Banco, afectando a la cuenta bancaria que corresponda. Figura 152.
Figura 151
Figura 152
El resultado obtenido de la registración de la Orden de pago detallada, es la cancelación de la cuenta corriente del
proveedor Banco XX Préstamo bancario; la baja de los fondos de la cuenta bancaria; la actualización del Flujo de fondos,
la actualización de los registros para la conciliación bancaria y la generación del correspondiente asiento contable en el
subdiario de Caja y Bancos.

Siguiendo con nuestro ejemplo, la situación patrimonial y de resultados de la empresa, luego de efectuar el pago, es la
que se expone en la Figura 153.
Figura 153
13.6.3 Algunos comentarios e informes

Las registraciones de los comprobantes detallados, generan varios de los informes previstos en el sistema.
La registración de las cuotas estimadas a pagar, es una información financiera muy útil, como así también su oportuna
regularización.
Se trata de efectuar cinco registraciones; acreditación y endeudamiento simultáneamente, y las tres siguientes por cada
cuota o amortización de la deuda contraída.
Dadas algunas circunstancias y en el supuesto caso, en que no sea posible efectuar el pago de una o varias cuotas
(Orden de pago), es importante registrar igualmente, los intereses a pagar y su correspondiente regularización de
intereses; para reflejar dicha circunstancia.
Lo interesante de todo lo visto, puede complementarse con el diseño de una vista adecuada para el seguimiento de la
situación patrimonial y financiera acorde a las necesidades.
Un ejemplo de aplicación de vistas, se muestran en la Figura 153.
El saldo de la cuenta Intereses a vencer, será el representativo de la estimación original por el otorgamiento del préstamo.
Se muestran los asientos generados por cada uno de los comprobantes y el resumen de cuenta del proveedor Préstamo
Banco CITI.
Figura 154

Figura 155
Figura 156
Figura 157
Figura 158

Figura 159


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BAS Company Steering

1.1. Orden de Pago

1.4. Comprobantes internos

o en automática se actualizan las cuentas bancarias que correspondan.

2.1. Débitos y Créditos bancarios

2.2. Depósitos y Extracciones bancarias

2.3. Tarjetas de crédito

2.4. Conciliación Bancaria

Cheque recibido - Cheque pago diferido recibido

 Cheque de pago diferido emitido

Cobro por banco

Pago por banco

3.2. Solapa "Cajas"

3.3. Solapa "Cheques"

3.5. Cierres de Caja

3.6. Arqueos de caja

3.7. Uso de las cajas en el circuito de reparto

4 Bancos y cuentas bancarias

4.1. Códigos del Banco Central

4.3. Cuentas Bancarias

5 Efectivización de cheques diferidos

5.1. Efectivización manual de cheques diferidos

5.2. Efectivización programada

El proceso automático efectivizará los cheques diferidos hasta la fecha en de su realización.

6.1. Ventana “Conciliación bancaria”

6.2. Conciliación por archivo”

Luego se dispone de dos solapas “Sinónimos” y “Valores excluidos”.

de la conciliación bancaria de BASCS.

6.2.2 Ejemplo de formato de archivo de conciliación

débitos y créditos, indicando en negativo los débitos y en positivo los créditos.

6.2.3 Conciliación por archivo

Luego se debe indicar el archivo a importar en el campo “Archivo”.

Como resultado de la primera pasada sólo se conciliaron algunos movimientos.

un único débito por la suma de los débitos que realizó el banco.

6.2.4 Informe de conciliación por archivo

El informe incluye un total de operaciones y un total del importe.

6.3. Cierre de conciliación bancaria

6.4. Consulta de Cierres de conciliación bancaria

6.5. Reapertura de conciliaciones bancarias cerradas

6.6. Informes de conciliación

Permite definir planes en cuotas y en diferentes monedas (Figura 104).

7.1. Presentación de tarjetas

7.2. Liquidación de Tarjetas

Se dispone de una serie de herramientas para facilitar la búsqueda de cupones en el comprobante.

también pasarán al estado liquidados.

9 Desvíos del cambio vigente

Hay dos posibilidades:

21,9024 - 22= -0,0976

En este caso, el recibo se toma a 21,9024 y la factura se da por cancelada.

10 Origen y aplicación de fondos

El informe correspondiente a la Figura 126 se muestra en la Figura 127.

11 Listado “Flujo de fondos”

12 Flujo de Fondos Presupuestado

13.1. Registro de pagos varios

La Figura 133 muestra un ejemplo de registración de un anticipo de ganancias.

13.2. Registro de cheques entregados en garantía

13.3. Cheques entregados en custodia

13.4. Plazos fijos

La metodología a aplicar, será la siguiente:

13.5. Inversiones en títulos y acciones

13.6. Préstamos bancarios

13.6.1 Herramientas necesarias

Deberán crearse al menos dos servicios: