LIBRO ELECTRÓNICO

GESTIÓN DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

Contenido
MÓDULO 1. FUNDAMENTACIÓN DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL....................................................... 3
Objetivos del módulo .............................................................................................................................. 3
Marco Legal de la Contratación Estatal................................................................................................. 3
Principios de la Contratación Estatal ..................................................................................................... 4
Principios de la función administrativa ................................................................................................. 7
Conceptos básicos ................................................................................................................................... 8
MÓDULO 2. ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN ......................................................................................... 14
Objetivos del módulo ............................................................................................................................ 14
Etapas de la Contratación Estatal ....................................................................................................... 14
Etapa de Planeación ...............................................................................................................................15
Etapa Precontractual..............................................................................................................................15
Etapa Contractual .................................................................................................................................. 19
Etapa Postcontractual ...........................................................................................................................21
MÓDULO 3. GESTIÓN CONTRACTUAL ..................................................................................................... 23
Objetivos del módulo ............................................................................................................................ 23
Contratos estatales ............................................................................................................................... 23
Partes intervinientes en la gestión contractual ................................................................................. 25
Responsables del proceso de contratación en las entidades estatales ........................................... 25
Supervisión e interventoría................................................................................................................... 26
Modalidades de selección .....................................................................................................................30
Licitación pública ...................................................................................................................................30
Selección abreviada ................................................................................................................................31
Concurso de méritos .............................................................................................................................. 34
Contratación directa .............................................................................................................................. 35
Mínima Cuantía ..................................................................................................................................... 36
Garantías contractuales ........................................................................................................................ 38
Garantía de seriedad de la oferta ......................................................................................................... 39
Garantía de cumplimiento ................................................................................................................... 40
Garantía de responsabilidad civil extracontractual ............................................................................ 43
Gestión de las garantías ...................................................................................................................... 44
MÓDULO 4. LECCIONES APRENDIDAS ................................................................................................... 44
Objetivos del módulo ........................................................................................................................... 44
Hallazgos ................................................................................................................................................ 45

Pag 1
Planes de mejoramiento ....................................................................................................................... 67

Pag 2
MÓDULO 1. FUNDAMENTACIÓN DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL

Objetivos del módulo

Identificar el marco legal de la Contratación Estatal en Colombia, entendiendo Contratación
Estatal como el conjunto de procedimientos que realizan las entidades del Estado para
adquirir los bienes o servicios que requieren, a partir de las normas aplicables.
Reconocer los principios de la Contratación Estatal.
Comprender los conceptos básicos relacionados con la Contratación Estatal.

Marco Legal de la Contratación Estatal

La Contratación Estatal se encuentra regulada por el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública en Colombia (Ley 80 de 1993), el cual es reglamentado y complementado
por las leyes y los decretos que se indican en el esquema.

Ley 1150 de
2007

Ley 1474 de
Ley 1882 de 2018
2011
Ley 80 de
1993

Decreto
Decreto 019 de
reglamentario
1082 de 2015 2012

Ley 80 de 1993 Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Dispone las reglas y los principios que rigen los contratos de las entidades estatales.

Ley 1150 de 2007 Introduce medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y dicta
otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.

Pag 3
 Ley 1474 de 2011 Dicta normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación
y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Decreto 019 de 2012 Dicta normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites
innecesarios existentes en la Administración Pública.

Decreto Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional

reglamentario 1082
de 2015

Ley 1882 de 2018 Adiciona, modifica y dicta disposiciones orientadas a fortalecer la contratación
pública en Colombia, la Ley de Infraestructura y dicta otras disposiciones.

Principios de la Contratación Estatal

Las reglas que desarrollan la Contratación Estatal (desde la elaboración de los documentos que
contienen las condiciones que exige el Estado a los proponentes hasta la liquidación de un contrato
celebrado por una entidad pública), están fundamentadas en importantes principios que irradian
todo el régimen.
De acuerdo con el artículo 23 de la Ley 80 de 1993, los principios bajo los cuales se debe desarrollar la
actividad contractual del Estado son:

Transparencia
La contratación adelantada por las entidades estatales debe realizarse mediante procesos de
selección públicos, cuyas reglas sean objetivas, claras, justas y completas, que permitan a los
proponentes entregar propuestas idóneas, así como presentar objeciones, observaciones, preguntas
y/o aclaraciones a los documentos adoptados por la entidad.
En cumplimiento de este principio, las entidades estatales deben:
Realizar audiencias públicas en donde los proponentes puedan expresar sus dudas, solicitar
aclaraciones y/o presentar quejas.

Pag 4
 Dar a conocer documentos y solicitudes presentados por los proponentes a los demás con el
fin de garantizar que los procesos sean llevados a cabo bajo condiciones y oportunidades
iguales.
Algunas acciones que reflejan el principio de transparencia son:
Escoger al contratista a través de licitación (salvo excepciones previstas en la Ley).
Permitir a los interesados conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se
rindan o adopten.
Expedientes abiertos al público.
No incluir en los pliegos de condiciones exigencias de imposible cumplimiento.

Economía
Los procesos de selección deben estructurase de tal manera que únicamente se tengan que surtir
las etapas estrictamente necesarias y responder a términos y plazos preclusivos y perentorios,
asegurando el uso de la menor cantidad de recursos.
En virtud de este principio, también es deber de la entidad estatal imponer las menores cargas
posibles a los particulares interesados en ofrecer bienes o servicios en los procesos contractuales.
Previamente al inicio de un proceso de selección, la entidad estatal debe asegurarse de contar con
las partidas presupuestales necesarias y los estudios previos que permitan establecer el objeto a
contratar.
Algunas acciones que reflejan el principio de economía son:
Adelantar los trámites con austeridad en tiempo y de recursos.
Evitar dilaciones o retardos injustificados en la selección del contratista y en la ejecución del
contrato.
Buscar la mejor relación costo/beneficio.

Responsabilidad
Los contratistas, las entidades estatales y sus funcionarios son responsables por sus actuaciones
durante el proceso de selección.
Los funcionarios de las entidades estatales podrán responder civil, penal, disciplinariamente cuando
por sus actos y/o omisiones causen perjuicios a los proponentes y/o contratistas
Algunas acciones que reflejan el principio de responsabilidad son:
Velar por el cumplimiento de los fines de la contratación (vigilar la correcta ejecución del
contrato).
Aplicar las sanciones a las que haya lugar (económicas y/o penales, según el caso) a los
contratistas que actúen de mala fe en contra del interés público.

Otros principios contemplados en dicha Ley 80 de 1993 son:

Selección objetiva

Pag 5
La contratación debe responder a criterios objetivos. En este sentido, se deben brindar condiciones
imparciales en donde prime el interés general sobre el particular para garantizar la selección del
ofrecimiento más favorable a la entidad.
Para propender por la objetividad, bajo el principio de reciprocidad, en los procesos de selección
pública los proponentes extranjeros deben ser tratados en igualdad de condiciones que los
nacionales cuando exista un trato igual en el país de origen de dicho extranjero para proponentes
colombianos (países con los que se tienen acuerdos, tratados o convenios).
Algunas acciones que reflejan el principio de selección objetiva son:
Establecer en los pliegos de condiciones los requisitos objetivos necesarios para participar
en el correspondiente proceso de selección.
Establecer de manera precisa, detallada y concreta los criterios de selección y su ponderación
en el pliego de condiciones.
Realizar, previo a la adjudicación, la comparación objetiva de las propuestas presentadas, la
consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones pertinentes.
Escoger el contratista sin consideraciones subjetivas, afecto o interés.

Ecuación contractual
En los contratos estatales se debe mantener la igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones
surgidos al momento de proponer o de contratar, según el caso.
Si dicha igualdad o equivalencia se rompe por causas no imputables a quien resulte afectado, las
partes deben adoptar en el menor tiempo posible las medidas necesarias para su restablecimiento.
Algunas acciones que reflejan el principio de ecuación contractual son:
La suscripción de acuerdos sobre cuantía, condiciones y forma de pago de gastos adicionales,
y el reconocimiento de costos financieros e intereses, cuando hay lugar a ello.

Planeación
Solo se deben celebrar aquellos contratos que sean adecuados a los fines de la Entidad, al
presupuesto, al plan anual de inversiones y al plan anual de compras. Además, es necesario:
Desarrollar la actividad de contratación de forma particular para cada caso, teniendo en
cuenta el objeto preciso y las características propias de cada necesidad de la Entidad.
Prever y definir los riesgos del contrato y asignarlos al momento de celebrarlo.
Se refleja la planeación, por ejemplo, cuando antes del procedimiento de selección ya se tiene
previsto:
Análisis y estudios para establecer la real necesidad de la entidad
Conveniencia y oportunidad de la contratación
Modalidad del contrato
Estudio de mercados
Partidas presupuestales
Permisos y licencias o autorizaciones
Adquisición de predios
Pazo de ejecución
Forma de pago

Pag 6
 Análisis y valoración de riesgos previsibles
Garantías que deben exigirse

Principios de la función administrativa

En la Contratación Estatal se deben aplicar los postulados que rigen la función administrativa (el
artículo 209 de la Constitución Política y el artículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo), los cuales (además de los tres primeros principios) incluyen los
de:
Debido proceso:
La entidad garantizará que toda actuación administrativa vinculada con la actividad contractual dé
cumplimiento al debido proceso, que incluye la posibilidad de conocer y controvertir las decisiones de
la administración, en los momentos destinados para tal fin.
El debido proceso es un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales.
Igualdad:
La entidad debe dar el mismo trato y protección a las personas e instituciones que intervengan en
las actuaciones bajo su conocimiento.
Imparcialidad:
La entidad debe actuar teniendo en cuenta que la finalidad de los procedimientos consiste en
asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin discriminación alguna y sin tener en
consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.
Buena fe:
Las autoridades y los particulares deben presumir el comportamiento leal y fiel de unos y otros en el
ejercicio de sus competencias, derechos y deberes.
En el ámbito contractual, las partes no solo se obligan a lo pactado, sino a todo lo demás que, según
la ley, la costumbre y la equidad natural, correspondan a la naturaleza de las relaciones contractuales.
Moralidad:
Todas las personas y los servidores públicos están obligados a actuar con rectitud, lealtad y
honestidad en las actuaciones administrativas.
Participación:
La entidad debe promover y atender las iniciativas de los ciudadanos, organizaciones y comunidades
encaminadas a intervenir en los procesos de deliberación, formulación, ejecución, control y
evaluación de la gestión pública.
Publicidad:
La entidad debe dar a conocer sus decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o
publicaciones que ordena el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública a través
de su página WEB y el SECOP, publicando en dichas páginas las convocatorias y toda la actividad
contractual que, dependiendo de su modalidad, deba ser conocida por los interesados en contratar.
Coordinación:

Pag 7
La entidad debe concertar sus actividades con las de otras instancias estatales en el cumplimiento
de sus cometidos y en el reconocimiento de sus derechos a los particulares.
Eficacia:
La entidad debe buscar que los procedimientos logren su finalidad y, para el efecto, remover de oficio
los obstáculos puramente formales, evitar decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos y sanear las
irregularidades procedimentales que se presenten, en procura de la efectividad del derecho material
objeto de la actuación administrativa.
Celeridad:
La entidad debe impulsar oficiosamente los procedimientos, e incentivar el uso de las tecnologías
de la información y las comunicaciones, a efectos de que los procedimientos se adelanten con
diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas.

Conceptos básicos

Acta de inicio: Es el documento suscrito por el Supervisor o Interventor y el Contratista, en

el cual, se estipula la fecha de iniciación del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a
contabilizar el plazo, si así se pactó en el contrato, sin que sea exigible en tanto no es un
requisito de ejecución determinado por la ley.
Acta de suspensión: Es el documento mediante el cual la Entidad y el Contratista acuerdan
la suspensión del contrato, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor o caso fortuito,
o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes que impiden la ejecución del mismo.
Acta de reiniciación: Es el documento mediante el cual se da por terminada la suspensión
del contrato por haberse superado las situaciones que le dieron origen y se ordena la
reiniciación de las actividades. Este documento será firmado por el Contratante y el
Contratista. El contratista se obliga a actualizar la garantía única.
Acta de entrega y recibo a satisfacción: Es el documento que contiene los datos referentes
a la forma como el contratista entrega a la Entidad los bienes, las obras o los servicios objeto
del contrato y la manifestación del contratante de recibirlos a satisfacción o con
observaciones.
Acta de terminación: Es el documento suscrito por el Ordenador del Gasto de la Entidad y
el contratista en el cual se deja constancia de la terminación del contrato.

Pag 8
Acta de liquidación: Es el documento suscrito por el Ordenador del Gasto y el contratista,
que constituye el balance final o ajuste de cuentas, entre el ordenador y el particular
contratista, con miras a finiquitar la relación jurídica que surge de la suscripción del contrato.
Acuerdo marco de precios: Contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia
Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de
Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones
establecidas en este.
Adenda: Documento que aclara o modifica el pliego de condiciones, la invitación u otros
documentos que conformen las bases de la contratación de un proceso de selección.
Adición, otrosí y prórroga: Los tres conceptos se definen así: La adición es el acuerdo que
modifica un contrato vigente, con el fin de aumentar su valor. La prórroga es el acuerdo que
modifica el plazo contractual, con el objeto de aumentarlo. El otrosí es el instrumento por
medio del cual se modifica, aclara o complementa, de mutuo acuerdo, las cláusulas de un
contrato.
Adjudicar: Es el acto por medio del cual una vez agotada la etapa de evaluación o de
culminación de la audiencia de subasta inversa, la Entidad manifiesta a través de un acto
administrativo motivado que el contrato producto del proceso del proceso de selección, se
suscribirá con el proponente que haya obtenido la mejor calificación o haya presentado el
menor precio depende de la modalidad de contratación.
Adjudicatario: Es el proponente que resulta favorecido con la adjudicación de un proceso de
selección.
Anticipo: El anticipo es la suma de dinero que se entrega al contratista para ser destinada
al cubrimiento de los costos en que éste debe incurrir para iniciar la ejecución del objeto
contractual, en otras palabras, es la financiación por parte de la entidad estatal de los bienes
y servicios correspondientes a la prestación a ejecutar, bajo estas condiciones se exige que
el mismo sea amparado con una garantía consistente en una póliza de seguro
correspondiente al 100% de su valor, como también que se amortice durante la ejecución del
contrato
Audiencias: Eventos en los cuales la entidad convoca a los interesados o proponentes para
debatir los riesgos, realizar lances o adjudicar un contrato, según el tipo de proceso.
Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización: Son
aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño
o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad
objetivamente definidos, que generalmente son requeridos por las Entidades y ofrecidos
masivamente en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos
de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de las necesidades de quien los
adquiere. Por diseño o características descriptivas debe entenderse el conjunto de notas
distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales
a la prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para
satisfacer las necesidades de la Entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus
ventajas funcionales.
Capacidad residual o k de contratación artículo 2.2.1.1.1.6.4: Aptitud de un oferente para
cumplir oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros
compromisos contractuales afecten su habilidad de cumplir con el contrato que está en
proceso de selección.
Catálogo para acuerdos marco de precios: Ficha que contiene: (a) la lista de bienes y/o
servicios; (b) las condiciones de su contratación que están amparadas por un Acuerdo Marco
de Precios; y (c) la lista de los contratistas que son parte del Acuerdo Marco de Precios.
Certificado de disponibilidad presupuestal: Documento que emite el responsable del
presupuesto de la Entidad o quien haga sus veces como autorizado para ese efecto. Este
certificado garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de
afectación para la adopción de los compromisos que se derivarán de la celebración del

Pag 9
contrato. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona
el compromiso y se efectúa el correspondiente el registro presupuestal.
Certificado de registro presupuestal: Es la operación presupuestal mediante la cual se
perfecciona el compromiso y se afecta de forma definitiva la apropiación, garantizando que
ésta no sea destinada a otro fin. De esta operación se genera un certificado.
Cláusula penal pecuniaria: Acuerdo contractual en el que, para asegurar el cumplimiento de
una obligación, el contratista se sujeta a una pena que consiste en dar o hacer algo en caso
de no ejecutar o retardar la obligación. Puede tener fines sancionatorios o ser una mera
tasación anticipada de perjuicios
Cláusulas y poderes excepcionales: Son potestades unilaterales que tienen las Entidades
públicas en su actividad contractual, a saber: Interpretación, Modificación y Terminación
Unilateral y Caducidad, sujeción a normas nacionales y, en los contratos de concesión, la
Reversión. Se ha reconocido por la jurisprudencia del Consejo de Estado que son poderes
excepcionales la imposición de multa, la declaratoria de incumplimiento con ánimo de hacer
exigible la garantía y la cláusula penal pecuniaria.
Comité asesor: Para la evaluación de propuestas o manifestaciones de interés, en los
procesos de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos o mínima cuantía, es
necesario que se designe un Comité Asesor. Este estará integrado por servidores públicos o
contratistas. Dicho Comité elevará recomendaciones de las cuales podrá separase la Entidad,
previa motivación.
Compensación: Modo de extinguir las obligaciones, la cual opera por el sólo ministerio de la
ley y aun sin conocimiento de los deudores; ambas deudas se extinguen recíprocamente
hasta la concurrencia de sus valores, desde el momento que una y otra reúnen las siguientes
condiciones: (i) Que sean ambas de dinero y de cosas fungibles o indeterminadas de igual
género y calidad, (ii) Que ambas deudas sean líquidas y (iii) Que ambas sean actualmente
exigibles.
Contratación estatal: Tiene lugar cuando las entidades estatales realizan negocios jurídicos
con personas jurídicas o naturales del sector público o privado, para cumplir con las funciones
asignadas y en consecuencia cumplir con los fines del Estado.
Contratante: Para el caso de la contratación estatal, se refiere únicamente a la entidad
Contratista: Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, que
individualmente o en conjunto con otra(s), bajo la modalidad de consorcio, unión temporal,
promesa de sociedad futura, o sociedad con objeto único, se obliga(n) a una determinada
prestación, según las especificaciones del objeto del contrato, a cambio de una
contraprestación.
Contrato estatal: Acuerdo de voluntades generador de obligaciones, el cual celebran las
entidades estatales y el futuro contratista, que se eleva a escrito.
Contratos interadministrativos: Acuerdo de voluntades entre entidades estatales, en el
que las partes se obligan a ejecutar prestaciones a favor de la otra.
Convenios interadministrativos: Acuerdo de voluntades entre entidades públicas, donde
las partes aúnan esfuerzos y recursos (cuando se requiera) para la consecución de un objetivo
común o el desarrollo de proyecto de interés mutuo.
Convenios de asociación: Unión de esfuerzos con personas jurídicas de naturaleza privada,
para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que le
asigna la ley a la entidad. En ellos se debe determinar con precisión los siguientes aspectos:
(i) su objeto, (ii) el término de duración, (iii) las obligaciones de las partes, (iv) los aportes de
las partes, (v) las instancias de coordinación y (vi) los demás aspectos que se consideren
pertinentes. C
Cronograma de contratación: Acápite del pliego de condiciones que fija de forma
cronológica las fechas de las diferentes etapas del proceso de selección.

Pag 10
Consorcio: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta
para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de
todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato.
Delegación: Asignación de funciones propias de un cargo en un funcionario de menor
jerarquía. En materia de contratación, se limita a la celebración de contratos.
Desconcentración: En materia de contratación estatal consiste en la distribución adecuada
del trabajo que realiza el jefe o representante legal de la Entidad, sin que ello implique
autonomía administrativa en su ejercicio. Entre otros, comprende la distribución de la
realización de las licitaciones o procesos contractuales en servidores públicos del nivel
directivo, ejecutivo o en sus equivalentes.
Dependencia solicitante que requiere la contratación: Es aquella dependencia de la
entidad que en conjunto con el Grupo asignado elabora los estudios previos de la
contratación, en donde se encuentra la necesidad que se pretende satisfacer.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
esperados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Estudios y documentos previos: Los estudios y documentos previos estarán conformados
por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de
pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el
alcance de lo requerido por la Entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad
propone. Los elementos de contenido mínimo previstos en las normas que rigen la
contratación estatal, refieren a un contenido mínimo que deberá complementarse con los
que se exijan de manera puntual en función de las diferentes modalidades de selección.
Etapas del contrato: Fases en las que se divide la ejecución del contrato, teniendo en cuenta
las actividades propias de cada una de ellas las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad
Estatal para estructurar las garantías del contrato.
Evaluación de las ofertas: Verificación de orden jurídico, financiero, técnico y económico que
realiza el Comité Asesor para la Evaluación de Propuestas a las ofertas que se radiquen en
virtud de un proceso de selección.
Ficha técnica: Es un anexo al pliego de condiciones que debe elaborarse por parte de cada
Entidad, cuando se adelanten procesos de selección abreviada para la contratación de bienes
y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, siempre y cuando
los mismos sean adquiridos utilizando el método de subasta inversa. La Entidad elaborará
una ficha técnica la cual debe incluir las características y especificaciones, en términos de
desempeño y calidad, de los elementos señalados en el objeto de la contratación. La ficha
técnica debe contener como mínimo: a) Denominación de bien o servicio; b) Denominación
técnica del bien o servicio; c) Unidad de medida; d) Descripción general.
Garantías: Instrumento otorgado por los oferentes o por los contratistas de una entidad
estatal contratante, a favor de ésta o de terceros, con el objeto de garantizar la cobertura de
los riesgos a que se encuentra expuesta la Administración. Clases de garantías. En los
procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar, como mecanismos de
cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes cinco garantías: Contrato de seguro
contenido en una póliza de seguros. Fiducia mercantil en garantía – patrimonio autónomo
Garantía bancaria.
Garantía de seriedad de la propuesta: Garantía que tiene como finalidad asegurar el
cumplimiento de los ofrecimientos que contenga cada propuesta en el proceso de selección
y la seguridad de que el adjudicatario suscriba el contrato.
Informe de evaluación: Documento en el que se consigna el resultado de la comparación de
las propuestas recibidas con ocasión de los procesos de selección adelantados por la Entidad.
Informe del interventor o del supervisor: Documento a través del cual el interventor o el
supervisor da cuenta a la Entidad sobre las situaciones que se presenten durante la ejecución
del

Pag 11
Interventoría: Consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato
realiza una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando
el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la
complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, cuando la Entidad lo
encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el
seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato
dentro de la interventoría.
Justificación: Es una descripción precisa de la necesidad del bien o servicio a requerir, de
forma tal, que el objeto a contratar permite alcanzar un objetivo, contribuir a la realización
de un proyecto o inversión, o del servicio requerido. Igualmente, contendrá el análisis de
alternativas consideradas que hacen necesaria la contratación.
Manual de contratación: Documento en el que se señalan las funciones internas en materia
contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o desconcentración
de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual.
Modalidades de selección: Las siguientes son modalidades de selección: Licitación Pública
Selección abreviada Concurso de méritos Contratación directa Mínima cuantía
Multas: Es una sanción de carácter pecuniario por el incumplimiento total, el cumplimiento
tardío o el indebido cumplimiento de una prestación de dar, hacer o no. Las multas tienen el
propósito de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones.
Notificación: Es el acto mediante el cual se da a conocer un acto administrativo a los
interesados en la decisión.
Oferta más favorable: La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los
factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los
mismos contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más
ventajosa para la Entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los
contenidos en dichos documentos.
Período contractual: Cada una de las fracciones temporales en las que se divide la ejecución
del contrato, las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las
garantías del contrato.
Plan de adquisiciones: Es un documento que contiene todas las adquisiciones que la
Entidad tiene previsto realizar para una vigencia presupuestal. Estas adquisiciones pueden
ser de materias primas y materiales, productos terminados o servicios para funcionamiento
o inversión.
Plazo de ejecución: Es el periodo que transcurre desde el inicio del contrato y término
pactado para su ejecución.
Pliego de condiciones. Es el documento que contiene los requisitos objetivos de
participación, reglas de evaluación, condiciones de costo y calidad, cronograma, aspectos a
regular.
Proponente u oferente: Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en consorcio, unión
temporal o promesa de sociedad futura que participa en un proceso de selección de
contratista para una entidad pública y que aspire a celebrar contratos con las entidades
estatales.
Publicación en el SECOP: Los funcionarios de la entidad serán responsables de garantizar
la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación.
Para el efecto, deberán dar publicidad de las actuaciones por medio del Sistema Electrónico
para la Contratación Pública (SECOP). La falta de publicación en el SECOP de la información
constituirá la vulneración de los deberes funcionales de los responsables, lo cual podrá dar
lugar a imposición de sanciones disciplinarias.
Régimen de inhabilidad e incompatibilidad: Conjunto de normas que determinan cuando
un servidor público o un particular no pueden desempeñar ciertas funciones o asumir
algunas responsabilidades en procura de la trasparencia y la objetividad en el desarrollo de

Pag 12
las mismas. En materia contractual, limitan la posibilidad de contratar con las entidades
estatales.
Rubro: Es aquella parte del presupuesto de la entidad que se afecta específicamente para
el desarrollo de un proceso de selección o un contrato; dicha afectación se hace en los
términos dispuesto por la Ley Orgánica de Presupuesto.
Requisitos de ejecución del contrato: Son el registro presupuestal y la aprobación por parte
de la entidad de la garantía única, con el fin de poder dar inicio a la ejecución del contrato.
Responsabilidad civil: Es la originada en el daño patrimonial surgida por conductas
contrarias a derecho, desarrolladas por las partes durante la celebración y ejecución de los
contratos
Responsabilidad disciplinaria: Responsabilidad imputable a un servidor público o un
particular que ejerce funciones públicas, por inobservancia de sus deberes, obligaciones,
extralimitaciones u omisiones en la actividad contractual.
Responsabilidad fiscal: Se origina en el daño patrimonial que, con motivo de la selección,
celebración, o ejecución de un contrato pueda sufrir el erario público, como consecuencia de
la actuación de un servidor público.
Responsabilidad penal: Violación de uno o varios tipos penales consagrados como delitos
dentro de la legislación.
Registro único de proponentes RUP: Es la certificación que contiene la información de
quienes aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales, obtenida mediante la
verificación de los requisitos habilitantes y demás información relacionada y la clasificación
que cada interesado realiza al momento de su inscripción, renovación y actualización,
aportando la documentación que se exige y que es objeto de verificación documental por
parte de la Cámara de Comercio respectiva.
Requisitos habilitantes: Son aquellos que verifican condiciones del proponente como su
capacidad jurídica, condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los
proponentes, los cuales, una vez corroborados por parte de la Entidad, habilitan o no a cada
oferente para participar en las siguientes etapas de los procesos de selección. Su exigencia
debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. La
acreditación de algunos de estos requisitos se verifica con el certificado que expida la
respectiva Cámara de Comercio, en desarrollo del Registro Único de Proponentes.
Resolución de adjudicación o declaratoria de desierto: Acto administrativo por medio del
cual se adjudica un contrato estatal a uno de los oferentes o se declara desierto un proceso
de selección. Este acto debe ser expedido por el representante legal de la Entidad o por el
delegado para ejecutar la ordenación del gasto.
Resolución de apertura: Acto administrativo mediante el cual la Administración declara
oficialmente la iniciación de un proceso de contratación.
Riesgos previsibles en la contratación: Se entienden como riegos involucrados en la
contratación todas aquellas circunstancias previsibles que, de presentarse durante el
desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. El
riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable por un
profesional de la actividad en condiciones normales. La entidad deberá tipificar, estimar y
asignar los riesgos previsibles que pueden ocurrir durante la ejecución del futuro contrato,
para el efecto, se deberá realizar esta evaluación de riesgos previo a cada proceso
contractual, sin que pueda existir una matriz generalizada para todos ellos. La asignación de
los riesgos debe responder al criterio: cuál es la parte que está en mejor condición de soportar
el riesgo que se puede generar.
SECOP: Es un instrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales, que
permite la interacción de las entidades contratantes, los contratistas, la comunidad y los
órganos de controla través de la articulación de los sistemas de información relacionados
con la contratación pública que se encuentran a cargo del Gobierno Nacional.

Pag 13
 Supervisión: Consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y
jurídico que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad
estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la entidad
estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de
servicios que sean requeridos.
Veeduría ciudadana: Mecanismo democrático de representación, que le permite a los
ciudadanos o las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer la vigilancia sobre la
gestión pública, respecto a las autoridades administrativas, políticas, judiciales, electorales,
legislativas y órganos de control, así como a las entidades públicas o privadas,
organizaciones no gubernamentales de carácter nacional o internacional que operen en el
país, encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un
servicio público.

MÓDULO 2. ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN

Objetivos del módulo

Reconocer las etapas de la Contratación Estatal.
Identificar las actividades que se deben desarrollar en cada una de las etapas de la
Contratación Estatal.

Etapas de la Contratación Estatal

El proceso de contratación contempla el desarrollo de actividades antes, durante y después de la
ejecución de un contrato. Es posible identificar las siguientes etapas de dicho proceso:

Pag 14
Etapa de Planeación

La contratación en una entidad del Estado se realiza con el propósito de satisfacer las necesidades
que ésta presenta. Es con base en el análisis de esas necesidades que la entidad debe planear sus
gastos.
La planeación contractual consiste en establecer los objetivos, las metas y las acciones a desarrollar
por parte de la Entidad para cumplir con su misión y, con base en ello, determinar los contratos que
requiere celebrar y sus condiciones.
Las condiciones de la planificación incluyen: objeto de la contratación, estudios de factibilidad,
conveniencia y oportunidad del contrato, lugar de ejecución, disponibilidad de recursos, fuentes de
información, análisis del mercado, estrategias de contratación, perfil de los proponentes y requisitos
que deben acreditar.
Esta etapa incluye el Plan Anual de Adquisiciones, documento que contiene la lista de bienes, obras
y servicios que pretende adquirir una entidad pública durante el año para cumplir con sus finalidades.
Su elaboración es una obligación legal.

Etapa Precontractual

La etapa precontractual abarca desde la comunicación de la voluntad de la Entidad por celebrar un

contrato hasta su suscripción.
Incluye la realización de los estudios previos requeridos, la selección del contratista y la adjudicación
del contrato.
Los estudios previos son el conjunto de documentos que sirven de soporte para el análisis de las
necesidades de la entidad y la conveniencia de la futura contratación y la elaboración del proyecto de

Pag 15
pliego de condiciones. Constituyen un instrumento fundamental al describir claramente cuál es la
necesidad que se pretende satisfacer.
Deben ser elaborados por el área de la entidad que tenga la necesidad a satisfacer. El encargado de
la Contratación de la Entidad debe realizar la revisión correspondiente y dar inicio a los trámites para
desarrollar el proceso conveniente.
Información que deben contener los estudios previos
Descripción de la necesidad: el área que requiera la contratación debe describir en los
estudios previos las razones que justifican la contratación a desarrollar enmarcada en las
funciones que debe cumplir la entidad de cara a satisfacer el interés general.

Objeto a contratar, con sus especificaciones, autorizaciones, permisos y licencias

requeridos para su ejecución: se debe precisar claramente la forma en que se va a
satisfacer la necesidad, describiendo en forma precisa lo que se requiere.

Modalidad de selección del contratista y su justificación (incluyendo los fundamentos

jurídicos): se debe determinar la modalidad de contratación (Licitación Pública, Selección
Abreviada, Contratación Directa, Concurso de Méritos, Mínima Cuantía, o aquellos que sean
definidos por el legislador), según el objeto o bien a contratar, sustentando jurídicamente
sus fundamentos legales.

El valor estimado del contrato y su justificación: se debe incluir el análisis que soporta el
valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto
de la respectiva contratación, así como su monto.

Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe
incluir la forma como los calculó y soportar su estimación de presupuesto.

Para determinar el presupuesto real de la futura contratación, es necesario realizar un

sondeo del mercado requiriendo cotizaciones de acuerdo a la definición hecha del objeto del
contrato y sus especificaciones técnicas, y advirtiendo expresamente que la solicitud
únicamente tiene el propósito de elaborar un estudio de mercado.

Estudio del sector: análisis del mercado relativo al objeto de la contratación, desde la
perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgos. Se
debe ceñir a lo plasmado en el Manual de Colombia Compra Eficiente, incluyendo, entre otros
aspectos:

Análisis de mercado: son los aspectos generales del mercado del bien, obra o servicio
que sean relevantes en el Proceso de Contratación.
Análisis de la oferta: es el análisis de los precios del bien o servicio a contratar, su
comportamiento histórico y las perspectivas de cambios sobre estos.
Análisis de la demanda: es la información histórica en la cual se identifican y
analizan los Procesos de Contratación que ha adquirido la Entidad en el pasado,
(bien, obra o servicio) para extraer las mejores prácticas e información pertinente
para el Proceso de Contratación.

Criterios para seleccionar la oferta más favorable: se debe indicar el procedimiento de

cómo se seleccionará la oferta que más le convenga a la entidad, indicando las variables,

Pag 16
condiciones o aspectos que serán objeto de evaluación y calificación para la selección del
contratista, los cuales dependen de la modalidad de selección.

Análisis de riesgo (Matriz de Riesgo): en las modalidades de Licitación Pública, Selección

Abreviada y Concurso de Méritos, la entidad debe (de acuerdo con los manuales y guías de
Colombia Compra Eficiente) tipificar los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del
contrato, con el fin de estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e impacto, y
señalar el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la
circunstancia prevista en caso de presentarse, a fin de preservar las condiciones iniciales del
contrato.

Se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias

que, de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad
de alterar el equilibrio económico del contrato, pero que dada su previsibilidad se
regulan en el marco de las condiciones inicialmente pactadas en los contratos y se
excluyen así del concepto de imprevisibilidad.

La tipificación, estimación y asignación de los riesgos debe constar en el Pliego de

Condiciones, así como la Justificación de su inexistencia en determinados procesos de
selección en los que por su objeto contractual no se encuentren.

Garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación: se debe

presentar el análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los
perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato (según el caso), así
como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el
particular.

Se debe garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor de la Entidad con

ocasión de:

La presentación de los ofrecimientos.

Los contratos y su liquidación.
Los riesgos a los que se encuentran expuestas las Entidades públicas contratantes
derivados de la responsabilidad extracontractual que para ellas pueda surgir por las
actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas.

Los mecanismos de cobertura del riesgo pueden consistir en:

Póliza de seguros expedida por Compañía de Seguros legalmente establecida en

Colombia.
Fiducia mercantil en garantía.
Garantía bancaria a primer requerimiento.

Las garantías no serán obligatorias en contratos:

De empréstito
Interadministrativos
De seguro
Cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía

Pag 17
 El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán teniendo en
cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que deban
cubrir y las reglas establecidas en las normas vigentes.

Para la ejecución de los contratos de Interventoría es obligatoria la constitución y aprobación

de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del
contrato principal.

La indicación de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Internacional o un TLC

vigente para el Estado Colombiano: se deben observar las obligaciones que en materia de
Acuerdos Internacionales y Tratados de Libre Comercio (TLC) vinculen al Estado Colombiano,
para lo cual deben establecer si la contratación a realizar se encuentra cobijada por los
mismos. Para el efecto verificarán:

Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas.

Si la Entidad se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de compras públicas.
Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del
capítulo de compras públicas.

Expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal: el área responsable debe

solicitar al área financiera o presupuestal de la Entidad la expedición del Certificado de
Disponibilidad Presupuestal, este es un documento de gestión financiera y presupuestal que
permite dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación
para la aceptación de un compromiso.

Cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales deberá contar

con certificados de disponibilidad presupuestal previos. Cualquier compromiso que se
adquiera con violación de esta obligación, generará responsabilidad, disciplinaria, fiscal y
penal.

Aspectos a tener en cuenta en la etapa precontractual

Apropiaciones presupuestales: es necesario que las áreas técnicas cuenten con la
disponibilidad de los recursos que soporten el valor del contrato.
Verificar que la contratación se encuentra prevista en el plan anual de adquisiciones.
Realizar los estudios previos y verificar muy bien la descripción de las especificaciones
técnicas de los bienes y servicios a contratar.
Identificar la modalidad de selección: cada modalidad requiere unas actividades
precontractuales específicas, las cuales serán expuestas en el módulo “Modalidades de
Contratación”.

Pag 18
Etapa Contractual

Una vez suscrito el contrato inicia la etapa contractual, la cual comprende desde la iniciación hasta
la liquidación del contrato, incluyendo el perfeccionamiento, la ejecución y el control en su ejecución.
Perfeccionamiento del contrato
El contrato se perfecciona con la firma de las partes. Debe quedar por escrito y ser firmado por:
Por parte de la Entidad:
El Ordenador del Gasto.
Por parte del contratista:
El Representante legal, o su delegado o apoderado (si es persona jurídica).
La persona natural que demuestra la capacidad para obligarse (en caso de persona
natural).

Requisitos para la ejecución

En esta etapa se debe verificar el cumplimiento de los requisitos para la ejecución del contrato, de
modo que una vez satisfechos, el expediente contractual sea remitido al Supervisor o Interventor
designado para que cumpla las obligaciones relativas al seguimiento de la ejecución contractual.
1. Aprobación de la garantía única, a través del acta de aprobación de garantías.

2. Expedición del certificado de registro presupuestal: el registro presupuestal, a diferencia

del certificado de disponibilidad presupuestal, que afecta provisionalmente la apropiación
existente, la afecta en forma definitiva. Esto implica que los recursos financiados mediante
este registro no podrán ser destinados a ningún otro fin.

3. Afiliación a Riesgos Laborales.

Modificaciones
Las Modificaciones Contractuales son los cambios que, de mutuo acuerdo o unilateralmente, se
realizan a un contrato durante su ejecución.
Las modificaciones de mutuo acuerdo son aquellas variaciones que puede tener un contrato durante
su ejecución, existiendo acuerdo entre las partes del contrato (contratante - Entidad Pública y
contratista - particular o público).

Pag 19
Las modificaciones unilaterales pueden suscribirse si durante la ejecución del contrato, y para evitar
la paralización o la afectación grave del servicio público que se deba satisfacer con él, fuere necesario
introducir variaciones en el contrato y previamente las partes no llegan al acuerdo respectivo. La
entidad en acto administrativo debidamente motivado, lo modificará mediante la supresión o
adición de obras, trabajos, suministros o servicios.
La modificación del contrato debe ser solicitada por escrito por el supervisor o interventor, indicando
de manera clara y precisa las razones o fundamentos que dieron origen a la misma, así como la
justificación de los factores para llevar a cabo la modificación.
Se debe verificar que la modificación requerida no altere la esencia del contrato ni sea fruto de un
incumplimiento por parte del contratista.
Dentro de los tipos de modificaciones contractuales encontramos:

Adición

La adición a los contratos se celebra cuando se requiere aumentar el valor en razón de la

incorporación de una o varias obligaciones. Las nuevas actividades, necesariamente, deben
requerirse para el adecuado cumplimiento del objeto contratado, es decir, serán actividades
adicionales o complementarias al objeto.

Al aumentar el valor de un contrato se debe adjuntar el respectivo Certificado de

Disponibilidad Presupuestal – CDP.

De conformidad con la normativa vigente, el valor a adicionar no puede exceder el 50% del
valor inicialmente pactado expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes, salvo
en lo previsto en las excepciones legales.

Prorroga

Consiste en la modificación del plazo de ejecución originalmente acordado en el contrato a

solicitud de cualquiera de las partes (Entidad o Contratista).
No puede basarse en la mora de las partes por motivos de su propia culpa o negligencia,
deberá obedecer a razones ajenas a su voluntad o derivado de un tercero.

La prórroga debe constar en documento escrito suscrito por las partes.

Solo se puede realizar mientras el contrato esté vigente.
Al prorrogarse el contrato, se debe examinar si el mayor plazo de ejecución prevé un
mayor valor del contrato, caso en el cual se deberá realizar la adición del contrato.
El contratista debe tramitar la modificación de las garantías a que haya lugar.

Cesión

Se aplica cuando se sustituyen obligaciones y derechos que surjan del contrato en un tercero,
evento en el cual el Cedente (Contratista original) deberá contar con la autorización previa y
escrita de la Entidad, para lo cual el supervisor deberá emitir el informe respectivo,
verificando las condiciones del posible Cesionario (Nuevo contratista).

El Cesionario debe tener el mismo perfil y condiciones mínimas exigidas para la contratación
inicial.

Pag 20
 Suspensión

Cuando durante el plazo contractual sobrevengan circunstancias ajenas a la voluntad o culpa

del contratista que impidan atender las obligaciones contractuales, las partes podrán
suspender la ejecución del contrato.

Para la suspensión del contrato se debe exponer de manera detallada las razones que
motivaron tal decisión y el tiempo durante el cual se suspende el contrato, de tal manera
que se pacte un tiempo determinado o determinable de la suspensión.

La solicitud de suspensión del contrato debe ocurrir previamente a la fecha a partir de la cual
iniciará la suspensión del contrato, dado que no existen suspensiones retroactivas.

Otrosí modificatorio o aclaratorio

Es el mecanismo que se suele utilizar para efectos de corregir fallas o errores de carácter
formal (no esencial) del contrato.

Etapa Postcontractual

Una vez finalizado el plazo de ejecución del contrato inicia la etapa postcontractual, la cual culmina
con la liquidación del contrato. En esta etapa se establece un control sobre la liquidación de los
contratos de modo particular y, en general, la verificación del cumplimiento de las obligaciones
pactadas, con el seguimiento correlativo a las garantías constituidas para amparar su ejecución.

Contratos objeto de liquidación

Los contratos que deben ser liquidados son:

Los de tracto sucesivo.

Aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo
Los demás que lo requieran

Los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no son objeto de

liquidación, por la expresa disposición contenida en el Decreto-ley anti trámites.

Pag 21
Liquidación del contrato
La liquidación consiste en realizar el balance final o ajuste de cuentas del contrato, con el propósito
de finalizar la relación contractual.
Corresponde al Grupo Contractual de la Entidad adelantar, en coordinación con el Supervisor o
Interventor del contrato, la liquidación del contrato.
Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del
contrato para avalar las obligaciones, por ejemplo: estabilidad de la obra, calidad del bien o servicio
suministrado, provisión de repuestos y accesorios, pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones,
responsabilidad civil, entre otros, que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.
Culminado el plazo de ejecución del contrato, la entidad no podrá imponer sanciones al contratista.
No obstante, cuenta con la posibilidad de adelantar actuaciones administrativas tendientes a la
declaratoria del incumplimiento del contrato, en caso de ser necesario.

Clases de liquidación

De mutuo acuerdo: se presenta cuando las partes llegan a un acuerdo con respecto a la
liquidación del contrato.

Unilateral: cuando el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o

convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su
contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar el contrato en forma unilateral.

Judicial: el contratista puede solicitar la liquidación del contrato a través del medio de
control de controversias contractuales, siempre que la liquidación del contrato no se
surta de común acuerdo y a la entidad estatal no lo haya liquidado unilateralmente en
el plazo correspondiente.

Plazos para la liquidación

1. La liquidación se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de
condiciones o sus equivalentes o dentro del que acuerden las partes para el efecto.

2. De no pactarse término para proceder a la liquidación de mutuo acuerdo, se deberá

realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto
para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la
terminación.
3. En los eventos en que el contratista no se presente a surtir el procedimiento de
liquidación dentro del plazo pactado o previsto para ese efecto, o no haya acuerdo sobre
el contenido de la liquidación, la entidad lo hará unilateralmente dentro de los dos (2)
meses siguientes al vencimiento del plazo para hacerlo de común acuerdo.

4. Si la administración no lo ha liquidado unilateralmente durante los dos (2) meses

siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o el establecido por la ley,
los interesados (la entidad o el contratista) podrán acudir a la jurisdicción para obtener
liquidación judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento
de la obligación de liquidar.

5. Si no se ha realizado la liquidación, se podrá adelantar en cualquier tiempo dentro de los

dos (2) años siguientes al vencimiento del término indicado en los numerales anteriores,

Pag 22
 de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de la facultad de acudir al juez para
que adelante dicho procedimiento.

Recomendaciones para la liquidación

Se debe realizar el balance técnico y financiero de la ejecución contractual,

independientemente de que se trate de una liquidación de mutuo acuerdo,
unilateral o judicial.
Se deben adelantar las gestiones para que, en lo posible, la liquidación se
realice de mutuo acuerdo.
Se deben resolver todas las reclamaciones y peticiones presentadas por el
contratista.
La liquidación culmina con el pago, las retribuciones y devoluciones a que haya
lugar, de conformidad con el balance final.
Una vez culminada la liquidación del contrato, el Grupo Contractual deberá
analizarla, con el propósito de adoptar medidas de mejoramiento continuo de
los procesos de selección, ejecución y liquidación contractual.

MÓDULO 3. GESTIÓN CONTRACTUAL

Objetivos del módulo

Diferenciar los tipos de contratos estatales.
Identificar las partes que intervienen en la gestión contractual, haciendo énfasis en el rol del
supervisor.
Reconocer las diferentes modalidades de selección.
Comprender las garantías exigibles en los procesos de contratación.

Contratos estatales

Los contratos estatales son actos jurídicos generadores de obligaciones que celebran las entidades
del Estado para cumplir con su servicio público, los cuales deben constar por escrito. Estos pueden
ser:

Pag 23
Concesión

Bajo los contratos de concesión se otorga a un concesionario la prestación, operación,

explotación, organización o gestión, total o parcial, de un servicio público, o la construcción,
explotación o conservación total o parcial, de una obra o bien destinados al servicio o uso
público.

En contraprestación, el concesionario recibe una remuneración, la cual puede ser:

Derechos
Tarifas
Tasas
Valorizaciones
Una participación que se le otorgué en la explotación del bien
Una suma periódica, única o porcentual
Cualquier otra modalidad acordada por las partes.
La ejecución de estos contratos se hace bajo cuenta y riesgo del concesionario, pero bajo la
vigilancia y control de la entidad estatal.

Obra

Son aquellos contratos cuyo objeto es la construcción, mantenimiento, instalación,

realización de trabajos materiales sobre bienes inmuebles, sin tener en cuenta la modalidad
de ejecución y de pago.

Consultoría

Se suscriben contratos de consultoría cuando se busca la ejecución de proyectos de inversión,

estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos
específicos, asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión, interventorías,
asesorías, gerencias de obra o de proyectos, contratos de dirección, de programación y la
ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Prestación de servicios

Los contratos de prestación de servicios son utilizados para desarrollar actividades

relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad.

Una de las particularidades de este contrato es que únicamente se celebra con personas
naturales cuando el trabajo contratado no puede ser ejecutado por un personal de planta o
cuando se celebre por los conocimientos especiales de la persona. En estos casos no se crea
una relación laboral con la entidad.

Encargos Fiduciarios Públicos y Fiducias Públicas

Encargos Fiduciarios Públicos: tienen como propósito la administración o el manejo

de los recursos vinculados a los contratos que celebren las entidades estatales,
o de los fondos públicos destinados a la cancelación de obligaciones derivadas

Pag 24
 de tales contratos, los cuales son entregados a título de mera tenencia a las
entidades fiduciarias, con el fin de que los administren o manejen, obteniendo
beneficios o ventajas financieras y/o el pago oportuno de lo adeudado.

Fiducias Públicas: es el contrato mediante el cual las entidades estatales entregan,

en mera tenencia, a las sociedades fiduciarias bienes o dineros cuyo origen o
administración no resulte de los contratos celebrados por las entidades públicas.

Partes intervinientes en la gestión contractual

Los partícipes del sistema de compras y contratación pública son:

Entidades Estatales (adelantan Procesos de Contratación)
Colombia Compra Eficiente
Oferentes
Contratistas
Supervisores
Interventores
Organizaciones de la sociedad civil y ciudadanos (ejercen la participación ciudadana en los
términos de la Constitución Política y de la ley)

Responsables del proceso de contratación en las entidades estatales

Comité de contratación

Pag 25
 Ordenador del gasto
Coordinación del Plan Anual de Adquisiciones (PAA)
Grupo de apoyo al PAA
Comité estudios previos
Comité evaluador
Responsables del SECOP
Áreas gestoras
Supervisores y/o interventores

Supervisión e interventoría

Un actor fundamental en la gestión contractual es el supervisor o interventor del contrato. Es el

encargado de verificar que las partes cumplan a cabalidad con los términos del contrato e intermediar
entre la Entidad y el contratista para que el objeto contractual se ejecute de manera eficiente y
acorde con los fines perseguidos por la Entidad.

Supervisión:
La supervisión es el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el
cumplimiento del objeto del contrato, ejercido por la entidad en su calidad de contratante cuando
no requiere conocimientos técnicos especializados.
Las labores de supervisión pueden ser ejercidas por funcionarios públicos de la Entidad. También es
posible que la Entidad contrate para ello personal de apoyo, a través de contratos de prestación de
servicios.
Las obligaciones derivadas de la supervisión deben cumplirse desde la fecha de suscripción del
contrato y/o designación de supervisión.

Interventoría:
Es el seguimiento técnico sobre el cumplimiento del contrato que, en determinados casos, debe
realizar una persona natural o jurídica contratada por la Entidad Estatal.
Se requiere la designación de un interventor cuando:

Pag 26
 Se trate de contratos de obra que surjan como consecuencia de una licitación pública (por
expresa disposición legal).
El seguimiento del contrato requiera de conocimientos especializado en la materia.
La complejidad o la extensión del contrato objeto de control y vigilancia lo justifiquen.

Cuando sea necesario, es posible incluir el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable
y jurídico dentro del objeto del contrato de interventoría.
Las obligaciones derivadas de la interventoría deben cumplirse desde el inicio del contrato de
interventoría y se podrán extender hasta la etapa postcontractual del contrato principal, cuando haya
lugar a ello.

Funciones:
Los supervisores e interventores tienen la función general de ejercer el control y vigilancia sobre la
ejecución contractual del contrato vigilado para verificar el cumplimiento de las condiciones
pactadas en los mismos.
Los hallazgos de deficiencias e irregularidades que detecte la supervisión o interventoría deben
incluirse en los respectivos informes. Además, es obligatorio para el interventor o supervisor
entregar sus órdenes por escrito y los requerimientos o informes que realice deben ser publicados en
el SECOP II.
En desarrollo de su gestión, el supervisor o interventor podrá realizar evaluaciones periódicas y
continuas de las actividades que desarrolla el contratista, con el fin de verificar que se cumplan las
especificaciones técnicas, estándares de calidad y el cronograma establecido, si es del caso; y
promover los ajustes y correctivos oportunos para garantizar la correcta ejecución del contrato. Por
lo tanto, están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de
la ejecución contractual, impartir instrucciones al contratista y hacer recomendaciones encaminadas
a lograr la correcta ejecución del objeto contratado.
Entre las funciones del supervisor se encuentran:
Crear el usuario en la plataforma SECOP II enviando la solicitud, a través de la plataforma a
la Entidad para su aprobación y vinculación como supervisor.
Estudiar y analizar integralmente el pliego de condiciones o invitación, según el caso, las
cláusulas contractuales y la propuesta del contratista.
Controlar, supervisar y vigilar la ejecución de los contratos que le sean asignados, a fin de
garantizar a la Entidad Estatal, el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista.
Servir de interlocutor entre la Entidad Estatal y el contratista.
Mantener debidamente organizado un archivo con toda la información utilizada y
elaborada durante la ejecución del contrato objeto de vigilancia.
Responder las solicitudes y peticiones del contratista dentro del término legal, evitando
que se configure el silencio administrativo positivo.
Efectuar los requerimientos al contratista que sean necesarios a fin de exigirle el cabal
cumplimiento del contrato.
Asegurar el cumplimiento de las obligaciones pactadas logrando que se desarrolle el objeto
del contrato, dentro de los presupuestos de tiempo, modo, lugar, calidad, cantidad e
inversión previstos originalmente, para proteger efectivamente los intereses de la Entidad
Estatal.

Pag 27
 Acompañar al contratista en la búsqueda de las soluciones pertinentes que aseguren la
finalización de un contrato yo o convenio con éxito, facilitando la interacción entre el
contratista y la entidad contratante.
Coordinar con las dependencias de la Entidad que tengan relación con la ejecución del
contrato, las acciones necesarias para el cabal cumplimiento del mismo.
Solicitar asesoría, apoyo, acompañamiento o aclaraciones necesarias en cuanto a tiempo,
modo, lugar, número de usuarios, materiales, pagos, legalización de bienes, entre otras
que considere pertinentes, para cumplir a cabalidad la supervisión o interventoría
encomendada.
Apoyar al contratista orientándolo sobre la mejor manera de cumplir sus obligaciones,
informándole sobre los trámites y procedimientos de la Entidad Estatal.
Impartir por escrito al contratista todas las indicaciones y recomendaciones necesarias que
contribuyan al cumplimiento del contrato y prestación efectiva del servicio.
Llevar a cabo las labores de monitoreo y control de riesgos que se le asignen, en
coordinación con el área responsable de cada riesgo incluido en el mapa correspondiente,
así como la identificación y tratamiento de los riesgos que puedan surgir durante las
diversas etapas del contrato.
Aprobar o rechazar por escrito, de forma oportuna y motivada la entrega de los bienes o
servicios, cuando éstos no se ajustan a lo requerido en el contrato, especificaciones
técnicas, condiciones o calidades acordadas.
Suscribir las actas que se generen durante la ejecución del contrato para dejar
documentadas diversas situaciones y entre las que se encuentran: actas parciales de
avance, actas parciales de recibo y actas de recibo final.
Informar a la Entidad Estatal de hechos o circunstancias que puedan constituir actos de
corrupción tipificados como conductas punibles, o que pongan en riesgo el cumplimiento
del contrato; así como entregar los soportes necesarios para que la Entidad Estatal
desarrolle las actividades correspondientes.
Informar a la Entidad Estatal cuando se presente incumplimiento contractual; así como
entregar los soportes necesarios para que la Entidad Estatal desarrolle las actividades
correspondientes.
Hacer seguimiento a los riesgos asignados a las partes en la matriz de riesgos del contrato.
Gestionar la publicación de los informes en las páginas y plataformas que ordene la ley.
Solicitar al contratista una vez generado cada pago, la publicación de los informes de
ejecución y demás documentos soportes del pago de los contratos en las páginas y
plataformas que ordene la ley.
Verificar que el contratista haya publicado en debida forma en la plataforma que ordena la
ley los informes de ejecución y demás documentos soportes para cada pago.

Prohibiciones:
La Entidad se debe abstener de designar a un supervisor o contratar a un interventor que se
encuentre en situación de conflicto de interés que pueda afectar el ejercicio imparcial y objetivo de
su gestión de seguimiento y control, o que esté incurso en cualquiera de las causales prevista en
las normas legales vigentes.
Corresponde al supervisor o interventor designado declararse impedido cuando concurran
circunstancias que lo enfrenten a un posible conflicto de interés.

Evaluación:

Pag 28
La evaluación del ejercicio de la supervisión se efectuará por el Ordenador de Gasto y/o por quien
este designe o por el Jefe de la oficina, con el fin de verificar el desempeño del supervisor en la
totalidad de los contratos designados con una periodicidad semestral.

Régimen de responsabilidad:
Los servidores públicos, los contratistas y los interventores deben responder civil, fiscal, penal y
disciplinariamente por sus actuaciones u omisiones dentro de la actividad contractual.
A continuación, se presentan las principales características y efectos que se pueden derivar de un
inadecuado ejercicio de las labores de supervisión e interventoría, en cada escenario de
responsabilidad

Responsabilidad civil: La responsabilidad civil persigue el pago de las indemnizaciones a que

haya lugar, de conformidad con la cuantía que se logre probar y sea declarada judicialmente.

De conformidad con el parágrafo 3° del artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, el interventor que
no haya informado oportunamente de un posible incumplimiento del contrato vigilado es
solidariamente responsable, en conjunto con el contratista, de los perjuicios que se infrinjan
a la entidad por el incumplimiento.

Responsabilidad fiscal: La responsabilidad fiscal es aquella imputable a los servidores

públicos o a los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta,
causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado.
Corresponde al supervisor o interventor designado declararse impedido cuando concurran
circunstancias que lo enfrenten a un posible conflicto de interés.

Responsabilidad penal: Quienes ejerzan labores de supervisión e interventoría (tanto

particulares, como servidores públicos) pueden incurrir en responsabilidad penal cuando
cometan alguna de las conductas tipificadas como delitos contra la administración pública,
por ejemplo, el peculado, la concusión, el cohecho, la celebración indebida de contratos, el
tráfico de influencias, el enriquecimiento ilícito o el prevaricato.

Responsabilidad disciplinaria: Los servidores públicos que ejerzan funciones de supervisión

son sujetos disciplinables. Por su parte, los particulares que ejerzan funciones de
interventoría o de supervisión son sujetos disciplinables bajo el entendido que, por medio de
tales actividades, ejercen funciones públicas propias de los órganos del Estado en lo que
respecta al seguimiento de la ejecución contractual y la protección de los recursos públicos
involucrados.

Pag 29
Modalidades de selección

En sus procesos de contratación, las Entidades Estatales deben escoger a sus contratistas a través
de alguna de las cinco modalidades establecidas: Licitación pública, Selección abreviada, Concurso
de méritos, Contratación directa o Mínima cuantía.
Por regla general, la selección del contratista se debe efectuar a través de Licitación Pública, con
excepción de los casos que se enmarcan dentro de alguna de las causales contempladas en las demás
modalidades de selección.
La modalidad de selección depende del objeto y la cuantía del proceso. La Entidad define las cuantías
de contratación (menor cuantía y mínima cuantía) en función de su presupuesto anual, de acuerdo
con lo establecido en la Ley 1150 de 2007.

Licitación pública
Es el procedimiento mediante el cual la Entidad Estatal formula públicamente una convocatoria para
que, en igualdad de oportunidades, los interesados (personas naturales, jurídicas, nacionales o
extranjeras) presenten sus ofertas, y selecciona la más favorable entre aquellas que cumplan los
requisitos establecidos en los correspondientes pliegos de condiciones.
Se debe desarrollar por medio de las etapas que se indican en el esquema.
Los procesos de contratación de monto superior a la menor cuantía de la Entidad deben desarrollarse
con licitación pública.

Pag 30
Selección abreviada
Aplica en los casos en que las características del objeto a contratar, las circunstancias de la
contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, permitan un proceso simplificado,
garantizando siempre la selección objetiva del contratista.
La ley establece las causales bajo las cuales es posible adelantar procesos de contratación con la
modalidad de selección abreviada. Incluyen:

Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de

común utilización por parte de las entidades.
Contratación de menor cuantía.
Celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.
Enajenación de bienes del Estado (excepto los indicados en la Ley 226 de 1995)
Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos
legalmente constituidas.
Contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.

Dentro de este tipo de selección encontramos dos modalidades:

Selección abreviada de adquisición o suministro de bienes y servicios de características
técnicas uniformes y de común utilización

Los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte
de las entidades son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con
independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de
desempeño y calidad objetivamente definidos.

Para esta modalidad existen tres tipos de procedimientos.

Pag 31
Subasta inversa:

Consiste en una puja dinámica que busca la reducción sucesiva de precios durante
un tiempo determinado y de conformidad con las reglas establecidas. Puede ser
efectuada presencial, es decir, los lances de presentación de las propuestas se hacen
con la presencia física de los proponentes y por escrito o, electrónicamente, la cual
se realiza en línea a través del uso de recursos tecnológicos.

Acuerdo marco de precios

El proceso de contratación para esta modalidad está a cargo de Colombia Compra

Eficiente, quien diseña y organiza el Proceso de Contratación para los Acuerdos
Marco de Precios por licitación pública y celebra los Acuerdos Marco de Precios.

El Acuerdo Marco de Precios debe establecer, entre otros aspectos, la forma de

evaluar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de los proveedores y de los
compradores; proceder frente al incumplimiento de las órdenes de compra; y actuar
frente a los reclamos de calidad y oportunidad de la prestación.

La entidad debe suscribir el Acuerdo Marco de Precios en la forma en que Colombia

Compra Eficiente decida. Con posterioridad, puede poner la orden de compra en los
términos que lo establezca el Acuerdo Marco de Precios.

Bolsa de productos

Consiste en seleccionar un comisionista que represente a la Entidad en una rueda

de negociación de los bienes o servicios a adquirir.

Se debe desarrollar por medio de las etapas que se indican en el esquema.

Pag 32
 La Entidad debe estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar la bolsa de
productos para la adquisición respectiva, frente a la subasta inversa, al Acuerdo
Marco de Precios o a la promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios para tales
bienes o servicios, incluyendo el análisis del proceso de selección del comisionista,
los costos asociados a la selección, el valor de la comisión y de las garantías.

Selección abreviada de menor cuantía:

Se utiliza para la adquisición de bienes y servicios cuyo monto se encuentra dentro del rango
de la menor cuantía y que por su objeto están fuera de la subasta inversa.

Se debe desarrollar por medio de las etapas que se indican en el esquema.

Pag 33
Concurso de méritos
Es una modalidad de selección en el cual se elige al contratista en razón de la capacidad técnica,
científica, cultural o artística, con el fin de escoger la persona más idónea para la realización del
objeto contractual.
Es la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, incluyendo: contratos de
consultoría, estudios para la ejecución de proyectos de inversión, diagnóstico, prefactibilidad o
factibilidad para programas o proyectos específicos, ejecución de diseños, planos, anteproyectos y
proyectos, asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.
De acuerdo con las condiciones establecidas, las propuestas técnicas o de proyectos podrán ser
presentadas en forma anónima ante un jurado plural, impar deliberante y calificado.
Se pueden utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación:
Concurso abierto:

Se debe desarrollar por medio de las etapas que se indican en el esquema.

Pag 34
 Concurso con lista de precalificación:

Se debe desarrollar por medio de las etapas que se indican en el esquema.

Contratación directa
La contratación directa es una modalidad excepcional, por lo que su aplicación es de carácter
restrictivo. Es decir, únicamente se puede emplear en determinados casos.

Pag 35
Esta modalidad de selección es independiente del monto del contrato a suscribir.
La ley de Contratación Publica en Colombia prevé los siguientes eventos en los cuales es procedente
la contratación directa:

Urgencia manifiesta: El jefe o representante legal de la Entidad Estatal puede hacer la

declaración de urgencia, con el carácter de "manifiesta”, cuando se presenten situaciones
excepcionales relacionadas con calamidades, desastres, hechos de fuerza mayor, guerra exterior
o conmoción interior, emergencia económica, social o ecológica o vinculadas a la imperiosa
necesidad de impedir la paralización de un servicio público. En este evento, es posible prescindir
del procedimiento de licitación, de manera que pueda seleccionar al contratista directamente y
de manera inmediata, aunque sin prescindir del cumplimiento del deber de selección objetiva.

Contratación de empréstitos: Contratos que tienen por objeto proveer a la Entidad Estatal
contratante de recursos en moneda nacional o extranjera con plazo para su pago.

Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado: Cuando existe solamente una persona
que pueda proveer el bien o servicio por ser el titular de los derechos de propiedad industrial o de
los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo.

Arrendamiento o adquisición de inmuebles: Cuando un particular concede el uso y goce de un

bien inmueble a la entidad pública y en contraprestación ésta debe pagar un canon.

Contratos interadministrativos: Contratos celebrados directamente entre entidades del Estado,

siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad
ejecutora.

Ejecución de trabajos artísticos o de prestación de servicios profesionales de apoyo a la gestión:

La entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en
capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia
directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido
previamente varias ofertas, de lo cual el(a) Ordenador(a) del Gasto deberá dejar constancia
escrita.

Contratación reservada del sector defensa y la dirección nacional de inteligencia.

Contratos de desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

Contratos de encargo fiduciario celebrados por las entidades territoriales.

Mínima Cuantía
La modalidad de selección de mínima cuantía es un procedimiento sencillo y rápido para escoger al
contratista en la adquisición de los bienes, obras y servicios cuyo valor no exceda la mínima cuantía
de la Entidad.
La modalidad de selección de mínima cuantía es aplicable a todos los objetos de contratación cuando
el presupuesto oficial del contrato sea inferior o igual a la mínima cuantía de la Entidad Estatal (10%
de la menor cuantía).
Tiene menos formalidades que las demás y tiene características especiales.

Pag 36
Se debe desarrollar por medio de las etapas que se indican en el esquema.

No se debe aplicar este procedimiento cuando la contratación se adelante en aplicación de una causal
de contratación directa.

Adquisición de grandes superficies:

La Entidad podrá hacer adquisiciones de mínima cuantía en “gran almacén”, aplicando

el procedimiento previsto. Para ello, la invitación debe estar dirigida a por lo menos dos
(2) Grandes Superficies.

Además, se debe tener en cuenta:

Cuando la forma de pago establecida sea contra entrega a satisfacción de los bienes,
servicios u obras, no se verificará la capacidad financiera.

La verificación de los requisitos habilitantes se hará exclusivamente en relación con

el proponente con el precio más bajo. En caso de que el proponente en primer lugar
no cumpla con los requisitos habilitantes, procederá la verificación del proponente
ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se
declarará desierto el proceso.

Pag 37
Garantías contractuales

Las garantías contractuales son instrumentos que amparan algunos riesgos comunes en los
Procesos de Contratación que pueden ser identificados por las Entidades Estatales en la etapa de
planeación.
Por medio de las garantías se pretende amparar los riesgos derivados de:
El incumplimiento de la oferta (a través de la garantía de seriedad de la oferta)
El incumplimiento del contrato (a través de la garantía de cumplimiento)
La responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u
omisiones de los contratistas y subcontratistas (a través de la póliza de
responsabilidad civil extracontractual)

Cuando una oferta es presentada por un proponente plural (unión temporal, consorcio o promesa de
sociedad futura), la garantía debe ser otorgada por todos sus integrantes.

Clases de garantías
En términos generales, las garantías que los oferentes o contratistas pueden otorgar para asegurar
el cumplimiento de sus obligaciones son las siguientes:
Contrato de seguro contenido en una póliza: es un contrato a través del cual, a cambio
de una prima pagada por el Tomador, la Aseguradora se compromete a pagar una suma
de dinero establecida al Asegurado, en caso de materializarse el riesgo amparado.

El tomador es el oferente y/o contratista cuyas obligaciones se garantizan con ocasión

de la presentación de la oferta y/o celebración de un contrato con una Entidad Estatal.

La aseguradora es la entidad vigilada por la Superintendencia Financiera a quien el

oferente y/o contratista traslada el riesgo.

El asegurado es la Entidad Estatal, quien se beneficia de la póliza.

La Entidad Estatal debe verificar que en la póliza y sus cláusulas generales no aparezcan
exclusiones o limitaciones de responsabilidad que no sean aceptables y que los amparos,
cobertura, vigencia y valor asegurado sean los exigidos.

Patrimonio autónomo: es un contrato que celebra el oferente, contratista o un tercero

como fideicomitente con una sociedad fiduciaria para transferir la propiedad de uno o
más bienes o derechos con los cuales se integra un patrimonio autónomo, a fin de

Pag 38
 garantizar con ellos o con su producido las obligaciones del oferente o contratista con la
Entidad Estatal beneficiaria.

En el patrimonio autónomo los bienes o derechos se mantienen separados de los de la

sociedad fiduciaria y de otros negocios fiduciarios para que sirvan de garantía.

Garantía bancaria: Las garantías bancarias son compromisos irrevocables e

incondicionales asumidos por una entidad financiera de pagar una suma determinada
de dinero.

La entidad financiera emisora no puede incluir en este tipo de garantías condiciones,

procedimientos judiciales previos o excepciones para el pago que tengan como
fundamento la relación contractual entre la Entidad Estatal y el contratista.

Garantía de seriedad de la oferta

Cobertura: La garantía de seriedad de la oferta debe cubrir la sanción derivada del

incumplimiento de la oferta, en los siguientes eventos:

No ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para

la adjudicación o para suscribir el contrato es prorrogado, siempre que tal prórroga sea
inferior a tres (3) meses.
Retiro de la oferta después de vencido el plazo fijado para la presentación de las ofertas.
No suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario.
Falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de
cumplimiento.

Vigencia: La garantía de seriedad de la oferta debe estar vigente desde la presentación de

la oferta y hasta la aprobación de la garantía de cumplimiento del contrato.

Valor: En términos generales, el valor de la garantía de seriedad de la oferta debe ser de por
lo menos el diez por ciento (10%) del valor de la oferta.
Casos específicos:
Acuerdo Marco de Precio: El valor de la garantía de seriedad de la oferta que
presenten los proponentes en el Proceso de Contratación de un Acuerdo Marco de
Precio debe ser de mil (1.000) SMMLV.

Subasta inversa o concurso de méritos: El valor de la garantía de seriedad de la

oferta que presenten los proponentes en una subasta inversa y en un concurso de
méritos debe ser equivalente al diez por ciento (10%) del presupuesto oficial
estimado del Proceso de Contratación.

Valor de la oferta mayor a 1 millón y hasta 5 millones de SMMLV: Si el valor de la

oferta es superior a un millón (1.000.000) de SMMLV y hasta cinco millones
(5.000.000) de SMMLV, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al
menos el dos punto cinco por ciento (2,5%) del valor de la oferta.

Pag 39
 Valor de la oferta mayor a 5 millones y hasta 10 millones de SMMLV: Si el valor de la
oferta es superior a cinco millones (5.000.000) de SMMLV y hasta diez millones
(10.000.000) de SMMLV, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al
menos el uno por ciento (1%) del valor de la oferta.

Valor de la oferta mayor a 10 millones de SMMLV: Si el valor de la oferta es superior

a diez millones (10.000.000) de SMMLV, la Entidad Estatal puede aceptar garantías
que cubran al menos el cero punto cinco por ciento (0,5%) del valor de la oferta.

Garantía de cumplimiento
La garantía de cumplimiento puede contemplar varios amparos:

Cobertura: según el objeto del contrato, la garantía de cumplimiento debe cubrir:

Buen manejo y correcta inversión del anticipo: Este amparo cubre los perjuicios
sufridos por la Entidad Estatal con ocasión de la no inversión del anticipo, el uso
indebido del anticipo y la apropiación indebida de los recursos recibidos en
calidad de anticipo.

Devolución del pago anticipado: Este amparo cubre los perjuicios sufridos por la
Entidad Estatal por la no devolución total o parcial del dinero entregado al
contratista a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.

Cumplimiento del contrato: Este amparo cubre a la Entidad Estatal de los

perjuicios derivados de:

a. El incumplimiento total o parcial del contrato, cuando el incumplimiento

es imputable al contratista.
b. El cumplimiento tardío o defectuoso del contrato, cuando el
incumplimiento es imputable al contratista.
c. Los daños imputables al contratista por entregas parciales de la obra,
cuando el contrato no prevé entregas parciales.
d. El pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria.

Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales:

Este amparo debe cubrir a la Entidad Estatal de los perjuicios ocasionados por
el incumplimiento de las obligaciones laborales del contratista derivadas de la
contratación del personal utilizado en el territorio nacional para la ejecución del
contrato amparado.

La Entidad Estatal no debe exigir una garantía para cubrir este Riesgo en los
contratos que se ejecuten fuera del territorio nacional con personal contratado
bajo un régimen jurídico distinto al colombiano.

Estabilidad y calidad de la obra: Este amparo cubre a la Entidad Estatal de los

perjuicios ocasionados por cualquier tipo de daño o deterioro, imputable al
contratista, sufrido por la obra entregada a satisfacción.

Pag 40
 Calidad del servicio: Este amparo cubre a la Entidad Estatal por los perjuicios
derivados de la deficiente calidad del servicio prestado.

Calidad y correcto funcionamiento de los bienes: Este amparo debe cubrir la

calidad y el correcto funcionamiento de los bienes que recibe la Entidad Estatal
en cumplimiento de un contrato.

Los demás incumplimientos de obligaciones que la Entidad Estatal considere

deben ser amparados de manera proporcional y acorde a la naturaleza del
contrato.

Vigencia:

Garantía de buen manejo y correcta inversión del anticipo: La garantía de buen

manejo y correcta inversión del anticipo debe estar vigente hasta la liquidación
del contrato o hasta la amortización del anticipo, de acuerdo con lo que
determine la Entidad Estatal.

Garantía de pago anticipado: La garantía de pago anticipado debe estar vigente

hasta la liquidación del contrato o hasta que la Entidad Estatal verifique el
cumplimiento de todas las actividades o la entrega de todos los bienes o
servicios asociados al pago anticipado, de acuerdo con lo que determine la
Entidad Estatal.

Garantía de cumplimiento del contrato: La garantía de cumplimiento del

contrato debe tener una vigencia mínima hasta la liquidación del contrato.

Garantía de pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones

laborales: La garantía de pago de salarios, prestaciones sociales legales e
indemnizaciones laborales debe estar vigente por el plazo del contrato y tres (3)
años más.

Garantía de estabilidad y calidad de la obra: La garantía de estabilidad y calidad

de la obra debe estar vigente por un término no inferior a cinco (5) años contados
a partir de la fecha en la cual la Entidad Estatal recibe a satisfacción la obra.

La Entidad Estatal puede aceptar que esta garantía tenga una vigencia inferior
previa justificación técnica de un experto en la materia objeto del contrato.

Garantía de calidad del servicio: La Entidad Estatal debe determinar el plazo de

la garantía de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones
contenidas en el contrato.

En los contratos de interventoría, la vigencia de este amparo debe ser igual al

plazo de la garantía de estabilidad del contrato principal.

Garantía de calidad de bienes: La Entidad Estatal debe determinar el plazo de la

garantía de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza, las obligaciones
contenidas en el contrato, la garantía mínima presunta y los vicios ocultos.

Pag 41
Valor

Garantía de buen manejo y correcta inversión del anticipo: El valor de esta

garantía debe ser el ciento por ciento (100%) de la suma establecida como
anticipo, ya sea este en dinero o en especie.

Garantía de pago anticipado: El valor de esta garantía debe ser el cien por ciento
(100%) del monto pagado de forma anticipada, ya sea este en dinero o en
especie.

Garantía de cumplimiento del contrato: El valor de esta garantía debe ser de por
lo menos el diez por ciento (10%) del valor del contrato, salvo los siguientes
casos:

a. Acuerdo Marco de Precio: Colombia Compra Eficiente debe determinar

el valor de la garantía única de cumplimiento del Acuerdo Marco de
Precios de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones
contenidas en este.

b. Valor de la oferta mayor a 1 millón y hasta 5 millones de SMMLV: Si el

valor del contrato es superior a un millón (1.000.000) de SMMLV y hasta
cinco millones (5.000.000) de SMMLV, la Entidad Estatal puede aceptar
garantías que cubran al menos el dos punto cinco por ciento (2,5%) del
valor del contrato.

c. Valor de la oferta mayor a 5 millones y hasta 10 millones de SMMLV: Si

el valor del contrato es superior a cinco millones (5.000.000) de SMMLV
y hasta diez millones (10.000.000) de SMMLV, la Entidad Estatal puede
aceptar garantías que cubran al menos el uno por ciento (1%) del valor
del contrato.

d. Valor de la oferta mayor a 10 millones de SMMLV: Si el valor del contrato

es superior a diez millones (10.000.000) de SMMLV, la Entidad Estatal
puede aceptar garantías que cubran al menos el cero punto cinco por
ciento (0,5%) del valor del contrato.

Garantía de pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones

laborales: El valor de la garantía no puede ser inferior al cinco por ciento (5%) del
valor total del contrato.

Garantía de estabilidad y calidad de la obra: La Entidad Estatal debe determinar

el valor de esta garantía en los pliegos de condiciones de la Contratación, de
acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en el
contrato.

Garantía de calidad del servicio: La Entidad Estatal debe determinar el valor de

la garantía de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones
contenidas en el contrato.

Pag 42
 Garantía de calidad de bienes: La Entidad Estatal debe determinar el valor de la
garantía de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza, las obligaciones
contenidas en el contrato, la garantía mínima presunta y los vicios ocultos.

Garantía de responsabilidad civil extracontractual

Cobertura: La Entidad Estatal debe exigir en los contratos de obra, y en aquellos en que por
su objeto o naturaleza lo considere necesario con ocasión de los riesgos del contrato, el
otorgamiento de una póliza de responsabilidad civil extracontractual que la proteja de
eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que
surja de las actuaciones, hechos u omisiones del contratista y los subcontratistas
autorizados.

En caso de que la póliza de responsabilidad extracontractual no cubra los perjuicios

ocasionados por eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad
extracontractual que surjan de las actuaciones, hechos u omisiones de los subcontratistas,
se debe acreditar que el subcontratista cuenta con un seguro propio con el mismo objeto y
que la Entidad Estatal sea el asegurado.

La responsabilidad extracontractual de la administración derivada de las actuaciones,

hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas solamente puede ser amparada
con un contrato de seguro.

Vigencia: La vigencia de la garantía de responsabilidad civil extracontractual deberá ser igual

al período de ejecución del contrato.

Valor: El valor asegurado por los contratos de seguro que amparan la responsabilidad civil
extracontractual depende del valor del contrato:

Contratos con valor menor o igual a 1.500 SMMLV: Valor de la garantía: 200
SMMLV

Contratos con valor mayor a 1.500 SMMLV y menor o igual a 2.500 SMMLV:
Valor de la garantía: 300 SMMLV

Contratos con valor mayor a 2.500 SMMLV y menor o igual a 5.000 SMMLV:
Valor de la garantía: 400 SMMLV

Contratos con valor mayor a 5.000 SMMLV y menor o igual a 10.000 SMMLV:
Valor de la garantía: 500 SMMLV

Contratos con valor mayor a 10.000 SMMLV: Valor de la garantía: El 5% del valor
del contrato (máximo 75.000 SMMLV)

Pag 43
Gestión de las garantías

Cuando se presenta incumplimiento por parte del contratista, es necesario ejecutar las garantías
correspondientes. Por otra parte, existen situaciones que implican la modificación de las garantías.

Restablecimiento o ampliación
Cuando con ocasión de las reclamaciones efectuadas por la Entidad Estatal, el valor de la garantía se
reduce, la Entidad Estatal debe solicitar al contratista restablecer el valor inicial de la garantía.
Cuando el contrato es modificado para incrementar su valor o prorrogar su plazo, la Entidad Estatal
debe exigir al contratista ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según el caso.
La Entidad Estatal debe prever en los pliegos de condiciones para la Contratación, el mecanismo que
proceda para restablecer la garantía, cuando el contratista incumpla su obligación de obtenerla,
ampliarla o adicionarla.

Efectividad
La Entidad Estatal debe hacer efectivas las garantías por medio de un acto administrativo en el que:
Declare la caducidad del contrato y ordene el pago al contratista y al garante, bien sea de la
cláusula penal o de los perjuicios que ha cuantificado.

Imponga multas y ordene el pago al contratista y al garante.

Declare el incumplimiento, puede hacer efectiva la cláusula penal, si está pactada en el contrato,
y ordenar su pago al contratista y al garante.

MÓDULO 4. LECCIONES APRENDIDAS

Objetivos del módulo

Reconocer los principales hallazgos identificados en la gestión contractual de la entidad.
Comprender las acciones que se deben desarrollar para evitar fallas en los procesos de
contratación.

Pag 44
Hallazgos

Con el propósito de mejorar continuamente los procesos de la entidad, en la Fuerza Aérea

Colombiana se realizan auditorías periódicas por medio de las cuales se identifican posibles fallas en
la ejecución de los procesos (hallazgos). De esta manera, es posible plantear medidas de
mejoramiento.
A continuación se presentan los principales hallazgos evidenciados en las diferentes etapas del
proceso de contratación.

Etapa precontractual – Equipo estructurador

Hallazgo 1:
En un contrato no se exige en la cláusula contractual “obligaciones del contratista”, la presentación
de un cronograma de obra (el cual no obra en las carpetas del contrato), donde se especifique el inicio
material de la misma y el tiempo que va a emplear en la ejecución de las actividades
correspondientes a cada ítem, igual situación se presentó otro contrato, lo cual evidencia debilidad
en el clausulado del contrato, situación que puede generar demoras en el inicio de obras,
inconvenientes o dificultades en la labor de supervisión y posibles incumplimientos en la ejecución
contractual por parte del contratista.
Lección aprendida: Desde los estudios previos se deben estructurar las condiciones técnicas y las
obligaciones específicas del contratista, incluyendo la entrega y el cumplimiento del cronograma de
obra.

Hallazgo 2:
Varios contratos no reportan la fecha de elaboración de los Estudios de Conveniencia y Oportunidad
(ECO), así mismo un contrato adicional carece de la firma de quien elaboró el ECO, situación que
evidencia debilidades de control y supervisión en el desarrollo de la fase precontractual, lo que no
permite determinar si la fecha de la elaboración es anterior a la apertura de los procesos de selección
y establecer responsabilidades en caso de aclaración, impugnación o reclamación en su elaboración.
Lección aprendida: En la realización de estudios de conveniencia y de mercado se debe realizar un
control de legalidad de estos documentos, garantizando que incluyan sus respectivas firmas y
fechas.

Pag 45
La elaboración de los ECO debe ser previa a la apertura del respectivo proceso de selección conforme
lo establece el numeral 7 y 12 del Art. 25 de la ley 80 de 1993 en concordancia con el Art. 3º del Decreto
2474 de 2008.

Hallazgo 3:
En un contrato se encontró en el ECO y en la solicitud de oferta que no se podrá utilizar ningún
personal de la base, pero el proponente solicita el apoyo de tres soldados, petición a la cual accede el
Comando, sin que se medie modificación o ajuste a los documentos señalados.
Lección aprendida: Al analizar los documentos previos se deben tener claras las condiciones
contractuales en que el oferente debe participar, cualquier modificación debe realizarse mediante
las adendas para no incurrir en la violación de la selección objetiva previsto en el artículo 5 de la ley
1150 de 2007; los cambios contractuales después de la firma del contrato se deben realizar mediante
un otrosí.

Hallazgo 4:
En algunos contratos, tanto en el ECO como en los pliegos de condiciones, se establecen marcas de
algunos de los productos que se van a adquirir, inobservando el principio de selección objetiva
previsto en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007.
Lección aprendida: Los procesos de contratación deben buscar la adquisición de bienes y servicios
con determinadas especificaciones técnicas que permitan satisfacer una necesidad. No se deben
limitar a marcas específicas.

Hallazgo 5:
En un contrato se adjuntan la propuesta y los documentos anexos sin la firma del contratista,
situación que evidencia debilidades de control y supervisión de los responsables del proceso
afectando los requisitos precontractuales para continuar con el desarrollo normal del proceso de
contratación.
Lección aprendida: Desde la etapa precontractual, el responsable del proceso debe hacer un control
de legalidad de los documentos requeridos para realizar el proceso contractual, incluyendo la
verificación de la firma de las propuestas presentadas por los oferentes. Si existen falencias se puede
incurrir en una indebida Celebración de Contratos.

Hallazgo 6:
Para determinar los estudios de mercado de varios contratos, se utilizaron tres cotizaciones que
tienen fechas diferentes, 10 y 12 de mayo y la otra del 19 de junio, esta última es la que a la postre es
la empresa que se invita a ofertar, observándose una demora de 40 días en espera de una cotización,
para realizar el estudio de mercado por parte de la dependencia encargada de dicho estudio. En el
estudio de mercado de otro contrato no se tuvo en cuenta una de las cotizaciones presentadas.
Lección aprendida: En cualquier Proceso de Contratación, el valor del bien, obra o servicio a contratar
dependerán del análisis del sector, del objeto del contrato y de las condiciones técnicas del mismo,
las cuales las determina la Entidad Estatal mediante los estudios previos. Particularmente,
las cotizaciones permiten determinar en el mercado el costo del bien o servicio a contratar

Pag 46
Contar con pocas cotizaciones, y no tener en cuenta alguna de las presentadas, puede distorsionar
el estudio de mercado.

Hallazgo 7:
Se presentan deficiencias en la elaboración de los estudios previos, las cuales se hicieron evidentes
en el desarrollo y ejecución del contrato analizado, allí quedó estipulado como una de las obligaciones
del contratista, la de certificar los bancos con la firma xx. El estudio previo no logró determinar un
diagnóstico real de la necesidad de reparación del banco, es claro que faltó profundizar sobre los
aspectos técnicos del servicio máxime cuando el origen de la herramienta es xx, como fabricante
habilitado para expedir la certificación.
Lección aprendida: Los estudios previos deben obedecer a unas necesidades reales, diagnosticadas
por los fabricantes y/o expertos al interior de la entidad que permitan garantizar el normal desarrollo
del objeto contractual, en aras de cumplir el objetivo estratégico de la Fuerza.

Hallazgo 8:
En los estudios previos de un contrato para la contratación de Docentes Hora Cátedra no se presentó
una adecuada justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más
favorable. Lo anterior, por debilidades en el seguimiento de control interno y de supervisión lo que
puede generar pérdidas y disminución en la calidad del servicio.
Lección aprendida: Los criterios de selección deben ser plenamente justificados para garantizar una
adecuada elección del contratista.

Hallazgo 9:
En el estudio de mercado se toma como fuente una cotización, la cual no se adjunta en
el expediente.
En el estudio de mercado no se adjuntan los soportes de la fuente 1, que consiste en
cotización de empresas de la región.
Uno de los dos soportes (precotizaciones) de las empresas, que respaldan el estudio de
mercado, no es suscrito por el Gerente de la entidad ni por su representante.
La fecha de recibo de las precotizaciones (julio 4 de 2012) es posterior al estudio de
mercado (Junio 29 de 2012), por lo cual no cumple con los requisitos dado que este se
remite a solicitar a los posibles oferentes enviar información.
El estudio de mercado no es firmado por el Gerente del proyecto
En la ponencia ante el comité de adquisiciones para la adjudicación del proceso la
justificación es con la adquisición de compra de extintores y el contrato es para estudios
de suelo.
Lección aprendida: Es esencial mantener control documental y realizar la verificación de la
información durante la elaboración de los estudios previos.

Hallazgo 10:

Pag 47
Se verificaron los estudios de mercado (5 cotizaciones), en donde para cada ítem se presenta un valor
total estimado con base en el precio más bajo; sin embargo, en el expediente contractual no se
establece ninguna fórmula para determinar el presupuesto oficial del contrato, por lo que se
desconoce cómo se llega al valor final del presupuesto oficial, cantidad presupuestal que es
igualmente determinada en los pliegos de condiciones y la que finalmente determinó el valor final
del contrato. Lo anterior evidencia debilidades en los estudios previos que impiden a la Entidad
definir el presupuesto oficial con base en todos los parámetros técnicos, jurídicos y económicos
establecidos en la etapa precontractual y analizados mediante los estudios de mercado (ECO).
Lección aprendida: Un elemento importante que debe contemplar el estudio de mercado consiste
en indicar cómo se determina el presupuesto oficial del proceso de contratación, con base en las
cotizaciones recibidas.

Hallazgo 11:
Del total de contratos suscritos en el año 2014, 383, que representan el 21.3% del total contratado,
fueron suscritos en el último trimestre de la vigencia. No obstante saberse que dicha vigencia
presentaba limitantes en el desarrollo de los procesos contractuales por aplicación a la ley de
garantías. Es evidente que la entidad no adoptó medidas para ejecutar los recursos en la vigencia
correspondiente por debilidades en la planeación para la suscripción de los contratos.
Lección aprendida: El primer paso de la contratación es la planeación, la cual puede ser ajustada en
atención a los imprevistos del proceso contractual.
En los Planes Anuales de Adquisición se deben tener en cuenta las limitantes que existan en el año
para adelantar los procesos contractuales (como la ley de garantías).

Hallazgo 12:
En la evaluación de la oferta presentada para la suscripción de un contrato, no se tuvo en cuenta la
duración de la sociedad oferente establecida en el literal b del numeral 2.2 de la solicitud de oferta,
toda vez que se establece una duración de un año adicional al amparo de calidad, es decir el 30 de
julio 2011 y la vigencia de la sociedad es hasta el 16 de noviembre de 2011.
Lección aprendida: Al evaluar las ofertas, es esencial verificar los requisitos habilitantes de los
proponentes. El aceptar una oferta sin los requisitos jurídicos estipulados en los pliegos lleva una
celebración indebida de Contratos.

Hallazgo 13:
En la determinación del proceso contractual que dio origen a varios contratos se adelantó como una
contratación directa reservada, sin que se evidenciara la justificación por la cual se adoptaba esta
modalidad de selección.
Lección aprendida: La Entidad Estatal debe señalar en un acto administrativo la justificación para
contratar bajo la modalidad de contratación directa, el cual debe contener:
a) La causal que invoca para contratar directamente.
b) El objeto del contrato.
c) El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista.
d) El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos.

Pag 48
 Hallazgo 14:
En los procesos contractuales que dieron origen a varios contratos, las resoluciones de apertura y
adjudicación tienen el mismo número, DECON señala que es política que los procesos contractuales
lleven un número consecutivo interno de actos administrativos, por lo que no existe consecutivo de
resoluciones promulgadas, situación que no es uniforme para toda la entidad, pues esta política no
es aplicada en los DECON que fueron visitadas.
Lección aprendida: Se debe realizar un proceso administrativo - documental por parte de la entidad
para no generar confusión en los procesos contractuales.

Hallazgo 15:
Se evidencia y confirma que la gestión fiscal realizada para el proyecto de construcción ha sido
ineficiente y antieconómica por cuenta de pactar un anticipo para obra y un pago anticipado para
labores de Interventoría, cuando no se han definido claramente las circunstancias de planeación
urbanística y jurídica de la construcción, los cuales sobrepasaron los límites razonables de tiempo
estimado para la obtención de las licencias de construcción. El tiempo que queda para la ejecución
es insuficiente para la construcción, de acuerdo a lo planteado por el contratista, y la entidad aún no
ha obtenido la licencia de construcción para dar inicio a la obra, de conformidad con el art. 99 de la
Ley 398 de 1997. La Contraloría ratifica su apreciación en relación con las debilidades del proceso de
planeación, puesto que se apresuraron a adjudicar, sin haber obtenido los permisos legales para su
ejecución.
Lección aprendida: Antes de adjudicar un contrato es necesario verificar que se cuente con las
condiciones necesarias para su ejecución, y se cumplan los requisitos legales aplicables.
Cuando el objeto de la contratación incluya la realización de una obra, la entidad contratante deberá
contar con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto
social, económico y ambiental. Esta condición será aplicable incluso para los contratos que incluyan
dentro del objeto el diseño.

Hallazgo 16:
En el contrato no se establece qué tipo mantenimiento se va a realizar, así como tampoco se
establece un valor estimado de este mantenimiento, por cuanto al incluir el valor del contrato de
acuerdo al presupuesto asignado, se pone en riesgo la calidad de la ejecución. El valor del contrato
no se encuentra discriminado por ítem ya que el precio es global y hasta agotar los recursos. El
informe de supervisión tampoco detalla los bienes o servicios recibidos. Lo anterior, por ausencia de
controles, impide reflejar si la ejecución del contrato se cumple dentro de los términos previstos en
el mismo, en cumplimiento de los principios de Economía y Calidad, del Manual de Contratación
Lección aprendida: El contrato debe definir clara y detalladamente el Objeto Contractual y el valor
Contrato.

Hallazgo 17:
Una vez realizada la revisión a las minutas correspondientes a la ejecución de obras civiles y
arquitectónicas, se detalla que los objetos son amplios y que en estas no se describen
detalladamente las actividades contractuales a ejecutar de forma consistente con el estudio de
conveniencia y oportunidad sino que mencionan únicamente capítulos y subcapítulos, que pueden

Pag 49
afectar la verificación del cumplimiento del objeto contractual y generar debilidades al momento de
establecer responsabilidades a posibles incumplimientos. Se describe por lo general en las cláusulas
del objeto: “de acuerdo con el presupuesto y especificaciones técnicas contenidas en los anexos del
pliego de condiciones.” Este hecho se resalta aún más cuando la ejecución de las actividades es a
precio global fijo, donde no se realizan análisis de precios unitarios por parte de los oferentes que
soporten el valor de los costos directos de las actividades a ejecutar, lo cual dificulta determinar si
los precios de equipos, materiales, transporte y personal, son acordes a las realidades de mercado
de la zona. De igual forma, cuando los contratos se realizan por precios unitarios, en las minutas
contractuales no se discriminan las actividades y cantidades exactas que las obras requieren que
provienen de los estudios y diseños realizados por la entidad y que son base esencial para la ejecución
de las obras y únicamente se observan capítulos con valores globales más la sumatoria del AIU y el
IVA.
Lección aprendida: El contrato debe indicar de forma clara y concisa las condiciones contractuales,
incluyendo las actividades a ejecutar por el contratista.
Al no concretar las obligaciones del contratista respecto a las necesidades de la entidad contratante,
se dificulta el control en su ejecución como actividades principales de los supervisores e interventores
de las obras a ejecutar, presentando deficiencias en el cumplimiento del principio de transparencia
de la gestión fiscal y el de responsabilidad conforme a lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 80 de
1993.

Hallazgo 18:
En un proceso contractual para la prestación de servicios de capacitación e instrucción para el
personal de la fuerza pública, se estableció en la solicitud y aceptación de la oferta la entrega de la
propiedad intelectual y derechos de autor de los programas de instrucción y entrenamiento, planes
de lección, ayudas de instrucción, bancos de preguntas y demás información revisada o elaborada
para el posterior empleo, modificación y distribución por parte de la entidad; documentos que no
eran de propiedad del contratista, sino del fabricante de los helicópteros utilizados para la
instrucción.
El acta de inicio de un contrato, al momento de la verificación no se había suscrito, toda vez que la
misma quedo supeditada a la entrega de la licencia de construcción, trámite que no era necesario de
acuerdo a lo argumentado por DECON.
Lección aprendida: Los requisitos y las condiciones establecidas en los procesos de contratación
deben ser coherentes y factibles de cumplimiento.
Además, se requiere adoptar mecanismos de control que contribuyan a evitar este tipo de
situaciones.

Hallazgo 19:
Revisado un contrato cuyo objeto es contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo
a todo costo para los vehículos marca Nissan pertenecientes al cuartel general, se observa una
inconsistencia en los estudios previos donde en el acápite de Objetivos específicos se estableció,
"...contar con un taller especializado en mantenimiento de motos que suministre mano de obra y
repuestos calificados que tengan este tipo de automotores en un eficiente funcionamiento..."
cuando lo que se buscaba contratar era el mantenimiento para los vehículos marca Nissan.
Lección aprendida: Todos los documentos del contrato deben guardar coherencia.
Es esencial realizar la verificación de la información durante la elaboración de los estudios previos.

Pag 50
 Hallazgo 20:
Se estableció una gestión fiscal ineficiente e ineficaz al tenor de los dispuesto en el artículo 3 de la
Ley 610 de 2000, toda vez que no se cumplió con el objeto contractual, ni se ha recuperado el dinero
entregado como pago anticipado; cabe señalar que la existencia de una sentencia judicial
ejecutoriada no es prenda de garantía de que se vayan a recuperar esos dineros. Además, las
investigaciones financieras y judiciales del contratista no han arrojado resultados favorables y no se
garantizaron ni protegieron los recursos públicos pagados como anticipo, lo cual puede representar
un daño potencial al erario. Se dará inicio a una indagación preliminar.
Lección aprendida: La entidad debe solicitar la expedición de garantías acordes al tipo de contrato.
Las garantías contractuales son instrumentos de cobertura de algunos Riesgos comunes en los
Procesos de Contratación que pueden ser identificados por las Entidades Estatales en la etapa de
planeación de los Procesos y que pueden hacerse efectivas en caso de incumplimiento de las
obligaciones del contrato.

Etapa contractual – Equipo contractual

Hallazgo 1:
En varios contratos se observó que la constitución de la póliza, el pago de los derechos para la
publicación del contrato y el pago del impuesto de timbre, se realizó por fuera del término establecido
en las cláusulas.
En un contrato se observa que el inicio de la ejecución contractual se realiza antes de la aprobación
de la póliza de cumplimiento, toda vez que la misma se aprobó hasta el 2 de marzo y la ejecución
inicia en el mes de febrero, de acuerdo a la cuenta de cobro No. 1 del 2 de marzo de 2010 y la
constancia suscrita por la supervisora y responsable con fecha 8 de marzo, en donde se menciona la
prestación del servicio en el mes de febrero.
Lección aprendida: Una entidad pública no puede aprobar una póliza de cumplimiento de un
contrato después de haber iniciado sus ejecuciones debido a que el artículo 41 de la ley 80 de 1993,
modificado por el artículo 23 de la ley 1150 de 2007 establece que la aprobación de la póliza es un
requisito para la ejecución del contrato. Además, la finalidad de la póliza de cumplimiento es amparar
toda la ejecución del contrato, por lo que este no puede iniciar su cumplimiento sin que dicha garantía
no haya sido previamente aprobada.

Hallazgo 2:
Al revisar la póliza única se encontró que el amparo de estabilidad de la obra no está de
acuerdo con lo establecido en el contrato. Aparece ver nota 1, nota que no aclara la
vigencia respectiva; en donde el contrato establece una vigencia de 5 años y la póliza
está expedida por menos vigencia.
En un contrato se constituyó la póliza de salarios y prestaciones sociales, evidenciándose
una vigencia de 1 año adicional a la duración del contrato.
En varios contratos la vigencia del amparo de estabilidad de la obra se estableció por un
año a partir del recibido a satisfacción de las obras.
En varios contratos el amparo de estabilidad de la obra no está constituido de acuerdo a
lo establecido contractualmente.

Pag 51
 En un contrato el amparo de estabilidad de la obra solo está por un año, y no se evidencio
justificación al respecto.
En un contrato no se realizó el ajuste del amparo de calidad y correcto funcionamiento,
amparo que era de un año más una vez se recibieran los elementos, es decir hasta el 25
de septiembre de 2011, el cual está hasta el 28 de junio de 2010.
Lección aprendida: Es necesario verificar que las garantías se soliciten y expidan con las vigencias
aplicables, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 (compilado en el Decreto 1082 de
2015).
La garantía de estabilidad y calidad de la obra debe estar vigente por un término no inferior a cinco
años contados a partir de la fecha en la cual la Entidad Estatal recibe a satisfacción la obra.
La garantía de pagos de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales debe
tener una vigencia igual al plazo del contrato y tres años más.

Hallazgo 3:
En un contrato de obra, dentro de los amparos no se contempló el amparo de estabilidad de la obra.
En la cláusula novena “Garantía Única” de un contrato no se exige la constitución de póliza por
Amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales para garantizar el
pago de estas obligaciones.
Lección aprendida: Es necesario asegurarse de solicitar las garantías que apliquen al proceso de
contratación, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 (compilado en el Decreto 1082
de 2015).
El amparo de estabilidad y calidad de la obra es obligatorio para las obras de construcción nuevas
que impliquen suministro de materiales.
El amparo de pago de salarios debe ser solicitado en los contratos donde se requiera la vinculación
de personal para la ejecución del mismo, por ejemplo, los contratos de obra, los contratos de
prestación de servicio de aseo y los contratos de vigilancia.
Se sugiere realizar una revisión a detalle de la normatividad aplicable a las garantías en la
contratación pública, que son: Ley 80 de 1993, Ley 50 de 2007, Ley 1474 de 2011 y Decreto 1082 de
2015.

Hallazgo 4:
En la cláusula vigésima de un contrato se establece como requisito de ejecución la aprobación de la
garantía única, cuando en los requisitos previos no se le exigió la constitución de póliza alguna al
contratista, y por la cuantía del mismo se podía omitir este requisito. En las páginas 2 a 6 de un
contrato se denomina como un contrato de mínima cuantía, cuando se trata de uno de menor
cuantía, así mismo dentro del clausulado no se menciona la obligación de publicar el contrato.
Un contrato presenta inconsistencias de registro de información, como son: la inclusión en el texto
de un número de Certificado de Disponibilidad (187) diferente al número del realmente utilizado para
el efecto (661).
Lección aprendida: Situaciones como las descritas en este hallazgo son generadas por falta de
control en la calidad de la información contenida en las minutas contractuales, lo que origina que se
induzca a errores a los contratistas.

Pag 52
Es necesario realizar una verificación detallada del contenido del contrato.

Hallazgo 5:
En un contrato, el certificado de inscripción, clasificación y calificación del contratista es
una copia simple y data del 01/11/06:
En varios contratos las facturas presentadas por los contratistas no tienen fecha de
emisión ni de vencimiento.
Existen carpetas de contratos que presentan debilidades de archivo como: falta de
foliación, foliación sin terminar y documentos repetidos.
Se observó que algunas de las carpetas que conforman los archivos de los contratos
ejecutados en la vigencia 2014 presentan deficiencias en la aplicación de los procesos,
procedimientos y normas archivísticas, toda vez que éstas no presentan índices, tablas
de retención documental, falta de rótulos de identificación, foliación, documentación
repetida y carpetas conformadas con más de 200 folios.
Lección aprendida: Situaciones como las descritas en este hallazgo obedecen a debilidades en el
archivo y control de la documentación contractual, lo cual dificulta su manipulación, consulta,
custodia y puede ocasionar pérdida de documentos o duplicidad de información.
Es necesario realizar un exhaustivo control documental. Se debe realizar un proceso administrativo
- documental como se establece en la ley 594 de 2000 capítulos IV y V.

Hallazgo 6:
La suscripción del documento modificatorio se realizó el 3 de diciembre, después de la fecha límite
de entrega, la cual estaba establecida para el 15 de noviembre, con lo cual el contrato modificatorio
resultó firmado con fecha posterior a la prevista como plazo de entrega.
Lección aprendida: El vencimiento del plazo contractual determina la finalización del contrato y, en
consecuencia, la imposibilidad del contratista para continuar con la ejecución del mismo. En este
sentido, una entidad pública no puede prorrogar el plazo original de ejecución cuando ya venció el
plazo contractual.

Hallazgo 7:
En un contrato se evidenció el incumplimiento de la cláusula pactada respecto al término de solicitud
de ampliación del plazo para la ejecución del contrato; la solicitud se efectuó 5 días calendario antes
del vencimiento de la entrega de los elementos y no 20 días antes como estaba pactado
contractualmente, sin que obre en el expediente justificación alguna sobre el particular; y la
suscripción del documento modificatorio el 7 de diciembre de 2009, después de la fecha límite de
entrega, la cual estaba prevista para el 29 de noviembre de 2009, con lo cual el contrato modificatorio
resultó firmado con fecha posterior a la prevista como plazo de entrega.
Lección aprendida: Este hallazgo denota falta de control en los documentos y términos
contractuales, generando riesgos en el cumplimento del objeto contractual.
Es fundamental garantizar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el contrato.
Además, es de recordar que una entidad pública no puede prorrogar el plazo original de ejecución
cuando ya venció el plazo contractual.

Pag 53
 Hallazgo 8:
En varios contratos no se reporta constancia de la notificación personal de la Resolución
de adjudicación al oferente seleccionado, la notificación a los proponentes no
seleccionados, ni se está utilizando el formato establecido en el Manual de Contratación
para la notificación personal.
En la carpeta de uno de los contratos no se adjunta la Resolución motivada de la
adjudicación.
En un contrato, los actos de notificación personal de la resolución de adjudicación no
están suscritos por quienes debieron ser notificados.
Lección aprendida: La falta o irregularidad de la notificación de los actos administrativos trae como
consecuencia la ineficacia de los mismos.
Recordemos que, al adjudicar un contrato, es necesario notificar la decisión al proponente
seleccionado y a los demás oferentes utilizando el formato para la notificación personal establecido
en el Manual de Contratación.

Hallazgo 9:
Se evidenció falta de publicación en unas actuaciones contractuales y extemporaneidad en otras, por
ejemplo:
una adición a un contrato no fue registrada en el SECOP
un contrato de 13/07/12 se publica en el SECOP el 4/10/12
el acto administrativo de justificación de un proceso contractual es de 06/08/12 y el
contrato es de 27/08/12 y se publican en el SECOP el 15/01/13
la modificación 2 a un contrato es del 30/10/12 y se publica en el SECOP una oferta de
otro proceso
la aceptación de la oferta que equivale al contrato es de 30/08/12 y se publica en el
SECOP en 12/09/12.
el acta de liquidación es de 15/11/12 y no se ha publicado en el SECOP.
el acto administrativo de justificación de la contratación directa es de 10/12/12 y se
publica el 14/01/13
no se publica la invitación pública a participar
la publicación de un contrato se realizó 28 días después de la fecha de inicio, requisito
indispensable de publicidad para todos los procedimientos y actos asociados a los
procesos de contratación. Igual situación se dio en la constitución de la póliza de
cumplimiento, presupuesto para el inicio de la ejecución contractual, contrariando lo
establecido en el Decreto 2474 de 2008 Art. 8º numeral 17, Art. 84 inciso 1º,
evidenciándose debilidades de control y supervisión en los responsables de estos
procesos.
Lección aprendida: El principio de publicidad implica que todas las autoridades deben dar a conocer
sus actuaciones y decisiones a través de los distintos mecanismos previstos en la ley, como

Pag 54
comunicaciones, notificaciones o publicaciones, a fin de que sean vinculantes y puedan ser
controvertidas por sus destinatarios.
El Decreto 734 de 2012, reglamentario del Estatuto General de contratación, dispone que la entidad
contratante será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos
asociados a los procesos de contratación, la cual se llevará a cabo en el sistema electrónico para la
contratación pública (SECOP), y que esta se hará a más tardar dentro de los (3) tres días hábiles
siguientes a la fecha de su expedición.

Hallazgo 10:
En un contrato no se evidencia la copia de la libreta militar del contratista, necesaria para la
suscripción del contrato, de acuerdo a lo ordenado por el Decreto 2150 de 1995 en su artículo 111.
En un contrato, el monto de los aportes al sistema de seguridad social en salud y pensión cancelados
por el contratista, no está acorde a lo establecido en el Decretos 1703 de 2002 y 510 de 2003.
En las carpetas contentivas de varios contratos no se evidenciaron las certificaciones de falta de
personal o con el perfil requerido, para realizar las actividades requeridas.
Lección aprendida: Se debe realizar un control de legalidad para evitar una indebida celebración de
contratos, como se estipula en la ley 80 de 1993.

Hallazgo 11:
En un contrato, el pago de los derechos de publicación no se efectuó dentro del plazo
establecido en el contrato.
En varios contratos la constitución de la póliza de cumplimiento no se realizó dentro del
plazo establecido contractualmente.
En varios contratos la constitución de la póliza única de cumplimiento no se realizó
dentro del plazo establecido contractualmente.
En la legalización de un contrato no se evidencia requerimiento alguno al contratista por
parte de la entidad, para corregir la vigencia de la póliza única de cumplimiento en el
menor tiempo posible.
Lección aprendida: Es deber de la entidad estatal adelantar las acciones necesarias para garantizar
el cumplimiento de los plazos establecidos en el proceso de contratación.

Hallazgo 12:
En un contrato no se evidencia el registro presupuestal de los recursos de la vigencia 2010.
Lección aprendida: El registro presupuestal es necesario para que se destine efectivamente el
presupuesto de la entidad al cumplimiento de sus obligaciones. Una entidad pública puede
perfeccionar un contrato sin contar con dicho registro, pero no generarlo constituye una falta a los
principios de planeación y legalidad.

Hallazgo 13:

Pag 55
Se realizó una gestión fiscal ineficiente e ineficaz, por concepto de pactar en la forma de pago de los
contratos el anticipo para obra sin obtener previamente la licencia de construcción, y pago anticipado
para desarrollar las labores de Interventoría. Lo anterior debido a una ineficiente planificación que
permitió entregar anticipo de obra, sin que a la fecha se cuente con la respectiva licencia de
construcción. Similar situación ocurrió con otro contrato al convenir un pago anticipado para la labor
de Interventoría, con recursos de la vigencia 2009. Lo delicado del tema del pago anticipado realizado
a este contrato, es que continuaron desembolsando los recursos de la vigencia 2010, sin ser
coherentes las labores de Interventoría.
Lección aprendida: Una adecuada gestión de los recursos públicos implica adoptar medidas para
evitar el pago de bienes o servicios que no sean entregados a satisfacción por el contratista.
Por esta razón, únicamente deben incluirse anticipos o pagos anticipados en los casos estrictamente
necesarios. Además, en términos generales, los pagos deben estar supeditados al cumplimiento de
las obligaciones del contratista.

Hallazgo 14:
Dentro de las especificaciones técnicas del contrato, se establece que el contratista debe: seleccionar
cada una de las vacantes requeridas de acuerdo con las especificaciones técnicas para que la entidad
entreviste al profesional y dé el visto bueno del candidato, recopilar toda la documentación como
prerrequisito de admisión y aprobación por parte de la entidad, y garantizar la calidad de los servicios
objeto del contrato. No obstante, la entidad se encarga de la convocatoria docente hora cátedra,
recepciona las hojas de vida vía electrónica por parte de la sección de planeación del grupo de
formación, y el Comité de selección de docentes hace la selección y evaluación de las hojas de vida.
Por lo anterior se evidencia que el proceso de recepción, estudio de la documentación, selección y
análisis de las hojas de vida de los docentes contratados la está realizando la entidad, dejando a la
empresa contratante sólo la realización de los descuentos de Ley y el pago a los docentes. Debido a
que no se tiene toda información del porcentaje de los costos en que se incurre en el servicio de la
contratación de los docentes hora cátedra, se iniciará una indagación preliminar.
Lección aprendida: La ejecución de un contrato debe realizarse fielmente según lo establecido en la
minuta, teniendo en cuenta las obligaciones establecidas para cada una de las partes.
En ningún caso la entidad debería ejecutar actividades que, de acuerdo con el contrato, corresponden
al contratista.

Hallazgo 15:
El anexo técnico de un contrato determina las necesidades de contratación de docentes de acuerdo
con las materias que se requieren dictar, debido a que los docentes de planta no son suficientes o no
tienen el perfil requerido.
Una vez revisado el contrato se evidenciaron las siguientes inconsistencias:
De las materias que se lograron identificar en el 1er y 2do semestre existen cátedras que
no coinciden con las del pensum académico de los diferentes programas.
Se está incluyendo dentro del contrato de hora cátedra de docentes, pagos por
actividades administrativas.
El docente identificado con cédula de ciudadanía xxx, no aparece dentro de los docentes
hora cátedra de la relación suministrada por la entidad, ni en los reportes de SIEFA y
SIGA.

Pag 56
 La relación de docentes hora cátedra que se suministró no coincide en su totalidad con
los docentes que aparecen en los sistemas SIEFA y SIGA.
Las diferencias que presenta el contrato permiten inferir irregularidades en su celebración. Además,
no es posible determinar el cumplimiento del contrato, debido a que no existe certeza de los
docentes contratados, del número de horas ni de las materias dictadas.
Lección aprendida: Es necesario implementar labores de control interno y supervisión del contrato
para garantizar que la ejecución del contrato sea acorde con lo establecido en el mismo.
El anexo técnico debe ser claro y coherente con las necesidades reales. De lo contrario, puede generar
contratación de personal sin el lleno de requisitos legales y pagos que no corresponden a lo realmente
necesitado.

Hallazgo 16:
Una vez revisados los subcontratos derivados de un contrato, correspondientes al segundo semestre
de 2012 y primer semestre de 2013, se evidenció que no fueron firmados por el representante legal.
Lección aprendida: De conformidad con lo dispuesto por el Código Civil, para que un contrato de
lugar al nacimiento de obligaciones, debe ser suscrito por el representante legal de la persona natural
o jurídica que habrá de obligarse.
Si un contrato está firmado por quien no tiene la facultad legal para ello, como una autorización o
un poder, presentará nulidad.

Hallazgo 17:
En el desarrollo del proceso auditor al proyecto de Adquisición de alojamiento para el personal militar
a nivel nacional, mediante oficio se solicitaron las escrituras correspondientes a la compra de 24
casas en el municipio de Mosquera, Cundinamarca y la escritura mediante la cual se adquirieron cinco
(5) apartamentos en Bogotá y otros documentos relacionados con dichas compras. De la respuesta
de la Entidad se evidencia que esta no suscribe el contrato de compraventa.
Lección aprendida: Para el caso que nos ocupa se considera que tal situación refleja incumplimiento
con lo establecido en el artículo 40 de la Ley 80, que reza: “Del Contenido del Contrato Estatal. Las
estipulaciones de los contratos serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las
previstas en esta Ley, correspondan a su esencia y naturaleza”, Ahora bien, dada la tipología del
contrato en mención y de conformidad con el artículo 1880 del Código Civil, en los contratos de
compraventa las obligaciones del vendedor, se reducen a dos: (i) la entrega o tradición de la cosa
vendida, y (ii) el saneamiento de la cosa vendida, según la cual “el vendedor debe entregar la cosas
al comprador en estado tal que sirva para el uso que está normalmente destinada, de suerte que su
utilización o disfrute no se vean menguados a consecuencia de los vicios que los afecten.” Situación
que no permite evidenciar las obligaciones y cláusulas contenidas en el modo de adquirir un bien
inmueble por tradición, lo cual denota debilidades en el sistema de control interno y limita
determinar el cumplimiento de los principios de legalidad, economía, efectividad, eficiencia y
eficacia.

Hallazgo 18:
El 08-JUL/2014 se suscribió un contrato de obra para la adecuación del andén y el cerramiento de
una vía. De acuerdo con la documentación allegada al expediente contractual, se evidencia que dicho
contrato fue objeto de adiciones en cuantía y modificaciones en plazo y forma de pago. Así mismo

Pag 57
se encontró acta de fecha 28-ENE/2015, suscrita por el ordenador del gasto, supervisor y contratista,
por medio de la cual se suspende el contrato, por cuanto no se han obtenido licencias y permisos por
parte del DAMA para remover unos árboles que están impidiendo continuar y culminar el objeto
contractual pactado.
Lección aprendida: Cuando el objeto de la contratación incluya la realización de una obra, la entidad
contratante deberá contar con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del
proyecto y su impacto social, económico y ambiental. Esta condición será aplicable incluso para los
contratos que incluyan dentro del objeto el diseño.

Hallazgo 19:
En los pliegos de condiciones, en la oferta del contratista, en el contrato de obra pública, en las actas
de recibo parcial y en el ingreso de registros a SAP, no se especificó a qué bienes inmuebles se les
debería realizar el mantenimiento preventivo, correctivo, etc.; como tampoco se evidenciaron planes,
cronogramas ni procedimientos para realizar dichos mantenimientos durante la ejecución del
contrato, de igual forma no se indican los tipos o clases de reparaciones locativas, necesarias y
urgentes, pues conociendo y describiendo estas clasificaciones de reparaciones y/o mantenimientos
se logra identificar cada caso donde se invierten los recursos del contrato, todo lo cual debe estar
sustentado en una solicitud de reparación o mantenimiento por quienes administran o residen en el
inmueble, así mismo identificar el bien inmueble con el número, dirección, conjunto, sector o barrio,
ciudad de ubicación etc.; y detallar las actividades, material, cantidades y valores de obras de
mantenimiento realizadas en cada uno, pues no es suficiente mencionar de manera general si el bien
es de administración mixta o de propiedad única, omisión que no permite identificar dónde se realizó
el mantenimiento que se está pagando, ni determinar la inversión correspondiente a cada uno. De
otra parte, en los informes de supervisión y en las actas de recibo a satisfacción se relacionan ítems
diferentes a los relacionados en el anexo técnico del contrato, lo cual tampoco es concordante con la
necesidad plasmada en los estudios previos, denotándose debilidades de control y supervisión
especialmente en los pagos realizados al contratista con respecto a lo realizado y recibido a
satisfacción.
Lección aprendida: Es importante detallar de manera clara las actividades a ejecutar en el contrato.
Además, necesario elaborar planes, cronogramas y procedimientos de mantenimiento periódicos
que sirvan como mecanismos de control y seguimiento para evidenciar que lo requerido en los
estudios previos y contratado efectivamente se haya realizado.

Hallazgo 20:
En la revisión de los contratos de bienes inmuebles entregados en arrendamiento a particulares se
observaron deficiencias relacionadas con la responsabilidad en el control y supervisión del proceso
contractual realizado por la entidad para la vigencia 2012, a saber:
No se aporta acta de entrega y recibo del bien inmueble.
No se aporta constancia de pago a la seguridad social integral del contratista ni del o los
subcontratistas.
No se determina supervisor para el contrato.
Los pagos de los cánones de arrendamiento se efectúan de manera irregular, y por tanto
no coinciden con lo planteado en el contrato.

Pag 58
Lección aprendida: Este hallazgo evidencia debilidades de control interno del área contractual, lo
que puede generar deterioro de los bienes arrendados, demandas laborales por responsabilidad civil
extracontractual y pérdida de recursos económicos, con lo que eventualmente podría verse afectado
el flujo de caja de la entidad.
Las entidades públicas deben vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado
a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. Es obligación de los supervisores el
seguimiento técnico administrativo, financiero contable y jurídico de los contratos.

Hallazgo 21
Al analizar un convenio marco suscrito entre el Ministerio de Defensa Nacional – xxx y Ecopetrol S.
A. cuyo objeto es la seguridad de las Infraestructura de los oleoductos petroleros en Caño Limón
Coveñas, y Transandino en Nariño, se observó que ingresó a la Tesorería de la entidad lo
correspondiente a un 39% y su ejecución correspondió a un 84% y a Terceros lo correspondiente a
un 61% y su ejecución se encuentra en un 64,3%. Analizada la ejecución de los recursos ejecutados
a través de terceros, se evidencia que no se ejecutaron recursos asignados a la Agencia Logística.
Igualmente se evidencia que no se efectuó una adecuada planeación y gestión para la construcción
de las edificaciones en otros terrenos teniendo que esperar ocho (8) meses para que emitieran el
Nuevo Plan de Ordenamiento Territorial y no se pudiera llevar a cabo la ejecución de los recursos en
otros proyectos.
Lección aprendida: Este hallazgo denota debilidades de control interno en la planeación y ejecución,
como de los informes de ejecución lo cual no permite realizar seguimiento adecuado de las
obligaciones contractuales.

Hallazgo 22:
En un contrato se efectuó una adición al valor del contrato, el concepto técnico que justifica la misma
no fue relacionado en el expediente contractual, situación que limitó establecer su justificación.
Lección aprendida: Cuando se requiera efectuar una adición a un contrato es necesario incluir en la
documentación del contrato el concepto técnico que presente la justificación de la adición.

Hallazgo 23:
Evaluado un contrato, cuyo objeto es el estudio y diseños y construcción para la modernización de
edificaciones; se evidenció en los estudios previos y las solicitudes de oferta, que el costo de la
comisión fiduciaria será cubierto por el contratista; de igual manera, en las condiciones exigidas a los
oferentes en el capítulo anticipo, se establece que el costo de la comisión será cubierto por el
contratista, más adelante el comité de adquisiciones establece que la comisión fiduciaria será a
cargo del mismo. En la carta de presentación del contratista manifiesta aceptar y conocer el
contenido de la oferta junto con sus anexos y formularios. Una vez suscrito el contrato, encontramos
la cláusula octava parágrafo primero del contrato que reza lo siguiente “Los recursos transferidos
junto con sus rendimientos, incrementarán el FONDO DE RESERVA que serán utilizados para el pago
de la comisión fiduciaria a favor de la fiducia, los costos bancarios, el gravamen al movimiento
financiero y demás costos, tasas y contribuciones que deban asumirse en la ejecución del presente
contrato”. Lo anterior contraviene lo establecido en los estudios previos, solicitudes de oferta,
condiciones de oferta requeridos y exigidas al contratista y lo establecido por el comité de
adquisiciones, así como a las condiciones que acepta el contratista para la adjudicación del contrato.

Pag 59
Lección aprendida: La entidad debe asegurarse de no incurrir en contradicciones como las indicadas
para dar total claridad acerca de las condiciones del contrato.
Además, se debe tener en cuenta que los rendimientos de los anticipos son del dueño del capital o
recurso, es decir del Estado. No se deben incluir disposiciones contrarias.

Etapa contractual – Supervisor

Hallazgo 1:
Se presentan debilidades en algunos documentos que se generan en la función de supervisión, como
ausencia de firmas, confusión y/o falta de fechas.
Lección aprendida: Todos los documentos generados por el supervisor del contrato (actas, informes,
entre otros) deben ser preparados de forma rigurosa, incluyendo toda la información pertinente y de
forma clara.
Se sugiere realizar un estudio minucioso al manual de supervisión que permita ejercer un control
técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato
para no incurrir en faltas disciplinarias, fiscales o penales.

Hallazgo 2:
En la revisión de los informes de supervisión se evidenció que estos no reportan el grado
de avance del cumplimiento de los objetos contratados en términos cuantitativos y
cualitativos, la oportunidad en los plazos establecidos y todas aquellas situaciones que
inciden en la ejecución del contrato, toda vez que solamente se limitan al
diligenciamiento de un formato prediseñado con anotaciones de carácter general.
Se evidencia que la entidad tiene estandarizados formatos de informes de supervisión
para las diferentes modalidades de contratación, sin embargo, una vez revisados los
expedientes contractuales, de la muestra aplicada, se encontraron informes elaborados
por los supervisores designados, en los que se evidencian debilidades en la información
referente a: “Descripción de las actividades desarrolladas e informe de trabajos
realizados por el contratista”, donde los responsables del proceso se limitan a escribir,
“se recibe de acuerdo a las especificaciones técnicas del contrato”, sin que en ellos se
introduzca una descripción detallada de las actividades adelantadas por el contratista
en el periodo reportado, (reg. fotográficos, lista de chequeo, memorias de cálculo, libro
diario de obra, datos estadísticos, tabla de cantidades). Fácilmente se observa que los
informes entregados mes a mes describen lo mismo que el presentado en el mes
inmediatamente anterior.
Algunos informes de supervisión no detallan los avances y estados de las actividades
realizadas por el contratista, limitándose a describir de manera breve las obligaciones
que se van cumpliendo por parte del contratista, como se evidencia en el siguiente caso:
En el informe de supervisión, el supervisor solamente plasmó las siguientes
anotaciones: "El contratista hace entrega de los bienes a adquirir en el Almacén,
quedando pendiente de entregar la adición antes del 27 de Julio de 2018. Pendiente
entrega de los bienes que se adicionaron al contrato" sin especificar cuáles bienes recibió
y cuales quedaron pendientes de entrega.
En varios contratos, los informes de supervisión no establecen el avance del contrato ni
el porcentaje de ejecución.

Pag 60
 En un contrato existen informes de supervisión repetidos.
Lección aprendida: La elaboración de un informe de supervisión no se puede limitar al
diligenciamiento de un formato, sino que debe garantizar el cumplimiento de la función de informar
de manera clara y específica el estado de avance de la ejecución de un contrato.
De lo contrario, no es posible adelantar un adecuado seguimiento, control y monitoreo de forma
soportada a la ejecución periódica del objeto pactado, el cumplimiento de las obligaciones y la
justificación de contratos adicionales y adiciones, que deben ser reportadas por el supervisor y
gerentes de proyectos.

Hallazgo 3:
En varios contratos, las facturas presentadas por los contratistas no contienen los requisitos legales
establecidos en el Estatuto Tributario.
Durante la ejecución de un contrato, el contratista presentó una factura de venta sin discriminar el
IVA respectivo.

Lección aprendida: El supervisor debe verificar el cumplimiento de todos los requisitos legales
aplicables, en este caso, debe verificar que las facturas que presente el contratista cumplan con
lo establecido en el Estatuto Tributario.
De acuerdo con el artículo 617 del E. T. una factura debe:
Estar denominada expresamente como factura de venta.
Incluir apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios,
junto con la discriminación del IVA pagado.
Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas
de venta.
Incluir el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Hallazgo 4:
En los informes de supervisión de un contrato para los meses de septiembre, octubre, diciembre,
enero y febrero aparece un mismo porcentaje de ejecución.
En un contrato hay novedades presentadas por el comandante en el mes de julio, pero en los
informes de supervisión y recibido a satisfacción no se menciona nada al respecto.
En un contrato se observa que el oficial de servicio informa que se presenta novedad en la ejecución
del contrato para los días 7 y 24 de diciembre, sin evidenciar gestión por parte del supervisor del
contrato, de igual manera se denota un cambio en la composición del menú sin que se indique una
aceptación expresa por parte de la entidad.
Lección aprendida: Estas situaciones evidencian deficiencias en el proceso de supervisión,
afectando el seguimiento y control en el desarrollo de la gestión contractual, lo cual no permite a la
entidad advertir con la debida oportunidad las debilidades e inconsistencias que se puedan
presentar, así como implementar las acciones correctivas a que haya lugar.

Pag 61
Los informes de supervisión deben evidenciar el rol desempeñado por el supervisor para asegurar la
adecuada ejecución del contrato. Por lo tanto, deben incluir, de forma precisa, toda la información
que dé cuenta del avance en la ejecución del contrato, las novedades que se han presentado y la
gestión adelantada en cada caso.

Hallazgo 5:
En varios contratos, en el formulario de aprobación de la garantía única se menciona a Seguros del
Estado, cuando la aseguradora que expide es Liberty Seguros; los informes tienen fecha de
noviembre y diciembre de 2009, cuando el plazo del contrato era hasta septiembre; en el acta de
liquidación se evidencia un error en el año de elaboración mencionando el año 2009.
En un contrato, el certificado de existencia y representación legal del contratista es una copia, así
mismo el ECO no tiene fecha de suscripción.
Lección aprendida: Es labor del supervisor verificar que se cuente con todos los documentos del
contrato, que estos cumplan con las condiciones requeridas, y que toda la información contenida en
ellos sea correcta.

Hallazgo 6:
Los informes de Interventoría (salvo los de abril, mayo y noviembre) no evidencian
seguimiento y control al cumplimiento del objeto contractual, toda vez que no reportan
mensualmente el número de elementos enviados a la CIAC para reparación, así como los
recibidos en buenas condiciones, o los devueltos por garantía a fin de realizar un control
efectivo sobre el proceso. Situación que se evidenció en los siguientes casos:
El número de elementos reportados para reparar durante la ejecución del contrato (según
informes de abril y mayo) fueron 194 y de 111 recibidos (según informes de abril, mayo y
noviembre), para un total de 305 elementos, frente a un total (según facturas) de 534
solicitudes de reparación de componentes, lo que origina una diferencia de 229 elementos
sin incluir.
En el informe de noviembre, al 20 de octubre, se habían recibido 121 elementos
correspondientes a facturas del mes de agosto, septiembre y octubre, sin embargo, al
verificar con las facturas fueron 129, con una diferencia de ocho (8) elementos menos con
relación a los ingresados al almacén.
En la carpeta contentiva del contrato aparece duplicidad de informe en noviembre y
diciembre, es decir en diciembre no se reportó informe de Interventoría, siendo éste uno de
los requisitos para el pago correspondiente.
Lección aprendida: Los informes de supervisión deben incluir información puntual que permita
medir el cumplimiento del objeto del contrato.
El supervisor debe asegurarse de que no se presenten inconsistencias en la información.

Hallazgo 7:
En un contrato para la prestación de servicios de capacitación e instrucción para personal de la fuerza
pública, el contratista se comprometió a mantener como mínimo tres instructores de planta
disponibles para la capacitación y asesoría extra clase y solo contrató dos; debido al incumplimiento
del contratista se generó detrimento patrimonial. La Entidad manifiesta que los soportes allegados

Pag 62
por el contratista no demostraron la disponibilidad del tercer instructor, por lo cual solicitan la
devolución de este valor; acción que se realizó mediante consignación efectuada por el contratista.
Por acción de la Contraloría General de la República, la entidad reintegró el valor determinado en el
hallazgo.
Lección aprendida: El supervisor debe verificar el cumplimiento de las especificaciones del contrato
en términos de cantidad y calidad.

Hallazgo 8:
En un Convenio de Cooperación se establece que “El Grupo de Supervisión estará a cargo de un (01)
representante del Comando General de las Fuerzas Militares, un (01) representante de la Unidad
Militar del área correspondiente y un (01) representante de la Empresa o la Asociada. De estas
supervisiones se levantarán actas, las cuales, deberán ser enviadas al Ministerio de Defensa
Nacional". Mediante oficio se solicitó a la entidad los informes de supervisión sobre la ejecución del
convenio en cumplimiento de las disposiciones referidas en el acápite anterior, a lo cual la entidad
allega documentación relacionada con informes correspondes al ejercicio de la función de supervisión
de la subcontratación y actas de reuniones relacionadas con el plan de inversión, documentos que no
reflejan el cumplimiento de las obligaciones del convenio marco en referencia.
Lección aprendida: De acuerdo con la Directiva No. 028 del 08 de febrero de 2012 emanada del
Comando General de las Fuerzas Militares punto III literal b. numeral 2.h. “la Supervisión debe
realizarse sobre dos aspectos importantes 1. El resultado del objeto del convenio y Plan de Inversión.
2. Documentación y respectivos soportes” y Directiva 038 del 25 de agosto de 2011 emanada de la
xxx punto 3, literal b.1 y 2 e), relacionadas con la supervisión de los convenios.”

Hallazgo 9:
Se evidenciaron debilidades en el suministro de información por parte de las dependencias
involucradas en la implementación de un Software de Gestión, adquirido a través de un contrato, de
manera puntual en la verificación de las especificaciones de requerimientos que debían soportar los
entregables, aunado al cumplimiento de capacitaciones técnicas y funcionales del contratista y el
desarrollo de actividades a cargo de las áreas operativa y técnica, así mismo la ausencia de
comunicación y coordinación de los responsables de cada una de las áreas, en el seguimiento a las
obligaciones del contrato. Denotando con ello debilidades en la optimización de las características
principales de calidad del software, como son la usabilidad y eficiencia; dado que el sistema requiere
de información depurada y actualizada del personal militar. Lo anterior conllevó a que el Contratista
y la Entidad realizaran acuerdos y compromisos posteriores a la finalización de Contrato que son
objeto por parte de este Órgano de Control de Función de Advertencia, en los siguientes aspectos:
Garantía de la operatividad del Sistema, pactada por el Contratista por un tiempo de 12
meses, de los cuales ya han transcurrido 5 sin que se encuentre operando con el total de la
información requerida.
Depuración y actualización de la inf. relacionada con el Sistema de información SIATH,
conforme al cronograma suministrado mediante el Acta de Visita de Auditoria con fecha
20/05/13.
Programación de Capacitaciones Funcionales consignadas en documentos allegados con la
respuesta de la Entidad fechada el 20 de mayo de 2013, suscrita por el contratista.
Realización de la Capacitación Funcional programada para el 21 de mayo de 2013 a 50
usuarios finales, con fecha posterior a la finalización del contrato

Pag 63
 Con el cumplimiento de estas actividades objeto de Advertencia se previene un riesgo a
generar daño fiscal, toda vez que se logra la puesta en funcionamiento en un 100% del
aplicativo con el personal debidamente capacitado; con la cobertura de la garantía pactada
con el contratista, conllevando a su vez a la generación de información confiable y oportuna
para la toma de decisiones.
Lección aprendida: El supervisor debe verificar el cumplimiento de las especificaciones del contrato.

Hallazgo 10:
En un contrato de obra celebrado para realizar el mantenimiento y mejoramiento en las condiciones
de la ficha técnica, para la barraca del personal de alumnos de la escuela de helicópteros de la fuerza
pública, las casas fiscales de oficiales y las casas fiscales de suboficiales, se efectuó un pago por
cantidades de obra que no se ejecutaron, ítems que no funcionan y actividades que presentan mala
calidad en su ejecución. Lo anterior, debido al incumplimiento del contratista; lo que generó
detrimento patrimonial. La Entidad en su respuesta acepta las inconsistencias detectadas y acuerda
con el contratista el arreglo de las mismas; lo cual generó el 100% de las reparaciones y en registros
fotográficos de las mismas.
Lección aprendida: El supervisor debe verificar el cumplimiento de las especificaciones del contrato
en términos de cantidad y calidad.

Hallazgo 11:
Algunos de los contratos de comodato celebrados con un municipio, que permitieron la llegada de
automóviles y motocicletas se encuentran vencidos. Lo anterior, obedece a debilidades en el control
interno y en la gestión en el área contractual y de apoyo logístico, generando posibles dificultades
de tipo judicial.
Lección aprendida: Es función del supervisor advertir de forma previa el vencimiento de los
contratos de comodato para adelantar las gestiones requeridas y evitar conflictos legales.

Hallazgo 12:
En el análisis de un contrato cuyo objeto es la adquisición de la Arquitectura en Ciberdefensa, se
verificaron los elementos recibidos por parte de la entidad durante la ejecución contractual. En
cuanto a la solución NAC que hace parte del anillo de la red interna, comprendía el sistema
XYXYXYXY para 6000 usuarios y dos appliance IAP N550 NACI MFE Net Sec N-550, y estaba
representado en dos entregas: la primera de hardware, software, soporte y garantía, la cual fue
pagada en el año 2013 y la segunda por concepto de implementación, acompañamiento, capacitación
y demás servicios profesionales, pendiente de pago. Durante el proceso de ejecución en el 2014, el
contratista informó que la solución NAC ofrecida por XYXYXYXY terminó su vida útil el 15 de abril de
2014, por lo que para poder cumplir con los requerimientos técnicos del contrato se tenía que cambiar
a una nueva solución NAC CounterACT de ForesScout. La Entidad aprobó los cambios por cumplir los
requerimientos sin afectar el presupuesto contractual, por lo que se retiraron los 2 appliances físicos
que hacían parte de la solución obsoleta y para la nueva se implementaron un nuevo servidor HP DL
360 P Gen8 y dos servidores virtuales. Sin embargo, al revisar el expediente contractual en cuanto a
la nueva solución NAC, el nuevo fabricante Forescout (quien reemplazó a XYXYXYXY en este ítem)
emite una orden de compra al contratista el 20 de junio de 2014 por el valor de los elementos
hardware, software, soporte y garantía, que difiere del valor (ya pagado) por este concepto y que
también difiere de lo informado por el contratista el 13 de agosto de 2014. Finalmente, por solicitud

Pag 64
de la Entidad, NEXSYS hace claridad sobre los valores, los cuales son acordes a lo contratado. No
obstante, la aclaración efectuada por la Entidad, durante la etapa de ejecución mediante oficio del
22 de agosto, presenta debilidades en la conformación de la totalidad de los documentos que deben
reposar en los expedientes contractuales.
Lección aprendida: El supervisor debe adelantar las gestiones necesarias para que el objeto del
contrato se desarrolle adecuadamente.
Además, debe mantener un adecuado control documental que le permita efectuar su labor de
supervisión.

Hallazgo 13:
En el aparte del formato de supervisión, correspondiente a “descripción detallada de actividades
desarrolladas e informe de trabajos realizados por el contratista dentro del periodo analizado”
únicamente se relacionan los funcionarios que no asistieron; sin embargo, llama la atención que no
obstante ser este documento requisito para el pago, no se detallan fechas ni los beneficiarios del
curso con los temas acordados en el contrato, ni se anexan las calificaciones, con el fin de establecer
el cumplimiento de las condiciones generales estipuladas en la ficha técnica, como son: Cada módulo
debe ser aprobado con una nota superior o igual a 3.5 y determinar el porcentaje de alumnos que se
les reconoció la capacitación como Diplomado y cuantos únicamente se certificaron de acuerdo a la
nota. Lo anterior genera riesgo de efectuar los pagos sin el cumplido de lo pactado en el contrato.
Lección aprendida: Los informes de supervisión deben incluir información puntual detallada que
permita medir el cumplimiento del objeto del contrato, incluyendo la descripción detallada de las
actividades desarrolladas y el informe de trabajos realizados por el contratista dentro del periodo
analizado.

Hallazgo 14:
Realizado el análisis a un contrato interadministrativo desde el punto de vista de las tres fases
contractuales, se observó que en la carpeta correspondiente solo reposan dos (2) actas de entrega
donde se muestra el siguiente comportamiento del porcentaje de ejecución: mantenimiento del
servicio del Avión PDM EQUIPO C-130 H xxx: con porcentajes del 35% en el mes de Mayo de 2013 y
43% mes de Julio de 2013. El hecho de no reposar las demás actas refrendadas por el Supervisor del
contrato impidió verificar aspectos generales del contrato como avance financiero, porcentaje de
pagos realizados, avance físico, tabla resumen del anexo técnico, trabajos ejecutados y en ejecución
de acuerdo al cronograma de actividades, trabajos relevantes, archivo fotográfico, trabajos
pendientes, pedidos pendientes, y consideraciones. Presentándose posible incumplimiento de lo
estipulado en la “CLAUSULA DECIMA SEPTIMA. - SUPERVISION TECNICA, ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DEL CONTRATO”. De igual forma, no se evidenció en la carpeta del contrato su Acta de
inicio ni el folio No. 1. Así mismo, la carpeta presenta errores en su foliación por lo siguiente: del folio
182 pasó al folio 183 y no se folió el acto administrativo Resolución No. 004 del 2 de septiembre de
2013, por la cual se modifica parcialmente la Resolución 003 del 21 de mayo de 2012, por medio de la
cual se nombra un nuevo Supervisor del Contrato.
Lección aprendida: Debe garantizarse la supervisión del contrato durante toda la ejecución del
mismo.
El supervisor debe asegurarse de contar con todos los documentos que soporten tanto la ejecución
del contrato como la supervisión efectuada a dicha ejecución.

Pag 65
 Hallazgo 15:
No se evidenció el ingreso a inventarios SAP del tanque MOVIL en acero inoxidable de capacidad 400
galones para combustible AVGAS y demás especificaciones técnicas requeridas para su
almacenamiento y transporte, en incumplimiento de lo pactado en la cláusula octava del contrato
“obligaciones particulares del contratista”, situación que afecta el interés público, debido a que no
recibió los bienes accesorios a la obligación principal estipulados en el contrato interadministrativo,
Y sí en cambio el supervisor del contrato emitió el recibo a satisfacción de bienes y servicios.
Adicionalmente hay dudas con respecto al lugar o dependencia de asignación de este tanque, ya que
por medio de oficio se le asigna al XYXYXYXY ubicado en Melgar Tolima, el cual a la fecha no ha sido
entregado.
Lección aprendida: El supervisor debe verificar el cumplimiento de las especificaciones del contrato
en términos de cantidad y calidad.
Por ningún motivo el supervisor puede emitir recibo a satisfacción de bienes y/o servicios sin que se
cumplan todas las especificaciones pactadas.
Es función del supervisor exigir la buena calidad y correcto funcionamiento de los bienes y servicios
contratados y abstenerse de dar el respectivo cumplido a satisfacción si éstos no corresponden a las
calidades, cantidades y especificaciones técnicas exigidas. En el caso de recibo de bienes se debe
realizar en coordinación con el almacenista, el cual verifica y recibe los bienes que entrega el
proveedor, los cuales deben ajustarse a lo estipulado en el contrato, para lo cual debe haber recibido
con anterioridad la copia del contrato, para conocer las especificaciones técnicas del bien.

Hallazgo 16:
De un contrato de suministro se evidenció que tanto las facturas presentadas por el contratista para
los respectivos pagos, como los documentos de ingreso a SAP son muy generales y no detallan los
equipos y elementos con sus accesorios de los equipos de abastecimiento y desabastecimiento
adquiridos, es así que en la factura solamente figuran como Vehículo Refueler 3000 Glns y vehículo
Defuelling de 1500 Glns internacional con parte número y en los ingresos a SAP como carro tanque
para combustible (1), situación que incide en la confiabilidad de los registros de inventarios al no
reflejar la descripción real, completa y con sus accesorios separados, así como el valor de cada
componente por separado.
Lección aprendida: Este hallazgo denota debilidades de control en cada una de las áreas y cargos
responsables de estos procesos y procedimientos, pues el hecho de relacionar de manera general los
bienes en los documentos mencionados, impide realizar una trazabilidad, seguimiento y valoración
o devaluación del bien, tal como lo indica entre otros procedimientos, la Cartilla del Sistema SIIF
Nación en el Ministerio de Defensa Nacional, en su acápite de registro de información por perfil:
Contratos: Registra la información básica de los contratos o actos legales a través de los cuales se
afectan las apropiaciones presupuestales. Para tal fin, se debe detallar la adquisición de bienes y
servicios a nivel del Código Único de Bienes y Servicios CUBS.

Hallazgo 17:
En el informe de supervisión del 5 de marzo de 2012, se presenta un 46% de porcentaje en tiempo,
con una ejecución del 0%, con un 49% de pagos realizados desde diciembre de 2011.
Verificado el informe de supervisión del 5 de febrero de 2012, se presentan debilidades en el mismo,
por cuanto se reportan los pagos sin detallar los bienes recibidos por la entidad y por qué valor, como

Pag 66
quiera en este documento se reporta el porcentaje de ejecución del contrato en relación a los bienes
o servicios recibidos por un 56%, sin ningún tipo de descripción.
Lección aprendida: Los informes de supervisión deben indicar clara y detalladamente el avance en
la ejecución del contrato, indicando los pagos efectuados (con su respectivo concepto), los cuales
deben ser coherentes con el nivel de ejecución.

Hallazgo 18:
Evaluados los informes que sirven de base para la liquidación de un contrato, cuyo objeto es el
servicio de alimentación diaria para el personal de soldados que prestan su servicio militar
obligatorio; se evidenció que el informe suscrito el 05 de diciembre de 2013, certifica el plazo y
cumplimiento de la ejecución presupuestal del contrato con avance financiero al 100%, sin tener en
cuenta el acta de liberación de recursos suscrita el 02 de diciembre de 2013; se evidenció que el
contrato inicial en la cláusula sexta numeral b, estima el suministro para 10 unidades y el informe
solo se establecen 9 unidades.
Lección aprendida: Este hallazgo indica que los informes de los contratos citados presentan
deficiencias y puede ocasionar riesgo de mal uso de los recursos públicos, teniendo en cuenta lo
establecido en el artículo 209 de la C.N. en concordancia con el 26 del Estatuto Contractual y
demuestra debilidades en el sistema de control interno.
El supervisor del contrato debe elaborar los informes de supervisión con total claridad y coherencia,
de acuerdo con los términos del contrato.

Etapa postcontractual – Supervisor

Hallazgo 1:
De la muestra seleccionada de los contratos de 2007 que debieron ser liquidados en la vigencia 2008,
se evidenció que no existen actas de liquidación en cinco (5) . En algunos casos han superado un (1)
año de vencimiento en la entrega de éstas Actas al Departamento de contratos.
Lección aprendida: El supervisor del contrato tiene la función de adelantar las gestiones necesarias
para la oportuna liquidación del contrato, teniendo en cuenta el procedimiento y los plazos definidos
en la Ley 80 de 1993, el Decreto 019 de 2012 y la Ley 1150 de 2007.

Planes de mejoramiento

Pag 67
Mejorar la gestión contractual en la entidad implica aplicar las lecciones aprendidas, con el propósito
de evitar reiteración de los hallazgos, reprocesos en los procedimientos contractuales, y situaciones
disciplinarias.
Para ello, es necesario diseñar e implementar planes de mejoramiento que respondan a las
necesidades identificadas.
Los planes de mejoramiento deben incluir, como mínimo:
Necesidad de mejoramiento: El primer aspecto para la construcción de un plan de
mejoramiento consiste en detectar una necesidad de mejoramiento, es decir, identificar
actividades que han presentado fallas o que conllevan riesgos potenciales y que requieren
mejorarse para prevenir fallas a futuro.
Los hallazgos que surgen como resultado de auditorías internas y autoevaluaciones
permiten evidenciar necesidades de mejoramiento.
Causa raíz: Una vez identificada la necesidad de mejoramiento, se debe aplicar una
metodología que permita comprender por qué se presentó el hallazgo.
Una técnica de análisis ampliamente utilizada para la resolución de problemas es la que se
conoce como “los cinco ¿por qué?”. Esta metodología consiste en realizar sucesivamente la
pregunta “¿por qué?” hasta obtener la causa raíz del hallazgo, de tal manera que sea posible
tomar las acciones necesarias para erradicarla y solucionar el problema.
El número cinco hace referencia a la cantidad mínima de preguntas a realizar para llegar a la
causa raíz. Sin embargo, es posible que algunos problemas requieran un número mayor de
“¿por qué?”.
Acción: La siguiente fase del plan consiste en definir las acciones que se deben aplicar para
solucionar el problema. Estas acciones pueden ser:
Correctivas: Están orientadas a eliminar las causas de un hallazgo detectado (después
de la materialización de un riesgo).
Preventivas: Tienen el objetivo de eliminar las causas de un hallazgo potencial (antes de
la materialización de un riesgo).
De mejora: Buscan aumentar la capacidad en el cumplimiento de los requisitos y
objetivos institucionales.
Indicador: Las acciones definidas deben tener asociado un indicador que permita evidenciar
el desarrollo de la actividad.
Meta: Para cada acción se debe plantear una meta, cuyo cumplimiento será evaluado
empleando el indicador establecido.
Medios de verificación: Se debe especificar cuáles serán las fuentes de información en las
que es posible verificar los resultados obtenidos para cada indicador.

Pag 68