Resumen temario.

1. Prueba básica.
2. Prueba comportamental

Eje temático prueba basica

Atención al ciudadano
 Atención y servicio al ciudadano
 Medición de satisfacción de atención al usuario
 Política nacional de servicio al ciudadano
 Transparencia en información al ciudadano
 Usuarios con atención prioritaria; preferencial
Correspondencia.
 Clasificación documental
 Manejo de correspondencia y sistemas de radicación
Redacción de documentos
 Aplicación de normas gramaticales
 Aplicación de normas ortográficas
 Características y manejo del lenguaje
 Comprensión de lectura
 Elaboración de documentos; técnicas de generación de informes.
Sistema elemental de gestión documental y archivo.
 Aplicación de conocimientos y generalidades de la
 normalización de archivos y expedientes
 Inventario y transferencias documentales
 Principios generales de la aplicación de las tablas de
 valoración y retención documental.

Constitución política de Colombia

Titulo 1. (Principios fundamentales).
Artículo 1o. Colombia es un Estado social de derecho, organizado en forma de
República unitaria, descentralizada, con autonomía de sus entidades territoriales,
democrática, participativa y pluralista, fundada en el respeto de la dignidad
humana, en el trabajo y la solidaridad de las personas que la integran y en la
prevalencia del interés general. 
Artículo 2o. Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la
prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y
deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las
decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y
cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad
territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo. Las
autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas
residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y
libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y
de los particulares. 
Artículo 3o. La soberanía reside exclusivamente en el pueblo, del cual emana el
poder público. El pueblo la ejerce en forma directa o por medio de sus
representantes, en los términos que la Constitución establece. 
Artículo 4o. La Constitución es norma de normas. En todo caso de
incompatibilidad entre la Constitución y la ley u otra norma jurídica, se aplicarán
las disposiciones constitucionales. Es deber de los nacionales y de los extranjeros
en Colombia acatar la Constitución y las leyes, y respetar y obedecer a las
autoridades. 
Artículo 5o. El Estado reconoce, sin discriminación alguna, la primacía de los
derechos inalienables de la persona y ampara a la familia como institución básica
de la sociedad. 
Artículo 6o. Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por
infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma
causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones
Artículo 7o. El Estado reconoce y protege la diversidad étnica y cultural de la
Nación colombiana. 
Artículo 8o. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas
culturales y naturales de la Nación. 
Artículo 9o. Las relaciones exteriores del Estado se fundamentan en la soberanía
nacional, en el respeto a la autodeterminación de los pueblos y en el
reconocimiento de los principios del derecho internacional aceptados por
Colombia. De igual manera, la política exterior de Colombia se orientará hacia la
integración latinoamericana y del Caribe.
Artículo 10. El castellano es el idioma oficial de Colombia. Las lenguas y dialectos
de los grupos étnicos son también oficiales en sus territorios. La enseñanza que
se imparta en las comunidades con tradiciones lingüísticas propias será bilingüe. 
Titulo 2. (De los derechos, las garantías y los deberes)
Quien estuviere privado de su libertad, y creyere estarlo ilegalmente, tiene derecho
a invocar ante cualquier autoridad judicial, en todo tiempo, por sí o por interpuesta
persona, el Habeas Corpus, el cual debe resolverse en el término de treinta y seis
horas. 
Art. 14: toda persona tiene derecho a su personalidad jurídica
Art. 30: Quien estuviere privado de su libertad, y creyere estarlo ilegalmente, tiene
derecho a invocar ante cualquier autoridad judicial, en todo tiempo, por sí o por
interpuesta persona, el Habeas Corpus, el cual debe resolverse en el término de
treinta y seis horas.
Artículo 39. Los trabajadores y empleadores tienen derecho a constituir sindicatos
o asociaciones, sin intervención del Estado. Su reconocimiento jurídico se
producirá con la simple inscripción del acta de constitución. La estructura interna y
el funcionamiento de los sindicatos y organizaciones sociales y gremiales se
sujetarán al orden legal y a los principios democráticos. La cancelación o la
suspensión de la personería jurídica sólo procede por vía judicial. Se reconoce a
los representantes sindicales el fuero y las demás garantías necesarias para el
cumplimiento de su gestión. No gozan del derecho de asociación sindical los
miembros de la Fuerza Pública.
Artículo 41. En todas las instituciones de educación, oficiales o privadas, serán
obligatorios el estudio de la Constitución y la Instrucción Cívica. Así mismo se
fomentarán prácticas democráticas para el aprendizaje de los principios y valores
de la participación ciudadana. El Estado divulgará la Constitución.

Titulo 3. (
Atención al ciudadano.
Atención y servicio al ciudadano.
Elementos comunes en todos los canales de servicio.
 atributos del buen servicio: respetuoso, amable, confiable, empático,
incluyente, oportuno, efectivo.
 actitud: anticipar y satisfacer las necesidades del ciudadano, escucharlo y
evitar interrumpirlo mientras habla, ir siempre un paso más allá, de lo
esperado en la atención, comprometerse únicamente con lo que pueda
cumplir, ser creativo para dar al ciudadano una experiencia de buen
servicio.
 lenguaje: El lenguaje para hablar con los ciudadanos debe ser respetuoso,
claro y sencillo; frases corteses como: “con mucho gusto, ¿en qué le puedo
ayudar?” siempre son bien recibidas. Evitar el uso de jergas, tecnicismos y
abreviaturas. En caso de tener que utilizar una sigla siempre debe aclararse
su significado. Llamar al ciudadano por el nombre que él utiliza, no importa
si es distinto al que figura en la cédula de ciudadanía o al que aparece en la
base de datos de la entidad. Evitar tutear al ciudadano al igual que utilizar
términos inapropiados. Para dirigirse al ciudadano encabezar la frase con
“Señor” o “Señora” Evitar respuestas cortantes del tipo “Sí”, “No”, ya que se
pueden interpretar como frías y de afán.
 respuesta negativa a solicitudes: Explicar con claridad y sin tecnicismos los
motivos por los que no se puede acceder a la solicitud. Dar alternativas
que, aunque no sean exactamente lo que el ciudadano quiere, ayuden a
solucionar aceptablemente la petición y le muestren que él es importante y
que la intención es prestarle un servicio de calidad a pesar de las
limitaciones. Asegurarse de que el ciudadano entendió la respuesta, los
motivos que la sustentan y los pasos por seguir, si los hay.
 atención a personas alteradas: Dejar que el ciudadano se desahogue,
escucharlo atentamente, no interrumpirlo ni entablar una discusión con él.
Evitar calificar su estado de ánimo, y no pedirle que se calme. No tomar la
situación como algo personal: la ciudadanía se queja de un servicio, no de
la persona. Si el mismo problema ocurre con otro ciudadano, informar al
jefe inmediato para dar una solución de fondo. No perder el control; si el
servidor conserva la calma es probable que el ciudadano también se calme.
Cuidar el tono de la voz: muchas veces no cuenta tanto qué se dice, sino
cómo se dice. Usar frases como “lo comprendo”, “qué pena”, “claro que sí”,
que demuestran consciencia de la causa y el malestar del ciudadano. Dar
alternativas de solución, si es que las hay, y comprometerse sólo con lo que
se pueda cumplir.
 atención a reclamos: Escuchar con atención y sin interrumpir al ciudadano.
Formular todas las preguntas que sean necesarias para tener una
 comprensión exacta del problema y de lo que el usuario está solicitando.
Explicar en primera instancia lo que puede hacer y luego dejar claro, de
manera tranquila, aquello que no puede hacer. Poner de inmediato en
ejecución la solución ofrecida. Tener en cuenta los tiempos establecidos
para responder, especialmente, en caso de que el usuario haya interpuesto
un derecho de petición. Si es posible, contactar posteriormente al usuario
para saber si quedó satisfecho con la solución. Radicar de manera
inmediata la queja o reclamo en el evento de que la misma sea presentada
en forma escrita.

Medición de satisfacción de atención al usuario.

¿Qué tener en cuenta para la implementación?
La entidad u organismo distrital debe evaluar la satisfacción de sus usuarios (entre
ellos ciudadanos y ciudadanas) y partes interesadas (aplican los numerales 6.5 y
6.6), a través de:
 Los buzones de quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones.
 La habilitación en las páginas web de la institución de sitios para identificar
la satisfacción de los usuarios frente a la prestación de los bienes y
servicios.
 La aplicación de encuestas de percepción o satisfacción a través de
diferentes técnicas.
 Realización permanente de grupos focales (cuando sea aplicable). Sin
embargo, se podrá utilizar otro mecanismo de medición de la satisfacción,
siempre y cuando se ajuste a sus necesidades.

Política nacional de servicio al ciudadano

Origen
El Programa Nacional de Servicio al Ciudadano fue una de las reformas
transversales creadas por el Programa de Renovación de la Administración
Pública – PRAP -, y la Directiva Presidencial 10 de 2002 le atribuyó al
Departamento Nacional de Planeación la responsabilidad de coordinar, y orientar
dicho Programa.
El CONPES 3649 de 2010 "Política Nacional de Servicio al Ciudadano" y el
CONPES 3785 de 2013 "Política Nacional de Eficiencia Administrativa al Servicio
del Ciudadano", señalan que desde el año 2007 se inició el diseño y puesta en
marcha del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano PNSC en el
Departamento Nacional de Planeación.
El CONPES 3785 de 2013, menciona: "(…) Es preciso que el lineamiento de
política tenga en cuenta la redefinición del rol del PNSC como coordinador y
articulador de esfuerzos interinstitucionales en materia de servicio al ciudadano."

Consta de una ventanilla hacia adentro: (arreglos institucionales, procesos

internos y trámites y, talento humano) y otra ventanilla hacia afuera (cobertura
territorial y de canales; cumplimiento de expectativas y calidad y, certidumbre de
tiempo, modo y lugar). Este es el Modelo que cada entidad pública debería
adoptar para mejorar el servicio al ciudadano.
Nuestros principales aliados son: DAFP, MinTIC y la Secretaría de Transparencia
de la Presidencia de la República
Transparencia en información al ciudadano.

La política de Transparencia y Acceso a la Información Pública en el marco del

MIPG La información es uno de los activos más importantes que tienen las
entidades públicas, ya que permite tomar decisiones basadas en datos y
evidencias ajustadas a los contextos, además facilita que las operaciones,
actividades, planes, programas y proyectos se ejecuten eficaz y efectivamente a
partir de fuentes de información que soporten las mismas. Una de las
características de la información que generan o administran las entidades
públicas, es que es pública por naturaleza, es decir que cualquier persona sin
distinción de raza, género, sexo, nacionalidad, edad u orientación política, religiosa
o sexual puede acceder a ella, salvo que sobre esta pese alguna de las
restricciones legales establecidas en la Ley 1712 de 2014 y reglamentadas en la
Constitución Política y en distintas normas legales.
Bajo este principio de publicidad; ciudadanos, usuarios e interesados en la
información pública pueden conocer la estructura, gestión y planeación de las
entidades; acceder más eficientemente a trámites y servicios; facilitar el ejercicio
de control social y participar, colaborar y co-crear en la gestión pública. En este
orden de ideas el MIPG reconoce en la “Información y Comunicación” una de las
dimensiones más relevantes en la planeación y gestión de las entidades; en tanto
permite no sólo la articulación interna en todo el ciclo de la gestión, encaminada a
decisiones más informadas; sino que además garantiza el pleno ejercicio del
derecho fundamental de acceso a la información pública.
Ley 1712 de 2014.
Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.
En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un
criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes
principios:
Principio de transparencia. Principio conforme al cual toda la información en
poder de los sujetos obligados definidos en esta ley se presume pública, en
consecuencia de lo cual dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar
el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los
medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello
que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento
de los requisitos establecidos en esta ley.
Principio de buena fe. En virtud del cual todo sujeto obligado, al cumplir con las
obligaciones derivadas del derecho de acceso a la información pública, lo hará con
motivación honesta, leal y desprovista de cualquier intención dolosa o culposa.
Principio de facilitación. En virtud de este principio los sujetos obligados deberán
facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, excluyendo
exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo.
Principio de no discriminación. De acuerdo al cual los sujetos obligados
deberán entregar información a todas las personas que lo soliciten, en igualdad de
condiciones, sin hacer distinciones arbitrarias y sin exigir expresión de causa o
motivación para la solicitud.
Principio de gratuidad. Según este principio el acceso a la información pública es
gratuito y no se podrán cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la
información.
Principio de celeridad. Con este principio se busca la agilidad en el trámite y la
gestión administrativa. Comporta la indispensable agilidad en el cumplimiento de
las tareas a cargo de entidades y servidores públicos.
Principio de eficacia. El principio impone el logro de resultados mínimos en
relación con las responsabilidades confiadas a los organismos estatales, con
miras a la efectividad de los derechos colectivos e individuales.
Principio de la calidad de la información. Toda la información de interés público
que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser
oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en
formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta
los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad.

Principio de la divulgación proactiva de la información. El derecho de acceso

a la información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las
peticiones de la sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de
promover y generar una cultura de transparencia, lo que lleva la obligación de
publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de
interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y
comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos
físicos y financieros.
Principio de responsabilidad en el uso de la información. En virtud de este,
cualquier persona que haga uso de la información que proporcionen los sujetos
obligados, lo hará atendiendo a la misma.
Usuarios con atención prioritaria; preferencial.

Atención preferencial
Es aquella que se da prioritariamente a ciudadanos en situaciones particulares,
como adultos mayores, mujeres embarazadas, niños, niñas y adolescentes,
población en situación de vulnerabilidad, grupos étnicos minoritarios, personas en
condición de discapacidad y personas de talla baja, se debe proceder de la
siguiente manera:
Para los adultos mayores o mujeres embarazadas, una vez entran a la sala de
espera, el servidor público del Grupo de Atención al Ciudadano Institucional, debe
dar prelación en su atención y serán atendidos sin que estos tengan que esperar.
La atención a niños, niñas y adolescentes, tienen prelación sobre los demás
usuarios, hay que escucharlos atentamente y otorgar tratamiento reservado a la
solicitud. En ningún momento se deberá manifestar incredulidad sobre lo que diga,
ni llamarlo chiquito, mijito, entre otros. Se les debe hablar claro y en un lenguaje
acorde con su edad.
La atención a personas en situación de vulnerabilidad (víctimas de la
violencia, a los desplazados y a las personas en situación de pobreza extrema).
Debe incorporarse actitudes que reconozcan su derecho a la atención y asistencia
humanitaria, escucharlos atentamente y orientar sin mostrar prevención hacia el
interlocutor, para evitar mayores traumatismos y dignificar a una persona que ha
sufrido situaciones extremas.
Para la atención a grupos étnicos minoritarios (indígenas, comunidades
afrocolombianas, palenqueras o raizales y pueblos gitanos) Se debe identificar si
la persona puede comunicarse en español, o si necesita intérprete.
En este último caso, si no tiene un acompañante que hable español, debe
pedírsele a la persona que explique con señas la solicitud o entregue los
documentos, con el objeto de revisarlos y comprender cuál es la solicitud o trámite
que requiere.
En el evento de no ser posible la comunicación, se le indicará que deje por
escrito la solicitud o se procederá a gravar su petición, para solicitar el apoyo
técnico del Ministerio de Cultura para que sirva de enlace en la búsqueda y
designación de un intérprete para atender el requerimiento.
Para atención de personas de talla baja, se debe buscar la forma de que su
interlocutor quede ubicado a una altura adecuada para hablar y tratar al ciudadano
según su edad cronológica; es común tratar a las personas de talla baja como
niños, lo cual no es correcto.
Las personas en condición de discapacidad recibirán una atención especial en
cuanto al turno de llegada, y se deben tener en cuenta las siguientes reglas
generales:
Conocer las diferentes condiciones de discapacidad.
No tratar a las personas adultas con discapacidad como si fueran niños. Hay que
evitar hablarles en tono aniñado, consentirles la cabeza o comportamientos
similares.
Mirar al ciudadano con naturalidad y no hacer ni decir nada que le incomode como
risas burlonas, miradas de doble sentido o comentarios imprudentes.
Antes de llevar a cabo cualquier acción de ayuda pregunte: “¿Desea recibir
ayuda? ¿Cómo desea que le colabore?”.
Cuando la persona lleve un acompañante, debe ser la persona con discapacidad
la que indique si ella realizará la gestión directamente o prefiere que lo haga su
acompañante.
No hace falta adivinar lo que la persona necesita; es mejor darle tiempo suficiente
para que se exprese y plantee sus requerimientos, y esperar a que la persona
termine su exposición, aunque pueda preverse el final de una frase.
Verificar siempre que la información dada ha sido comprendida; solicitar
retroalimentación y, de ser necesario, repetir la información en un lenguaje claro y
sencillo, teniendo en cuenta lo dispuesto en la guía de lenguaje claro para
servidores públicos de Colombia y lo señalado en el documento denominado «10
pasos para comunicarse en lenguaje claro:», elaborados por el Departamento
Nacional de Planeación DNP, los cuales se pueden consultar en los siguientes
enlaces:
o Guía de lenguaje claro para servidores públicos de Colombia
https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Programa%20Nacional%20del%20Servicio
%20al%20Ciudadano/GUIA%20DEL%20LENGUAJE%20CLARO.pdf
o 10 pasos para comunicarse en lenguaje claro
https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Programa%20Nacional%20del%20Servicio
%20al%20Ciudadano/10%20PASOS.pdf
Durante la atención a personas ciegas o con alguna discapacidad visual no
se le halará de la ropa o el brazo y se le mantendrá informado sobre las
actividades que se están realizando durante la solicitud. Se orientará con claridad
usando expresiones como: “Al frente suyo está el formato o a su derecha está el
bolígrafo. Pueden usarse con tranquilidad las palabras ver, mirar, observar, etc. Si
la persona tiene perro guía, no deben separarlos, ni distraerse o consentir al
animal. Si la persona pide ayuda para movilizarse de un punto a otro, posar la
mano de ella sobre el hombro o brazo propios.
Cuando se entreguen documentos, decirle con claridad cuáles son, si por algún
motivo el servidor público debe retirarse de su puesto, debe informar a la persona
con discapacidad visual antes de dejarla sola.
NOTA: Al momento de hacer contacto con las personas ciegas o con alguna
discapacidades visual, el servidor del Grupo de Servicio al Ciudadano, debe
conectarse desde el computador al ‘Software lector de pantalla Jaws’, con el
objeto de que la persona ciega escuche la información contenida en la pantalla y
pueda efectuar si lo desea, su requerimiento en forma verbal o escrita.
De igual forma el Grupo de Servicio al Ciudadano Institucional cuenta con el
‘Software de magnificación Magic’ que permite a las personas con baja visión
trabajar en el computador su requerimiento escrito. A través de esta herramienta
se aumenta el tamaño de las letras en pantalla y permite variar el color y
contraste, beneficiando a personas con baja visión o que estén empezando a
experimentar problemas visuales por cuestiones de edad.
 Cuando la atención sea a personas con discapacidad auditiva, sordas o
hipoacusias, se debe hablar de frente a la persona, articulando las palabras (sin
exagerar) en forma clara y pausada, evitar cubrirse la boca o voltear la cara, no
gesticular exageradamente, cuidar el lenguaje corporal, no aparentar haber
entendido, pedirle si es el caso que lo repita o lo escriba.
NOTA: Al momento de hacer contacto con personas con discapacidades auditiva,
el servidor del Grupo de Servicio al Ciudadano, debe conectarse con el Centro de
Relevo, a fin de tener una comunicación bidireccional entre la persona sorda y el
asesor.
Esta comunicación se desarrolla a través de una plataforma tecnológica que
cuenta con intérpretes de Lengua de Señas Colombiana –LSC en línea, que
permite interactuar y atender en debida forma el requerimiento.
Para acceder el Centro de Relevo se debe tener en cuenta el procedimiento que
se encuentra descrito en el siguiente link:
\\Yaksa\12004gsci\2017\DOCUMENTO_APOYO\CENTRO_RELEVO
Versión 7 Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia.
Fecha: 2019- 02- 28 La versión vigente reposa en el Sistema Integrado de Gestión
(Intranet). 13
 Para atención a personas con sordo ceguera es preciso informar que se está
presente tocando suavemente en el hombro o el brazo al usuario, tratar de
ponerse en su campo de visión, vocalizar correctamente y atender las indicaciones
del acompañante sobre el método de comunicación que prefiere.
 La atención a personas con discapacidad física o motora no deben implicar
tocar ni cambiar de lugar sus instrumentos de ayuda (caminador, muletas, bastón),
y si se encuentra en silla de ruedas se debe ubicar a una distancia mínima de un
metro
 A las personas con discapacidad cognitiva se le debe brindar información visual,
con mensajes concretos y cortos y ser paciente tanto al hablar como al escuchar
(dado la dificultad para entender conceptos y suministrar información).
 Durante la atención a personas con discapacidad mental se deben hacer
preguntas cortas, en lenguaje claro y sencillo, para identificar la necesidad de la
persona, evitando críticas o entrar en discusiones que puedan generar irritabilidad
o malestar en el interlocutor, confirmando que la información dada ha sido
comprendida y teniendo en cuenta las opiniones y sentimientos expresados por la
persona.
Atención a personas con discapacidad múltiple. Se considera discapacidad
múltiple al conjunto de dos o más deficiencias asociadas, de orden física,
sensorial, mental, emocional o de comportamiento social. Para atender a una
persona en con discapacidad múltiple, es necesario que se remita en los
protocolos a cada una de las capacidades y aplique todos los protocolos
asociados.
Para prestar un servicio y atención incluyente en forma adecuada a las personas
con discapacidad, las entidades del Estado deben garantizar el acceso a los
trámites y servicios de la administración pública, en condiciones de igualdad, para
lo cual se ha diseñado en forma mancomunada entre entidades públicas y
privadas una guía.
El referido documento fue elaborado entre el Departamento Nacional de
Planeación (DNP) en asocio con el Departamento Administrativo de la Función
Pública, la Fundación Saldarriaga Concha y Arquitectura e Interiores, denominada:
«Guía para Entidades Públicas: Servicio y Atención Incluyente», que podrá ser
consultada a través del siguiente enlace:
https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Programa%20Nacional%20del%20Servicio
%20al%20Ciudadano/Guia%20Servicio%20y%20Atenci%C3%B3n
%20Incluyente.pdf
Correspondencia.

Correspondencia: Flujo de información (documentos) que ingresan y salen de la

organización, mediante los cuales el cliente interno o los clientes externos
(ciudadanos) registran, solicitan, entregan y administran información.
Clasificar la correspondencia: Seleccionar por tipo de correspondencia
(documentos): administrativa y registrar (la que afecta el dominio de la propiedad)
para dar una respuesta efectiva de acuerdo con su contenido. Teniendo en cuenta
la importancia de los dos tipos de correspondencia.
Clasificación documental: Es la labor intelectual mediante el cual se identifican y
establecen las agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgánica
funcional de la entidad. Clasificar implica, identificar la procedencia de los
documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones
desarrolladas por una institución lo largo de su gestión.
Clasificar identificar procedencia, estructura y funciones.
La clasificación es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la
entidad que lo produce o lo produjo, una vez identificadas las categorías
administrativas (dependencias) y archivísticas (series, Subseries, unidades y tipos
documentales) en las cuales se refleja la institución productora de los documentos.
La clasificación documental se fundamenta en:
 La aplicación de los principios de procedencia y de orden original para
identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del
fondo
 La identificación de las funciones asignadas a las dependencias
 Los asuntos que tramita cada división administrativa

Aplicación de Instrumentos Archivísticos. Los organismos que realizan actividades

de Inteligencia y Contrainteligencia, aplicarán el artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080
de 2015 “Instrumentos archivísticos para la gestión documental”:
a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
b) La Tabla de Retención Documental (TRD).
c) El Programa de Gestión Documental (PGD).
d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).
e) El Inventario Documental.
f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL – CCD

Es un instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas las series y

susbseries documentales con su correspondiente codificación, conformado a lo
largo de historia institucional del Archivo General de la Nación. Este instrumento
permite la clasificación y descripción archivística en la conformación de las
agrupaciones documentales.
Agrupaciones documentales.
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el
ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el
organigrama, originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las
subseries documentales.

Sistema elemental de gestión documental y archivo.

Inventario y transferencias documentales: Transferencia documental: proceso

técnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega a los archivos centrales
(transferencia primaria) o a los archivos históricos (transferencia secundaria), los
documentos que de conformidad con las tablas de retención documental y
valoración, han cumplido su tiempo de retención en la etapa de archivo de gestión
o de archivo central respectivamente; implica un cambio en el responsable de la
tenencia y administración de los documentos de archivo que supone obligaciones
del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los
documentos transferidos.