ESPECIALIZACIÓN EN

GERENCIA DE PROYECTOS
MODALIDAD VIRTUAL
CURSO DE PRINCIPIOS GERENCIALES
OPEN CLASS – SEMANA 6
 El proceso administrativo

Planear

Controlar Organizar

Dirigir
 Importancia del Proceso Administrativo

• Una organización como ente social implica una estructura que debe armonizar sus
Importancia
elementos fundamentales: las personas, las tareas y la administración.
del Proceso
Administrativo
• Por consiguiente, el proceso administrativo busca armonizar sus fases de planeación,
organización, dirección y control con procesos asertivos de comunicación organizacional al
tiempo que gestiona los distintos tipos de recursos organizacionales.
 La Planeación
❖ Es un acto intencional de ejercer influencia formal y positiva sobre el curso, rumbo y porvenir de una organización
❖ Como Proceso permite a los responsables de la dirección de la empresa trazar el rumbo y diseñar la “carta de navegación”
de acuerdo con la misión y la visión de la organización.
❖ La Planeación debe ser coherente y atender a un conocimiento muy claro y riguroso del medio interno y externo de la
organización.
❖ Es un valioso instrumento estratégico que permite identificar oportunidades.
❖ Favorece la toma de decisiones.
❖ Está fundamentada en la capacidad interna de la organización.
❖ Favorece la sobrevivencia de cualquier proyecto u organización al identificar amenazas y oportunidades futuras.
❖ Permite estructurar todas las actividades de una organización, ya que unifica los esfuerzos en la misma dirección, es decir,
permite una base para la acción.
❖ Favorece la dirección y liderazgo que el conjunto de la organización marche hacia el mismo objetivo.
 Requisitos para una buena planeación

• Liderazgo directivo

• Solidez funcional y estructura organizacional.

• Análisis situacional interno y externo, lo que implica un diagnóstico adecuado para establecer la
capacidad institucional y las condiciones del entorno.

• Proyecto a largo plazo (cinco años)

• Tareas en función de objetivos y procesos.

 Objetivos de la Planeación Estratégica

• Confrontar, reafirmar o definir la visión, los principios, los objetivos de la organización; esto la
fortalece o la revitaliza.
• Definir estrategias, políticas programas y metas de acción claras y precisas ubicadas en el tiempo.
• Obtener un conocimiento claro y una conciencia institucional de las características actuales o las
futuras del entrono socio- económico y la identificación de oportunidades y amenazas que éste
ofrece.
• Afianzar las fortalezas y reducir las debilidades de la organización
• Estimular y motivar a los diferentes estamentos de la organización a comprometerse y a actuar en
torno al logro de los objetivos y las metas.
• Elaborar el “MAPA ESTRATÉGICO” de la organización.
 Características del proceso de planeación

❖ Permanente

❖ Participativo

❖ Originado en los niveles de dirección

❖ Metódico y Confiable

❖ Flexible y susceptible a la mejora y actualización

❖ Con visión global

❖ Con un mecanismo adecuado de seguimiento y control

 La Organización

➢ Sistema que permite la utilización equilibrada de los recursos. Consiste en establecer una

relación / equilibrio entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar / realizar.

➢ Determinar quién, cuándo y cómo se realizará cada tarea propuesta en la etapa de

planificación, ya sea mediante la conformación de grupos de trabajo o la asignación de tareas

individualizadas en función de sus habilidades y capacidades.


Principio de la división del trabajo
La estructura de la organización debe dividir y
agrupar las actividades de la empresa, de tal
manera que contribuya en formar efectiva y
eficientemente a los objetivos de la
Organización.
Principio de Control de Mando
Hay un límite en el número de subordinados que
puede tener un jefe, esto es esencial para el
orden y la eficiencia que exige la organización,
porque la relación operacional de cada individuo
con un solo jefe evita conflictos en las
instrucciones, ofrece sentido de responsabilidad
individual.
Principios organizacionales
Principio de Jerarquía
❖ Constituye la secuencia de autoridad y responsabilidad que va de
lo superior a los agentes inferiores
❖ Camino que siguen las comunicaciones, que tiene su origen en la
autoridad superior o que va dirigida a ésta y que pasan por todos
los niveles jerárquicos.
❖ El objetivo de la jerarquía es el ordenamiento de poderes, de
autoridad y responsabilidad.
❖ La jerarquía es una protección de los deberes y derechos de cada
persona dentro de una organización; toda vez que mientras más
clara sean las líneas de autoridad que van desde los niveles más
altos hasta los más bajos.
 Principios organizacionales
Principio de Excepción

Principio de Centralización y
❖ Establece que las decisiones que se deben tomar de manera
Descentralización
frecuente y rutinaria deben delegarse a los subordinados y
solamente aquellas decisiones importantes las asumen los
❖ Centralización:
superiores.
Concentración de funciones y autoridad.
❖ Releva a los jefes más aptos de las labores de rutina
❖ Descentralización:
disponiendo de mayor tiempo para los asuntos de mayor
Tendencia a dispersar funciones y
trascendencia.
autoridad.
❖ Lo anterior favorece notablemente la delegación, contribuyendo
así a la descentralización de la empresa.
 Desarrollo organizacional

Colaboración

Coordinación

Delegación

Asignación
 La Dirección

❖ Consiste en integrar la gerencia, la mercadotecnia, las finanzas, la

contabilidad, la producción, operaciones, investigación, desarrollo y

sistemas de información.

❖ Es la parte esencial y central de la administración, a la cual

se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos.

 Actividades de la función directiva

❖ Resolución y manejo de conflictos

❖ Gestión del talento humano
❖ Manejo del estrés
❖ Cambio
❖ Trabajo en equipo
❖ Comunicación
❖ Motivación
❖ Liderazgo
El Conflicto y la Dirección organizacional
 Clasificación del conflicto

Con relación a su etapa de desarrollo:

✓ Latentes
✓ Advertidos
✓ Experimentados.

Con base en los comprometidos:

Con base en sus causas o sobre los hechos:
❖ Interpersonales
➢ Sobre los objetivos
❖ Intergrupales
➢ Sobre los medios
➢ Sobre los valores
 El Control

Proceso sistemático de regular o medir las actividades o los resultados que produce la organización

para que coincidan con los objetivos estratégicos y las expectativas establecidas en el direccionamiento

estratégico.

etapa de la gestión administrativa que se refiere a la evaluación de procesos y del rendimiento

administrativo, así como de la identificación de desviaciones y posibles anomalías.

 Seguimiento

❖ Proceso que consiste en supervisar las actividades que se realizan en una organización para

garantizar que se realicen según lo planeado y corregir toda desviación del estándar de realización.

❖ Sistema de retroalimentación cuyo propósito es identificar las oportunidades de mejora que le

permitan a la organización el cumplimiento de los estándares de calidad con mejoras en la

eficiencia en el uso de los recursos y el logro de los resultados.

 Evaluación

Proceso dinámico, continuo y sistemático, enfocado a validar los cambios en los

resultados o los comportamientos de determinada variable o conjunto de variables, lo

que permite verificar el cumplimiento de las metas u objetivos propuestos.

 Objetivo del Control y Seguimiento

Preservar la existencia de

cualquier organización y

apoyar su desarrollo.
 El propósito del Control

❖ La disminución de posibilidades de errores e irregularidades.

❖ La obtención de información correcta, segura y oportuna.

❖ La verificación del cumplimiento de las políticas y objetivos.

❖ La protección de los bienes de una entidad.

❖ La satisfacción del cumplimiento de los requisitos de los clientes y de los StakeHolders.

El propósito del Control

 Tipos de Control
Control Anticipado o Preventivo:
Se realiza antes que los procesos o eventos se ejecuten. Tiene como propósito evitar que se presenten
problemas antes de que las actividades planeadas se ejecuten.
Control concurrente:
Se realiza durante el tiempo en que se está ejecutando una actividad, mediante supervisión directa o
registro en línea de resultados del proceso o evento.
Control posterior o de retroalimentación:
Se lleva a cabo sobre actividades o procesos ya realizados. Informa de la eficacia de la realización del
proceso, la calidad del producto o la eficiencia en el gasto de recursos. Genera registro de conformidad,
no conformidad u oportunidad de mejora.
El Control dentro del Proceso Administrativo
 Técnicas del Control
❖ Observación (Apreciar mediante el uso de los sentidos)
❖ Inspección (Ej.: Visita al sitio)
❖ Revisión analítica (examen crítico de una situación, proceso, resultado, o
información)
❖ Examen de exactitud (Ej.: Calibración de instrumentos)
❖ Comprobación (Examinar soportes)
❖ Conciliación (Cotejo de dos registros independientes pero relacionados)
❖ Validación de condiciones de calidad
❖ Cuadro de Mando Integral – Balance Score Card (Indicadores)
 Clasificación de Controles

De acuerdo con su naturaleza:

▪ Control de legalidad
De acuerdo con quien lo realiza: ▪ Control de convivencia
➢ Control externo
▪ Control de gestión
➢ Control interno
▪ Control de resultado

De acuerdo con su magnitud: De acuerdo con el momento en que se realiza:

✓ Control total ❖ Control previo

✓ Control selectivo ❖ Control posterior

❖ Control en tiempo real
 Medición
La medición de las operaciones constituye un sistema de control
sobre la gestión interna de las empresas. Sirve para analizar el
estado y la evolución del trabajo que se realiza con el fin de facilitar
la toma de decisiones de cara a establecer mejoras y cambios sobre
el mismo.
La medición no es sólo recoger datos sino insertarlos
adecuadamente en el proceso de toma de decisiones y en el
mejoramiento de la empresa. La gerencia debe contar con
teorías que den herramientas para recopilar los datos y para
ayudar a interpretarlos.
 Definición de Indicador

Es una relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que

Definición de
permite observar la situación y las tendencias de cambio generadas en
Indicador
el objeto o fenómeno observado, respecto a objetivos y metas previstos

e influencias esperadas.
 Indicadores

Proporcionan información relevante que permite realizar una evaluación permanente de las

actividades críticas del plan estratégico en contraste con los objetivos estratégicos.

Da cuenta de la efectividad de las acciones estratégicas y de las posibles condiciones cambiantes del

entorno.

Permiten conocer el comportamiento de los procesos organizacionales a través de las variables que

intervienen en dichos procesos y sobre los cuales se requiere garantizar un determinado

comportamiento.
 Pautas para el establecimiento de Indicadores
1. Conocimiento de la organización.
2. Información relacionada y complementaria.
3. Identificación de las necesidades de la organización.
4. Claridad en conceptos.
5. Atributos de la Información para Indicadores:
✓ Exactitud
✓ Frecuencia
✓ Origen
✓ Relevancia
✓ Integridad
✓ Oportunidad
 Algunas características de un buen indicador

1. Precisión: sus estándares de medición son estrictos con respecto al patrón de comparación.

2. Claridad: son entendidos por el lector.

3. Relevancia: reflejan información prioritaria o crítica de los procesos estratégicos.

4. Practicidad: son fáciles de medir en el momento en el que se requiere.

5. Integridad: refleja de manera integral el resultado de un proceso.

 Principios para el diseño de los indicadores

➢ Los Indicadores deben ser sencillos, objetivos y de fácil manejo.

➢ Se deben adecuar a las necesidades de la organización.

➢ Los indicadores deben estar ligados a la evaluación sistemática de los

resultados.
 Ficha Técnica de Indicadores

✓Nombre del Indicador ✓Valor de potencialidad

✓Procedimiento de cálculo ✓Meta
✓Unidad ✓Frecuencia de análisis
✓Fuente de información ✓Responsable del análisis
✓Frecuencia de la toma de datos ✓Otros …
✓Valor de actualidad
 Proceso de Evaluación Estratégica

P Planear

H Hacer

V Verificar

A Actuar
 Aplicación del Proceso de Evaluación de la Estrategia

Verificar Actuar
• Establecer las acciones de
• Comparar los resultados
mejora o correctivas
Planear de cada indicador con las
necesarias para encausar
• Definir el grupo de
Hacer metas establecidas en un
nuevamente al proceso
momento dado
• Realizar las mediciones estratégico comprometido en
indicadores que • Realizar el análisis de los resultados del indicador
medirán los previstas en los tiempos contexto para identificar
resultados de las establecidos • Asignar los recursos
las causas que producen
acciones estratégicas • Registrar los resultados necesarios para corregir el
los resultados obtenidos
• Elaborar las Fichas en los instrumentos cauce del proceso con miras a
y sus posibles
Técnicas de cada previstos para tal fin la obtención de los resultados
consecuencias en
Indicador con todas esperados
términos de
sus características materialización de • Ejecutar las acciones a que
riesgos de ineficiencia, haya lugar y reiniciar el ciclo de
ineficacia o inefectividad Evaluación PHVA.