HERRAMIENTA COLABORATIVA G SUITE

1. ¿Qué es GSUITE?
G suite o Google suite es un paquete de herramientas en la nube que le
permite a tu organización trabajar en equipo en tiempo real y de manera online
a través de servicios de comunicación, almacenamiento y colaboración.

Aunque podremos utilizar G Suite de forma individual, es en el trabajo en

equipo donde esta plataforma alcanza su máximo rendimiento. Por ejemplo, en
la posibilidad de editar un documento a la vez con varios usuarios, gestionar el
calendario de trabajo de nuestro equipo o realizar una videollamada con un
colaborador externo.

Las aplicaciones que componen a G Suite son: Gmail, Google Calendar,

Google Documentos, Google Hojas de Cálculos, Google Presentaciones,
Google Formularios, entre otras.

2. YouTube
Es una plataforma online perteneciente a Google para compartir videos,
publicaciones y listas de reproducción de canales, con opciones de
suscripción, compartir, comentarios, me gusta y no me gusta ‘personalizables’
en cada video.
Cuenta con la opción de monetización para los videos con anuncios y
promociones pagadas de distintos anunciantes que contraten a un creador de
contenido en la plataforma.
Es una red social para compartir gran variedad de contenido, tanto académico,
como investigativo, videoblogs, gameplays, música, inclusive cuenta con series
propias producidas por la compañía.
La plataforma creció a pasos agigantados a lo largo de los años, por lo que se
vio en la obligación de establecer en reiteradas ocasiones nuevas normas de la
comunidad y servicios, con el fin de garantizar una buena experiencia de los
usuarios que a diario interactúan con dicha red social, este 5 de enero de 2022
YouTube actualizará nuevamente sus ‘Términos de Servicio’.

Características de YouTube:
  Se trata de uno de los sitios más visitados del mundo, sólo le supera
Google. Siendo el segundo buscador más utilizado.
 Crearse una cuenta en YouTube es gratis. A partir de ahí se pueden
subir vídeos a través del menú que pueden estar disponibles al público
o privados, según el objetivo de estos.
 Permite subir un contenido de 15 minutos, aunque siempre se puede
ampliar si se opta por monetizar la cuenta el subir vídeos con mayor
duración.
 Se pueden compartir los vídeos accesibles para todo el público o tener
la opción de hacerlo de forma privada para pasar el enlace sólo a la
gente que uno desee para que pueda visionar ese contenido.
 La descarga de vídeos es sencilla, ya que a través de diversos
programas se puede incluir el enlace para ello y proceder a conseguir el
vídeo de forma sencilla. En este caso, una de las pegas de esta
plataforma es la seguridad ya que no es su punto fuerte.
 Se ha convertido en un excelente portal para hacer negocios, ya que a
raíz de este canal han salido a la palestra los famosos ‘YouTubers’ que
se encargan de crear canales temáticos y grabar vídeos para conseguir
seguidores y el patrocinio de las marcas.

Un poco más sobre YouTube

YouTube en la actualidad

Logo de YouTube

YouTube fue fundado el 14 de febrero del año 2005,

San Mateo, California de los Estados Unidos y fue un
23 de abril del mismo año que el usuario “jawed”
subió el primer video de título “Me at the zoo”. A la
fecha cuenta con más de211 millones de
visualizaciones, en ese entonces todavía nadie sabía
en el fenómeno mundial en el que se convertiría.

3. Meet
Google Meet es la aplicación de videoconferencias de Google, para navegadores
web y dispositivos móviles, enfocada al entorno laboral y que sustituye a Google
Hangouts, dentro de G-Suite, el pack de aplicaciones de Google para
profesionales. Su principal diferencia con Hangouts y con otras aplicaciones de la
propia compañía como Google Duo es que se trata una aplicación de pago, al
 contrario que otras aplicaciones como Houseparty, Zoom o la recientemente
lanzada Messenger Rooms de Facebook, que también permiten realizar
videollamadas gratuitas. Para acceder a Google Meet basta con acceder a la
página meet. Google.
En esta interfaz principal, también aparecerá una lista con las reuniones que el
usuario tenga programadas a través de Google Calendar. También será posible
programarla gracias a la integración con Google Calendar y enviar un aviso a
todos los participantes.

Además, Google Meet tiene algunas características propias, como:

• Número ilimitado de reuniones, se pueden invitar hasta 100 participantes a
la reunión.
• Subtítulos automáticos durante las reuniones, Debido a los subtítulos
automáticos creados por la tecnología de reconocimiento de voz de Google,
no se pierda nada en la reunión de tiempo real.
• Compatible con todo tipo de dispositivos, Google Meet Works con cualquier
dispositivo.
• Pantalla de vista previa de la imagen y el sonido.
• Diseño ajustables y ajustes de la pantalla.
• Controles para los anfitriones de las reuniones.
• Comparte la pantalla con los participantes.
• Intercambia mensajes con los participantes.
• Integración con Google y las aplicaciones de Microsoft Office.

Una principal ventaja que brinda de Google Meet es su facilidad de acceso.

Mientras que en alternativas como Zoom tenemos que descargar el programa e
instalarlo, para luego iniciar la llamada, en Meet de Google es más rápido.

4. Drive
Es un producto totalmente nuevo que permitirá a los usuarios almacenar de forma
centralizada todos sus archivos de Google Docs y sincronizar estos archivos en
todos sus dispositivos. Con Drive, siempre tendrás una copia de tus datos en la
Web. No importa lo que pase con tus dispositivos, tus archivos están seguros. Se
mantiene la misma calidad empresarial de protección de datos y las mismas
ventajas en seguridad que ofrece Google Apps.
¿Cómo funciona google drive?
Debido a que drive es uno de los productos creados por google, es requisito disponer
de una casilla de correo electrónico de Gmail para acceder al servicio de
almacenamiento.
El servicio de google drive se caracteriza por:
● Ofrece una versión sin costo que dispone de hasta 15 GB de almacenamiento.
● Ofrece opciones con abono que disponen de mayor cantidad de
almacenamiento.
● ser compatible con diferentes sistemas operativos
● almacenar cualquier tipo de archivo.
● Mantener los archivos en modo privado.
● compartir documentos de trabajo para que otros usuarios puedan verlo o
editarlos en tiempo real.
● Un almacenamiento seguro para los archivos.

Tiene la opción de trabajar sin conexión a internet que resulta ser una gran ventaja.
Que nos sirve para los momentos donde no podamos acceder a internet, por ejemplo,
en un viaje de avión.

VENTAJAS

● Google Drive nos permite poder acceder a 15GB de almacenamiento gratuito

en la nube inicialmente, donde podremos ordenar nuestros documentos como
nos parezca, incluso podemos tener un acceso directo en nuestro móvil,
nuestra PC o Tablet a nuestra cuenta en Google Drive, lo que lo hace
simplemente como otra carpeta más dentro del ordenador o teléfono.

● Puedes cargar y descargar archivos e información en la red.

● Traductor incluido con 53 idiomas.
● Esta aplicación no está ligada a un ordenador específico; no es necesario
descargar ni instalar ninguna aplicación en una computadora en particular.
 ● Múltiples usuarios pueden editar los mismos archivos al mismo tiempo. Este
proceso se llama colaboración online y el software utilizado se denomina
software colaborativo.
● El servicio de Google Drive elimina la preocupación de modificar un archivo
irrevocablemente, dado que almacena también antiguas versiones de los
documentos.

DESVENTAJAS

● Las personas pueden ver las páginas que utilizaste.

● El usuario no es seguro si no crea una buena contraseña para protegerlo.
● Si el documento tiene varios editores o colaboradores pudiera ser eliminado
por uno de ellos.
● Es un poco complicado el entendimiento del programa porque tiene muchas
funciones y aparte de eso se encuentra en inglés.

5. Google Calendar
Es una agenda y calendario electrónico desarrollado por Google. Permite
sincronizarlo con los contactos de Gmail de manera que podamos invitarlos y
compartir eventos. Estuvo disponible desde el 13 de abril del 2006.

Es un calendario en línea gratuito y muy fácil de usar para uso personal o en el

trabajo, con lista de eventos y clases de la biblioteca, coordinar reuniones y eventos
con compañeros durante conferencias, o programar turnos de trabajo. Este programa
también alerta a los usuarios sobre los próximos eventos del calendario con una
semana de anticipación o solo 5min antes por correo electrónico, recordatorios
emergentes en el calendario y/o servicio de mensajes cortos (SMS) de texto en el
celular. Pueden agregar más calendarios a sus propios calendarios, calendarios
personales, calendarios de compañeros de trabajo y amigos, calendarios de días
festivos, etc.
Estos calendarios se pueden codificar por colores.

Algunas personas están renunciando al software de invitación en línea, como Evite, y

usan su Google Calendar para enviar invitaciones a eventos, ya que cualquier
persona que tenga una dirección de correo electrónico puede ver, responder e incluir
un comentario en sus respuestas.

Es para cualquier persona que necesite la comodidad de un calendario en línea que

puede ser compartido, accedido y modificado por un solo usuario, un grupo de
usuarios o el público.

CARACTERÍSTICAS
● COSTO: Es gratis, sin embargo, los mensajes de texto pueden adicionarse un
costo.
 ● REQUISITOS TÉCNICO BÁSICOS: necesitas una cuenta Google, pero si
tienes alguna otra función de Google, puedes iniciar sesión con esa cuenta.
● REQUISITOS TÉCNICOS DE LA COMPUTADORA: establezca la resolución
de la pantalla en 800 * 600 píxeles o más. Es totalmente compatible con la
mayoría de los navegadores.
● REQUISITOS TÉCNICOS DEL TELÉFONO CELULAR: el navegador del
teléfono debe tener habilitadas las cookies y ser compatible con XHML.

6. Google Sites
¿Qué es?
Aplicación línea gratuita ofrecida por la empresa estadounidense Google como
parte de la suite de productividad de Google Workspace
Es una herramienta para la creación de páginas web, esta nos permite crear
un sitio web de una forma tan sencilla como editar un sitio web.
El objetivo de Google Sites es que cualquier persona pueda crear un sitio web
permitiendo compartir información con un grupo reducido de personas, con
toda su organización o con todo el mundo. Resulta muy útil en la creación de
intranets, páginas de empleados, etc.

¿Para qué sirve?

Crea espacios para proyectos internos, sitios web de equipos, sitios web
públicos y mucho más, y todo sin la ayuda de diseñadores, programadores ni
especialistas en informática. Con Google Sites, crear sitios web es fácil, ya que
tan solo tienes que arrastrar el contenido donde compartirlo, como
proveedores.

Cuando creas un sitio web, se añade automáticamente a Drive, del mismo

modo que cualquier otro archivo almacenado en este servicio. Puedes editar
un sitio web de Google junto con otra persona en tiempo real, y ver los
cambios de cada uno mientras los hacéis. Una vez terminado, publica el sitio
web para que todo el mundo pueda verlo, o restringe el acceso y permite que
solo puedan acceder a él las personas con las que quieras Google Sites se
adaptan a la pantalla de tablets y smartphones para que se vean lo mejor
posible.

Características
• Los usuarios pueden administrar fácilmente la propiedad y los permisos de
los archivos.
• Tiene diferentes niveles de privacidad para mantener a los usuarios
seguros en el entorno.
 • El contenido integrado conserva los permisos originales para un control
fiable y preciso. Optimizado para su visualización en diferentes
dispositivos.
• Crea y edita contenido simplemente haciendo clic y arrastrando
elementos.
• La colaboración se simplifica ya que los documentos se pueden editar
simultáneamente en tiempo real.
VENTAJAS
• Mejora el trabajo colaborativo
Google Sites funciona como un espacio de
intercambio de ideas, donde la tecnología
permite la comunicación de manera inmediata.
• Manejo de la seguridad
El software ofrece a los administradores la
posibilidad de ocultar información que no
interesa que conozcan algunos usuarios.
• Agiliza los trámites
En cualquier organización resulta beneficioso
contar con una herramienta que facilita y
simplifica los trámites que requieren los empleados.
• Uso de aplicaciones
Google Sites permite a los usuarios conectarse con bases de datos y
aplicaciones como Meet, Hojas de cálculo, Google Cloud Print, etc,
• Capacidad de almacenamiento
Google Sites en el pasado ofrecía a sus usuarios un espacio de
almacenamiento de 100 MB, actualmente es ilimitado por cada sitio. Por otro
lado, la herramienta permite el manejo de archivos adjuntos que no excedan
los 50 MB de tamaño, la razón es que afecta el rendimiento de la página web.
• Espacio formativo
Una de las ventajas de esta aplicación web es que es muy útil para llevar
procesos de adiestramiento y capacitación.
• Manejo de comentarios
Google Sites permite que los usuarios que visitan a tu página web dejen sus
valoraciones sobre los contenidos que compartes. El programa facilita la
administración de los comentarios, es decir, puedes leerlo y decidir si
publicarlo o no.
• Perfiles de usuarios
La herramienta ofrece la opción de crear perfiles
para administradores, son usuarios que pueden
realizar cambios a la interfaz y contenido de la
página. Incluso, puedes dar acceso a
colaboradores para que actualicen las
publicaciones que ofreces en tu blog.
DESVENTAJAS
 • Diseñar y editar de forma limitada las plantillas de Google Sites.
• Obtener data limitada sobre las funciones de marketing (optimización de
un sitio web).
• Personalizar de manera limitada el dominio de un sitio web creado en
Google Sites.
• Agregar solo los complementos básicos en una página web (no puedes
monetizarla).

7. Google CHAT

¿Qué es?
Es un software de comunicación desarrollado por Google
creado para equipos que proporciona mensajes directos y
salas de chat de equipo, junto con una función de
mensajería grupal que permite compartir contenido de
Google Drive. Es una de las dos aplicaciones que
constituyen el reemplazo de Google Hangouts.

¿Para qué sirve?

Google Chat es una herramienta de comunicación inteligente y segura diseñada para
equipos. Ofrece una plataforma integrada que permite a los equipos comunicarse de
manera sencilla y eficiente por medio de mensajes directos, salas de chat para
equipos, etc. La versión actual solo está disponible para los clientes de Google
Workspace.

Tanto si quieres chatear con otra persona como si necesitas un espacio específico
para trabajar en grupo, con Google Chat podrás colaborar con tu equipo de forma
organizada. Comparte archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones y
debate sobre ellos en un mismo lugar. Añade Chat a tu
bandeja de entrada de Gmail y disfruta de todas las
funciones de Chat directamente en Gmail.

Características
• Integrado en GMail
• Accesible desde web y dispositivos Android e IOS
• Buscador de personas, salas y mensajes
• Posibilidad de enviar archivos adjuntos desde el
equipo o desde Google Drive
 • Posibilidad de iniciar una videollamada de Google Meet desde la propia
conversación
• Salas para grupos en las que se pueden mantener distintas conversaciones
• Previsualización de los enlaces web enviados y recibidos
• Servicio incluido en la plataforma GSuite for Education
• Google Chat se divide en dos secciones, chat y espacios. La sección de chat
contiene conversaciones directas con otras personas y conversaciones
grupales. Además de poder acceder a Google Chat desde su sitio web y
aplicación, también se puede acceder a Google Chat a través de su
integración con el sitio web y la aplicación de Gmail
Espacios
Los espacios, originalmente llamados salas, son una sala de chat grupal donde las
personas pueden chatear, compartir archivos y asignar tareas. Cada espacio tiene
tres pestañas, una pestaña de chat para chatear, una pestaña de archivos para
compartir archivos y una pestaña de tareas para crear y asignar tareas.
Los espacios están diseñados para la colaboración en proyectos a largo plazo. A
diferencia de los espacios, las conversaciones grupales solo admiten el chat y no
tienen ninguna función de tarea ni una pestaña de archivos separada para ver una
lista de archivos compartidos.

8. Gmail
Gmail inició como un proyecto de Paul Buchheit para Google en agosto de 2001.
Originalmente, esta plataforma de mensajería estaba disponible para uso
exclusivo de los empleados de Google internamente. Gmail solía llamarse
Google Groups. El primero de abril de 2004, se lanza Gmail con ese nombre.

Gmail sirve para enviar y recibir correos electrónicos a través de internet. Su

gestor de correo los almacena y ordena adecuadamente, de manera que
podemos tener todos los mensajes fácilmente localizables según su origen, por
ejemplo. Una de las utilidades estrella de Gmail es el poder establecer una
respuesta automática para un cierto periodo de tiempo.

Es una herramienta de correo electrónico empresarial mucho más segura y la

última versión de Gmail simplificada ayuda en la tarea de mantenerse al corriente
del trabajo más importante. Además de disfrutar de un correo electrónico seguro
y sin anuncios, puede chatear, realizar llamadas de voz o videollamadas, y tener
el control de los proyectos con tareas y archivos compartidos, todo directamente
en Gmail.

Gmail nos ofrece estas ventajas:

● Mandar mensajes de una pestaña a otra.
● Enviar respuestas predeterminadas.
● Trabajar sin conexión.
 ● Alto a la bandeja de entrada para trabajar sin distracciones.
● Mejora la seguridad de su correo.
● Enviar fotos sin problema.
● Usa las etiquetas correctas.

9. VAULT
¿Qué es?
Google Vault es una herramienta diseñada para mejorar la seguridad de los datos
de su empresa. Lo hace al permitirle controlar la información almacenada en Google
Workspace: las empresas pueden almacenar, bloquear, buscar y exportar los datos
de sus usuarios. Todo se basa en eDiscovery Google Vault: el descubrimiento
electrónico avanzado de Google. Como tal, es una herramienta incluida en Google
Workspace, Google Cloud Business Platform..

¿Para qué sirve?

La aplicación Google Vault se utiliza para controlar los datos que circulan en el
entorno de colaboración en la nube de la empresa. En este caso, Google
Workspace. De esta forma, puede hacer lo siguiente:
o descubrimiento electrónico
o control de la información
o Control de acceso y auditoría de oficinas
o Informe de auditoría

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