INFORMÁTICA MÉDICA I

Semana 6
 Tema 3: Tratamiento de datos y/o
información.

1. Cálculos básicos. Las fórmulas.

Representación gráfica de datos. Impresión de
tablas y gráficos. Importación y exportación de
datos. Creación de tablas dinámicas.
 Objetivos

1. Recuperar datos a través de un tabulador

electrónico.

2. Presentar gráficamente los datos de una

tabla.
Fórmulas y Funciones
Operadores más utilizados.

Operadores

+ SUMA

- RESTA

* MULTIPLICA

/ DIVIDE

= IGUAL QUE

> Comparación MAYOR

QUE
< Comparación MENOR
QUE
 Fórmulas y Funciones

Excel permite que en una función tengamos varios

operadores para tratar los datos. Los operadores
son símbolos que identifica Excel con operaciones
aritméticas y es el enlace entre 2 argumentos.
 Fórmulas y Funciones
Fórmula: Es una ecuación o regla que relaciona
objetos matemáticos o cantidades. Retomemos el
ejemplo de la actividad
orientadora anterior:

4
3
Retomemos los datos del ejemplo de la
actividad orientadora anterior, pero para obtener
el promedio:

Para ello, primero sumamos los datos

2
3
 Después dividimos el resultado obtenido de la suma,
entre el total de datos disponibles, en este caso son dos
datos, por ello dividimos entre 2.

2
Observe que la sumatoria de los datos se encierra entre paréntesis (),
esto se hace con el objetivo de indicar un orden de prioridad que no
afecte las operaciones aritméticas, puesto que la sumatoria debe hacerse
previo a la división entre 2.

3
 Fórmulas y Funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel
2003 (o por el usuario) que opera con uno o más
valores y devuelve un resultado que aparecerá
directamente en la celda o será utilizado para
calcular la fórmula que la contiene.
Veamos el ejemplo anterior donde calculamos el
promedio de los datos con una fórmula, pero ahora
lo haremos por medio de la función PROMEDIO.
2

1
3

Para insertar una función, nos colocamos en la celda,

donde deseamos obtener el resultado y nos
desplazamos hacia la barra de funciones. Se obtiene
la ventana “Insertar función”.
2
4
1
3

Se presiona la saeta del menú desplegable que se

encuentra a la izquierda de donde dice “O seleccionar
una categoría”, y se obtiene el resultado que se
aprecia en pantalla.
En dicho menú vamos a seleccionar la opción “Todas”.
 4
5
1

2 3

Una vez que se selecciona la opción “Todas”, se

escoge dentro de esta “Promedio” y se da clic en el
botón “Aceptar” aparece la ventana “Argumentos de
función”. Se presiona el botón y se selecciona el
rango de celdas, donde se encuentran los datos a los
que se les va a calcular el promedio.
6
 1
2
4
3 5

7
6
Al volver a presionar el botón se retorna a la ventana
“Argumentos de función” se observa el rango de celdas,
que se seleccionó y los datos que se están utilizando para
los cálculos (4,8). Un poco más abajo se observa el
resultado propuesto (6). Una vez que se escoge el botón
“Aceptar” hemos concluido y se obtiene el resultado que
observamos, en la figura de la derecha.
 1

En esta lámina podemos observar el resultado del cálculo que es 6 y también se

detallan los argumentos de la función. Como podemos apreciar se escribe en la
celda el signo “=“, la función “PROMEDIO”, se abren “()” y en el interior de los
paréntesis, se escribe el rango de los datos “D3:E3”. O sea “=PROMEDIO(D3:E3)”.
GRÁFICOS
 GRÁFICOS
Son de gran utilidad en la práctica
médica para mostrar los resultados de
nuestro trabajo y/o investigaciones
visualmente.
Los gráficos permiten analizar e
interpretar rápidamente los datos y/o
informaciones estadísticas.
 Pasos para construir un gráfico en Excel.

1. Seleccionar la tabla que da origen al gráfico.

2. Definir el tipo de gráfico a utilizar, por ejemplo:
barras simples, pastel u otro.
3. Definir los datos que corresponden al eje
horizontal (Variable) y al eje vertical
(Frecuencia).
4. Construir el gráfico, puede auxiliarse por el
asistente.
 Realización de gráficos.
Por ejemplo, realice un gráfico a partir de los siguientes
datos.
 Pasos para construir un gráfico en Excel.
Seleccionar el rango de datos del gráfico. (B5 a C9).
Observe que no se incluye el total ni el título de la tabla,
pero sí los títulos de las columnas con los datos.

3
1

2
 Pasos para construir un gráfico en Excel.
Mantiene seleccionado el rango de datos a utilizar para el gráfico.
Después se da clic en la opción del asistente para gráficos de la barra
de herramientas estándar.

1
Por medio del asistente se selecciona el tipo de
Gráfico, en este caso el de columna agrupada con
efecto 3D. Tenemos el paso 1 de 4.

2
Una vez seleccionado el tipo de gráfico, se da clic
en Siguiente.

2
3
Observe que si lo desea puede variar el rango de
los datos. Vemos que tenemos las series en
columnas, el gráfico representa esos datos. Este
es el paso 2 de 4. Se da clic en Siguiente

4
3

1
2 5
Este es el paso 3 de 4. Aquí vemos que está seleccionada
la pestaña Títulos y colocamos el título del gráfico. Además
los nombres de los ejes de categorías (horizontal o de las
x) y el de valores (vertical o de la z).

2
1

4 3
En la pestaña “Líneas de división” le quitamos la marca a
las líneas de división principales del eje de las categorías
(x) y se dejan las del eje de valores (z) y se modifica el
gráfico como aparece en pantalla.

3
2
Como vemos desaparecen las líneas de división
principales del eje de valores (z).

2
En la pestaña de “Leyenda” la marca en “Mostrar leyenda”
permite que se pueda visualizar la leyenda. Si esta
marcada el resultado es el que se observa en lámina. Si
desmarcamos “Mostrar leyenda” desaparece la misma,
como se puede observar en diapositiva que sigue a esta.

11
22
33
Como podemos apreciar ya no se ve la Leyenda. Ahora
seleccionamos la pestaña “Rótulos de datos”. Observemos
la casilla de Valor, que esta desmarcada y por ello en el
gráfico no se aprecian los datos de las barras.

2
3 4 1
Marcamos la casilla Valor y los datos aparecen en la parte
superior de los rectángulos o barras del gráfico.

Seleccionamos el botón Siguiente y vamos al último paso

para la construcción de un gráfico en Excel.
En el 4to paso del Asistente seleccionamos colocar el
gráfico “En una hoja nueva”, lo nombramos el sistema por
defecto le asigna el nombre de “Gráfico1”, y por último
presionamos el botón “Finalizar”.

1
2 3
4
Así es como queda el gráfico en Excel. A este gráfico se le
pueden cambiar el tipo de letra, los colores de las barras,
el tamaño de las letras (fuente), el fondo, las líneas de los
ejes, entre otras para personalizar el gráfico y resaltar lo
que deseemos.
Tabla 1. Program a Nacional de Medicina Integral Com unitaria.
Curso 2008-2009.

4200
4500

4000
3500

3500
3000

3000
2300
2500
N o . d e Es t u d i a n t e s
2000

1500

1000

500

0
P rime r a ño S e gundo a ño Te rc e r a ño Cua rt o a ño

Año Ac a dé mic o
 IMPORTAR Y
EXPORTAR DATOS
 Importación y exportación de datos

Al importar datos, no tiene necesidad

de volver a escribir los datos que desea
analizar en Microsoft Excel. También
puede actualizar los informes y
resúmenes de Excel automáticamente
de la base de datos de origen inicial
siempre que la base de datos se
actualice con información nueva.
 Importar bases de datos y ficheros.

Para importar datos a Excel desde la mayoría

de los orígenes de datos, puede elegir Obtener
datos externos en el menú Datos, hacer clic en
Obtener datos externos y, a continuación,
elegir los datos que desea importar en el cuadro
de diálogo Seleccionar archivos de origen de
datos.
 IMPORTAR
1

3 2

Para importar datos procedentes de otras fuentes se

presiona el botón “Datos”, en la barra de menús, se
escoge la opción “Obtener datos externos” y dentro de
este se selecciona “Importar datos…”.
 1

Aparece la ventana que vemos. El Asistente para la

conexión de datos, disponible al hacer clic en Nuevo
origen en el cuadro de diálogo “Seleccionar archivos
de origen de datos”, permite importar datos externos
no disponibles en el cuadro de diálogo “Seleccionar
archivos de origen de datos”.
 1

Damos un clic sobre la saeta de menú desplegable

que aparece a la izquierda de “Buscar en” y aparece la
posibilidad de seleccionar donde se encuentran
ubicados los datos que deseamos importar.
 3

1
2

Seleccionamos la opción tipo de archivo y se nos

despliega el menú que tiene la misma, seleccionamos
“Todos los archivos de datos” y nos aparecen en
pantalla los que se encuentran en la localización de
“Nueva carpeta”, previamente seleccionada.
 1

Seleccionamos un archivo en este caso una base de

datos, diseñada con Access, que se ha confeccionado
para este curso y se titula “Defunciones año 2008”.
 1

2
3
4

Aparece el siguiente cuadro de diálogo, titulado

“Seleccionar tabla”, que nos invita a escoger la tabla
que vamos a importar, y nos muestra las disponibles.
Seleccionamos “DEF-SSA08”. Presionamos el botón
“Aceptar”.
 1

2
4
3

Aparece la ventana titulada “Importar datos”, que

interroga respecto a la ubicación de los datos por
defecto trae seleccionado “Hoja de cálculo existente”,
se escoge el lugar donde se desean colocar los datos
y se presiona “Aceptar”.
 1

Podemos apreciar el resultado de la importación de los

datos y una barra de herramientas para el control de
dichos datos denominada “Datos externos”, la que nos
permite actualizar los datos importados desde su
fichero de origen.
 1

Nuestros datos se pueden guardar o exportar hacia

otros formatos, mediante la opción “Guardar como”,
disponible en el menú “Archivo” de la barra de menú.
 1 EXPORTACIONES

1
1

Uno de los formatos de salida de la opción “Guardar

como tipo:” es el de páginas web o html.
 2

3
4
1

Seleccionamos el tipo de formato como lo vamos a

guardar (página web), el lugar donde se va a guardar
(Nueva carpeta). Le asignamos un nombre al nuevo
fichero y presionamos el botón “Guardar”.
 1 2

El resultado lo podemos apreciar en pantalla donde se

observa la página web creada con extensión del
archivo html.
Veamos el gráfico que construimos en Excel al inicio de la
clase. Ahora podemos copiar el gráfico de Excel y pegarlo
en una diapositiva de Power Point, o en un documento de
Word u otro. Esta es otra forma de exportar los resultados
del trabajo con Excel.
Tabla 1. Program a Nacional de Medicina Integral Com unitaria.
Curso 2008-2009.

4200
4500

4000
3500

3500
3000

3000
2300
2500
N o . d e Es t u d i a n t e s
2000

1500

1000

500

0
P rime r a ño S e gundo a ño Te rc e r a ño Cua rt o a ño

Año Ac a dé mic o
TABLAS DINÁMICAS
 Creación de tablas dinámicas

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un

conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de
agrupación, representado como una tabla de doble
entrada que nos facilita la interpretación de dichos
datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo
diferentes totales, filtrando datos, cambiando la
presentación de los datos, visualizando o no los datos
de origen, entre otras posibilidades.
 Creación de tablas dinámicas

Primero Ud. debe pensar lo que desea obtener, para lo que

le recomendamos que diseñe previamente la tabla que
espera tener como resultado final. Le proponemos utilizar
un archivo en Excel titulado “Defunciones”, disponible en el
CD “Guía de estudio”, para desarrollar un ejemplo.
Este archivo se obtuvo como resultado de la exportación de
los datos de la base de datos de “Defunciones”, también
disponible en el CD “Guía de estudio” y del proceso de
decodificación de esos datos explicado con anterioridad.
Los datos contenidos en el fichero “Defunciones” se
pueden observar en esta lámina.
 Creación de tablas dinámicas (Cont)
Le proponemos visualizar la distribución de frecuencias del Año de
Nacimiento de las defunciones acorde al Sexo. Se previsualiza la
tabla deseada, que pudiera ser así y procedemos a su confección.

Sexo

Año de
Nacimiento No
Masculin Femenin
Precisad Total
o o
o
 Creación de tablas dinámicas (Cont)
Antes de iniciar el trabajo se deben depurar y
preferentemente decodificar los datos contenidos en la
lista, a este fichero ya le realizamos esos procesos. Por
otra parte los encabezados de columna de la hoja de
cálculo, deben estar bien definidos porque se convertirán
en campos de la lista de campos.
 Creación de tablas dinámicas (Cont)
Para iniciar el proceso seleccionamos la opción
“Datos”, en la barra de menús y activamos el
“Asistente” para “Informe de tablas y gráficos
dinámicos”. El asistente utilizará los datos contenidos
en una lista de Excel o en una base de datos.
1

2
 Creación de tablas dinámicas (Cont)

• Para acceder al asistente accedemos al menú

Datos - Informe de tablas y gráficos
dinámicos.
• Aparece la primera pantalla de tres de las que
se compone el asistente para tablas dinámicas,
donde nos solicita que indiquemos la situación
de los datos a analizar y qué tipo de informe
vamos a crear.
Aparece la ventana del Asistente que nos va
conduciendo. Respecto al origen de los datos
usualmente utilizamos la 1ra opción y el informe en
este caso es una tabla dinámica (también la 1ra
opción). En ambos casos esta predeterminada la
respuesta y solo debemos presionar el botón de
Siguiente.

3
Aparece la ventana que muestra el 2do paso del
Asistente. El objetivo de este paso es seleccionar los
datos a utilizar. Para ello se presiona el botón
(Contraer diálogo), en la parte izquierda de la
ventana.

2
Se muestra la siguiente ventana, que permite ingresar
a la hoja de cálculo y seleccionar el rango en que se
encuentran los datos a utilizar.

3
Una vez seleccionados los datos a utilizar aparece el
rango seleccionado, en la ventana del Asistente y se
presiona el botón “Siguiente”.

2
3
Aparece la ventana final del Asistente se selecciona
donde colocar el resultado, predeterminado propone en
una hoja nueva, y se presiona el botón “Finalizar”.

1
2

3
 Creación de tablas dinámicas (Cont)

• El Asistente preparará un área de diseño

para crear un informe de tabla dinámica.
• Utilizará todos los datos contenidos en la
lista (de Excel o de Access u otra).
• Colocará el área de diseño del informe en
una nueva hoja de cálculo.
Resultado del proceso realizado de
creación de la tabla dinámica en una hoja
de cálculo nuevo.
 Creación de tablas dinámicas (Cont)

• Una vez creada la tabla dinámica nos aparece

en la hoja, la barra de herramientas Tabla
dinámica:

• (La podemos visualizar y ocultar con la opción de

menú Ver -- Barras de Herramientas.)
• En esta barra nos encontramos botones útiles
como el botón para darle a la tabla un
formato predefinido.
 Creación de tablas dinámicas (Cont)
También aparece el cuadro “Lista de
campos de tabla dinámica” que nos
permite modificar la estructura de la
tabla añadiendo campos a las distintas
zonas, o bien utilizando el botón
Agregar a en combinación con el
cuadro de lista que aparece al lado del
botón, o simplemente arrastrando el
campo sobre la zona deseada.
Creación de tablas dinámicas (Cont)
 Creación de tablas dinámicas (Cont)

• La Lista de campos de tabla dinámica

contiene los nombres de las columnas del
origen de datos (las defunciones), en nuestros
datos: Año de nacimiento, Sexo, Nacionalidad,
Estado civil, Escolaridad y Necropsia.
• Cada una de las columnas de datos de origen
se ha convertido en un campo con el mismo
nombre. Para crear una vista de tabla dinámica
de los datos se debe arrastrar los campos desde
la lista de campos hasta el área de diseño.
 Creación de tablas dinámicas (Cont)

• De igual forma podemos quitar un campo de

una zona arrastrándolo fuera de la tabla.
• Con esto vemos que en un segundo podemos
variar la estructura de la tabla y obtener otros
resultados sin casi esfuerzos.
• Esta lista de campos se puede mostrar u ocultar
con el botón de la barra Tabla dinámica.
Área de diseño
de la tabla
dinámica en la
que colocar los
elementos.
2

Utilice las
áreas de colo- 1
cación para
controlar la
organización Lista de campos de tabla
del informe. dinámica desde la que
arrastrar los elementos.
 Creación de tablas dinámicas (Cont)

Ahora es el momento de encajar las piezas.

Supongamos que su primera pregunta es:
¿Cuántas personas nacidas el año 1901 han
fallecido del sexo femenino y cuántas del sexo
masculino? Para conocer la respuesta utilizaría
el campo “Año de nacimiento” de la lista de
campos y el campo “Sexo” para presentar la
cantidad defunciones que nacieron en ese año.
 4
2

3
1
El área de diseño está dividida en cuatro áreas de
colocación independientes señaladas en las que
puede arrastrar y colocar los campos desde la lista
de campos. El área de diseño se convertirá en su
informe de tabla dinámica.
 Creación de tablas dinámicas (Cont)
• Las etiquetas de las áreas de colocación le
indican dónde situar los datos para mostrarlos
con una orientación específica. Por ejemplo, si
deseara arrastrar el campo “Año de
nacimiento” al área etiquetada como Coloque
los campos de fila aquí, por ejemplo, vería una
fila por cada Año de nacimiento en que tenemos
registradas defunciones y la cuenta de la
cantidad que cumple esa condición. Si
arrastrara el campo “Sexo” y lo colocara en el
área etiquetada con Coloque los campos de
columna aquí, obtendría una columna que
cuenta la cantidad de defunciones según el
sexo.
 1
2

Seleccionamos el campo “Año de nacimiento”,

lo arrastramos y situamos en el área que dice
“Coloque campos de filas aquí” y obtenemos el
resultado que vemos en pantalla .
 1
2

Seleccionamos el campo “Sexo”, lo arrastramos

y situamos en el área que dice “Coloque
campos de columna aquí” .
 1

Se obtiene el resultado que vemos en pantalla, o

sea los valores que adquiere el campo sexo en
estos datos que son: Femenino, Masculino y No
precisado).
 2
1
La tabla dinámica cuenta el total de datos del
campo que se ubique en el área de colocación
“Coloque datos aquí”, independientemente de los
valores que adquiera dicho campo. Este conteo
responde al total de registros que cumplen con la
condición que se expresa en las áreas de filas y
columnas. En este caso “Año de nacimiento” y
“Sexo”. De lo que se desprende que el campo que
utilicemos para colocar en el área de “Coloque
datos aquí” no debe contener campos vacíos,
porque daría error el conteo. O sea faltarían valores
y el total no coincidiría con la cantidad total de
registros que tenga el documento.
 1
2

Seleccionamos el campo “Estado civil”, lo

arrastramos y situamos en el área que dice
“Coloque datos aquí”.
 1

Cuando soltamos el campo “estado civil”, en el área

de colocación nombrada “Coloque datos aquí”, se
obtiene el resultado numérico que vemos en
pantalla.
 1

La tabla dinámica cuenta la cantidad de datos

según los campos ya establecidos en la tabla. En
este caso Año de nacimiento por las filas y Sexo
por las columnas.
 1

En pantalla se puede observar la parte inferior

de la tabla dinámica confeccionada, que se
corresponde con los años de nacimiento más
recientes y los totales de las columnas, o sea
del sexo y del total general de defunciones.
 Creación de tablas dinámicas (Cont)

El informe de tabla dinámica resume las

filas de información de los 65 519
registros, que contiene el archivo en
Excel, para conocer inmediatamente un
resumen de los principales datos de las
defunciones. Puede utilizar la información
como mejor le parezca: mostrarlo a otras
personas, copiarlo en un documento de
Word o publicarlo en una página Web.
 Creación de tablas dinámicas (Cont)

Para obtener las respuestas a otras preguntas

con tanta facilidad y rapidez, puede arrastrar
otros campos al área de diseño. O también
puede ordenar los datos o utilizarlos
dinámicamente colocando campos en las
columnas o en las filas para mostrar distintas
relaciones existentes entre ellos simplemente
arrastrando los campos desde una área de
colocación a otra. También aplicando los filtros
correspondientes. A continuación veremos
algunos ejemplos, con los mismos datos.
 1
2

En la ventana de la “Lista de campos de tabla

dinámica” se puede observar en la parte inferior
el botón “Agregar a:” y a su izquierda aparece
una saeta de menú desplegable…
 3

4
1

Cuando se presiona la saeta se despliega el menú que

se observa en lámina, escogemos la opción “Área de
filas”, seleccionamos el campo “Nacionalidad” y
presionamos el botón “Agregar a:”.
 3

1
El resultado es el que se observa en pantalla.
Podemos ver la cantidad de defunciones según año de
nacimiento, nacionalidad y sexo.
 1

En esta lámina se puede observar la parte final de la

tabla dinámica resultante, con los totales.
 1

Observe que los campos que están en uso en la tabla

dinámica se pueden distinguir de los que no están en
uso porque aparecen en negritas en pantalla.
 1

Para filtrar por un campo determinado presionamos la

saeta de menú desplegable, que aparece a la derecha
del campo, y se observan los valores que tiene ese
campo, en este caso Extranjero y Nacional.
 1

Se presiona la marca que aparece a la izquierda de los

valores del campo para visualizar u ocultar, esos
valores. En este caso deseleccionamos Nacional y
sólo quedan filtrados los valores correspondientes a
defunciones de Extranjeros.
1

Observe como queda la tabla con los valores

correspondientes a defunciones de Extranjeros.
 1

En esta lámina se puede observar la parte final de la

tabla dinámica resultante, con los totales filtrados con
las defunciones de los Extranjeros, según año de
nacimiento y sexo.
 2
1

Observe la tabla, ahora presionemos el botón “Mostrar

detalles”, ubicado en la barra de herramientas de
“Tabla dinámica”. Como puede apreciar aparecen
todos los valores posibles de los campos.
 1

3 2

Observe la tabla, ahora presionemos el botón “Ocultar

detalles”, ubicado en la barra de herramientas de
“Tabla dinámica”. Como puede apreciar desaparecen
los detalles que se observaban de la información.
 1

Una forma de agregar mayor nivel de detalle a la

información puede ser añadir el campo “Necropsia” a
las filas. Así podemos saber a cuántos extranjeros o
nacionales se les realizó Necropsia, según su Año de
nacimiento y sexo. El resultado se puede observar en
la lámina.
 1
1

Decidimos excluir de nuestro estudio las defunciones

que no tienen “Año de nacimiento” precisado. Por
tanto presionamos la saeta del menú desplegable que
aparece a la izquierda del campo se observan todos
los años y se desmarca el de Año de nacimiento sin
precisar (0000).
 1

El resultado de excluir las defunciones que no tienen

“Año de nacimiento” precisado o sea 0000, es el que
se observa en pantalla.
 Eliminar tablas dinámicas

• Eliminar una tabla dinámica.

• Para eliminar una tabla dinámica
simplemente debemos seleccionar la tabla
en su totalidad y presionar la tecla Supr o
con la tabla seleccionada hacer clic con el
botón derecho del mouse y seleccionar
Eliminar del menú contextual.
 Actualizar datos en tablas dinámicas

3
1 2

Observe en la tabla que tenemos registradas 7

defunciones de extranjeros con Año de nacimiento no
precisado, de los cuales los 7 eran hombres y a 4 se
les realizó Necropsia y en 3 no se precisa.
 1

Los datos que dieron origen a la tabla dinámica se

encuentran en la hoja de cálculo denominada “Datos”.
Si filtramos las 7 defunciones de extranjeros con Año
de nacimiento no precisado.
 1

Ahora filtramos las 7 defunciones de extranjeros con

Año de nacimiento no precisado.
 1

Vemos que quedan 3 registros de defunciones de

extranjeros con Año de nacimiento no precisado.
Vamos a seleccionar y marcar las filas,
correspondientes a estas 3 defunciones.
 1

Damos un clic derecho para que se muestre el menú

contextual y seleccionamos la opción “Eliminar filas”
de los registros de defunciones de extranjeros con Año
de nacimiento no precisado.
 1

Cuando se retira el filtro de “Necropsia”, vemos que

sólo nos quedan los registros de defunciones de los
extranjeros con Año de nacimiento no precisado y
Necropsia realizada.
 1

Cuando retornamos a la hoja de cálculo titulada

“Resumen”, donde esta ubicada la tabla dinámica que
diseñamos, observamos que se mantienen igual los
datos, o sea se mantienen visibles los 3 registros de
extranjeros con Año de nacimiento y Necropsia no
precisada.
 2 1

Presionamos el botón “Actualizar datos”, disponible en

la barra de herramientas “Tabla Dinámica”.
 1

Observe el resultado los 3 registros de defunciones de

extranjeros con Año de nacimiento y realización de
Necropsia no precisado han desaparecido, puesto que
fueron eliminadas las filas que contenían dicha
información.
Mostrar la barra de herramientas de tabla
dinámica

Demos un click en un punto cualquiera fuera del área

de la tabla dinámica.
 1

Damos un clic derecho, en un punto cualquiera fuera

del área de la tabla dinámica, para que se muestre el
menú contextual o alterno. Observemos las opciones
que muestra.
 1
2

Ahora demos un clic derecho, dentro del área de la

tabla dinámica, para que se muestre el menú
contextual y observemos que ahora se muestran las
opciones propias de la tabla dinámica.
 1

Para imprimir este documento, vamos a ver primero la

vista previa del mismo, para observar cuál sería el
resultado de su impresión. Para ello podemos
presionar el icono correspondiente a “Vista previa”,
disponible en la barra de herramientas.
IMPRESIONES
 Configurar página para imprimir
1

Seleccionamos la opción “Configurar” y nos aparece la

ventana que podemos apreciar en pantalla, que se
utiliza para configurar la página o documento a
imprimir.
 1 2
3

Seleccionamos el tipo de hoja en que vamos a

imprimir, en la opción “Tamaño del papel”,
presionando la saeta de menú desplegable que
aparece a la izquierda de la opción, se despliega el
menú y aparecen las opciones, el tamaño de papel
más común para oficinas es el de carta, lo
seleccionamos.
 1

Observe el botón “Zoom”, de la vista previa, el mismo

nos permite aumentar o disminuir el tamaño de la
imagen del documento a imprimir para poder apreciar
los detalles del documento o verlo todo de conjunto.
 Márgenes para impresión
1

Como parte de la preparación del documento para su

impresión vamos a ajustar los márgenes del mismo
para facilitar que la información no sobrepase una
página en sentido horizontal, para ello presionamos el
botón titulado “Márgenes”.
 1

Observe el resultado de presionar el botón

“Márgenes”, vemos en los extremos laterales, superior
e inferior del documento los márgenes. Con la
peculiaridad que los mismos pueden ser ajustados
manualmente arrastrándolos en un sentido u otro.
 1

Observe que al ajustar los márgenes, también se

redujo el número de hojas a imprimir a la mitad, de 32
a 16, en el presente formato.
 1

Damos un clic derecho para que se muestre el menú

contextual y seleccionamos la opción “Eliminar filas”
de los registros de defunciones de extranjeros con Año
de nacimiento no precisado.
 2

Esta es la primera página del informe de tabla

dinámica a imprimir. Observe los encabezados de los
datos de las columnas, que nos permiten determinar
con exactitud el significando de esos datos.
 2

Esta es la segunda página del informe de tabla

dinámica a imprimir. Observe que se perdieron los
encabezados de los datos de las columnas, lo que nos
obliga a memoriza con exactitud los nombres de cada
columna o regresar atrás para consultarlos.
1

Damos un clic en la opción “Archivo” de la barra de

menú, aparecen las opciones que vemos en pantalla.
Se selecciona la opción “Configurar página”.
 1 2
3
4

Aparece la ventana de “Configurar página”, en la

misma seleccionamos la pestaña “Hoja” y en ella
escogemos la opción “Repetir filas en extremo
superior”, se presiona el botón que nos permite
acceder a la hoja de cálculo y en la misma
seleccionamos la fila que contiene los encabezados o
títulos de las columnas. El resultado se ve en pantalla.
 2

Observemos el resultado en la hoja 2 del documento,

de las acciones realizadas, ya aparecen los
encabezados de las columnas.
En la actividad orientadora
pudimos estudiar la forma en
que se confeccionan los
gráficos y las tablas dinámicas y
sus potencialidades para
resumir los datos.
También vimos la forma de
importar y exportar datos con un
tabulador electrónico, así como
la impresión de tablas.
En la próxima actividad orientadora
veremos los contenidos relacionados con
los Sistemas de Gestión de Bases de
Datos.