POLITECNICO GRAN COLOMBIANO FACULTAD DE NEGOCIOS, GESTION Y

SOSTENIBILIDAD

RECOMENDACIÓN AL SISTEMA DE GESTIÓN ACTUAL DE COLOMBIA

JORGE ARMANDO OVIEDO GOMEZ

MIGDONIA SOLANDY LARA MEDINA
JESUS BRAGA GUEVARA
CAROL VELOSA

CONTROL INTERNO

ALEJANDRO TOCA CAMARGO

30 DE ABRIL 2023
 El Sistema de Gestión Publica en Colombia

Resumen

El Sistema de Gestión Pública como un método legalmente establecido y estructurado para

brindar herramientas eficientes en el desempeño de la labor administrativa gubernamental. En
Colombia el Sistema de Gestión no ha sido eficiente dentro de su estructura conllevando a
inadecuados métodos en su normatividad y sus procesos sobre el desarrollo de políticas para el
fortalecimiento de su transparencia y buen gobierno.

En lo que se refiere a la implementación de estos Sistemas, resulta ser una técnica ideal para
contrarrestar todas aquellas falencias que se vienen presentando en la administración,
contribuyendo al rendimiento y desarrollo. Sin duda, los Sistemas de Gestión Publico, resultan ser
mecanismos de control eficaces para la efectividad de las funciones adelantadas por las
instituciones estatales, regulando aquellas acciones que puedan poner en riesgo su funcionamiento.
La problemática expuesta en este trabajo busca proponer un resultado ante la falta de presencia a la
implementación de estos Sistemas en Colombia; la gestión en las entidades públicas actualmente
está orientada a la realización de proyectos, es decir, a la finalización de estos, pero debe irse un
poco más allá y es asegurar que el gasto efectivo del presupuesto proyectado y que estos impacten
positivamente.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Complementando las dificultades evidenciadas al momento de adoptar los Sistemas de Gestión

en Colombia, entendiendo que todo radica en su mala ejecución por no afianzar y dejar de lado los
estándares establecidos para ser implementados en una empresa, ya sea privada o pública.
Encontrando una serie de faltas que afectan el óptimo y normal funcionamiento en una
organización, mencionando algunas:

 El diseño y la implementación del Sistema de Gestión de Calidad no puede ser ajeno al

personal que se ocupa del área dentro de la organización y mucho menos a la Alta
Dirección. Cuando se delega la implementación del sistema a un consultor externo, éste
debe trabajar de la mano con los profesionales especializados en el tema dentro de la
organización.
  Los procesos de auditoría tienen como objetivo primordial identificar las inconsistencias y
las fallas del sistema. Sin embargo, si estos apenas se mencionan, sin ser documentados a
fondo, difícilmente se podrán aplicar los correctivos necesarios.
 El sistema puede necesitar ajustes, pero no reformas estructurales. De ser así, lo mejor es
echar para atrás todo el proceso, e iniciar con la implementación de un nuevo sistema de
gestión de calidad.
 El sistema requiere dosis de capacitación continuas y frecuentes. Ingresan nuevos
empleados, algunos cambian de posición dentro de la organización, se han producido
ajustes en el sistema… todas ellas son razones válidas para realizar sesiones de
capacitación y retroalimentación del sistema. Informacion tomada de la página (Escuela
Europea de Excelencia, 2023).

Apareciendo, otras dificultades que, sin duda, deterioran la competitividad, destruyendo sus
políticas de calidad adoptadas que si bien, tienen adoptado un Sistema de Calidad, estos se pueden
ver afectados por no ejecutarlos de manera correcta y coherente, ya que los procedimientos
establecidos se alejan de las metas por cumplir. Esta dificultad por mencionar, se puede decir que
concierne a la no adopción de un proceso de satisfacción del cliente. Así como lo expone
(Koneggui, 2023). “Este riesgo llevara a los clientes a buscar productos similares de otras
compañías que respondan a sus necesidades. La gestión de calidad total ha mejorado
continuamente la satisfacción del cliente en su corazón. Una empresa que no está comprometida
con la satisfacción de los clientes los perderá rápidamente ante sus competidores que sí responden
a las demandas de los consumidores”.

Otro apuro por especificar, en este abordaje ante un Sistema de Gestión, se presenta cuando no
existe un proceso de mejora continua. Donde, un “programa de mejora continua puede disminuir
los costos de fabricación al disminuir el producto defectuoso, puede aumentar la producción a
través del análisis continuo y el refinamiento del proceso de fabricación, y puede encontrar y
eliminar ineficiencias en toda la organización”. Tomado de la página (Koneggui, 2023).

Por ello, al hablar de causas principales del fracaso de los Sistemas de Gestión, aparece (Carlos
Gordo, 2016) al hablar de las ventajas de los Sistemas de Gestión. El aumento de la productividad
y de la eficiencia en el manejo de los recursos, mejora continua, acrecentamiento de la satisfacción
del cliente, pero… ¿esto es siempre así? Pues al ser realistas: no. Ya que existe un gran problema
con los Sistemas de Gestión y es que muchas empresas no consiguen sacarles la utilidad
correspondiente, y muchas veces la percepción de las Direcciones y los trabajadores es que son de
mala calidad. Por tal razón, se puede decir que alguno de los factores principales que causan este
fracaso a los Sistemas de Gestión una vez implantados. Es olvidar que, un sistema es un eficaz
instrumento para la mejora de la gestión y no una entidad para la cual se trabaja o para retocar de
cara al desarrollo de una auditoría.

Precisando que, en el contexto presente la “gestión de las entidades públicas y privadas,

aparecen una serie de exigencias de orden legal, de los clientes o del mercado, que obligan a estas
organizaciones a implementar sistemas de gestión organizacional como herramientas gerenciales
de mejoramiento. A los ya conocidos modelos ISO 9001 (gestión de calidad), ISO 14001 (gestión
ambiental) y OHSAS 18001 (seguridad y salud ocupacional) se les suman hoy día modelos
específicos para el sector público, como la NTCGP 1000 (calidad en la gestión pública) o el
Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000; y modelos de aplicación inter- nacional, como
la responsabilidad social corporativa (ISO 26000) o el sistema de seguridad de la información
(ISO 27001)”. (Hurtado, Vélez & Valencia de los Ríos, 2008, pág. 19).

Continuando con la respuesta a la pregunta planteada ¿Qué debe hacer Colombia para ser
exitosa en el sistema de gestión público? Se puede mencionar a (ATCAL Aliados en Tecnología y
Calidad, 2020). Especificando sus argumentos en lo siguiente, para el desarrollo de los procesos y
procedimientos en un Sistema de Gestión, esto implica un cambio cultural que no siempre las
organizaciones se encuentran dispuestas a enfrentar, lo cual, obstaculiza la puesta en marcha de un
proyecto de esta envergadura, impidiendo su normal y delicada aplicación.

Ilustrando un poco más, para apuntar a la contestación de la pregunta planteada en esta

investigación, como lo dice (ATCAL Aliados en Tecnología y Calidad, 2020) mencionando algunas
características de un Sistema de Gestión exitoso. Estas corresponden a: un Estilo de Dirección.
Donde, el grado de compromiso y participación activa de la alta dirección, es fundamental a tener
en cuenta en el desarrollo de un proceso. Apareciendo, unos roles que ponen en evidencia y al
descubierto los aciertos y desaciertos a la hora de actuar para llevar a cabo cualquier norma de
calidad. Iniciando por el Participativo, el cual tiene en cuenta y escucha a sus empleados. El
Autoritario, convirtiéndose en un estilo que afecta directamente el desempeño laboral y con ello el
organizacional. El de Toma de Decisiones, considerado que se deber ser analítico, reflexivo,
oportuno e inmediato para garantizar resultados efectivos, y por último, se tiene la falta de
Involucramiento, dándose cuando los dirigentes delegan sus funciones a sus trabajadores, dando
responsabilidades competentes únicamente del director o jefe a otros.
 También, se tiene el Interés de la Dirección, componente recalca “interés de la dirección no
siempre está de la mano con los objetivos del sistema de gestión a implementar, razón por la cual
es indispensable identificarlos de forma oportuna para determinar la estrategia a seguir dentro
del proceso y buscar un punto de alineación con los sistemas de gestión”. (ATCAL Aliados en
Tecnología y Calidad, 2020). Añadiendo, el Dimensionamiento y Estructura del Sistema de
Gestión, constituido por Procesos, Integración de los sistemas de gestión, Ciclo PHVA &
Coherencia del sistema diseñado. Para entender que los Sistemas de Gestión en la gran mayoría de
veces se subestiman, no se analizan, dejando de lado su cobertura, impactos e ítems necesarios para
contemplar el aseguramiento de éxito del proceso.

METODO
La problemática expuesta en este trabajo busca proponer un resultado ante la falta de
presencia a la implementación de estos Sistemas en Colombia; la gestión en las entidades
públicas actualmente está orientada a la realización de proyectos, es decir, a la finalización de
estos, pero debe irse un poco más allá y es asegurar que el gasto efectivo del presupuesto
proyectado alcanzando resultados que impacten positivamente. (Gestión, s.f.)

Esta metodología cualitativa busca fundamentos en diferentes métodos de recolección de

datos de información, en primer lugar, se analizaron diversas fuentes bibliográficas de las cuales
se extrajo información que sustenta lo que se está argumentado.

En el desarrollo del derecho el Decreto 1499 de 2017 por medio del cual se modifica el
Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo
relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, por
la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”,
 integrando en un solo Sistema de Gestión los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de
Gestión de la Calidad, previstos en las Leyes 489 de 1998 y 872 de 2003,
respectivamente, y que debe articularse con el Sistema de Control Interno consagrado en
la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998. Dicho lo anterior, se
concreta la GpRD desde la gestión pública que busca resultados con valores, satisfacción
y la generación de confianza.

En América Latina y el Caribe se ha discutido una propuesta conocida como

GpRD que permite establecer procesos que faciliten la gestión de las entidades desde la
perspectiva del desarrollo en su conjunto. Las políticas públicas del orden social se
incluyen en el cambio esperado que la GpRD traerá como acción efectiva del Estado
como lo son la educación, la salud, la movilidad pero también en temas como seguridad,
el empleo, la administración de justicia, el control de mercados, las oportunidades a las
generaciones jóvenes; es importante resaltar estas políticas estatales en un país como
Colombia, es de aclarar, que todos estos aspectos que se señalaron son autores de valor
público y por tanto planean cambios positivos en la sociedad. (GpRD., s.f.)

La gran oportunidad de la administración pública es mejorar y ser más ágil

rápidos eficientes y eficaces en la forma en la cual opera el Estado en cada una de sus
divisiones ya sea a nivel Nacional o territorial, así mismo se deben establecer nuevos
controles y mejorar los existentes con para controlar el nivel de corrupción, es
importante destacar que la parte pública, la privada, la inversión y la comunidad deben
trabajar en armonía por el ciclo económico ya que esto afectara en este mismo sentido a
todos.

RESULTADOS

Se ha visto que la falta de utilización de la norma genera repercusiones en corto y

largo plazo lo cual afecta los resultados de los proyectos o de la entidad es así que debemos
tener presente cuales son los beneficios al utilizar la norma:
 1. Mejora de la credibilidad y la imagen de la organización: la ISO 9001 es una norma
internacional la cual se convierte en una base para la creación de un sistema de
gestión de calidad, la certificación requiere mayor relevancia cuando se compite es
así que se convierte esta certificación en una herramienta de marketing.
2. Mejora de la satisfacción del cliente: Al utilizar esta norma se realiza gestión de
calidad que termina mejorando la satisfacción del cliente final, lo cual se convierte
en clave para mantener su fidelidad y lealtad, en este punto podemos evidenciar que
al tener clientes felices esto se vuelve una voz a voz generando nuevos clientes y
mayores ingresos a medida del tiempo.
3. Mejora de la integración de los procesos: al conocer los procesos y funciones de
cada uno se puede realizar una integración de los mismos, al mejor flujo de los
procesos conduce al aumento de la eficiencia.
4. Mejora de la toma de decisiones, basada en la evidencia: al tener una evidencia se
puede realizar un análisis claro de los resultados obtenidos y de las desviaciones
encontradas en el proceso y si es así se puede tomar unas decisiones correctas de
acuerdo a lo evidenciado generando así una mejora en la toma de decisiones lo cual
puede mejorar la perspectiva de los clientes
5. Crea una cultura de mejora continua: al estar mejorando constantemente y más en
problemas sistemáticos la organización reduce el impacto de los mismos
aumentando así la capacidad de respuesta
6. Promueve la participación de la alta dirección y empleados: al escuchar a los
empleados se puede identificar qué áreas requieren mejorar, los trabajadores se
involucran más en la compañía al ser escuchados al sentir que su opinión cuenta y
todos trabajaran hacia una misma dirección

De acuerdo a lo anterior se puede concluir que los beneficios al trabajar con las normas ISO
es enorme y es sumamente importante que las entidades en Colombia empiecen a
implementarlas y a trabajar en ellas ya que si no se realiza no se va a ver los resultados de
la entidad, hoy en día es importante ir avanzando de acuerdo como avanza el mercado la
tecnología si no serás obsoleto, al conocer la importancia la tarea que queda es replicar la
información.
DISCUSIÓN

Este documento esta direccionada a la problemática que se presenta por la falta de carencia
ante el sistema de gestión pública, ya que no ha sido eficiente dentro de su estructura
conllevando a inadecuados métodos en su normatividad y procesos sobre el desarrollo de
políticas para el fortalecimiento de su transparencia y buen gobierno. Por lo tanto Debera
de contar con una estructura organizacional que permita que la gestión integrada no se vea
afectada con cada nuevo propósito, por lo cual se tendrá que alcanzar un tipo de cultura en
la toma de decisiones para partir desde un direccionamiento como una herramienta
indispensable.

En Colombia, la diversidad de leyes, directrices, normas, lineamientos, manuales de

diversas entidades del orden nacional y sectorial en relación al sistema de gestión carecen,
al compararse entre sí,  como por ejemplo la estadística debe ser entendida y gestionada de
una manera más efectivas para resultados reales, sin embargo  es de precisar  que esta
gestión  es fundamental en todas las organizaciones  por su toma decisiones que permite
avanzar en sus procesos estratégicos, para coordinar las acciones necesarias en función de
conseguir los objetivos propuestos, en los distintos plazos establecidos por cada entidad, ya
que al integrar los sistemas de gestión permite simplificar y reducir los tiempos,
permitiendo conocer de una forma global los avances conseguidos por la empresa en
materia de calidad, medio ambiente y responsabilidad social.
 CONCLUSIONES

Colombia se ha esmerado por fortalecer el sistema de la función pública, desde la

promulgación de la Constitución de 1991. Año tras año ha venido realizando una
actualización a los sistemas de gestión de control interno, desarrollo administrativo,
gestión de la calidad, modelo estándar de control interno (MECI) , modelo integrado de
planeación y gestión (MIPG ) contribuyendo a mejorar la calidad en la prestación de los
servicios del estado, generando respuesta a un mercado competitivo, manteniendo el
bienestar laboral y social, controlando los impactos ambientales generados de la operación ,
fortalecimiento las herramientas de gestión, consolidando los principios de la función
administrativa y mecanismos de control con el fin de guiar la actuación de los servidores
públicos y brindar herramientas para el cumplimiento de las metas estatales en términos de
calidad de la gestión y satisfacción de la ciudadania en el marco de integridad y legalidad.
Contamos con herramientas necesarias para desarrollar una buena gestión, pero es
importante lograr un cambio de conciencia en los funcionarios públicos en su forma de
actuar bajo los principios de la moral, ética pública para que todos los procesos se adelanten
con total objetividad, efectividad, transparencia, de tal forma que se logre aumentar la
confianza y la credibilidad en las instituciones (El problema del ejercicio de la función
publica en Colombia, 2019)

Referencias
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IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN. Recuperado el 25 de Abril de 2023, de
https://www.implementandosgi.com/sistemas-de-gestion/problemas-recurrentes-en-la-
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Carlos Gordo. (06 de Julio de 2016). Las 5 causas principales del fracaso de los Sistemas de Gestión.
Recuperado el 25 de Abril de 2023, de https://t-rack.es/blog/las-5-causas-principales-del-
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(2019). El problema del ejercicio de la función publica en Colombia. Obtenido de
https://1library.co/document/yjd7706y-problema-ejercicio-funcion-publica-colombia.html

Escuela Europea de Excelencia. (2023). 15 Errores que suelen cometer los profesionales en gestión
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