Manual de Procesos y Procedimientos

Unidad de Planificación y Evaluación de Gestión

1
 INDICE

Introducciòn……………………………………………………………….. 3

Misión……………………………………………………………………... 4

Visión……………………………………………………………………… 4

Ffundamento Legal………………………….…………………………... 4

Funciones de la UPEG, según la Ley………………………….………. 4

Objetivo básico de la UPEG………………………………………….. . 5

Organigrama de la Unidad de Planeamiento y Evaluación de

Gestión(UPEG)………… …………………………………………….. ... 6

Proceso de Planificación y Presupuesto……………………………..… 7

Flujo de las etapas del proceso de planificación

procedimientos en las etapas del proceso de planificación……. …… 8

Flujo para la formulación del Plan Operativo anual

Pasos para la formulación del Plan Operativo Anual…………… 12

Procedimientos de evaluación de la gestión……..…………….………16

Procesos estadísticos….………………………………..………….……. 17

Procedimientos del Monitoreo de gestión ……………….…………… 19

Centro de Documentación …………………………………………….. 21

Proceso de atención a usuarios del Centro de Documentación……. 22

2
 INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procesos y Procedimientos de la Unidad de Planificación y

Evaluación de la Gestión da a conocer los procesos fundamentales que realiza los
cuales son: Planificación/Presupuesto, estadísticas, evaluación y Monitoreo, sin
olvidar que la Planificación es un proceso dinámico, evolutivo, de continua
construcción, por lo que todos los años existirán modificaciones a este
instrumento.

Igualmente se generan cambios provenientes de la Secretaría de Finanzas

(SEFIN) y la Secretaría de Planificación y de Cooperación Externa (SEPLAN), con
las cuales se mantiene una continua coordinación.

Se agrega el Manual de Planificación, puesto en práctica durante 2012, con lo que

se ha validado el proceso de planificación y elaboración de presupuesto bajo un
marco de planificación por resultados.

3
 MISIÓN
Somos la Unidad de Planeamiento y Evaluación de la Gestión de la Secretaría
de Educación que desarrolla y administra los procesos de planificación
estratégica y operativa, evaluación de la gestión y de información en apoyo a la
calidad para la toma de decisiones.

VISIÒN
Al año 2022 la Unidad de Planeamiento y Evaluación de la Gestión, será la
unidad con liderazgo en el desarrollo y administración de los sistemas de
planificación estratégica y operativa, evaluación de la gestión y de información,
pilares fundamentales en la mejora de la gestión educativa.

FUNDAMENTO LEGAL
El funcionamiento de la UPEG, tiene su base legal en:

 Decreto Legislativo Número 218-96 de las Reformas a la Ley General

de la Administración Pública, en el que se define el marco de
competencias de las Secretarías de Estado y el rediseño de algunas de
las estructuras orgánicas- funcionales de la Administración Pública como
parte del proceso de reforma del Estado.
 Decreto Ejecutivo Número PCM-008-97 Reglamento de Organización,
Funcionamiento y Competencias del Poder Ejecutivo. Artículo 38.

FUNCIONES DE LA UPEG, SEGÚN LA LEY

Análisis y diseño de políticas, programas y proyectos de la Secretaría de

Estado de acuerdo con las políticas de gasto y de inversión pública y las
directrices oficialmente establecidas por el Presidente de la República.

Preparación de los planes operativos anuales y la programación

operativa a mediano y largo plazo en las áreas de su competencia.

Evaluación periódica de su ejecución definiendo indicadores de eficiencia

y de eficacia.

Conducción de estudios para la definición de prioridades de gasto e

inversión para el anteproyecto de presupuesto anual y para la gestión de

4
 recursos destinados al financiamiento de proyectos.

Formulación de normas técnicas para el diseño y operación de sistemas

de información y de estadística de las Secretarías de Estado.

Evaluación de los programas a cargo de las instituciones autónomas

vinculadas sectorialmente a la Secretaría de Estado, presentando los
informes que corresponden.

Tener en cuenta los costos ambientales en el diseño de proyectos de

inversión y en la evaluación de su ejecución, a cuyo efecto deberá
practicarse, en cuanto fuere requerida, una evaluación de impacto
ambiental.

OBJETIVO BASICO DE LA UPEG

Proponer y coordinar lineamientos de política institucional para la

formulación, seguimiento, coordinación y evaluación de planes,
programas y proyectos de desarrollo realizados por la Secretaría.

5
ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE
PLANEAMIENTO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN
 DIRECCIÓN

CENTRO DE ADMINISTRACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN LOGISTICA

INFORMACIÓN
INSTITUCIONAL
PLANIFICACIÓN
(ESTADÍSTICAS)

PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN
ESTRATEGICA OPERATIVA Y EVALUACIÓN Y
Y PROYECTOS PRESUPUESTACIÓN MONITOREO

PROCESO DE PLANIFICACIÒN Y PRESUPUESTO

Consideraciones Generales:

1. Se inicia con un proceso de información conceptual donde se da a conocer

a las Unidades Ejecutoras de los Programas, Proyectos y Direcciones
Departamentales de Educación los lineamientos generales, herramientas e
instrumentos necesarios para la Formulación del Anteproyecto
POA/Presupuesto de la Secretaría de Educación, los que se elaboran de
acuerdo a los lineamientos emanados por la Secretaria de Finanzas
(SEFIN) y la Secretaría Técnica de Planificación y Cooperación Externa

6
 (SEPLAN).

2. Para orientar el trabajo a desarrollar se presentan los insumos de trabajo,

los cuales son:
 Visión de País
 Plan de Nación
 Plan de Gobierno
 Plan de Educación
 Ley Fundamental de Educación
 Manual de Planificación y Presupuestación
 Estructura Presupuestaria
 Estadística Educativa (Cobertura)
 Unidades de Medidas
 Variables Macroeconómicas
 Formato de Planificación Operativa.

3. El Anteproyecto POA Presupuesto, se elabora tomando en cuenta los

techos presupuestarios proporcionados por la Secretaría de Finanzas
(SEFIN) y la asignación de fondos por parte de la Gerencia Administrativa
de la Secretaría de Educación, a la estructura programática presupuestaria
y a los Productos programados por las Unidades Ejecutoras del Nivel
Central y las Direcciones Departamentales de Educación.

4. El equipo integrado por técnicos analistas de la UPEG y Gerencia

Administrativa conducen el proceso de formulación del Anteproyecto,
mediante el desarrollo de talleres o asistencia técnica directa, con
Participación de los jefes de cada uno de las unidades del nivel central y
desconcentrado, así como directores/ coordinadores de los proyectos y
enlaces de cada una de estas unidades ejecutoras.

5. Definido el Anteproyecto POA/Presupuesto, se regionaliza de acuerdo a las

16 regiones, realizando una vinculación del objeto de gasto con los
Productos, resultados de gestión y objetivos estratégicos de la Secretaría
de Educación.

6. El Anteproyecto POA/Presupuesto se elabora en un formato de

planificación creado por los técnicos de la UPEG, el cual contempla toda la
demanda de información requerida por la SEPLAN y la SEFIN.

7. Concluido el proceso de formulación, se integra todo el documento del

Anteproyecto POA-Presupuesto, conforme a la estructura programática y

7
 finalmente se remite al despacho de Educación.

8. La Secretaria de Educación ingresa el Anteproyecto POA-Presupuesto

Anual en forma digital al sistema de Administración Financiera del SIAFI de
la Secretaria de Finanzas (SEFIN), para obtener la aprobación del
financiamiento que se solicita al Congreso Nacional para la ejecución física
y financiera.

9. Se socializa el Anteproyecto POA-Presupuesto con los(as) jefes(as) de las

unidades ejecutoras, coordinadores/directores(as) de proyecto y
directores(as) departamentales.

FLUJO DE LAS ETAPAS DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

INICIA

ETAPA I
CAPACITACIÓN SOBRE
EL PROCESO DE
PLANIFICACIÓN Y

8
PRESUPUESTO
ESTE PROCESO ES_
CICLICO EN EL AÑO

FINALIZA

9
PROCEDIMIENTOS EN LAS ETAPAS DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

ETAPA I. CAPACITACIÓN SOBRE EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN Y

PRESUPUESTO
Esta etapa consiste en que los diferentes niveles de planificación (Centro
educativo, Direcciones Distritales, Direcciones Departamentales y Nivel Central),
de la Secretaría de Educación conocen los procesos, lineamientos, instrumentos y
herramientas básicas que orientan la formulación del Plan Estratégico, Plan
Operativo Anual y Presupuesto de la Secretaría de Educación.

El proceso de capacitación con enfoque descentralizado se hace de la siguiente

manera:

Capacitación sobre el Proceso de Planificación

1. La Unidad de Planificación y Evaluación de Gestión (UPEG) y la Gerencia

Administrativa (GA) del Nivel Central de la Secretaría de Educación, capacita al
equipo responsable de las Direcciones Departamentales de Educación
(Director Departamental, Coordinador de la Unidad de Planificación y
Evaluación, Gerente de Negocios y Coordinador de la Unidad de Infotecnología
) y a las unidades ejecutoras de Programas y Proyectos del Nivel Central en la
Formulación del Plan Estratégico y el POA/Presupuesto y el uso de las
herramientas de planificación oficiales, que se aplican en cada nivel.

10
2. Los equipos departamentales una vez capacitados en el enfoque de
planificación, lineamientos, procesos y herramientas; capacitarán a los
responsables de la planificación a nivel de Distrito y/o municipio.

3. Los responsables de la planificación a nivel de Distrito y/o municipio capacitan

a los Directores de Centros Educativos/ de Red, y a los integrantes de los
Consejos Escolares de Desarrollo, responsables de formular el PEC/PER, el
POA y el Presupuesto correspondiente.

4. La Unidad de Planificación y Evaluación de Gestión (UPEG) y la Gerencia

Administrativa (GA) del nivel central capacitan a las Unidades Ejecutoras de los
Programas y Proyectos de la Secretaría de Educación.

11
POA Y PROGRAMACIÒN MENSUAL
DE LA UPEG

12
 ORGANIGRAMA DE LOS
COORDINADORES DE SECCION Y SUS
FUNCIONES

13
 CAMBIOS DE SEFIN Y SEPLAN
FLUJOGRAMAS DE LOS PROCESOS

14
FUNCIONES DE LAS UNIDADES Y DE
SU PERSONAL QUE CONFORMAN LA
UPEG

15
 FLUJOGRAMA DE LOS PERFILES DE
PLANIFICACION Y EVALUACION SEDUC
SEFIN F-01. F-02, F-03, F-04, F-05 QUE
SE LLEVAN A CABO EN LA PEG

16
FLUJOGRAMA DE LA MATRIZ DE
RIESGO DE LA UPEG

17
FLUJOGRAMAS PROCESOS INTERNOS
DE LA UPEG Y RELACION ENTRE
UNIDADES

18
 Diagrama del Proceso de Planificación de la Secretaría de Educación

19
PLANIFICACION
EVALUACION, ESTADISTICA,
FLUJOGRAMAS PROCESOS DE
ETAPA II. ELABORACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

El Plan Estratégico Institucional, también denominado PEI1, es el documento que

concibe una planificación de acciones estratégicas a desarrollar en el mediano
plazo (período de Gobierno), a fin de dar respuesta a la demanda educativa
existente, en coherencia con los objetivos, metas e indicadores de la Visión de
País, Plan de Nación y Ley Fundamental de Educación que se constituye en el
marco de referencia para la formulación del Plan Operativo Anual (POA) de cada
ejercicio fiscal.

Los enlaces responsables de la UPEG y la Gerencia Administrativa orientan a las

diferentes Unidades ejecutoras de Programas, Proyectos y Direcciones
Departamentales en la elaboración del Plan Estratégico Departamental, para su
elaboración toman como base el Plan Estratégico Institucional (PEI) y en primera
instancia realizan un levantamiento del diagnóstico que consiste en la recolección
de datos a través de la aplicación de Fichas Diagnóstico, lo que permite obtener
información general del contexto geográfico de los diferentes niveles de
planificación, así como datos estadísticos e indicadores educativos a nivel local,
regional y departamental, para que, a través de la planificación estratégica, se dé
respuesta a los problemas existentes y las necesidades educativas existentes.

Para desarrollar este proceso se aplica a nivel de las Direcciones

Departamentales de Educación un instrumento para el levantamiento del
diagnóstico de la Guía Paso a Paso para la Planificación Estratégica, y en el caso
de los Centros Educativos se aplica la metodología contenida en la Guía PEC en
su Paso 2: Elaboramos el diagnóstico del CE; esta misma herramienta se utiliza
para el levantamiento del diagnóstico en las Redes Educativas cuando realicen el
PER.

20
Es necesario que año a año se actualice el diagnóstico de cada uno de los niveles
de planificación, tomando como referencia los resultados obtenidos como producto
del monitoreo de la ejecución de los POA y el avance de los productos y
aprovechamientos, a esta acción se le denomina re planificación. Esta Re
planificación permite determinar nuevos cursos de acción que permitan el logro de
los resultados esperados desde el enfoque de la planificación estratégica
orientada a resultados.

Finalmente las Direcciones Departamentales de Educación hacen un análisis del

diagnóstico, durante esta etapa todas las instancias involucradas en la formulación
del Plan Estratégico se reúnen para analizar la situación de partida, con los datos
reflejados en el diagnóstico, que permita priorizar las acciones estratégicas a
realizar, de acuerdo al presupuesto establecido a fin de lograr los resultados
deseados.

ETAPA III. ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO POA – PRESUPUESTO

Subprocesos de la Planificación Operativa
En la elaboración de la planificación operativa, se consideran tres subprocesos
interdependientes:

1) Programación y Formulación del POA

En este subproceso se formula el período en el cual se definen y se organizan los

productos y las actividades, el presupuesto asignado por la SEFIN y el
presupuesto adquirido por parte de los cooperantes aliados, la ubicación
geográfica donde se hará la entrega de los productos, así como la programación
mensual de los recursos físicos y presupuestarios.

2) Reprogramación y Reformulación del POA

Este subproceso se realiza cuando el Presupuesto es aprobado por el Congreso

Nacional, entonces se procede al ajuste final del Anteproyecto POA/ Presupuesto
de acuerdo al presupuesto aprobado.

3) Monitoreo y Evaluación del POA

El monitoreo del POA consiste en evidenciar la ejecución física y financiera en

función de los productos y resultados generados, para ello la Secretaría de
Educación del Nivel Central ha nombrado una Comisión de Monitoreo liderada por
UPEG, que es la responsable de gestionar el monitoreo en cada Unidad de Línea
y las 18 DDE, con este insumo y elaborar los reportes consolidado

21
correspondientes.

A nivel de los departamentos, este subproceso será llevado a cabo por el Equipo
Técnico de cada Dirección Departamental de Educación, quienes bajo el liderazgo
del coordinador/a de la Unidad de Planificación y Evaluación, realizaran el
monitoreo mensual y enviaran los correspondientes reportes a la UPEG del Nivel
Central para su análisis y consolidación.

PASOS PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

Inicio

1).- Formulación del POA

presupuesto inicia con el Análisis
del Plan Estratégico Institucional a Nivel
Central, los planes estratégicos a nivel
departamental y municipal, los PEC a
nivel de Centro, y los PER a nivel de
Redes Educativas.

2).- Definición de objetivos

estratégicos y de gestión los
resultados de gestión por eje
estratégico

3).- Análisis de las actividades

del PEI y del POA para ver su
factibilidad de inversión tantro con
fondos nacionales como externos

4).- Definición de la población objetivo

a través de la acción a desarrollar, la
población potencial, la relación de la
población potencial y la acción y,
establecidas a través de las necesidades
establecidas

22
5).- Plantear los productos vinculados (
estos son aquellos que cada unidad
establece en un poa presupuesto)

6).- Definir el producto para responder

al logro del resultad, objetivo de gestión

7).- Definir el producto para responder

al logro del resultad, objetivo de gestión

8).- LA unidad de Medida se hacer de

manera genérica es lo que nos indica
que lo vamos a expresar como
resultado a ser medido eje libros,
niños etc

9).- determinar el número de

unidades a ser medidas

23
10).-Definir la Ubicación geográfica
por Región, departamento, y
municipio

11).-Consiste en programar definir

las actividades y productos que se
ban a realizar y a obtener
mensualmente

12).- determinar como se va a

verificar los productos y los
resultados

13 determinar todos los factores que

impidan que una actividad se realice

14).- determinar quiénes serán los

responsables en realizar las
actividades

15).- determinar la serie de pautas

que marcan un escenario especifico
a corto plazo
24
 16).- determinar que la variable
macroeconómica sea la correcta al
producto deseado

17).- determinar el presupuesto que

se podría ejecutar en los años
posteriores

18).- determinar el presupuesto que

se podría ejecutar en los años
posteriores

Fin

25
PASOS PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL
Habiendo comprendido los conceptos y los diferentes subprocesos que
constituyen la Etapa de Planificación Operativa Anual y Presupuesto, las Unidades
ejecutoras de la Secretaría, proceden a la elaboración el Anteproyecto POA-
Presupuesto, siguiendo los siguientes pasos, establecidos en el Manual de
Planificación y presupuestación de la Secretaría de Educación.

PASO 1: ANÁLISIS DEL PLAN ESTRATÉGICO Y DEL PLAN OPERATIVO

ANUAL VIGENTE

El punto de partida para la formulación del Ante-Proyecto del Plan Operativo

Anual y el Presupuesto es el Plan Estratégico2, por lo que es necesario que los
equipos responsables de su formulación, realicen un análisis del mismo;
identificando las actividades programadas en el año objeto de planificación, los
recursos y el tiempo previsto para su ejecución.

Posteriormente, es necesario hacer un análisis del POA vigente, haciendo revisión

y análisis de los resultados, productos y actividades con riesgo de no ser
ejecutados por alguna causa, en lo que resta del año. Son objeto de análisis la
prioridad de los mismos y su importancia para el logro de los indicadores
previstos, así como aquellos que tienen continuidad para ser tenidos en cuenta en
el nuevo plan operativo del año siguiente. Este análisis debe ser sustentado con
los informes de monitoreo y ser refrendado de acuerdo a la prioridad educativa del
momento.

Los niveles administrativos de la SE (DDE, DDI, CE) que no cuenten con su

planificación estratégica deberán de considerar el Plan Estratégico Institucional
(PEI), identificando en el mismo la matriz operativa, y dentro de ella a los
responsables y el grupo gestor para identificar las acciones que corresponden a
cada nivel de planificación (ver tabla 2) haciendo, a su vez, una priorización de las
acciones relevantes de su contexto para satisfacer la demanda existente.

2 La Secretaría de Educación define como Plan Estratégico: Plan Estratégico Institucional a Nivel Central, los planes

estratégicos a nivel departamental y municipal, los PEC a nivel de Centro, y los PER a nivel de Redes Educativas.

26
PASO 2: DEFINICIÓN DE LOS OBJETIVOS Y RESULTADOS DE GESTIÓN
POR EJE ESTRATÉGICO

A partir del análisis de la planificación estratégica y operativa vigente, así como el

análisis de los datos estadísticos actuales (diagnóstico), el equipo responsable
define los objetivos estratégicos y de gestión, así como los resultados de gestión
por eje estratégico para cada uno de los indicadores (objetivos globales) del Plan
Estratégico.(3 documentos)

PASO 3: ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES IDENTIFICADAS EN EL PLAN

ESTRATÉGICO Y POA VIGENTE EN RELACIÓN AL PRESUPUESTO.
Una vez determinado los Objetivos y los Resultados de Gestión para cada eje
estratégico, es necesario analizar las actividades extraídas del PEI y del POA
vigente para verificar si son factibles de ejecución de acuerdo al presupuesto de la
Secretaría de Educación y el presupuesto de los cooperantes (cooperación
internacional, alcaldías, ONG’s, etc.).(PEI)

PASO 4: DEFINICIÓN DE POBLACIÓN OBJETIVO

Población que el programa, la unidad o la institución tiene planeado o programado
atender en un periodo dado de tiempo, pudiendo corresponder a la totalidad de la
población potencial o a una parte de ella.
La POBLACION Objetivo se determina de la forma siguiente:
1).- Acción a desarrollar (actividad productos o resultado)
2).- Se determina la población Potencial (global)
3).- Relación de la población potencial con la acción a desarrollar
4):- necesidades establecidas

PASO 5: DEFINICIÓN DE LOS PRODUCTOS

Tomando en cuenta las actividades que son factibles de ejecutar con el

presupuesto de la SE y el presupuesto de los cooperantes, se procede a plantear
los productos vinculado a los resultados esperados.
1).- los productos vinculados son aquellos que cada unidad establece en un poa
0presupuesto

PASO 6: ALINEACIÓN DEL PRODUCTO

El Producto que se ha definido debe responder al logro de un Resultado de
Gestión, Objetivo de Gestión, Objetivo Estratégico y Eje Estratégico del Plan
Estratégico Institucional de la Secretaría de Educación.

PASO 7: DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADES PARA CADA PRODUCTO

27
Las actividades son el conjunto de acciones que se llevan a cabo para la
obtención de un producto a nivel de programa, subprograma o proyecto, que
consiste en la ejecución de ciertos procesos o tareas (mediante la utilización de
los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros asignados a la actividad
con un costo determinado).

Cada producto debe contener sus propias actividades para su logro, estas deben
ser relevantes, no se requiere del detalle de las acciones que se realizarán.

PASO 8: DEFINICIÓN DE LA UNIDAD DE MEDIDA

Forma de expresar los resultados, se hace de manera genérica cuando los

insumos, productos o resultados, metas, indicadores se pueden contar
individualmente y no son mesurables. También sirve de parámetro para
presupuestar las actividades y los resultados de producción. Esta es la expresión
que es susceptible de medir el logro del producto.

PASO 9: DEFINICIÓN DE LA CANTIDAD PARA LA UNIDAD DE MEDIDA

Se refiere al número de unidades a lograr en el producto y en las actividades
según la unidad de medida definida previamente.

PASO 10: UBICACIÓN GEOGRÁFICA POR REGIÓN, DEPARTAMENTO Y

MUNICIPIO

Se refiere al espacio geográfico (región, departamento y municipio) que serán

beneficiarios con el producto que la institución entrega para el logro de un
resultado.

Para identificar el espacio geográfico al momento de regionalizar el

POA/PRESUPUESTO deben remitirse al documento que contempla la codificación
de las regiones, departamentos y municipios, emitido por la Secretaría Técnica de
Planificación y Cooperación Externa (SEPLAN).

PASO 11: MENSUALIZACIÓN

Consiste en programar las actividades y productos mensualmente, para lo cual se

debe programar la cantidad y la asignación presupuestaria en el mes que se
ejecutará.

PASO 12: IDENTIFICACIÓN DE LOS MEDIOS DE VERIFICACIÓN

28
Los Medios de Verificación son las fuentes que permiten determinar dónde y en
qué forma se puede encontrar la información para verificar que los productos han
sido ejecutados o logrados respectivamente. (Fuente SEPLAN).

PASO 13: DEFINICIÓN DE LOS SUPUESTOS

Son todos los factores de riesgo que afectan la ejecución de una actividad o logro
de un producto. Estos no están bajo el control directo de los ejecutores aunque
pueden anticiparse, tratar de influir y/o encarar con adecuados planes de
emergencia para lograr el producto programado.

PASO 14: IDENTIFICACIÓN DE LOS RESPONSABLES

Se identifican y nombran los responsables de los productos de cada Unidad

Ejecutora.

PASO 15: DEFINICIÓN DE LAS VARIABLES MACROECONÓMICAS

Las variables macroeconómicas o premisas básicas son una serie de pautas

económicas, sociales, políticas y financieras que marcan un escenario específico a
corto plazo.

Son las que hacen referencia a la economía en su conjunto, bien sea de un país
determinado, o bien de un grupo de ellos. Estos agregados de contenido
económico se refieren, por ejemplo, al estudio del nivel global de producción, la
renta, el empleo y los precios de una nación.

PASO 16: JUSTIFICACIÓN DE LA VARIABLE MACROECONÓMICA

Consiste en justificar por qué la variable macroeconómica seleccionada se

relaciona con el producto deseado.

PASO 17: ESTIMACIÓN DE LAS PROYECCIONES

Consiste en proyectar el presupuesto asignado al año objeto de planificación en

los años subsiguientes, el que se calculara según el porcentaje de proyección
establecido por la Secretaría de Finanzas.
29
PASO 18: FINANCIAMIENTO DEL POA

En esta etapa se asignan los fondos necesarios, considerando el techo

presupuestario consignado para la ejecución de las actividades que se programan
para la obtención de productos por parte da cada una de las unidades ejecutoras.

PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÒN DE LA GESTIÒN

Consideraciones Generales:

La evaluación mensual del POA Presupuesto tiene como punto de partida el

control de la ejecución física y financiera de los resultados de producción
programados por cada unidad ejecutora de la Secretaría de Educación. Asimismo,
se envía a la Secretaría de Planificación y Cooperación Externa (SEPLAN) un
informe mensual de gestión por resultados basado en los informes mensuales de
ejecución física y financiera a nivel regional, departamental y municipal, de
acuerdo a los objetivos y metas de la Visión de País, Plan de Nación y Plan de
Gobierno, con base a la información registrada en forma mensual en l Sistema de
Administración Financiera Integrada (SIAFI).

El seguimiento y evaluación física y financiera del presupuesto se enmarca en el

artículo No. 3 Decreto 264-2010 del 28 de diciembre del 2010; el mismo nos indica
que la ejecución de los ingresos y gastos, así como el seguimiento y ejecución
física y financiera del presupuesto, se efectuará en el sector público sin excepción
alguna, de acuerdo a las Normas Técnicas y Manuales de Procedimientos de los
Sub-Sistemas de Presupuesto, Tesorería, Contabilidad, Crédito Público e
Inversión Pública, aprobada por las Secretarias de Estado en los Despachos de
Finanzas y de Planificación.

La Unidad de Planificación y Evaluación de Gestión (UPEG) en coordinación con

la Gerencia Administrativa, son los entes responsables de la conducción del
proceso de Evaluación Mensual de la Secretaría de Educación.

La Gerencia Administrativa es la responsable de proveer oportunamente las

cuotas programadas mensualmente en el POA Presupuesto para la ejecución
física y financiera de los resultados de producción de cada unidad ejecutora a nivel
regional, departamental y municipal.

Lineamientos Generales:

30
 1. La evaluación mensual se realizará tomando como base la Estructura
Organizativa Legal de la Secretaría de Educación y la Estructura
Administrativa Programática del presente año, y el Plan Operativo Anual y
Presupuesto 2012 ingresado al SIAFI.
2. Para realizar el informe mensual se utilizará el formato que al efecto
presentan la Secretarias de Finanzas y Planificación y Cooperación Externa
(SEPLAN).
3. Los resultados de producción deben referirse al municipio y el departamento
en los cuales fueron ejecutados.
4. La fecha máxima para recibir el formato de seguimiento y evaluación física y
financiera del POA Presupuesto del Nivel Central, Desconcentrado,
Descentralizado y Proyectos será el 30 de cada mes. El cual será
certificado, consolidado y enviado a las autoridades correspondientes por la
Unidad de Planeamiento y evaluación de la Gestión
5. El incumplimiento de esta disposición por parte del funcionario titular de las
instituciones del Sector Público (Central, Desconcentrado y Descentralizado)
responsables de remitir la información a las Secretarías de Estado en los
Despachos de Finanzas y Planificación para efectuar la evaluación mensual,
dará lugar a la censura por parte del Congreso Nacional y de lo cual se le
informará al Despacho Presidencial y se multará al funcionario con quince
(15) salarios mínimos.
6. Las unidades ejecutoras responsables que no remitan los informes
mensuales del Nivel Central, Desconcentrados y Proyectos en tiempo y
forma a la Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión (UPEG)
facultará a la Gerencia administrativa a suspender cuotas o desembolsos
hasta que dicha situación sea subsanada.
7. El incumplimiento de la Secretaría de Educación de remitir los informes
mensuales anteriormente descritos, a las Secretarias de Estados en los
Despachos de Finanzas y SEPLAN, facultará a la Secretaría de Finanzas,
a suspender desembolsos hasta que dicha situación sea subsanada.
8. Los Directores(as) Departamentales, Directores(as) de Programas,
Coordinadores(as) de Proyectos y entes Descentralizados y Asociaciones
Civiles sin Fines de Lucro nombrarán entre su personal laborante el enlace
con la Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión el cual será el
elaborará el informe mensual de los resultados de producción programados
en el POA Presupuesto 2012.

PROCESOS ESTADÌSTICOS

Anualmente, se recolectan datos estadísticos de los centros educativos del

país, con el propósito de aportar información que sirve de base para evaluar y
programar la gestión de la Secretaría de Educación. En los dos últimos años,
31
se están digitalizando los datos directamente en la página web. Lo que ha
permitido que el público tenga acceso a la información de manera expedita.

En la generación de la información estadística se han definido los siguientes

procesos:

1. Elaboración, revisión y ajuste de documentos técnicos (formularios,

manuales, video tutorial), los cuales son cargados a la pág. Web. De la
Secretaría de Educación para que estén disponible a los responsables de
los procesos y al público en general.
2. Para la captura de datos en línea, se diseñan programas con validación
interna según pautas de consistencia, que sirven para la automatización de
detección de errores.
3. Capacitación de personal involucrado en los diferentes procesos de
producción de estadística: registro de datos, acopio de información, control
de calidad, digitación de información.
4. Completado del formulario en versión física, en los centros educativos del
país con estadística, que contiene datos generales, matrícula de
estudiantes, docentes, infraestructura y otros aspectos relevantes según
demanda. El director del centro educativo valida y da fe de la información
contenida que se solicita en dicho instrumento.
5. Recepción de formularios y control de calidad de los datos en las
direcciones distritales y municipales de educación. Se verifica la veracidad
de los datos que se observen inconsistentes, utilizando los medios de
comunicación que estén al alcance de las oficinas antes mencionadas.
6. Digitación de datos vía web en las Direcciones Distritales y Departamentales
de Educación.
7. Limpieza de base de datos por el nivel central con apoyo de las direcciones
departamentales y distritales, definiendo criterios para corregir y completar
datos, en algunos casos, se podrá hacer automáticamente.
8. Cierre de base de datos, de acuerdo a fecha previamente establecida.
9. Análisis automático de la consistencia histórica de la información y
corrección de la misma según las inconsistencias de las bases y las pautas
definidas para tal fin.
10. Elaboración de indicadores que brinden información anticipada y amplia
acerca del comportamiento fundamental del sistema educativo.
11. Elaboración de tablas conteniendo información estadística e informes
específicos requeridos por los usuarios.
12. Publicación de información (pág. Web e impresos)

32
 PROCEDIMIENTOS MONITOREO DE GESTIÒN

POR RESULTADOS

Objetivo:

1. Proveer, al nivel directivo de la Secretaría, de información ágil, práctica y

confiable sobre el avance en la gestión de las cadenas de resultados
establecidas en el Plan de Educación 2,010-2,014 para la toma de
decisiones.

2. Elaborar informes de avances a nivel de productos establecidos en el Plan

de educación 2010-2014 orientado a resultados, para que las diferentes
unidades de la Secretaría de Educación, orienten sus acciones hacia el
cumplimiento de los hitos.

Principios orientadores

A. Objeto del Monitoreo. El Sistema de Monitoreo de la Gestión por Resultados,

define como su objeto de observación el Plan de Educación 2010-2014-
Orientado a Resultados.

B. Alineamiento con las políticas nacionales. El Sistema de Monitoreo de la

Gestión por Resultados, estará alineado en el marco de las políticas nacionales
de monitoreo del Plan de Gobierno y del Plan de Nación. Así como, en el
marco de normas, procedimientos e instrumentos para el seguimiento de los
Planes Operativos Anuales-POA´s, y de los correspondientes presupuestos;
con el enfoque de la Gestión por Resultados, establecidos por el SEPLAN y
SEFIN.

C. Eficiencia. El Sistema de Monitoreo de la Gestión por Resultados, establecerá

rutinas de monitoreo amigables, prácticas y sencillas sobre la base de la
recuperación y revalorización de las buenas prácticas de monitoreo,
implementadas en la Secretaría de Educación.

Procedimientos:

1. Socialización del Plan de Educación orientado a resultados, con los

responsables directos de los productos ( Ministro, Viceministros, Jefes de
Línea y Personal Técnico de las Unidades)

33
 2. Integración de Comisión de Seguimiento y Monitoreo, nombrada por la
Autoridades superiores de la Secretaría de Educación para que preparar los
instrumentos técnicos necesarios, evaluar y elaborar informe.
3. Actualización de hitos e indicadores y reformularlos si es necesario de
acuerdo a un diagnóstico de avance.
4. Clasificación de los productos por Subsecretarías para identificar los
responsables directos de cada producto.
5. Elaboración de Fichas por cada uno de los productos.
6. Definición de la escala de valoración y forma de evaluación.
7. Aplicación de la matriz de monitoreo de los productos que detalle la
información de cada uno de los productos, hitos, situación actual y
valoración de cumplimiento.
8. Evaluación de productos, con los responsables directos de cada producto y
obtener las evidencias.
9. Elaboración de informe con recomendaciones para los funcionarios
responsables directos de los productos a fin de que se logren en el menor
tiempo posible, según lo planificado.
10. Socialización de informe con autoridades superiores de la Secretaría.
11. Actualización de hitos e indicadores.
12. Monitoreo de resultados periódicamente.

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

I- OBJETIVOS DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

 Satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos, a través

de servicios eficientes que contribuyan con el desarrollo educativo del
país.
 Proveer a los usuarios de información educativa actualizada que
satisfaga sus necesidades.
 Brindar a los usuarios una fuente de consulta ágil, eficiente y oportuna.
 Facilitar documentación relacionada con la educación a través de
internet en sala.

II- SERVICIOS QUE SE PRESTA

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 Presta servicios de suministro de información educativa a personal de
instituciones públicas y privadas como: colegios, escuelas,
universidades, personal técnico de la Institución y personas particulares.
Estos servicios son de dos tipos:
 Servicios de información en sala
 Servicios a través de Internet:
 Servicios de correo electrónico
 Servicio de consulta y respuesta por medio electrónico, internet y
teléfono.
 Grabado de información en CD, USB

PROCESO DE ATENCIÓN A USUARIOS DE LA SE

El Centro de Documentación está ubicado en el tercer piso a la derecha de la

Secretaría de Educación, contiguo a la Oficina de Infotecnología y el
Departamento de Normal y Artística. Su acceso es abierto a toda persona sin
restricción alguna con la documentación en existencia.

Está orientado para el servicio de usuarios internos y externos, interesados en el

estudio y la investigación. Para acceder el usuario presenta su carnet de
identificación o tarjeta de identidad personal y proporcionar datos de contacto a
través de un libro de control de usuario que contiene: N°, Nombre del Usuario, No.
Identidad, Institución a la que Pertenece, N° de Teléfono, Nombre del documento
solicitado, Código Libro, Fecha Salida y Fecha Entrada y Firma.

-Usuarios Internos y Externos

Para cualquier trámite ante el Centro de Documentación el usuario deberá

identificarse con el NÚMERO DE VISITANTE, TARJETA DE IDENTIDAD u otro
documento personal.

El préstamo del material bibliográfico deberá realizarse de forma personal.

Al solicitar el préstamo de cualquier material, se debe presentar el carnet de la

Institución.

El usuario tiene derecho a un préstamo de (4) cinco libros máximos, dependiendo

de la demanda de los mismos.

35
Cuando existen (3) tres o (4) cuatro ejemplares, de un mismo título, uno de los
ejemplares pasará a formar parte de la colección de reserva y no podrá salir del
Centro por ningún motivo.

Los libros de referencias se pueden prestar por muy poco tiempo (Diccionarios,
Manuales, Directorio, Enciclopedias) preferiblemente las consultas sólo deben
hacerse en sala.

El préstamo permanente, lo pueden solicitar los Directores y Gerentes de la

Institución, solicitándolo con un memorando al Centro de Documentación. El
período máximo del préstamo es de un año; al cumplir el año, el Centro realizará
un inventario de los títulos que se encuentran en esta modalidad.

El Gerente o Director, solicitante será el responsable del material en préstamo, en

caso de que se pierda un documento tendrá que reponerlo con uno nuevo.

Los usuarios internos pueden hacer uso de todos los servicios del centro, en todas
las modalidades.

Los usuarios externos dispondrán de estos servicios.

•Las solicitudes de servicios deberán efectuarse según los formatos pre-

establecido, para ello.

•Consulta electrónicas y en físico (Documento), según parámetros y

especificaciones definidas en la solicitud.

•Localización de referencias bibliográficas, según el tema.

•Reproducción de materiales bibliográficos, fotocopias, CD, USB y otros medios de

reproducción.

• Al usuario externo no se le harán préstamos permanentes de documentos.

Servicios del Centro de Documentación

1. Consulta en sala

Este servicio permite la consulta personal de los documentos propios que posee el
Centro.

36
Cuenta con dos salas: una sala pequeña para atender al público o usuario en
forma personalizada y otra para el personal del centro.

En esta sala se puede consultar en el documento en físico, acceso a Internet y en

los archivos de carpetas gravados en la computadora del centro.

2. Información bibliográfica y de referencia

Este servicio responde a las necesidades de información a cada usuario según la

necesidad en forma presencial y virtual.
Para ello se utiliza la bibliografía y catálogos, como búsquedas en otras fuentes
especializadas en las mencionadas materias.
La petición de información bibliográfica se puede realizar en el propio centro, por
teléfono o por escrito (bien por correo electrónico).

-Organización de los Documentos

La organización de los documentos está dividido en dos grandes bloques:

Biblioteca Educativa clasificada de la “A” a la “Z” y la otra Documentos Generados
por la Secretaría de Educación.

1. Documentos Generados por la Secretaría de Educación, donde incluiremos

también los que sin ser directamente generados por la SE le influyen
directamente.

2. Documentos Generados por otras Instituciones, que constituyen la

Biblioteca en temas educativos.

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 Pasos para la elaboración del
anteproyecto POA Presupuesto

38
Proyecto de Sistematización de
Planificación Presupuestaria
2013-2014

39