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Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE

Unidad de Educación a Distancia

GAD MUNICIPAL DE SANTO DOMINGO

INFORME DE PRÁCTICAS
PRE-PROFESIONALES

Alumna:
1
RUTH ELIZABETH MORETA GUANGASI

SANTO DOMINGO, NOVIEMBRE 2022


1 Practicas Pre Profesionales Formato N° 04
INDICE

1.- PORTADA ........................................................................................................................................ 3


2.- INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 4
3.- QUIENES SOMOS .......................................................................................................................... 5
3.1.-Ámbito de acción ........................................................................................................................ 5
3.2.-Estructura básica ....................................................................................................................... 6
4.- DESARROLLO................................................................................................................................ 7
4.1.- Recepción de Documentos ........................................................................................................ 7
4.2.- Atención a Usuarios .................................................................................................................. 8
4.3.- Registro en Excel ....................................................................................................................... 9
4.4.- Envio de Correos a Usuarios .................................................................................................... 9
4.5.- Archivo ..................................................................................................................................... 10
4.5.1.-Documentación Trámites Financieros............................................................................. 10
4.5.2.-Documentacion Tramites Analistas ................................................................................. 10
4.6.- Capacitación Uso y Manejo del Sistema SIGEPRO ............................................................ 11
4.7.- Depuración de Archivo para Envío Archivo General.......................................................... 12
4.8.- Clasificación de Documentos Receptados ............................................................................. 12
4.9.- Envío de Trámites Mediante Sistema SIGESPRO .............................................................. 13
4.10.- Elaboración de Solicitud de Requerimiento de Información. ........................................... 13
4.11.- Conocimientos Adicionales Obtenido en la Entrega de Trámites .................................... 13
4.11.1.- DEPARTAMENTO DE TESORERIA ................................................................................ 13
5.- CONCLUSIONES.......................................................................................................................... 14
6.- RECOMENDACIONES ................................................................................................................ 15
7.- ANEXOS ......................................................................................................................................... 15

2 Practicas Pre Profesionales Formato N° 04


1.- PORTADA

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS


ADMINISTRATIVAS Y DE COMERCIO

CARRERA DE ECONOMÍA EN LINEA

INFORME DE:

GAD MUNICIPAL DE SANTO DOMINGO

ESTUDIANTE: RUTH ELIZABETH MORETA GUANGASI

TUTOR ACADÉMICO: ECO. DIEGO FERNANDO RAMOS FLOR

CALIFICACIÓN DEL INFORME

ECON.DIEGO RAMOS SRTA.RUTH MORETA


TUTOR ACADÉMICO FIRMA DEL ESTUDIANTE

ING. SHYRLEY ARMIJOS


TUTOR EMPRESARIAL

Santo Domingo, 23/11/2022

3 Practicas Pre Profesionales Formato N° 04


2.- INTRODUCCIÓN

La práctica empresarial es una herramienta que permite al estudiante obtener una perspectiva
real entorno al panorama laboral donde se desempeña, permitiéndole poner en práctica
conocimientos, estrategias y técnicas adquiridas en la Universidad de las Fuerzas Armadas
ESPE, que le ayuden a desarrollar habilidades y destrezas que puedan sumar al proceso de
formación profesional en la carrera de Economía.

Las prácticas Pre profesionales en el GAD MUNICIPAL DE SANTO DOMINGO, permite al


estudiante conocer de primera mano la realidad de los gobiernos autónomos que procuran el
bienestar de la comunidad y la consecución de sus aspiraciones sociales a través de una
adecuada planificación, ejecución y dirección de la gestión municipal. Por tal motivo el Gad
Municipal de Santo domingo, consintió asignar al pasante a la Dirección Financiera por afinidad
a su carrera, y donde podrá adquirir conocimientos en temas como dirigir, organizar y canalizar
la gestión financiera conforme a los planes, programas y proyectos del Municipio, cuyos
objetivos están basados en las normas establecidas vigentes en los diferentes departamentos a
cargo, como son, Presupuesto, Contabilidad, Tesorería y Rentas.

Ante lo expuesto se presenta el informe de prácticas profesionales donde se detalla el proceso


y se evidencia las actividades realizadas por la Srta. Ruth Moreta como cumplimiento del
requisito previo a la obtención del Título de Economista.

Bajo la Tutoría de la Ing. Shyley Armijos Asistente de Dirección Financiera, asignado como
Tutor Empresarial de la estudiante, misma que se asigna para la obtención del certificado y
quien brindó acompañamiento durante las 240 horas de prácticas realizadas, desde el 20 de
septiembre del 2022 hasta el 18 de noviembre del 2022, en el edificio principal ubicado en la
Av. Quito de la ciudad de Santo Domingo, se procede a dar el siguiente informe. (Véase anexo
Foto 1).

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3.- QUIENES SOMOS

El GAD MUNICIPAL DE SANTO DOMINGO, cuenta con el Departamento Financiero, quien


tiene la Misión de dirigir, organizar y canalizar la gestión financiera conforme a los planes,
programas y proyectos del Municipio, de manera que se asegure el cumplimiento de la misión
y objetivos básicos de la institución, basada en las normas establecidas y vigentes y que tiene
dentro de su ámbito de acción. (Véase anexo Foto 2)

3.1.-Ámbito de acción

 Planificar, organizar, dirigir y controlar todas las actividades de carácter financiero de la


Municipalidad.

 Requerir los informes que fueren necesarios para ejercer el control del avance de los planes,
programas, proyectos, presupuestos y convenios interinstitucionales, y adoptar las
decisiones que aseguren su avance y cumplimiento;

 Proponer al Alcalde las acciones necesarias para la adecuada marcha de las actividades
financieras del Municipio;

 Proporcionar la información financiera y contable necesaria que permita efectuar el


análisis de las operaciones de cada una de las dependencias municipales.

 Asesorar a los niveles legislativo y ejecutivo de la Municipalidad en materia financiera;

 Participar en el proceso de contratación para la adquisición de bienes y servicios u obras


de acuerdo a las disposiciones de las respectivas leyes, ordenanzas, reglamentos y otras
disposiciones administrativas que se emitieren;

 Entregar en forma oportuna, el proyecto de presupuesto anual al Alcalde, para el trámite


de respectivo, así como los proyectos de reformas al presupuesto;

 Supervisar y coordinar las actividades que desarrollan las diferentes unidades


administrativas bajo su Dirección;

 Administrar las finanzas municipales de conformidad con las disposiciones legales


vigentes asegurando la correcta y oportuna utilización de los recursos financieros de la
Municipalidad.

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 Implantar procedimientos de control interno previo y concurrente, y vigilar el
cumplimiento de normas y disposiciones relacionadas con la administración financiera;

 Velar por el cumplimiento de las disposiciones relacionadas con la determinación y


recaudación de los ingresos, y supervisar que dichas recaudaciones sean depositadas en
forma intacta e inmediata;

 Firmar los cheques conjuntamente con el Tesorero;

 Proponer al Alcalde, alternativas para la inversión de recursos financieros, que


temporalmente no se requieran para atender necesidades institucionales;

 Presentar con oportunidad los estados financieros y sus correspondientes anexos a los
niveles internos, y a los organismos públicos que por Ley corresponda;

 Propender a que los procesos de producción de información financiera se apoyen en


medios automatizados modernos; y,

 Las demás funciones que le asignare el Alcalde.

3.2.-Estructura básica

Rentas.- Su misión es determinar los tributos municipales y preparar resoluciones de carácter


tributario que permita el adecuado ingreso de recursos a la Municipalidad que requiere la
Municipalidad para cumplir con sus objetivos.

Departamento de Contabilidad.- Administrar el Sistema de Contabilidad que posee la


Municipalidad que permita disponer de los estados financieros municipales, proponer
normativas y directrices contables y proporcionar información contable confiable y oportuna
para la toma de decisiones de la Máxima Autoridad y el Ilustre Concejo Municipal.

Departamento de Tesorería.- Organizar, ejecutar, controlar y evaluar el sistema de


recaudación, recepción, registro, custodia y egreso de los fondos, valores, especies valoradas y
títulos institucionales.

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4.- DESARROLLO.

El estudiante inicio su periodo de prácticas pre profesionales el 20 de septiembre del 2022 y


culminó el 18 de noviembre del 2022.

Las actividades realizadas por el estudiante durante el periodo 202250-PREGRADO S-I


MAYO-SEPT 22, fueron asignadas de acuerdo al perfil de la carrera de Economía. Siendo el
método de enseñanza asignada de manera teórica y práctica con el fin de que el estudiante tenga
una mayor comprensión de las actividades a realizar, mismas que contaron con la tutoría| de la
Ing. Shyley Armijos y demás personal del departamento financiero.

El área de trabajo dentro del departamento Financiero consiste en actividades de gestión


relacionadas con otros departamentos conforme lo indica la estructura básica mencionada
anteriormente, sin embargo una de las actividades principales fue la atención a usuarios y a
personal de la municipalidad con la finalidad de conocer atraves de la presentar de trámites
municipales como proyectos, solicitudes, pagos, información, autorizaciones y demás gestiones
necesarias para los diferentes casos presentados.

4.1.- Recepción de Documentos


El área financiera cuenta con un puesto estratégico donde se recepta todos los documentos con
la finalidad de canalizarlos a los diferentes departamentos de la Dirección Financiera, para
registro y control, los cuales deben seguir el siguiente proceso:

 Debe constar con un número de caso


 Debe estar asignado mediante el sistema Sigepro al departamento financiero.
 Debe estar dirigido al Director Financiero, Ing. Marcelo Ibarra y Dirección Financiera.
 En caso de Proyectos, deberán entregarse 3 copias
 Los documentos receptados, deberán colocarse el sello del Departamento Financiero,
donde constará: Nombre de quien recibe los documentos, Hora y minutos de recepción
y finalmente firma. (Véase en anexos Foto 3)

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4.2.- Atención a Usuarios
El departamento Financiero recepta trámites de usuarios con relación a solicitud para
prescripción de patentes respaldados en el Art. 55 del código tributario, los mismos que son
entregados al departamento de Rentas y posteriormente al Centro de Atención al Ciudadano,
también conocido como CAC, los tramites deberán constar con los siguientes documentos.

 Solicitud de varias alcaldías


 Oficio simple dirigido al Alcalde Wilson Erazo, donde detalle los años que solicita la
prescripción.
 Copia del Ruc.
 Correo Electrónico

Ticket asignado por el departamento de Rentas con el número de caso asignado.

Los trámites correctamente ingresados son receptados, posteriormente los usuarios llegan a
consultar sobre su solicitud para lo cual solo podrá realizar proporcionando el número de caso
asignado, esto con la finalidad de que pueda dar seguimiento dentro de los 30 días de plazo, de
esta manera se informa en qué etapa se encuentra la solicitud y conocer el analista asignado y
se pueda coordinar la atención del usuario con el analista. (Véase anexo foto: 4 y 5)

La atención a Usuarios se da para los siguientes casos:

 Información sobre prescripción de impuestos.


 Entrega de proyectos, previa a la revisión de los distintos departamentos del Gad
Municipal de Santo Domingo.
 Gestión para anticipos de empleados o Proyectos de la municipalidad.
 Entrega de reformas del POA
 Partidas Presupuestarias.
 Tramites varios con departamentos externos del área financiera que forman parte del
Municipio como: Dpto. Turismo, Dpto. Administrativo, Alcaldía, EP-CONST-
Coactivas-Tesorería, Rentas, Jurídico, Asentamientos Humanos-Planificación, Talento
Humano, CAC, y demás.

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4.3.- Registro en Excel
Este proceso se lo realiza como respaldo del sistema SIGEPRO y como método de consulta con
la que no cuenta el actual sistema ya que solo detalla información por caso registrado,(véase
anexo foto 6) este sistema de registro manual proporciona al área Financiera ventajas como:

 Encontrar trámites similares, con distinto número de caso, esto debido a devoluciones
realizadas por los analistas en proyectos.
 Departamento responsable, en caso de desconocimiento del número de caso.
 Bajas recibidas para posterior a la sumilla del director registrar el analista asignado.
 Detalle de fecha de recepción del documento, con el fin de evitar la búsqueda del
documento físico.

Los documentos a registrar en este formato son:

 Documentos recibidos
 Pagos
 Partidas presupuestarias
 Bajas
 Registro de Notas de Crédito

4.4.- Envío de Correos a Usuarios


Este proceso forma parte de la atención al usuario, y es de suma importancia por lo que el
GADMSD cuenta con un correo institucional (véase anexo foto 8) donde comunica lo
siguiente:

 Providencias, este documento es redactado una vez que los analistas revisan toda la
información y solicitud entregada por los usuarios, y encuentran falencias en el trámite
solicitado, otorgando el plazo de 10 días para que puedan solucionar o completar los
requisitos, pasado el plazo que corre a partir del envió del correo electrónico, el cual se
respaldó imprimiendo el comprobante de envió y se adjunta al documento de
providencia, el analista genera una resolución cerrando el caso, que indica que el usuario
deberá realizar el trámite nuevamente.
 Resoluciones, las cuales son emitidas como solución los casos presentados por parte del
usuario, y que son notificados por medio de correo tanto al usuario como al
departamento donde se asigna para su seguimiento o aplicación del mismo.

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Cada funcionario es responsable del correo asignado para el desarrollo eficiente de sus
funciones, los correos enviados de trámites de usuarios deben contener lo siguiente:

 Debe digitalizarse el documento de baja y la resolución emitida por el analista.


 El documento que se enviará por vía electrónica debe ser emitido a todos los correos
entregados por el usuario.
 También se deberá enviar los documentos de la resolución a los departamentos que
continuaran con el proceso de baja solicitado por el usuario.
 Se imprime el detalle de envío y se adjunta a los documentos de la resolución, para su
posterior archivo.

4.5.- Archivo
Toda la documentación es organizada de manera cronológica de manera mensual y etiquetada
mediante formato establecido del GAD MUNICIPAL DE SANTO DOMINGO

4.5.1.-Documentación Trámites Financieros.


Diariamente el departamento financiero recibe y envía todo tipo de documentos que promueven
la gestión eficiente de sus procesos, los cuales son entregados a diferentes departamentos del
Gad Municipal y respaldados con su respectivo recibido, garantizando la entrega de sus trámites
en los plazos determinados, algunos de estos documentos son archivados cronológicamente
(véase anexo foto:9,10,11.12) y corresponden a:

 Memorándum enviados
 Memorándum recibidos
 Oficios enviados
 Oficios recibidos
 Pagos SPI
 Pagos SPL
 Transferencias Interbancarias

4.5.2.-Documentacion Tramites Analistas


Una vez enviado por el sistema Sigepro y correo las Providencias y Resoluciones emitidas por
los analistas se procede a realizar el archivo de los documentos (véase anexo foto 13), mediante
el siguiente proceso:

 Se procede almacenar el archivo de las resoluciones en folder correctamente etiquetados


bajo un diseño de impresión establecido en el consta tipo de documento que contiene la

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carpeta, el mes, año e inicio y fin de la secuencia archivada la misma que será realizada
de manera ascendente (de menor a mayor).
 Las providencias deberán ser archivas de la misma manera que las resoluciones.

4.6.- Capacitación Uso y Manejo del Sistema SIGEPRO


Para tener conocimiento del uso adecuado y las funciones de este sistema, tuve una capacitación
por parte del Ing. Rubén Ávila, (véase anexo foto 14 y 15) donde me manifestó lo siguiente.

SIGEPRO es una herramienta tecnológica se almacena y clasificara la información


documentada de los procesos de las Unidades del GADMSD, bajo estrictas normas y
estándares de seguridad, confidencialidad, privacidad, disponibilidad y conservación de la
información, el mismo que tiene como objetivo institucional adoptar técnicas de gestión
modernas, con procedimientos de trabajo tendientes a lograr la eficacia y eficiencia del
GADMSD en un marco de calidad y calidez en los servicios que se brinda a los ciudadanos,
permitiéndoles establecer el uso de herramientas tecnológicas que nos permitan el ahorro de
recursos físicos y económicos en la gestión documental institucional, dándonos facilidades para
el acceso inmediato a los documentos de la institución, archivo digitalizado de los documentos
y minimización de tiempos de distribución, consulta y atención al usuario, con el consecuente
apoyo a la conservación del ambiente.

La utilización del SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN POR PROCESOS (SIGEPRO),


para la gestión de la correspondencia externa, conforme Resolución No. GADMSD-R-YBP-
2011-001 de 25 de julio de 2011, y para la gestión de la correspondencia interna, de documentos
digitales y físicos, cumple las siguientes funciones:

 Creación, envío, recepción y almacenamiento de trámites internos y externos.


 Búsqueda, recuperación y presentación de documentos, incluido el recorrido de los
mismos.
 Acceso al sistema por parte de usuarios internos y externos del GADMSD
 Organización, clasificación y almacenamiento de documentos digitales en carpetas o
expedientes virtuales. Se incluye control de documentos almacenados en archivos
físicos.
 Recepción, captura e ingreso de documentos digitalizados.
 Tramitación de documentos conforme flujo orgánico regular interno y/o procesos
establecidos. Creación de reportes estadísticos de documentos creados y enviados,
tramitados, pendientes y archivados.

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 Conservación, transferencia o eliminación de carpetas o expedientes, según tablas de
conservación documental.
 Administración de archivos digitales, usuarios y sus perfiles.

4.7.- Depuración de Archivo para Envío Archivo General


Toda gestión que requieran los departamentos del GADMSD necesita ser gestionados mediante
memorándum y esperar su respectiva contestación, en este caso el departamento financiero
solicitó la recepción de archivos de años anteriores con la finalidad de obtener espacio en el
archivo financiero, por lo cual procedieron a enviar los empaques respectivos para el detalle de
los archivos que se requieren enviar, los cuales deben contener la siguiente información en cada
caja:

 Cantidad de carpetas empacadas.


 Tipo de documentos
 Secuencia, ya que cada caja debe clasificarse y armarse por tipo.
 Área a la que pertenece.

4.8.- Clasificación de Documentos Receptados.

Los documentos son recibidos y posteriormente clasificados para ser distribuidos mediante el
sistema SIGESPRO a todo el departamento Financiero.

 Informes solicitados por analistas


 Anticipo de Pagos, Proyectos, Reformas, Memorándum para el Financiero, Documentos
para Contabilidad, Permisos, etc.

Todos los trámites nuevos que no corresponden a contestaciones para analistas, son enviados
al Director Financiero para la sumilla correspondiente, por lo cual se debe clasificar la
documentación en (véase anexo foto16 y 17):

 Pagos
 Anticipo
 Partidas Presupuestarias
 Proforma de Proyectos
 Documentos varios.

Su clasificación es importante ya que permite evacuar los trámites eficazmente dentro del
departamento financiero por parte del Director.

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4.9.- Envío de Trámites Mediante Sistema SIGESPRO
Previa capacitación, realice procedimientos de registros en el sistema SIGESPRO como:

 Creación de Casos
 Carga de documentos digitalizados
 Transferencia de casos, bajo análisis previo.
 Cierre de Casos
 Asignación de Casos analistas
 Asignación de Casos a departamentos del GADMSD
 Envío de Notas de Crédito a Contabilidad
 Asignación de Casos dentro del departamento financiero, detallando el funcionario.

4.10.- Elaboración de Solicitud de Requerimiento de Información.


La información es solicitada por el analista al departamento de Coactivas cuando atienden
solicitudes por Prescripción de Patentes respaldados en el Art. 55 de código tributario, por lo
cual se realiza un memorándum señalando el número de caso y años que solicita el usuario la
baja de impuestos con la finalidad de conocer:

 Estado actual de la cuenta del usuario


 Estado legal del trámite
 Valores adeudados

Cuando el departamento de Coactivas emite el informe, se procede a elaborar la resolución si


todos los documentos adjuntos están completos, la elaboración de los informes, fueron
supervisados por el Dr. Luis Sarmientos (véase anexo foto 18 y 19).

4.11.- Conocimientos Adicionales Obtenido en la Entrega de Trámites


4.11.1.- DEPARTAMENTO DE TESORERIA
Registro de Personal al SUT.

El GADMSD posee su propio formato de contrato, el cual tramita para la firmas


correspondientes de los que suscriben dicho contrato, esto garantiza el acuerdo del contrato y
sirve de guía para que el funcionario tenga los datos necesarios para registro en el SUT, datos
como:

 Cedula
 Cargo a desempeñar
 Tipo de contrato

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 Horario de trabajo
 Sueldo acordado
 Horas Laborables en el mes.

5.- CONCLUSIONES.

El departamento Financiero del Gad Municipal de Santo Domingo gestiona sus trámites en
conjunto con los departamentos internos de forma diaria, con la finalidad de realizar análisis de
planeación, organización, ejecución sobre los recursos financieros siendo la manera de
administrar los recursos presupuestarios, relacionados con los propósitos de la Institución y
con la necesidad de dar cumplimiento a los proyectos que se desean ejecutar con recursos
disponibles que logren atender a las necesidades de la población.

Aprendiendo a entender que un registro y control diario permite contar con información
eficiente, ya que la elaboración de cada compromiso que realizó el departamento de presupuesto
fue enviado al departamento de Contabilidad para el correspondiente registro contable y
devuelto a Presupuesto para su respectiva certificación, permitiéndome comprender lo
siguiente:

 El trabajo en equipo genera eficiencia en los procesos.


 La estructura Organizacional de la empresa es necesaria para alcanzar objetivos.
 El registro diario de las operaciones facilita información breve y oportuna.
 Un control eficiente del presupuesto permite tomar decisiones oportunas en caso de
requerir modificaciones en el POA.

El área financiera cuenta con recurso humano capacitados para desempeñar sus funciones
eficientemente, permitiéndome observar y adquirir conocimiento valioso sobre su gestión y
formar parte de alguno de ellos, logrando desarrollar capacidades intelectuales al participar en
su entorno, ayudándome a comprender de manera práctica algunos conocimientos académicos
adquiridos en clase sobre temas de administración, política, finanzas y procesos públicos que
se procesan en las Municipalidades.

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6.- RECOMENDACIONES

 La Universidad debería promover la participación de prácticas Pre profesionales en


entidades Municipales, específicamente en el Departamento Financiero, ya que abarca
temas acordes a la preparación académica recibida, logrando desarrollar ideas y
fortaleciendo el conocimiento.
 Debido a que las Municipalidades se forman a través de procesos electorales y
participan activamente en un ámbito político, la misma que puede ayudarnos a ver con
mayor objetividad logrando comprometerte con la sociedad, y a obtener una mejor
coherencia social ante los procesos, leyes y normas que rodean a las instituciones
públicas.
 Mejora tu capacidad de actuar como ciudadano, creando empatía ante el trabajo de los
servidores públicos.

7.- ANEXOS

Foto 1: Edificio principal GAD MUNICIPAL DE SANTO DOMINGO

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Foto 2: Departamento Financiero GADMSD

Foto 3: Recepción Departamento Financiero GADMSD

16 Practicas Pre Profesionales Formato N° 04


Foto 4: Atención Usuario Foto 5: Atención Usuario
Departamento Financiero GADMSD Departamento Financiero GADMSD

Foto 6: Registro Excel


Departamento Financiero GADMSD

17 Practicas Pre Profesionales Formato N° 04


Foto 7: Formato Excel Departamento Financiero GADMSD

Foto 8: Correo Electrónico Departamento Financiero


GADMSD

Foto 9: Clasificación documentos Foto 10: Clasificación documentos


Departamento Financiero GADMSD Departamento Financiero GADMSD

18 Practicas Pre Profesionales Formato N° 04


Foto 11: Orden Cronológico de Documentos Foto 12: Archivo de Documentos
Departamento Financiero GADMSD Departamento Financiero GADMSD

Foto 13: Área de Archivo


Departamento Financiero GADMSD

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Foto14: Ing. Rubén Ávila, Asistente Foto 15: Ingreso SIGEPRO Departamento
Financiero del GADMSD - CAPACITACIÓN Financiero GADMSD

Foto 16: Clasificación Trámites Foto 17: Tramites para sumilla del Director
Departamento Financiero GADMSD Financiero GADMSD

Foto 18: Elaboración Solicitudes a Coactiva Foto 19: Elaboración Solicitudes a Coactiva
Departamento Financiero GADMSD Departamento Financiero GADMSD
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