Documento de Visión y alcance

Proyecto: Robot automatizado para la obtención de datos

Patrocinador: Gerente de operaciones
Responsable: David García (PMO)
Fecha: 13/05/2023
Versión: 1.0

1 Requisitos de negocio

1.1 Antecedentes (Problemática).

En una empresa financiera se requiere la automatización en el área de Operaciones del proceso
de búsqueda y descarga de la información de los clientes desde la herramienta Floxu, puesto
que en la actualidad se dedica 5 recursos (personas) encargados de ingresar a la herramienta,
buscar por identificación del cliente y copiar la información en una hoja de Excel para posterior a
esto ser enlistada y usada en los procesos de financiación. El gerente del área de Operaciones
solicita al equipo tecnológico la automatización del proceso para reducir el trabajo operativo de
estos recursos y puedan desempeñar sus funciones en otros procesos financieros relevantes.

1.2 Oportunidad de negocio

Los empleados del área de operaciones requieren una forma automatizada que les permita
recolectar información de los clientes sin invertir tanto tiempo en estas tareas puesto que deben
realizar otras actividades para el negocio como mediaciones refinanciamientos, negociaciones,
actas documentales y demás para que sea trasladado al equipo legal. Esta automatización
reducirá el número de recursos asignados.
Este sistema proporcionara herramientas para almacenar datos, para que se puedan analizar
cuando sea necesaria su información o tareas de análisis. Cada tarea realizada por el robot es
guardada en lugar de fácil acceso. Facilitando las tareas de búsqueda y análisis de dichos datos.

1.3 Objetivos de negocio

• Reducir el numero de recursos y esfuerzos en un 100% dentro del 1 mes posterior a la

implementación inicial.
• Reducir los costos operativos del área en un 10% dentro de los 6 meses posterior a la
implementación inicial.
• Disminuir el error humano en un 90% y la fatiga en esta tarea, para que los datos no sean
mal interpretados.

Visión y alcance 1
1.4 Declaración de visión

Los empleados del área de operaciones quienes en la actualidad obtienen información de la

ubicabilidad de clientes de una herramienta en donde den digitar la cedula y copiar la información
a una hoja de Excel, la implementación del RPA hará este trabajo operativo, obteniendo la
información, almacenándola en un formato requerido por los empleados y descargándolo en un
archivo que luego será usado para el área y por otros sistemas. A diferencia de la actividad que
realizan actualmente, cuando empiecen a usar el RPA reducirá esfuerzos y recursos
aumentando el tiempo para otras actividades.

1.5 Riesgos de negocio

• La velocidad y la escalabilidad de RPA se debe considerar cuando las actividades

relacionadas con el procesamiento de datos confidenciales se automatizan. En caso de
ejecución manual, existe la posibilidad de que se detecten errores durante el proceso, sin
embargo, con RPA no se espera que se generen alertas.
• Los algoritmos de aprendizaje automático pueden recoger patrones o tomar decisiones
que podrían ser inaceptables desde un punto de vista ético.
• La incapacidad para explicar los resultados finales producidos por RPA a los reguladores,
pueden dar lugar a sanciones debido a la falta de "demostrabilidad".

2 Alcance y limitaciones

2.1 Características principales

• Ingreso a herramienta “FLOXU” con una credencial genérica.
• Localización de los datos necesarios para la extracción.
• Escribir y ejecutar código.
• Almacenar los datos en el formato requerido.
• Descargar información en formato Excel.

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