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VOCEROS
elementos básicos para el
manejo de crisis
MANUAL DE VOCEROS
Elementos básicos para el manejo de crisis
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Manual de Voceros
Índice
Introducción .......................................... 4
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Seguro Integral de Salud
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Manual de Voceros
Introducción
La prensa tiene sus propias características. Quien intente cambiarlas, pierde su tiempo.
Quien intente entenderla tal y como es, verá su esfuerzo recompensado.
Stratford Sherman 1 tiene una sentencia contundente: “Si bien es algo tentador, hacerle
la guerra a la prensa, es un juego que nunca ganarás”. En otras palabras, si quieres sobrevivir,
llévate bien con la prensa.
Qué puede hacer ante eso el responsable de Comunicaciones. Qué actitud debe tomar –si
otro fuera el caso- con jefes que prefieren el “perfil bajo”. Es decir, con la prensa, nada. De
lejitos, no más, salvo cuando quieren difusión de las actividades institucionales.
¿A quién no le ha tocado un jefe así, que se mueve entre el “odio” a la prensa y el “perfil
bajo”? Entiéndase que por odio me estoy refiriendo a indiferencia, recelo, antipatía,
hostilidad, aversión, desconfianza, ojeriza, etc., etc., etc.
Por experiencia he comprobado que una gran parte de los que así sienten por los
periodistas y los medios en general, NUNCA han tenido contacto con mujeres u hombres
de prensa. NUNCA han hablado en la radio o aparecido en la TV.
Hasta he conocido a un estudiante de medicina que enfurecía con sólo escuchar sobre la
prensa, pero que jamás había tenido experiencia en medios.
Ese odio, indiferencia, recelo, antipatía, hostilidad, aversión, desconfianza, ojeriza, son, en
Autor de “Control Your Destiny or Someone Else Will”. Periodista con más de 20 años en el equipo de
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editores de la Revista “Fortune” y ahora reconocido entre los mejores 50 “coach” del mundo, así como
por su liderazgo en cambio organizacional.
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Seguro Integral de Salud
muchos casos, gratuitos. Se basan en lo que ven en los noticieros, en lo que le ha sucedido
a un amigo, al anterior jefe, etc.
Y como la prensa es una de las áreas que más tiene que ver con la visibilidad de nuestra
institución, por su efecto multiplicador, pues nos sentimos atados de manos, presionados
por los “coleguitas” que quieren saber “la verdad”.
Lo que nuestro jefe no sabe es que al no responder al medio que dio la noticia “errada”,
los demás medios entrarán en sospecha de que “algo se quiere ocultar”, sin saber que
nuestro jefe simplemente cree que “ya se olvidarán…”
Tampoco sabe que su función, más allá de las que son inherentes a su cargo, es la de
comunicarse con los públicos interno y externo.
Nuestra tarea
Así, pues, al percatarnos de cuál es el concepto que maneja nuestro jefe sobre los medios,
los responsables de comunicación debemos empezar una tarea que puede resultarnos
difícil, pero si usamos nuestras mejores herramientas de persuasión, éste saldrá
fortalecido en sus habilidades de comunicación y, de paso, la institución no verá mellada
su imagen.
Una labor que nos toca desempeñar en primer orden es ayudar a nuestro jefe a “descubrir”
al vocero que lleva adentro.
Debemos poner mucho empeño porque está demostrado que es más fácil frenar a un
vocero entusiasta que hacer hablar a uno que no comunica.
Otro punto con el que debemos insistir es que nuestro vocero dirá “la verdad desde el
punto de vista institucional”, es decir, dará una parte de la noticia. Tenemos nuestra
verdad, no la verdad.
Aquí otra recomendación: las oficinas de prensa no hacen magia. Lo que no funciona, no
se puede suplir con relaciones públicas.
Pero si, realmente, la noticia dada por el medio fuera cierta. Vale decir, la prensa
descubrió una actuación deficiente de la institución, pues no hay más vuelta que darle:
mejor temprano que tarde, admitir las malas noticias y aclararlas de una vez.
Hay varios criterios para dar malas noticias. Debemos evaluarlos de manera conjunta y
priorizar los argumentos que se expondrán ante los medios. Estos deben ser directos,
claros, apuntar a la solución y ofrecer medidas de recuperación.
Para esto –no está de más repetirlo- el responsable de Comunicaciones debe ser parte del
equipo de crisis, pero mejor aun, ser parte del comité de gestión de la institución.
Entre lo más importante que debe saber nuestro jefe respecto a los medios es que no se
puede dejar de responder. Actuar de esa manera permite que subsista la idea de que los
ataques fueron ciertos. Es preciso responder por el mismo medio que hizo el “ataque”.
Hacerlo en otro es menos efectivo.
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El equipo de crisis debe trabajar “contra el tiempo” para tener todos los argumentos listos
y responder en el menor tiempo posible. Ojo, que el tiempo de los medios es distinto al
tiempo de una institución.
Tampoco sabe que su función, más allá de las que son inherentes a su cargo, es la de
comunicarse con los públicos interno y externo.
¿Hacer la guerra?
Pero si, a pesar del esfuerzo y trabajo en equipo, nuestro jefe sigue negándose a atender
a la prensa y, más bien, pretende interponer una acción legal, denunciar al periodista y al
medio. En otras palabras, quiere “hacer la guerra”. ¿Qué hacer?
Felizmente sobre esto ha escrito Stratford Sherman, periodista con más de 20 años en
el equipo de editores de la Revista “Fortune” y ahora reconocido entre los mejores 50
“coach” del mundo, así como por su liderazgo en cambio organizacional.
Además es socio de Good Work Partners LLC y del Accompli Group y autor -junto con Noel
M. Ticky- del libro “Controla tu destino o alguien más lo hará por ti”, entre muchos otros.
Sherman tiene este consejo a mano: “Si bien es algo tentador, declarar la guerra a los
medios, es un juego que nunca ganarás”.
De ahí parte mi concepción de que el equipo de comunicaciones debe dar confianza a sus
jefes porque ante una crisis -aunque les cueste admitirlo- están dañados.
Por eso, cuando ocurre una crisis –que por lo general sale a luz a través de los medios- se
deben trazar estrategias para salir de ella con el nivel previo de credibilidad.
• Durante las crisis los medios demandan respuestas oportunas, con transparencia
y claridad.
• Los medios “ven” dónde está el conflicto, por eso hacen preguntas hostiles.
• El equipo de crisis debe anticipar las preguntas difíciles y preparar a los jefes para
responder y explicar sus argumentos de distinta manera, numerosas veces.
• Nuestro peor pecado es que los medios “pillen” a nuestro jefe sin la respuesta
adecuada o con datos inexactos.
Pero sobre todo, hacerle saber que pelear con la prensa es una guerra que nunca ganará.
Habiendo puesto sobre la mesa por qué es necesario tener las bases para un encuentro
“amable” con los medios, es momento de pasar a los temas clave. La vocería, la prevención de
riesgos y manejo de crisis.
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Seguro Integral de Salud
1 VOCERÍA
INSTITUCIONAL
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Niveles de vocería
• El vocero natural es el Jefe Institucional
• El Jefe Institucional es el “vocero político”
• El Jefe Institucional autoriza a los “voceros técnicos” permanentes o eventuales
• A nivel regional los únicos voceros son los representantes de las UDR.
Habilidades de un vocero
• Habla al público, no al periodista
• Controla sus nervios
• Genera empatía con el destinatario final de los mensajes
• Se pone en el lugar del lector, oyente, televidente
• Maneja términos sencillos para transmitir sus ideas
• Tiene capacidad de síntesis
• No cree que todo lo sabe y que, “como ya tiene experiencia”, todo está bajo control
• Sabe que una entrevista es una oportunidad de hacer docencia
• Sabe que cada medio tiene un público distinto
• Reconoce que no hay medio “chico”
• Tiene buena disposición para con los medios de comunicación
• Sabe que él no es el protagonista
• Inspira confianza
• Tiene credibilidad
• Sabe administrar el tiempo que tiene para la entrevista
• Se prepara antes de cada encuentro con la prensa.
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Seguro Integral de Salud
• El entrenamiento de los voceros es una actividad permanente que debe figurar en el POI
institucional
• Es preferible el entrenamiento y la práctica de la vocería en tiempos normales que hacerlo
por primer a vez cuando se presenta una crisis
• Voceros entrenados evitan rectificaciones (éstas aparecen en recuadros pequeños)
• El entrenamiento permite una reacción rápida ante los medios (no dar ventaja a quienes
nos “atacan”)
• Destierra la idea de que la mejor salida es el silencio
• Facilita respuestas eficaces a preguntas hostiles
• El entrenamiento debe hacerse para cada intervención en medios
• El vocero entrenado se siente más confiado
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Manual de Voceros
Antes de la entrevista
• La elección de los mensajes es fundamental (no más de tres ideas)
• Sea cual fuere la pregunta, siempre debe volver a lo que quiere comunicar: Un mensaje de
tranquilidad, un dato, una recomendación
• Es el momento de practicar esos tres mensajes en el menor número de palabras posibles y
de diferentes formas
• Tan importante como definir lo que se va a decir, es lo que NO se va a decir
• Para evitar decir lo que NO se va a decir, también se necesita entrenamiento
• Practique hasta aprender la técnica de Pare – Puente – Giro Positivo (Pare la pregunta
negativa, haga un puente y dele un giro positivo al tema)
Ejemplo
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Seguro Integral de Salud
Después de la entrevista
• Si es radial, espere que pasen a corte para retirarse. Así evita ruidos molestos que puedan
filtrarse
• Si es televisiva, aguarde a que se acerque alguna persona del equipo técnico y le desconecte
el micrófono
• Si es con un medio escrito, entregue al periodista la capeta informativa (con nota de prensa,
ayuda memoria, CD con fotos y sus referencias para nuevo contacto)
• Después de la entrevista, realice el “control de daños” con su equipo.
• De cada entrevista brindada es posible sacar una lección
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Manual de Voceros
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2 Prevención
de riesgos
Algunos conceptos
• Riesgo es la probabilidad de que ocurra un suceso adverso por las características propias
de una actividad
• “Un riesgo es aquélla situación a la que está expuesta nuestra institución y que puede
provocar daño a su imagen o afectar su funcionamiento”
• “Riesgo es la probabilidad de que ocurra un evento. Ejemplo, que un individuo enferme o
muerta dentro de cierto periodo tiempo o a determinada edad. Además es un término no
técnico que incluye una variedad de peligros, por lo general, con efectos desfavorables” 2
• Una institución debe estar capacitada y tener los elementos necesarios para detectar los
riesgos que la puedan afectar
A Dictionary of Epidemiology. Fifth Edition. Edited for the International Epidemiological Association By
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Manual de Voceros
Identificación de riesgos
• Un riesgo es aquello que afecta a un grupo numeroso de personas o a grupos de interés
• Un riesgo es un evento poco común o inesperado
• Representa un riesgo no tener una solución inmediata a los problemas
• Es una situación totalmente nueva para el país o la comunidad
• Un hecho que cobra notoriedad política o en medios de comunicación
• Los riesgos pueden ser reales y potenciales
• Todos los casos de riesgo deben ser comunicados de inmediato
• Si se han identificado con la debida oportunidad, los riesgos estarán controlados.
• Habrá un plan de respuesta para cada sector involucrado (Población específica, asociados,
Congreso, medios)
Sistema de alerta
• Una institución debe estar capacitada y tener los elementos necesarios para detectar los
riesgos que la puedan afectar
• Una institución debe contar con un sistema de alerta para informar sobre los riesgos
detectados. Ello implica todos los niveles de la institución
• Debe existir un mecanismo que comunique desde los vigilantes, hasta la máxima autoridad
• Mientras la alerta sea más pronta, la respuesta será más temprana
• El mejor sistema de alerta es “la política de puertas abiertas”
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3 Manejo
de crisis
Conceptos
• Una crisis es un evento que sobreviene de pronto. A menudo de forma inesperada y exige
una respuesta rápida 3
• Una crisis interfiere con las actividades normales, crea incertidumbre y tensión
• Es una situación que afecta a muchas personas, genera pérdida de la confianza y que, por
lo general, sale a la luz a través de los medios
• La oficina de comunicación, si está bien entrenada, estará entre los primeros en conocer la
crisis. Por ello, debe participar activamente en su solución
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Organización Panamericana de la Salud
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Beneficios de planificar
• Está todo previsto.
• Tendremos “control” en lo que se publica
• Exposición controlada en los medios
• Concentración de recursos (humanos-logísticos)
• Posibilidad de fortalecer vínculos o hacer alianzas
• Oportunidad para hacer el “mapa de riesgos”
• Oportunidad para capacitar a las áreas débiles.
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Equipo de crisis
• Es multidisciplinario
• Tiene capacidad de organización
• Planifica la respuesta y asigna tareas
• Está a disposición las 24 horas del día
• En el campo de la comunicación:
• Supervisa el material para los medios.
• Define si:
• ¿Declaración oficial?
• ¿Conferencia de prensa?
• ¿Boletines diarios?
• Evalúa:
• Si los mensajes son confrontacionales y sugiere modificaciones
• La forma en que la población está recibiendo los mensajes
• Si existen los argumentos para responder preguntas “difíciles”
• Si hay recursos suficientes para los medios (notas de prensa, ayudas visuales, voceros
dispuestos, carpetas informativas
• Si el material resulta efectivo en entornos negativos.
Algunas consideraciones
• No hay una segunda oportunidad para corregir lo que se hizo en la fase inicial de la crisis
• El Plan de Comunicación es una fuente de información. Es ahí donde se debe acudir a
buscarla
• La clave para una respuesta oportuna es tener toda la información referida al riesgo tan
clara como sea posible. Y que ésta se conocida por los que fungirán de voceros.
• Las emergencias pueden ocurrir un sábado o domingo por la noche. (O en la madrugada
del 1° de enero). El plan de crisis, habrá previsto puntos de contacto para posible reunión
e intercambio de información fuera del lugar de trabajo
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Manual de Voceros
Fundamentos de Principios y Prácticas para la Comunicación sobre Riesgos para la Salud. Departamento
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de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos- Agencia para Sustancias Tóxicas y el Registro de
Enfermedades
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Ministerio Seguro Integral de Salud
PERÚ de Salud