C1

Falta de personal para el manejo de las

historias laborales, actualización,
preservación y custodia de las historias
laborales

C2
Pérdida, deterioro, duplicidad o información incompleta en las historias laborales

C3
Se da incumplimiento a la normatividad
vigente en la organización y depuración
*Falta de veracidad en la información
de la preservación y custodia de las
relacionada en la historia laboral del
historias laborales.
funcionario
Operativo

Extrema
*Hallazgos de los entes de control
Involucra factores relacionados con el
*Incumplimiento de la normatividad 5 4
déficit de equipo tecnológico, recurso
vigente
humano y falta de compromiso del
*Demandas pecuniarias al Instituto

C4
funcionario a cargo en las DIREG y
Falta de control en las historias laborales *Reprocesos en el tema de liquidaciones
ERON para remitir la documentación y
en las DIREG, ERON y EPN y reconocimiento prestacionales
dar cumplimiento a la normatividad
vigente en la materia

C5
Duplicidad de historias laborales ya que
se encuentran descentralizadas en las

C6
DIREG, ERON y Escuela Penitenciaria
Nacional
Control 1: La Subdirección de Talento Humano, garantizará la proporcionalidad entre
el personal asignado al Grupo Administración de Historias Laborales y el número de
historias laborales a gestionar, conforme al plan de trabajo anual y demás compromisos
adquiridos.

Evidencias: Plan de trabajo, Plan de transferencias al archivo central y asignación de

personal.

Control 2: La Subdirección de Talento Humano - Grupo Administración de Historias

Laborales cuenta con planilla de control para préstamos, consultas y anexos de
documentación de hojas de vida.

Evidencias: Planilla de control, documento ingreso de documentos a las

historias laborales

Control 3:La Subdirección de Talento Humano - Grupo Administración de Historias

Laborales aplicará lo establecido en la Guía para la organización de las historias
laborales PA-TH-013

Evidencias: Puntos de control del procedimiento

Control 4: Con el fin de consolidar la información existente en DIREG, ERON y

Escuela Penitenciaria, se reiterará la actualización del formato único de inventario
documental FUID en medio magnético , de las carpetas de funcionarios . La cual
deberá ser actualizada mensualmente conforme al número total carpetas reportadas.

Los responsables del área de Talento Humano de las DIREG, ERON y Escuela
Penitenciaria reportarán las novedades presentadas en las historias laborales en su
custodia trimestralmente a través del FUID archivo Excel por correo electrónico de la
Subdirección de Talento Humano - Grupo Administración de Historias Laboral. Los
archivos magnéticos del FUID remitidos por las dependencias reposarán en una
carpeta digital para consulta y verificación.

Evidencias: Correos electrónicos, formato FUID

Control 5: La Subdirección de Talento Humano - Grupo Administración de Historias

Laborales solicitará a las áreas de talento humano de las DIREG, ERON y Escuela
Penitenciaria, solicitará se continúe el envío de las historias laborales inactivas de los
funcionarios de carrera, provisionalidad y cuerpo de custodia, de acuerdo con un plan
de trabajo, con el fin de suprimir las historias laborales ambulantes.

Evidencias: Correo electrónico.

Control 6: La Subdirección de Talento Humano - Grupo Administración de Historias

Laborales realiza comparativos entre los formatos FUID entregados por las DIREG,
EPN y ERON con las bases de datos que se manejan para actualizar el inventario real
de historias laborales.

Evidencias: Formatos FUID, Bases de datos

 Subdirección de Subdirección
La Subdirección La Subdirección
Talento Humano - de Talento
Subdirección de de Talento de Talento
Grupo Subdirección de Talento Humano - Humano -
Talento Humano - Humano - Grupo Humano - Grupo
Administración de Grupo Administración de Historias Grupo
Grupo Administración Administración de Administración de
Historias Laborales Laborales - DIREG, EPN y ERON Administració
de Historias Laborales Historias Historias
- DIREG, EPN y n de Historias
Laborales Laborales
ERON Laborales

4
4
Extrema

transferir
Reducir el riesgo,
evitar, compartir y
laborales
Realizar brigadas de emergencia de organización documental de historias
Segundo semestre

Subdirección de Talento Humano

Grupo Administración de Historias Laborales
físicos
Humanos, tecnológicos y
Registros de calidad
 Subdirección de Talento Humano Grupo Administración de Historias Laborales - DIREG, EPN y ERON
1. Requerir las DIREG, ERON y EPN
instaurar la denuncia respectiva.
2. DIREG, ERON y EPN efectuaran la

12/31/2021
reconstrucción de las piezas

1/1/2021
No de brigadas ejecutadas/ documental perdidas.
No de brigadas programadas 3. Remitir la información de la situación
del nivel central del denuncio con la
reconstrucción.
4. Plan de trabajo para actualizar la
información de las historias laborales
 C1
Falta de personal para el manejo de las
historias laborales, actualización,
preservación y custodia de las historias
laborales

C2
Pérdida, deterioro, duplicidad o información incompleta en las historias laborales

C3
Se da incumplimiento a la normatividad
vigente en la organización y depuración
*Falta de veracidad en la información
de la preservación y custodia de las
relacionada en la historia laboral del
historias laborales.
funcionario
Operativo

Extrema
*Hallazgos de los entes de control
Involucra factores relacionados con el
*Incumplimiento de la normatividad 5 4
déficit de equipo tecnológico, recurso
vigente
humano y falta de compromiso del
*Demandas pecuniarias al Instituto

C4
funcionario a cargo en las DIREG y
Falta de control en las historias laborales *Reprocesos en el tema de liquidaciones
ERON para remitir la documentación y
en las DIREG, ERON y EPN y reconocimiento prestacionales
dar cumplimiento a la normatividad
vigente en la materia

C5
Duplicidad de historias laborales ya que
se encuentran descentralizadas en las

C6
DIREG, ERON y Escuela Penitenciaria
Nacional
Control 1: La Subdirección de Talento Humano, garantizará la proporcionalidad entre
el personal asignado al Grupo Administración de Historias Laborales y el número de
historias laborales a gestionar, conforme al plan de trabajo anual y demás compromisos
adquiridos.

Evidencias: Plan de trabajo, Plan de transferencias al archivo central y asignación de

personal.

Control 2: La Subdirección de Talento Humano - Grupo Administración de Historias

Laborales cuenta con planilla de control para préstamos, consultas y anexos de
documentación de hojas de vida.

Evidencias: Planilla de control, documento ingreso de documentos a las

historias laborales

Control 3:La Subdirección de Talento Humano - Grupo Administración de Historias

Laborales aplicará lo establecido en la Guía para la organización de las historias
laborales PA-TH-013

Evidencias: Puntos de control del procedimiento

Control 4: Con el fin de consolidar la información existente en DIREG, ERON y

Escuela Penitenciaria, se reiterará la actualización del formato único de inventario
documental FUID en medio magnético , de las carpetas de funcionarios . La cual
deberá ser actualizada mensualmente conforme al número total carpetas reportadas.

Los responsables del área de Talento Humano de las DIREG, ERON y Escuela
Penitenciaria reportarán las novedades presentadas en las historias laborales en su
custodia trimestralmente a través del FUID archivo Excel por correo electrónico de la
Subdirección de Talento Humano - Grupo Administración de Historias Laboral. Los
archivos magnéticos del FUID remitidos por las dependencias reposarán en una
carpeta digital para consulta y verificación.

Evidencias:Correos electrónicos, formato FUID

Control 5: La Subdirección de Talento Humano - Grupo Administración de Historias

Laborales solicitará a las áreas de talento humano de las DIREG, ERON y Escuela
Penitenciaria, solicitrará se continue el envío de las historias laborales inactivas de los
funcionarios de carrera, provisionalidad y cuerpo de custodia, de acuerdo con un plan
de trabajo, con el fin de suprimir las historias laborales ambulantes.

Evidencias:Correo electrónico.

Control 6: La Subdirección de Talento Humano - Grupo Administración de Historias

Laborales realiza comparativos entre los formatos FUID entregados por las DIREG,
EPN y ERON con las bases de datos que se manejan para actualizar el inventario real
de historias laborales.

Evidencias: Formatos FUID, Bases de datos

 Subdirección de Subdirección
La Subdirección La Subdirección
Talento Humano - de Talento
Subdirección de de Talento de Talento
Grupo Subdirección de Talento Humano - Humano -
Talento Humano - Humano - Grupo Humano - Grupo
Administración de Grupo Administración de Historias Grupo
Grupo Administración Administración de Administración de
Historias Laborales Laborales - DIREG, EPN y ERON Administració
de Historias Laborales Historias Historias
- DIREG, EPN y n de Historias
Laborales Laborales
ERON Laborales

4
4
Extrema

transferir
Reducir el riesgo,
evitar, compartir y
Realizar brigadas de emergencia de
organización documental de historias laborales
Segundo semestre

Subdirección de Talento Humano

Grupo Administración de Historias Laborales
físicos
Humanos, tecnológicos y
Registros de calidad
No de brigadas ejecutadas/
No de brigadas programadas
 Subdirección de Talento Humano Grupo Administración de Historias Laborales - DIREG, EPN y ERON

1. Requerir las DIREG, ERON y EPN

instaurar la denuncia respectiva.
2. DIREG, ERON y EPN efectuaran la
12/31/2021

reconstrucción de las piezas

1/1/2021

documental perdidas.
3. Remitir la información de la situación
del nivel central del denuncio con la
reconstrucción.
4. Plan de trabajo para actualizar la
información de las historias laborales