Cómo hacer

un Value Stream Mapping (VSM)
Los clientes están interesados en que los productos o servicios que reciban cuenten con la
máxima calidad, sean entregados en la fecha fijada y por el precio acordado en el caso de
los productos y con los niveles de calidad en el caso de los servicios TI.

El proceso de producción no es del interés del cliente, por lo que las empresas pueden
optimizar dicho proceso para ahorrar costes, desechar tareas que no generen valor, y ser
más eficientes, entregando los productos o servicios en las condiciones que los clientes
desean. 

El Value Stream Mapping es una herramienta visual que permite hacerse una idea de todo
el proceso de fabricación de un producto, desde la recepción de la mercancía, pasando por
los procesos de fabricación y almacenaje, hasta la entrega final del cliente. Analizando el
VSM se pueden tomar decisiones para mejorar los distintos procesos y mejorar la
productividad a la hora de fabricar cualquier producto, que aunque en este articulo nos
centraremos en la fabricación de productos, son igualmente adaptables a la entrega de
Servicios TI. 

Qué es Value Stream Mapping 
El mapa de flujo de valor o Value Stream Mapping (VSM) es un diagrama o mapa que
tiene como objetivo visualizar, analizar y mejorar el flujo dentro de un proceso de
producción. Este flujo hace referencia a los procesos y la información que se realizan desde
el inicio del proceso hasta su entrega al cliente. 

El principal objetivo del VSM es identificar aquellas actividades o tareas que no

generan valor en el proceso de fabricación de un producto. Para ello, representa el flujo de
materias primas, el flujo de información y los indicadores clave a lo largo de todos los
procesos de la cadena de producción. 

El VSM se rige como una de las herramientas fundamentales dentro de la metodología de

fabricación Lean Manufacturing.

Qué es el Lean Manufacturing 
Se trata de una filosofía o método de trabajo por el cual se buscan formas de optimizar y
mejorar los sistemas de producción, eliminando tareas que no aporten valor y eliminando
los desperdicios. 

Qué herramientas se pueden utilizar para hacer un VSM 

El mapa de flujo de valor suele realizarse una vez acabada la cadena de producción,
utilizando para ello todos los datos recabados durante la misma. Este diseño se solía
realizar en papel tomando el tiempo necesario para crear el diagrama de forma correcta
incluyendo todos los procesos, flujos y valores óptimos, y con la intervención de
personal correspondiente a las distintas etapas de fabricación.  

En la actualidad, existen numerosas herramientas en el mercado destinadas a dibujar el

mapa de flujo de valor de una cadena de producción. Existen soluciones comerciales y
opciones de código libre para generar VSM y poder tener una visión global de la cadena
de producción y de los flujos de procesos e información. 

Utilizar Microsoft Excel para hacer VMS 

Desde la hoja de cálculo Excel es posible dibujar diagramas VMS. Para ello hay que
utilizar plantillas específicas para la creación de mapas de flujo de valor y así disponer de
los distintos iconos y figuras que se utilizan en este tipo de diagramas, y aprovechar las
posibilidades de la hoja de cálculo para incluir y calcular valores. 
Cómo hacer un VSM 
Para dibujar un mapa de flujo de valor paso a paso hay que seguir una serie de pasos para
poder realizarlo de forma eficiente que sirva para un posterior análisis para detectar
procesos que no generen valor y poder optimizarlos, cambiarlos o incluso eliminarlos. 

Definir la demanda de los clientes

Para no perder el enfoque principal que es el de entregar un producto que genere valor al
cliente, se debe comenzar a dibujar el VSM desde el cliente. Para ello hay que definir la
demanda del cliente por un periodo de tiempo concreto.

Para ello hay que calcular el takt time o tiempo disponible en el periodo entre la
demanda de ese periodo. El takt time ofrece el número de productos diarios que deben
fabricarse para poder satisfacer la demanda. 

Añadir los procesos

El siguiente paso del diseño del VSM será añadir los distintos procesos (donde fluye
material o información) presentes en la cadena de fabricación. Hay que tener en cuenta que
el stock o almacenaje de las distintas piezas o semiproductos se dibujarán posteriormente
aparte de los procesos. 
Los procesos se dibujan de izquierda a derecha en el orden en el que se suceden en la
propia producción, y deberán añadirse información relevante a cada uno utilizando datos
e indicadores asociados. Estos datos o indicadores serán del tipo tiempo de ciclo, número
de unidades (lote), tiempo de cambio entre productos, tiempo de trabajo por turno, o el
tiempo disponible de la maquinaria (normalmente expresado en porcentaje). 

Añadir los inventarios

Se trata de los productos, materias primas y subproductos que se van acumulando

después de cada uno de los procesos. Se representan por con un triángulo y debe ir
acompañado de la cantidad de unidades correspondiente. Solo se incluirán las materias
primas más importantes en cada uno de los procesos. 
Clientes, proveedores y frecuencias de entrega

En esta parte del diseño se incluye la entrega de los productos a los clientes, la recepción
de materias primas por parte de los proveedores y la frecuencia en la que se realizan
dichas entregas y se reciben las mercancías. 

Deben incluirse los proveedores más importantes de materias primas pues en el diagrama
de flujo de valor no se incluyen aquellas mercancías de poco uso o escasa importancia. 

Tanto en la recepción de la materia prima, como en la entrega de producto, se utiliza un

icono de un camión que hace referencia al concepto de distribución, siendo así más
fácilmente identificable en el diagrama. 
Añadir el flujo de información

Utilizando una línea se trazarán los flujos de información que se producen durante el

ciclo de fabricación. Si este flujo se realiza de forma digital o electrónica, dicha línea se
representará en forma de zigzag. También se añade en la parte central y superior del
diagrama el departamento de control de producción. 
Añadir el flujo de material

El flujo de material, también conocido como flujo push, se incluirá entre cada proceso,
representado por una flecha más gruesa. Hay que tener en cuenta que cada proceso
proporciona piezas o subproductos al siguiente, sin tener en cuenta sus necesidades. Si los
clientes son los que marcan la programación de producción (flujo pull), se utilizará una
flecha circular. 
Incluir la línea de tiempo

En el último paso se incluye la línea de tiempo que permite calcular el lead time, o tiempo
necesario para recorrer todo el proceso, desde la entrada de las mercancías, pasando por
todos los procesos, hasta la entrega final al cliente. 
Una vez se tiene el mapa dibujado y definido se pasa a la siguiente etapa, que es la del
estudio y análisis de toda la cadena, y se procede a rediseñar, eliminar, modificar los
distintos procesos en busca de un mejor rendimiento y eficacia que generen un mayor
valor. 

El VSM es una herramienta fundamental para el Lean Manufacturing en su objetivo de

optimizar los procesos de producción, desechando o rediseñando aquellos que no generen
valor, consuman demasiados recursos o necesiten mucho tiempo.

Paso 1 del VSM: identificar la familia del producto

 

En este caso hipotético de Value Stream Mapping, tomaremos la producción y entrega de

colchones. Como criterio de selección, la necesidad tanto del cliente como de la empresa,
de contar con una ventana horaria para la entrega del producto más precisa y transparente.

Además, existe la desventaja de que una vez esta mercancía sale del centro de distribución
la empresa debe esperar al final del día o al día siguiente para saber qué se pudo entregar y
qué no, así como la opinión o reclamos de los clientes.

Paso 2: VSM actual

 

Como podemos ver, en el mapa de valor presentado se encuentran los datos necesarios
sobre el estado actual del proceso, desde el ejemplo de MRP en el cual se solicita la
cantidad de materia prima requerida al proveedor, hasta el cierre de entrega por parte del
cliente. En este ejemplo de VSM observamos un relámpago de Kaizen el cual señala los
puntos donde se requiere mejora.

Como mencionamos para este escenario hipotético, se trata de la imprecisión en la etapa de

entrega al cliente y para el cierre de entregas por parte de la empresa.

Paso 3: VSM del estado futuro

 

A continuación, se elabora el VSM futuro donde se debe reflejar el ideal del proceso
tomando en cuenta el ajuste en aquellos puntos clave que requieren mejora.

En este caso, Amoblando Pullman podría estar interesado en establecer un tiempo concreto
para las ventanas horarias de entrega, el cual le sería informado al cliente de forma
electrónica. Asimismo, para mejorar la obtención de datos en el cierre de entregas, podría
plantearse aplicar encuestas de satisfacción (CSAT/NPS).
Todo esto con el objetivo de reducir el lead time o tiempos muertos durante esta etapa del
proceso.

Paso 4: plan de acción del VSM

 

Para alcanzar estos objetivos, la compañía de muebles toma la decisión de implementar las
herramientas de Beetrack, especializadas en la etapa de entrega de última milla.

Con la implementación de PlannerPro by Beetrack, Amoblando Pullman puede mejorar la

asignación de unidades móviles, verificar la eficiencia de sus conductores, así como la de
los auxiliares de tránsito a fin de diseñar las rutas de transporte más precisas y rápidas. Con
este control sobre la etapa de planificación y programación logra ofrecer a sus
consumidores ventanas horarias ajustadas a sus necesidades.

Por otro lado, al implementar LastMile by Beetrack una plataforma de seguimiento en

tiempo real los usuarios cuentan con distintos canales de información inmediata e
instantánea. De esta forma, tanto los consumidores como la compañía sabrán en cualquier
momento qué es lo que está ocurriendo con una entrega específica y cuál es el tiempo
estimado de llegada, en caso de presentarse alguna eventualidad.

Paso 5 del VSM: evaluación continua

 

Por último, pero no menos importante, la compañía debe realizar evaluaciones periódicas
acerca de si las estrategias y medidas están cumpliendo con el objetivo de aportar valor
agregado al flujo de producción

En este ejemplo de VSM, donde nos estamos enfocando en las entregas de última milla  las
herramientas de Beetrack permiten generar reportes sobre la actividad de los transportistas
y la data reportada por los consumidores.

Estos reportes pueden complementar los análisis del ERP (Sistema de Planificación de
Recursos Empresariales) y demás sistemas de gestión de la cadena de suministro, para
facilitar la toma de decisiones acertadas hacia un flujo de producción y distribución más
eficiente y rentable para la compañía.

Es así como, independientemente del ejemplo de VSM, es evidente el aporte de esta

técnica a la forma en que se administra una organización. Desde el VSM de una panadería
hasta el VSM de una empresa automotriz, ofrece perspectivas valiosas y completas sobre
su funcionamiento, a fin de incrementar el valor de la marca frente a los clientes, así como
también a la rentabilidad de los bienes del negocio.