REGLAS DE ORDEN DE ROBERT

Cómo volver las reuniones

del Consejo de Administración
más eficiente
 Sumario

01 02 03
• ¿Cuál es el objetivo? • ¿Cuál es el origen? • ¿Cómo volver las
• ¿Por qué usar en la • Las 5 etapas básicas reuniones directivas
práctica las Reglas de una reunión más estratégicas
de Robert? y objetivas?

04 05 06
• Cuatro tipos de pauta/ • Reglas de debate • Nociones básicas sobre
Orden del día los cambios: Posponer,
reconsiderar o cancelar
un tema (Modificar)

07
• Cómo utilizar la tecnología
y las “Reglas de orden de
Robert” como aliadas para
Consejeros y Directivos
¿Cuál es el objetivo del e-book?
El objetivo es que, después de la lectura, consigas planificar y organizar reuniones
del Consejo de Administración más eficientes a partir del concepto conocido como
“Reglas de Orden de Robert”.

Las “Reglas de Orden de Robert” (Robert’s Rules of Order) ofrecen un modelo que
puede ser adoptado por empresas para guiar la conducta de la organización y de
la gestión de las reuniones del Consejo de Administración.

Obviamente, este modelo no es de uso obligatorio.

Por el contrario, cada organización puede (y debe) escoger la mejor manera de

realizarlo, de acuerdo con sus propias necesidades. Aunque, en este caso, la
herramienta que te proponemos es totalmente increíble y transformadora para la
productividad de las reuniones directivas.

¿Por qué usar las Reglas de Robert?

De manera resumida, podemos decir que las “Reglas de Robert” buscan cambiar
las reuniones del Consejo de Administración para que cumplan con los mismos
patrones útiles y objetivos. Además de eso, fomentan orientaciones para la
realización de la mayoría de las funciones organizacionales, tales como:

•Establecer las reglas que rigen la reunión de Consejo de Administración y las

acciones pertinentes;

• Debatir y orientar las propuestas durante la reunión;

• Proponer, aprobar o rechazar elecciones dentro de la organización.

1
Antecedentes
El término de “Reglas de Orden de Robert” es un homenaje a Henry Marty Robert,
quien sirvió en el ejército de Estados Unidos como ingeniero civil.

En una ocasión, Robert fue convocado para presidir las reuniones y por eso se
especializó en el área. Lo que lo llevó a desarrollar un manual de procedimiento
parlamentario, que fue publicado en 1876. Fue exactamente ese manual que dio a
conocer las “Reglas de orden de Robert”.

A continuación, podrás consultar la estructura de una reunión del Consejo de

Administración y cómo conducirla, siguiendo las Reglas de Orden de Robert, de igual
manera podrás entender con mayor claridad, los objetivos de esta estructura.

Las 5 etapas básicas de una reunión:

Lectura y Aprobación
Informe / Reporte
de Acta de Reunión

En este momento, la minuta de la Los responsables por los informes y

anterior reunión de Consejo de
Administración es leída, aprobada y
registrada en el acta de reunión
actual, incluyendo en el registro las
votaciones y las decisiones que
fueron tomadas.
respectivos temas de la reunión
actual, deben ser miembros del Con-
sejo de Administración o comités,
pudiendo colocar de igual manera, a
los miembros que forman parte de la
administración de la empresa (Alta
Dirección/ Dirección ejecutiva).

Pautas inacabadas Nuevos negocios o temas

Pauta inacabada se refiere a los asun- En esta etapa, nuevos asuntos y

tos de la última reunión del Consejo de
Administración que serán transferidos
de la reunión anterior para la próxima,
debido a la profundidad del debate o
por otro motivo que imposibilite la
conclusión de dicho tema para la vota-
ción final.
discusiones pueden ser propuestos
para debate entre los miembros y
acciones para la Administración de
la empresa. Cualquier miembro del
órgano presente en la reunión del
Consejo de Administración puede
sugerir un nuevo tema.

Conclusión /Cierre

Este es el momento en el que el

presidente del Consejo de
Administración realiza el cierre de la
reunión.

2
Cómo volver la reunión de directores y consejeros más
estratégica y objetiva
Ahora que ya conoces la estructura ideal de una reunión de Consejo de Administra-
ción, el próximo paso es entender lo que se puede darle un enfoque más estratégico.
Sólo sigue estos consejos prácticos:

Envía con anticipación las minutas de

actas de reunión a los miembros
(Consejeros y Directores), para garan-
tizar una reunión eficiente y no sea
necesario leerlas durante la reunión.

Evita discutir “Pautas anteriores” que ya

fueron votadas, esto evitará discusiones
cansadas y repetitivas durante la reunión
del Consejo de Administración.

Desarrolla una agenda para garantizar la

transparencia y adecuar la estructura
prestando atención a las necesidades
prioritarias de tu organización.

Envía con anticipación los materiales

relacionados a la pauta establecida
para optimizar el tiempo de las discu-
siones en la reunión.

Asegúrate de incluir los horarios adecuados

para la discusión de los temas de la agenda
de la reunión. Cabe destacar que las agen-
das deben ser formalmente enviadas a los
miembros del Consejo de acuerdo con la
anticipación estipulada en el Regimiento
Interno de cada Consejo de Administración.

3
4 tipos de Pauta. (Orden del día)
Las pautas de reunión son las propuestas formuladas con el fin de expresar el
acuerdo, reservas o protestas de los miembros del Consejo de Administración en
relación con un evento o acto de relevancia para la empresa.

Pauta Principal
Presentar nuevos asuntos para el Consejo.

Pautas Secundarias/ Subsidiarias

Permiten que el Consejo de Administración cambie o elimine un mo-
vimiento principal. Por ejemplo, el aplazamiento de una deliberación
principal.

Pautas Privilegiadas
Estas desarrollan un asunto urgente no relacionado a negocios
pendientes. Por ejemplo, alguien “puede levantar una cuestión de
orden” para intervenir, interrumpir temas pendientes y resolver un
problema de necesidad inmediata.

Pautas Incidentales
Este tipo de pauta está relacionada al negocio o procedimientos
actuales. Por ejemplo, un “punto de orden” para alertar al Consejo
de Administración sobre una falla eventual percibida por los
miembros para mantener un orden apropiado para la reunión, y
“suspensión de reglas” para proporcionar indulgencia de reglas
específicas.
Para la presentación de las pautas, algunos consejos importantes:

• Presentar apropiadamente la pauta principal o una enmienda.

• Compartir copias de las

principales pautas o
enmiendas con los Conseje-
ros y participantes, antes de
la reunión, conforme a lo
apropiado, especialmente
para movimientos o accio-
nes más complejos.

4
Reglas de Debate (*)
Ahora hemos llegado al momento en el que los asuntos citados y apuntados en las
pautas, serán discutidos en la reunión del Consejo de Administración…

Antes que nada, el Presidente del Consejo de Administración, deberá determinar el

orden de los oradores. Eso significa que los Consejeros no podrán manifestarse
hasta que el orador anterior concluya su tema.

Todo participante podrá hablar hasta 2 veces, contando con 10 minutos por pauta.
Donde la preferencia siempre es dada a los que aún no participaron.

Cualquier acción diferente a eso, deberá pasar por una votación. Así el apoyo de
dos tercios de los participantes podrá limitar o extender el debate sobre la pauta en
cuestión.

(*) Salvo las reglas contempladas en el Reglamento Interno del Consejo de

Administración de la empresa.

Con el mismo objetivo de volver los debates más constructivos, sigue estos ejem-
plos extras:

• En reuniones presenciales es importante contar con micrófonos para alternar las

discusiones y respuestas entre los participantes presentes.

• Procura mantenerte en el tema. Todo debate debe ser relevante para la pauta
discutida.

• Evita criticar a los demás individuos durante los debates. Enfócate en debatir el
punto de tus argumentos.

• Direcciona los comentarios directamente al Presidente del Consejo.

5
Nociones básicas sobre las modificaciones
Las modificaciones se deben realizar desde la pauta (orden del día) principal. Eso
puede ser realizado, adicionando, marcando o sustituyendo palabras o párrafos en
la pauta.

También es importante ser preciso y claro al declarar exactamente donde el

cambio debe ocurrir y en qué consiste.

Las alteraciones no pueden ser realizadas después de que las pautas fueron
aprobadas, a menos que el Consejo se mueva para alterar una parte mayor de la
pauta principal, que también incluye una nueva enmienda.

Para eso, sigue estos consejos:

• Evita enmiendas secundarias: una enmienda se debe realizar solo una vez y los
procedimientos para eso, son complejos. Tienes que alinear la necesidad u objetivo
de eso, solicitando a los otros miembros del Consejo de Administración la reversión
de una propuesta de alteración, por ejemplo;

• Utiliza una “regla pre- establecida” para impedir que cualquier persona envíe
enmiendas que ya fueron aprobadas en otras reuniones del Consejo de
Administración.

Aplazar, reconsiderar o rescindir un artículo

Aplazar un punto del orden del día de la reunión del
Consejo de Administración, requiere el voto mayori-
tario de los miembros del Consejo.

Generalmente esos artículos, puntos o temas, solo

pueden ser aplazados para la próxima reunión o
para otra posterior, en caso de que no rebase un
periodo mayor a tres meses a partir de la fecha de
la reunión original.

Los miembros del Consejo de Administración tam-

bién pueden optar por encaminar una pauta princi-
pal a un Comité existente para recolectar informa-
ciones y datos adicionales o reajustar una enmien-
da. Cuando sea aprobado, el artículo puede estar
encaminado a las instrucciones para el Consejo de
Administración con la alteración o cambio deseado
o solicitando un plazo para concluir los trabajos
relacionados a la alteración.

6
Las “Reglas de Orden de Robert” estipulan que la misma demanda, una vez votada,
no puede ser traída de vuelta para discusión durante la actual reunión. Esto, para
evitar debatir o volver a los mismos puntos varias veces.

De esta manera, los Consejeros solo pueden solicitar que el consejo reconsidere un
artículo discutido en la misma reunión si estuvieran del “lado vencedor” de la
votación anterior. Si la solicitud de reconsideración se aprueba por la mayoría de
los votos, el tema en cuestión puede ser discutido de nuevo.

Por otro lado, las nuevas informaciones expuestas, traen preocupaciones sobre una
pauta de la reunión anterior, los consejeros pueden votar para “renovar la pauta”
en la próxima reunión.

En este último caso, tenemos una sugerencia para simplificar el proceso: Notifica al
Consejo con Anticipación sobre los planes de solicitar que una pauta sea renovada.

Con la notificación, el Consejo necesitará de la mayoría de los votos, para que esta
sea aprobada. Sin la notificación, necesitas de una votación de los dos tercios del
Consejo o una votación mayoritaria de todos los miembros del cuerpo de votación.

Cómo utilizar la tecnología y las “Reglas de Orden de Robert”

como aliadas:
La tecnología puede ser una gran aliada para seguir de manera práctica y eficiente
las Reglas de Orden de Robert. Atlas Governance es ejemplo de ello.

Eso porque Atlas permite la preparación de una reunión del Consejo de

Administración en menos de 3 minutos, incluyendo pauta (orden del día),
materiales, deliberaciones, acciones de reunión y elaboración de acta de reunión.
Sin mencionar que también facilita la convocatoria de los participantes de manera
simple y digital.

Con un solo clic, los miembros del Consejo de Administración tendrán acceso a los
materiales consolidados en un libro con paginación única, marca de agua en
todas las páginas y con la opción de hacer anotaciones digitales.

Además de brindar la posibilidad de participar en votaciones online, firmar

digitalmente y acompañar deliberaciones y decisiones de cualquier lugar.

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volver más eficientes las reuniones
del Consejo de Administración?
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